Báo cáo kết quả kinh doanh (P&L) sai? Kiểm tra theo thứ tự này

Vì sao lợi nhuận của tôi không khớp với tài khoản ngân hàng?

Báo cáo kết quả kinh doanh (P&L) có thể cộng đúng mà vẫn không khớp với ngân hàng, vì lợi nhuận và tiền mặt là hai thứ khác nhau. Một số dòng tiền không phải thu nhập hay chi phí: khoản vay nhận về hoặc đã trả, tiền bạn góp vào hay rút ra, thuế bán hàng bạn thu hộ tiểu bang, thiết bị bạn mua (thường được khấu hao), hàng tồn kho chưa bán. Thời điểm cũng làm hai con số lệch nhau: một đơn bán hàng tháng 12 nhưng được trả vào tháng 1, hoặc một hóa đơn chưa thanh toán. Một báo cáo P&L trông sai thường là phép tính đúng trên các giao dịch bị gán sai nhãn hoặc bị thiếu.

Một lần dọn dẹp sổ sách có thể là đủ khi chỉ liên quan đến một doanh nghiệp, một kỳ và một bộ tài khoản, và chưa có gì được nộp hay gửi cho bên cho vay dựa trên số liệu sai. Hãy coi đây là việc cần đến đánh giá chuyên môn nếu có bất kỳ điều nào sau đây:

• Số lợi nhuận sai đã nằm trên một tờ khai đã nộp hoặc trong hồ sơ vay vốn hay hồ sơ bán doanh nghiệp.
• Bên cho vay, bên mua hoặc CPA đang chờ và bạn không nói được tài khoản hay kỳ nào sai.
• Sổ sách chậm nhiều tháng, hoặc tiền cá nhân và tiền kinh doanh dùng chung một tài khoản.
• Doanh nghiệp có hàng tồn kho, trả lương hoặc có nhiều pháp nhân.

Hãy thu thập trước: sao kê ngân hàng và thẻ của kỳ đó, báo cáo của bên xử lý thanh toán, sao kê khoản vay, báo cáo lương, tờ khai đã nộp gần nhất và số liệu kiểm kê hàng tồn kho. Publication 583 liệt kê các chứng từ hỗ trợ cho sổ sách.

Tôi kiểm tra theo thứ tự nào, và cần đưa gì cho nhân viên ghi sổ hoặc CPA?

Hãy kiểm tra theo thứ tự này, vì mỗi bước giúp bước sau đáng tin cậy hơn. Chạy lại P&L sau mỗi bước để thấy lần sửa nào làm lợi nhuận thay đổi.

Hãy đưa các sao kê nêu trên, báo cáo P&L kèm cơ sở đã dùng để chạy (tiền mặt hay dồn tích), và một danh sách ngắn những gì bạn đã tìm thấy và đã đổi.

Các tài khoản của tôi đã được đối chiếu chưa, và còn khoản nào chưa phân loại không?

Một tài khoản được coi là đã đối chiếu khi số dư cuối kỳ trong sổ sách khớp với sao kê, sau khi tính các khoản chưa được thanh toán xong. Publication 583 nói nên đối chiếu tài khoản séc của doanh nghiệp mỗi tháng: việc này xác nhận số dư, phát hiện phí ngân hàng và sửa lỗi trong sao kê, sổ séc và sổ sách. Hãy làm tương tự với mọi tài khoản thẻ và khoản vay. Các giao dịch ngân hàng được nhập tự động vẫn cần bước kiểm tra này (xem dữ liệu ngân hàng tự động nhập không phải là đối chiếu).

Hãy tìm số dư không khớp với sao kê, tháng không có sao kê, và mọi khoản bị để trong tài khoản chưa phân loại hoặc tài khoản tạm giữ (nơi chứa các giao dịch chưa ai gán nhãn). Hãy kiểm tra loại tài khoản: khoản nằm trên P&L đã được tính vào lợi nhuận dưới nhãn sai, còn khoản nằm trên bảng cân đối kế toán thì hoàn toàn không nằm trong lợi nhuận. Nếu số dư đầu kỳ của một tháng đã đóng bị thay đổi, xem số dư đầu kỳ khi đối chiếu bị sai.

Hãy cũng tìm cùng một khoản tiền bị tính hai lần. Khoản thanh toán từ ngân hàng cho thẻ tín dụng của chính doanh nghiệp, hoặc khoản chuyển sang tài khoản tiết kiệm, chỉ chuyển tiền giữa các tài khoản và không phải chi phí; chi phí là khoản phát sinh trên thẻ. Xem thanh toán thẻ tín dụng trong sổ sách.

Nhân viên ghi sổ của tôi đang dùng phương pháp kế toán nào, tiền mặt hay dồn tích?

Phương pháp tiền mặt tính thu nhập khi nhận được và chi phí khi đã trả. Phương pháp dồn tích tính chúng khi đã kiếm được và đã phát sinh (Publication 334). Một đơn bán hàng tháng 12 được trả vào tháng 1, hoặc một hóa đơn tháng 12 được trả vào tháng 1, rơi vào các kỳ khác nhau theo mỗi phương pháp.

Hãy hỏi P&L đang chạy theo cơ sở nào, rồi so với phương pháp trên tờ khai đã nộp gần nhất (Schedule C, line F, với chủ doanh nghiệp một chủ). Publication 334 nói phải dùng cùng một phương pháp kế toán để tính thu nhập chịu thuế và để ghi sổ. Hướng dẫn Form 1065 nói phương pháp của hợp danh phải đối chiếu được với sổ sách và hồ sơ của hợp danh, và hướng dẫn Form 1120-S nói phải tính thu nhập theo phương pháp mà công ty vẫn thường dùng khi ghi sổ. Nếu hai phương pháp khác nhau, hãy tìm hiểu nguyên nhân trước khi đổi bên nào; xem sổ sách dồn tích và tờ khai theo cơ sở tiền mặt.

Sổ sách và tờ khai có thể khác nhau ngay cả khi dùng cùng một phương pháp, vì tờ khai áp dụng các quy định thuế mà sổ sách không có, chẳng hạn giới hạn đối với chi phí đi lại và giải trí. Hướng dẫn Form 1065, Form 1120 và Form 1120-S đều có một schedule đối chiếu thu nhập theo sổ sách với thu nhập theo tờ khai (Schedule M-1, hoặc Schedule M-3 với các pháp nhân lớn hơn). Chênh lệch riêng nó không có nghĩa P&L sai; chênh lệch mà không ai giải thích được là câu hỏi dành cho CPA.

Một số doanh nghiệp không được dùng phương pháp tiền mặt. C corporation, hoặc hợp danh có một C corporation là thành viên hợp danh, thường không được dùng trừ khi có ngoại lệ. Tax shelter (cấu trúc đầu tư nhằm giảm thuế), bao gồm syndicate (pháp nhân có hơn 35% số lỗ thuộc về các chủ sở hữu không trực tiếp điều hành), có thể không bao giờ được dùng phương pháp tiền mặt (hướng dẫn Form 1065 và Form 1120). Doanh nghiệp có hàng tồn kho thường dùng phương pháp dồn tích cho doanh thu và mua hàng, trừ khi là người nộp thuế là doanh nghiệp nhỏ (small business taxpayer) (Publication 538; hướng dẫn Schedule C; hướng dẫn Form 1120-S). Đổi phương pháp thường cần IRS chấp thuận qua đơn xin thay đổi phương pháp kế toán (Form 3115) (Publication 538); xem chuyển từ kế toán tiền mặt sang dồn tích để biết ai đủ điều kiện.

Tiền gửi từ khoản vay hoặc tiền tôi góp vào có bị tính là doanh thu không?

Cả tiền gửi từ khoản vay lẫn tiền bạn góp vào doanh nghiệp đều không phải thu nhập. Tiền vay theo một khoản vay thật sự không phải thu nhập (Publication 334), và Publication 583 gợi ý ghi nguồn của mỗi khoản tiền gửi là thu nhập kinh doanh, tiền cá nhân hay khoản vay. Chuyển khoản giữa các tài khoản của chính doanh nghiệp không thuộc loại nào trong số này.

Hãy liệt kê mọi khoản tiền gửi không gắn với khách hàng, hóa đơn hay khoản payout của bên xử lý thanh toán: số tiền tròn, tên bên cho vay, tên chủ sở hữu, chuyển khoản từ tài khoản tiết kiệm. Ghi khoản vay là một khoản nợ (xem ghi nhận khoản vay kinh doanh). Tiền chủ sở hữu góp vào là khoản góp vốn hoặc khoản vay từ chủ sở hữu, tùy điều đã thỏa thuận và lập thành văn bản (xem chủ sở hữu góp vốn hay cho LLC vay); nếu chưa rõ, đó là câu hỏi dành cho CPA.

Tiền lãi của khoản nợ dùng cho doanh nghiệp thường là chi phí, có giới hạn (Publication 334). Trả nợ gốc không phải chi phí; nó làm giảm khoản nợ.

Thuế bán hàng tôi đã thu có được tính là thu nhập không?

Thuế bán hàng bạn thu có phải thu nhập hay không tùy luật đánh thuế lên ai. Thuế bán hàng đánh lên người mua, mà người bán phải thu và nộp lại, không phải thu nhập (Publication 334) và không phải chi phí được khấu trừ (hướng dẫn Schedule C). Nếu thuế đánh lên người bán và được thu từ người mua, số tiền thu được là một phần của tổng doanh thu và khoản thuế được khấu trừ như chi phí thuế (Publication 334; hướng dẫn Schedule C, line 23). Trường hợp nào áp dụng tùy cách luật của tiểu bang diễn đạt khoản thuế, nên hãy xác nhận với cơ quan thuế tiểu bang. Nếu tiểu bang cho phép người bán giữ lại một phần thuế đã thu, phần đó là thu nhập trên Schedule C, line 6 (hướng dẫn Schedule C).

Nếu là thuế của người mua, hãy kiểm tra dòng doanh thu đã loại khoản này và số dư thuế bán hàng phải nộp khớp với số đã khai. Nếu là thuế của người bán, hãy kiểm tra doanh thu đã gồm khoản này và đã ghi một chi phí thuế. Xem bút toán thuế bán hàng và thuế bán hàng phải nộp không khớp với tờ khai.

Khoản rút tiền của chủ sở hữu, chi tiêu cá nhân hay thiết bị có đang nằm trong chi phí không?

Khoản rút tiền của chủ sở hữu, hóa đơn cá nhân và tiền mua thiết bị không phải chi phí thông thường. Hướng dẫn Schedule C loại khỏi mục chi phí khác: thiết bị hoặc nội thất kinh doanh, khoản thay thế hoặc cải tạo vĩnh viễn, và chi phí cá nhân, sinh hoạt và gia đình.

Với S corporation, khoản trả cho cán bộ điều hành phải được coi là tiền lương trong chừng mực đó là mức trả hợp lý cho dịch vụ (hướng dẫn Form 1120-S). Xem ghi nhận khoản rút tiền của chủ sở hữu và, với S corporation, S corporation trả chi phí cá nhân.

Tài sản dự kiến dùng hơn một năm thường được khấu hao, không khấu trừ toàn bộ khi mua (Publication 334). Ba quy định thuế vẫn có thể đưa toàn bộ chi phí vào năm đầu: lựa chọn de minimis safe harbor cho các khoản mua nhỏ (hướng dẫn Schedule C), lựa chọn Section 179, và khấu hao bổ sung, áp dụng cho tài sản đủ điều kiện trừ khi doanh nghiệp chọn không dùng (Publication 946). Trước khi chuyển một khoản, hãy kiểm tra danh sách tài sản, chính sách của sổ sách và tờ khai đã nộp; xem ghi chi phí hay vốn hóa các khoản mua nhỏ và khấu trừ thiết bị ngay trong năm đầu. Hóa đơn cá nhân trả từ tài khoản doanh nghiệp không được khấu trừ, nhưng vẫn thuộc về hồ sơ (Publication 583); xem xử lý tiền kinh doanh và tiền cá nhân bị trộn lẫn.

Khoản payout, phí và hoàn tiền có bị tính hai lần hoặc chỉ tính theo số ròng không?

Một khoản payout có thể khác với doanh thu đứng sau nó. Chỉ ghi khoản tiền gửi vào sẽ làm cả doanh thu lẫn chi phí thấp hơn thực tế đúng bằng phí đã bị trừ. Ghi hóa đơn là thu nhập rồi lại ghi khoản tiền gửi là thu nhập sẽ tính một đơn bán hàng hai lần.

Sổ sách nên ghi doanh thu gộp là doanh thu, phí là chi phí và hoàn tiền là hàng trả lại và giảm giá, mà Publication 334 mô tả là các khoản hoàn tiền mặt hoặc tín dụng cho khách hàng, khoản giảm giá và các khoản trừ khác trên giá bán (khai trên Schedule C, line 2).

Form 1099-K khai số tiền gộp, không trừ phí, hoàn tiền hay phí vận chuyển (hướng dẫn), nên cả form này lẫn khoản payout đều không tự động là số doanh thu của bạn. Thuế mà bên xử lý thanh toán khấu trừ từ khoản payout (khấu trừ dự phòng, khai ở box 4) là thuế khấu trừ cho bạn, không phải phí. Cách đối chiếu được nêu trong đối chiếu doanh thu và khoản payout.

Tiền mặt không bao giờ vào ngân hàng cũng gây hậu quả tương tự. Nếu doanh nghiệp nhận tiền mặt và trả một số chi phí trực tiếp từ két trước khi gửi vào ngân hàng, các khoản tiền gửi sẽ thấp hơn thực tế cả về doanh thu lẫn chi phí. Publication 583 nói nên gửi toàn bộ doanh thu hằng ngày vào tài khoản doanh nghiệp và có ví dụ bản tóm tắt doanh thu tiền mặt hằng ngày lấy từ cuộn giấy máy tính tiền hoặc phiếu bán hàng; xem hồ sơ doanh thu của doanh nghiệp thu tiền mặt.

Giá vốn hàng bán và hàng tồn kho có đúng không?

Với doanh nghiệp bán lẻ hoặc bán buôn, hãy chia lợi nhuận gộp cho doanh thu ròng (tổng doanh thu trừ hàng trả lại và giảm giá) rồi so kết quả với chính sách giá. Chênh lệch nhỏ cho thấy lợi nhuận gộp chính xác; chênh lệch lớn có thể cho thấy doanh thu, giá mua hàng, hàng tồn kho hoặc các chi phí khác chưa được tính đúng (Publication 334). Doanh nghiệp chỉ bán dịch vụ bỏ qua phép thử này.

Hãy so lợi nhuận gộp theo tỷ lệ trên doanh thu, không phải mức tăng giá trên giá vốn. Cùng một mức giá thì tỷ lệ trên doanh thu nhỏ hơn tỷ lệ trên giá vốn.

Nếu phép thử không đạt, hãy kiểm tra rằng hàng tồn kho đầu kỳ thường khớp với hàng tồn kho cuối kỳ năm trước, giá mua hàng không gồm hàng lấy dùng cá nhân, và hàng tồn kho cuối kỳ lấy từ một lần kiểm kê có chứng từ (tất cả theo Publication 334). Người nộp thuế là doanh nghiệp nhỏ (small business taxpayer) có thể chọn không giữ sổ hàng tồn kho; xem hàng tồn kho hay vật tư cho người bán nhỏ.

Thường thiếu những gì làm lợi nhuận thay đổi?

Bốn bút toán có thể vắng mặt trong một P&L được lập chủ yếu từ hoạt động ngân hàng. Mỗi khoản thiếu đều làm lợi nhuận cao hơn, trừ hóa đơn chưa thanh toán, chỉ quan trọng với cơ sở dồn tích; với cơ sở tiền mặt, hóa đơn là chi phí khi đã trả.

Nếu lợi nhuận sai đã nằm trên tờ khai đã nộp hoặc trong hồ sơ vay thì sao?

Sửa sổ sách không sửa được những gì đã nộp hay đã gửi. Tờ khai và hồ sơ của bên cho vay đều cần được sửa riêng.

Với tờ khai cá nhân đã nộp, IRS cho biết bạn có thể cần điều chỉnh sau khi phát hiện lỗi, và Form 1040-X dùng để sửa Form 1040 đã nộp trước đó. Yêu cầu hoàn thuế trên form này thường phải nộp trong vòng 3 năm sau khi nộp tờ khai gốc hoặc 2 năm sau khi nộp thuế, tùy thời điểm nào muộn hơn (hướng dẫn Form 1040-X). Với hợp danh hoặc công ty, xem sửa tờ khai doanh nghiệp đã nộp.

Sửa một năm đã đóng sẽ làm thay đổi các số dư đã nộp hoặc đã báo cáo (xem ngày đóng sổ sau khi đã nộp thuế). Bên cho vay hoặc bên mua đang giữ số liệu cũ, nên hãy giữ P&L cũ, ghi ngày cho từng lần sửa và liệt kê những gì đã đổi (xem chứng minh thu nhập với bên cho vay).

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ mang tính minh họa; mọi số tiền đều bằng đô la Hoa Kỳ.

Khoản rút tiền và khoản vay ở sai chỗ

Một LLC chuyên sửa ống nước, đóng thuế như hợp danh, có P&L lỗ $5.000. Các khoản rút tiền $30.000 của chủ sở hữu bị ghi là chi phí, và một khoản tiền gửi từ khoản vay $25.000 nằm trong doanh thu. Bỏ các khoản rút tiền ra sẽ cộng thêm $30.000 vào lợi nhuận. Bỏ khoản vay khỏi doanh thu sẽ trừ $25.000. Khoản lỗ $5.000 trở thành lợi nhuận $0, và khoản vay xuất hiện như một khoản nợ.

Phí bị trừ khỏi khoản payout

P&L của một người bán hàng trực tuyến cho thấy doanh thu $140.000, nhưng Form 1099-K của bên xử lý thanh toán khai $168.000. Giả sử toàn bộ khoản chênh lệch $28.000 là phí bị trừ khỏi các khoản payout. Sổ sách phải ghi doanh thu $168.000 và phí $28.000 là chi phí. Lợi nhuận không đổi, nhưng dòng doanh thu giờ khớp với form. Nếu một phần chênh lệch là hoàn tiền hoặc thuế bán hàng, mỗi khoản được xử lý như mô tả ở trên.

Lợi nhuận gộp lệch xa chính sách giá

Một cửa hàng bán lẻ có doanh thu ròng $200.000 và giá vốn hàng bán $120.000, nên lợi nhuận gộp là $80.000, tức 40% doanh thu ròng. Chính sách giá của cửa hàng nhắm tới 55%, tức $110.000. Chênh lệch $30.000 cho thấy có thể doanh thu chưa được ghi, giá mua hàng gồm các khoản không phải hàng tồn kho hoặc bị nhập hai lần, hàng tồn kho cuối kỳ bị đếm thấp, hoặc chính sách không còn khớp với giá bán thực tế.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Bên cho vay, bên mua hoặc CPA đang chờ và bạn không nói được tài khoản nào sai: dọn dẹp một lần và dựng lại từ hồ sơ ngân hàng là hai việc khác nhau (xem dựng lại sổ sách từ sao kê ngân hàng). Sổ sách cần việc nào, và tờ khai đã nộp sẽ ra sao, là điều cần giải quyết cùng dịch vụ ghi sổ kế toán. Với bên cho vay, xem thêm chứng minh thu nhập với bên cho vay.
• Số lợi nhuận sai đã nằm trên tờ khai đã nộp: xem sửa tờ khai doanh nghiệp đã nộp.
• Sổ sách chậm vài tháng hoặc cả năm: xem làm bù sổ sách quá hạn và dịch vụ ghi sổ kế toán.
• Bảng cân đối kế toán cũng trông sai: các số dư khoản vay, vốn và khoản phải trả không xóa được thường có chung nguyên nhân với P&L; xem bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp nhỏ trông sai.
• Khoản payout, phí và Form 1099-K không khớp nhau: hãy làm theo đối chiếu doanh thu và khoản payout.
• Tiền cá nhân và tiền kinh doanh dùng chung tài khoản: xem xử lý tiền kinh doanh và tiền cá nhân bị trộn lẫn.
• Bạn đang cân nhắc có nên tiếp tục tự làm không: xem tự làm sổ sách hay thuê nhân viên ghi sổ và danh sách việc cần làm khi đóng sổ cuối tháng.