损益表看起来不对？按顺序检查这几项

为什么我的利润和银行账户里的钱对不上？

损益表（P&L）的数字可以加得对，却仍与银行对不上，因为利润和现金是两回事。有些现金进出既不是收入，也不是费用：收到或偿还的贷款、您投入或取走的钱、替州政府代收的销售税、购买的设备（一般要计提折旧）、尚未卖出的存货。时间差也会造成不同：12 月做成、1 月才收到款的销售，或者尚未付款的账单。损益表看起来不对，往往是因为对被记错类别或漏记的交易做了正确的算术。

如果只涉及一家企业、一个期间、一套账户，而且没有拿错误数字去报税或交给贷款方，一次性整理可能就够了。出现以下任何一种情况，就应当交给专业人士判断：

• 错误的利润已经出现在已报送的税表上，或贷款、出售企业的材料里。
• 贷款方、买家或 CPA 在等结果，而您说不清是哪个账户或哪个期间有错。
• 账目已落后好几个月，或个人与企业的钱放在同一个账户里。
• 企业有存货、有发薪，或有多个实体。

请先准备好：该期间的银行和信用卡对账单、支付平台报表、贷款对账单、工资报告、上一份已报送的税表和存货盘点记录。第 583 号出版物列出了能证明账簿数字的各类凭证。

检查的顺序是什么？要交给记账员或 CPA 什么？

请按下面的顺序检查，因为每一步都是下一步的基础。每做完一步就重新运行一次损益表，看看是哪项修正改变了利润。

请把上面这些对账单、注明编制基础（收付实现制或权责发生制）的损益表，以及一份简短清单一并交出，清单上写明您发现了什么、改了什么。

我的账户对过账了吗？有没有未分类的项目？

账簿的期末余额在扣除尚未结清的项目后与对账单一致，账户就算对好账了。第 583 号出版物要求每月核对企业支票账户：这样可以确认余额、发现银行收费，并纠正对账单、支票簿和账簿中的错误。每个信用卡和贷款账户也要这样做。从银行导入的交易同样需要这项检查（参阅银行同步不等于对账）。

请留意以下几种情况：余额与对账单不一致、某个月没有对账单，以及放在“未分类”或过渡账户（暂存还没有人归类的交易的地方）里的项目。还要检查账户类型：属于损益表的账户，已经按错误的类别计入了利润；属于资产负债表的账户，则根本不在利润里。如果已关闭月份的期初余额变了，请参阅对账期初余额不对。

还要找同一笔钱被重复计算的情况。从银行账户向企业自己的信用卡还款，或转入储蓄账户，只是在账户之间转移资金，不是费用；费用是信用卡上的那笔消费。请参阅信用卡还款怎么记账。

我的记账员用的是收付实现制还是权责发生制？

收付实现制在收到款时确认收入，在付款时确认费用。权责发生制在赚到收入、发生费用时确认（第 334 号出版物）。12 月做成、1 月才收到款的销售，或 12 月的账单拖到 1 月才付，在两种方法下会落在不同的期间。

请先问清损益表按哪种基础编制，再与上一份已报送税表所用的方法比较（独资经营者看 Schedule C 的 F 行）。第 334 号出版物说，计算应税收入和记账应使用同一种会计方法。1065 表填报说明说，合伙企业的方法必须能与其账簿和记录核对一致；1120-S 表填报说明说，应按公司记账时一贯使用的方法计算收入。如果两者不同，请先弄清原因再改动任何一方；参阅账目用权责发生制、税表用收付实现制。

即使方法相同，账簿和税表也可能不同，因为税表适用账簿不考虑的税法规定，例如差旅和娱乐费用的限额。1065 表、1120 表和 1120-S 表的填报说明里，各有一张表用来核对账面收入与税表收入（Schedule M-1，规模较大的实体用 Schedule M-3）。出现差异本身不代表损益表有错；没有人能解释的差异，应当请教 CPA。

有些企业不能使用收付实现制。C 公司，或有 C 公司作为合伙人的合伙企业，一般不能使用，除非适用某项例外。避税庇护所（包括联合投资实体，即 超过 35% 的亏损归不积极参与经营的所有人的实体）则可能永远不能使用收付实现制（1065 表和 1120 表填报说明）。有存货的企业，销售和采购一般要用权责发生制，除非它属于小企业纳税人（第 538 号出版物；Schedule C 填报说明；1120-S 表填报说明）。变更会计方法一般需要通过 3115 表取得 IRS 同意（第 538 号出版物）；谁有资格变更，参阅从收付实现制改为权责发生制。

贷款存款或我投入的钱，被算成销售收入了吗？

贷款存款和您投入企业的钱都不是收入。通过真实贷款借来的钱不是收入（第 334 号出版物），第 583 号出版物建议把每笔存款的来源记为企业收入、个人资金或贷款。企业自己账户之间的转账，三者都不是。

请列出每一笔与客户、发票或支付平台付款都对不上的存款：整数金额、贷款机构的名称、业主的名字、从储蓄账户转来的钱。贷款应记为负债（参阅怎么记录企业贷款）。业主投入的钱，是投入还是业主借给企业的贷款，要看双方的约定和书面文件（参阅业主对 LLC 是投入还是贷款）；如果说不清，应当请教 CPA。

用于企业的债务所产生的利息，一般属于费用，但有限额规定（第 334 号出版物）。偿还本金不是费用，它只是减少债务。

代收的销售税算收入吗？

代收的销售税算不算收入，取决于法律向谁征税。向买方征收的销售税，由卖家代收并上缴，不是收入（第 334 号出版物），也不是可扣除的费用（Schedule C 填报说明）。如果税是向卖方征收、再从买方收回，收取的金额属于总收入，所缴的税则作为税费支出扣除（第 334 号出版物；Schedule C 填报说明，第 23 行）。属于哪一种，取决于州法律对这项税的表述，请向州税务机关确认。如果州法律允许卖家留下一部分所收的税款，这一部分就是 Schedule C 第 6 行的收入（Schedule C 填报说明）。

如果这项税是买方的，请检查销售收入这一行是否已排除这笔税，以及应付销售税的余额是否与已报送的数字一致。如果是卖方的，请检查收入是否包含这笔税，并且已记一笔税费支出。参阅销售税日记账分录和应付销售税与税表对不上。

业主提款、个人开销或设备被记进费用了吗？

业主提款、个人账单和设备购买都不是普通费用。Schedule C 填报说明规定，企业设备或家具、更换件或永久性改良，以及个人、生活和家庭开支，都不属于其他费用。

S 公司付给高管的款项，凡属于合理的劳务报酬，必须按工资处理（1120-S 表填报说明）。参阅业主提款怎么记，S 公司另请参阅 S 公司支付个人开销。

预计使用超过一年的财产，一般要计提折旧，不能在购买时一次全额扣除（第 334 号出版物）。不过有三项税法规定仍可能让全部成本在第一年扣除：小额购买的小额支出安全港选择（Schedule C 填报说明）、Section 179 选择，以及额外折旧（适用于符合条件的财产，除非企业选择不适用；第 946 号出版物）。移动某个项目之前，请先核对资产清单、账簿的政策和已报送的税表；参阅小额购买是费用化还是资本化和设备在第一年一次性扣除。用企业账户支付的个人账单不可扣除，但仍应保留在记录里（第 583 号出版物）；参阅整理企业与个人混用的资金。

平台付款、手续费和退款被重复计算或只记了净额吗？

一笔付款可能与它背后的销售额不同。只记存款，就会让销售和费用都少记被扣掉的手续费。先把发票记成收入，再把存款也记成收入，则同一笔销售被计算了两次。

账簿应把销售总额记为销售，手续费记为费用，退款记为销售退回与折让。第 334 号出版物把它描述为退给客户的现金或信用退款、回扣，以及销售价格之外的其他折让（填在 Schedule C 第 2 行）。

1099-K 表报告的是不扣除手续费、退款或运费的总额（填报说明），所以无论是它还是平台付款，都不能直接当作您的销售额。支付平台从付款中预扣的税款（备用预扣税，填在第 4 栏）是替您预扣的税，不是手续费。如何核对，请参阅核对销售额与平台付款。

没有进入银行的现金也有同样的效果。如果企业收了现金，存入银行之前就从收银箱里支付了部分费用，存款就会同时少记销售和费用。第 583 号出版物要求把每日全部收入存入企业账户，并给出了一份根据收银机纸带或销售单据编制的每日现金销售汇总；参阅现金生意的销售记录。

销货成本和存货对吗？

对零售或批发企业，请用毛利除以净收入（总收入减去销售退回与折让），再把结果与定价政策比较。差距很小，说明毛利大致准确；差距很大，可能说明销售、采购、存货或其他成本没有准确计算（第 334 号出版物）。只提供服务的企业不用做这项测试。

请比较毛利占销售额的比例，而不是成本加成率。同样的价格，按销售额算出来的百分比比按成本算的小。

如果测试不通过，请检查期初存货一般应与上年期末存货一致，采购不应包括个人自用的货物，期末存货应来自有记录的盘点（均出自第 334 号出版物）。小企业纳税人可以选择不记存货；参阅小型卖家的存货还是用品。

通常漏掉了什么，会影响利润？

主要依据银行流水编制的损益表，可能缺少四类分录。漏掉任何一类，利润都会偏高；未付账单除外，它只在权责发生制下才有影响，在收付实现制下账单要等付款时才算费用。

如果错误的利润已经出现在已报送的税表或贷款材料里，怎么办？

改正账簿，并不会改正已经报送或交出的东西。税表和贷款方的档案各需要单独修正。

对已报送的个人税表，IRS 说，发现错误后您可能需要更正，1040-X 表用来更正之前报送的 1040 表。据此申请退税，一般必须在 提交原始报税表后 3 年，或缴税后 2 年，以较晚者为准 内提出（1040-X 表填报说明）。合伙企业或公司的情况，请参阅更正已报送的企业税表。

修改已关闭的年度，会改变已经报送或已经提交的余额（参阅报税后的账目结账日期）。贷款方或买家手里还是旧数字，所以请保留旧的损益表，给每笔更正标明日期，并列出改了什么（参阅向贷款方证明收入）。

示例

以下示例仅作说明，所有金额均为美元。

提款和贷款记错了地方

一家水管工 LLC 按合伙企业纳税，损益表显示亏损 $5,000。业主的提款 $30,000 被记成了费用，一笔 $25,000 的贷款存款被记在销售收入里。把提款转出，利润增加 $30,000；把贷款从销售收入中转出，利润减少 $25,000。$5,000 的亏损变成 $0 的利润，贷款则作为一笔债务出现。

平台付款被扣掉的手续费

一位网店卖家的损益表显示销售额 $140,000，但支付平台的 1099-K 表报告的是 $168,000。假设 $28,000 的差额全是从付款中扣掉的手续费。那么账簿应记销售额 $168,000，手续费 $28,000 记为费用。利润不变，但销售额这一行现在与表格一致了。如果差额中有一部分是退款或销售税，各按上文所述处理。

毛利与定价政策相差很大

一家零售店的净收入为 $200,000，销货成本为 $120,000，毛利为 $80,000，占净收入的 40%。它的定价政策目标是 55%，对应 $110,000。这 $30,000 的差距，说明可能有销售没有入账、采购中包含了不属于存货的项目或重复录入、期末存货盘点偏低，或者政策已不符合实际售价。

您的情况不同？

• 贷款方、买家或 CPA 在等结果，而您说不清哪个账户有错：一次性整理和根据银行记录重建账目是两项不同的工作（参阅根据银行对账单重建账目）。账目需要哪一种，已报送的税表又该怎么处理，这些问题请找记账帮助一起定下来。如果是贷款方，另请参阅向贷款方证明收入。
• 错误的利润已经出现在已报送的税表上：请参阅更正已报送的企业税表。
• 账目已落后几个月甚至一年：请参阅补记逾期未做的账和记账帮助。
• 资产负债表也看起来不对：清不掉的贷款、权益和应付账款余额，往往与损益表的错误出于同一个原因；请参阅小企业资产负债表为什么看起来不对。
• 平台付款、手续费和 1099-K 表对不上：请按核对销售额与平台付款的方法处理。
• 个人与企业的钱混在同一个账户里：请参阅整理企业与个人混用的资金。
• 您在考虑是否继续自己记账：请参阅自己记账还是请记账员和月末结账清单。