דוח רווח והפסד נראה שגוי? מה בודקים ובאיזה סדר

למה הרווח שלי לא תואם לחשבון הבנק?

דוח רווח והפסד (P&L) יכול להסתכם נכון ועדיין לא להתאים לבנק, כי רווח וכסף במזומן הם שני דברים שונים. חלק מתנועות הכסף אינן הכנסה או הוצאה: הלוואה שהתקבלה או שנפרעה, כסף שהכנסתם לעסק או משכתם ממנו, מס מכירה שגביתם עבור המדינה, ציוד שקניתם (שבדרך כלל מחשבים עליו פחת), ומלאי שעוד לא נמכר. גם העיתוי מפריד ביניהם: מכירה בדצמבר ששולמה בינואר, או חשבונית שעוד לא שולמה. דוח רווח והפסד שנראה שגוי הוא לעתים קרובות חישוב נכון על עסקאות שסווגו לא נכון או חסרות.

ייתכן שניקוי חד-פעמי מספיק כשמדובר בעסק אחד, בתקופה אחת ובמערכת חשבונות אחת, ושום דבר לא הוגש או נשלח למלווה על סמך המספרים השגויים. אם אחד מהמצבים הבאים נכון, זה מקרה לשיקול דעת מקצועי:

• הרווח השגוי כבר מופיע בדוח מס שהוגש או בחבילת מסמכים להלוואה או למכירה.
• מלווה, קונה או CPA מחכים, ואתם לא יכולים לומר איזה חשבון או איזו תקופה שגויים.
• הספרים מפגרים בכמה חודשים, או שכסף אישי וכסף עסקי נמצאים באותו חשבון.
• בעסק יש מלאי, הוא מפעיל שכר או שיש בו כמה ישויות.

אספו קודם: דפי חשבון של הבנק וכרטיסי האשראי לתקופה, דוחות ממעבדי תשלומים, דפי הלוואות, דוחות שכר, הדוח האחרון שהוגש וספירות מלאי. פרסום 583 מפרט את המסמכים התומכים שמגבים את הספרים.

באיזה סדר בודקים, ומה מוסרים לאיש מקצוע בהנהלת חשבונות או ל-⁠CPA?

בדקו בסדר הזה, כי כל שלב הופך את הבא אחריו לאמין. הפיקו מחדש את דוח הרווח והפסד אחרי כל שלב, כדי לראות איזה תיקון הזיז את הרווח.

מסרו את הדפים שלמעלה, את דוח הרווח והפסד עם השיטה שבה הופק (מזומן או צבירה), ורשימה קצרה של מה שמצאתם ושינתם.

האם החשבונות שלי הותאמו, והאם משהו נשאר בלי סיווג?

חשבון מותאם כשהיתרה הסופית בספרים מסכימה עם דף החשבון, אחרי התחשבות בפריטים שעדיין לא נפרעו. פרסום 583 קובע שיש להתאים את חשבון העו״ש העסקי בכל חודש: ההתאמה מאשרת את היתרה, קולטת עמלות בנק ומתקנת טעויות בדף החשבון, בפנקס השיקים ובספרים. עשו את אותו הדבר לכל חשבון כרטיס אשראי והלוואה. גם תנועות בנק שיובאו אוטומטית דורשות את הבדיקה הזו (ראו חיבור לבנק אינו התאמה).

חפשו יתרה שלא מסכימה עם דף החשבון, חודש בלי דף חשבון, וכל מה שמונח בחשבון ללא סיווג או בחשבון זמני (מקום לעסקאות שאיש לא סיווג). בדקו את סוג החשבון: חשבון שנמצא בדוח הרווח והפסד כבר נספר ברווח תחת שם לא נכון, וחשבון שנמצא במאזן אינו ברווח כלל. אם יתרת הפתיחה של חודש סגור השתנתה, ראו יתרת פתיחה שגויה בהתאמה.

חפשו גם כסף שנספר פעמיים. תשלום מהבנק לכרטיס האשראי של העסק עצמו, או העברה לחיסכון, מעביר כסף בין חשבונות ואינו הוצאה. ההוצאה היא החיוב בכרטיס. ראו תשלומי כרטיס אשראי בספרים.

באיזו שיטה איש הנהלת החשבונות שלי משתמש, מזומן או צבירה?

שיטת מזומן סופרת הכנסה כשהיא מתקבלת והוצאה כשהיא משולמת. שיטת צבירה סופרת אותן כשהן הורווחו ונוצרו (פרסום 334). מכירה בדצמבר ששולמה בינואר, או חשבונית של דצמבר ששולמה בינואר, נופלות בתקופות שונות בכל שיטה.

שאלו באיזו שיטה הופק דוח הרווח והפסד, ואז השוו אותה לשיטה בדוח האחרון שהוגש (Schedule C, שורה F, אצל בעל עסק יחידני). פרסום 334 קובע להשתמש באותה שיטה כדי לחשב הכנסה חייבת במס וכדי לנהל את הספרים. ההוראות של טופס 1065 קובעות ששיטת השותפות חייבת להיות ניתנת להתאמה לספרים ולרישומים שלה, וההוראות של טופס ⁦1120-S⁩ קובעות לחשב הכנסה לפי השיטה שבה משתמשים בקביעות בניהול ספרי החברה. אם השתיים שונות, בררו למה לפני ששינוי כלשהו נעשה; ראו ספרים בצבירה ודוח מס בשיטת מזומן.

הספרים והדוח יכולים להיות שונים גם באותה שיטה, כי הדוח מחיל כללי מס שהספרים אינם מחילים, כמו הגבלות על נסיעות ובידור. ההוראות של טופס 1065, של טופס 1120 ושל טופס ⁦1120-S⁩ כוללות כל אחת נספח שמתאים בין ההכנסה לפי הספרים להכנסה לפי הדוח (Schedule ⁦M-1⁩, או Schedule M-3 לישויות גדולות יותר). הפרש כשלעצמו אינו אומר שדוח הרווח והפסד שגוי. הפרש שאיש לא יכול להסביר הוא שאלה ל-⁠CPA.

עסקים מסוימים אינם יכולים להשתמש בשיטת מזומן. חברת C, או שותפות שחברת C היא אחת משותפיה, אינן יכולות בדרך כלל, אלא אם חל חריג. מקלט מס (tax shelter), ובכלל זה סינדיקט (ישות שבה יותר מ-⁠⁦35%⁩ מהפסדיה מוקצים לבעלים שאינם מנהלים אותה באופן פעיל), עשוי שלא להשתמש בשיטת מזומן לעולם (הוראות טופס 1065 ו-טופס 1120). עסק עם מלאי משתמש בדרך כלל בשיטת צבירה למכירות ולרכישות, אלא אם הוא נישום עסק קטן (פרסום 538; הוראות Schedule C; הוראות טופס ⁦1120-S⁩). שינוי שיטה דורש בדרך כלל אישור של IRS בטופס 3115 (פרסום 538); מי זכאי, ראו מעבר משיטת מזומן לשיטת צבירה.

האם הפקדות של הלוואות או כסף שהכנסתי נספרים כמכירות?

לא הפקדת הלוואה ולא כסף שהכנסתם לעסק הם הכנסה. כסף שנלווה בהלוואה אמיתית אינו הכנסה (פרסום 334), ופרסום 583 מציע לרשום את מקור כל הפקדה כהכנסה עסקית, כספים אישיים או הלוואה. העברה בין חשבונות העסק עצמו אינה אף אחד מאלה.

רשמו כל הפקדה שאינה קשורה ללקוח, לחשבונית או לתשלום ממעבד: סכומים עגולים, שם של מלווה, שם הבעלים, העברות מחיסכון. רשמו הלוואה כחוב (ראו רישום הלוואה עסקית). כסף שהבעלים הכניס הוא הפקדה או הלוואה מהבעלים, לפי מה שהוסכם ותועד (ראו הפקדה או הלוואה של בעלים ל-⁠LLC). אם זה לא ברור, זו שאלה ל-⁠CPA.

ריבית על חוב ששימש לעסק היא בדרך כלל הוצאה, בכפוף להגבלות (פרסום 334). פירעון הקרן אינו הוצאה, אלא מקטין את החוב.

האם מס מכירה שגבית נחשב הכנסה?

אם מס מכירה שגביתם נחשב הכנסה, זה תלוי במי שהחוק מטיל עליו את המס. מס מכירה שהוטל על הקונה, שהמוכר חייב לגבות ולהעביר, אינו הכנסה (פרסום 334) ואינו הוצאה מותרת בניכוי (הוראות Schedule C). אם המס הוטל על המוכר ונגבה מהקונה, הסכום שנגבה הוא חלק מהתקבולים ברוטו והמס מנוכה כהוצאת מס (פרסום 334; הוראות Schedule C, שורה 23). איזה מקרה חל תלוי בניסוח של חוק המדינה, ולכן אשרו זאת מול רשות המסים של המדינה. אם המדינה מאפשרת למוכר להשאיר חלק מהמס שנגבה, החלק הזה הוא הכנסה ב-⁠Schedule C, שורה 6 (הוראות Schedule C).

אם המס הוא של הקונה, בדקו ששורת המכירות אינה כוללת אותו ושיתרת מס המכירה לתשלום תואמת למה שהוגש. אם הוא של המוכר, בדקו שהתקבולים כוללים אותו ושנרשמה הוצאת מס. ראו פקודות יומן למס מכירה ו-מס מכירה לתשלום שאינו תואם לדוח.

האם משיכות בעלים, הוצאות אישיות או ציוד נמצאים בהוצאות?

משיכות בעלים, חשבונות אישיים ורכישות ציוד אינן הוצאות רגילות. הוראות Schedule C מוציאות מהסעיף הוצאות אחרות ציוד או ריהוט עסקי, החלפות ושיפורים קבועים, והוצאות אישיות, הוצאות מחייה והוצאות משפחה.

בחברת S, תשלומים לנושא משרה חייבים להיחשב שכר, במידה שהם תשלום סביר עבור שירותים (הוראות טופס ⁦1120-S⁩). ראו רישום משיכות בעלים ובחברת S גם חברת S ששילמה הוצאות אישיות.

רכוש שצפוי להחזיק מעמד יותר משנה מנכים בדרך כלל באמצעות פחת, ולא במלואו בעת הקנייה (פרסום 334). שלושה כללי מס עדיין יכולים לאפשר ניכוי של כל העלות בשנה הראשונה: בחירת ה-⁠de minimis safe harbor לרכישות קטנות (הוראות Schedule C), בחירה לפי סעיף 179, ופחת מואץ, שחל על רכוש מזכה אלא אם העסק בוחר שלא להשתמש בו (פרסום 946). לפני שמעבירים פריט, בדקו את רשימת הנכסים, את מדיניות הספרים ואת הדוח שהוגש; ראו הוצאה או הוון של רכישות קטנות ו-ניכוי ציוד בשנה הראשונה. חשבונות אישיים ששולמו מחשבון העסק אינם מותרים בניכוי, אבל הם עדיין שייכים לרישומים (פרסום 583); ראו תיקון ערבוב של כסף עסקי וכסף אישי.

האם תשלומים, עמלות והחזרים נספרים פעמיים או רק נטו?

תשלום ממעבד יכול להיות שונה מהמכירות שמאחוריו. רישום ההפקדה בלבד מקטין גם את המכירות וגם את ההוצאות בסכום העמלות שנוכו. רישום החשבונית כהכנסה ואז רישום ההפקדה כהכנסה סופר את המכירה פעמיים.

הספרים צריכים להציג מכירות ברוטו כמכירות, עמלות כהוצאה, והחזרים כהחזרות והנחות (returns and allowances), שפרסום 334 מתאר כהחזרים במזומן או בזיכוי ללקוחות, החזרי תשלום והנחות אחרות ממחיר המכירה (מדווחים ב-⁠Schedule C, שורה 2).

טופס ⁦1099-K⁩ מדווח על הסכום ברוטו בלי להתחשב בעמלות, בהחזרים או במשלוח (הוראות), ולכן לא הוא ולא התשלום ממעבד הם אוטומטית נתון המכירות שלכם. מס שהמעבד ניכה מהתשלומים (ניכוי גיבוי במקור, מדווח בתיבה 4) הוא מס שנוכה עבורכם, לא עמלה. ההתאמה ביניהם מוסברת ב-התאמת מכירות ותשלומים ממעבדים.

למזומן שאינו מגיע לבנק יש אותה השפעה. אם העסק מקבל מזומן ומשלם חלק מההוצאות מהקופה לפני ההפקדה, ההפקדות מקטינות גם את המכירות וגם את ההוצאות. פרסום 583 קובע להפקיד את כל התקבולים היומיים בחשבון העסק, ומציג סיכום יומי של מכירות במזומן שנלקח מסרט הקופה או מפתקי המכירה; ראו רישומי מכירות בעסק מזומן.

האם עלות המכר והמלאי נכונים?

בעסק קמעוני או סיטונאי, חלקו את הרווח הגולמי בתקבולים נטו (תקבולים ברוטו פחות החזרות והנחות) והשוו את התוצאה למדיניות התמחור. הפרש קטן מרמז שהרווח הגולמי מדויק. הפרש גדול עשוי להראות שהמכירות, הרכישות, המלאי או עלויות אחרות לא חושבו במדויק (פרסום 334). עסק שמוכר שירותים בלבד מדלג על הבדיקה הזו.

השוו את הרווח הגולמי כאחוז מהמכירות, לא כתוספת על העלות. אותו מחיר נותן אחוז קטן יותר ממכירות מאשר מעלות.

אם הבדיקה נכשלת, בדקו שהמלאי הפותח תואם בדרך כלל למלאי הסוגר של שנה שעברה, שהרכישות אינן כוללות סחורה שנלקחה לשימוש אישי, ושהמלאי הסוגר מבוסס על ספירה מתועדת (הכול מפרסום 334). נישום עסק קטן רשאי לבחור שלא לנהל מלאי; ראו מלאי או חומרים מתכלים לעסקים קטנים.

מה בדרך כלל חסר ומזיז את הרווח?

ארבעה רישומים יכולים להיעדר מדוח רווח והפסד שנבנה בעיקר מפעילות הבנק. כל אחד מהם מעלה את הרווח כשהוא חסר, חוץ מחשבוניות שלא שולמו, שחשובות רק בשיטת צבירה. בשיטת מזומן חשבונית היא הוצאה כשהיא משולמת.

מה עושים אם הרווח השגוי כבר מופיע בדוח שהוגש או בחבילת הלוואה?

תיקון הספרים אינו מתקן את מה שהוגש או נשלח. הדוח והתיק אצל המלווה צריכים כל אחד תיקון משלו.

בדוח אישי שהוגש, IRS אומר שאולי תצטרכו לתקן אחרי שמצאתם טעות, וטופס ⁦1040-X⁩ מתקן טופס 1040 שהוגש קודם. בקשה להחזר באמצעותו חייבת בדרך כלל להיות מוגשת בתוך 3 שנים לאחר הגשת הדוח המקורי או 2 שנים לאחר תשלום המס, לפי המאוחר (הוראות טופס ⁦1040-X⁩). בשותפות או בחברה, ראו תיקון דוח עסקי שהוגש.

עריכת שנה סגורה משנה יתרות שכבר הוגשו או דווחו (ראו תאריך סגירה אחרי הגשת הדוחות). מלווה או קונה מחזיקים במספרים הישנים, ולכן שמרו את דוח הרווח והפסד הישן, תארכו כל תיקון ורשמו מה השתנה (ראו הוכחת הכנסה למלווה).

דוגמה

הדוגמאות האלה להמחשה בלבד; כל הסכומים בדולרים אמריקאיים.

משיכות והלוואה במקומות הלא נכונים

LLC של אינסטלציה, הממוסה כשותפות, מציגה בדוח הרווח והפסד שלה הפסד של ⁦$5,000⁩. משיכות הבעלים בסך ⁦$30,000⁩ נרשמו כהוצאות, ופיקדון הלוואה של ⁦$25,000⁩ נמצא במכירות. הוצאת המשיכות מוסיפה ⁦$30,000⁩ לרווח. הוצאת ההלוואה מהמכירות מפחיתה ⁦$25,000⁩. ההפסד של ⁦$5,000⁩ הופך לרווח של $0, וההלוואה מופיעה כחוב.

עמלות שנוכו מהתשלומים

בדוח הרווח והפסד של מוכר ברשת מופיעות מכירות של ⁦$140,000⁩, אבל בטופס ⁦1099-K⁩ של מעבד התשלומים מדווחים ⁦$168,000⁩. נניח שכל ההפרש של ⁦$28,000⁩ הוא עמלות שנוכו מהתשלומים. הספרים צריכים להציג מכירות של ⁦$168,000⁩ ועמלות של ⁦$28,000⁩ כהוצאה. הרווח לא משתנה, אבל שורת המכירות כבר תואמת לטופס. אם חלק מהפער היה החזרים או מס מכירה, כל אחד מהם מטופל כמתואר למעלה.

רווח גולמי רחוק ממדיניות התמחור

לחנות קמעונאית יש תקבולים נטו של ⁦$200,000⁩ ועלות מכר של ⁦$120,000⁩, ולכן הרווח הגולמי הוא ⁦$80,000⁩, כלומר ⁦40%⁩ מהתקבולים נטו. מדיניות התמחור שלה מכוונת ל-⁠⁦55%⁩, שהם ⁦$110,000⁩. הפער של ⁦$30,000⁩ מצביע על מכירות שלא נרשמו, על רכישות שכוללות פריטים שאינם מלאי או שנרשמו פעמיים, על מלאי סוגר שנספר בחסר, או על מדיניות שכבר אינה תואמת את מחירי המכירה בפועל.

המצב שלכם שונה?

• מלווה, קונה או CPA מחכים ואתם לא יכולים לומר איזה חשבון שגוי: ניקוי חד-פעמי ובנייה מחדש מרישומי הבנק הם שתי עבודות שונות (ראו בניית ספרים מחדש מדפי חשבון). איזו מהן הספרים צריכים, ומה קורה לדוח שכבר הוגש, היא השאלה להכריע עם עזרה בהנהלת חשבונות. למלווה, ראו גם הוכחת הכנסה למלווה.
• הרווח השגוי כבר מופיע בדוח שהוגש: ראו תיקון דוח עסקי שהוגש.
• הספרים מפגרים בכמה חודשים או בשנה: ראו השלמת ספרים שמפגרים ו-עזרה בהנהלת חשבונות.
• גם המאזן נראה שגוי: יתרות של הלוואות, הון וחייבים שלא מתאפסות חולקות לעתים קרובות סיבה עם דוח הרווח והפסד; ראו מאזן של עסק קטן נראה שגוי.
• תשלומים, עמלות וטופס ⁦1099-K⁩ לא מתיישרים: עקבו אחרי התאמת מכירות ותשלומים ממעבדים.
• כסף אישי וכסף עסקי נמצאים באותם חשבונות: ראו תיקון ערבוב של כסף עסקי וכסף אישי.
• אתם מחליטים אם להמשיך לעשות את זה בעצמכם: ראו ניהול ספרים עצמאי או העסקת איש הנהלת חשבונות ואת רשימת הבדיקה לסגירת חודש.