लाभ-हानि विवरण गलत लगे? इस क्रम से जाँचें

मेरा मुनाफ़ा मेरे बैंक खाते से मेल क्यों नहीं खाता?

लाभ-हानि विवरण (P&L) का जोड़ सही हो सकता है और फिर भी वह बैंक से मेल नहीं खाता, क्योंकि मुनाफ़ा और नकद अलग चीज़ें हैं। नकद की कुछ आवाजाही आय या खर्च नहीं होती: मिला या चुकाया गया ऋण, आपका लगाया या निकाला पैसा, राज्य के लिए वसूला बिक्री कर, खरीदा गया उपकरण (जिसका आम तौर पर मूल्यह्रास होता है), और बिना बिकी इन्वेंटरी। समय का फ़र्क भी दोनों को अलग करता है: दिसंबर की बिक्री जिसका पैसा जनवरी में आया, या वह बिल जो अभी चुकाया नहीं गया। गलत लगने वाला P&L अक्सर गलत नाम से दर्ज या छूटे हुए लेन-देन पर सही जोड़ होता है।

एक बार की सफ़ाई काफ़ी हो सकती है, जब एक व्यवसाय, एक अवधि और खातों का एक ही सेट शामिल हो, और गलत आँकड़ों पर कुछ भी फ़ाइल या कर्ज़दाता को न भेजा गया हो। इनमें से कोई भी बात सच हो, तो इसे पेशेवर विवेक का मामला मानें:

• गलत मुनाफ़ा पहले से किसी फ़ाइल किए गए रिटर्न में या ऋण या बिक्री के कागज़ों में है।
• कर्ज़दाता, खरीदार या CPA इंतज़ार कर रहा है और आप बता नहीं सकते कि कौन सा खाता या अवधि गलत है।
• बहीखाता कई महीने पीछे है, या निजी और व्यावसायिक पैसा एक ही खाते में है।
• व्यवसाय के पास इन्वेंटरी है, वह पेरोल चलाता है, या उसकी कई संस्थाएँ हैं।

पहले ये इकट्ठा करें: उस अवधि के बैंक और कार्ड विवरण, पेमेंट प्रोसेसर की रिपोर्ट, ऋण के विवरण, पेरोल रिपोर्ट, आखिरी फ़ाइल किया गया रिटर्न और इन्वेंटरी की गिनती। Publication 583 उन सहायक दस्तावेज़ों की सूची देता है जो बहीखाते का आधार बनते हैं।

मैं जाँच किस क्रम में करूँ, और बहीखाता विशेषज्ञ या CPA को क्या दूँ?

इसी क्रम से जाँचें, क्योंकि हर कदम अगले कदम को भरोसेमंद बनाता है। हर कदम के बाद P&L दोबारा चलाएँ, ताकि दिखे कि किस सुधार से मुनाफ़ा बदला।

ऊपर के विवरण दें, वह P&L दें जिस आधार (नकद या उपार्जन) पर वह चलाया गया था, और जो आपने पाया और बदला उसकी एक छोटी सूची दें।

क्या मेरे खाते रीकंसाइल हैं, और क्या कुछ बिना श्रेणी के बचा है?

खाता तब रीकंसाइल माना जाता है जब बहीखाते का अंतिम बैलेंस विवरण से मेल खाता हो, उन मदों को छोड़कर जो अभी क्लियर नहीं हुईं। Publication 583 कहती है कि व्यावसायिक चेकिंग खाते को हर महीने रीकंसाइल करें: इससे बैलेंस की पुष्टि होती है, बैंक शुल्क दर्ज हो जाते हैं और विवरण, चेकबुक और बहीखाते की गलतियाँ ठीक होती हैं। हर कार्ड और ऋण खाते के साथ यही करें। बैंक से आए लेन-देन को भी इस जाँच की ज़रूरत है (देखें बैंक फ़ीड रीकंसिलिएशन नहीं हैं)।

ऐसा बैलेंस देखें जो विवरण से मेल नहीं खाता, ऐसा महीना जिसका कोई विवरण नहीं है, और ऐसा कुछ भी जो बिना श्रेणी या होल्डिंग खाते में पड़ा है (वह जगह जहाँ ऐसे लेन-देन रखे जाते हैं जिन पर किसी ने नाम नहीं डाला)। खाते का प्रकार जाँचें: P&L वाला खाता गलत नाम से पहले ही मुनाफ़े में गिना जाता है, और तुलन पत्र वाला खाता मुनाफ़े में बिल्कुल नहीं आता। अगर किसी बंद महीने का शुरुआती बैलेंस बदल गया हो, तो देखें रीकंसिलिएशन का शुरुआती बैलेंस गलत।

यह भी देखें कि कहीं एक ही पैसा दो बार तो नहीं गिना गया। बैंक से व्यवसाय के अपने क्रेडिट कार्ड को किया भुगतान, या बचत खाते में ट्रांसफ़र, पैसे को एक खाते से दूसरे में ले जाता है और खर्च नहीं है; खर्च वह चार्ज है जो कार्ड पर लगा। देखें बहीखाते में क्रेडिट कार्ड के भुगतान।

मेरा बहीखाता विशेषज्ञ कौन सी लेखा पद्धति इस्तेमाल कर रहा है, नकद या उपार्जन?

नकद पद्धति में आय तब गिनी जाती है जब पैसा मिले और खर्च तब जब चुकाया जाए। उपार्जन पद्धति में आय तब गिनी जाती है जब कमाई हो और खर्च तब जब वह हुआ हो (Publication 334)। दिसंबर की बिक्री जिसका पैसा जनवरी में आया, या दिसंबर का बिल जो जनवरी में चुकाया गया, दोनों पद्धतियों में अलग अवधियों में आते हैं।

पूछें कि P&L किस आधार पर चलाया गया है, फिर उसकी तुलना आखिरी फ़ाइल किए गए रिटर्न की पद्धति से करें (एकल स्वामी के लिए Schedule C की line F)। Publication 334 कहती है कि कर योग्य आय निकालने और बहीखाता रखने के लिए एक ही लेखा पद्धति इस्तेमाल करें। Form 1065 के निर्देश कहते हैं कि साझेदारी की पद्धति उसके बही-खातों और रिकॉर्ड से मिलाई जा सकने लायक होनी चाहिए, और Form 1120-S के निर्देश कहते हैं कि आय उस पद्धति से निकालें जो कंपनी के बहीखाते में नियमित रूप से इस्तेमाल होती है। अगर दोनों अलग हैं, तो कुछ भी बदलने से पहले कारण पता करें; देखें उपार्जन आधार का बहीखाता और नकद आधार का कर रिटर्न।

पद्धति एक ही हो, तब भी बहीखाता और रिटर्न अलग हो सकते हैं, क्योंकि रिटर्न पर कर के वे नियम लगते हैं जो बहीखाते पर नहीं लगते, जैसे यात्रा और मनोरंजन पर सीमाएँ। Form 1065, Form 1120 और Form 1120-S, तीनों के निर्देशों में एक schedule है जो बहीखाते की आय को रिटर्न की आय से मिलाती है (Schedule M-1, या बड़ी संस्थाओं के लिए Schedule M-3)। सिर्फ़ अंतर का होना यह नहीं बताता कि P&L गलत है; जिस अंतर को कोई समझा न सके, वह CPA से पूछने की बात है।

कुछ व्यवसाय नकद पद्धति इस्तेमाल नहीं कर सकते। C corporation, या वह साझेदारी जिसमें कोई C corporation साझेदार हो, आम तौर पर नहीं कर सकती, जब तक कोई अपवाद लागू न हो। कर शेल्टर (tax shelter), जिसमें सिंडिकेट भी आता है (ऐसी संस्था जिसके घाटे का 35% से अधिक उन स्वामियों को जाता है जो उसे सक्रिय रूप से नहीं चलाते), कभी नकद पद्धति इस्तेमाल नहीं कर सकता (Form 1065 और Form 1120 के निर्देश)। इन्वेंटरी वाला व्यवसाय आम तौर पर बिक्री और खरीद के लिए उपार्जन पद्धति इस्तेमाल करता है, जब तक वह छोटा व्यवसाय करदाता (small business taxpayer) न हो (Publication 538; Schedule C के निर्देश; Form 1120-S के निर्देश)। पद्धति बदलने के लिए आम तौर पर Form 3115 पर IRS की मंज़ूरी चाहिए (Publication 538); कौन पात्र है, यह नकद से उपार्जन लेखा पद्धति पर जाना में देखें।

क्या ऋण की जमा राशि या मेरा लगाया पैसा बिक्री में गिना गया है?

न ऋण की जमा राशि आय है, न व्यवसाय में लगाया आपका पैसा। असली ऋण के रूप में उधार लिया पैसा आय नहीं है (Publication 334), और Publication 583 सुझाव देती है कि हर जमा का स्रोत व्यावसायिक आय, निजी पैसा या ऋण के रूप में दर्ज करें। व्यवसाय के अपने खातों के बीच ट्रांसफ़र इनमें से कुछ नहीं है।

हर वह जमा राशि सूचीबद्ध करें जो किसी ग्राहक, चालान या प्रोसेसर के पेआउट से नहीं जुड़ी: गोल राशियाँ, कर्ज़दाता का नाम, स्वामी का नाम, बचत से ट्रांसफ़र। ऋण को देनदारी के रूप में दर्ज करें (देखें व्यावसायिक ऋण दर्ज करना)। स्वामी का लगाया पैसा योगदान है या स्वामी से लिया ऋण, यह इस पर निर्भर करता है कि क्या तय हुआ और दस्तावेज़ में लिखा गया (देखें आपकी LLC में स्वामी का योगदान या ऋण); अगर यह साफ़ नहीं है, तो यह CPA से पूछने की बात है।

व्यवसाय के लिए इस्तेमाल हुए ऋण का ब्याज आम तौर पर खर्च है, सीमाओं के साथ (Publication 334)। मूलधन चुकाना खर्च नहीं है; वह ऋण घटाता है।

क्या मेरा वसूला हुआ बिक्री कर आय में गिना जाता है?

वसूला गया बिक्री कर आय गिना जाएगा या नहीं, यह इस पर निर्भर करता है कि कानून किस पर कर लगाता है। खरीदार पर लगा बिक्री कर, जिसे विक्रेता को वसूलना और जमा करना होता है, आय नहीं है (Publication 334) और कटौती योग्य खर्च भी नहीं है (Schedule C के निर्देश)। अगर कर विक्रेता पर लगा है और खरीदार से वसूला जाता है, तो वसूली गई राशि कुल प्राप्तियों का हिस्सा है और कर को कर के खर्च के रूप में काटा जाता है (Publication 334; Schedule C के निर्देश, line 23)। इनमें से कौन सा मामला लागू होता है, यह इस पर निर्भर करता है कि राज्य का कानून कर को किन शब्दों में बताता है, इसलिए राज्य की कर एजेंसी से पुष्टि करें। अगर राज्य विक्रेता को वसूले कर का कुछ हिस्सा रखने देता है, तो वह हिस्सा Schedule C की line 6 पर आय है (Schedule C के निर्देश)।

अगर कर खरीदार का है, तो जाँचें कि बिक्री की पंक्ति में वह शामिल नहीं है और देय बिक्री कर का बैलेंस फ़ाइल किए गए आँकड़े से मेल खाता है। अगर कर विक्रेता का है, तो जाँचें कि प्राप्तियों में वह शामिल है और कर का खर्च दर्ज है। देखें बिक्री कर की जर्नल एंट्री और देय बिक्री कर रिटर्न से मेल नहीं खाता।

क्या स्वामी की निकासी, निजी खर्च या उपकरण खर्चों में पड़े हैं?

स्वामी की निकासी, निजी बिल और उपकरण की खरीद सामान्य खर्च नहीं हैं। Schedule C के निर्देश अन्य खर्चों में से व्यावसायिक उपकरण या फ़र्नीचर, बदलाव या स्थायी सुधार, और निजी, रहन-सहन तथा पारिवारिक खर्चों को बाहर रखते हैं।

S corporation में अधिकारी को किए भुगतान को उस हद तक वेतन माना जाना चाहिए जहाँ तक वे सेवाओं के लिए उचित भुगतान हैं (Form 1120-S के निर्देश)। देखें स्वामी की निकासी दर्ज करना और, S corporation के लिए, निजी खर्च चुकाती S corporation।

जो संपत्ति एक साल से ज़्यादा चलने की उम्मीद हो, उसका आम तौर पर मूल्यह्रास होता है; खरीदते समय पूरी राशि नहीं काटी जाती (Publication 334)। फिर भी कर के तीन नियम पूरी लागत पहले ही साल में डाल सकते हैं: छोटी खरीद के लिए de minimis safe harbor चुनाव (Schedule C के निर्देश), section 179 चुनाव, और बोनस मूल्यह्रास, जो पात्र संपत्ति पर लागू होता है जब तक व्यवसाय उससे बाहर रहने का चुनाव न करे (Publication 946)। किसी मद को हटाने से पहले संपत्ति की सूची, बहीखाते की नीति और फ़ाइल किया गया रिटर्न देखें; देखें छोटी खरीद को खर्च करें या पूँजीकृत और उपकरण का पहले साल में खर्च लिखना। व्यावसायिक खाते से चुकाए निजी बिल कटौती योग्य नहीं हैं, लेकिन वे रिकॉर्ड में फिर भी होने चाहिए (Publication 583); देखें व्यावसायिक और निजी पैसे के मिश्रण को ठीक करना।

क्या पेआउट, शुल्क और रिफ़ंड दो बार गिने गए हैं या सिर्फ़ शुद्ध राशि में?

पेआउट उस बिक्री से अलग हो सकता है जिसके पीछे वह है। सिर्फ़ जमा दर्ज करने से बिक्री और खर्च, दोनों कटे हुए शुल्क जितने कम दिखते हैं। चालान को आय के रूप में और फिर जमा को भी आय के रूप में दर्ज करने से बिक्री दो बार गिनी जाती है।

बहीखाते में कुल बिक्री बिक्री के रूप में, शुल्क खर्च के रूप में और रिफ़ंड रिटर्न और छूट के रूप में दिखने चाहिए। Publication 334 इन्हें ग्राहकों को नकद या क्रेडिट रिफ़ंड, रिबेट और बिक्री मूल्य पर दूसरी छूट बताती है (Schedule C की line 2 पर रिपोर्ट)।

Form 1099-K शुल्क, रिफ़ंड या शिपिंग को छोड़े बिना कुल राशि रिपोर्ट करता है (निर्देश), इसलिए न वह और न पेआउट अपने आप आपकी बिक्री का आँकड़ा है। प्रोसेसर ने पेआउट से जो कर काटा (बैकअप विथहोल्डिंग, box 4 में रिपोर्ट) वह आपके लिए काटा गया कर है, शुल्क नहीं। इन्हें मिलाना बिक्री और पेआउट का मिलान में बताया है।

जो नकद कभी बैंक नहीं पहुँचता, उसका असर भी यही है। अगर व्यवसाय नकद लेता है और जमा करने से पहले गल्ले से कुछ लागतें चुकाता है, तो जमा राशियाँ बिक्री और खर्च, दोनों को कम दिखाती हैं। Publication 583 कहती है कि रोज़ की सारी प्राप्तियाँ व्यावसायिक खाते में जमा करें, और रजिस्टर टेप या बिक्री पर्चियों से बनी नकद बिक्री की रोज़ की सारांश शीट दिखाती है; देखें नकद व्यवसाय की बिक्री के रिकॉर्ड।

क्या बेचे गए माल की लागत और इन्वेंटरी सही हैं?

खुदरा या थोक व्यवसाय के लिए सकल मुनाफ़े को शुद्ध प्राप्तियों (कुल प्राप्तियों में से रिटर्न और छूट घटाकर) से भाग दें और नतीजे की तुलना कीमत तय करने की नीति से करें। थोड़ा फ़र्क बताता है कि सकल मुनाफ़ा सही है; बड़ा फ़र्क बता सकता है कि बिक्री, खरीद, इन्वेंटरी या दूसरी लागतें सही नहीं निकाली गईं (Publication 334)। जो व्यवसाय सिर्फ़ सेवाएँ बेचता है, वह यह जाँच छोड़ देता है।

सकल मुनाफ़े की तुलना बिक्री के हिस्से के रूप में करें, लागत पर मार्कअप के रूप में नहीं। एक ही कीमत पर बिक्री के हिसाब से प्रतिशत लागत के हिसाब से प्रतिशत से छोटा आता है।

अगर जाँच विफल हो, तो देखें कि शुरुआती इन्वेंटरी आम तौर पर पिछले साल की अंतिम इन्वेंटरी से मेल खाती है, खरीद में निजी इस्तेमाल के लिए लिया गया माल शामिल नहीं है, और अंतिम इन्वेंटरी दर्ज की गई गिनती से आई है (ये सब Publication 334 से)। छोटा व्यवसाय करदाता इन्वेंटरी न रखने का चुनाव कर सकता है; देखें छोटे विक्रेताओं के लिए इन्वेंटरी या सप्लाई।

आम तौर पर क्या छूट जाता है जो मुनाफ़ा बदल देता है?

मुख्य रूप से बैंक की गतिविधि से बने P&L में चार एंट्री छूट सकती हैं। छूटने पर हर एक मुनाफ़ा बढ़ाती है, सिवाय न चुकाए बिलों के, जो सिर्फ़ उपार्जन आधार पर मायने रखते हैं; नकद आधार पर बिल तब खर्च है जब चुकाया जाए।

अगर गलत मुनाफ़ा पहले से फ़ाइल किए गए रिटर्न या ऋण के कागज़ों में है, तो क्या करें?

बहीखाता ठीक करने से वह ठीक नहीं होता जो फ़ाइल या भेजा जा चुका है। रिटर्न और कर्ज़दाता की फ़ाइल, दोनों को अपना अलग सुधार चाहिए।

फ़ाइल किए गए व्यक्तिगत रिटर्न के लिए IRS कहता है कि गलती मिलने पर आपको संशोधित रिटर्न भरना पड़ सकता है, और Form 1040-X पहले फ़ाइल किए गए Form 1040 को सुधारता है। उस पर रिफ़ंड का दावा आम तौर पर मूल रिटर्न फ़ाइल करने के 3 वर्ष बाद या कर चुकाने के 2 वर्ष बाद, जो भी बाद में हो के भीतर फ़ाइल करना होता है (Form 1040-X के निर्देश)। साझेदारी या कंपनी के लिए देखें फ़ाइल किए गए व्यावसायिक रिटर्न को सुधारना।

बंद साल को बदलने से वे बैलेंस बदल जाते हैं जो फ़ाइल या रिपोर्ट हो चुके हैं (देखें कर फ़ाइल होने के बाद क्लोज़िंग डेट)। कर्ज़दाता या खरीदार के पास पुराने आँकड़े हैं, इसलिए पुराना P&L रखें, हर सुधार पर तारीख डालें और बदलावों की सूची बनाएँ (देखें कर्ज़दाता को आय साबित करना)।

उदाहरण

ये उदाहरण समझाने के लिए हैं; सभी राशियाँ अमेरिकी डॉलर में हैं।

निकासी और ऋण गलत जगह दर्ज

साझेदारी के रूप में कर देने वाली एक प्लंबिंग LLC के P&L में $5,000 का घाटा दिखता है। स्वामियों की $30,000 की निकासी खर्च में दर्ज थी, और $25,000 के ऋण की जमा राशि बिक्री में पड़ी है। निकासी हटाने से मुनाफ़े में $30,000 जुड़ते हैं। ऋण को बिक्री से हटाने से $25,000 घटते हैं। $5,000 का घाटा $0 मुनाफ़ा बन जाता है, और ऋण देनदारी के रूप में दिखता है।

पेआउट से कटे शुल्क

एक ऑनलाइन विक्रेता के P&L में $140,000 की बिक्री दिखती है, पर पेमेंट प्रोसेसर का Form 1099-K $168,000 रिपोर्ट करता है। मान लें कि पूरे $28,000 का अंतर पेआउट से कटे शुल्क हैं। बहीखाते में $168,000 की बिक्री और खर्च के रूप में $28,000 के शुल्क दिखने चाहिए। मुनाफ़ा नहीं बदलता, लेकिन अब बिक्री की पंक्ति फ़ॉर्म से मेल खाती है। अगर अंतर का कुछ हिस्सा रिफ़ंड या बिक्री कर होता, तो हर एक को ऊपर बताए तरीके से दर्ज किया जाता।

सकल मुनाफ़ा कीमत तय करने की नीति से बहुत दूर

एक खुदरा दुकान की शुद्ध प्राप्तियाँ $200,000 हैं और बेचे गए माल की लागत $120,000, इसलिए सकल मुनाफ़ा $80,000 है, यानी शुद्ध प्राप्तियों का 40%। उसकी कीमत नीति 55% का लक्ष्य रखती है, जो $110,000 होगा। $30,000 का यह अंतर इनमें से किसी की ओर इशारा करता है: बिक्री दर्ज नहीं हुई, खरीद में ऐसी मदें हैं जो इन्वेंटरी नहीं हैं या दो बार दर्ज हैं, अंतिम इन्वेंटरी कम गिनी गई, या नीति असली बिक्री कीमतों से अब मेल नहीं खाती।

आपके मामले में अलग है?

• कर्ज़दाता, खरीदार या CPA इंतज़ार कर रहा है और आप बता नहीं सकते कि कौन सा खाता गलत है: एक बार की सफ़ाई और बैंक रिकॉर्ड से दोबारा बनाना, दो अलग काम हैं (देखें बैंक विवरणों से बहीखाता दोबारा बनाना)। बहीखाते को कौन सा चाहिए, और पहले फ़ाइल हो चुके रिटर्न का क्या होगा, यह बहीखाता सहायता से तय करने की बात है। कर्ज़दाता के लिए यह भी देखें कर्ज़दाता को आय साबित करना।
• गलत मुनाफ़ा पहले से फ़ाइल किए गए रिटर्न में है: देखें फ़ाइल किए गए व्यावसायिक रिटर्न को सुधारना।
• बहीखाता महीनों या एक साल पीछे है: देखें पिछड़े हुए बहीखाते को पूरा करना और बहीखाता सहायता।
• तुलन पत्र भी गलत लगता है: जो ऋण, इक्विटी और देय बैलेंस साफ़ नहीं होते, उनकी वजह अक्सर P&L वाली ही होती है; देखें छोटे व्यवसाय का तुलन पत्र गलत क्यों दिखता है।
• पेआउट, शुल्क और Form 1099-K मेल नहीं खाते: बिक्री और पेआउट का मिलान देखें।
• निजी और व्यावसायिक पैसा एक ही खातों में है: देखें व्यावसायिक और निजी पैसे के मिश्रण को ठीक करना।
• आप तय कर रहे हैं कि यह खुद करते रहें या नहीं: देखें अपना बहीखाता खुद रखें या बहीखाता विशेषज्ञ रखें और महीने के अंत का क्लोज़ चेकलिस्ट।