損益表看起來不對？依序檢查常見記帳錯誤

為什麼我的利潤和銀行帳戶的錢對不上？

損益表（P&L）即使加總沒有錯，也可能與銀行對不上，因為利潤和現金是兩回事。有些現金進出不是收入或費用，例如：收到或償還的貸款、您投入或取出的資金、替州政府代收的銷售稅、購買的設備（一般須按年折舊），以及尚未售出的存貨。時間差也會造成差異，例如 12 月的銷售款在 1 月才收到，或帳單尚未支付。損益表看起來不對，常常是因為數字本身沒有算錯，而是交易被標錯類別或漏記了。

如果只涉及一家企業、一個期間和一組帳戶，而且沒有任何依錯誤數字提交的稅表或送交貸款機構的資料，一次性的整理可能就夠了。只要符合下列任何一種情況，就應交由專業人士判斷：

• 錯誤的利潤已經出現在已提交的稅表，或貸款、出售企業的資料包裡。
• 貸款機構、買家或 CPA 正在等您，而您說不清是哪個帳戶或哪個期間有問題。
• 帳簿已落後數個月，或個人與企業的資金共用同一個帳戶。
• 企業有存貨、有工資核算，或有多個實體。

請先備齊：該期間的銀行和信用卡對帳單、支付處理商的報表、貸款對帳單、工資報表、上一份已提交的稅表，以及存貨盤點記錄。Publication 583 列出了可以支持帳簿的證明文件。

應該依什麼順序檢查？要交給記帳員或 CPA 哪些資料？

請依下列順序檢查，因為每一步都會讓下一步的結果更可靠。每做完一步，就重新跑一次損益表，看看是哪個修正改變了利潤。

請交出上述各類對帳單、註明編製基礎（現金收付制或權責發生制）的損益表，以及一份簡短清單，列出您發現了什麼、改了什麼。

帳戶都對過帳了嗎？有沒有還沒分類的交易？

帳戶對帳完成，是指扣除尚未兌現的項目之後，帳簿的期末餘額與對帳單一致。Publication 583 指出，企業支票帳戶應每月對帳：這樣可以確認餘額、發現銀行收費，並更正對帳單、支票簿和帳簿中的錯誤。每個信用卡和貸款帳戶也都要這樣做。匯入的銀行交易同樣需要這項檢查（請參閱銀行自動匯入不等於對帳）。

要找餘額與對帳單不一致的帳戶、沒有對帳單的月份，以及停放在未分類帳戶或過渡帳戶（用來放還沒有人標註類別的交易）裡的項目。還要檢查帳戶的類型：屬於損益表的帳戶，已經用錯誤的標籤計入利潤；屬於資產負債表的帳戶，則完全不在利潤之內。如果已結帳月份的期初餘額變了，請參閱對帳的期初餘額不對。

還要找同一筆錢被算了兩次的情況。從銀行帳戶付款給企業自己的信用卡，或轉入儲蓄帳戶，都只是在帳戶之間移動資金，不是費用；費用是信用卡上的那筆消費。請參閱帳簿裡的信用卡還款。

我的記帳員用的是現金收付制還是權責發生制？

現金收付制在收到錢時才計入收入，在付出錢時才計入費用。權責發生制則在賺取收入、發生費用時就計入（Publication 334）。12 月的銷售款在 1 月才收到，或 12 月的帳單在 1 月才支付，兩種方法會把它們記在不同的期間。

先問清楚損益表是按哪種基礎編製的，再與上一份已提交稅表所用的方法比對（獨資經營者看 Schedule C 第 F 行）。Publication 334 指出，計算應稅收入和記帳應使用同一種會計方法。1065 表的填表說明指出，合夥企業的方法必須能與其帳簿和記錄對得上；1120-S 表的填表說明則指出，應依公司記帳一貫使用的方法計算收入。如果兩者不同，在更改任何一方之前，先查明原因；請參閱權責發生制帳簿與現金收付制稅表。

即使方法相同，帳簿和稅表也可能不同，因為稅表適用帳簿所沒有的稅務規則，例如差旅和招待費的限制。1065 表、1120 表和 1120-S 表的填表說明，都列有調節帳面收入與稅表收入的附表（Schedule M-1，較大的實體用 Schedule M-3）。出現差異本身，不代表損益表有錯；但如果差異沒人能解釋，就應該請教 CPA。

有些企業不能使用現金收付制。C 公司，或有 C 公司作為合夥人的合夥企業，除非符合例外規定，一般不可以。稅務庇護所（tax shelter），包括辛迪加（syndicate，即有 超過 35% 的虧損歸屬於不積極參與經營的所有者的實體），不可以使用現金收付制（1065 表和 1120 表的填表說明）。有存貨的企業，銷售和採購一般須採用權責發生制，除非屬於小型企業納稅人（Publication 538；Schedule C 填表說明；1120-S 表填表說明）。變更方法一般須用 3115 表取得 IRS 同意（Publication 538）；誰有資格，請參閱從現金收付制改為權責發生制。

貸款存款或我投入的資金，會被算成銷售嗎？

貸款存款和您投入企業的資金都不是收入。通過真實貸款借入的錢不是收入（Publication 334），Publication 583 建議把每筆存款的來源記為企業收入、個人資金或貸款。企業自己帳戶之間的轉帳，則不屬於這幾類。

請列出所有與客戶、發票或平台撥款對不上的存款：整數金額、貸款機構的名稱、所有者的名字、從儲蓄帳戶轉入的款項。貸款要記為債務（請參閱記錄企業貸款）。所有者投入的資金，依雙方約定和文件記載，是出資，還是所有者提供的貸款（請參閱所有者對 LLC 的出資還是貸款）；如果不清楚，應該請教 CPA。

用於企業的債務，其利息一般屬於費用，但有限制（Publication 334）。償還本金不是費用，只是減少債務。

我代收的銷售稅算收入嗎？

代收的銷售稅算不算收入，取決於法律向誰課稅。如果銷售稅是向買方課徵、由賣方代收並代繳，這筆稅款不是收入（Publication 334），也不是可扣除的費用（Schedule C 填表說明）。如果稅款是向賣方課徵、再向買方收取，代收的金額屬於總收入的一部分，而稅款作為稅費扣除（Publication 334；Schedule C 填表說明，第 23 行）。屬於哪一種，取決於該州法律如何規定這項稅，請向州稅務機關確認。如果州法律允許賣方保留一部分代收的稅款，那一部分就是 Schedule C 第 6 行的收入（Schedule C 填表說明）。

如果稅款是買方的，請檢查銷售行是否已把它排除在外，以及應付銷售稅的餘額是否與已申報的金額一致。如果稅款是賣方的，請檢查總收入是否包含它，以及是否已記一筆稅費。請參閱銷售稅分錄和應付銷售稅與申報表不符。

所有者提款、個人開支或設備，是不是被記在費用裡了？

所有者提款、個人帳單和設備購置，都不是一般費用。Schedule C 填表說明在其他費用中，排除了企業設備或家具、更換或永久性改良，以及個人、生活和家庭開支。

在 S 公司，付給高級職員的款項，凡屬為其服務而支付的合理報酬的部分，都必須按工資處理（1120-S 表填表說明）。請參閱記錄所有者提款，S 公司另請參閱 S 公司支付個人開支。

預計使用超過一年的財產，一般須分年折舊，而不是購買時一次全額扣除（Publication 334）。不過，三項稅務規則仍可以讓全部成本在第一年扣除：小額購置的 de minimis 安全港選擇（Schedule C 填表說明）、Section 179 選擇，以及額外折舊（bonus depreciation），除非企業選擇不適用，否則額外折舊適用於符合資格的財產（Publication 946）。移動任何一項之前，請先查看資產清單、帳簿的政策和已提交的稅表；請參閱小額購置是費用化還是資本化和設備購置第一年一次沖銷。用企業帳戶支付的個人帳單不可扣除，但仍須列入記錄（Publication 583）；請參閱整理混在一起的企業與個人資金。

平台撥款、手續費和退款，有沒有被重複計算或只記了淨額？

撥款金額可能與背後的銷售不同。只記存款，會讓銷售和費用都少計被扣掉的手續費。先把發票記成收入，再把存款也記成收入，就會把同一筆銷售算兩次。

帳簿應該把總銷售額記為銷售，把手續費記為費用，把退款記為銷貨退回與折讓。Publication 334 將其描述為付給客戶的現金或信用退款、回扣，以及銷售價格上的其他折讓（列在 Schedule C 第 2 行）。

1099-K 表報告的是不扣除手續費、退款或運費的總金額（填表說明），所以不論是它還是撥款金額，都不會自動等於您的銷售額。支付處理商從撥款中預扣的稅款（備用預扣稅，列在第 4 欄），是替您預扣的稅，不是手續費。如何核對，請參閱核對銷售與撥款。

沒有存進銀行的現金也有同樣的效果。如果企業收了現金，並在存款前直接從收銀機支付部分費用，存款就會同時少計銷售和費用。Publication 583 說明，應把每日所有收款存入企業帳戶，並列出根據收銀機收據帶或銷售單據編製的現金銷售日報；請參閱現金生意的銷售記錄。

銷貨成本和存貨對嗎？

對零售或批發企業，把毛利除以淨收入（總收入減去退貨和折讓），再把結果與定價政策比較。差距很小，表示毛利大致準確；差距很大，則可能表示銷售、採購、存貨或其他成本計算不準確（Publication 334）。只提供服務的企業可以略過這項檢查。

要比較的是毛利占銷售額的比例，而不是在成本上加成的比例。同樣的售價，按銷售額算出的百分比，比按成本算出的小。

如果這項檢查沒有通過，請檢查：期初存貨通常是否與上一年的期末存貨一致、採購是否已排除個人使用的貨品，以及期末存貨是否來自有記錄的盤點（以上都出自 Publication 334）。小型企業納稅人可以選擇不保留存貨；請參閱小賣家的存貨還是用品。

通常漏掉了哪些會影響利潤的項目？

主要根據銀行流水編製的損益表，可能漏掉四種分錄。漏掉任何一種，利潤都會偏高，只有未付帳單例外，它僅在權責發生制下才有影響；在現金收付制下，帳單要等付款時才算費用。

如果錯誤的利潤已經出現在已提交的稅表或貸款資料裡，怎麼辦？

更正帳簿，並不會更正已經提交或送出的資料。稅表和貸款機構的檔案，各自都需要單獨修正。

對於已提交的個人稅表，IRS 表示，發現錯誤後您可能需要更正，而 1040-X 表用來更正先前提交的 1040 表。據此提出的退稅申請，一般須在 提交原始稅表後 3 年，或繳稅後 2 年，以較晚者為準 內提交（1040-X 表填表說明）。合夥企業或公司的情況，請參閱更正已提交的企業稅表。

編輯已結帳的年度，會改動已申報或已報送的餘額（請參閱稅表提交後的結帳日期）。貸款機構或買家手上還是舊數字，所以請保留舊的損益表，為每項更正註明日期，並列出改了什麼（請參閱向貸款機構證明收入）。

舉例

以下例子僅供說明，所有金額均以美元計。

提款和貸款記錯了位置

某個按合夥企業課稅的水管工程 LLC，損益表顯示虧損 $5,000。所有者的提款 $30,000 被記成費用，而一筆 $25,000 的貸款存款被放在銷售裡。把提款移出費用，利潤增加 $30,000。把貸款移出銷售，利潤減少 $25,000。$5,000 的虧損變成 $0 的利潤，而貸款則作為債務列出。

從撥款中扣除的手續費

某網路賣家的損益表顯示銷售額 $140,000，但支付處理商的 1099-K 表報告 $168,000。假設 $28,000 的差額全部是從撥款中扣除的手續費。帳簿應顯示銷售額 $168,000，並把手續費 $28,000 記為費用。利潤不變，但銷售行現在與該表格一致。如果差額中有一部分是退款或銷售稅，則各自按上文所述處理。

毛利與定價政策相差很大

某零售店的淨收入為 $200,000，銷貨成本為 $120,000，因此毛利為 $80,000，即淨收入的 40%。其定價政策的目標是 55%，也就是 $110,000。這 $30,000 的差距，可能意味著有銷售沒有入帳、採購中包含不屬於存貨的項目或重複輸入、期末存貨盤點偏低，或政策已經與實際售價不符。

您的情況不同嗎？

• 貸款機構、買家或 CPA 正在等您，而您說不清是哪個帳戶有問題：一次性整理和根據銀行記錄重建，是兩種不同的工作（請參閱根據銀行對帳單重建帳簿）。帳簿需要哪一種，以及已提交的稅表該怎麼辦，應該向記帳協助諮詢並確定。如果是向貸款機構提供資料，另請參閱向貸款機構證明收入。
• 錯誤的利潤已經出現在已提交的稅表上：請參閱更正已提交的企業稅表。
• 帳簿已落後數個月或一年：請參閱補做逾期未做的帳簿和記帳協助。
• 資產負債表也看起來不對：清不掉的貸款、權益和應付款餘額，往往與損益表的問題有相同的原因；請參閱小型企業資產負債表看起來不對的原因。
• 撥款、手續費和 1099-K 表對不上：請按照核對銷售與撥款處理。
• 個人與企業的資金共用帳戶：請參閱整理混在一起的企業與個人資金。
• 您正在考慮是否繼續自己做帳：請參閱自己做帳還是請記帳員和月底結帳清單。