État des résultats erroné : quoi vérifier, dans l'ordre

Pourquoi mon bénéfice ne correspond-il pas au solde de mon compte bancaire?

Un état des résultats (P&L) peut être juste sur le plan arithmétique et ne pas concorder avec la banque, car bénéfice et encaisse sont deux choses différentes. Certains mouvements d'argent ne sont ni des revenus ni des dépenses : un prêt reçu ou remboursé, l'argent que vous avez investi ou retiré, la taxe de vente perçue pour l'État, l'équipement acheté (généralement amorti), les stocks non encore vendus. Le calendrier compte aussi : une vente de décembre payée en janvier, une facture pas encore payée. Un état des résultats qui semble erroné est souvent un calcul exact sur des opérations mal classées ou manquantes.

Un nettoyage ponctuel peut suffire lorsqu'il s'agit d'une seule entreprise, d'une seule période et d'un seul ensemble de comptes, et que rien n'a été produit ni remis à un prêteur avec de mauvais chiffres. Considérez que le dossier relève du jugement professionnel si l'une de ces situations s'applique :

• Le mauvais bénéfice figure déjà dans une déclaration produite ou dans un dossier de prêt ou de vente.
• Un prêteur, un acheteur ou un CPA attend et vous ne pouvez pas dire quel compte ou quelle période est erroné.
• Les livres ont des mois de retard, ou l'argent personnel et celui de l'entreprise partagent un compte.
• L'entreprise détient des stocks, verse de la paie ou compte plusieurs entités.

Rassemblez d'abord : les relevés bancaires et de carte de la période, les rapports des processeurs de paiement, les relevés de prêt, les rapports de paie, la dernière déclaration produite et les dénombrements de stocks. La Publication 583 énumère les pièces justificatives qui appuient les livres.

Dans quel ordre vérifier, et que remettre à un spécialiste de la tenue de livres ou à un CPA?

Vérifiez dans cet ordre, car chaque étape rend la suivante fiable. Relancez l'état des résultats après chaque étape pour voir quelle correction a fait bouger le bénéfice.

Remettez les relevés ci-dessus, l'état des résultats avec la méthode utilisée (caisse ou exercice) et une courte liste de ce que vous avez trouvé et modifié.

Mes comptes sont-ils rapprochés, et reste-t-il des opérations non catégorisées?

Un compte est rapproché lorsque le solde final des livres concorde avec le relevé, compte tenu des éléments non encore compensés. La Publication 583 recommande de rapprocher chaque mois le compte chèques de l'entreprise : on confirme le solde, on relève les frais bancaires et on corrige les erreurs du relevé, du chéquier et des livres. Faites de même pour chaque compte de carte et de prêt. Les opérations bancaires importées doivent quand même être vérifiées (voir les flux bancaires ne remplacent pas le rapprochement).

Cherchez un solde qui diffère du relevé, un mois sans relevé, et tout ce qui traîne dans un compte non catégorisé ou d'attente (un endroit pour les opérations que personne n'a classées). Vérifiez le type du compte : un compte de l'état des résultats compte déjà dans le bénéfice sous la mauvaise étiquette, et un compte du bilan n'est pas du tout dans le bénéfice. Si le solde d'ouverture d'un mois clos a changé, voir solde de départ du rapprochement incorrect.

Cherchez aussi le même argent compté deux fois. Un paiement du compte bancaire vers la carte de crédit de l'entreprise, ou un virement vers l'épargne, déplace de l'argent entre comptes et n'est pas une dépense; la dépense, c'est l'achat porté à la carte. Voir paiements de carte de crédit dans les livres.

Quelle méthode comptable mon spécialiste de la tenue de livres utilise-t-il, de caisse ou d'exercice?

La méthode de caisse compte les revenus à l'encaissement et les dépenses au paiement. La méthode d'exercice les compte lorsqu'ils sont gagnés et engagés (Publication 334). Une vente de décembre payée en janvier, ou une facture de décembre payée en janvier, tombe dans des périodes différentes selon la méthode.

Demandez sur quelle méthode l'état des résultats est établi, puis comparez-la à la méthode de la dernière déclaration produite (annexe C, ligne F, pour un entrepreneur individuel). La Publication 334 indique d'utiliser la même méthode comptable pour calculer le revenu imposable et pour tenir les livres. Les instructions du formulaire 1065 précisent que la méthode d'une société de personnes doit pouvoir être conciliée avec ses livres et registres, et celles du formulaire 1120-S disent de calculer le revenu selon la méthode utilisée régulièrement pour tenir les livres de la société. Si les deux diffèrent, trouvez pourquoi avant de changer l'une ou l'autre; voir livres selon la méthode d'exercice et déclaration selon la méthode de caisse.

Les livres et la déclaration peuvent différer même avec la même méthode, car la déclaration applique des règles fiscales que les livres ignorent, comme les limites sur les frais de déplacement et de représentation. Les instructions du formulaire 1065, du formulaire 1120 et du formulaire 1120-S comprennent chacune une annexe qui concilie le revenu selon les livres et le revenu selon la déclaration (annexe M-1, ou annexe M-3 pour les grandes entités). Un écart seul ne signifie pas que l'état des résultats est faux; un écart que personne ne peut expliquer est une question pour un CPA.

Certaines entreprises ne peuvent pas utiliser la méthode de caisse. Une société de type C, ou une société de personnes dont un associé est une société de type C, ne le peut généralement pas, sauf exception. Un abri fiscal, ce qui comprend un syndicat (une entité dont plus de 35 % des pertes vont à des propriétaires qui ne la gèrent pas activement), ne peut jamais utiliser la méthode de caisse (instructions des formulaires 1065 et 1120). Une entreprise qui détient des stocks utilise généralement la méthode d'exercice pour les ventes et les achats, sauf s'il s'agit d'un contribuable de petite entreprise (Publication 538; instructions de l'annexe C; instructions du formulaire 1120-S). Changer de méthode exige généralement le consentement de l'IRS sur le formulaire 3115 (Publication 538); voir passer de la méthode de caisse à la méthode d'exercice pour savoir qui y est admissible.

Les dépôts de prêt ou l'argent que j'ai investi sont-ils comptés comme ventes?

Ni un dépôt de prêt ni l'argent que vous investissez dans l'entreprise n'est un revenu. L'argent emprunté dans le cadre d'un prêt véritable n'est pas un revenu (Publication 334), et la Publication 583 suggère d'inscrire la source de chaque dépôt comme revenu d'entreprise, fonds personnels ou prêt. Un virement entre les comptes de l'entreprise n'est rien de tout cela.

Dressez la liste de chaque dépôt qui n'est pas lié à un client, à une facture ou à un versement de processeur : montants ronds, nom d'un prêteur, nom du propriétaire, virements d'une épargne. Inscrivez un prêt comme une dette (voir inscrire un prêt d'entreprise). L'argent investi par le propriétaire est un apport ou un prêt du propriétaire, selon ce qui a été convenu et documenté (voir apport ou prêt du propriétaire à votre LLC); si ce n'est pas clair, c'est une question pour un CPA.

Les intérêts sur une dette contractée pour l'entreprise sont généralement une dépense, sous réserve de limites (Publication 334). Le remboursement du capital n'est pas une dépense; il réduit la dette.

La taxe de vente que j'ai perçue est-elle un revenu?

Que la taxe de vente perçue soit un revenu dépend de la personne que la loi impose. La taxe de vente imposée à l'acheteur, que le vendeur doit percevoir et verser, n'est pas un revenu (Publication 334) et n'est pas une dépense déductible (instructions de l'annexe C). Si la taxe est imposée au vendeur et perçue auprès de l'acheteur, le montant perçu fait partie des recettes brutes et la taxe est déduite comme charge de taxe (Publication 334; instructions de l'annexe C, ligne 23). Le cas applicable dépend de la formulation de la loi de l'État; confirmez-le auprès de l'agence fiscale de l'État. Si l'État permet au vendeur de garder une partie de la taxe perçue, cette partie est un revenu à l'annexe C, ligne 6 (instructions de l'annexe C).

Si la taxe est celle de l'acheteur, vérifiez que la ligne des ventes l'exclut et que le solde de la taxe de vente à payer correspond à ce qui a été produit. Si c'est celle du vendeur, vérifiez que les recettes l'incluent et qu'une charge de taxe est inscrite. Voir écritures de journal de la taxe de vente et taxe de vente à payer qui ne correspond pas à la déclaration.

Des retraits du propriétaire, des dépenses personnelles ou de l'équipement se trouvent-ils dans les dépenses?

Les retraits du propriétaire, les factures personnelles et les achats d'équipement ne sont pas des dépenses ordinaires. Les instructions de l'annexe C excluent des autres dépenses l'équipement ou le mobilier d'entreprise, les remplacements ou améliorations permanentes, ainsi que les dépenses personnelles, de subsistance et familiales.

Dans une société de type S, les paiements à un dirigeant doivent être traités comme des salaires dans la mesure où ils constituent une rémunération raisonnable pour des services (instructions du formulaire 1120-S). Voir comptabiliser les retraits du propriétaire et, pour une société de type S, société de type S qui paie des dépenses personnelles.

Un bien censé durer plus d'un an est généralement amorti, et non déduit en entier à l'achat (Publication 334). Trois règles fiscales peuvent quand même permettre de déduire le coût complet dès la première année : le choix de la règle refuge de minimis pour les petits achats (instructions de l'annexe C), le choix de l'article 179, et l'amortissement bonifié (bonus depreciation), qui s'applique aux biens admissibles à moins que l'entreprise n'y renonce (Publication 946). Avant de déplacer un élément, vérifiez la liste des immobilisations, la politique des livres et la déclaration produite; voir passer en dépense ou immobiliser les petits achats et déduire l'équipement dès la première année. Les factures personnelles payées à partir du compte de l'entreprise ne sont pas déductibles, mais elles doivent quand même figurer dans les registres (Publication 583); voir corriger le mélange des fonds personnels et d'entreprise.

Les versements, les frais et les remboursements sont-ils comptés deux fois ou seulement nets?

Un versement peut différer des ventes qui le sous-tendent. N'inscrire que le dépôt sous-évalue à la fois les ventes et les dépenses du montant des frais prélevés. Inscrire la facture comme revenu, puis le dépôt comme revenu, compte la vente deux fois.

Les livres devraient montrer les ventes brutes comme ventes, les frais comme dépense et les remboursements comme retours et rabais, que la Publication 334 décrit comme les remboursements en argent ou en crédit aux clients, les ristournes et les autres rabais sur le prix de vente (déclarés à l'annexe C, ligne 2).

Le formulaire 1099-K déclare le montant brut sans égard aux frais, aux remboursements ni à l'expédition (instructions); ni lui ni le versement ne correspondent donc automatiquement à vos ventes. La retenue d'impôt que le processeur a prélevée sur les versements (retenue de réserve, déclarée à la case 4) est un impôt retenu pour vous, et non des frais. Leur rapprochement est expliqué dans rapprocher les ventes et les versements.

L'argent comptant qui n'arrive jamais à la banque a le même effet. Si l'entreprise encaisse de l'argent et paie certains coûts à même la caisse avant de déposer, les dépôts sous-évaluent à la fois les ventes et les dépenses. La Publication 583 dit de déposer toutes les recettes quotidiennes dans le compte de l'entreprise et présente un sommaire quotidien des ventes au comptant tiré de la bande de caisse ou des bordereaux de vente; voir registres des ventes d'une entreprise qui encaisse de l'argent comptant.

Le coût des marchandises et les stocks sont-ils justes?

Pour une entreprise de détail ou de vente en gros, divisez le bénéfice brut par les recettes nettes (recettes brutes moins retours et rabais) et comparez le résultat à la politique de prix. Un faible écart laisse penser que le bénéfice brut est exact; un grand écart peut indiquer que les ventes, les achats, les stocks ou d'autres coûts n'ont pas été calculés avec exactitude (Publication 334). Une entreprise qui ne vend que des services peut omettre ce test.

Comparez le bénéfice brut en pourcentage des ventes, et non la majoration sur le coût. Le même prix donne un pourcentage plus petit sur les ventes que sur le coût.

Si le test échoue, vérifiez que les stocks d'ouverture correspondent généralement aux stocks de clôture de l'an dernier, que les achats excluent les biens pris pour un usage personnel et que les stocks de clôture proviennent d'un dénombrement documenté (le tout selon la Publication 334). Un contribuable de petite entreprise peut choisir de ne pas comptabiliser de stocks; voir stocks ou fournitures pour les petits vendeurs.

Qu'est-ce qui manque souvent et fait bouger le bénéfice?

Quatre écritures peuvent manquer dans un état des résultats construit surtout à partir de l'activité bancaire. Chacune fait augmenter le bénéfice lorsqu'elle manque, sauf les factures impayées, qui comptent seulement selon la méthode d'exercice; selon la méthode de caisse, une facture est une dépense au moment du paiement.

Et si le mauvais bénéfice figure déjà dans une déclaration produite ou dans un dossier de prêt?

Corriger les livres ne corrige pas ce qui a été produit ou envoyé. La déclaration et le dossier du prêteur demandent chacun leur propre correction.

Pour une déclaration de particulier déjà produite, l'IRS indique que vous devrez peut-être la modifier après avoir trouvé une erreur, et le formulaire 1040-X corrige un formulaire 1040 déjà produit. Une demande de remboursement sur ce formulaire doit généralement être produite dans un délai de 3 ans après la production de la déclaration initiale ou 2 ans après le paiement de l'impôt, selon la dernière de ces dates (instructions du formulaire 1040-X). Pour une société de personnes ou une société, voir corriger une déclaration d'entreprise déjà produite.

Modifier une année close change des soldes déjà produits ou déclarés (voir date de clôture après la production des déclarations). Un prêteur ou un acheteur détient les anciens chiffres : conservez donc l'ancien état des résultats, datez chaque correction et dressez la liste de ce qui a changé (voir prouver ses revenus à un prêteur).

Exemple

Ces exemples sont illustratifs; tous les montants sont en dollars américains.

Retraits et prêt aux mauvais endroits

L'état des résultats d'une LLC de plomberie imposée comme société de personnes affiche une perte de 5 000 $. Les retraits des propriétaires, de 30 000 $, ont été inscrits en dépenses, et un dépôt de prêt de 25 000 $ se trouve dans les ventes. Retirer les retraits ajoute 30 000 $ au bénéfice. Retirer le prêt des ventes soustrait 25 000 $. La perte de 5 000 $ devient un bénéfice de 0 $, et le prêt apparaît comme une dette.

Frais déduits des versements

L'état des résultats d'un vendeur en ligne affiche 140 000 $ de ventes, mais le formulaire 1099-K du processeur de paiement déclare 168 000 $. Supposons que tout l'écart de 28 000 $ soit des frais prélevés sur les versements. Les livres devraient montrer des ventes de 168 000 $ et des frais de 28 000 $ en dépense. Le bénéfice ne change pas, mais la ligne des ventes concorde maintenant avec le formulaire. Si une partie de l'écart provenait de remboursements ou de taxe de vente, chacun serait traité comme décrit plus haut.

Bénéfice brut très éloigné de la politique de prix

Un commerce de détail a des recettes nettes de 200 000 $ et un coût des marchandises vendues de 120 000 $; son bénéfice brut est donc de 80 000 $, soit 40 % des recettes nettes. Sa politique de prix vise 55 %, ce qui donnerait 110 000 $. L'écart de 30 000 $ laisse penser à des ventes non enregistrées, à des achats qui comprennent des éléments qui ne sont pas des stocks ou saisis deux fois, à des stocks de clôture sous-évalués, ou à une politique qui ne correspond plus aux prix de vente réels.

Votre situation est différente?

• Un prêteur, un acheteur ou un CPA attend et vous ne pouvez pas dire quel compte est erroné : un nettoyage ponctuel et une reconstitution à partir des relevés bancaires sont deux travaux différents (voir reconstituer les livres à partir des relevés bancaires). Lequel des deux les livres exigent, et ce qui arrive à une déclaration déjà produite, est la question à régler avec une aide en tenue de livres. Pour un prêteur, voir aussi prouver ses revenus à un prêteur.
• Le mauvais bénéfice figure déjà dans une déclaration produite : voir corriger une déclaration d'entreprise déjà produite.
• Les livres ont des mois ou une année de retard : voir rattraper des livres en retard et aide en tenue de livres.
• Le bilan semble erroné aussi : les soldes de prêts, de capitaux propres et de comptes fournisseurs qui ne se règlent pas ont souvent la même cause que l'état des résultats; voir bilan d'une petite entreprise qui semble erroné.
• Les versements, les frais et le formulaire 1099-K ne concordent pas : suivez rapprocher les ventes et les versements.
• L'argent personnel et celui de l'entreprise partagent des comptes : voir corriger le mélange des fonds personnels et d'entreprise.
• Vous hésitez à continuer seul : voir tenir ses propres livres ou engager un spécialiste de la tenue de livres et la liste de vérification de la clôture mensuelle.