Gelir Tablosu Yanlış Görünüyorsa: Kontrol Sırası

Kârım neden banka hesabımla uyuşmuyor?

Gelir tablosu (P&L) doğru toplanabilir ve yine de bankayla uyuşmayabilir; çünkü kâr ile nakit aynı şey değildir. Bazı nakit hareketleri gelir veya gider değildir: alınan veya geri ödenen kredi, işletmeye koyduğunuz veya çektiğiniz para, devlet için topladığınız satış vergisi, satın aldığınız ekipman (genellikle amortisman yoluyla gidere dönüşür), henüz satmadığınız stok. Zamanlama da farklar yaratır: Aralık'ta yapılıp Ocak'ta tahsil edilen satış, henüz ödenmemiş fatura. Yanlış görünen bir gelir tablosu çoğu zaman yanlış etiketlenmiş veya eksik işlemler üzerinde doğru yapılmış bir hesaptır.

Tek bir işletme, tek bir dönem ve tek bir hesap grubu söz konusuysa ve yanlış rakamlarla hiçbir beyanname verilmemiş ya da bir bankaya gönderilmemişse, tek seferlik bir düzeltme yeterli olabilir. Aşağıdakilerden biri geçerliyse bunu profesyonel yargı gerektiren bir durum sayın:

• Yanlış kâr zaten verilmiş bir beyannamede veya bir kredi ya da satış dosyasında yer alıyor.
• Bir banka, alıcı veya CPA bekliyor ve hangi hesabın ya da dönemin yanlış olduğunu söyleyemiyorsunuz.
• Kayıtlar aylarca geride veya kişisel ve işletme parası aynı hesabı paylaşıyor.
• İşletmede stok var, bordro yürütülüyor ya da birden fazla işletme var.

Önce şunları toplayın: dönemin banka ve kart hesap özetleri, ödeme sağlayıcı raporları, kredi hesap özetleri, bordro raporları, son verilen beyanname ve stok sayımları. Publication 583, kayıtları destekleyen belgeleri listeler.

Hangi sırayla kontrol etmeliyim ve muhasebe sorumlusuna veya CPA'ya ne vermeliyim?

Bu sırayla kontrol edin; çünkü her adım bir sonrakini güvenilir kılar. Hangi düzeltmenin kârı değiştirdiğini görmek için her adımdan sonra gelir tablosunu yeniden çalıştırın.

Yukarıdaki hesap özetlerini, gelir tablosunu hangi esasa göre hazırladığınızla (nakit veya tahakkuk) birlikte ve bulduklarınızla değiştirdiklerinizin kısa bir listesini teslim edin.

Hesaplarımın mutabakatı yapılmış mı ve kategorisiz kalan bir şey var mı?

Defterlerdeki bitiş bakiyesi, henüz tahsil edilmemiş kalemler hesaba katıldığında hesap özetiyle uyuşuyorsa hesabın mutabakatı yapılmıştır. Publication 583, işletme çek hesabının her ay mutabakatının yapılmasını söyler: bu, bakiyeyi doğrular, banka ücretlerini yakalar ve hesap özetindeki, çek defterindeki ve kayıtlardaki hataları düzeltir. Aynı işlemi her kart ve kredi hesabı için de yapın. İçe aktarılan banka işlemlerinin de bu kontrole ihtiyacı vardır (bkz. banka bağlantısı mutabakat değildir).

Hesap özetiyle uyuşmayan bir bakiyeye, hesap özeti olmayan bir aya ve kategorisiz ya da bekletme hesabında (kimsenin etiketlemediği işlemlerin durduğu yer) bekleyen her şeye bakın. Hesabın türünü kontrol edin: gelir tablosundaki bir hesap yanlış etiketle zaten kâra dahildir, bilançodaki bir hesap ise kâra hiç dahil değildir. Kapanmış bir ayın açılış bakiyesi değiştiyse bkz. mutabakat başlangıç bakiyesinin yanlış çıkması.

Aynı paranın iki kez sayılıp sayılmadığına da bakın. Bankadan işletmenin kendi kredi kartına yapılan ödeme veya tasarruf hesabına yapılan transfer, hesaplar arasında para taşır ve gider değildir; gider, karttaki harcamadır. Bkz. kredi kartı ödemelerinin kayıtlara işlenmesi.

Muhasebe sorumlum hangi muhasebe yöntemini kullanıyor, nakit mi tahakkuk mu?

Nakit esasında gelir alındığında, gider ödendiğinde sayılır. Tahakkuk esasında gelir kazanıldığında, gider doğduğunda sayılır (Publication 334). Aralık'ta yapılıp Ocak'ta tahsil edilen bir satış ya da Aralık'ta gelip Ocak'ta ödenen bir fatura, her yöntemde farklı bir döneme düşer.

Gelir tablosunun hangi esasa göre çalıştırıldığını sorun, sonra bunu son verilen beyannamedeki yöntemle karşılaştırın (şahıs işletmesi sahibi için Schedule C, F satırı). Publication 334, vergilendirilebilir geliri hesaplarken ve defter tutarken aynı muhasebe yönteminin kullanılmasını söyler. Form 1065 talimatları, ortaklığın yönteminin defter ve kayıtlarıyla bağdaştırılabilir olması gerektiğini, Form 1120-S talimatları ise gelirin şirket defterlerinin tutulmasında düzenli olarak kullanılan yönteme göre hesaplanmasını söyler. İkisi farklıysa birini değiştirmeden önce nedenini bulun; bkz. tahakkuk esaslı defterler ve nakit esaslı vergi beyannamesi.

Defterler ve beyanname, aynı yöntemde bile farklı olabilir; çünkü beyanname, defterlerin uygulamadığı vergi kurallarını, örneğin seyahat ve ağırlama sınırlarını uygular. Form 1065, Form 1120 ve Form 1120-S talimatlarının her biri, defterlerdeki geliri beyannamedeki gelirle bağdaştıran bir cetvel içerir (Schedule M-1, daha büyük kuruluşlar için Schedule M-3). Tek başına bir fark, gelir tablosunun yanlış olduğu anlamına gelmez; kimsenin açıklayamadığı bir fark ise bir CPA'ya sorulacak bir sorudur.

Bazı işletmeler nakit esasını kullanamaz. C şirketi veya ortaklarından biri C şirketi olan bir ortaklık, bir istisna geçerli olmadıkça genellikle kullanamaz. Sendika (zararlarının %35'ten fazla oranındaki kısmı, işletmeyi fiilen yönetmeyen sahiplere giden kuruluş) dahil vergi sığınağı sayılan bir yapı nakit esasını hiçbir zaman kullanamayabilir (Form 1065 ve Form 1120 talimatları). Stoku olan bir işletme, küçük işletme mükellefi olmadıkça satışlar ve alımlar için genellikle tahakkuk esasını kullanır (Publication 538; Schedule C talimatları; Form 1120-S talimatları). Yöntemi değiştirmek için genellikle Form 3115 ile IRS onayı gerekir (Publication 538); kimlerin bundan yararlanabildiği için bkz. nakit esasından tahakkuk esasına geçiş.

Kredi olarak yatan para veya işletmeye koyduğum para satış olarak mı sayılıyor?

Ne kredi olarak yatan para ne de işletmeye koyduğunuz para gelirdir. Gerçek bir kredi yoluyla borç alınan para gelir değildir (Publication 334); Publication 583 ise her para yatırmanın kaynağının işletme geliri, kişisel kaynak veya kredi olarak kaydedilmesini önerir. İşletmenin kendi hesapları arasındaki bir transfer bunların hiçbiri değildir.

Bir müşteriye, faturaya veya ödeme aktarımına bağlanamayan her para yatırmayı listeleyin: yuvarlak tutarlar, bir kredi verenin adı, sahibin adı, tasarruf hesabından gelen transferler. Krediyi borç olarak kaydedin (bkz. işletme kredisinin kaydı). Sahibin koyduğu para, neyin kararlaştırılıp belgelendiğine göre sermaye katkısı veya sahibin verdiği kredidir (bkz. LLC'nize sahip katkısı mı kredi mi); bu belirsizse CPA'ya sorulacak bir sorudur.

İşletme için kullanılan bir borcun faizi, sınırlara tabi olmak üzere genellikle giderdir (Publication 334). Anaparayı geri ödemek gider değildir; borcu azaltır.

Topladığım satış vergisi gelir sayılır mı?

Topladığınız satış vergisinin gelir sayılıp sayılmadığı, kanunun kimi vergilendirdiğine bağlıdır. Alıcıya uygulanan, satıcının toplayıp devlete ödemesi gereken satış vergisi gelir değildir (Publication 334) ve indirilebilir bir gider de değildir (Schedule C talimatları). Vergi satıcıya uygulanıyor ve alıcıdan tahsil ediliyorsa, tahsil edilen tutar brüt hasılatın bir parçasıdır ve vergi, vergi gideri olarak indirilir (Publication 334; Schedule C talimatları, 23. satır). Hangi durumun geçerli olduğu eyalet kanununun vergiyi nasıl ifade ettiğine bağlıdır; bu yüzden eyalet vergi idaresine teyit ettirin. Eyalet, satıcının topladığı verginin bir kısmını elinde tutmasına izin veriyorsa, o kısım Schedule C'nin 6. satırında gelirdir (Schedule C talimatları).

Vergi alıcının vergisiyse, satış satırının bunu içermediğini ve ödenecek satış vergisi bakiyesinin verilen beyanla uyuştuğunu kontrol edin. Satıcının vergisiyse, hasılatın bunu içerdiğini ve bir vergi giderinin kaydedildiğini kontrol edin. Bkz. satış vergisi yevmiye kayıtları ve ödenecek satış vergisi beyannameyle uyuşmuyor.

Sahip çekimleri, kişisel harcamalar veya ekipman giderlerin içinde mi duruyor?

Sahip çekimleri, kişisel faturalar ve ekipman alımları olağan gider değildir. Schedule C talimatları, işletme ekipmanını veya mobilyasını, yenilemeleri veya kalıcı iyileştirmeleri ve kişisel, yaşam ve aile giderlerini diğer giderlerin dışında tutar.

S şirketinde bir yöneticiye yapılan ödemeler, hizmet karşılığı makul ücret oldukları ölçüde ücret sayılmalıdır (Form 1120-S talimatları). Bkz. sahibin çekimlerinin kaydı ve S şirketi için S şirketinin kişisel harcama ödemesi.

Bir yıldan uzun süre dayanması beklenen mal genellikle amortismana tabi tutulur; satın alındığında tamamı indirilmez (Publication 334). Yine de üç vergi kuralı tüm maliyeti ilk yıla yazdırabilir: küçük alımlar için de minimis güvenli liman seçimi (Schedule C talimatları), 179. madde seçimi ve işletme dışarıda kalmayı seçmedikçe nitelikli mallara uygulanan ek amortisman (Publication 946). Bir kalemi taşımadan önce varlık listesini, defterlerin politikasını ve verilen beyannameyi kontrol edin; bkz. küçük alımları gider yazma veya aktifleştirme ve ekipmanı ilk yıl gider yazma. İşletme hesabından ödenen kişisel faturalar indirilemez, ancak yine de kayıtlarda yer almalıdır (Publication 583); bkz. işletme ve kişisel paranın karışmasını düzeltme.

Ödeme aktarımları, ücretler ve iadeler iki kez mi sayılıyor yoksa yalnızca net mi kaydediliyor?

Ödeme aktarımı, arkasındaki satışlardan farklı olabilir. Yalnızca yatan parayı kaydetmek, kesilen ücretler kadar hem satışları hem de giderleri düşük gösterir. Faturayı gelir, sonra yatan parayı da gelir olarak kaydetmek ise satışı iki kez sayar.

Defterler brüt satışı satış, ücretleri gider ve iadeleri satış iadeleri ve indirimleri olarak göstermelidir; Publication 334 bunları müşterilere yapılan nakit veya kredi iadeleri, geri ödemeler ve satış fiyatından yapılan diğer indirimler olarak tanımlar (Schedule C, 2. satırda bildirilir).

Form 1099-K brüt tutarı ücretlere, iadelere veya nakliyeye bakmaksızın bildirir (talimatlar); bu yüzden ne form ne de ödeme aktarımı kendiliğinden satış rakamınızdır. Ödeme sağlayıcının aktarımlardan kestiği vergi (yedek stopaj, 4. kutuda bildirilir) sizin adınıza kesilmiş vergidir, ücret değildir. Bunların eşleştirilmesi satışların ve ödeme aktarımlarının mutabakatı rehberinde anlatılır.

Bankaya hiç ulaşmayan nakit de aynı etkiyi yaratır. İşletme nakit alıyor ve para yatırılmadan önce bazı giderleri kasadan ödüyorsa, yatırılan tutarlar hem satışları hem de giderleri düşük gösterir. Publication 583, günlük tüm hasılatın işletme hesabına yatırılmasını söyler ve yazar kasa fişlerinden veya satış makbuzlarından alınan nakit satışların günlük özetini gösterir; bkz. nakit işletmelerde satış kayıtları.

Satılan malın maliyeti ve stok doğru mu?

Perakende veya toptan satış yapan bir işletme için brüt kârı net hasılata (brüt hasılat eksi iadeler ve indirimler) bölün ve sonucu fiyatlama politikasıyla karşılaştırın. Küçük bir fark brüt kârın doğru olduğunu düşündürür; büyük bir fark satışların, alımların, stokun veya diğer maliyetlerin doğru hesaplanmadığını gösterebilir (Publication 334). Yalnızca hizmet satan bir işletme bu testi atlar.

Brüt kârı maliyete eklenen kâr oranı olarak değil, satışların yüzdesi olarak karşılaştırın. Aynı fiyat, satışlar üzerinden maliyete göre daha küçük bir yüzde verir.

Test başarısız olursa şunları kontrol edin: açılış stokunun genellikle geçen yılın kapanış stokuyla uyuşması, alımların kişisel kullanıma alınan malları içermemesi ve kapanış stokunun belgelenmiş bir sayımdan gelmesi (hepsi Publication 334'e göre). Küçük işletme mükellefi stok tutmamayı seçebilir; bkz. küçük satıcılar için stok veya sarf malzemesi.

Kârı değiştiren ve genellikle eksik olan nedir?

Çoğunlukla banka hareketlerinden oluşturulan bir gelir tablosunda dört kayıt eksik olabilir. Eksik olduğunda her biri kârı yükseltir; yalnızca ödenmemiş faturalar bunun dışındadır ve onlar sadece tahakkuk esasında önemlidir, çünkü nakit esasında fatura ödendiğinde gider olur.

Yanlış kâr zaten verilmiş bir beyannamede veya bir kredi dosyasında yer alıyorsa ne olur?

Defterleri düzeltmek, verilmiş veya gönderilmiş olanı düzeltmez. Beyanname ile kredi verenin dosyasının her biri kendi düzeltmesini gerektirir.

Verilmiş bireysel beyanname için IRS, bir hata bulduktan sonra düzeltme beyannamesi vermeniz gerekebileceğini söyler; Form 1040-X daha önce verilmiş bir Form 1040'ı düzeltir. Bu form üzerinden iade talebi genellikle asıl beyannamenin verilmesinden 3 yıl sonra veya verginin ödenmesinden 2 yıl sonra, hangisi daha sonraysa içinde yapılmalıdır (Form 1040-X talimatları). Ortaklık veya şirket için bkz. verilmiş bir işletme beyannamesini düzeltme.

Kapanmış bir yılı düzenlemek, zaten verilmiş veya bildirilmiş bakiyeleri değiştirir (bkz. vergiler verildikten sonra kapanış tarihi). Banka veya alıcı eski rakamları elinde tutar; bu yüzden eski gelir tablosunu saklayın, her düzeltmeyi tarihleyin ve nelerin değiştiğini listeleyin (bkz. bankaya gelir kanıtlama).

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır; tüm tutarlar ABD dolarıdır.

Yanlış yerlerdeki çekimler ve kredi

Ortaklık olarak vergilendirilen bir tesisat LLC'sinin gelir tablosunda $5.000 zarar görünür. Sahiplerin $30.000 tutarındaki çekimleri gider olarak kaydedilmiş ve $25.000 tutarındaki kredi yatışı satışların içinde durmaktadır. Çekimleri çıkarmak kâra $30.000 ekler. Krediyi satışlardan çıkarmak $25.000 düşer. $5.000 zarar $0 kâra döner ve kredi bir borç olarak görünür.

Ödeme aktarımlarından düşülen ücretler

Bir çevrimiçi satıcının gelir tablosunda $140.000 satış görünür, ancak ödeme sağlayıcının Form 1099-K belgesi $168.000 bildirir. $28.000 tutarındaki farkın tamamının ödeme aktarımlarından kesilen ücretler olduğunu varsayalım. Defterler $168.000 satış ve gider olarak $28.000 ücret göstermelidir. Kâr değişmez, ancak satış satırı artık forma bağlanır. Farkın bir kısmı iade veya satış vergisi olsaydı, her biri yukarıda anlatıldığı gibi işlem görürdü.

Brüt kâr, fiyatlama politikasından çok uzak

Bir perakende mağazasının net hasılatı $200.000 ve satılan malın maliyeti $120.000'dır; yani brüt kâr $80.000, net hasılatın %40'ıdır. Fiyatlama politikası %55'i hedefler; bu $110.000 olurdu. $30.000 tutarındaki fark şunlara işaret eder: kaydedilmemiş satışlar, stok olmayan veya iki kez girilmiş kalemleri içeren alımlar, çok düşük sayılmış bir kapanış stoku ya da gerçek satış fiyatlarıyla artık uyuşmayan bir politika.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Bir banka, alıcı veya CPA bekliyor ve hangi hesabın yanlış olduğunu söyleyemiyorsanız: tek seferlik bir düzeltme ile banka kayıtlarından yeniden oluşturma farklı işlerdir (bkz. banka hesap özetlerinden defterleri yeniden oluşturma). Defterlerin hangisine ihtiyaç duyduğu ve zaten verilmiş bir beyannameye ne olacağı, muhasebe kayıtları desteği ile netleştirilecek sorudur. Banka için ayrıca bkz. bankaya gelir kanıtlama.
• Yanlış kâr zaten verilmiş bir beyannamede yer alıyorsa: bkz. verilmiş bir işletme beyannamesini düzeltme.
• Kayıtlar aylarca veya bir yıl geride kaldıysa: bkz. gecikmiş kayıtların tamamlanması ve muhasebe kayıtları desteği.
• Bilanço da yanlış görünüyorsa: kapanmayan kredi, özkaynak ve borç bakiyeleri çoğu zaman gelir tablosuyla aynı nedene sahiptir; bkz. küçük işletme bilançosu yanlış görünüyor.
• Ödeme aktarımları, ücretler ve Form 1099-K birbirini tutmuyorsa: satışların ve ödeme aktarımlarının mutabakatı rehberini izleyin.
• Kişisel ve işletme parası aynı hesapları paylaşıyorsa: bkz. işletme ve kişisel paranın karışmasını düzeltme.
• Bu işi kendiniz yapmaya devam edip etmeyeceğinize karar veriyorsanız: bkz. kendi kayıtlarınızı tutmak mı muhasebe sorumlusu tutmak mı ve ay sonu kapanış kontrol listesi.