بدائل QuickBooks الأرخص: ما يحتاجه محاسبك CPA

ماذا يعني أن يكون بديل QuickBooks مدعومًا من محاسبي CPA؟

لا تسمّي IRS أي برنامج محاسبة مطلوبًا أو معتمدًا. ويمكنك استخدام أي نظام سجلات يبيّن الدخل والمصروفات بوضوح (IRS: حفظ السجلات)، ما دامت الدفاتر أو السجلات كافية لإثبات إجمالي الدخل والخصومات والائتمانات (⁦26 CFR 1.6001-1⁩). وإذا كان النظام برنامجًا حاسوبيًا، فيجب أن تستطيع إنتاج سجلات مقروءة تتطابق مع دفاترك وإقرارك وتتضمن تفاصيل كافية لتحديد المستندات المصدرية (المنشور 583). أما البرامج التي سيعمل بها محاسبك أو محاسب CPA الخاص بك فقراره هو، ولا يوجد مصدر رسمي يسردها، لذا اسأله أولًا، ثم حمّل أرقام العام الماضي في البرنامج الجديد وتحقق من تطابق التقارير. وعمليًا يتلخص الأمر في خمسة فحوص:

1. التقارير. ينتج البرنامج دفتر الأستاذ العام وميزان المراجعة وقائمة الأرباح والخسائر والميزانية العمومية وتسويات الحسابات المصرفية لأي فترة زمنية.
2. الوصول. يستطيع محاسبك تسجيل الدخول، أو تستطيع إرسال ملف تصدير كامل.
3. الربط. كل حساب يقع في سطر واحد من إقرارك، وأموال المالك لا تدخل في الدخل أو المصروفات.
4. الخروج. تستطيع إخراج جميع بياناتك، بما في ذلك بعد الإلغاء.
5. السجل التاريخي. تنتقل الرواتب وضريبة المبيعات وإجماليات النموذج 1099. وتبدأ الدفاتر الجديدة من أرصدة افتتاحية (ما يحتويه كل حساب يوم البدء)، وتتطابق في تاريخ التحويل، وهو اليوم الذي يتولى فيه البرنامج الجديد العمل، مع الملف القديم.

تكون الحالة غير بسيطة إذا:

• لم يذكر محاسبك البرامج التي يعمل بها، أو ليس لديك محاسب. لا تلغِ شيئًا قبل حسم ذلك: فالاختيار وأول عمليات التصدير وتاريخ التحويل تتوقف على نوع إقرارك وما يحتويه الملف القديم.
• تُقدَّم إقرارات الرواتب أو ضريبة المبيعات عبر المزوّد نفسه الذي يدير الدفاتر. عندها ينقل التحويل الأجور منذ بداية السنة والإيداعات والإقرارات المقدمة، إضافة إلى دفتر الأستاذ.
• النشاط شراكة أو شركة S. تتتبع الشراكة حساب رأس مال كل شريك، وتتتبع شركة S توزيعات كل مساهم وقروضه. وينبغي أن تتفق الميزانية العمومية في الإقرار، حين تكون مطلوبة، مع الدفاتر.
• الدفاتر متأخرة أو لا تتطابق مع الكشوف. سيرث الملف الجديد كل خطأ في القديم.
• طلبت IRS سجلاتك. في فحوص الأعمال الصغيرة تطلب IRS غالبًا ملف النسخ الاحتياطي للبرنامج وحساب المسؤول، وتقول إن ملفًا أُعيد بناؤه أو أُعيد إدخاله لا يلبي طلب الملف الأصلي.

جهّز أولًا: آخر إقرار قدّمته، وتقارير هذا العام من البرنامج القديم، وقائمة بكل من لديه وصول، ومزودي الرواتب وضريبة المبيعات، وما ذكره محاسبك أنه يحتاجه.

ما التقارير التي يجب أن ينتجها برنامج محاسبة أرخص؟

ينبغي أن ينتج دفتر الأستاذ العام وميزان المراجعة وقائمة الأرباح والخسائر والميزانية العمومية وتسويات الحسابات المصرفية لأي فترة، لأن محاسبك سيعمل منها. وتضع IRS اختبارًا، لا قائمة تقارير: يجب أن تتطابق إجماليات الحسابات مع الدفاتر والإقرار، وأن تؤدي تفاصيل المعاملات إلى المستندات المصدرية (Revenue Procedure 98-25، القسم 5). ويغطي Revenue Procedure الأعمال الأصغر حين يوجد جزء من المعلومات المطلوبة في ملفات حاسوبية فقط، وهذا هو الحال عادةً مع برامج المحاسبة (القسم 3).

إذا قدّم المزوّد نسخة تجريبية أو ملفًا نموذجيًا، فحمّل معاملات العام الماضي وشغّل كل تقرير قبل أن تلغي أي شيء. وتجد التقارير المناسبة لكل إقرار في الدفاتر إلى الإقرار الضريبي للنشاط.

هل يستطيع محاسبي الدخول، وهل أستطيع أخذ كل بياناتي إذا غادرت؟

يحتاج محاسبك إما إلى حساب دخول خاص به وإما إلى تصدير كامل، وأنت تحتاج إلى طريقة لإخراج كل شيء قبل انتهاء الاشتراك القديم. وتطلب IRS مبكرًا في كثير من الفحوص ملف النسخ الاحتياطي لبرنامج المحاسبة وحساب المسؤول، وتقول إن ملف النسخ الاحتياطي يتيح للفاحص اختبار السجلات الأصلية بطريقة لا تتيحها تقارير مصدّرة إلى جدول بيانات (أسئلة IRS الشائعة عن سجلات البرامج). واستخدام مزوّد لاستضافة دفاترك لا يعفيك من واجب حفظ السجلات (Revenue Procedure 98-25، القسم 3).

اسأل المزوّد قبل أن تشتري:

• هل أستطيع تنزيل نسخة كاملة من بياناتي مع المرفقات، وبأي صيغة؟
• إذا خفّضت الخطة أو ألغيتها، فماذا أحتفظ به، وإلى متى أستطيع تسجيل الدخول أو التنزيل؟
• هل يوجد دور مسؤول (administrator) أتحكم فيه؟
• أي من هذه يكلف إضافة: حساب دخول للمحاسب، أو مستخدمون إضافيون، أو تخزين الإيصالات، أو الرواتب، أو تقديم النموذج 1099، أو الربط المصرفي، أو سنوات من السجل؟
• هل السعر الذي أراه سعر الفترة الأولى، وكم يصبح بعدها؟
• إذا كانت لدي حسابات مصرفية أو فواتير بعملة أخرى، فهل تسجّل الخطة المبلغ بتلك العملة إضافة إلى الدولار؟

تقول IRS إنها تستطيع قراءة ملفات البرامج التي تستخدمها معظم الأعمال، وتطلب من دافعي الضرائب استشارة الفاحص قبل إرسال أي ملف إلكتروني (الأسئلة الشائعة، السؤال 4). ويهم هذا أكثر مع البرنامج الأقل شيوعًا. ولإعطاء مسؤول مسك الدفاتر وصولًا دون السماح له بتحريك الأموال، راجع منح مسؤول مسك الدفاتر وصولًا إلى حساباتك.

هل ستُربط فئات البرنامج الجديد بإقراري الضريبي؟

نعم، إذا كان كل حساب يُربط بسطر واحد في الإقرار وتبقى أموال المالك منفصلة عن الدخل والمصروفات. فكل برنامج يأتي بفئاته الافتراضية الخاصة. أما الإقرار فيستخدم التعريفات الواردة في تعليمات نماذج IRS، فيربط محاسبك بين الاثنين. وما يجب أن يتيحه البرنامج الجديد هو دليل حسابات تستطيع تعديله.

تأكد من أنك تستطيع إضافة الحسابات وإعادة تسميتها ودمجها. تحتاج الشراكة إلى حساب رأس مال لكل شريك، وتحتاج شركة S إلى حسابات للتوزيعات والقروض لكل مساهم. وتجد قائمة بداية لـ Schedule C في دليل الحسابات لـ Schedule C.

ما الذي أتحقق منه قبل نقل الرواتب وضريبة المبيعات ونماذج 1099 والربط المصرفي والمخزون؟

تحتفظ الرواتب وضريبة المبيعات وإجماليات المقاولين كل منها بسجل لا يحتويه دفتر الأستاذ، ويحتاج الربط المصرفي والمخزون إلى فحص في تاريخ التحويل. استخدم الجدول.

الربط التلقائي بالبنك وحده لا يثبت أن الدفاتر صحيحة؛ راجع الربط التلقائي بالبنك ليس تسوية.

ما حجم السجل التاريخي الذي أنقله، وكيف أثبت الأرصدة المنقولة؟

انقل الأرصدة الافتتاحية في تاريخ واحد، إضافة إلى المعاملات اللاحقة له التي يريدها محاسبك فقط. فالأرصدة تتضمن أصلًا كل ما يؤرَّخ في ذلك اليوم أو قبله، فأدخل كل معاملة مرة واحدة. ثم أثبت النقل بمطابقة ميزان المراجعة الجديد مع القديم، حسابًا بحساب، في تاريخ التحويل.

احتفظ بالملف القديم وتقاريره ما دامت السنوات التي يغطيها قابلة للفحص، وعادةً 3 سنوات من التقديم؛ وتجد كل المدد في السجلات التي تحتفظ بها عند إلغاء QuickBooks. وفي مثال Revenue Procedure نفسه عن استبدال برنامج المحاسبة، لا حاجة إلى إخطار IRS لأن السجلات القديمة ما زال بالإمكان استرجاعها ومعالجتها (Revenue Procedure 98-25، القسمان 4 و8).

تقول IRS إن الملف المُعاد إدخاله أو المُلخَّص لا يلبي طلب السجلات الأصلية للسنوات قيد الفحص، وإن التلخيص مقبول فقط للتواريخ الأقدم التي لا تؤثر في تلك السنوات (الأسئلة الشائعة، السؤالان 10 و14). لذا أبقِ الملف الأصلي مقروءًا لكل سنة قد تُفحص.

لإثبات الأرصدة:

1. شغّل ميزان مراجعة في البرنامج القديم في تاريخ التحويل واحفظه.
2. حمّل الأرصدة الافتتاحية وأي معاملات لاحقة في البرنامج الجديد، كل منها مرة واحدة، وشغّل ميزان مراجعة في تاريخ التحويل. يجب أن يتطابق كل حساب؛ دوّن كل فرق وسببه.
3. طابق الحسابات المصرفية وحسابات البطاقات مع الكشوف، والفواتير المفتوحة مع القوائم، والقروض مع كشوف المقرضين، والتزامات الرواتب مع آخر نموذج 941 والإيداعات، وحقوق الملكية مع الدفاتر القديمة في التاريخ نفسه. وينبغي أن تتفق حقوق الملكية الختامية للعام الماضي أيضًا مع الميزانية العمومية في آخر إقرار قدّمته، أو أن تستطيع تفسير سبب الاختلاف. ويستخدم رأس مال الشريك في ⁦K-1⁩ الأساس الضريبي، ولا توجد ميزانية عمومية في Schedule C.
4. احتفظ بميزاني المراجعة وبعمل المطابقة وبملاحظة عما تغيّر وفي أي تاريخ. ويطلب Revenue Procedure أن تتضمن وثائق النظام التغييرات في النظام وتواريخ سريانها (القسم 6).

تجد تفاصيل الأرصدة الافتتاحية في الأرصدة الافتتاحية بعد تغيير المحاسب، وتفاصيل التوقيت في تغيير برنامج المحاسبة في منتصف السنة.

هل يكفي جدول بيانات أو خطة أساسية لنشاط بسيط؟

أحيانًا. تتيح لك IRS اختيار أي نظام يبيّن الدخل والمصروفات بوضوح، وتقول إن نظام القيد المفرد قد يكون بسيطًا وعمليًا إذا كنت تبدأ نشاطًا صغيرًا (المنشور 583). ويتوقف عن الكفاية عندما لا يستطيع إثبات أن السجلات متطابقة وقابلة للتتبع إلى المستندات المصدرية، أو عندما تحتاج الرواتب أو المخزون أو نماذج المقاولين أو عدة مالكين أو مقرض أو مستثمر إلى ما لا يستطيع إنتاجه.

يمكن أن يكفي أي من هذه إذا اجتاز الفحوص الخمسة (التقارير والوصول والربط والخروج والسجل التاريخي) واستطعت وصف ضوابطه ضد التغييرات غير المصرح بها، كما في الصف الأخير من جدول التقارير:

سعّر الخطة مع تشغيل كل ما في هذه الصفحة: حساب دخول محاسبك، والمستخدمون، والربط المصرفي، والرواتب ونماذج المقاولين. والخطة التي تفتقر إلى أحدها ليست الخطة الأرخص. وقد تكلّف رسوم أقل أكثر في المجموع إذا اضطررت لاحقًا إلى إعادة بناء الدفاتر: سجل لا يتطابق، أو أموال مالك مختلطة، أو رواتب نُقلت دون إجماليات منذ بداية السنة.

ماذا أسأل محاسبي قبل أن أنتقل؟

اطرح هذه الأسئلة كتابةً قبل أن تلغي أو تدفع عن سنة:

1. ما البرامج التي تعمل منها، وأيها تفضّل أن أتجنبه؟
2. هل تريد حساب دخول أم ملفًا أم تقارير شهرية، وأي تقارير؟
3. هل تتغير أتعابك بحسب البرنامج الذي أختاره؟
4. ما تاريخ التحويل الذي تريده، وهل ستراجع الأرصدة الافتتاحية قبل أن أبدأ التشغيل الفعلي؟
5. من يقدّم إقرارات الرواتب وضريبة المبيعات أثناء التحويل، وماذا تحتاج من البرنامج القديم؟
6. كيف سنؤرشف الملف القديم، ومن يحتفظ به؟
7. ماذا تشترط بشأن حسابات الدخول ومشاركة الملفات؟ يجب على معدّي الإقرارات الاحتفاظ بخطة أمنية مكتوبة لبيانات العملاء (المنشور 4557).

إذا لم يكن لديك محاسب، أو لم يقل محاسبك البرامج التي يعمل منها، فاحسم ذلك قبل أن تشتري أو تلغي أي شيء. ويوضح مسؤول مسك الدفاتر أم المحاسب أم CPA من يقوم بماذا، ويغطي أسئلة قبل توظيف مسؤول مسك الدفاتر الباقي. أو راجع مساعدة مسك الدفاتر.

مثال

هذه الأمثلة توضيحية وبالدولار الأمريكي.

مقاول يقدّم Schedule C

مقاول إيراداته 90,000 دولار ويجري نحو 40 معاملة شهريًا يقدّم Schedule C. قبل المغادرة، يطلب المقاول من المحاسب قائمة بالبرامج المدعومة ويختار منها. ثم يحمّل معاملات العام الماضي في ملف تجريبي، فتتطابق قائمة الأرباح والخسائر مع البرنامج القديم. ويقع العمل التعاقدي في حساب واحد يُربط بالسطر 11. وقبل الإلغاء، ينزّل المقاول تصديرًا كاملًا للمعاملات مع المرفقات.

شركة S لديها موظفون

شركة S إيراداتها 600,000 دولار ولديها ثلاثة موظفين تدير الرواتب لدى المزوّد نفسه الذي يدير دفاترها. افترض أن الأجور 180,000 دولار في السنة، مدفوعة بالتساوي، دون استقطاعات قبل الضريبة ودون أن يتجاوز أحد حد أجور الضمان الاجتماعي. وعند التحويل في 1 يوليو يجب نقل 90,000 دولار من الأجور المدفوعة حتى 30 يونيو، إضافة إلى الاستقطاع والإيداعات المنفذة فعلًا، بحيث تُظهر النماذج ⁦W-2⁩ للسنة 180,000 دولار وتتطابق مع نماذج 941 الأربعة. وتفصل الدفاتر الجديدة أيضًا أجر المسؤول عن الأجور الأخرى وقروض المساهمين عن المصروفات.

مستخدم لنسخة سطح المكتب لديه 12 سنة من السجل

لدى نشاط 12 سنة من السجل في ملف سطح المكتب، ويتحول في 1 يناير. فيحمّل الأرصدة الافتتاحية المؤرخة في بداية السنة قبل سنتين، ثم المعاملات منذ ذلك الحين، بحيث يتطابق ميزان المراجعة في تاريخ التحويل 1 يناير مع ميزان الملف القديم. ويؤرشف الملف القديم للقراءة فقط مع تقارير مصدّرة لكل سنة. ومن المرجح أن أقدم السنوات خارج مدة الاحتفاظ المعتادة، لكن الملف يبقى لأن سجلات الأصول تستمر حتى تنتهي مدة التقادم للسنة التي يُباع فيها كل أصل.

هل وضعك مختلف؟

• أنت على وشك الإلغاء أو التحويل ولم يذكر محاسبك ما سيعمل به، أو توجد الرواتب وضريبة المبيعات وسجل السنوات السابقة في البرنامج القديم: يتوقف الإعداد وأول عمليات التصدير وتاريخ التحويل على نوع إقرارك وما يحتويه الملف القديم. احسمها قبل أن تلغي. راجع السجلات التي تحتفظ بها عند إلغاء QuickBooks، ثم مساعدة مسك الدفاتر.
• ليس لديك محاسب، أو لا يقول محاسبك أي برنامج يدعمه: إجابته تحدد البرامج التي تستطيع استخدامها، فاحسم أولًا من يعد إقرارك. راجع كم يكلف مسك الدفاتر شهريًا، ثم مساعدة مسك الدفاتر.
• دفاترك متأخرة أو لا تتطابق مع الكشوف: سينقل الملف الجديد الأخطاء معه. راجع تنظيف الدفاتر أم البدء من جديد واستكمال الدفاتر المتأخرة، ثم مساعدة مسك الدفاتر.
• طلبت IRS سجلاتك: تطلب IRS غالبًا ملف النسخ الاحتياطي الأصلي وحساب المسؤول، فاحصل على مساعدة قبل أن تغيّر أو تلخّص أو تلغي أي شيء. راجع غرامات عدم حفظ سجلات النشاط التجاري ومساعدة مسك الدفاتر.
• أنت شركة S أو شراكة لها عدة مالكين: راجع برامج مسك الدفاتر لشركة S وحسابات رأس مال الشركاء. وإذا لم تتفق الأرصدة الافتتاحية مع الدفاتر القديمة، أو لم تستطع تفسير الفرق من آخر إقرار قدّمته، أو لم تتفق حسابات المالكين، فاطلب مراجعة الإعداد قبل التشغيل الفعلي. راجع مساعدة مسك الدفاتر.
• نشاطك يعمل في الولايات المتحدة وكندا معًا، أو لديك حسابات بعملة أخرى: راجع QuickBooks كندا أم الولايات المتحدة لنشاط في بلدين وحسابات العملات الأجنبية في الدفاتر الأمريكية، ثم مساعدة مسك الدفاتر.
• مزود الرواتب لديك يتغير أيضًا: راجع تغيير مزود الرواتب.
• تستخدم QuickBooks Desktop أو QuickBooks Self-Employed: راجع إيقاف QuickBooks Desktop وإغلاق QuickBooks Self-Employed.
• تختار بين QuickBooks Online ومنصة أخرى، أو تجاوزت حزمة الأعمال الصغيرة: راجع مقارنة QuickBooks Online بمنصة أخرى وتجاوز QuickBooks لحاجتك.