Para quem é
- Empresários individuais, sociedades de pessoas e corporações S dos EUA que estão deixando o QuickBooks por um software mais barato
- Proprietários cujo contador prepara um Schedule C, um Form 1065 ou um Form 1120-S a partir da escrituração
- Proprietários com folha de pagamento, imposto sobre vendas ou anos de histórico no arquivo antigo
Não abordado aqui
- Comparação de produtos de software ou de preços de planos
- Troca no meio do ano ou no fim do ano, e saldos iniciais em detalhe
- Quais registros exportar antes de cancelar e todos os prazos de guarda por completo
- Regras estaduais de guarda de registros do imposto sobre vendas
- Exigências de registros para uma corporação C (Form 1120)
O que significa uma alternativa ao QuickBooks que o meu contador aceita?
O IRS não indica nenhum software de contabilidade obrigatório ou aprovado. Você pode usar qualquer sistema de registros que mostre com clareza receitas e despesas (IRS: guarda de registros), desde que os livros ou registros sejam suficientes para comprovar a renda bruta, as deduções e os créditos (26 CFR 1.6001-1). Se for um programa de computador, você deve conseguir gerar registros legíveis que fechem com a escrituração e com a declaração e tragam detalhe suficiente para identificar os documentos de origem (Publication 583). Quais programas o seu contador ou CPA (contador público habilitado) aceita usar é decisão dele, e nenhuma fonte oficial os lista; por isso, pergunte primeiro, depois carregue os números do ano passado no novo programa e confira se os relatórios batem. Na prática, são cinco verificações:
- Relatórios. O programa gera livro-razão, balancete, demonstração do resultado, balanço patrimonial e conciliações bancárias para qualquer período.
- Acesso. Seu contador consegue fazer login, ou você pode enviar uma exportação completa.
- Mapeamento. Cada conta cai em uma linha da sua declaração, e o dinheiro do proprietário fica fora de receitas e despesas.
- Saída. Você consegue retirar todos os seus dados, inclusive depois de cancelar.
- Histórico. Os totais de folha de pagamento, imposto sobre vendas e Form 1099 migram. A nova escrituração parte de saldos iniciais (o que cada conta guarda no dia em que ela começa) e, na data de virada, o dia em que o novo programa assume, ela bate com o arquivo antigo.
Um caso não é simples quando:
- Seu contador não disse com quais programas trabalha, ou você não tem contador. Não cancele nada até resolver isso: a escolha, as primeiras exportações e a data de virada dependem do tipo da sua declaração e do que o arquivo antigo contém.
- A folha de pagamento ou as declarações de imposto sobre vendas passam pelo mesmo fornecedor da escrituração. A troca então leva também salários acumulados no ano, recolhimentos e declarações entregues, além do livro-razão.
- O negócio é uma sociedade de pessoas ou uma corporação S. A sociedade de pessoas acompanha a conta de capital de cada sócio, e a corporação S, as distribuições e os empréstimos de cada acionista. O balanço patrimonial da declaração, quando exigido, deve concordar com a escrituração.
- A escrituração está atrasada ou não concilia. O novo arquivo herda todos os erros do antigo.
- O IRS pediu seus registros. Em auditorias de pequenas empresas, o IRS costuma pedir o arquivo de backup do software e o login de administrador, e diz que um arquivo reconstruído ou digitado de novo não atende a um pedido do original.
Reúna primeiro: sua última declaração entregue, os relatórios deste ano do software antigo, a lista de todos que têm acesso, seus provedores de folha de pagamento e de imposto sobre vendas e o que mais o seu contador disse que precisa.
Quais relatórios um programa de contabilidade mais barato precisa gerar?
Ele deve gerar livro-razão, balancete, demonstração do resultado, balanço patrimonial e conciliações bancárias para qualquer período, porque seu contador vai trabalhar a partir deles. O IRS define um teste, não uma lista de relatórios: os totais das contas devem conciliar com a escrituração e com a declaração, e o detalhe das transações deve levar aos documentos de origem (Revenue Procedure 98-25, seção 5). O revenue procedure cobre uma empresa menor quando parte das informações exigidas existe apenas em arquivos de computador, como costuma ocorrer com software de contabilidade (seção 3).
| Relatório | Para que o seu contador o usa |
|---|---|
| Livro-razão (detalhe das transações) | Cada transação por conta, com data, beneficiário e um vínculo com o recibo ou a fatura |
| Balancete | O saldo de todas as contas em uma página, para qualquer data; a base para mapear as contas para as linhas da declaração |
| Demonstração do resultado | Receitas e despesas de um período, no regime de caixa ou de competência que a declaração usa |
| Balanço patrimonial | Ativos, passivos e patrimônio líquido em uma data; o Schedule L de uma corporação S ou sociedade de pessoas deve concordar com ele quando a declaração exige um |
| Conciliações de contas bancárias e cartões | Prova mensal de que a escrituração concorda com os extratos |
| Faturas e contas em aberto | O que os clientes devem a você e o que você deve, para uma escrituração no regime de competência |
| Resumos da folha de pagamento e recolhimentos | Salários por empregado, retenção, recolhimentos de impostos, Forms 941 e W-2 |
| Totais de prestadores e lista de ativos fixos | Totais do ano por beneficiário, para o Form 1099-NEC; custo, data e depreciação já deduzida, para o Form 4562 |
| Plano de contas e documentação do sistema | O que cada conta guarda. A Publication 583 também pede que você mantenha uma descrição do sistema, incluindo seus controles contra inclusões, alterações ou exclusões não autorizadas |
Se o fornecedor oferecer uma versão de teste ou um arquivo de exemplo, carregue as transações do ano passado e gere cada relatório antes de cancelar qualquer coisa. Quais relatórios vão com cada declaração está em da escrituração à declaração do negócio.
Meu contador consegue entrar, e posso levar todos os meus dados se eu sair?
Seu contador precisa de um login próprio ou de uma exportação completa, e você precisa de um jeito de retirar tudo antes de a assinatura antiga terminar. O IRS pede o arquivo de backup do software de contabilidade e o login de administrador logo no início de muitas auditorias, e diz que o backup permite ao auditor testar os registros originais de um modo que relatórios exportados para uma planilha não permitem (perguntas frequentes do IRS sobre registros de software). Usar um fornecedor para hospedar sua escrituração não dispensa você do dever de manter os registros (Revenue Procedure 98-25, seção 3).
Pergunte ao fornecedor antes de comprar:
- Posso baixar uma cópia completa dos meus dados, com anexos, e em que formato?
- Se eu reduzir o plano ou cancelar, o que eu mantenho e por quanto tempo ainda posso entrar ou baixar?
- Existe um perfil de administrador que eu controlo?
- Quais destes itens custam à parte: login de contador, mais usuários, armazenamento de recibos, folha de pagamento, entrega do Form 1099, conexões bancárias, anos de histórico?
- O preço que vejo é o do primeiro período e quanto passa a ser depois?
- Se eu tenho contas bancárias ou faturas em outra moeda, o plano registra o valor nessa moeda além de em dólares?
O IRS diz que consegue ler os arquivos dos programas que a maioria das empresas usa e orienta os contribuintes a consultar o auditor antes de enviar qualquer arquivo eletrônico (perguntas frequentes, pergunta 4). Isso importa mais para um programa menos comum. Para dar acesso a um responsável contábil sem permitir que ele movimente dinheiro, veja como dar a um responsável contábil acesso às suas contas.
As categorias de um programa novo se encaixam na minha declaração?
Sim, se cada conta corresponder a uma linha da declaração e o dinheiro do proprietário ficar separado de receitas e despesas. Todo programa vem com suas próprias categorias padrão. A declaração usa as definições das instruções dos formulários do IRS, então o seu contador faz o mapeamento de uma para a outra. O que o novo programa precisa permitir é um plano de contas que você possa editar.
| Declaração | O que a escrituração deve manter separado |
|---|---|
| Schedule C | Custo das mercadorias vendidas, se você mantém estoque, separado das despesas. Cada conta de despesa corresponde a uma linha: mão de obra contratada na linha 11, honorários de contador e advogado na linha 17, salários na linha 26 (instruções) |
| Form 1120-S | Remuneração dos diretores (linha 7) separada dos demais salários (linha 8); empréstimos de acionistas separados das despesas; um balanço patrimonial que concorde com o Schedule L quando a declaração o exige (instruções) |
| Form 1065 | Patrimônio líquido por sócio, porque o Schedule K-1 informa a conta de capital desse sócio; um balanço patrimonial que concorde com o Schedule L. Uma sociedade de pessoas que responde “Yes” à pergunta 4 do Schedule B não precisa preencher o Item L nem os Schedules L, M-1 e M-2, mas ainda entrega um Schedule K-1 para cada sócio (instruções) |
Confira se você consegue adicionar, renomear e unir contas. Uma sociedade de pessoas precisa de uma conta de capital para cada sócio, e uma corporação S precisa de contas de distribuição e de empréstimo para cada acionista. Uma lista inicial para o Schedule C está em plano de contas para o Schedule C.
O que confiro antes de migrar folha de pagamento, imposto sobre vendas, 1099, conexões bancárias e estoque?
Folha de pagamento, imposto sobre vendas e totais de prestadores guardam, cada um, um histórico que o livro-razão não tem, e as conexões bancárias e o estoque pedem uma conferência na data de virada. Use a tabela.
| Item | O que pode dar errado | Confira antes de cancelar |
|---|---|---|
| Folha de pagamento | Salários, retenções e recolhimentos acumulados no ano ficam para trás. O Form W-2 informa os salários pagos durante o ano-calendário, e os totais dos Forms W-2, W-3 e 941 devem concordar, ou diferir apenas por motivos válidos (instruções do W-2) | Obtenha os totais acumulados no ano por empregado, os registros de recolhimento e os Forms 941 entregues. Guarde os registros de impostos sobre a folha de pagamento por pelo menos quatro anos (IRS); os registros de salários de licença médica e familiar qualificada e de salários do crédito de retenção de empregados, por pelo menos 6 anos (IRS). Veja troca de provedor de folha de pagamento |
| Imposto sobre vendas | As regras e as datas de entrega do estado valem, e as fontes do IRS desta página não tratam delas | Exporte o saldo de imposto sobre vendas a pagar e as declarações entregues, concilie o saldo com a última declaração e confirme quem entrega cada declaração durante a mudança |
| Prestadores de serviços | Os totais do ano ficam divididos entre dois programas | Some o total do ano-calendário de cada beneficiário, com nome, endereço, número de identificação fiscal e qualquer retenção adicional (backup withholding) feita. Pagamentos por serviços em geral exigem o Form 1099-NEC a partir de $2.000, ou $600 para pagamentos feitos até 2025, e em qualquer valor se houve retenção adicional. Pagamentos por cartão e por redes de pagamento vão no Form 1099-K (instruções) |
| Conexões de contas bancárias e cartões | Reconectar pode duplicar ou pular transações, e uma conexão não é uma conciliação | Concilie cada conta com o extrato na data de virada. O IRS diz para conciliar a conta corrente todo mês |
| Estoque | O custo das mercadorias vendidas precisa de estoque inicial, compras e estoque final | Conte o estoque na data de virada e leve a quantidade e o custo para o novo arquivo |
| Ativos fixos | O histórico de depreciação fica no arquivo antigo | Exporte o custo, a data em que o bem foi colocado em uso e a depreciação já deduzida. Guarde os registros dos ativos até o fim do prazo de prescrição do ano em que você se desfizer do ativo (IRS) |
Uma conexão bancária sozinha não prova que a escrituração está certa; veja conexões bancárias não são conciliação.
Quanto histórico levo para o novo programa e como comprovo os saldos transferidos?
Leve os saldos iniciais de uma única data, mais apenas as transações posteriores a ela que o seu contador quiser. Os saldos já incluem tudo o que tem data igual ou anterior a essa data, então lance cada transação uma só vez. Depois comprove a migração conferindo o novo balancete com o antigo, conta por conta, na data de virada.
Guarde o arquivo antigo e seus relatórios enquanto os anos que eles cobrem ainda puderem ser auditados, em geral 3 anos a partir da entrega; todos os prazos estão em registros a guardar ao cancelar o QuickBooks. No próprio exemplo do revenue procedure sobre a troca de um software de contabilidade, não é preciso avisar o IRS porque os registros antigos ainda podem ser recuperados e processados (Revenue Procedure 98-25, seções 4 e 8).
| Abordagem | Serve quando | Atenção a |
|---|---|---|
| Saldos iniciais na data de virada; arquivo antigo arquivado | O histórico é curto, ou o arquivo antigo está cheio de erros | O arquivo antigo deve continuar legível. Um auditor pode pedir o mês anterior e o mês posterior ao ano auditado (perguntas frequentes, pergunta 13). Uma troca no meio do ano deixa os totais daquele ano em dois arquivos |
| Saldos iniciais no começo do ano fiscal, mais os meses desde então | Você troca no meio do ano e quer o ano inteiro em um só arquivo | Não lance nada com data anterior ao início do ano e não carregue também os saldos da data de virada |
| Saldos iniciais no começo do primeiro ano que você quiser, mais todas as transações desde então | Credores ou compradores esperam vários anos de detalhe | O tempo gasto e os erros antigos levados para o novo arquivo |
O IRS diz que um arquivo digitado de novo ou condensado não atende a um pedido dos registros originais dos anos auditados, e que condensar só é aceitável para datas anteriores que não afetem esses anos (perguntas frequentes, perguntas 10 e 14). Por isso, mantenha o arquivo original legível para todos os anos que possam ser auditados.
Para comprovar os saldos:
- Gere um balancete no programa antigo na data de virada e salve-o.
- Carregue os saldos iniciais e as transações posteriores no novo programa, cada uma uma só vez, e gere um balancete na data de virada. Todas as contas devem bater; liste cada diferença e sua causa.
- Confira contas bancárias e de cartão com os extratos, faturas e contas em aberto com as listas, empréstimos com os extratos do credor, passivos da folha de pagamento com o último Form 941 e os recolhimentos, e o patrimônio líquido com a escrituração antiga na mesma data. O patrimônio líquido final do ano passado também deve concordar com o balanço patrimonial da sua última declaração entregue, ou você deve conseguir explicar por que não concorda. O capital do K-1 de um sócio usa o custo-base fiscal, e o Schedule C não tem balanço patrimonial.
- Guarde os dois balancetes, o trabalho de conferência e uma nota do que mudou e em que data. O revenue procedure pede que a documentação do sistema inclua as mudanças no sistema e as datas em que entram em vigor (seção 6).
O detalhe sobre saldos iniciais está em saldos iniciais após a troca de contador, e sobre o momento da troca, em troca de software de contabilidade no meio do ano.
Uma planilha ou um plano básico basta para um negócio simples?
Às vezes. O IRS permite que você escolha qualquer sistema que mostre com clareza receitas e despesas, e diz que um sistema de partida simples (single-entry) pode ser prático e fácil de usar se você está abrindo um pequeno negócio (Publication 583). Ele deixa de bastar quando não consegue mostrar que os registros conciliam e levam aos documentos de origem, ou quando folha de pagamento, estoque, formulários de prestadores, vários proprietários, um credor ou um investidor exigem o que ele não consegue produzir.
Qualquer uma destas opções pode bastar se passar nas cinco verificações (relatórios, acesso, mapeamento, saída, histórico) e se você souber descrever seus controles contra alterações não autorizadas, como na última linha da tabela de relatórios:
| Opção | Confira primeiro |
|---|---|
| Um plano inferior do mesmo programa | O que o plano inferior tira dos relatórios e do acesso descritos acima |
| Outro programa de contabilidade na nuvem | Se você consegue exportar tudo, se o seu contador vai trabalhar nele e qual histórico migra |
| Um programa comprado uma vez e instalado | Backups, quem pode abrir o arquivo e como o seu contador o recebe |
| Uma planilha | As cinco verificações; veja escrituração em planilha |
| Seu contador ou responsável contábil mantém a escrituração no sistema dele | O que você consegue ver e como obtém uma cópia completa se sair |
Calcule o preço do plano com tudo o que esta página menciona ligado: o login do contador, os usuários, as conexões bancárias, a folha de pagamento e os formulários de prestadores. Um plano que não tem algum desses itens não é o plano mais barato. Uma mensalidade menor ainda pode sair mais cara no total se a escrituração precisar ser refeita depois: histórico que não concilia, dinheiro do proprietário misturado ou folha de pagamento migrada sem os totais acumulados no ano.
O que devo perguntar ao meu contador antes de trocar?
Pergunte por escrito, antes de cancelar ou de pagar um ano:
- Com quais programas você trabalha e quais prefere que eu evite?
- Você quer um login, um arquivo ou relatórios mensais, e quais relatórios?
- Seus honorários mudam conforme o programa que eu escolher?
- Qual data de virada você quer, e você vai revisar os saldos iniciais antes de eu começar a usar o programa?
- Quem entrega as declarações de folha de pagamento e de imposto sobre vendas durante a mudança, e o que você precisa do programa antigo?
- Como vamos arquivar o arquivo antigo, e quem o guarda?
- O que você exige para logins e compartilhamento de arquivos? Preparadores de declarações devem manter um plano de segurança por escrito para os dados dos clientes (Publication 4557).
Se você não tem contador, ou o seu não diz com quais programas trabalha, resolva isso antes de comprar ou cancelar qualquer coisa. Responsável contábil, contador ou CPA explica quem faz o quê, e perguntas para fazer antes de contratar um responsável contábil cobre o resto. Ou veja a ajuda com escrituração contábil.
Exemplo
Estes exemplos são ilustrativos e usam dólares americanos.
Um prestador de serviços que entrega o Schedule C
Um prestador de serviços com US$90.000 de receita e cerca de 40 transações por mês entrega o Schedule C. Antes de sair, ele pede ao contador uma lista de programas aceitos e escolhe um dela. Carrega as transações do ano passado em um arquivo de teste, e a demonstração do resultado bate com a do programa antigo. A mão de obra contratada fica em uma única conta que corresponde à linha 11. Antes de cancelar, ele baixa uma exportação completa das transações, com anexos.
Uma corporação S com empregados
Uma corporação S com US$600.000 de receita e três empregados roda a folha de pagamento com o mesmo fornecedor da escrituração. Suponha salários de US$180.000 por ano, pagos de forma uniforme, sem deduções antes do imposto e sem ninguém acima do teto salarial do Social Security. Uma troca em 1º de julho precisa levar os US$90.000 de salários pagos até 30 de junho, além das retenções e dos recolhimentos efetivamente feitos, para que os Forms W-2 do ano mostrem US$180.000 e conciliem com os quatro Forms 941. A nova escrituração também mantém a remuneração dos diretores separada dos demais salários e os empréstimos de acionistas separados das despesas.
Um usuário de versão desktop com 12 anos de histórico
Uma empresa tem 12 anos de histórico em um arquivo desktop e troca em 1º de janeiro. Ela carrega saldos iniciais datados do começo do ano de dois anos atrás, depois as transações desde então, para que o balancete da troca em 1º de janeiro bata com o do arquivo antigo. Arquiva o arquivo antigo como somente leitura, com relatórios exportados de cada ano. Os anos mais antigos provavelmente estão fora do prazo usual de guarda, mas o arquivo permanece porque os registros de ativos duram até o fim do prazo de prescrição do ano em que cada ativo é vendido.
E no seu caso?
- Você está prestes a cancelar ou trocar e seu contador não disse com o que vai trabalhar, ou folha de pagamento, imposto sobre vendas e histórico de anos anteriores estão no software antigo: a configuração, as primeiras exportações e a data de virada dependem do tipo da sua declaração e do que o arquivo antigo contém. Resolva isso antes de cancelar. Veja registros a guardar ao cancelar o QuickBooks e depois a ajuda com escrituração contábil.
- Você não tem contador, ou o seu não diz qual programa atende: a resposta dele decide quais programas você pode usar, então resolva primeiro quem prepara a sua declaração. Veja quanto custa um responsável contábil por mês e depois a ajuda com escrituração contábil.
- Sua escrituração está atrasada ou não concilia: o novo arquivo levaria os erros junto. Veja limpeza da escrituração ou recomeço do zero e como colocar em dia uma escrituração atrasada e depois a ajuda com escrituração contábil.
- O IRS pediu seus registros: o IRS costuma pedir o arquivo de backup original e o login de administrador, então busque ajuda antes de mudar, condensar ou cancelar qualquer coisa. Veja multas por não manter registros do negócio e a ajuda com escrituração contábil.
- Você é uma corporação S ou uma sociedade de pessoas com vários proprietários: veja software de escrituração para corporação S e contas de capital dos sócios. Se os saldos iniciais não concordam com a escrituração antiga, se você não consegue explicar a diferença a partir da sua última declaração entregue ou se as contas dos proprietários não concordam, peça uma revisão da configuração antes de começar a usar o novo programa. Veja a ajuda com escrituração contábil.
- Seu negócio atua nos EUA e no Canadá, ou você tem contas em outra moeda: veja QuickBooks Canadá ou EUA para um negócio nos dois países e contas em moeda estrangeira na escrituração dos EUA e depois a ajuda com escrituração contábil.
- Seu provedor de folha de pagamento também está mudando: veja troca de provedor de folha de pagamento.
- Você usa o QuickBooks Desktop ou o QuickBooks Self-Employed: veja descontinuação do QuickBooks Desktop e encerramento do QuickBooks Self-Employed.
- Você está escolhendo entre o QuickBooks Online e outra plataforma, ou superou um pacote de pequena empresa: veja QuickBooks Online ou outra plataforma e quando o QuickBooks deixa de bastar.
Valores nesta página
| Indicador | Valor | Fonte |
|---|---|---|
| Guarda dos registros de impostos de emprego dos EUA Mínimo, contado a partir da data em que o imposto vence ou é pago, a que for posterior | Quatro anos | IRS: Publication 583, como abrir um negócio e manter os registros Verificado |
| Guarda de registros de salários de licença remunerada qualificada e de salários do crédito de retenção de empregados (employee retention credit) No mínimo; aplica-se a salários de licença médica e familiar qualificada para licenças tiradas após 31 de março de 2021 e a salários do crédito de retenção de empregados (employee retention credit) pagos após 30 de junho de 2021 | 6 anos | IRS: guarda de registros de impostos sobre a folha de pagamento Verificado |
| Limite de declaração do Form 1099-NEC para pagamentos feitos em 2026 Em geral, pagamentos de serviços declaráveis a um beneficiário durante 2026; a retenção de backup (backup withholding) pode exigir a entrega em qualquer valor | $2.000 Ano fiscal 2026 | IRS: preciso entregar um Form 1099 ou outra declaração informativa? Verificado |
| Limite de informe no Form 1099-NEC para remuneração de não empregado em pagamentos feitos até 2025 Remuneração de não empregado na caixa 1 de US$600 ou mais, conforme as instruções de abril de 2025; pagamentos após 31 de dezembro de 2025 usam o limite mais alto. | $600 Ano fiscal 2025 | IRS: instruções dos Forms 1099-MISC e 1099-NEC (rev. abril de 2025) Verificado |
| Prazo geral de guarda dos registros de imposto de renda Em geral, a partir da entrega ou da data de vencimento da declaração, o que for posterior; prazos maiores se aplicam em casos específicos. Os registros de custo-base de bens são mantidos até o fim do prazo de prescrição do ano da alienação tributável; declarações não entregues ou fraudulentas não têm prazo de prescrição. | 3 anos | IRS: Publication 583, por quanto tempo guardar os registros, e Table 3 Verificado |
Fontes primárias
- IRS: Revenue Procedure 98-25
- IRS: uso de registros eletrônicos de software de contabilidade, perguntas frequentes
- IRS: Publication 583, como abrir um negócio e manter os registros
- IRS: guarda de registros
- IRS: por quanto tempo guardar os registros
- IRS: guarda de registros de impostos sobre a folha de pagamento
- IRS: instruções do Schedule C (Form 1040)
- IRS: instruções do Form 1120-S
- IRS: instruções do Form 1065
- IRS: instruções gerais dos Forms W-2 e W-3
- IRS: instruções dos Forms 1099-MISC e 1099-NEC
- IRS: Publication 4557, proteção dos dados do contribuinte
- 26 CFR 1.6001-1, registros
Sobre este guia
Traduzido do guia em inglês · Leia o original em inglês
Explica as regras gerais do ano fiscal indicado. Não é aconselhamento para a sua situação.
Alterações no original em inglês
- : Primeira publicação.