חלופות זולות ל-⁠QuickBooks: מה ה-⁠CPA שלכם צריך

מה זה אומר שחלופה ל-⁠QuickBooks היא כזו שה-⁠CPA שלי תומך בה?

IRS לא קובע תוכנת הנהלת חשבונות חובה או מאושרת. מותר להשתמש בכל שיטת רישום שמראה בבירור הכנסות והוצאות (IRS: שמירת רישומים), כל עוד הספרים או הרישומים מספיקים כדי לבסס הכנסה ברוטו, ניכויים וזיכויים (⁦26 CFR 1.6001-1⁩). אם זו תוכנת מחשב, אתם צריכים להפיק רישומים קריאים שמתיישבים עם הספרים ועם הדוח, ושיש בהם מספיק פירוט כדי לזהות את מסמכי המקור (פרסום 583). באילו תוכנות רואה החשבון או ה-⁠CPA שלכם יעבדו הוא עניין שלהם, ואין מקור רשמי שמונה אותן, ולכן שאלו קודם, אחר כך טענו את המספרים של השנה שעברה לתוכנה החדשה ובדקו שהדוחות זהים. בפועל מדובר בחמש בדיקות:

1. דוחות. התוכנה מפיקה ספר ראשי, מאזן בוחן, דוח רווח והפסד, מאזן והתאמות בנק לכל טווח תאריכים.
2. גישה. רואה החשבון שלכם יכול להיכנס לחשבון, או שאתם יכולים לשלוח לו ייצוא מלא.
3. התאמה. כל חשבון נוחת בשורה אחת בדוח המס שלכם, וכסף של הבעלים נשאר מחוץ להכנסות ולהוצאות.
4. יציאה. אפשר להוציא את כל הנתונים, גם אחרי הביטול.
5. היסטוריה. סכומי שכר, מס מכירה וטפסי 1099 עוברים. הספרים החדשים מתחילים מיתרות פתיחה (מה שיש בכל חשבון ביום ההתחלה), ובמועד המעבר, היום שבו התוכנה החדשה משתלטת, הם זהים לקובץ הישן.

מקרה אינו פשוט כאשר:

• רואה החשבון שלכם לא אמר באילו תוכנות הוא עובד, או שאין לכם רואה חשבון. אל תבטלו כלום עד שזה מסתדר: הבחירה, הייצוא הראשון ומועד המעבר תלויים בסוג הדוח שלכם ובמה שיש בקובץ הישן.
• הגשות של שכר או מס מכירה עוברות דרך אותו ספק שמנהל את הספרים. מעבר מעביר אז גם שכר מצטבר מתחילת השנה, הפקדות ודוחות שהוגשו, ולא רק את הספר הראשי.
• העסק הוא שותפות או חברת S. שותפות עוקבת אחרי חשבון ההון של כל שותף, וחברת S אחרי החלוקות וההלוואות של כל בעל מניות. המאזן שבדוח, כשהוא נדרש, צריך להתאים לספרים.
• הספרים מפגרים או שאינם מתיישבים. הקובץ החדש יירש כל טעות שיש בישן.
• IRS ביקש את הרישומים שלכם. בבדיקות של עסקים קטנים IRS מבקש לעיתים קרובות את קובץ הגיבוי של התוכנה ואת הכניסה של מנהל המערכת, וקובע שקובץ שנבנה מחדש או הוקלד מחדש אינו עונה על בקשה לקובץ המקורי.

מה לאסוף קודם: הדוח האחרון שהוגש, הדוחות של השנה הנוכחית מהתוכנה הישנה, רשימה של כל מי שיש לו גישה, ספקי השכר ומס המכירה שלכם, וכל מה שרואה החשבון שלכם אמר שהוא צריך.

אילו דוחות תוכנת הנהלת חשבונות זולה צריכה להפיק?

היא צריכה להפיק ספר ראשי, מאזן בוחן, דוח רווח והפסד, מאזן והתאמות בנק לכל טווח תאריכים, כי רואה החשבון שלכם יעבוד מהם. IRS קובע מבחן, לא רשימת דוחות: סכומי החשבונות חייבים להתיישב עם הספרים ועם הדוח, ופירוט העסקאות חייב להוביל חזרה למסמכי המקור (Revenue Procedure 98-25, סעיף 5). הנוהל מתייחס לעסק קטן כשחלק מהמידע הנדרש קיים רק בקובצי מחשב, כפי שקורה בדרך כלל בתוכנת הנהלת חשבונות (סעיף 3).

אם הספק מציע גרסת ניסיון או קובץ לדוגמה, טענו את העסקאות של השנה שעברה והריצו כל דוח לפני שאתם מבטלים משהו. איזה דוח שייך לאיזה דוח מס מופיע במהספרים לדוח המס העסקי.

האם רואה החשבון שלי יכול להיכנס, והאם אפשר להוציא את כל הנתונים אם אעזוב?

רואה החשבון שלכם צריך כניסה משלו או ייצוא מלא, ואתם צריכים דרך להוציא הכול לפני שהמנוי הישן מסתיים. IRS מבקש את קובץ הגיבוי של התוכנה ואת הכניסה של מנהל המערכת בשלב מוקדם בבדיקות רבות, וקובע שקובץ גיבוי מאפשר לבודק לבחון את הרישומים המקוריים בדרך שדוחות שיוצאו לגיליון אלקטרוני אינם מאפשרים (שאלות נפוצות של IRS על רישומי תוכנה). אירוח הספרים אצל ספק אינו פוטר אתכם מחובת שמירת הרישומים (Revenue Procedure 98-25, סעיף 3).

שאלו את הספק לפני הרכישה:

• האם אפשר להוריד עותק מלא של הנתונים שלי, עם הקבצים המצורפים, ובאיזה פורמט?
• אם אעבור לחבילה זולה יותר או אבטל, מה נשאר אצלי, ועד מתי אפשר עדיין להיכנס או להוריד?
• האם יש תפקיד מנהל מערכת שאני שולט בו?
• מה מהבאים עולה תוספת: כניסה לרואה חשבון, משתמשים נוספים, אחסון קבלות, שכר, הגשת טפסי 1099, חיבורי בנק, שנים של היסטוריה?
• האם המחיר שאני רואה הוא מחיר לתקופה הראשונה, ומה המחיר אחריה?
• אם יש לי חשבונות בנק או חשבוניות במטבע אחר, האם החבילה רושמת את הסכום במטבע הזה וגם בדולרים?

IRS קובע שהוא יכול לקרוא את הקבצים של התוכנות שרוב העסקים משתמשים בהן, ומורה לנישומים להתייעץ עם הבודק לפני ששולחים קובץ אלקטרוני כלשהו (שאלות נפוצות, שאלה 4). זה חשוב במיוחד בתוכנה פחות נפוצה. כדי לתת לאיש מקצוע להנהלת חשבונות גישה בלי לאפשר לו להעביר כסף, ראו מתן גישה לחשבונות שלכם לאיש מקצוע להנהלת חשבונות.

האם הקטגוריות בתוכנה חדשה יתאימו לדוח המס שלי?

כן, אם כל חשבון מתאים לשורה אחת בדוח וכסף של הבעלים נשמר בנפרד מהכנסות והוצאות. כל תוכנה מגיעה עם קטגוריות ברירת מחדל משלה. הדוח משתמש בהגדרות שבהוראות הטפסים של IRS, ולכן רואה החשבון שלכם מתאים בין השתיים. מה שהתוכנה החדשה חייבת לאפשר הוא מפתח חשבונות שאפשר לערוך.

בדקו שאפשר להוסיף חשבונות, לשנות את שמם ולמזג אותם. שותפות צריכה חשבון הון לכל שותף, וחברת S צריכה חשבונות חלוקות והלוואות לכל בעל מניות. רשימת פתיחה ל-⁠Schedule C מופיעה במפתח חשבונות ל-⁠Schedule C.

מה בודקים לפני שמעבירים שכר, מס מכירה, טפסי 1099, חיבורי בנק ומלאי?

לשכר, למס מכירה ולסכומי קבלנים יש היסטוריה שאין בספר הראשי, וחיבורי בנק ומלאי דורשים בדיקה במועד המעבר. השתמשו בטבלה.

חיבור בנק לבדו אינו מוכיח שהספרים נכונים; ראו חיבורי בנק אינם התאמה.

כמה היסטוריה מעבירים, ואיך מוכיחים את היתרות שהועברו?

מעבירים יתרות פתיחה לתאריך אחד, ורק את העסקאות שאחריו שרואה החשבון שלכם רוצה. היתרות כבר כוללות כל מה שנרשם בתאריך הזה או לפניו, ולכן מזינים כל עסקה פעם אחת. אחר כך מוכיחים שהמעבר נכון בהתאמת מאזן הבוחן החדש לישן, חשבון אחר חשבון, במועד המעבר.

שמרו את הקובץ הישן ואת הדוחות שלו כל עוד השנים שהוא מכסה עדיין יכולות להיבדק, בדרך כלל 3 שנים מההגשה; כל התקופות מופיעות ברישומים לשמירה בעת ביטול QuickBooks. בדוגמה של הנוהל עצמו להחלפת תוכנת הנהלת חשבונות אין צורך להודיע ל-⁠IRS, כי אפשר עדיין לאחזר ולעבד את הרישומים הישנים (Revenue Procedure 98-25, סעיפים 4 ו-⁠8).

IRS קובע שקובץ שהוקלד מחדש או תומצת אינו עונה על בקשה לרישומים המקוריים של השנים הנבדקות, ושתמצות מותר רק לתאריכים מוקדמים יותר שאינם משפיעים על השנים האלה (שאלות נפוצות, שאלות 10 ו-⁠14). לכן שמרו את הקובץ המקורי קריא לכל שנה שעשויה להיבדק.

כדי להוכיח את היתרות:

1. הפיקו מאזן בוחן בתוכנה הישנה במועד המעבר ושמרו אותו.
2. טענו את יתרות הפתיחה ואת העסקאות המאוחרות יותר לתוכנה החדשה, כל אחת פעם אחת, והפיקו מאזן בוחן למועד המעבר. כל חשבון צריך להתאים; רשמו כל הפרש ואת סיבתו.
3. התאימו חשבונות בנק וכרטיסי אשראי לדפי החשבון, חשבוניות וחשבונות פתוחים לרשימות, הלוואות לדפי המלווים, התחייבויות שכר לטופס 941 האחרון ולהפקדות, והון עצמי לספרים הישנים באותו תאריך. גם ההון הסוגר של השנה שעברה צריך להתאים למאזן שבדוח האחרון שהוגש, או שתוכלו להסביר למה לא. חשבון ההון של שותף ב-⁠⁦K-1⁩ מבוסס על בסיס העלות לצורכי מס, ול-⁠Schedule C אין מאזן.
4. שמרו את שני מאזני הבוחן, את עבודת ההתאמה והערה על מה שהשתנה ובאיזה תאריך. הנוהל מבקש שתיעוד המערכת יכלול שינויים במערכת ואת התאריכים שבהם הם נכנסים לתוקף (סעיף 6).

הפירוט על יתרות פתיחה מופיע ביתרות פתיחה אחרי החלפת רואה חשבון, ועל העיתוי בהחלפת תוכנת הנהלת חשבונות באמצע השנה.

האם גיליון אלקטרוני או חבילה בסיסית מספיקים לעסק פשוט?

לפעמים. IRS מאפשר לבחור כל מערכת שמראה בבירור הכנסות והוצאות, וקובע שמערכת של רישום יחיד יכולה להיות פשוטה ומעשית כשפותחים עסק קטן (פרסום 583). היא מפסיקה להספיק כשאי אפשר להראות בה שהרישומים מתיישבים ומובילים למסמכי המקור, או כששכר, מלאי, טפסי קבלנים, כמה בעלים, מלווה או משקיע דורשים ממנה מה שהיא לא יכולה להפיק.

כל אחת מהאפשרויות האלה יכולה להספיק אם היא עוברת את חמש הבדיקות (דוחות, גישה, התאמה, יציאה, היסטוריה) ואפשר לתאר בה בקרות מפני שינויים לא מורשים, כמו בשורה האחרונה בטבלת הדוחות:

תמחרו את החבילה כשכל מה שבעמוד הזה מופעל: הכניסה של רואה החשבון, המשתמשים, חיבורי הבנק, השכר וטפסי הקבלנים. חבילה שחסר בה אחד מהם אינה החבילה הזולה יותר. דמי מנוי נמוכים יכולים לעלות יותר בסך הכול אם צריך לבנות את הספרים מחדש בהמשך: היסטוריה שלא מתיישבת, כסף של הבעלים שמעורבב, או שכר שהועבר בלי סכומים מצטברים מתחילת השנה.

מה כדאי לשאול את רואה החשבון לפני שעוברים?

שאלו את אלה בכתב לפני שמבטלים או משלמים לשנה:

1. באילו תוכנות אתם עובדים, ואילו עדיף שאמנע מהן?
2. האם אתם רוצים כניסה, קובץ או דוחות חודשיים, ואילו דוחות?
3. האם שכר הטרחה שלכם משתנה לפי התוכנה שאבחר?
4. איזה מועד מעבר אתם רוצים, והאם תבדקו את יתרות הפתיחה לפני שאתחיל לעבוד?
5. מי מגיש דוחות שכר ומס מכירה בזמן המעבר, ומה אתם צריכים מהתוכנה הישנה?
6. איך נשמור בארכיון את הקובץ הישן, ומי ישמור אותו?
7. מה אתם דורשים לגבי כניסות ושיתוף קבצים? מכיני דוחות מס חייבים לנהל תוכנית אבטחה כתובה לנתוני לקוחות (פרסום 4557).

אם אין לכם רואה חשבון, או שרואה החשבון שלכם לא אומר באילו תוכנות הוא עובד, סגרו את זה לפני שאתם קונים או מבטלים משהו. איש מקצוע להנהלת חשבונות, רואה חשבון או CPA מסביר מי עושה מה, ושאלות לשאול לפני שמעסיקים איש מקצוע להנהלת חשבונות מכסה את השאר. או ראו עזרה בהנהלת חשבונות.

דוגמה

הדוגמאות להמחשה בלבד, והסכומים בדולרים אמריקאיים.

קבלן שמגיש Schedule C

קבלן עם הכנסות של ⁦$90,000⁩ וכ-⁠40 עסקאות בחודש מגיש Schedule C. לפני העזיבה הוא מבקש מרואה החשבון רשימת תוכנות נתמכות ובוחר מתוכה. הוא טוען את העסקאות של השנה שעברה לקובץ ניסיון, ודוח הרווח והפסד זהה לתוכנה הישנה. עבודת קבלנים יושבת בחשבון אחד שמתאים לשורה 11. לפני הביטול הוא מוריד ייצוא מלא של העסקאות עם הקבצים המצורפים.

חברת S עם עובדים

חברת S עם הכנסות של ⁦$600,000⁩ ושלושה עובדים מפעילה שכר אצל אותו ספק שמנהל את הספרים. נניח שכר של ⁦$180,000⁩ בשנה, שמשולם בחלקים שווים, בלי ניכויים לפני מס ובלי אף אחד מעל תקרת השכר לביטוח לאומי. מעבר ב-⁠1 ביולי חייב להעביר את ⁦$90,000⁩ של השכר ששולם עד 30 ביוני, יחד עם הניכוי במקור וההפקדות שבוצעו בפועל, כך שטפסי ⁦W-2⁩ של השנה יציגו ⁦$180,000⁩ ויתיישבו עם ארבעת טפסי 941. הספרים החדשים גם שומרים את שכר נושאי המשרה בנפרד משכר אחר ואת הלוואות בעלי המניות בנפרד מהוצאות.

משתמש בתוכנת שולחן עבודה עם 12 שנים של היסטוריה

עסק עם 12 שנים של היסטוריה בקובץ של תוכנת שולחן עבודה עובר ב-⁠1 בינואר. הוא טוען יתרות פתיחה לתחילת השנה שלפני שנתיים, ואחר כך את העסקאות מאז, כך שמאזן הבוחן ב-⁠1 בינואר, יום המעבר, זהה לזה של הקובץ הישן. הוא שומר בארכיון את הקובץ הישן לקריאה בלבד עם דוחות מיוצאים לכל שנה. השנים הוותיקות ביותר כנראה מחוץ לתקופת השמירה הרגילה, אבל הקובץ נשאר כי רישומי נכסים נשמרים עד שתקופת ההתיישנות מסתיימת לשנה שבה כל נכס נמכר.

המצב שלכם שונה?

• אתם עומדים לבטל או לעבור ורואה החשבון שלכם לא אמר עם מה הוא יעבוד, או ששכר, מס מכירה והיסטוריה של שנים קודמות נמצאים בתוכנה הישנה: ההקמה, הייצוא הראשון ומועד המעבר תלויים בסוג הדוח שלכם ובמה שיש בקובץ הישן. סגרו אותם לפני שמבטלים. ראו רישומים לשמירה בעת ביטול QuickBooks, ואחר כך עזרה בהנהלת חשבונות.
• אין לכם רואה חשבון, או שהוא לא אומר איזו תוכנה הוא תומך בה: התשובה שלו קובעת באילו תוכנות אפשר להשתמש, ולכן קודם סגרו מי מכין לכם את הדוח. ראו כמה עולה איש מקצוע להנהלת חשבונות בחודש, ואחר כך עזרה בהנהלת חשבונות.
• הספרים שלכם מפגרים או שאינם מתיישבים: הקובץ החדש יעביר את הטעויות. ראו ניקוי ספרים או התחלה מחדש והשלמת הנהלת חשבונות שמפגרת, ואחר כך עזרה בהנהלת חשבונות.
• IRS ביקש את הרישומים שלכם: IRS מבקש לעיתים קרובות את קובץ הגיבוי המקורי ואת הכניסה של מנהל המערכת, ולכן קבלו עזרה לפני שאתם משנים, מתמצתים או מבטלים משהו. ראו קנסות על אי-שמירת רישומים עסקיים ועזרה בהנהלת חשבונות.
• אתם חברת S או שותפות עם כמה בעלים: ראו תוכנת הנהלת חשבונות לחברת S וחשבונות הון של שותפים. אם יתרות הפתיחה לא מתאימות לספרים הישנים, אינכם יכולים להסביר את ההפרש מהדוח האחרון שהוגש, או שחשבונות הבעלים לא מתיישבים, בקשו שיבדקו את ההקמה לפני שאתם מתחילים לעבוד. ראו עזרה בהנהלת חשבונות.
• העסק שלכם פועל גם בארה״ב וגם בקנדה, או שיש לכם חשבונות במטבע אחר: ראו QuickBooks קנדה או ארה״ב לעסק בשתי מדינות וחשבונות במטבע זר בספרים אמריקאיים, ואחר כך עזרה בהנהלת חשבונות.
• גם ספק השכר שלכם מתחלף: ראו מעבר בין ספקי שכר.
• אתם משתמשים ב-⁠QuickBooks Desktop או ב-⁠QuickBooks Self-Employed: ראו הפסקת QuickBooks Desktop וסגירת QuickBooks Self-Employed.
• אתם בוחרים בין QuickBooks Online לפלטפורמה אחרת, או שגדלתם מעבר לחבילה לעסק קטן: ראו השוואה בין QuickBooks Online לפלטפורמה אחרת וכשצומחים מעבר ל-⁠QuickBooks.