यह किसके लिए है
- अमेरिका के एकल स्वामी, साझेदारियाँ और S corporation, जो QuickBooks छोड़कर कम कीमत वाले सॉफ़्टवेयर पर जा रहे हैं
- वे स्वामी जिनका लेखाकार उनकी बहीखाता से Schedule C, Form 1065 या Form 1120-S तैयार करता है
- पेरोल, बिक्री कर या पुरानी फ़ाइल में सालों का इतिहास रखने वाले स्वामी
यहाँ शामिल नहीं
- सॉफ़्टवेयर उत्पादों या प्लान की कीमतों की तुलना
- साल के बीच या साल के अंत में बदलाव, और शुरुआती शेष का पूरा ब्योरा
- रद्द करने से पहले कौन-से रिकॉर्ड एक्सपोर्ट करें, और हर अवधि का पूरा ब्योरा
- राज्य के बिक्री कर के रिकॉर्ड रखने के नियम
- C corporation (Form 1120) के रिकॉर्ड की ज़रूरतें
QuickBooks का ऐसा विकल्प, जिसे मेरा CPA सपोर्ट करे, उसका क्या मतलब है?
IRS किसी अनिवार्य या मंज़ूर अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर का नाम नहीं देती। आप कोई भी रिकॉर्ड प्रणाली इस्तेमाल कर सकते हैं जो आय और खर्च साफ़ दिखाए (IRS: रिकॉर्ड रखना), बशर्ते बहीखाता या रिकॉर्ड सकल आय, कटौतियाँ और क्रेडिट साबित करने के लिए पर्याप्त हों (26 CFR 1.6001-1)। अगर वह कंप्यूटर प्रोग्राम है, तो आपको ऐसे पढ़ने योग्य रिकॉर्ड तैयार करने में सक्षम होना चाहिए जो आपकी बहीखाता और रिटर्न से मिलें और स्रोत दस्तावेज़ पहचानने लायक पर्याप्त ब्योरा दें (Publication 583)। आपका लेखाकार या CPA किन प्रोग्रामों में काम करेगा, यह उनका फ़ैसला है, और कोई आधिकारिक स्रोत उनकी सूची नहीं देता, इसलिए पहले पूछें, फिर पिछले साल के आँकड़े नए प्रोग्राम में डालकर देखें कि रिपोर्ट मेल खाती हैं। व्यवहार में यह पाँच जाँचों पर आता है:
- रिपोर्ट। प्रोग्राम किसी भी तारीख सीमा के लिए जनरल लेजर, ट्रायल बैलेंस, लाभ-हानि विवरण, तुलन पत्र और बैंक मिलान बनाता है।
- एक्सेस। आपका लेखाकार लॉग इन कर सकता है, या आप पूरा एक्सपोर्ट भेज सकते हैं।
- मैपिंग। हर खाता आपके रिटर्न की एक लाइन से जुड़ता है, और स्वामी का पैसा आय और खर्च से बाहर रहता है।
- निकास। रद्द करने के बाद भी आप अपना सारा डेटा बाहर ले जा सकते हैं।
- इतिहास। पेरोल, बिक्री कर और Form 1099 के कुल नए सिस्टम में आ जाते हैं। नई बहीखाता शुरुआती शेष (opening balances, यानी शुरू होने के दिन हर खाते में जो राशि है) से शुरू होती है, और कटओवर तारीख (cutover date, जिस दिन नया प्रोग्राम काम सँभालता है) पर पुरानी फ़ाइल से मेल खाती है।
मामला तब आसान नहीं है जब:
- आपके लेखाकार ने नहीं बताया कि वे किन प्रोग्रामों में काम करते हैं, या आपके पास लेखाकार नहीं है। यह तय होने तक कुछ रद्द न करें: चुनाव, पहले एक्सपोर्ट और कटओवर तारीख आपके रिटर्न के प्रकार और पुरानी फ़ाइल में क्या है, इस पर निर्भर करते हैं।
- पेरोल या बिक्री कर की फ़ाइलिंग उसी विक्रेता से चलती है जिससे बहीखाता। तब बदलाव में लेजर के साथ साल-अब-तक का वेतन, जमा और फ़ाइल हो चुके रिटर्न भी जाने होते हैं।
- व्यवसाय साझेदारी या S corporation है। साझेदारी हर साझेदार का पूँजी खाता रखती है, और S corporation हर शेयरधारक के वितरण और ऋण। रिटर्न पर तुलन पत्र, जब ज़रूरी हो, बहीखाता से मेल खाना चाहिए।
- बहीखाता पीछे है या मिलान में नहीं बैठता। नई फ़ाइल पुरानी की हर गलती साथ ले आती है।
- IRS ने आपके रिकॉर्ड माँगे हैं। छोटे व्यवसायों की जाँच में IRS अक्सर सॉफ़्टवेयर की बैकअप फ़ाइल और एडमिनिस्ट्रेटर लॉगिन माँगती है, और कहती है कि दोबारा बनाई या दोबारा भरी गई फ़ाइल मूल की माँग पूरी नहीं करती।
पहले जुटाएँ: आपका पिछला फ़ाइल किया रिटर्न, पुराने सॉफ़्टवेयर की इस साल की रिपोर्ट, एक्सेस वाले सभी लोगों की सूची, आपके पेरोल और बिक्री कर प्रदाता, और जो भी आपके लेखाकार ने ज़रूरी बताया हो।
सस्ते अकाउंटिंग प्रोग्राम को कौन-सी रिपोर्ट बनानी चाहिए?
उसे किसी भी तारीख सीमा के लिए जनरल लेजर, ट्रायल बैलेंस, लाभ-हानि विवरण, तुलन पत्र और बैंक मिलान बनाने चाहिए, क्योंकि आपका लेखाकार इन्हीं से काम करेगा। IRS रिपोर्टों की सूची नहीं, एक कसौटी तय करती है: खातों के कुल बहीखाता और रिटर्न से मिलने चाहिए, और लेन-देन का ब्योरा स्रोत दस्तावेज़ों तक ले जाना चाहिए (Revenue Procedure 98-25, section 5)। जब ज़रूरी जानकारी का कुछ हिस्सा केवल कंप्यूटर फ़ाइलों में हो, जैसा अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर में आम तौर पर होता है, तो यह revenue procedure छोटे व्यवसाय पर लागू होती है (section 3)।
| रिपोर्ट | आपका लेखाकार इसका क्या करता है |
|---|---|
| जनरल लेजर (लेन-देन का ब्योरा) | खाते के अनुसार हर लेन-देन, तारीख, पाने वाले और रसीद या चालान के लिंक के साथ |
| ट्रायल बैलेंस | किसी भी तारीख पर हर खाते का शेष एक पन्ने पर; खातों को रिटर्न की लाइनों से जोड़ने का आधार |
| लाभ-हानि विवरण | किसी अवधि की आय और खर्च, उस नकद या उपार्जन आधार पर जो रिटर्न इस्तेमाल करता है |
| तुलन पत्र | किसी तारीख पर संपत्ति, देनदारी और इक्विटी; जब रिटर्न को Schedule L चाहिए, तब S corporation या साझेदारी का Schedule L इससे मेल खाना चाहिए |
| बैंक और कार्ड मिलान | सबूत कि बहीखाता हर महीने विवरणों से मेल खाती है |
| खुले चालान और बिल | ग्राहकों पर आपका क्या बकाया है और आप पर क्या बकाया है, उपार्जन आधार की बहीखाता के लिए |
| पेरोल सारांश और जमा | कर्मचारी के अनुसार वेतन, विथहोल्डिंग, कर जमा, Forms 941 और W-2 |
| ठेकेदार के कुल और स्थिर संपत्ति की सूची | हर पाने वाले के साल के कुल, Form 1099-NEC के लिए; लागत, तारीख और ली गई मूल्यह्रास, Form 4562 के लिए |
| खातों की सूची और सिस्टम दस्तावेज़ | हर खाते में क्या है। Publication 583 सिस्टम का विवरण रखने को भी कहती है, जिसमें अनधिकृत जोड़, बदलाव या हटाने के खिलाफ़ नियंत्रण शामिल हों |
अगर विक्रेता ट्रायल या सैंपल फ़ाइल देता है, तो कुछ भी रद्द करने से पहले पिछले साल के लेन-देन डालें और हर रिपोर्ट चलाएँ। कौन-सी रिपोर्ट किस रिटर्न के साथ जाती है, यह बहीखाता से व्यावसायिक कर रिटर्न तक में है।
क्या मेरा लेखाकार अंदर आ सकता है, और छोड़ने पर क्या मैं अपना सारा डेटा ले जा सकता हूँ?
आपके लेखाकार को या तो अपना लॉगिन चाहिए या पूरा एक्सपोर्ट, और पुरानी सदस्यता खत्म होने से पहले आपको सब कुछ बाहर निकालने का तरीका चाहिए। कई जाँचों में IRS अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर की बैकअप फ़ाइल और एडमिनिस्ट्रेटर लॉगिन जल्दी माँगती है, और कहती है कि बैकअप फ़ाइल से जाँचकर्ता मूल रिकॉर्ड परख पाता है, जो स्प्रेडशीट में एक्सपोर्ट की गई रिपोर्टों से नहीं हो पाता (IRS सॉफ़्टवेयर रिकॉर्ड FAQ)। अपनी बहीखाता किसी विक्रेता से होस्ट कराने से रिकॉर्ड रखने की आपकी ज़िम्मेदारी खत्म नहीं होती (Revenue Procedure 98-25, section 3)।
खरीदने से पहले विक्रेता से पूछें:
- क्या मेरे डेटा की पूरी कॉपी, अटैचमेंट सहित, डाउनलोड हो सकती है, और किस फ़ॉर्मैट में?
- प्लान घटाने या रद्द करने पर मेरे पास क्या रहता है, और कितने समय तक लॉगिन या डाउनलोड हो सकेगा?
- क्या कोई एडमिनिस्ट्रेटर भूमिका है जो मेरे नियंत्रण में हो?
- इनमें से किसके लिए अतिरिक्त शुल्क है: लेखाकार का लॉगिन, ज़्यादा उपयोगकर्ता, रसीदों का भंडारण, पेरोल, Form 1099 फ़ाइलिंग, बैंक कनेक्शन, सालों का इतिहास?
- जो कीमत मुझे दिख रही है, क्या वह पहली अवधि की कीमत है, और उसके बाद क्या होगी?
- अगर मेरे बैंक खाते या चालान दूसरी मुद्रा में हैं, तो क्या प्लान डॉलर के साथ-साथ उस मुद्रा की राशि भी दर्ज करता है?
IRS कहती है कि ज़्यादातर व्यवसायों के इस्तेमाल किए जाने वाले प्रोग्रामों की फ़ाइलें वह पढ़ सकती है, और करदाताओं से कहती है कि कोई भी इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइल भेजने से पहले जाँचकर्ता से सलाह लें (FAQ, प्रश्न 4)। यह कम आम प्रोग्राम के लिए सबसे ज़्यादा मायने रखता है। बहीखाता विशेषज्ञ को पैसे हिलाने का अधिकार दिए बिना एक्सेस देने के लिए देखें बहीखाता विशेषज्ञ को अपने खातों का एक्सेस देना।
क्या नए प्रोग्राम की श्रेणियाँ मेरे कर रिटर्न से मेल खाएँगी?
हाँ, अगर हर खाता रिटर्न की एक लाइन से जुड़े और स्वामी का पैसा आय और खर्च से अलग रहे। हर प्रोग्राम अपनी डिफ़ॉल्ट श्रेणियाँ लेकर आता है। रिटर्न IRS फ़ॉर्म निर्देशों की परिभाषाएँ इस्तेमाल करता है, इसलिए आपका लेखाकार एक को दूसरे से जोड़ता है। नए प्रोग्राम में यह ज़रूर होना चाहिए कि खातों की सूची आप खुद बदल सकें।
| रिटर्न | बहीखाता में क्या अलग रहना चाहिए |
|---|---|
| Schedule C | बेची गई वस्तुओं की लागत (cost of goods sold), अगर आप इन्वेंटरी रखते हैं, खर्चों से अलग। हर खर्च खाता एक लाइन से जुड़ता है: ठेकेदार का श्रम लाइन 11 से, लेखाकार और वकील के शुल्क लाइन 17 से, वेतन लाइन 26 से (निर्देश) |
| Form 1120-S | अधिकारी का पारिश्रमिक (लाइन 7) अन्य वेतन (लाइन 8) से अलग; शेयरधारक ऋण खर्चों से अलग; और तुलन पत्र जो Schedule L से मेल खाए, जब रिटर्न को वह चाहिए (निर्देश) |
| Form 1065 | साझेदार के अनुसार इक्विटी, क्योंकि Schedule K-1 उस साझेदार का पूँजी खाता रिपोर्ट करता है; तुलन पत्र जो Schedule L से मेल खाए। जो साझेदारी Schedule B के प्रश्न 4 का जवाब "Yes" देती है, उसे Item L या Schedules L, M-1 और M-2 पूरे करने की ज़रूरत नहीं, पर वह हर साझेदार के लिए Schedule K-1 फ़ाइल करती है (निर्देश) |
जाँचें कि आप खाते जोड़, नाम बदल और मिला सकते हैं। साझेदारी को हर साझेदार के लिए पूँजी खाता चाहिए, और S corporation को हर शेयरधारक के लिए वितरण और ऋण खाते। Schedule C के लिए शुरुआती सूची Schedule C के लिए खातों की सूची में है।
पेरोल, बिक्री कर, 1099, बैंक फ़ीड और इन्वेंटरी ले जाने से पहले मुझे क्या जाँचना चाहिए?
पेरोल, बिक्री कर और ठेकेदार के कुल में वह इतिहास होता है जो लेजर में नहीं होता, और बैंक फ़ीड व इन्वेंटरी की कटओवर तारीख पर जाँच चाहिए। तालिका इस्तेमाल करें।
| मद | क्या गलत हो सकता है | रद्द करने से पहले जाँचें |
|---|---|---|
| पेरोल | साल-अब-तक का वेतन, विथहोल्डिंग और जमा पीछे रह जाते हैं। Form W-2 कैलेंडर वर्ष में चुकाया वेतन रिपोर्ट करता है, और Forms W-2, W-3 और 941 के कुल मेल खाने चाहिए, या केवल वैध कारणों से भिन्न हों (W-2 के निर्देश) | कर्मचारी के अनुसार साल-अब-तक के कुल, जमा के रिकॉर्ड और फ़ाइल किए Forms 941 लें। रोज़गार कर के रिकॉर्ड कम से कम चार साल रखें (IRS); योग्य बीमारी और पारिवारिक छुट्टी के वेतन और कर्मचारी प्रतिधारण क्रेडिट के वेतन के रिकॉर्ड कम से कम 6 वर्ष (IRS)। देखें पेरोल प्रदाता बदलना |
| बिक्री कर | राज्य के नियम और फ़ाइलिंग तारीखें लागू होती हैं, और इस पृष्ठ के IRS स्रोत उन्हें कवर नहीं करते | बिक्री कर देय शेष और फ़ाइल हुए रिटर्न एक्सपोर्ट करें, शेष को आखिरी रिटर्न से मिलाएँ, और पक्का करें कि बदलाव के दौरान हर रिटर्न कौन फ़ाइल करता है |
| ठेकेदार | साल के कुल दो प्रोग्रामों में बँट जाते हैं | हर पाने वाले का कैलेंडर वर्ष का कुल जोड़ें, नाम, पते, करदाता पहचान संख्या और काटी गई किसी भी बैकअप विथहोल्डिंग के साथ। सेवाओं के भुगतान पर आम तौर पर Form 1099-NEC चाहिए जब वे $2,000 या उससे ज़्यादा हों, या 2025 तक किए भुगतानों के लिए $600, और किसी भी राशि पर अगर बैकअप विथहोल्डिंग हुई हो। कार्ड और भुगतान-नेटवर्क के भुगतान इसके बजाय Form 1099-K पर जाते हैं (निर्देश) |
| बैंक और कार्ड फ़ीड | दोबारा जोड़ने पर लेन-देन दोहर सकते हैं या छूट सकते हैं, और फ़ीड मिलान नहीं है | कटओवर तारीख पर हर खाते का उसके विवरण से मिलान करें। IRS कहती है कि हर महीने चेकिंग खाते का मिलान करें |
| इन्वेंटरी | बेची गई वस्तुओं की लागत के लिए शुरुआती इन्वेंटरी, खरीद और अंतिम इन्वेंटरी चाहिए | कटओवर तारीख पर इन्वेंटरी गिनें और मात्रा व लागत आगे ले जाएँ |
| स्थिर संपत्तियाँ | मूल्यह्रास का इतिहास पुरानी फ़ाइल में रह जाता है | लागत, इस्तेमाल में लाने की तारीख और ली गई मूल्यह्रास एक्सपोर्ट करें। संपत्ति के रिकॉर्ड तब तक रखें जब तक उस साल की परिसीमा अवधि खत्म न हो जिसमें आप संपत्ति का निपटान करते हैं (IRS) |
सिर्फ़ बैंक फ़ीड यह साबित नहीं करती कि बहीखाता सही है; देखें बैंक फ़ीड मिलान नहीं है।
कितना इतिहास साथ ले जाएँ, और आगे ले जाए गए शेष कैसे साबित करें?
शुरुआती शेष एक तारीख के अनुसार लाएँ, साथ में उसके बाद की तारीख वाले केवल वही लेन-देन जो आपका लेखाकार चाहता है। शेष में उस तारीख तक या उससे पहले का सब कुछ पहले से शामिल है, इसलिए हर लेन-देन एक ही बार दर्ज करें। फिर कटओवर तारीख पर नए ट्रायल बैलेंस को पुराने से खाते-दर-खाते मिलाकर साबित करें कि बदलाव सही हुआ।
पुरानी फ़ाइल और उसकी रिपोर्ट तब तक रखें जब तक उनके कवर किए सालों की जाँच हो सकती है, आम तौर पर फ़ाइलिंग से 3 वर्ष; हर अवधि QuickBooks रद्द करते समय रखने के रिकॉर्ड में है। अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर बदलने के revenue procedure के अपने उदाहरण में IRS को सूचना की ज़रूरत नहीं, क्योंकि पुराने रिकॉर्ड फिर भी निकाले और प्रोसेस किए जा सकते हैं (Revenue Procedure 98-25, sections 4 और 8)।
| तरीका | कब सही बैठता है | किन बातों पर ध्यान दें |
|---|---|---|
| कटओवर तारीख पर शुरुआती शेष; पुरानी फ़ाइल संग्रहित | इतिहास छोटा है, या पुरानी फ़ाइल गलतियों से भरी है | पुरानी फ़ाइल पढ़ने योग्य रहनी चाहिए। जाँचकर्ता जाँच वाले साल से पहले और बाद के महीने माँग सकता है (FAQ, प्रश्न 13)। साल के बीच बदलाव करने पर उस साल के कुल दो फ़ाइलों में रह जाते हैं |
| कर वर्ष की शुरुआत पर शुरुआती शेष, साथ में उसके बाद के महीने | आप साल के बीच बदलते हैं और साल एक ही फ़ाइल में चाहते हैं | साल की शुरुआत से पहले की तारीख वाला कुछ भी न डालें, और साथ में कटओवर तारीख के शेष भी न लोड करें |
| आप जिस सबसे पुराने साल से चाहते हैं उसकी शुरुआत पर शुरुआती शेष, साथ में तब से हर लेन-देन | ऋणदाता या खरीदार कई सालों का ब्योरा चाहते हैं | लगा समय, और पुरानी गलतियाँ नई फ़ाइल में आना |
IRS कहती है कि दोबारा भरी या संक्षिप्त की गई फ़ाइल जाँच के अधीन सालों के मूल रिकॉर्ड की माँग पूरी नहीं करती, और संक्षिप्त करना केवल उन पुरानी तारीखों के लिए स्वीकार्य है जो उन सालों को प्रभावित नहीं करतीं (FAQ, प्रश्न 10 और 14)। इसलिए जिन-जिन सालों की जाँच हो सकती है, उन सबके लिए मूल फ़ाइल पढ़ने योग्य रखें।
शेष साबित करने के लिए:
- कटओवर तारीख पर पुराने प्रोग्राम में ट्रायल बैलेंस चलाएँ और सहेजें।
- शुरुआती शेष और बाद के लेन-देन नए प्रोग्राम में डालें, हर एक एक ही बार, और कटओवर तारीख पर ट्रायल बैलेंस चलाएँ। हर खाता मेल खाना चाहिए; हर फ़र्क और उसका कारण लिखें।
- बैंक और कार्ड खातों को विवरणों से, खुले चालान और बिलों को सूचियों से, ऋणों को ऋणदाता के विवरणों से, पेरोल देनदारियों को आखिरी Form 941 और जमा से, और इक्विटी को उसी तारीख की पुरानी बहीखाता से मिलाएँ। पिछले साल की अंतिम इक्विटी आपके आखिरी फ़ाइल किए रिटर्न के तुलन पत्र से भी मेल खानी चाहिए, या आप समझा सकें कि क्यों नहीं। साझेदार का K-1 पूँजी कर आधार इस्तेमाल करता है, और Schedule C में तुलन पत्र नहीं होता।
- दोनों ट्रायल बैलेंस, मिलान का काम, और क्या बदला और किस तारीख को, इसका नोट रखें। Revenue procedure चाहती है कि सिस्टम दस्तावेज़ में सिस्टम के बदलाव और उनके प्रभावी होने की तारीखें शामिल हों (section 6)।
शुरुआती शेष का ब्योरा लेखाकार बदलने के बाद शुरुआती शेष में है, और समय का साल के बीच अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर बदलना में।
क्या सरल व्यवसाय के लिए स्प्रेडशीट या बेसिक प्लान काफ़ी है?
कभी-कभी। IRS आपको कोई भी प्रणाली चुनने देती है जो आय और खर्च साफ़ दिखाए, और कहती है कि छोटा व्यवसाय शुरू करते समय एकल-प्रविष्टि प्रणाली सरल और व्यावहारिक हो सकती है (Publication 583)। यह तब काफ़ी नहीं रहती जब वह दिखा न सके कि रिकॉर्ड मिलते हैं और स्रोत दस्तावेज़ों तक जाते हैं, या जब पेरोल, इन्वेंटरी, ठेकेदार फ़ॉर्म, कई स्वामी, ऋणदाता या निवेशक को वह चाहिए जो वह नहीं दे सकती।
इनमें से कोई भी काफ़ी हो सकता है, अगर वह पाँच जाँचों (रिपोर्ट, एक्सेस, मैपिंग, निकास, इतिहास) में खरा उतरे और आप अनधिकृत बदलावों के खिलाफ़ उसके नियंत्रण बता सकें, जैसा रिपोर्ट तालिका की आखिरी पंक्ति में है:
| विकल्प | पहले जाँचें |
|---|---|
| उसी प्रोग्राम का निचला प्लान | ऊपर की रिपोर्ट और एक्सेस में से निचला प्लान क्या हटाता है |
| कोई अलग क्लाउड अकाउंटिंग प्रोग्राम | क्या आप सब कुछ एक्सपोर्ट कर सकते हैं, क्या आपका लेखाकार उसमें काम करेगा, और कौन-सा इतिहास जाता है |
| एक बार खरीदा और इंस्टॉल किया जाने वाला प्रोग्राम | बैकअप, फ़ाइल कौन खोल सकता है, और आपके लेखाकार को वह कैसे मिलती है |
| स्प्रेडशीट | पाँच जाँचें; देखें स्प्रेडशीट में बहीखाता |
| आपका लेखाकार या बहीखाता विशेषज्ञ बहीखाता अपने सिस्टम में रखता है | आप क्या देख सकते हैं, और छोड़ने पर पूरी कॉपी कैसे मिलेगी |
प्लान की कीमत वह लगाइए जिसमें इस पृष्ठ की सब चीज़ें चालू हों: आपके लेखाकार का लॉगिन, उपयोगकर्ता, बैंक कनेक्शन, पेरोल और ठेकेदार फ़ॉर्म। जिस प्लान में इनमें से कोई चीज़ नहीं, वह सस्ता प्लान नहीं है। कम शुल्क कुल मिलाकर फिर भी महँगा पड़ सकता है अगर बाद में बहीखाता दोबारा बनानी पड़े: ऐसा इतिहास जो मेल नहीं खाता, मिला हुआ स्वामी का पैसा, या साल-अब-तक के कुल के बिना ले जाया गया पेरोल।
बदलने से पहले मुझे अपने लेखाकार से क्या पूछना चाहिए?
रद्द करने या साल भर का भुगतान करने से पहले ये बातें लिखित में पूछें:
- आप किन प्रोग्रामों में काम करते हैं, और किनसे मुझे बचना चाहिए?
- आपको लॉगिन, फ़ाइल या मासिक रिपोर्ट चाहिए, और कौन-सी रिपोर्ट?
- क्या मेरे चुने प्रोग्राम से आपकी फ़ीस बदलती है?
- आप कौन-सी कटओवर तारीख चाहते हैं, और क्या मेरे लाइव होने से पहले आप शुरुआती शेष की समीक्षा करेंगे?
- बदलाव के दौरान पेरोल और बिक्री कर रिटर्न कौन फ़ाइल करता है, और आपको पुराने प्रोग्राम से क्या चाहिए?
- हम पुरानी फ़ाइल को कैसे संग्रहित करेंगे, और उसे कौन रखेगा?
- लॉगिन और फ़ाइल साझा करने के लिए आप क्या माँगते हैं? कर तैयारकर्ताओं को ग्राहक डेटा के लिए लिखित सुरक्षा योजना रखनी होती है (Publication 4557)।
अगर आपके पास लेखाकार नहीं है, या आपका लेखाकार नहीं बताता कि वह किन प्रोग्रामों में काम करता है, तो कुछ भी खरीदने या रद्द करने से पहले यह तय करें। बहीखाता विशेषज्ञ, लेखाकार या CPA बताता है कि कौन क्या करता है, और बहीखाता विशेषज्ञ रखने से पहले पूछने के सवाल बाकी बातें बताता है। या देखें बहीखाता सहायता।
उदाहरण
ये उदाहरण समझाने के लिए हैं और अमेरिकी डॉलर में हैं।
Schedule C फ़ाइल करने वाला ठेकेदार
$90,000 के राजस्व और महीने में लगभग 40 लेन-देन वाला एक ठेकेदार Schedule C फ़ाइल करता है। जाने से पहले वह अपने लेखाकार से सपोर्ट किए जाने वाले प्रोग्रामों की सूची माँगता है और उसी में से चुनता है। वह पिछले साल के लेन-देन एक ट्रायल फ़ाइल में डालता है, और लाभ-हानि विवरण पुराने प्रोग्राम से मेल खाता है। ठेकेदार का श्रम एक खाते में है जो लाइन 11 से जुड़ता है। रद्द करने से पहले वह अटैचमेंट सहित पूरे लेन-देन का एक्सपोर्ट डाउनलोड करता है।
कर्मचारियों वाली S corporation
$600,000 के राजस्व और तीन कर्मचारियों वाली S corporation अपनी बहीखाता वाले ही विक्रेता से पेरोल चलाती है। मान लें कि साल में $180,000 का वेतन है, बराबर-बराबर चुकाया गया, कोई कर-पूर्व कटौती नहीं, और कोई भी Social Security वेतन सीमा से ऊपर नहीं। 1 जुलाई को बदलाव करने पर 30 जून तक चुकाए $90,000 के वेतन के साथ-साथ वास्तव में हुई विथहोल्डिंग और जमा भी साथ जाने चाहिए, ताकि साल के Forms W-2 में $180,000 दिखें और चारों Forms 941 से मेल खाएँ। नई बहीखाता अधिकारी के पारिश्रमिक को अन्य वेतन से और शेयरधारक ऋण को खर्चों से भी अलग रखती है।
12 साल के इतिहास वाला डेस्कटॉप उपयोगकर्ता
एक व्यवसाय के पास डेस्कटॉप फ़ाइल में 12 साल का इतिहास है और वह 1 जनवरी को बदलाव करता है। वह दो साल पहले के साल की शुरुआत की तारीख वाले शुरुआती शेष डालता है, फिर तब से लेन-देन, ताकि 1 जनवरी के बदलाव पर ट्रायल बैलेंस पुरानी फ़ाइल के ट्रायल बैलेंस से मेल खाए। वह पुरानी फ़ाइल को हर साल की एक्सपोर्ट की गई रिपोर्टों के साथ केवल-पढ़ने के रूप में संग्रहित करता है। सबसे पुराने साल शायद सामान्य रिकॉर्ड रखने की अवधि से बाहर हैं, पर फ़ाइल रहती है क्योंकि संपत्ति के रिकॉर्ड उस साल की परिसीमा अवधि खत्म होने तक रहते हैं जिसमें हर संपत्ति बेची गई।
आपका मामला अलग है?
- आप रद्द या बदलने वाले हैं और आपके लेखाकार ने नहीं बताया कि वे किसके साथ काम करेंगे, या पेरोल, बिक्री कर और पिछले सालों का इतिहास पुराने सॉफ़्टवेयर में है: सेटअप, पहले एक्सपोर्ट और कटओवर तारीख आपके रिटर्न के प्रकार और पुरानी फ़ाइल की सामग्री पर निर्भर हैं। रद्द करने से पहले इन्हें तय करें। देखें QuickBooks रद्द करते समय रखने के रिकॉर्ड, फिर बहीखाता सहायता।
- आपके पास लेखाकार नहीं है, या आपका लेखाकार नहीं बताता कि वह कौन-सा प्रोग्राम सपोर्ट करता है: उनका जवाब तय करता है कि आप कौन-से प्रोग्राम इस्तेमाल कर सकते हैं, इसलिए पहले तय करें कि आपका रिटर्न कौन तैयार करता है। देखें बहीखाता विशेषज्ञ की महीने की लागत, फिर बहीखाता सहायता।
- आपकी बहीखाता पीछे है या मिलान में नहीं बैठती: नई फ़ाइल गलतियाँ साथ ले जाएगी। देखें बहीखाता की सफ़ाई या नए सिरे से शुरुआत और पिछड़ी बहीखाता पूरी करना, फिर बहीखाता सहायता।
- IRS ने आपके रिकॉर्ड माँगे हैं: IRS अक्सर मूल बैकअप फ़ाइल और एडमिनिस्ट्रेटर लॉगिन माँगती है, इसलिए कुछ भी बदलने, संक्षिप्त करने या रद्द करने से पहले मदद लें। देखें व्यावसायिक रिकॉर्ड न रखने पर जुर्माने और बहीखाता सहायता।
- आप कई स्वामियों वाली S corporation या साझेदारी हैं: देखें S corporation के लिए बहीखाता सॉफ़्टवेयर और साझेदार के पूँजी खाते। अगर शुरुआती शेष पुरानी बहीखाता से मेल नहीं खाते, आप अपने आखिरी फ़ाइल किए रिटर्न से फ़र्क नहीं समझा सकते, या स्वामी के खाते मेल नहीं खाते, तो लाइव होने से पहले सेटअप की समीक्षा करवाएँ। देखें बहीखाता सहायता।
- आपका व्यवसाय अमेरिका और कनाडा दोनों में है, या आपके खाते दूसरी मुद्रा में हैं: देखें दो देशों के व्यवसाय के लिए QuickBooks Canada या US और अमेरिकी बहीखाता में विदेशी मुद्रा खाते, फिर बहीखाता सहायता।
- आपका पेरोल प्रदाता भी बदल रहा है: देखें पेरोल प्रदाता बदलना।
- आप QuickBooks Desktop या QuickBooks Self-Employed इस्तेमाल करते हैं: देखें QuickBooks Desktop का बंद होना और QuickBooks Self-Employed का बंद होना।
- आप QuickBooks Online और किसी अन्य प्लेटफ़ॉर्म के बीच चुन रहे हैं, या छोटे व्यवसाय के पैकेज से आगे निकल चुके हैं: देखें QuickBooks Online की किसी अन्य प्लेटफ़ॉर्म से तुलना और QuickBooks से आगे निकलना।
इस पृष्ठ के आँकड़े
| आँकड़ा | मान | स्रोत |
|---|---|---|
| अमेरिकी रोज़गार कर के रिकॉर्ड रखने की अवधि न्यूनतम; कर देय होने की तिथि या भुगतान की तिथि, इनमें से जो बाद की हो, उससे गिना जाता है | चार साल | IRS: Publication 583, Starting a Business and Keeping Records जाँचा गया |
| पात्र भुगतान वाली छुट्टी के वेतन और कर्मचारी रिटेंशन क्रेडिट के वेतन के रिकॉर्ड रखने की अवधि कम से कम; 31 मार्च 2021 के बाद ली गई पात्र बीमारी और पारिवारिक छुट्टी के वेतन पर, और 30 जून 2021 के बाद चुकाए गए कर्मचारी रिटेंशन क्रेडिट के वेतन पर लागू होता है | 6 वर्ष | IRS: रोज़गार कर के रिकॉर्ड जाँचा गया |
| 2026 में किए गए भुगतानों के लिए Form 1099-NEC रिपोर्टिंग की सीमा आमतौर पर 2026 के दौरान एक प्राप्तकर्ता को रिपोर्ट योग्य सेवा भुगतान; बैकअप विथहोल्डिंग किसी भी राशि पर फ़ाइलिंग ज़रूरी कर सकती है | $2,000 कर वर्ष 2026 | IRS: क्या मुझे Form 1099 या अन्य सूचना रिटर्न फ़ाइल करना ज़रूरी है? जाँचा गया |
| 2025 तक किए गए भुगतानों के लिए Form 1099-NEC में गैर-कर्मचारी पारिश्रमिक की रिपोर्टिंग सीमा अप्रैल 2025 के निर्देशों के अनुसार box 1 में $600 या अधिक का गैर-कर्मचारी पारिश्रमिक; 31 दिसंबर 2025 के बाद के भुगतानों पर ऊँची सीमा लागू होती है। | $600 कर वर्ष 2025 | IRS: Forms 1099-MISC और 1099-NEC के निर्देश (संशोधन अप्रैल 2025) जाँचा गया |
| आयकर के सहायक रिकॉर्ड रखने की सामान्य अवधि आम तौर पर रिटर्न फ़ाइल करने की तिथि या रिटर्न की देय तिथि, इनमें से जो बाद में हो, उसके बाद; कुछ तय मामलों में लंबी अवधि लागू होती है। संपत्ति के आधार के रिकॉर्ड उस वर्ष की परिसीमा अवधि तक रखें जिसमें संपत्ति का कर योग्य निपटान हुआ; फ़ाइल न किए गए और धोखाधड़ी वाले रिटर्न पर कोई परिसीमा अवधि नहीं है। | 3 वर्ष | IRS: Publication 583, How Long To Keep Records और Table 3 जाँचा गया |
प्राथमिक स्रोत
- IRS: Revenue Procedure 98-25
- IRS: इलेक्ट्रॉनिक अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर रिकॉर्ड, अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
- IRS: Publication 583, Starting a Business and Keeping Records
- IRS: रिकॉर्ड रखना
- IRS: रिकॉर्ड कितने समय तक रखें?
- IRS: रोज़गार कर के रिकॉर्ड
- IRS: Schedule C (Form 1040) के निर्देश
- IRS: Form 1120-S के निर्देश
- IRS: Form 1065 के निर्देश
- IRS: Forms W-2 और W-3 के सामान्य निर्देश
- IRS: Forms 1099-MISC और 1099-NEC के निर्देश
- IRS: Publication 4557, Safeguarding Taxpayer Data
- 26 CFR 1.6001-1, रिकॉर्ड
इस मार्गदर्शिका के बारे में
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यह दिखाए गए कर वर्ष के सामान्य नियम समझाता है। यह आपकी स्थिति के लिए सलाह नहीं है।
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- : पहली बार प्रकाशित।