مسؤول مسك الدفاتر أم المحاسب أم CPA: من يفعل ماذا لنشاطك

ما الفرق بين مسؤول مسك الدفاتر والمحاسب وCPA؟

يحتفظ مسؤول مسك الدفاتر بسجل ما حدث، ويعمل المحاسب بهذا السجل لإعداد المعلومات المالية وفحصها، ومحاسب CPA هو محاسب مرخّص من هيئة الولاية. وتتداخل الأدوار، فلا يدل اللقب وحده على من يحق له توقيع إقرارك أو التحدث باسمك أمام IRS.

لا تبقى الحالة بسيطة إذا كان لديك عرضا سعر متداخلان، أو لا يتبادل مسؤول مسك دفاترك ومعدّ إقراراتك الملفات أبدًا، أو كان لنشاطك موظفون، أو يحصّل ضريبة مبيعات، أو يقدّم إقراره بوصفه شركة أو شراكة، أو كانت الدفاتر متأخرة، أو احتاج إشعار من IRS إلى من يتصرف نيابة عنك. كل واحد من هذه يضيف إقرارًا أو قرارًا يجب أن يتولاه شخص ما، ومن تريده أن يتولى مسألة لدى IRS نيابة عنك يحتاج إلى حق التصرف باسمك.

اجمع قبل التوظيف: آخر إقرار لنشاطك ومن أعدّه، ومزوّد الرواتب وتقاريره، والوصول إلى ملف المحاسبة، وقائمة بكل ولاية فيها موظفون أو مبيعات أو مكتب.

هل أحتاج إلى مسؤول مسك دفاتر أم محاسب أولًا كصاحب نشاط جديد؟

تحتاج إلى عملين لا إلى شخصين بالضرورة: سجلات طوال السنة وإقرار في نهايتها. يجب أن يحتفظ أحد بالسجلات التي تدعم الإقرار، وقد تكون أنت أو مسؤول مسك دفاتر (انظر مسك دفاترك بنفسك أم توظيف مسؤول مسك دفاتر). ويجب أن يعدّ أحد الإقرار أيضًا، ومعدّ الإقرارات المأجور يحتاج إلى رقم تعريف ضريبي لمعدّ الإقرارات (PTIN)؛ ويبيّن القسمان التاليان من يحق له إعداده وتوقيعه.

التوظيف التالي يتبع العمل الذي تضيفه؛ ومع معاملات قليلة وبلا موظفين، قد تحتاج فقط إلى إعداد الإقرار، بنفسك أو بمعدّ إقرارات مأجور:

يمكن لمكتب واحد أن يتولى الدفاتر والإقرار؛ انظر القسم أدناه عن مكتب واحد أو مكتبين.

هل «مسؤول مسك الدفاتر» أو «المحاسب» لقب مرخّص، وماذا يضيف ترخيص CPA؟

لا «مسؤول مسك الدفاتر» ولا «المحاسب» شهادة فيدرالية. ويقول مكتب إحصاءات العمل الأمريكي (BLS) إن الشهادة لا تُطلب عادة من كتبة مسك الدفاتر (BLS)، وقائمة مؤهلات IRS هي CPA والوكيل المسجل والمحامي (IRS).

قانون الولاية هو الذي يحدد من يحق له استخدام أي لقب. فولاية فلوريدا مثلًا تمنع غير المرخّصين من تسمية أنفسهم «محاسبًا قانونيًا معتمدًا» أو «محاسبًا عامًا»، وتنص على أن ترخيص CPA غير لازم لمسك الدفاتر أو إعداد الإقرارات الضريبية، وتشترط ترخيص مكتب CPA لخدمات التدقيق أو التصديق، مثل تدقيق القوائم المالية (Florida Department of Business and Professional Regulation). وللولايات الأخرى قواعدها؛ اسأل هيئة المحاسبة في ولايتك.

يضيف ترخيص CPA:

• ترخيصًا من الولاية يُكتسب باجتياز امتحان CPA الموحد وإكمال دراسة المحاسبة واستيفاء قواعد الخبرة وحسن السيرة، ويبقى ساريًا بالالتزام بقواعد الأخلاقيات والتعليم المستمر (IRS).
• حقوقًا غير محدودة في تمثيلك أمام IRS، يشاركه فيها الوكلاء المسجلون والمحامون (IRS؛ ⁦31 CFR 10.3⁩).
• وحيثما يحجزها قانون الولاية، أعمال التدقيق والتصديق التي قد يطلبها مقرض أو مستثمر.

ولا يدل ترخيص CPA على الخدمات التي يقدمها الشخص. وتلاحظ IRS أن محاسبي CPA قد يقدمون مجموعة من الخدمات وبعضهم فقط يركز على الضرائب.

من يحق له إعداد إقرار نشاطي الضريبي وتوقيعه؟

يجوز لأي شخص لديه PTIN أن يعدّ إقرارًا فيدراليًا مقابل أجر، ويوقّعه أيضًا المالك أو مسؤول تنفيذي. وتقول IRS إن الفرد الذي يعدّ إقرارات فيدرالية أو يساعد في إعدادها مقابل أجر يجب أن يكون لديه PTIN (IRS). وعمومًا يوقّع معدّ الإقرارات المأجور الإقرار ويدخل PTIN ويعطي النشاط نسخة. وهذا في الإقرارات الفيدرالية؛ وبعض الولايات ترخّص معدّي الإقرارات المأجورين أيضًا، كما تفعل أوريغون لإقرارات ضريبة الدخل الشخصية، مع إعفاءات تشمل محاسبي CPA والمحامين المرخّصين (ORS 673.610 و673.615).

يُبلغ صاحب المنشأة الفردية عن دخل النشاط في النموذج 1040 الخاص به، وتنطبق فيه قاعدة معدّ الإقرارات المأجور نفسها (تعليمات النموذج 1040).

إذا أكمل موظف في النشاط، أو شريك أو عضو في LLC، الإقرار، يبقى قسم معدّ الإقرارات المأجور فارغًا (تعليمات ⁦1120-S⁩؛ تعليمات 1065). وهل يجوز لمسؤول مسك دفاتر خارجي أن يعدّ الإقرار مقابل أجر؟ فقط إذا كان لديه PTIN، ويوقّع عمومًا بصفته معدّ الإقرارات المأجور. وتقديم الدفاتر والتقارير لا يجعل مسؤول مسك الدفاتر معدّ إقرارات بحد ذاته، لكن من يقدّم معلومات ونصائح كافية بحيث يصبح إكمال الإقرار عملًا آليًا أو كتابيًا في معظمه يُعامل معدّ إقرارات (⁦26 CFR 301.7701-15⁩).

ولا يغيّر توقيع معدّ الإقرارات من المسؤولية. فدافعو الضرائب مسؤولون قانونًا عما في الإقرار حتى لو أعدّه غيرهم (IRS).

من يمكنه تمثيلي أمام IRS في تدقيق أو إشعار أو قضية دفع؟

يمكن لمحاسبي CPA والوكلاء المسجلين والمحامين تمثيلك في أي مسألة، بما فيها التدقيق وقضايا الدفع والتحصيل والاستئناف. ولا يضيف لقب «مسؤول مسك الدفاتر» أو «المحاسب» أي حقوق تمثيل (IRS).

برنامج موسم التقديم السنوي برنامج تعليم مستمر طوعي من IRS لمعدّي الإقرارات الذين ليسوا محاسبي CPA أو وكلاء مسجلين أو محامين (المنشور 947).

ويمكنك أيضًا أن تتصرف عن نفسك. يجوز للفرد أن يمثل نفسه. ويجوز لمسؤول تنفيذي حقيقي أو موظف دائم بدوام كامل أن يمثل شركة، ولشريك عام أو موظف دائم بدوام كامل أن يمثل شراكة (خارج قواعد التدقيق أدناه)، ولموظف دائم بدوام كامل أن يمثل صاحب عمل فردًا (⁦31 CFR 10.7⁩؛ المنشور 947). وتذكر القاعدة الشركاء العامين لا أعضاء LLC، فعلى LLC متعددة الأعضاء التأكد ممن يحق له التصرف باسمها.

تخضع الشراكة، أو LLC متعددة الأعضاء تُعامل ضريبيًا كشراكة، لقواعد IRS المركزية لتدقيق الشراكات ما لم تختر الخروج منها اختيارًا صحيحًا. وعندئذ لا يتصرف باسم الشراكة، ويُلزم كل شريك، ويوقّع النموذج 2848 في تلك المسائل، إلا ممثل الشراكة أو الفرد الذي يعيّنه الممثل. ولا يشترط أن يكون الممثل شريكًا أو أن يحمل مؤهلًا. تحقق من المذكور للسنة قيد الفحص (⁦26 USC 6223⁩؛ تعليمات النموذج 2848؛ IRS)؛ وانظر كيف تُفرض الضريبة على الشراكات.

لا يحتاج الإشعار دائمًا إلى ممثل خارجي: اقرأه لتعرف ما تطلبه IRS وتاريخ الرد، ثم قرر من يجب أن يجيب.

لتسمية شخص، قدّم النموذج 2848 باسم فرد مؤهل للممارسة؛ ولا يمكن تسمية مكتب (تعليمات النموذج 2848). ويغطي النموذج المسائل والفترات المدرجة في السطر 3 فقط: فالتوكيل الرسمي لنموذجك 1040 لا يغطي غرامة استرداد ضريبة الأمانة المقترحة ضدك عن ضريبة رواتب الشركة (تعليمات النموذج 2848). ولا يعمل النموذج 2848 إلا أمام IRS؛ وتضع جهة الولاية قواعدها الخاصة لمن يتصرف باسمك. وتسمية ممثل لا تعفيك من التزاماتك الضريبية. أما النموذج 8821 فتفويض منفصل للاطلاع فقط: يتيح لمسؤول مسك دفاتر رؤية سجلاتك لدى IRS لكن لا يتيح له التصرف باسمك. وللمقارنة بين النموذج 8821 والنموذج 2848، انظر تغيير المحاسب.

الوكيل المسجل أم CPA: ما الفرق لنشاط تجاري؟

كلاهما يستطيع إعداد إقرارات النشاط وتوقيعها وتمثيل النشاط في أي مسألة لدى IRS. والفرق في الجهة التي ترخّصه وفي ما يغطيه الترخيص أيضًا.

الوكيل المسجل مرخّص من IRS، واجتاز فحص أهلية واختبار التسجيل الخاص (Special Enrollment Examination) من ثلاثة أجزاء يغطي إقرارات الأفراد والأعمال والتمثيل، ويكمل 72 ساعة من التعليم المستمر كل ثلاث سنوات (IRS). وتسجّل IRS أيضًا بعض موظفيها السابقين بناءً على الخبرة (IRS).

محاسب CPA مرخّص من هيئة الولاية، وقد يقدم مجموعة من الخدمات؛ وبعضهم يتخصص في الضرائب (IRS). وحيثما يحجز قانون الولاية أعمال التدقيق والتصديق لمكاتب CPA، فلا يؤديها إلا مكتب CPA.

إذا كانت الحاجة إلى إقرار ومسائل IRS، فكلا المؤهلين يمنح الحقوق. وإذا طلب مقرض أو مستثمر قوائم مدققة، فاسأل عن ترخيص مكاتب CPA في ولايتك. وفي الحالتين اسأل أي إقرارات نشاط يعدّها الشخص كل سنة. وللإقرارات الشخصية، انظر CPA أم وكيل مسجل أم برنامج ضرائب.

أين يقع مسؤول مسك الدفاتر المتكامل (full-charge) والمراقب المالي؟

كلاهما مسمى وظيفي لا ترخيص. ويصف مكتب إحصاءات العمل كتبة مسك الدفاتر المتكاملين بأنهم يتولون دفاتر المنظمة كلها، والمراقبين الماليين بأنهم يوجّهون إعداد التقارير المالية (كتبة مسك الدفاتر؛ المديرون الماليون).

لا يمنح أي من اللقبين حق تمثيل لدى IRS؛ فهذه الحقوق تأتي من المؤهلات المذكورة أعلاه. اطلب النطاق كتابةً، واسأل هل يحمل أي أحد في الفريق مؤهل CPA أو وكيل مسجل أو محامٍ؛ والمزيد من الأسئلة في أسئلة تطرحها قبل توظيف مسؤول مسك دفاتر.

على الشركات الناشئة التي تختار بين مراقب مالي ومدير مالي (CFO) أن تقرأ اختيار محاسب لشركة ناشئة.

من يفعل ماذا: الدفاتر وإيداعات الرواتب وضريبة المبيعات والإقرار وتسليم نهاية السنة؟

يمسك مسؤول مسك الدفاتر الدفاتر عادة، ويوقّع معدّ إقرارات مأجور لديه PTIN الإقرار، لكن النشاط هو من يُسأل أمام IRS والولايات عن ذلك كله.

مع مزوّد خدمة رواتب عادي أو وكيل تقارير، يبقى صاحب العمل مسؤولًا عن الإيداعات والإقرارات (المنشور 15، القسم 16). أما منظمة صاحب العمل المهنية المعتمدة (CPEO) فهي عمومًا صاحب العمل الوحيد المسؤول عن ضرائب التوظيف الفيدرالية على الأجور التي تدفعها لموظفي مواقع العمل لديها (IRS؛ ⁦26 USC 3511⁩). انظر مزوّد الرواتب لم يسدد ضرائبك. وإذا لم تُسدَّد الضريبة المستقطعة من أجور الموظفين، فإن غرامة استرداد ضريبة الأمانة تساوي ⁦100%⁩ من الضريبة غير المسددة، ويمكن فرضها على شخص مسؤول تصرف عمدًا، وهي فئة قد تشمل محاسبًا (المنشور 15)؛ انظر غرامة استرداد ضريبة الأمانة. ولمعرفة ما تقدمه خدمة شهرية، انظر ما تشمله خدمة مسك الدفاتر الشهرية.

هل أحتاج إلى مسؤول مسك دفاتر ومحاسب CPA منفصلين، أم يمكن لمكتب واحد أن يتولى الاثنين؟

يمكن لمكتب واحد أن يؤدي العملين. فمثلًا تقول هيئة فلوريدا إن محاسب CPA فردًا مرخّصًا يجوز له تقديم الاستشارات والخدمات الضريبية وخدمات مسك الدفاتر (Florida Department of Business and Professional Regulation). وتبقى الأدوار وظائف منفصلة، فاتفق كتابةً على ثلاثة أمور في أي ترتيب: أي فرد يوقّع الإقرار وهل لديه PTIN ومؤهل بحقوق تمثيل، ومن يجيب عن إشعارات IRS والولايات وهل ذلك ضمن الأتعاب، ومن يحمل بيانات الدخول إلى حسابات البنك والرواتب والمحاسبة (منح مسؤول مسك الدفاتر حق الوصول إلى حساباتك).

مع مزوّدين اثنين، امنح معدّ الإقرارات حق قراءة ملف المحاسبة واطلب قائمة التقارير التي يحتاجها وموعد حاجته إليها قبل نهاية السنة، لتطابق مخرجات مسؤول مسك الدفاتر ما يلزم. وقد تترك الحزمة المباعة بأتعاب واحدة الإشعارات أو إقرارات الولاية خارجها؛ انظر خدمة مسك دفاتر عبر الإنترنت أم مكتب CPA.

كيف أتحقق من مؤهلات شخص؟

اطلب اسم الفرد الذي سيوقّع أو يمثلك، ثم تحقق من ذلك الشخص لا من المكتب. فالنموذج 2848 يسمّي أفرادًا فقط، ولا يسمّي مكتبًا أبدًا (تعليمات النموذج 2848).

1. محاسب CPA: تحقق من الترخيص وأي إجراءات تأديبية لدى هيئة المحاسبة في الولاية (IRS).
2. الوكيل المسجل: ترخّصه IRS ويمكن لمكتب التسجيل (Office of Enrollment) لديها تأكيد وضعه (IRS). ويضم دليل IRS لمعدّي الإقرارات الفيدرالية وكلاء مسجلين ومحاسبي CPA ومحامين لديهم PTIN سارية، إضافة إلى المشاركين في برنامج موسم التقديم السنوي (IRS؛ الدليل).
3. المحامي: تحقق من وضعه لدى نقابة المحامين في الولاية (IRS).
4. PTIN: اطلبه. يجب على معدّ الإقرارات إدخاله في الإقرار المقدَّم إلى IRS، وليس بالضرورة في نسختك (IRS).
5. غير مدرج في الدليل: تقول IRS إن معدّي الإقرارات الذين لديهم PTIN ولم يُدرجوا قد يؤدون عملًا جيدًا، وتنصح بسؤالهم عن تعليمهم وتدريبهم.

ليس لمسؤولي مسك الدفاتر ترخيص فيدرالي ولا دليل، فالمراجع ووضوح النطاق أهم؛ انظر أسئلة تطرحها قبل توظيف مسؤول مسك دفاتر. وتتلقى IRS الشكاوى عن سوء سلوك معدّي الإقرارات؛ انظر اختيار متخصص ضريبي.

مثال

هذه الأمثلة توضيحية؛ والمبالغ بالدولار الأمريكي.

إيلينا: مزوّدان لا يتحدثان معًا

LLC التصميم لدى إيلينا، وهي فرد واحد، تُعامل ضريبيًا كمنشأة فردية ولها إيرادات 90,000 دولار أمريكي. تدفع لمسؤول مسك دفاتر 200 دولار أمريكي شهريًا ولمعدّ إقرارات 900 دولار أمريكي سنويًا، أي 3,300 دولار أمريكي إجمالًا. وتقارير مسؤول مسك الدفاتر ليست بالصيغة التي يطلبها معدّ الإقرارات.

لا تشترط القواعد الفيدرالية ترخيص CPA لإعداد إقرارها: يحتاج معدّ الإقرارات إلى PTIN ويوقّع عمومًا، وقد تضيف ولايتها قواعدها الخاصة لمعدّي الإقرارات. تطلب إيلينا من معدّ الإقرارات قائمة مكتوبة بالتقارير التي يحتاجها، وتسلّم القائمة لمسؤول مسك الدفاتر، وتمنح كليهما حق قراءة ملف المحاسبة. وإذا عرض مكتب أن يتولى العملين معًا، فهي تقارن الموقّع المسمّى والنطاق المكتوب ومن يجيب عن خطابات IRS، لا السعر فقط.

ماركوس: الرواتب والدفاتر وإقرار

شركة S لدى ماركوس إيراداتها 600,000 دولار أمريكي ولديها 4 موظفين. يقدّم مزوّد خدمة رواتب عادي (ليس منظمة صاحب عمل مهنية معتمدة) الإيداعات، ويقفل مسؤول مسك دفاتر كل شهر، ويوقّع محاسب CPA النموذج ⁦1120-S⁩ بصفته معدّ الإقرارات المأجور. ويوقّع ماركوس بصفته المسؤول التنفيذي.

تبقى الشركة مسؤولة عن الإيداعات. وإذا فات المزوّد إيداع، يمكن لـ IRS فرض غرامات وفوائد على حساب الشركة. وإذا كتبت IRS عن الإقرار، يمكن لماركوس توقيع النموذج 2848 عن الشركة، مسمّيًا محاسب CPA للنموذج ⁦1120-S⁩ وللسنوات المدرجة.

آيفي: إشعار عن إقرار أعدّه غيرها

تتلقى آيفي إشعارًا من IRS عن إقرار شركتها، أعدّه معدّ إقرارات لديه PTIN فقط، بلا مؤهل ولا سجل في برنامج موسم التقديم السنوي. وهذا المعدّ لا يحق له تمثيلها. تقرأ آيفي الإشعار لمعرفة النموذج والسنة الضريبية وتاريخ الرد، وتتحقق هل وقّع المعدّ وأدخل PTIN في الإقرار المقدَّم.

يمكنها أن ترد بصفتها مسؤولًا تنفيذيًا، أو توقّع النموذج 2848 عن الشركة مسمّيةً محاسب CPA أو وكيلًا مسجلًا أو محاميًا لذلك النموذج وتلك السنة. وإذا اقترح الإشعار غرامة رواتب عليها شخصيًا، فهي تحتاج إلى النموذج 2848 باسمها الشخصي يذكر تلك الغرامة في السطر 3.

هل وضعك مختلف؟

• لديك عرضا سعر متداخلان، أو لا يتبادل مسؤول مسك دفاترك ومعدّ إقراراتك الملفات أبدًا: قارن النطاق والموقّع المسمّى ومن يجيب عن بريد IRS، مستعينًا بـخدمة مسك دفاتر عبر الإنترنت أم مكتب CPA وتكلفة مسك الدفاتر شهريًا، ثم احصل على مساعدة في مسك الدفاتر لتحديد الأدوار التي تحتاجها الآن، ومن يوقّع ويمثلك، وهل يمكن لمكتب واحد أن يتولى الدفاتر والإقرار.
• دفاترك أو إقراراتك متأخرة: ابدأ بـاستكمال الدفاتر المتأخرة واستكمال إقرارات الأعمال غير المقدَّمة، واحصل على مساعدة في مسك الدفاتر إذا فاتت سنوات.
• وصل إشعار من IRS أو غرامة رواتب: إذا أردت أن يتصرف أحد نيابة عنك، فيجب أن تكون له حقوق تمثيل؛ انظر التأخر في ضرائب الرواتب ومحاسب فوّت الموعد النهائي. وإذا لم تكن الدفاتر وراء الإشعار محدّثة أيضًا، فاحصل على مساعدة في مسك الدفاتر لتحديد من يتولى أي جزء.
• أخطأ مسؤول مسك دفاترك أو معدّ إقراراتك: انظر أخطاء مسؤول مسك الدفاتر: من يدفع الغرامات وتغيير المحاسب.
• تحتاج إلى قائمة أرباح وخسائر أو خطاب من CPA لمقرض: انظر إثبات الدخل لمقرض.
• تدير شركة مدعومة برأس المال الجريء: انظر اختيار محاسب لشركة ناشئة.
• تملك LLC أو شركة أمريكية من خارج الولايات المتحدة: قد يكون على النشاط الأمريكي المملوك لأجانب إقرارات سنوية إضافية بحسب نوع كيانه ومعاملاته؛ انظر إقرار LLC بعضو واحد مملوكة لأجنبي وإقرار شركة C مملوكة لأجنبي، واسأل عن مساعدة الضرائب عبر الحدود.
• نشاطك أو ملّاكك في كندا أيضًا: انظر الدليل الكندي لمسؤولي مسك الدفاتر والمحاسبين وCPA ومتى يحتاج نشاط كندي إلى محاسب عبر الحدود.