Alternatives à QuickBooks moins chères : ce qu'il faut au CPA

Qu'est-ce qu'une alternative à QuickBooks que mon CPA soutient?

L'IRS ne nomme aucun logiciel de comptabilité obligatoire ou approuvé. Vous pouvez utiliser tout système de tenue de registres qui montre clairement les revenus et les dépenses (IRS : tenue des registres), pourvu que les livres ou registres suffisent à établir le revenu brut, les déductions et les crédits (26 CFR 1.6001-1). S'il s'agit d'un programme informatique, vous devez pouvoir produire des registres lisibles qui concordent avec vos livres et votre déclaration, et assez détaillés pour remonter aux pièces justificatives (Publication 583). Les logiciels avec lesquels votre comptable ou votre CPA accepte de travailler relèvent de lui, et aucune source officielle ne les énumère : demandez-lui d'abord, puis chargez les chiffres de l'an dernier dans le nouveau logiciel et vérifiez que les rapports concordent. En pratique, cinq vérifications suffisent :

1. Rapports. Le logiciel produit le grand livre, la balance de vérification, l'état des résultats, le bilan et les rapprochements bancaires pour toute période.
2. Accès. Votre comptable peut ouvrir une session, ou vous pouvez lui envoyer une exportation complète.
3. Correspondance. Chaque compte aboutit à une ligne de votre déclaration, et l'argent du propriétaire reste hors des revenus et des dépenses.
4. Sortie. Vous pouvez retirer toutes vos données, même après avoir annulé.
5. Historique. Les totaux de la paie, de la taxe de vente et des formulaires 1099 sont transférés. Les nouveaux livres partent de soldes d'ouverture (ce que contient chaque compte le jour où ils commencent) et, à la date de bascule, le jour où le nouveau logiciel prend le relais, ils concordent avec l'ancien fichier.

Un cas n'est pas simple lorsque :

• Votre comptable n'a pas dit avec quels logiciels il travaille, ou vous n'avez pas de comptable. N'annulez rien tant que ce n'est pas réglé : le choix, les premières exportations et la date de bascule dépendent de votre type de déclaration et du contenu de l'ancien fichier.
• La paie ou les déclarations de taxe de vente passent par le même fournisseur que les livres. Un changement transfère alors aussi les salaires cumulés de l'année, les dépôts et les déclarations produites, en plus du grand livre.
• L'entreprise est une société de personnes ou une société de type S. Une société de personnes suit le compte de capital de chaque associé, et une société de type S les distributions et les prêts de chaque actionnaire. Le bilan de la déclaration, lorsqu'il est exigé, doit concorder avec les livres.
• Les livres sont en retard ou ne concordent pas. Le nouveau fichier hérite de toutes les erreurs de l'ancien.
• L'IRS a demandé vos registres. Dans les vérifications de petites entreprises, l'IRS demande souvent le fichier de sauvegarde du logiciel et l'accès d'administrateur, et précise qu'un fichier reconstitué ou ressaisi ne répond pas à une demande de l'original.

À rassembler d'abord : votre dernière déclaration produite, les rapports de cette année de l'ancien logiciel, la liste de toutes les personnes qui ont accès, vos fournisseurs de paie et de taxe de vente, et ce que votre comptable a dit exiger.

Quels rapports un logiciel de comptabilité moins cher doit-il produire?

Il doit produire le grand livre, la balance de vérification, l'état des résultats, le bilan et les rapprochements bancaires pour toute période, car votre comptable travaillera à partir d'eux. L'IRS impose un critère, et non une liste de rapports : les totaux des comptes doivent concorder avec les livres et la déclaration, et le détail des opérations doit mener aux pièces justificatives (Revenue Procedure 98-25, section 5). La procédure administrative de l'IRS vise une petite entreprise dont une partie des renseignements exigés n'existe que dans des fichiers informatiques, comme c'est souvent le cas avec un logiciel de comptabilité (section 3).

Si le fournisseur offre un essai ou un fichier d'exemple, chargez les opérations de l'an dernier et exécutez chaque rapport avant d'annuler quoi que ce soit. Les rapports qui vont avec chaque déclaration sont décrits dans des livres à la déclaration fiscale de l'entreprise.

Mon comptable peut-il y accéder, et puis-je retirer toutes mes données si je pars?

Votre comptable a besoin soit de son propre accès, soit d'une exportation complète, et vous devez pouvoir tout retirer avant la fin de l'ancien abonnement. L'IRS demande tôt, dans bien des vérifications, le fichier de sauvegarde du logiciel de comptabilité et l'accès d'administrateur, et précise qu'un fichier de sauvegarde permet au vérificateur de tester les registres originaux d'une façon que ne permettent pas des rapports exportés vers un tableur (foire aux questions de l'IRS sur les registres de logiciels). Confier l'hébergement de vos livres à un fournisseur ne vous décharge pas de l'obligation de tenir des registres (Revenue Procedure 98-25, section 3).

Posez ces questions au fournisseur avant d'acheter :

• Puis-je télécharger une copie complète de mes données, avec les pièces jointes, et dans quel format?
• Si je passe à un forfait inférieur ou que j'annule, que puis-je conserver, et pendant combien de temps puis-je encore me connecter ou télécharger?
• Existe-t-il un rôle d'administrateur que je contrôle?
• Lesquels de ces éléments coûtent en plus : un accès pour le comptable, des utilisateurs additionnels, le stockage des reçus, la paie, la production des formulaires 1099, les connexions bancaires, les années d'historique?
• Le prix affiché est-il un prix de première période, et quel est-il ensuite?
• Si je détiens des comptes bancaires ou des factures dans une autre devise, le forfait enregistre-t-il le montant dans cette devise en plus des dollars?

L'IRS dit pouvoir lire les fichiers des logiciels que la plupart des entreprises utilisent et demande aux contribuables de consulter le vérificateur avant d'envoyer tout fichier électronique (foire aux questions, question 4). Cela compte surtout pour un logiciel moins courant. Pour donner accès à un spécialiste de la tenue de livres sans lui laisser déplacer de l'argent, voyez donner à un spécialiste de la tenue de livres l'accès à vos comptes.

Les catégories d'un nouveau logiciel correspondront-elles à ma déclaration de revenus?

Oui, si chaque compte correspond à une ligne de la déclaration et que l'argent du propriétaire reste séparé des revenus et des dépenses. Chaque logiciel livre ses propres catégories par défaut. La déclaration suit les définitions des instructions des formulaires de l'IRS; votre comptable fait donc le lien entre les deux. Ce que le nouveau logiciel doit permettre, c'est un plan comptable que vous pouvez modifier.

Vérifiez que vous pouvez ajouter, renommer et fusionner des comptes. Une société de personnes a besoin d'un compte de capital pour chaque associé, et une société de type S de comptes de distributions et de prêts pour chaque actionnaire. Une liste de départ pour l'annexe C se trouve dans le plan comptable pour l'annexe C.

Que dois-je vérifier avant de transférer la paie, la taxe de vente, les formulaires 1099, les flux bancaires et les stocks?

La paie, la taxe de vente et les totaux des entrepreneurs gardent chacun un historique que le grand livre n'a pas, et les flux bancaires et les stocks demandent une vérification à la date de bascule. Servez-vous du tableau.

Un flux bancaire seul ne prouve pas que les livres sont exacts; voyez les flux bancaires ne sont pas un rapprochement.

Quelle part de l'historique dois-je transférer, et comment prouver les soldes reportés?

Reportez les soldes d'ouverture à une seule date, plus seulement les opérations postérieures que votre comptable veut. Les soldes comprennent déjà tout ce qui est daté de ce jour ou avant; saisissez donc chaque opération une seule fois. Prouvez ensuite le transfert en faisant concorder la nouvelle balance de vérification avec l'ancienne, compte par compte, à la date de bascule.

Gardez l'ancien fichier et ses rapports aussi longtemps que les années qu'ils couvrent peuvent encore faire l'objet d'une vérification, généralement 3 ans à partir de la production; chaque durée figure dans les registres à garder en annulant QuickBooks. Dans l'exemple même de la procédure administrative sur le remplacement d'un logiciel de comptabilité, aucun avis à l'IRS n'est nécessaire, car les anciens registres peuvent encore être récupérés et traités (Revenue Procedure 98-25, sections 4 et 8).

L'IRS précise qu'un fichier ressaisi ou condensé ne répond pas à une demande des registres originaux des années vérifiées, et que la condensation n'est acceptable que pour des dates antérieures qui n'ont pas d'effet sur ces années (foire aux questions, questions 10 et 14). Gardez donc le fichier original lisible pour chaque année qui peut être vérifiée.

Pour prouver les soldes :

1. Exécutez une balance de vérification dans l'ancien logiciel à la date de bascule et enregistrez-la.
2. Chargez les soldes d'ouverture et les opérations ultérieures dans le nouveau logiciel, chacun une seule fois, puis exécutez une balance de vérification à la date de bascule. Chaque compte doit concorder; notez chaque écart et sa cause.
3. Faites concorder les comptes bancaires et de cartes avec les relevés, les factures et les comptes à payer en cours avec les listes, les prêts avec les relevés du prêteur, les dettes de paie avec le dernier formulaire 941 et les dépôts, et les capitaux propres avec les anciens livres à la même date. Les capitaux propres de clôture de l'an dernier doivent aussi concorder avec le bilan de votre dernière déclaration produite, ou vous devez pouvoir expliquer pourquoi ils diffèrent. Le capital K-1 d'un associé utilise le coût de base fiscal, et l'annexe C n'a pas de bilan.
4. Gardez les deux balances de vérification, le travail de rapprochement et une note de ce qui a changé et à quelle date. La procédure administrative demande que la documentation du système comprenne les changements apportés au système et leurs dates d'entrée en vigueur (section 6).

Le détail des soldes d'ouverture se trouve dans les soldes d'ouverture après un changement de comptable, et celui du calendrier dans changer de logiciel de comptabilité en cours d'année.

Un tableur ou un forfait de base suffit-il pour une entreprise simple?

Parfois. L'IRS vous laisse choisir tout système qui montre clairement les revenus et les dépenses, et indique qu'un système à écriture simple peut être simple et pratique si vous démarrez une petite entreprise (Publication 583). Il ne suffit plus quand il ne peut pas montrer que les registres concordent et mènent aux pièces justificatives, ou quand la paie, les stocks, les formulaires d'entrepreneurs, plusieurs propriétaires, un prêteur ou un investisseur exigent ce qu'il ne peut pas produire.

Chacune de ces options peut suffire si elle passe les cinq vérifications (rapports, accès, correspondance, sortie, historique) et si vous pouvez décrire ses contrôles contre les modifications non autorisées, comme à la dernière ligne du tableau des rapports :

Évaluez le prix du forfait avec tout ce que cette page décrit activé : l'accès de votre comptable, les utilisateurs, les connexions bancaires, la paie et les formulaires d'entrepreneurs. Un forfait qui n'en inclut pas un n'est pas le forfait le moins cher. Des frais plus bas peuvent coûter plus cher au total si les livres doivent être reconstitués plus tard : historique qui ne concorde pas, argent du propriétaire mélangé, ou paie transférée sans totaux cumulés.

Que dois-je demander à mon comptable avant de changer?

Posez ces questions par écrit avant d'annuler ou de payer une année :

1. Avec quels logiciels travaillez-vous, et lesquels préférez-vous que j'évite?
2. Voulez-vous un accès, un fichier ou des rapports mensuels, et lesquels?
3. Vos honoraires changent-ils selon le logiciel que je choisis?
4. Quelle date de bascule voulez-vous, et examinerez-vous les soldes d'ouverture avant la mise en service?
5. Qui produit les déclarations de paie et de taxe de vente pendant le changement, et que vous faut-il de l'ancien logiciel?
6. Comment archiverons-nous l'ancien fichier, et qui le conservera?
7. Qu'exigez-vous pour les accès et le partage de fichiers? Les préparateurs de déclarations doivent tenir un plan de sécurité écrit pour les données de leurs clients (Publication 4557).

Si vous n'avez pas de comptable, ou si le vôtre ne dit pas avec quels logiciels il travaille, réglez cela avant d'acheter ou d'annuler quoi que ce soit. Spécialiste de la tenue de livres, comptable ou CPA explique qui fait quoi, et questions à poser avant d'embaucher un spécialiste de la tenue de livres couvre le reste. Ou voyez l'aide en tenue de livres.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration et utilisent des dollars américains.

Un entrepreneur qui produit l'annexe C

Un entrepreneur dont les revenus sont de 90 000 $ et qui fait environ 40 opérations par mois produit l'annexe C. Avant de partir, il demande au comptable une liste de logiciels pris en charge et choisit dans cette liste. Il charge les opérations de l'an dernier dans un fichier d'essai, et l'état des résultats concorde avec l'ancien logiciel. La main-d'œuvre contractuelle est dans un seul compte qui correspond à la ligne 11. Avant d'annuler, il télécharge une exportation complète des opérations avec les pièces jointes.

Une société de type S avec des employés

Une société de type S qui a 600 000 $ de revenus et trois employés fait sa paie avec le même fournisseur que ses livres. Supposons des salaires de 180 000 $ par année, versés également, sans déductions avant impôt et sans personne au-dessus du plafond des salaires de la sécurité sociale. Un changement le 1er juillet doit reporter les 90 000 $ de salaires versés jusqu'au 30 juin, ainsi que les retenues et les dépôts réellement faits, pour que les formulaires W-2 de l'année indiquent 180 000 $ et concordent avec les quatre formulaires 941. Les nouveaux livres séparent aussi la rémunération des dirigeants des autres salaires et les prêts des actionnaires des dépenses.

Un utilisateur de logiciel de bureau avec 12 ans d'historique

Une entreprise a 12 ans d'historique dans un fichier de bureau et change le 1er janvier. Elle charge des soldes d'ouverture datés du début de l'année d'il y a deux ans, puis les opérations depuis, pour que la balance de vérification au 1er janvier du changement concorde avec celle de l'ancien fichier. Elle archive l'ancien fichier en lecture seule, avec les rapports exportés de chaque année. Les plus anciennes années sont probablement hors de la durée de conservation habituelle, mais le fichier reste, car les registres des biens se gardent jusqu'à la fin du délai de prescription de l'année où chaque bien est vendu.

Votre situation est différente?

• Vous êtes sur le point d'annuler ou de changer, et votre comptable n'a pas dit avec quoi il travaille, ou la paie, la taxe de vente et l'historique des années passées sont dans l'ancien logiciel : la configuration, les premières exportations et la date de bascule dépendent de votre type de déclaration et du contenu de l'ancien fichier. Réglez-les avant d'annuler. Voyez les registres à garder en annulant QuickBooks, puis l'aide en tenue de livres.
• Vous n'avez pas de comptable, ou le vôtre ne dit pas quel logiciel il soutient : sa réponse décide des logiciels que vous pouvez utiliser; réglez donc d'abord qui prépare votre déclaration. Voyez ce que coûte la tenue de livres par mois, puis l'aide en tenue de livres.
• Vos livres sont en retard ou ne concordent pas : le nouveau fichier reporterait les erreurs. Voyez nettoyer les livres ou repartir à neuf et rattraper des livres en retard, puis l'aide en tenue de livres.
• L'IRS a demandé vos registres : l'IRS demande souvent le fichier de sauvegarde original et l'accès d'administrateur; obtenez donc de l'aide avant de modifier, de condenser ou d'annuler quoi que ce soit. Voyez les pénalités pour défaut de tenir les registres d'entreprise et l'aide en tenue de livres.
• Vous êtes une société de type S ou une société de personnes avec plusieurs propriétaires : voyez les logiciels de tenue de livres pour une société de type S et les comptes de capital des associés. Si les soldes d'ouverture ne concordent pas avec les anciens livres, si vous ne pouvez pas expliquer l'écart à partir de votre dernière déclaration produite, ou si les comptes des propriétaires ne concordent pas, faites examiner la configuration avant la mise en service. Voyez l'aide en tenue de livres.
• Votre entreprise travaille aux États-Unis et au Canada, ou vous détenez des comptes dans une autre devise : voyez QuickBooks Canada ou États-Unis pour une entreprise active dans deux pays et les comptes en devises étrangères dans des livres américains, puis l'aide en tenue de livres.
• Votre fournisseur de paie change aussi : voyez changer de fournisseur de paie.
• Vous utilisez QuickBooks Desktop ou QuickBooks Self-Employed : voyez l'abandon de QuickBooks Desktop et la fermeture de QuickBooks Self-Employed.
• Vous hésitez entre QuickBooks Online et une autre plateforme, ou votre forfait de petite entreprise ne suffit plus : voyez comparer QuickBooks Online et une autre plateforme et quand QuickBooks ne suffit plus.