Daha Ucuz QuickBooks Alternatifleri: CPA'nızın İhtiyacı

Bir QuickBooks alternatifinin CPA'min desteklediği bir alternatif olması ne demek?

IRS zorunlu veya onaylı bir muhasebe yazılımı belirtmez. Geliri ve giderleri açıkça gösteren herhangi bir kayıt sistemini kullanabilirsiniz (IRS: Kayıt tutma); yeter ki defterler veya kayıtlar brüt geliri, indirimleri ve vergi kredilerini ortaya koymaya yetsin (26 CFR 1.6001-1). Bu bir bilgisayar programıysa, defterlerinizle ve beyannamenizle uyuşan okunaklı kayıtlar çıkarabilmeniz ve kaynak belgeleri belirlemeye yetecek ayrıntıyı verebilmeniz gerekir (Publication 583). Muhasebecinizin veya CPA'nızın hangi programlarla çalışacağı onların kararıdır ve hiçbir resmi kaynak bunları listelemez; bu yüzden önce sorun, sonra geçen yılın rakamlarını yeni programa yükleyip raporların eşleştiğini kontrol edin. Uygulamada beş kontrole indirgenir:

1. Raporlar. Program, herhangi bir tarih aralığı için genel defter (general ledger), mizan, gelir tablosu, bilanço ve banka mutabakatlarını üretir.
2. Erişim. Muhasebeciniz giriş yapabilir ya da siz eksiksiz bir dışa aktarım gönderebilirsiniz.
3. Eşleştirme. Her hesap beyannamenizin tek bir satırına denk gelir ve sahibin parası gelirin ve giderlerin dışında kalır.
4. Çıkış. İptal ettikten sonra da dahil olmak üzere tüm verilerinizi dışarı alabilirsiniz.
5. Geçmiş. Bordro, satış vergisi ve Form 1099 toplamları taşınır. Yeni defterler açılış bakiyelerinden (her hesabın başlangıç gününde tuttuğu tutar) başlar ve yeni programın devraldığı gün olan geçiş tarihinde eski dosyayla eşleşir.

Aşağıdaki durumlarda işiniz basit değildir:

• Muhasebeciniz hangi programlarla çalıştığını söylemedi ya da muhasebeciniz yok. Bu netleşene kadar hiçbir şeyi iptal etmeyin: seçim, ilk dışa aktarımlar ve geçiş tarihi beyanname türünüze ve eski dosyanın içeriğine bağlıdır.
• Bordro veya satış vergisi beyanları defterlerle aynı satıcı üzerinden yürüyor. Bu durumda geçiş, yıl başından bugüne ücretleri, yatırılan vergileri ve verilmiş beyannameleri de defterle birlikte taşır.
• İşletme bir ortaklık veya S şirketi. Ortaklık her ortağın sermaye hesabını, S şirketi her hissedarın dağıtımlarını ve kredilerini izler. Gerekli olduğunda beyannamedeki bilanço defterlerle uyuşmalıdır.
• Defterler geride kalmış ya da mutabık değil. Yeni dosya eski dosyadaki her hatayı devralır.
• IRS kayıtlarınızı istedi. Küçük işletme incelemelerinde IRS çoğu zaman yazılımın yedek dosyasını ve yönetici girişini ister; yeniden oluşturulmuş ya da yeniden girilmiş bir dosyanın orijinal talebi karşılamadığını söyler.

Önce toplayın: son verilen beyannameniz, eski yazılımdan bu yılın raporları, erişimi olan herkesin listesi, bordro ve satış vergisi sağlayıcılarınız ve muhasebecinizin ihtiyacı olduğunu söylediği her şey.

Daha ucuz bir muhasebe programı hangi raporları üretmelidir?

Herhangi bir tarih aralığı için genel defteri, mizanı, gelir tablosunu, bilançoyu ve banka mutabakatlarını üretmelidir; çünkü muhasebeciniz bunlardan çalışır. IRS rapor listesi değil, bir test koyar: hesap toplamları defterlerle ve beyannameyle uyuşmalı, işlem ayrıntısı kaynak belgelere götürmelidir (Revenue Procedure 98-25, 5. bölüm). Revenue Procedure, gerekli bilginin bir kısmı yalnızca bilgisayar dosyalarında bulunduğunda, muhasebe yazılımında çoğunlukla olduğu gibi, daha küçük işletmeyi kapsar (3. bölüm).

Satıcı deneme veya örnek dosya sunuyorsa, bir şeyi iptal etmeden önce geçen yılın işlemlerini yükleyin ve her raporu çalıştırın. Hangi raporların hangi beyannameyle gittiği defterlerden işletme vergi beyannamesine rehberindedir.

Muhasebecim erişebilir mi, ayrılırsam tüm verilerimi alabilir miyim?

Muhasebecinizin ya kendi girişine ya da eksiksiz bir dışa aktarıma ihtiyacı vardır; sizin de eski abonelik bitmeden her şeyi dışarı alabilmeniz gerekir. IRS birçok incelemenin başında muhasebe yazılımı yedek dosyasını ve yönetici girişini ister ve yedek dosyanın, elektronik tabloya dışa aktarılan raporların yapamadığı biçimde, inceleme görevlisinin orijinal kayıtları test etmesine olanak verdiğini söyler (IRS yazılım kayıtları SSS). Defterlerinizi barındırması için bir satıcı kullanmak sizi kayıt tutma yükümlülüğünden kurtarmaz (Revenue Procedure 98-25, 3. bölüm).

Satın almadan önce satıcıya sorun:

• Verilerimin eklerle birlikte eksiksiz bir kopyasını indirebilir miyim, hangi biçimde?
• Paketi düşürür ya da iptal edersem neyi saklarım, ne kadar süre giriş yapıp indirebilirim?
• Benim kontrol ettiğim bir yönetici rolü var mı?
• Bunlardan hangileri ek ücretli: muhasebeci girişi, ek kullanıcılar, makbuz depolama, bordro, Form 1099 beyanı, banka bağlantıları, yıllarca geçmiş?
• Gördüğüm fiyat ilk dönem fiyatı mı, sonrasında ne olacak?
• Başka bir para biriminde banka hesabım veya faturam varsa, paket tutarı dolar olarak olduğu kadar o para biriminde de kaydediyor mu?

IRS, çoğu işletmenin kullandığı programların dosyalarını okuyabildiğini söyler ve mükelleflere herhangi bir elektronik dosya göndermeden önce inceleme görevlisine danışmalarını tavsiye eder (SSS, 4. soru). Bu, en çok daha az yaygın bir program için önemlidir. Bir muhasebe sorumlusuna para hareket ettirmesine izin vermeden erişim vermek için bkz. muhasebe sorumlusuna hesaplarınıza erişim vermek.

Yeni bir programın kategorileri vergi beyannamemle eşleşir mi?

Evet, her hesap beyannamenin tek bir satırına denk geliyorsa ve sahibin parası gelirden ve giderlerden ayrı duruyorsa. Her program kendi varsayılan kategorileriyle gelir. Beyanname IRS form talimatlarındaki tanımları kullanır, bu yüzden muhasebeciniz birini diğerine eşler. Yeni programın izin vermesi gereken şey, düzenleyebileceğiniz bir hesap planıdır.

Hesap ekleyebildiğinizi, yeniden adlandırabildiğinizi ve birleştirebildiğinizi kontrol edin. Ortaklığın her ortak için bir sermaye hesabına, S şirketinin her hissedar için dağıtım ve kredi hesaplarına ihtiyacı vardır. Schedule C için bir başlangıç listesi Schedule C hesap planı rehberindedir.

Bordroyu, satış vergisini, 1099'ları, banka akışlarını ve stoku taşımadan önce neleri kontrol etmeliyim?

Bordro, satış vergisi ve yüklenici toplamlarının her biri defterde olmayan geçmiş taşır; banka akışları (bank feed) ve stok ise geçiş tarihinde kontrol gerektirir. Tabloyu kullanın.

Banka akışı tek başına defterlerin doğru olduğunu kanıtlamaz; bkz. banka akışları mutabakat değildir.

Ne kadar geçmişi taşımalıyım ve taşınan bakiyeleri nasıl kanıtlarım?

Tek bir tarihteki açılış bakiyelerini ve muhasebecinizin istediği, o tarihten sonraki işlemleri getirin. Bakiyeler o tarihte ve öncesinde olan her şeyi zaten içerir; bu yüzden her işlemi yalnızca bir kez girin. Sonra geçiş tarihinde yeni mizanı eskisiyle hesap hesap eşleştirerek taşımayı kanıtlayın.

Eski dosyayı ve raporlarını, kapsadığı yıllar hâlâ incelenebildiği sürece saklayın; bu süre genellikle beyandan itibaren 3 yıl kadardır. Her süre QuickBooks'u iptal ederken saklanacak kayıtlar rehberindedir. Revenue Procedure'ün muhasebe yazılımını değiştirme örneğinde, eski kayıtlar hâlâ geri alınıp işlenebildiği için IRS'ye bildirim gerekmez (Revenue Procedure 98-25, 4. ve 8. bölümler).

IRS, yeniden girilmiş ya da özetlenmiş bir dosyanın incelenen yılların orijinal kayıtları talebini karşılamadığını, özetlemenin ise yalnızca bu yılları etkilemeyen daha eski tarihler için kabul edildiğini söyler (SSS, 10. ve 14. sorular). Bu yüzden orijinal dosyayı incelenebilecek her yıl için okunabilir tutun.

Bakiyeleri kanıtlamak için:

1. Eski programda geçiş tarihi için mizan çalıştırın ve kaydedin.
2. Açılış bakiyelerini ve sonraki işlemleri her birini bir kez olmak üzere yeni programa yükleyin ve geçiş tarihi için mizan çalıştırın. Her hesap uyuşmalı; her farkı ve nedenini listeleyin.
3. Banka ve kart hesaplarını hesap özetlerine, açık faturaları ve ödenecek faturaları listelere, kredileri kredi veren ekstrelerine, bordro borçlarını son Form 941'e ve yatırımlara, özkaynağı aynı tarihteki eski defterlere eşleştirin. Geçen yılın kapanış özkaynağı ayrıca son verilen beyannamenizin bilançosuyla uyuşmalı ya da neden uyuşmadığını açıklayabilmelisiniz. Bir ortağın K-1 sermayesi vergi maliyet esasını kullanır ve Schedule C'nin bilançosu yoktur.
4. Her iki mizanı, eşleştirme çalışmasını ve neyin hangi tarihte değiştiğine dair bir notu saklayın. Revenue Procedure, sistem belgelerinin sistemdeki değişiklikleri ve yürürlüğe girdikleri tarihleri içermesini ister (6. bölüm).

Açılış bakiyelerinin ayrıntısı muhasebeci değiştirdikten sonra açılış bakiyeleri, zamanlama ise muhasebe yazılımını yıl ortasında değiştirme rehberindedir.

Basit bir işletme için elektronik tablo ya da temel bir paket yeterli mi?

Bazen. IRS, geliri ve giderleri açıkça gösteren herhangi bir sistemi seçmenize izin verir ve tek taraflı kayıt sisteminin, küçük bir işletme kuruyorsanız basit ve pratik olabileceğini söyler (Publication 583). Kayıtların mutabık olduğunu ve kaynak belgelere kadar izlenebildiğini gösteremediğinde ya da bordro, stok, yüklenici formları, birden fazla sahip, kredi veren veya yatırımcı onun üretemediğini istediğinde yetersiz kalır.

Beş kontrolü (raporlar, erişim, eşleştirme, çıkış, geçmiş) geçiyorsa ve yetkisiz değişikliklere karşı kontrollerini, rapor tablosunun son satırındaki gibi, anlatabiliyorsanız bunların herhangi biri yeterli olabilir:

Paketin fiyatını bu sayfadaki her şey açıkken hesaplayın: muhasebecinizin girişi, kullanıcılar, banka bağlantıları, bordro ve yüklenici formları. Bunlardan birini içermeyen paket daha ucuz paket değildir. Defterler sonradan yeniden kurulmak zorunda kalırsa daha düşük ücret yine de toplamda daha pahalıya gelebilir: mutabık olmayan geçmiş, karışmış sahip parası ya da yıl başından bugüne toplamlar olmadan taşınan bordro.

Geçmeden önce muhasebecime ne sormalıyım?

İptal etmeden veya bir yıllık ödeme yapmadan önce bunları yazılı olarak sorun:

1. Hangi programlarla çalışıyorsunuz, hangilerinden kaçınmamı tercih edersiniz?
2. Giriş mi, dosya mı yoksa aylık raporlar mı istiyorsunuz, hangi raporlar?
3. Seçtiğim programa göre ücretiniz değişiyor mu?
4. Hangi geçiş tarihini istiyorsunuz ve ben canlıya geçmeden önce açılış bakiyelerini inceleyecek misiniz?
5. Geçiş sırasında bordro ve satış vergisi beyannamelerini kim veriyor, eski programdan neye ihtiyacınız var?
6. Eski dosyayı nasıl arşivleyeceğiz ve onu kim saklayacak?
7. Girişler ve dosya paylaşımı için ne gerekiyor? Vergi beyannamesi hazırlayıcıları müşteri verileri için yazılı bir güvenlik planı tutmalıdır (Publication 4557).

Muhasebeciniz yoksa ya da muhasebeciniz hangi programlarla çalıştığını söylemiyorsa, bir şey satın almadan veya iptal etmeden önce bunu netleştirin. Muhasebe sorumlusu, muhasebeci veya CPA kimin ne yaptığını açıklar, muhasebe sorumlusu tutmadan önce sorulacak sorular geri kalanını kapsar. Ya da bkz. muhasebe kayıtları desteği.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır ve ABD doları kullanır.

Schedule C veren bir yüklenici

$90.000 geliri ve ayda yaklaşık 40 işlemi olan bir yüklenici Schedule C verir. Ayrılmadan önce muhasebecisinden desteklenen programların listesini ister ve listeden seçer. Geçen yılın işlemlerini bir deneme dosyasına yükler ve gelir tablosu eski programla eşleşir. Sözleşmeli işgücü gideri, 11 satırına eşlenen tek bir hesapta durur. İptalden önce eklerle birlikte tam bir işlem dışa aktarımı indirir.

Çalışanları olan bir S şirketi

$600.000 geliri ve üç çalışanı olan bir S şirketi, bordroyu defterleriyle aynı satıcıyla yürütür. Yılda eşit ödenen $180.000 ücret olduğunu, vergi öncesi kesinti bulunmadığını ve kimsenin Social Security ücret tavanını aşmadığını varsayın. 1 Temmuz'da yapılan bir geçiş, 30 Haziran'a kadar ödenen $90.000 ücreti ve fiilen yapılan stopaj ile yatırımları taşımalıdır; böylece yılın Form W-2'leri $180.000 gösterir ve dört Form 941 ile uyuşur. Yeni defterler ayrıca yönetici ücretini diğer ücretlerden, hissedar kredilerini de giderlerden ayrı tutar.

12 yıllık geçmişi olan masaüstü kullanıcısı

Bir işletmenin masaüstü dosyasında 12 yıllık geçmişi vardır ve 1 Ocak'ta geçiş yapar. Açılış bakiyelerini iki yıl önceki yılın başındaki tarihle yükler, ardından o tarihten bu yana işlemleri yükler; böylece 1 Ocak geçişindeki mizan eski dosyanınkiyle eşleşir. Eski dosyayı her yıl için dışa aktarılmış raporlarla birlikte salt okunur olarak arşivler. En eski yıllar muhtemelen olağan saklama süresinin dışındadır, ancak dosya kalır, çünkü varlık kayıtları her varlığın satıldığı yıl için zamanaşımı süresi dolana kadar geçerlidir.

Sizin durumunuz farklı mı?

• İptal etmek veya geçiş yapmak üzeresiniz ve muhasebeciniz neyle çalışacağını söylemedi, ya da bordro, satış vergisi ve önceki yıl geçmişi eski yazılımda duruyor: kurulum, ilk dışa aktarımlar ve geçiş tarihi beyanname türünüze ve eski dosyanın içeriğine bağlıdır. İptal etmeden önce bunları netleştirin. Bkz. QuickBooks'u iptal ederken saklanacak kayıtlar, sonra muhasebe kayıtları desteği.
• Muhasebeciniz yok ya da muhasebeciniz hangi programı desteklediğini söylemiyor: yanıtı hangi programları kullanabileceğinizi belirler; bu yüzden önce beyannamenizi kimin hazırlayacağını netleştirin. Bkz. muhasebe sorumlusunun aylık maliyeti, sonra muhasebe kayıtları desteği.
• Defterleriniz geride kalmış ya da mutabık değil: yeni dosya hataları taşır. Bkz. muhasebe kayıtlarını temizleme mi sıfırdan başlama mı ve gecikmiş defterlerin tamamlanması, sonra muhasebe kayıtları desteği.
• IRS kayıtlarınızı istedi: IRS çoğu zaman orijinal yedek dosyayı ve yönetici girişini ister; bu yüzden bir şeyi değiştirmeden, özetlemeden veya iptal etmeden önce yardım alın. Bkz. işletme kayıtlarını tutmamanın cezaları ve muhasebe kayıtları desteği.
• Birden fazla sahibi olan bir S şirketi veya ortaklıksınız: bkz. S şirketi muhasebe yazılımı ve ortak sermaye hesapları. Açılış bakiyeleri eski defterlerle uyuşmuyorsa, farkı son verilen beyannamenizle açıklayamıyorsanız ya da sahip hesapları uyuşmuyorsa, canlıya geçmeden önce kurulumu inceletin. Bkz. muhasebe kayıtları desteği.
• İşletmeniz hem ABD'de hem Kanada'da çalışıyor ya da başka para biriminde hesaplarınız var: bkz. iki ülkede faaliyet gösteren işletme için QuickBooks Kanada mı ABD mi ve ABD defterlerinde yabancı para hesapları, sonra muhasebe kayıtları desteği.
• Bordro sağlayıcınız da değişiyor: bkz. bordro sağlayıcısı değiştirme.
• QuickBooks Desktop veya QuickBooks Self-Employed kullanıyorsunuz: bkz. QuickBooks Desktop'ın sonlandırılması ve QuickBooks Self-Employed'ın kapanması.
• QuickBooks Online ile başka bir platform arasında seçim yapıyorsunuz ya da küçük işletme paketini aştınız: bkz. QuickBooks Online ile başka bir platformu karşılaştırma ve QuickBooks'u aşmak.