Dành cho ai
- Chủ doanh nghiệp một chủ, hợp danh và S corporation tại Hoa Kỳ rời QuickBooks để dùng phần mềm giá thấp hơn
- Chủ doanh nghiệp có kế toán viên lập Schedule C, Form 1065 hoặc Form 1120-S từ sổ sách của họ
- Chủ doanh nghiệp có bảng lương, thuế bán hàng hoặc nhiều năm lịch sử trong tệp cũ
Không đề cập ở đây
- So sánh sản phẩm phần mềm hoặc giá gói dịch vụ
- Chuyển giữa năm hoặc vào cuối năm, và chi tiết về số dư đầu kỳ
- Nên xuất những hồ sơ nào trước khi hủy, và đầy đủ mọi thời hạn lưu giữ
- Quy định lưu giữ hồ sơ về thuế bán hàng của tiểu bang
- Yêu cầu về hồ sơ đối với C corporation (Form 1120)
Phần mềm thay thế QuickBooks mà kế toán viên của tôi hỗ trợ nghĩa là gì?
IRS không chỉ định hay phê duyệt phần mềm kế toán nào. Bạn có thể dùng bất kỳ hệ thống lưu giữ hồ sơ nào cho thấy rõ thu nhập và chi phí (IRS: Recordkeeping), miễn là sổ sách hoặc hồ sơ đủ để chứng minh tổng thu nhập, các khoản khấu trừ và các khoản tín thuế (26 CFR 1.6001-1). Nếu là chương trình máy tính, bạn phải xuất được hồ sơ đọc được, khớp với sổ sách và tờ khai, và đủ chi tiết để lần ra chứng từ gốc (Publication 583). Kế toán viên hay CPA của bạn làm việc trên phần mềm nào là quyền của họ, và không có nguồn chính thức nào liệt kê, nên hãy hỏi trước, rồi nhập số liệu năm ngoái vào phần mềm mới và kiểm tra các báo cáo có khớp không. Trên thực tế, việc này gồm năm bước kiểm tra:
- Báo cáo. Phần mềm tạo được sổ cái, bảng cân đối số phát sinh (trial balance), báo cáo kết quả kinh doanh, bảng cân đối kế toán và đối chiếu ngân hàng cho bất kỳ khoảng thời gian nào.
- Quyền truy cập. Kế toán viên của bạn đăng nhập được, hoặc bạn gửi được bản xuất dữ liệu đầy đủ.
- Ánh xạ. Mỗi tài khoản kế toán rơi vào một dòng của tờ khai, và tiền của chủ sở hữu không lẫn vào thu nhập và chi phí.
- Thoát ra. Bạn lấy được toàn bộ dữ liệu của mình, kể cả sau khi hủy gói.
- Lịch sử. Tổng tiền lương, thuế bán hàng và Form 1099 được chuyển sang. Sổ sách mới bắt đầu từ số dư đầu kỳ (số dư của mỗi tài khoản vào ngày bắt đầu), và vào ngày chuyển đổi, tức ngày chương trình mới tiếp quản, sổ sách mới khớp với tệp cũ.
Trường hợp của bạn không đơn giản khi:
- Kế toán viên của bạn chưa nói họ làm việc với phần mềm nào, hoặc bạn chưa có kế toán viên. Đừng hủy gì cho đến khi việc này được giải quyết: lựa chọn phần mềm, các bản xuất dữ liệu đầu tiên và ngày chuyển đổi phụ thuộc vào loại tờ khai của bạn và những gì tệp cũ chứa.
- Tiền lương hoặc hồ sơ thuế bán hàng chạy qua cùng nhà cung cấp với sổ sách. Khi đó việc chuyển đổi cũng chuyển cả tiền lương lũy kế từ đầu năm, các khoản nộp thuế và các tờ khai đã nộp, không chỉ sổ cái.
- Doanh nghiệp là hợp danh hoặc S corporation. Hợp danh theo dõi tài khoản vốn của từng thành viên hợp danh, còn S corporation theo dõi khoản phân phối và khoản vay của từng cổ đông. Bảng cân đối kế toán trên tờ khai, khi bắt buộc, phải khớp với sổ sách.
- Sổ sách bị chậm hoặc không đối chiếu được. Tệp mới sẽ thừa hưởng mọi lỗi của tệp cũ.
- IRS đã yêu cầu hồ sơ của bạn. Trong các cuộc kiểm tra doanh nghiệp nhỏ, IRS thường yêu cầu tệp sao lưu của phần mềm và thông tin đăng nhập quản trị viên, và cho biết tệp được dựng lại hay nhập lại không đáp ứng yêu cầu cung cấp bản gốc.
Hãy chuẩn bị trước: tờ khai gần nhất đã nộp, các báo cáo năm nay từ phần mềm cũ, danh sách mọi người có quyền truy cập, nhà cung cấp dịch vụ lương và thuế bán hàng của bạn, và những gì kế toán viên đã nói họ cần.
Phần mềm kế toán rẻ hơn phải tạo được những báo cáo nào?
Nó nên tạo được sổ cái, bảng cân đối số phát sinh, báo cáo kết quả kinh doanh, bảng cân đối kế toán và đối chiếu ngân hàng cho bất kỳ khoảng thời gian nào, vì kế toán viên của bạn sẽ làm việc từ các báo cáo đó. IRS đặt ra một tiêu chuẩn chứ không phải danh sách báo cáo: tổng của các tài khoản phải khớp với sổ sách và tờ khai, và chi tiết giao dịch phải dẫn về chứng từ gốc (Revenue Procedure 98-25, section 5). Revenue Procedure này áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ hơn khi một phần thông tin bắt buộc chỉ tồn tại trong tệp máy tính, như thường gặp với phần mềm kế toán (section 3).
| Báo cáo | Kế toán viên của bạn dùng để làm gì |
|---|---|
| Sổ cái (chi tiết giao dịch) | Mọi giao dịch theo tài khoản, kèm ngày, người nhận tiền và liên kết đến biên lai hoặc hóa đơn |
| Bảng cân đối số phát sinh (trial balance) | Số dư của mọi tài khoản trên một trang tại bất kỳ ngày nào; là nền tảng để ánh xạ tài khoản vào các dòng của tờ khai |
| Báo cáo kết quả kinh doanh | Thu nhập và chi phí trong một kỳ, theo cơ sở tiền mặt hoặc dồn tích mà tờ khai dùng |
| Bảng cân đối kế toán | Tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu tại một ngày; Schedule L của S corporation hoặc hợp danh phải khớp với bảng này khi tờ khai yêu cầu có Schedule L |
| Đối chiếu ngân hàng và thẻ | Bằng chứng mỗi tháng sổ sách khớp với sao kê |
| Hóa đơn bán và hóa đơn mua chưa thanh toán | Khách hàng nợ bạn bao nhiêu và bạn nợ bao nhiêu, dùng cho sổ sách dồn tích |
| Tóm tắt tiền lương và các khoản nộp thuế | Tiền lương theo nhân viên, khoản khấu trừ, các khoản nộp thuế, Form 941 và W-2 |
| Tổng theo nhà thầu và danh sách tài sản cố định | Tổng cả năm cho từng người nhận tiền, dùng cho Form 1099-NEC; nguyên giá, ngày mua và khấu hao đã tính, dùng cho Form 4562 |
| Hệ thống tài khoản kế toán và tài liệu mô tả hệ thống | Mỗi tài khoản chứa gì. Publication 583 cũng yêu cầu bạn giữ bản mô tả hệ thống, gồm các biện pháp kiểm soát chống thêm, sửa hoặc xóa trái phép |
Nếu nhà cung cấp có bản dùng thử hoặc tệp mẫu, hãy nhập các giao dịch của năm ngoái và chạy từng báo cáo trước khi hủy bất cứ thứ gì. Báo cáo nào đi với tờ khai nào có trong từ sổ sách đến tờ khai thuế doanh nghiệp.
Kế toán viên của tôi có vào được không, và tôi có lấy được toàn bộ dữ liệu nếu rời đi không?
Kế toán viên của bạn cần tài khoản đăng nhập riêng hoặc bản xuất dữ liệu đầy đủ, và bạn cần cách lấy mọi thứ ra trước khi gói đăng ký cũ hết hạn. IRS thường yêu cầu tệp sao lưu của phần mềm kế toán và thông tin đăng nhập quản trị viên ngay từ đầu nhiều cuộc kiểm tra, và cho biết tệp sao lưu cho phép người kiểm tra thẩm định hồ sơ gốc theo cách mà các báo cáo xuất sang bảng tính không làm được (câu hỏi thường gặp về hồ sơ phần mềm của IRS). Dùng nhà cung cấp để lưu trữ sổ sách không miễn cho bạn nghĩa vụ lưu giữ hồ sơ (Revenue Procedure 98-25, section 3).
Hãy hỏi nhà cung cấp trước khi mua:
- Tôi có tải được bản sao đầy đủ dữ liệu của mình, kèm tệp đính kèm không, và ở định dạng nào?
- Nếu tôi hạ gói hoặc hủy, tôi giữ lại được gì, và còn đăng nhập hay tải về được trong bao lâu?
- Có vai trò quản trị viên do tôi kiểm soát không?
- Mục nào trong số này tính thêm phí: tài khoản đăng nhập cho kế toán viên, thêm người dùng, lưu trữ biên lai, bảng lương, nộp Form 1099, kết nối ngân hàng, nhiều năm lịch sử?
- Giá tôi thấy có phải giá của kỳ đầu không, và sau đó là bao nhiêu?
- Nếu tôi có tài khoản ngân hàng hoặc hóa đơn bằng ngoại tệ, gói này có ghi số tiền theo ngoại tệ đó cùng với đô la không?
IRS cho biết có thể đọc tệp của các chương trình mà đa số doanh nghiệp dùng, và khuyên người nộp thuế hỏi người kiểm tra trước khi gửi bất kỳ tệp điện tử nào (câu hỏi 4 trong FAQ). Điều này quan trọng nhất với phần mềm ít phổ biến. Để cấp quyền cho nhân viên ghi sổ mà họ không thể chuyển tiền, xem cấp quyền truy cập tài khoản cho nhân viên ghi sổ.
Các danh mục của phần mềm mới có ánh xạ được vào tờ khai thuế của tôi không?
Có, nếu mỗi tài khoản ánh xạ vào một dòng của tờ khai và tiền của chủ sở hữu được tách khỏi thu nhập và chi phí. Mỗi phần mềm có danh mục mặc định riêng. Tờ khai dùng các định nghĩa trong hướng dẫn biểu mẫu của IRS, nên kế toán viên của bạn sẽ ánh xạ từ cái này sang cái kia. Điều phần mềm mới phải cho phép là một hệ thống tài khoản kế toán mà bạn chỉnh sửa được.
| Tờ khai | Sổ sách phải giữ riêng những gì |
|---|---|
| Schedule C | Giá vốn hàng bán, nếu bạn có hàng tồn kho, tách khỏi chi phí. Mỗi tài khoản chi phí ánh xạ vào một dòng: lao động hợp đồng vào dòng 11, phí kế toán viên và luật sư vào dòng 17, tiền lương vào dòng 26 (hướng dẫn) |
| Form 1120-S | Thù lao cán bộ điều hành (dòng 7) tách khỏi tiền lương khác (dòng 8); khoản vay của cổ đông tách khỏi chi phí; bảng cân đối kế toán khớp với Schedule L khi tờ khai yêu cầu (hướng dẫn) |
| Form 1065 | Vốn chủ sở hữu theo từng thành viên hợp danh, vì Schedule K-1 khai tài khoản vốn của thành viên đó; bảng cân đối kế toán khớp với Schedule L. Hợp danh trả lời "Yes" ở Schedule B, câu hỏi 4 không cần hoàn tất Item L hay Schedule L, M-1 và M-2, nhưng vẫn nộp Schedule K-1 cho từng thành viên hợp danh (hướng dẫn) |
Hãy kiểm tra bạn có thêm, đổi tên và gộp được các tài khoản không. Hợp danh cần một tài khoản vốn cho từng thành viên hợp danh, và S corporation cần tài khoản phân phối và tài khoản khoản vay cho từng cổ đông. Danh sách mẫu cho Schedule C có trong hệ thống tài khoản kế toán cho Schedule C.
Cần kiểm tra gì trước khi chuyển bảng lương, thuế bán hàng, Form 1099, kết nối ngân hàng và hàng tồn kho?
Bảng lương, thuế bán hàng và tổng của nhà thầu mỗi loại đều có lịch sử mà sổ cái không có, còn kết nối ngân hàng và hàng tồn kho cần được kiểm tra vào ngày chuyển đổi. Hãy dùng bảng sau.
| Hạng mục | Điều có thể sai | Cần kiểm tra trước khi hủy |
|---|---|---|
| Bảng lương | Tiền lương, khoản khấu trừ và các khoản nộp thuế lũy kế từ đầu năm bị bỏ lại. Form W-2 khai tiền lương đã trả trong năm dương lịch, và tổng trên Form W-2, W-3 và 941 phải khớp nhau, hoặc chỉ khác vì những lý do hợp lệ (hướng dẫn W-2) | Lấy tổng lũy kế từ đầu năm theo từng nhân viên, hồ sơ các khoản nộp thuế và các Form 941 đã nộp. Giữ hồ sơ thuế lao động ít nhất bốn năm (IRS); hồ sơ về tiền lương nghỉ ốm và nghỉ chăm sóc gia đình đủ điều kiện và tiền lương thuộc tín thuế giữ chân nhân viên, ít nhất 6 năm (IRS). Xem đổi nhà cung cấp dịch vụ lương |
| Thuế bán hàng | Quy định và ngày nộp của tiểu bang quyết định, và các nguồn của IRS trên trang này không bao gồm chúng | Xuất số dư thuế bán hàng phải nộp và các tờ khai đã nộp, đối chiếu số dư với tờ khai gần nhất, và xác nhận ai nộp từng tờ khai trong thời gian chuyển đổi |
| Nhà thầu | Tổng cả năm bị chia giữa hai phần mềm | Gộp tổng năm dương lịch của từng người nhận tiền, kèm tên, địa chỉ, mã số thuế và mọi khoản khấu trừ dự phòng đã thu. Khoản trả cho dịch vụ nói chung cần Form 1099-NEC từ $2.000 trở lên, hoặc $600 đối với khoản trả đến hết năm 2025, và ở bất kỳ số tiền nào nếu có khấu trừ dự phòng. Khoản thanh toán qua thẻ và mạng thanh toán thì khai trên Form 1099-K (hướng dẫn) |
| Kết nối ngân hàng và thẻ | Kết nối lại có thể làm trùng hoặc bỏ sót giao dịch, và kết nối không phải là đối chiếu | Đối chiếu mọi tài khoản với sao kê vào ngày chuyển đổi. IRS khuyên đối chiếu tài khoản séc mỗi tháng |
| Hàng tồn kho | Giá vốn hàng bán cần hàng tồn đầu kỳ, hàng mua và hàng tồn cuối kỳ | Kiểm kê hàng vào ngày chuyển đổi và chuyển sang cả số lượng lẫn giá gốc |
| Tài sản cố định | Lịch sử khấu hao nằm lại trong tệp cũ | Xuất nguyên giá, ngày đưa vào sử dụng và khấu hao đã tính. Giữ hồ sơ tài sản cho đến khi hết thời hiệu của năm bạn thanh lý tài sản (IRS) |
Chỉ riêng kết nối ngân hàng không chứng minh sổ sách đúng; xem kết nối ngân hàng không phải là đối chiếu.
Tôi nên chuyển sang bao nhiêu lịch sử, và chứng minh số dư đã chuyển như thế nào?
Hãy chuyển số dư đầu kỳ tại một ngày, cùng chỉ những giao dịch sau ngày đó mà kế toán viên của bạn muốn. Các số dư đã bao gồm mọi thứ có ngày từ ngày đó trở về trước, nên mỗi giao dịch chỉ nhập một lần. Sau đó chứng minh việc chuyển bằng cách đối chiếu bảng cân đối số phát sinh mới với bảng cũ, từng tài khoản một, vào ngày chuyển đổi.
Giữ tệp cũ và các báo cáo của nó chừng nào các năm mà nó bao gồm còn có thể bị kiểm tra, nói chung là 3 năm kể từ ngày nộp tờ khai; mọi thời hạn có trong hồ sơ cần giữ khi hủy QuickBooks. Trong ví dụ của chính Revenue Procedure về việc thay phần mềm kế toán, không cần thông báo cho IRS vì hồ sơ cũ vẫn truy xuất và xử lý được (Revenue Procedure 98-25, sections 4 và 8).
| Cách làm | Phù hợp khi | Cần lưu ý |
|---|---|---|
| Số dư đầu kỳ tại ngày chuyển đổi; lưu trữ tệp cũ | Lịch sử ngắn, hoặc tệp cũ có nhiều lỗi | Tệp cũ phải còn đọc được. Người kiểm tra có thể yêu cầu cả tháng trước và tháng sau của năm đang bị kiểm tra (câu hỏi 13 trong FAQ). Chuyển giữa năm làm tổng của năm đó nằm trong hai tệp |
| Số dư đầu kỳ vào đầu năm thuế, cộng các tháng từ đó đến nay | Bạn chuyển giữa năm và muốn cả năm nằm trong một tệp | Không nhập gì có ngày trước đầu năm, và đừng nhập thêm số dư tại ngày chuyển đổi |
| Số dư đầu kỳ vào đầu năm sớm nhất bạn muốn, cộng mọi giao dịch từ đó đến nay | Bên cho vay hoặc bên mua mong muốn có chi tiết của nhiều năm | Tốn thời gian, và các lỗi cũ bị mang sang tệp mới |
IRS cho biết tệp nhập lại hoặc rút gọn không đáp ứng yêu cầu cung cấp hồ sơ gốc của các năm đang bị kiểm tra, và chỉ được rút gọn đối với các ngày trước đó không ảnh hưởng đến các năm ấy (câu hỏi 10 và 14 trong FAQ). Vì vậy hãy giữ tệp gốc ở trạng thái đọc được cho mọi năm có thể bị kiểm tra.
Để chứng minh các số dư:
- Chạy bảng cân đối số phát sinh trong phần mềm cũ vào ngày chuyển đổi và lưu lại.
- Nhập số dư đầu kỳ và mọi giao dịch sau đó vào phần mềm mới, mỗi giao dịch một lần, rồi chạy bảng cân đối số phát sinh vào ngày chuyển đổi. Mọi tài khoản phải khớp; hãy liệt kê từng chênh lệch và nguyên nhân.
- Đối chiếu tài khoản ngân hàng và thẻ với sao kê, hóa đơn bán và hóa đơn mua chưa thanh toán với danh sách, các khoản vay với sao kê của bên cho vay, các khoản nợ lương với Form 941 gần nhất và các khoản nộp thuế, và vốn chủ sở hữu với sổ sách cũ vào cùng ngày. Vốn chủ sở hữu cuối năm ngoái cũng phải khớp với bảng cân đối kế toán trên tờ khai gần nhất bạn đã nộp, hoặc bạn giải thích được vì sao không. Vốn trên K-1 của thành viên hợp danh dùng giá gốc tính thuế (basis), và Schedule C không có bảng cân đối kế toán.
- Giữ cả hai bảng cân đối số phát sinh, phần việc đối chiếu và ghi chú về những gì đã thay đổi và vào ngày nào. Revenue Procedure yêu cầu tài liệu mô tả hệ thống gồm các thay đổi của hệ thống và ngày chúng có hiệu lực (section 6).
Chi tiết về số dư đầu kỳ có trong số dư đầu kỳ sau khi đổi kế toán viên, và về thời điểm có trong đổi phần mềm kế toán giữa năm.
Bảng tính hoặc gói cơ bản có đủ cho một doanh nghiệp đơn giản không?
Đôi khi có. IRS cho phép bạn chọn bất kỳ hệ thống nào cho thấy rõ thu nhập và chi phí, và cho biết hệ thống ghi sổ đơn có thể đơn giản và thiết thực nếu bạn mới bắt đầu một doanh nghiệp nhỏ (Publication 583). Nó không còn đủ khi không chứng minh được hồ sơ khớp nhau và dẫn về chứng từ gốc, hoặc khi bảng lương, hàng tồn kho, biểu mẫu nhà thầu, nhiều chủ sở hữu, bên cho vay hay nhà đầu tư cần những gì nó không tạo ra được.
Lựa chọn nào dưới đây cũng có thể đủ nếu đạt năm bước kiểm tra (báo cáo, quyền truy cập, ánh xạ, thoát ra, lịch sử) và bạn mô tả được các biện pháp kiểm soát của nó chống thay đổi trái phép, như ở hàng cuối của bảng báo cáo:
| Lựa chọn | Kiểm tra trước |
|---|---|
| Gói thấp hơn của cùng phần mềm | Gói thấp hơn bỏ gì khỏi các báo cáo và quyền truy cập ở trên |
| Một phần mềm kế toán trên đám mây khác | Bạn có xuất được mọi thứ không, kế toán viên có làm việc trên đó không, và lịch sử nào được chuyển sang |
| Phần mềm mua một lần và cài đặt | Sao lưu, ai mở được tệp, và kế toán viên nhận tệp bằng cách nào |
| Bảng tính | Năm bước kiểm tra; xem ghi sổ kế toán bằng bảng tính |
| Kế toán viên hoặc nhân viên ghi sổ giữ sổ sách trong hệ thống riêng của họ | Những gì bạn nhìn thấy được, và cách bạn lấy bản sao đầy đủ nếu rời đi |
Hãy tính giá của gói với mọi thứ trên trang này được bật: tài khoản đăng nhập của kế toán viên, số người dùng, kết nối ngân hàng, bảng lương và biểu mẫu nhà thầu. Gói thiếu một trong số đó không phải gói rẻ hơn. Mức phí thấp hơn vẫn có thể tốn kém hơn về tổng thể nếu sau này phải dựng lại sổ sách: lịch sử không đối chiếu được, tiền của chủ sở hữu lẫn vào, hoặc bảng lương được chuyển mà không có tổng lũy kế từ đầu năm.
Tôi nên hỏi kế toán viên gì trước khi chuyển?
Hãy hỏi bằng văn bản các câu sau trước khi hủy hoặc trả tiền cho cả năm:
- Anh/chị làm việc với những phần mềm nào, và muốn tôi tránh phần mềm nào?
- Anh/chị muốn tài khoản đăng nhập, một tệp hay báo cáo hằng tháng, và là những báo cáo nào?
- Phí của anh/chị có thay đổi theo phần mềm tôi chọn không?
- Anh/chị muốn ngày chuyển đổi nào, và có xem lại số dư đầu kỳ trước khi tôi bắt đầu dùng chính thức không?
- Ai nộp tờ khai tiền lương và thuế bán hàng trong thời gian chuyển đổi, và anh/chị cần gì từ phần mềm cũ?
- Chúng ta sẽ lưu trữ tệp cũ thế nào, và ai giữ nó?
- Anh/chị yêu cầu gì về tài khoản đăng nhập và chia sẻ tệp? Người chuẩn bị thuế phải giữ kế hoạch bảo mật bằng văn bản cho dữ liệu khách hàng (Publication 4557).
Nếu bạn chưa có kế toán viên, hoặc kế toán viên của bạn không nói họ làm việc với phần mềm nào, hãy giải quyết việc đó trước khi mua hoặc hủy bất cứ thứ gì. Nhân viên ghi sổ, kế toán viên hay CPA giải thích ai làm gì, và câu hỏi nên hỏi trước khi thuê nhân viên ghi sổ nêu phần còn lại. Hoặc xem dịch vụ ghi sổ kế toán.
Ví dụ
Các ví dụ này chỉ mang tính minh họa và dùng đô la Hoa Kỳ.
Một nhà thầu khai Schedule C
Một nhà thầu có doanh thu $90.000 và khoảng 40 giao dịch mỗi tháng khai Schedule C. Trước khi rời đi, nhà thầu hỏi kế toán viên danh sách phần mềm được hỗ trợ và chọn từ danh sách đó. Nhà thầu nhập các giao dịch của năm ngoái vào một tệp thử, và báo cáo kết quả kinh doanh khớp với phần mềm cũ. Lao động hợp đồng nằm trong một tài khoản ánh xạ vào dòng 11. Trước khi hủy, nhà thầu tải về bản xuất đầy đủ các giao dịch kèm tệp đính kèm.
Một S corporation có nhân viên
Một S corporation có doanh thu $600.000 và ba nhân viên chạy bảng lương cùng nhà cung cấp với sổ sách. Giả sử tiền lương $180.000 mỗi năm, trả đều, không có khoản khấu trừ trước thuế và không ai vượt mức tiền lương chịu thuế An sinh Xã hội. Việc chuyển đổi vào ngày 1 tháng 7 phải mang theo $90.000 tiền lương đã trả đến hết ngày 30 tháng 6, cùng các khoản khấu trừ và nộp thuế thực tế đã thực hiện, để các Form W-2 của năm cho thấy $180.000 và khớp với bốn Form 941. Sổ sách mới cũng giữ thù lao cán bộ điều hành tách khỏi tiền lương khác và khoản vay của cổ đông tách khỏi chi phí.
Một người dùng phần mềm cài trên máy tính với 12 năm lịch sử
Một doanh nghiệp có 12 năm lịch sử trong tệp cài trên máy tính và chuyển đổi vào ngày 1 tháng 1. Doanh nghiệp nhập số dư đầu kỳ ghi ngày đầu năm của hai năm trước, rồi các giao dịch từ đó đến nay, để bảng cân đối số phát sinh vào ngày chuyển đổi 1 tháng 1 khớp với tệp cũ. Doanh nghiệp lưu trữ tệp cũ ở chế độ chỉ đọc cùng các báo cáo đã xuất cho từng năm. Những năm xa nhất có thể đã ngoài thời hạn lưu giữ thông thường, nhưng tệp vẫn được giữ vì hồ sơ tài sản phải giữ đến khi hết thời hiệu của năm bán từng tài sản.
Trường hợp của bạn có khác không?
- Bạn sắp hủy hoặc chuyển đổi mà kế toán viên chưa nói họ sẽ làm việc với phần mềm nào, hoặc bảng lương, thuế bán hàng và lịch sử các năm trước nằm trong phần mềm cũ: cách thiết lập, các bản xuất dữ liệu đầu tiên và ngày chuyển đổi phụ thuộc vào loại tờ khai và những gì tệp cũ chứa. Hãy giải quyết chúng trước khi hủy. Xem hồ sơ cần giữ khi hủy QuickBooks, rồi dịch vụ ghi sổ kế toán.
- Bạn chưa có kế toán viên, hoặc kế toán viên của bạn không nói họ hỗ trợ phần mềm nào: câu trả lời của họ quyết định bạn dùng được phần mềm nào, nên hãy xác định ai lập tờ khai cho bạn trước. Xem nhân viên ghi sổ tốn bao nhiêu mỗi tháng, rồi dịch vụ ghi sổ kế toán.
- Sổ sách của bạn bị chậm hoặc không đối chiếu được: tệp mới sẽ mang các lỗi sang. Xem dọn dẹp sổ sách hay bắt đầu lại và ghi sổ bù cho sổ sách quá hạn, rồi dịch vụ ghi sổ kế toán.
- IRS đã yêu cầu hồ sơ của bạn: IRS thường yêu cầu tệp sao lưu gốc và thông tin đăng nhập quản trị viên, nên hãy nhờ hỗ trợ trước khi thay đổi, rút gọn hay hủy bất cứ thứ gì. Xem tiền phạt khi không lưu giữ hồ sơ kinh doanh và dịch vụ ghi sổ kế toán.
- Bạn là S corporation hoặc hợp danh có nhiều chủ sở hữu: xem phần mềm ghi sổ cho S corporation và tài khoản vốn của thành viên hợp danh. Nếu số dư đầu kỳ không khớp với sổ sách cũ, bạn không giải thích được chênh lệch so với tờ khai gần nhất đã nộp, hoặc các tài khoản của chủ sở hữu không khớp, hãy nhờ xem xét việc thiết lập trước khi bắt đầu dùng chính thức. Xem dịch vụ ghi sổ kế toán.
- Doanh nghiệp của bạn hoạt động ở cả Hoa Kỳ và Canada, hoặc bạn có tài khoản bằng ngoại tệ: xem QuickBooks Canada hay Hoa Kỳ cho doanh nghiệp hai quốc gia và tài khoản ngoại tệ trong sổ sách tại Hoa Kỳ, rồi dịch vụ ghi sổ kế toán.
- Nhà cung cấp dịch vụ lương của bạn cũng đang thay đổi: xem đổi nhà cung cấp dịch vụ lương.
- Bạn dùng QuickBooks Desktop hoặc QuickBooks Self-Employed: xem QuickBooks Desktop ngừng cung cấp và QuickBooks Self-Employed đóng cửa.
- Bạn đang chọn giữa QuickBooks Online và một nền tảng khác, hoặc đã vượt quá gói dành cho doanh nghiệp nhỏ: xem so sánh QuickBooks Online với nền tảng khác và khi doanh nghiệp vượt quá QuickBooks.
Số liệu trên trang này
| Số liệu | Giá trị | Nguồn |
|---|---|---|
| Thời gian lưu giữ hồ sơ thuế lao động của Hoa Kỳ Tối thiểu, tính từ ngày thuế đến hạn hoặc ngày thuế được nộp, tùy ngày nào muộn hơn | Bốn năm | IRS: Publication 583, Bắt đầu kinh doanh và lưu giữ hồ sơ Đã kiểm tra |
| Thời gian lưu giữ hồ sơ về tiền lương nghỉ phép có lương đủ điều kiện và tiền lương tính tín thuế giữ chân nhân viên (employee retention credit) Tối thiểu; áp dụng cho tiền lương nghỉ ốm và nghỉ chăm sóc gia đình đủ điều kiện của kỳ nghỉ sau ngày 31 tháng 3 năm 2021 và cho tiền lương tính tín thuế giữ chân nhân viên (employee retention credit) được chi trả sau ngày 30 tháng 6 năm 2021 | 6 năm | IRS: Lưu giữ hồ sơ về thuế lao động Đã kiểm tra |
| Ngưỡng khai báo Form 1099-NEC đối với các khoản thanh toán thực hiện năm 2026 Thông thường, các khoản thanh toán dịch vụ phải khai báo cho một người nhận trong năm 2026; khấu trừ dự phòng có thể buộc phải nộp ở bất kỳ mức nào | $2.000 Năm thuế 2026 | IRS: Tôi có bắt buộc phải nộp Form 1099 hoặc tờ khai thông tin khác không? Đã kiểm tra |
| Ngưỡng báo cáo thù lao cho người không phải nhân viên trên Form 1099-NEC đối với khoản thanh toán đến hết năm 2025 Box 1 thù lao cho người không phải nhân viên từ $600 trở lên, theo hướng dẫn tháng 4 năm 2025; khoản thanh toán sau ngày 31 tháng 12 năm 2025 áp dụng ngưỡng cao hơn. | $600 Năm thuế 2025 | IRS: Hướng dẫn cho Form 1099-MISC và Form 1099-NEC (bản sửa đổi tháng 4 năm 2025) Đã kiểm tra |
| Thời gian lưu giữ hồ sơ chứng minh thuế thu nhập thông thường Nhìn chung tính sau ngày nộp tờ khai hoặc hạn nộp tờ khai, tùy ngày nào muộn hơn; một số trường hợp cụ thể có thời hạn dài hơn. Hồ sơ giá gốc tài sản phải giữ đến hết thời hạn của năm chuyển nhượng chịu thuế; tờ khai chưa nộp và tờ khai gian lận không có thời hạn. | 3 năm | IRS: Publication 583, thời gian lưu giữ hồ sơ và Table 3 Đã kiểm tra |
Nguồn chính
- IRS: Revenue Procedure 98-25
- IRS: Việc sử dụng hồ sơ của phần mềm kế toán điện tử, các câu hỏi thường gặp
- IRS: Publication 583, Bắt đầu kinh doanh và lưu giữ hồ sơ
- IRS: Lưu giữ hồ sơ
- IRS: Cần giữ hồ sơ trong bao lâu?
- IRS: Lưu giữ hồ sơ về thuế lao động
- IRS: Hướng dẫn cho Schedule C (Form 1040)
- IRS: Hướng dẫn cho Form 1120-S
- IRS: Hướng dẫn cho Form 1065
- IRS: Hướng dẫn chung cho Form W-2 và W-3
- IRS: Hướng dẫn cho Form 1099-MISC và Form 1099-NEC
- IRS: Publication 4557, Bảo vệ dữ liệu của người nộp thuế
- 26 CFR 1.6001-1, Hồ sơ
Về hướng dẫn này
Bản dịch từ hướng dẫn tiếng Anh · Đọc bản gốc tiếng Anh
Trang này giải thích các quy tắc chung cho năm thuế được nêu. Đây không phải là tư vấn cho trường hợp của bạn.
Thay đổi so với bản tiếng Anh gốc
- : Xuất bản lần đầu.