Alternativas más baratas a QuickBooks: lo que necesita su CPA

¿Qué significa que una alternativa a QuickBooks sea una que mi CPA acepta?

El IRS no nombra ningún software de contabilidad obligatorio ni aprobado. Puede usar cualquier sistema de registros que muestre con claridad los ingresos y los gastos (IRS: Recordkeeping), siempre que los libros o registros basten para establecer el ingreso bruto, las deducciones y los créditos (26 CFR 1.6001-1). Si es un programa de computadora, debe poder producir registros legibles que cuadren con sus libros y su declaración y den suficiente detalle para identificar los documentos de origen (Publication 583). Con qué programas trabaja su contador o CPA es decisión de él, y ninguna fuente oficial los enumera; por eso pregunte primero, cargue después las cifras del año pasado en el programa nuevo y verifique que los reportes coincidan. En la práctica se reduce a cinco revisiones:

1. Reportes. El programa produce el libro mayor, el balance de comprobación, el estado de resultados, el balance general y las conciliaciones bancarias para cualquier rango de fechas.
2. Acceso. Su contador puede iniciar sesión, o usted puede enviarle una exportación completa.
3. Correspondencia. Cada cuenta cae en una línea de su declaración, y el dinero del propietario queda fuera de los ingresos y los gastos.
4. Salida. Puede sacar todos sus datos, incluso después de cancelar.
5. Historial. Los totales de nómina, impuesto sobre las ventas y Forms 1099 se pasan al programa nuevo. Los libros nuevos parten de saldos iniciales (lo que contiene cada cuenta el día en que empiezan) y, en la fecha de transición, el día en que el programa nuevo toma el control, coinciden con el archivo anterior.

Un caso no es sencillo cuando:

• Su contador no le ha dicho con qué programas trabaja, o usted no tiene contador. No cancele nada hasta resolverlo: la elección, las primeras exportaciones y la fecha de transición dependen del tipo de declaración y de lo que contenga el archivo anterior.
• La nómina o las declaraciones del impuesto sobre las ventas pasan por el mismo proveedor que los libros. Un cambio entonces traslada también los salarios acumulados del año, los depósitos y las declaraciones presentadas, además del libro mayor.
• El negocio es una sociedad de personas o una corporación S. Una sociedad de personas lleva la cuenta de capital de cada socio, y una corporación S las distribuciones y los préstamos de cada accionista. El balance general de la declaración, cuando se exige, debe concordar con los libros.
• Los libros están atrasados o no concilian. El archivo nuevo hereda todos los errores del anterior.
• El IRS pidió sus registros. En las auditorías de pequeños negocios, el IRS suele pedir el archivo de respaldo del software y el acceso de administrador, y dice que un archivo reconstruido o capturado de nuevo no cumple una solicitud del original.

Reúna primero: su última declaración presentada, los reportes de este año del software anterior, una lista de todas las personas con acceso, sus proveedores de nómina y de impuesto sobre las ventas, y lo que su contador haya dicho que necesita.

¿Qué reportes debe producir un programa de contabilidad más barato?

Debe producir el libro mayor, el balance de comprobación, el estado de resultados, el balance general y las conciliaciones bancarias para cualquier rango de fechas, porque su contador trabajará con ellos. El IRS fija una prueba, no una lista de reportes: los totales de las cuentas deben cuadrar con los libros y con la declaración, y el detalle de las transacciones debe llevar a los documentos de origen (Revenue Procedure 98-25, sección 5). El procedimiento cubre a un negocio pequeño cuando parte de la información exigida existe solo en archivos de computadora, como suele ocurrir con el software de contabilidad (sección 3).

Si el proveedor ofrece una prueba o un archivo de muestra, cargue las transacciones del año pasado y ejecute cada reporte antes de cancelar cualquier cosa. Qué reportes corresponden a cada declaración está en de los libros a la declaración de impuestos del negocio.

¿Mi contador puede entrar, y puedo llevarme todos mis datos si me voy?

Su contador necesita su propio acceso o una exportación completa, y usted necesita una forma de sacar todo antes de que termine la suscripción anterior. El IRS pide el archivo de respaldo del software de contabilidad y el acceso de administrador al inicio de muchas auditorías, y dice que un archivo de respaldo permite al examinador probar los registros originales de una manera que los reportes exportados a una hoja de cálculo no permiten (preguntas frecuentes del IRS sobre registros de software). Usar un proveedor para alojar sus libros no lo libera del deber de llevar registros (Revenue Procedure 98-25, sección 3).

Pregunte al proveedor antes de comprar:

• ¿Puedo descargar una copia completa de mis datos, con los archivos adjuntos, y en qué formato?
• Si cambio a un plan inferior o cancelo, ¿qué conservo y hasta cuándo puedo seguir entrando o descargando?
• ¿Existe un rol de administrador que yo controle?
• ¿Cuáles de estos tienen un costo adicional: el acceso del contador, más usuarios, el almacenamiento de recibos, la nómina, la presentación de Forms 1099, las conexiones bancarias, los años de historial?
• ¿El precio que veo es un precio del primer período, y cuál es después?
• Si tengo cuentas bancarias o facturas en otra moneda, ¿el plan registra el monto en esa moneda además de en dólares?

El IRS dice que puede leer los archivos de los programas que usan la mayoría de los negocios y pide a los contribuyentes consultar al examinador antes de enviar cualquier archivo electrónico (preguntas frecuentes, pregunta 4). Eso importa más con un programa poco común. Para dar acceso a un responsable contable sin que pueda mover dinero, consulte cómo dar acceso a sus cuentas a un responsable contable.

¿Las categorías de un programa nuevo corresponderán a mi declaración de impuestos?

Sí, si cada cuenta corresponde a una línea de la declaración y el dinero del propietario queda separado de los ingresos y los gastos. Cada programa trae sus propias categorías predeterminadas. La declaración usa las definiciones de las instrucciones de los formularios del IRS, así que su contador relaciona unas con otras. Lo que el programa nuevo debe permitir es un plan de cuentas que usted pueda editar.

Verifique que pueda agregar, renombrar y combinar cuentas. Una sociedad de personas necesita una cuenta de capital por cada socio, y una corporación S necesita cuentas de distribuciones y de préstamos por cada accionista. Una lista inicial para el Schedule C está en plan de cuentas para el Schedule C.

¿Qué reviso antes de pasar la nómina, el impuesto sobre las ventas, los Forms 1099, las conexiones bancarias y el inventario?

La nómina, el impuesto sobre las ventas y los totales de contratistas guardan cada uno un historial que el libro mayor no tiene, y las conexiones bancarias y el inventario necesitan una verificación en la fecha de transición. Use la tabla.

Una conexión bancaria por sí sola no prueba que los libros estén bien; consulte las conexiones bancarias no son una conciliación.

¿Cuánto historial paso al programa nuevo y cómo demuestro los saldos traspasados?

Pase los saldos iniciales a una fecha, más solo las transacciones posteriores a ella que su contador quiera. Los saldos ya incluyen todo lo fechado en esa fecha o antes, así que registre cada transacción una sola vez. Después demuestre el traspaso haciendo coincidir el balance de comprobación nuevo con el anterior, cuenta por cuenta, en la fecha de transición.

Conserve el archivo anterior y sus reportes mientras los años que cubren aún puedan ser auditados, por lo general 3 años desde la presentación; todos los plazos están en registros que debe conservar al cancelar QuickBooks. En el propio ejemplo del procedimiento sobre el reemplazo de software contable, no hace falta avisar al IRS porque los registros anteriores aún pueden recuperarse y procesarse (Revenue Procedure 98-25, secciones 4 y 8).

El IRS dice que un archivo capturado de nuevo o condensado no cumple una solicitud de los registros originales de los años auditados, y que condensar es aceptable solo para fechas anteriores que no afecten esos años (preguntas frecuentes, preguntas 10 y 14). Por eso mantenga legible el archivo original de cada año que pueda ser auditado.

Para demostrar los saldos:

1. Ejecute un balance de comprobación en el programa anterior en la fecha de transición y guárdelo.
2. Cargue en el programa nuevo los saldos iniciales y las transacciones posteriores, cada una una sola vez, y ejecute un balance de comprobación en la fecha de transición. Todas las cuentas deben coincidir; anote cada diferencia y su causa.
3. Compare las cuentas bancarias y de tarjetas con los estados de cuenta, las facturas y cuentas abiertas con sus listas, los préstamos con los estados del prestamista, los pasivos de nómina con el último Form 941 y los depósitos, y el capital con los libros anteriores en la misma fecha. El capital de cierre del año pasado también debe concordar con el balance general de su última declaración presentada, o usted debe poder explicar por qué no. El capital del K-1 de un socio usa la base fiscal, y el Schedule C no tiene balance general.
4. Conserve ambos balances de comprobación, el trabajo de conciliación y una nota de qué cambió y en qué fecha. El procedimiento pide que la documentación del sistema incluya los cambios al sistema y las fechas en que entran en vigor (sección 6).

El detalle sobre los saldos iniciales está en saldos iniciales al cambiar de contador, y sobre los tiempos en cambiar de software contable a mitad de año.

¿Basta una hoja de cálculo o un plan básico para un negocio sencillo?

A veces. El IRS le deja elegir cualquier sistema que muestre con claridad los ingresos y los gastos, y dice que un sistema de partida simple puede ser sencillo y práctico si usted inicia un negocio pequeño (Publication 583). Deja de bastar cuando no puede demostrar que los registros concilian y se remontan a los documentos de origen, o cuando la nómina, el inventario, los formularios de contratistas, varios propietarios, un prestamista o un inversionista necesitan lo que no puede producir.

Cualquiera de estas opciones puede bastar si pasa las cinco revisiones (reportes, acceso, correspondencia, salida, historial) y usted puede describir sus controles contra cambios no autorizados, como en la última fila de la tabla de reportes:

Calcule el precio del plan con todo lo de esta página activado: el acceso de su contador, los usuarios, las conexiones bancarias, la nómina y los formularios de contratistas. Un plan al que le falte alguno de ellos no es el plan más barato. Una tarifa menor aún puede costar más en total si luego hay que reconstruir los libros: historial que no concilia, dinero del propietario mezclado o nómina trasladada sin los totales acumulados del año.

¿Qué debo preguntar a mi contador antes de cambiar?

Pregunte esto por escrito antes de cancelar o de pagar un año:

1. ¿Con qué programas trabaja usted y cuáles preferiría que yo evitara?
2. ¿Quiere un acceso, un archivo o reportes mensuales, y cuáles reportes?
3. ¿Su honorario cambia según el programa que yo elija?
4. ¿Qué fecha de transición prefiere, y revisará los saldos iniciales antes de que yo empiece a usar el programa?
5. ¿Quién presenta las declaraciones de nómina y de impuesto sobre las ventas durante el cambio, y qué necesita del programa anterior?
6. ¿Cómo archivaremos el archivo anterior y quién lo conserva?
7. ¿Qué exige usted para los accesos y para compartir archivos? Los preparadores de impuestos deben mantener un plan de seguridad escrito para los datos de los clientes (Publication 4557).

Si no tiene contador, o el suyo no dice con qué programas trabaja, resuélvalo antes de comprar o cancelar cualquier cosa. Responsable contable, contador o CPA explica quién hace qué, y preguntas antes de contratar a un responsable contable cubre el resto. O consulte ayuda con la contabilidad.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos y usan dólares estadounidenses.

Un contratista que presenta el Schedule C

Un contratista con $90,000 de ingresos y unas 40 transacciones al mes presenta el Schedule C. Antes de irse, el contratista le pide a su contador una lista de programas aceptados y elige de ella. Carga las transacciones del año pasado en un archivo de prueba, y el estado de resultados coincide con el del programa anterior. La mano de obra contratada está en una sola cuenta que corresponde a la línea 11. Antes de cancelar, el contratista descarga una exportación completa de las transacciones con sus archivos adjuntos.

Una corporación S con empleados

Una corporación S con $600,000 de ingresos y tres empleados maneja la nómina con el mismo proveedor que sus libros. Suponga salarios de $180,000 al año, pagados en partes iguales, sin deducciones antes de impuestos y sin nadie por encima del límite de salarios del Seguro Social. Un cambio el 1 de julio debe llevar los $90,000 de salarios pagados hasta el 30 de junio, más las retenciones y los depósitos realmente hechos, de modo que los Forms W-2 del año muestren $180,000 y concilien con los cuatro Forms 941. Los libros nuevos también mantienen la compensación de los ejecutivos aparte de los demás salarios, y los préstamos de los accionistas aparte de los gastos.

Un usuario de escritorio con 12 años de historial

Un negocio tiene 12 años de historial en un archivo de escritorio y cambia el 1 de enero. Carga saldos iniciales con fecha del comienzo del año de hace dos años y luego las transacciones posteriores, de modo que el balance de comprobación del 1 de enero del cambio coincida con el del archivo anterior. Archiva el archivo anterior en modo de solo lectura con reportes exportados de cada año. Los años más antiguos probablemente quedan fuera del plazo de conservación habitual, pero el archivo se queda porque los registros de los activos se conservan hasta que termina el plazo de prescripción del año en que se vende cada activo.

¿Su situación es distinta?

• Está por cancelar o cambiar y su contador no le ha dicho con qué trabajará, o la nómina, el impuesto sobre las ventas y el historial de años anteriores están en el software anterior: la configuración, las primeras exportaciones y la fecha de transición dependen del tipo de declaración y de lo que contenga el archivo anterior. Resuélvalos antes de cancelar. Consulte registros que debe conservar al cancelar QuickBooks y luego ayuda con la contabilidad.
• No tiene contador, o el suyo no dice qué programa acepta: su respuesta decide qué programas puede usar, así que defina primero quién prepara su declaración. Consulte cuánto cuesta al mes un responsable contable y luego ayuda con la contabilidad.
• Sus libros están atrasados o no concilian: el archivo nuevo arrastraría los errores. Consulte regularizar los libros o empezar de nuevo y cómo ponerse al día con libros atrasados, y luego ayuda con la contabilidad.
• El IRS pidió sus registros: el IRS suele pedir el archivo de respaldo original y el acceso de administrador, así que busque ayuda antes de cambiar, condensar o cancelar cualquier cosa. Consulte multas por no llevar registros del negocio y ayuda con la contabilidad.
• Es una corporación S o una sociedad de personas con varios propietarios: consulte software de contabilidad para una corporación S y las cuentas de capital de los socios. Si los saldos iniciales no concuerdan con los libros anteriores, no puede explicar la diferencia con su última declaración presentada, o las cuentas de los propietarios no concuerdan, haga revisar la configuración antes de empezar. Consulte ayuda con la contabilidad.
• Su negocio opera en EE. UU. y Canadá, o tiene cuentas en otra moneda: consulte QuickBooks de Canadá o de EE. UU. para un negocio en dos países y cuentas en moneda extranjera en libros de EE. UU., y luego ayuda con la contabilidad.
• Su proveedor de nómina también cambia: consulte cómo cambiar de proveedor de nómina.
• Usa QuickBooks Desktop o QuickBooks Self-Employed: consulte la descontinuación de QuickBooks Desktop y el cierre de QuickBooks Self-Employed.
• Está eligiendo entre QuickBooks Online y otra plataforma, o ya superó un paquete para pequeños negocios: consulte cómo comparar QuickBooks Online con otra plataforma y cuando QuickBooks se queda corto.