S Corporation: Nie erstattete Auslagen nachträglich buchen

Kann meine S Corporation mir selbst bezahlte Auslagen noch erstatten?

Eine S Corporation kann einem Aktionär zurückzahlen, der für sie arbeitet. Treasury Regulation 1.62-2 nennt Safe-Harbor-Zeiten, aber keine Frist; außerhalb dieser Zeiten kommt es darauf an, ob der Zeitraum angemessen war. Die steuerliche Folge hängt von drei Regeln des Accountable Plan (Erstattungsplan mit Belegpflicht) ab: Eine Rückzahlung Ihrer eigenen Arbeitskosten, die sie erfüllt, ist steuerfrei, eine, die sie nicht erfüllt, ist Lohn. Eine Rechnung, die der Gesellschaft selbst galt, ist ein anderer Posten und wird als Darlehen oder Kapital behandelt, nicht als Erstattung (siehe die Zuordnungstabelle unten).

Die Regeln betreffen die Kosten eines Arbeitnehmers; Officers einer Kapitalgesellschaft, die im Unternehmen arbeiten, sind Arbeitnehmer der Gesellschaft (Publication 15). Ein Aktionär, der kein Arbeitnehmer ist, hat keine Arbeitskosten zurückzufordern; was er für die Gesellschaft bezahlt hat, ist eine Rechnung der Gesellschaft.

Ein Fall ist nicht einfach, wenn:

• die Gesellschaft nie eine Erstattungsregelung hatte;
• die Ausgaben älter sind als die unten genannten Safe-Harbor-Zeiten oder ein Jahr oder länger umfassen;
• das Jahr, zu dem sie gehören, abgeschlossen ist oder seine Steuererklärung eingereicht wurde;
• die Beträge hoch sind;
• der Stapel Rechnungen der Gesellschaft, eigene Arbeitskosten und private Ausgaben mischt.

Trifft mehr als einer dieser Punkte zu, klären Sie die Behandlung jedes Postens, bevor Sie etwas buchen; lesen Sie Hilfe bei der Buchhaltung.

Zuerst zusammenstellen: Belege und Rechnungen, die Karten- oder Kontoauszüge, die zeigen, dass Sie bezahlt haben, ein Fahrtenbuch, die Größe des Homeoffice und der gesamten Wohnung sowie die Lohnberichte und Forms W-2 der Gesellschaft für das Jahr.

Was macht die Erstattung in einer S Corporation nach einem Accountable Plan steuerfrei?

Die Rückzahlung der eigenen Arbeitskosten eines Aktionärs, der zugleich Arbeitnehmer ist, durch eine S Corporation ist steuerfrei, wenn die Regelung alle drei Regeln unten erfüllt. Darunter gezahlte Beträge sind kein Lohn, stehen nicht in Form W-2 und lösen weder Einkommensteuer noch Lohnsteuer aus (Regulation 1.62-2; Publication 15).

Ein Safe Harbor ist ein Zeitraum, den die Verordnung ohne weitere Diskussion als angemessen behandelt. Außerhalb davon hängt ein angemessener Zeitraum von den Umständen des Einzelfalls ab (Publication 463). Ein zweiter Safe Harbor gilt für Nachweis oder Rückgabe innerhalb von 120 Tage nach jeder regelmäßigen Abrechnung, wenn die Gesellschaft mindestens vierteljährlich Aufstellungen verschickt, in denen sie nicht nachgewiesene Ausgaben anfordert (Regulation 1.62-2(g)(2)(ii)); die Verordnung sagt nicht, ob er auch Ausgaben erfasst, die vor Bestehen des Plans bezahlt wurden. Die Regelung muss kein schriftlicher Plan sein (Publication 5137), doch eine kurze schriftliche Richtlinie zeigt später, welche Regeln galten.

Die Formulierung des Plans und die Regeln für Homeoffice, Telefon und Auto stehen unter Erstattungen in der S Corporation für Homeoffice, Telefon und Auto.

Was gilt, wenn die Erstattung verspätet kommt oder Belege fehlen?

Eine Rückzahlung, die gegen eine Regel des Accountable Plan verstößt, wird als Lohn behandelt. Verlangt die Regelung der Gesellschaft keinen Nachweis jeder Ausgabe und keine Rückgabe eines Überschusses, ist jeder darunter gezahlte Dollar Lohn. Verlangt sie beides, ist der Teil Lohn, der nicht innerhalb eines angemessenen Zeitraums nachgewiesen oder nicht zurückgegeben wurde (Regulation 1.62-2, Absätze (c)(3) und (h)(2)). Ein fehlender Beleg allein entscheidet nicht: Publication 463 lässt einen fehlenden Beleg bei Ausgaben unter $75 (außer Übernachtung) und bei Beförderungskosten zu, wenn keiner leicht zu beschaffen ist, verlangt aber weiterhin eine Aufzeichnung.

Lohn bedeutet: Die Gesellschaft behält Einkommensteuer ein, und Gesellschaft und Arbeitnehmer zahlen je Social Security mit 6,2 % (bis zur jährlichen Bemessungsgrenze) und Medicare mit 1,45 %. Hinzu kommt die FUTA (US-Bundessteuer zur Arbeitslosenversicherung), und der Betrag gehört in Form W-2 (Publication 15; Publication 463). Verstößt die Regelung selbst gegen eine Regel, wird Lohn bei Zahlung besteuert (Regulation 1.62-2(h)(2)(ii)); Kosten vom Vorjahr, die in diesem Jahr als Lohn zurückgezahlt werden, gehören also in die Lohnberichte dieses Jahres. Bei einem Plan, der sonst die Regeln erfüllt, wird der nicht nachgewiesene Teil in der ersten Lohnperiode nach Ablauf des angemessenen Zeitraums besteuert (Absatz (h)(2)(i)(A)).

Behandelt die Gesellschaft eine Rückzahlung als Lohn, behält die Steuer aber nie ein und führt sie nicht ab, kann ein Eigentümer, der dazu verpflichtet und befugt ist und es vorsätzlich unterlässt, persönlich für die nicht abgeführte einbehaltene Einkommensteuer und den Arbeitnehmeranteil an Social Security und Medicare haften (IRS; Abschnitt 6672). Die übliche Festsetzungsfrist beträgt 3 Jahre ab dem folgenden 15. April oder, wenn später, ab dem Einreichungsdatum; solange die Lohnsteuererklärung nicht eingereicht ist, gibt es keine Frist (IRM 5.7.3); lesen Sie Trust Fund Recovery Penalty.

Nachträglich gesammelte Belege machen aus einer Regelung, die nie einen Nachweis verlangte, keinen Accountable Plan (Publication 463). Verlangt die Regelung einen Nachweis, wird eine nach dem Safe Harbor belegte Ausgabe danach beurteilt, ob der Zeitraum angemessen war, und die Gesellschaft darf sie als verspätet behandeln (Regulation 1.62-2(h)). Eine Rückzahlung, die Vergütung ersetzt, die der Eigentümer sonst als Lohn erhalten hätte, bleibt ebenfalls Lohn (Publication 15); zum Gehalt lesen Sie Gehalt des Eigentümers einer S Corporation.

Kann ich die Ausgaben selbst abziehen, wenn die Gesellschaft sie nie zurückgezahlt hat?

In der Regel nein. Ein Arbeitnehmer kann nicht erstattete Arbeitskosten in der persönlichen Steuererklärung nicht abziehen: Dieser Abzug, die sogenannten sonstigen Posten der Einzelabzüge (Miscellaneous Itemized Deductions), ist ausgesetzt, und Public Law 119-21, section 70110 hat das Enddatum dieser Aussetzung aufgehoben. Publication 463 beschränkt Form 2106 auf Reservisten der Streitkräfte, qualifizierte darstellende Künstler, auf Gebührenbasis bezahlte Amtsträger von Bundesstaaten oder Kommunen und Arbeitnehmer mit behinderungsbedingten Arbeitskosten.

Den Abzug der Gesellschaft für die Arbeitskosten eines Arbeitnehmers gibt es durch die Rückzahlung. Eine Ausgabe, die Ihre eigene als Arbeitnehmer war und die die Gesellschaft nie zurückzahlt, zieht in der Regel niemand ab. Deshalb ist eine dokumentierte Rückzahlung wichtig.

Kann ich jetzt einen Accountable Plan für Ausgaben einführen, die ich schon bezahlt habe?

Ein jetzt eingeführter Plan gilt für Ausgaben ab dem Tag, an dem er in Kraft tritt. Die Verordnung regelt keinen Plan, der nach Bezahlung der Ausgaben eingeführt wird, und ihre Safe Harbors zählen ab dem Tag, an dem jede Ausgabe bezahlt wurde oder entstand (Regulation 1.62-2(g)). Ausgaben, die später als 60 Tage nachdem die Ausgabe bezahlt wurde oder entstanden ist eingereicht werden, fallen daher nicht unter die festen Safe Harbors. Ob eine späte Rückzahlung noch in einen angemessenen Zeitraum fällt, ist eine Frage des Einzelfalls, die diese Safe Harbors nicht beantworten. Wer ältere Arbeitskosten unter einem neuen Plan zurückzahlt, riskiert deshalb die Behandlung als Lohn.

Datieren Sie einen Plan oder seine Genehmigung nie zurück; datieren Sie ihn auf den Tag, an dem die Gesellschaft ihn einführt. In dieser Reihenfolge:

1. Führen Sie jetzt einen Plan für Ausgaben ab diesem Tag ein. Er sollte Aufzeichnungen zu jeder Ausgabe (Belege, wo erforderlich) innerhalb von 60 Tage nachdem die Ausgabe bezahlt wurde oder entstanden ist, die Rückgabe eines Überschusses innerhalb von 120 Tage nachdem die Ausgabe bezahlt wurde oder entstanden ist verlangen und nur betriebliche Kosten abdecken.
2. Ordnen Sie jeden älteren Posten zu (nächster Abschnitt).
3. Ältere Arbeitskosten haben drei mögliche Ergebnisse mit jeweils anderen Steuerkosten: unter dem Plan zurückgezahlt (die Gesellschaft darf sie als Lohn behandeln), als Lohn gezahlt (Einkommen- und Lohnsteuer) oder unbezahlt gelassen (in der Regel zieht sie niemand ab). Welches passt, entscheidet der Ersteller der Steuererklärung.
4. Buchen Sie Rechnungen der Gesellschaft, die Sie bezahlt haben, als Geld, das die Gesellschaft Ihnen schuldet, oder als Kapital, das Sie eingelegt haben (siehe den Abschnitt zum Darlehen unten).

Welche Ausgaben sind Rechnungen der Gesellschaft, und welche sind meine eigenen Arbeitskosten?

Die Zuordnung jedes Postens entscheidet über seine Behandlung. Eine Rechnung der Gesellschaft schuldet die Gesellschaft; Ihre eigenen Arbeitskosten werden nur unter dem Plan steuerfrei zurückgezahlt; private Ausgaben sind keine Erstattung.

Ein Posten, der zu einer der ersten beiden Arten gehören könnte, etwa ein Abonnement auf Ihren Namen, das die Gesellschaft nutzt, ist Sache des Erstellers der Steuererklärung. Nur eine Betriebsausgabe, die abziehbar wäre, kommt für den steuerfreien Weg in Frage: Wird ein nicht abziehbarer oder privater Posten unter dem Plan zurückgezahlt, ist dieser Teil Lohn (Publication 463). Geschäftsessen sind die Ausnahme: Macht allein die Grenze für den Abzug von Mahlzeiten einen Teil einer erstatteten Mahlzeit nicht abziehbar, ist dieser Teil trotzdem kein Lohn (Regulation 1.62-2(h)(1)); die Grenze trifft den Abzug der Gesellschaft, nicht Sie.

Wie erstatte ich mir Auslagen aus meiner S Corporation und buche das?

Eine S Corporation bucht eine Erstattung als Aufwand und als Betrag, der dem Eigentümer geschuldet wird, und löst diesen Betrag bei Zahlung auf.

• Zahlen Sie eine Erstattung nach einem Accountable Plan getrennt vom Lohn, per Scheck oder Überweisung, und fügen Sie jeder Buchung die Belege bei. Teilt sie sich eine Zahlung mit Lohn, muss der Erstattungsbetrag gesondert ausgewiesen werden (Regulation 1.62-2(d)).
• Erfassen Sie jede Ausgabe einmal, anhand des Belegs, nicht noch einmal anhand des privaten Kartenauszugs.
• Führen Sie Rückzahlungen nicht über Ausschüttungen an den Eigentümer: Zahlungen an einen Aktionär, der zugleich Arbeitnehmer ist, und die als Ausschüttungen bezeichnet wurden, sind als Lohn behandelt worden (IRS). Lesen Sie Ausschüttungen einer S Corporation buchen.
• Ist die Rückzahlung Lohn, führen Sie sie über die Lohnabrechnung als zusätzlichen Lohn, damit Einbehalt und Form W-2 sie erfassen.
• Datieren Sie die Erstattung Ihrer eigenen Arbeitskosten in die Periode, in der die Gesellschaft sie genehmigt oder zahlt. Eine Rechnung der Gesellschaft, die Sie bezahlt haben, bleibt in der Periode, in die ihre Gewinnermittlungsmethode sie einordnet; die Rückzahlung an Sie löst nur den geschuldeten Betrag auf. Eine Buchung öffnet kein abgeschlossenes oder eingereichtes Jahr wieder; ob sich ein früheres Jahr ändert, ist eine Frage für den Ersteller der Steuererklärung (Eine eingereichte Unternehmenssteuererklärung korrigieren).

Eine Gesellschaft mit Zufluss-Abfluss-Methode zieht eine Ausgabe in der Regel in dem Jahr ab, in dem sie sie bezahlt (Publication 583); eine Erstattung von Arbeitskosten nach dem Jahresende fällt deshalb in der Regel in das neue Jahr. Eine Gesellschaft mit periodengerechter Methode zieht eine Rechnung ab, wenn die Verbindlichkeit entsteht, bezahlt oder nicht (Publication 583; Regulation 1.461-1(a)(2)). In welches Jahr eine Rechnung der Gesellschaft gehört, die Sie mit privatem Geld bezahlt haben, entscheidet der Ersteller der Steuererklärung. Zu Kosten auf der privaten Karte in jedem Unternehmen lesen Sie Betriebsausgaben mit der privaten Kreditkarte.

Kann ich stattdessen, was die Gesellschaft mir schuldet, als Darlehen behandeln?

Manchmal, bei Rechnungen der Gesellschaft selbst. Was die Gesellschaft Ihnen schuldet, ist in ihren Büchern bereits eine Verbindlichkeit. Als Darlehen behandelt, muss es echte Schuld sein, die unmittelbar Ihnen gegenüber besteht; eine Bezeichnung allein entscheidet das nicht (Regulation 1.1366-2(a)(2)). Nur echte Schuld erhöht Ihre Debt Basis, die laufende Summe der Darlehen an die Gesellschaft, mit der Sie Verluste der Gesellschaft über Ihre Anschaffungskosten der Anteile hinaus abziehen können (Anleitung zu Form 7203). Haben Verluste diese Basis verringert, kann eine Rückzahlung ganz oder teilweise für Sie steuerpflichtig sein (IRS). Ein jetzt unterschriebener Schuldschein für früher geleistete Zahlungen ist möglicherweise ein schwacher Beweis dafür, dass es Darlehen waren. Die IRS-Seite zu Aktionären einer S Corporation listet Fälle auf, in denen als Darlehen, Darlehensrückzahlung oder Ausschüttung bezeichnete Zahlungen als Lohn oder Kapital gewertet wurden.

• Kosten, die als Arbeitnehmer Ihre eigenen waren, waren nie eine Rechnung der Gesellschaft; sie später als Darlehen zu buchen, ist deshalb eine Ermessensentscheidung des Erstellers der Steuererklärung.

Bedingungen, Zinsen, Basis und Rückzahlung stehen unter Gesellschafterdarlehen an eine S Corporation.

Welche Unterlagen belegen jede Ausgabe?

Die Gesellschaft braucht einen Nachweis für jede Ausgabe, keine Pauschale. Weite Kategorien wie „Reisen“ oder „Sonstiges“ genügen nicht (Regulation 1.62-2(e)).

Für Reise-, Geschenk- und Autokosten ist in der Regel für jede Ausgabe ab $75 und für alle Übernachtungen ein Beleg erforderlich (Publication 463). Ein Aktionär, dem unmittelbar oder mittelbar mehr als 10 % des Wertes der Anteile der Gesellschaft gehören, gilt als mit der Gesellschaft „verbunden“ (Publication 463). Behalten Sie deshalb von jedem Nachweis, den Sie abgeben, eine eigene Kopie; auch nach der Abrechnung gegenüber der Gesellschaft müssen Sie die Ausgaben möglicherweise dem IRS belegen. Sind Belege verloren, lesen Sie verlorene Belege für Betriebsausgaben.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung; Beträge in US-Dollar.

Ein Jahr mit privaten Karten bezahlt, kein Plan

Der Eigentümer einer S Corporation mit einem Aktionär, der auch als Arbeitnehmer für sie arbeitet, hat im Jahr US$6.000 mit privaten Karten bezahlt: US$2.400 für Software, die der Gesellschaft in Rechnung gestellt wurde, und US$3.600 für Kundenreisen. Die Software ist eine Rechnung der Gesellschaft und wird als dem Eigentümer geschuldet gebucht. Die Reisen sind die eigenen Arbeitskosten des Eigentümers, und die Gesellschaft hat keine Erstattungsrichtlinie; eine Rückzahlung riskiert daher Lohn und Lohnsteuer: Als Lohn behandelt, brächten die US$3.600 etwa US$275 Social Security und Medicare für die Gesellschaft und ebenso viel für den Eigentümer (je 7,65 %, wenn der Lohn des Eigentümers unter der Bemessungsgrenze für Social Security liegt), dazu den Einbehalt der Einkommensteuer. Der Eigentümer führt einen schriftlichen Plan ein, der auf diesen Tag datiert ist, und reicht von da an Nachweise und Belege innerhalb von 60 Tagen nach jeder Ausgabe ein; diese späteren Rückzahlungen können steuerfrei sein. Die Reisen liegen vor dem Plan, und die Verordnung sagt nicht, dass ein neuer Plan sie erfasst; ihre Rückzahlung ist deshalb Sache des Erstellers der Steuererklärung.

Kosten des Vorjahres, Steuererklärung bereits eingereicht

Ein Eigentümer ist im Vorjahr 8.000 Geschäftsmeilen gefahren und hat US$1.800 für Telefon und Internet bezahlt, ohne Plan, und die Steuererklärung des Vorjahres ist eingereicht. Ein jetzt eingeführter Plan gilt für neue Ausgaben. Zahlt die Gesellschaft die Kosten des Vorjahres in diesem Jahr zurück, zieht eine Gesellschaft mit Zufluss-Abfluss-Methode die Rückzahlung in der Regel in diesem Jahr ab, und ob sie Lohn ist, entscheidet der Ersteller der Steuererklärung. Zahlt sie sie nie zurück, zieht sie in der Regel niemand ab.

Rechnungen der Gesellschaft als Darlehen stehen gelassen

Ein Eigentümer hat US$20.000 an Lieferantenrechnungen der Gesellschaft mit privatem Geld bezahlt. Eigentümer und Gesellschaft unterschreiben einen Schuldschein über US$20.000 mit Rückzahlungsbedingungen, datiert auf den Tag der Unterschrift, und die Gesellschaft bucht ein Gesellschafterdarlehen. Weil die Zahlungen zuerst kamen, hängt es vom Einzelfall ab, ob echte Schuld vorliegt, und der Ersteller der Steuererklärung entscheidet, wie zu buchen ist. Ist es echte Schuld, kann der Saldo die Debt Basis des Eigentümers erhöhen, und eine spätere Rückzahlung ist eine Darlehensrückzahlung, keine Erstattung und kein Lohn, kann aber dennoch steuerpflichtig sein, wenn Verluste diese Basis verringert haben. Bedingungen, Basis und Rückzahlung stehen unter Gesellschafterdarlehen an eine S Corporation.

Anders in Ihrem Fall?

• Ein ganzes Jahr ist nicht erstattet, die Beträge sind hoch, Sie können Lohn, Darlehen und Erstattung nicht unterscheiden, oder die Bücher sind insgesamt im Rückstand: Jeder Posten braucht zuerst seine eigene Behandlung, bevor Buchungen erfolgen. Bringen Sie Belege, Auszüge, Fahrtenbuch und Lohnberichte zu unserer Hilfe bei der Buchhaltung; für ältere Bücher lesen Sie Bücher einer S Corporation nachholen.
• Eine Steuererklärung ist eingereicht oder fällig: Ob sich ein eingereichtes Jahr ändert, steht unter eine eingereichte Unternehmenssteuererklärung korrigieren. Erstattungen, Darlehen und Lohn, die in die Bücher gehören, sollten geklärt sein, bevor Form 1120-S erstellt wird; lesen Sie Hilfe bei der Buchhaltung.
• Die Gesellschaft hat Sie bereits ohne Lohnabrechnung zurückgezahlt: lesen Sie Lohnfehler korrigieren.
• Sie haben bezahlt, bevor die Gesellschaft oder die S-Wahl bestand, oder Ihre eigenen Krankenversicherungsbeiträge bezahlt: Diese folgen eigenen Regeln; lesen Sie Startkosten vor dem Start und Krankenversicherung für Eigentümer einer S Corporation.
• Sie möchten den Plan selbst für Homeoffice, Telefon und Auto, oder die Gesellschaft hat Ihre privaten Rechnungen oder Karten bezahlt: lesen Sie Erstattungen in der S Corporation für Homeoffice, Telefon und Auto, S Corporation zahlt private Ausgaben und private Belastungen auf Firmenkarten.
• Sie haben der Gesellschaft Geld geliehen oder möchten einen Schuldschein: lesen Sie Gesellschafterdarlehen an eine S Corporation.
• Sie sind Officer und leisten für die Gesellschaft nicht mehr als geringfügige Arbeit: Der IRS behandelt einen solchen Officer nicht als Arbeitnehmer, wenn kein Lohn geschuldet ist (IRS), und die Regeln des Accountable Plan betreffen die Ausgaben von Arbeitnehmern. Was Sie für die Gesellschaft bezahlt haben, kann dann ein Darlehen oder Kapital sein: lesen Sie Gesellschafterdarlehen an eine S Corporation.