Corporación S: gastos nunca reembolsados y plan de reembolso

¿Mi corporación S todavía puede reembolsarme los gastos que pagué yo mismo?

Una corporación S puede devolverle el dinero a un accionista que trabaja para ella. La Treasury Regulation 1.62-2 fija plazos de puerto seguro (safe harbor), no una fecha límite; fuera de ellos, la pregunta es si el plazo fue razonable. El resultado fiscal depende de tres reglas del plan de reembolso (accountable plan): un reembolso de sus propios costos de trabajo que las cumple queda libre de impuestos, y uno que no las cumple es salario. Una factura que era de la empresa es otra cosa: se trata como deuda o capital, no como reembolso (vea la tabla de clasificación más abajo).

Las reglas cubren los costos de un empleado, y los ejecutivos de una corporación que trabajan en el negocio son empleados de la corporación (Publication 15). Un accionista que no es empleado no tiene costos de trabajo que reembolsar; lo que pagó por la empresa es una factura de la empresa.

Un caso deja de ser sencillo cuando:

• la empresa nunca tuvo una política de reembolsos;
• los gastos son anteriores a los plazos de puerto seguro que se indican más abajo, o abarcan un año o más;
• el año al que pertenecen está cerrado o su declaración ya se presentó;
• los montos son grandes;
• el conjunto mezcla facturas de la empresa, costos de su propio trabajo y gastos personales.

Si se aplica más de una de estas situaciones, defina cómo se trata cada partida antes de registrar algo; vea la ayuda con la contabilidad.

Reúna primero: recibos y facturas, los estados de cuenta de la tarjeta o del banco que muestran que usted pagó, un registro de millas, el tamaño de la oficina en casa y de toda la vivienda, y los informes de nómina y los Forms W-2 de la empresa del año.

¿Qué hace que el reembolso de una corporación S quede libre de impuestos bajo un plan de reembolso?

El reembolso que una corporación S hace de los costos de trabajo de un accionista-empleado queda libre de impuestos cuando el acuerdo cumple las tres reglas siguientes. Los montos pagados bajo ese acuerdo no son salarios, no se incluyen en el Form W-2 y no generan impuesto sobre la renta ni impuestos de nómina (Regulation 1.62-2; Publication 15).

Un puerto seguro es un plazo que el reglamento trata como razonable sin más discusión. Fuera de él, un plazo razonable depende de los hechos y las circunstancias (Publication 463). Un segundo puerto seguro cubre la comprobación o la devolución dentro de 120 días después de cada estado de cuenta periódico cuando la empresa envía estados al menos cada trimestre pidiendo los gastos sin comprobar (Regulation 1.62-2(g)(2)(ii)); el reglamento no dice si alcanza a los gastos pagados antes de que existiera el plan. El acuerdo no tiene que ser un plan por escrito (Publication 5137), pero una política breve por escrito muestra después cuáles eran las reglas.

La redacción del plan y las reglas de la oficina en casa, el teléfono y el automóvil están en reembolsos de una corporación S por la casa, el teléfono y el automóvil.

¿Qué pasa si el reembolso es tardío o no tiene recibos?

Un reembolso que incumple una regla del plan de reembolso se trata como salario. Si el acuerdo de la empresa no exige comprobar cada gasto y devolver cualquier exceso, cada dólar pagado bajo ese acuerdo es salario. Si sí lo exige, la parte que no se comprobó dentro de un plazo razonable, o que no se devolvió, es salario (Regulation 1.62-2, párrafos (c)(3) y (h)(2)). Un recibo faltante no decide el caso por sí solo: la Publication 463 excusa uno para un gasto menor de $75 (salvo alojamiento) y para el transporte cuando no hay uno disponible con facilidad, pero igual se exige un registro.

Que sea salario significa que la empresa retiene el impuesto sobre la renta, y que la empresa y el empleado pagan cada uno el Seguro Social al 6.2% (hasta la base salarial anual) y Medicare al 1.45%. También se aplica el impuesto federal por desempleo (FUTA), y el monto va en el Form W-2 (Publication 15; Publication 463). Cuando el acuerdo mismo incumple una regla, los salarios se gravan cuando se pagan (Regulation 1.62-2(h)(2)(ii)), así que los costos del año pasado reembolsados este año como salario van en los informes de nómina de este año. En un plan que por lo demás cumple los requisitos, la parte sin comprobar se grava en el primer período de nómina posterior al fin del plazo razonable (párrafo (h)(2)(i)(A)).

Si la empresa trata un reembolso como salario pero nunca retiene ni paga el impuesto, un propietario que tiene el deber y la facultad de pagarlo y no lo hace de manera intencional puede ser responsable personalmente del impuesto sobre la renta retenido sin pagar y del Seguro Social y Medicare del empleado (IRS; sección 6672). El plazo habitual para determinar la multa es 3 años desde el 15 de abril siguiente, o desde la fecha de presentación si es posterior, sin límite mientras la declaración de nómina no se haya presentado (IRM 5.7.3); vea la multa de recuperación de fondos fiduciarios.

Los registros reunidos después no convierten en plan de reembolso un acuerdo que nunca exigió comprobación (Publication 463). Si el acuerdo sí exige comprobación, un gasto comprobado después del puerto seguro se juzga según si el plazo fue razonable, y la empresa puede tratarlo como tardío (Regulation 1.62-2(h)). Un reembolso que sustituye un pago que el propietario habría recibido de todos modos como salario también sigue siendo salario (Publication 15); sobre el sueldo, vea el sueldo del propietario de una corporación S.

¿Puedo deducir los gastos por mi cuenta si la empresa nunca me los reembolsó?

Por lo general, no. Un empleado no puede deducir en su declaración personal los costos de trabajo no reembolsados: esa deducción, llamada deducciones detalladas misceláneas, está suspendida, y la Public Law 119-21, section 70110 eliminó la fecha de fin de esa suspensión. La Publication 463 limita el Form 2106 a los reservistas de las Fuerzas Armadas, los artistas escénicos calificados, los funcionarios estatales o locales pagados por honorarios y los empleados con gastos de trabajo relacionados con una discapacidad.

La deducción de la empresa por el costo de trabajo de un empleado nace de reembolsarlo. Un costo que fue suyo como empleado y que la empresa nunca reembolsa por lo general no lo deduce nadie, y por eso importa un reembolso documentado.

¿Puedo establecer ahora un plan de reembolso para gastos que ya pagué?

Un plan adoptado ahora está pensado para los gastos desde el día en que entra en vigor. El reglamento no trata un plan adoptado después de pagados los gastos, y sus puertos seguros cuentan desde el día en que se pagó o se incurrió en cada gasto (Regulation 1.62-2(g)). Por eso, los gastos entregados después de 60 días después de que se pague o se incurra en el gasto quedan fuera de los puertos seguros de plazo fijo. Si un reembolso tardío todavía cae dentro de un plazo razonable es una cuestión de hechos y circunstancias que esos puertos seguros no resuelven, así que reembolsar costos de trabajo más antiguos bajo un plan nuevo conlleva el riesgo de que se trate como salario.

Nunca ponga una fecha anterior a un plan ni a su aprobación; féchelo el día en que la empresa lo adopte. En orden:

1. Adopte ahora un plan para los gastos desde ese día. Debe exigir registros de cada gasto (con recibos cuando se requieran) dentro de 60 días después de que se pague o se incurra en el gasto, la devolución de cualquier exceso dentro de 120 días después de que se pague o se incurra en el gasto, y cubrir solo costos de negocio.
2. Clasifique cada partida anterior (siguiente sección).
3. Los costos de trabajo anteriores tienen tres resultados posibles, cada uno con un costo fiscal distinto: reembolsarlos bajo el plan (la empresa puede tratarlos como salario), pagarlos como salario (impuesto sobre la renta e impuestos de nómina) o dejarlos sin pagar (por lo general nadie los deduce). Cuál corresponde lo decide el preparador de impuestos.
4. Registre las facturas de la empresa que usted pagó como dinero que la empresa le debe, o como capital que usted aportó (vea la sección sobre préstamos más abajo).

¿Qué gastos son facturas de la empresa y cuáles son costos de mi propio trabajo?

Clasificar cada partida decide cómo se trata. La empresa debe una factura suya; el costo de su propio trabajo se reembolsa libre de impuestos solo bajo el plan; un gasto personal no es un reembolso.

Una partida que podría ser cualquiera de las dos primeras, como una suscripción a su nombre que usa la empresa, la define el preparador de impuestos. Solo un costo de negocio que sería deducible califica para la vía libre de impuestos: reembolsar bajo el plan una partida no deducible o personal convierte esa parte en salario (Publication 463). Las comidas de negocios son la excepción: cuando solo el límite a la deducción de comidas hace que parte de una comida reembolsada no sea deducible, esa parte igual no es salario (Regulation 1.62-2(h)(1)); el límite recae en la deducción de la empresa, no en usted.

¿Cómo me reembolso desde mi corporación S y cómo lo registro?

Una corporación S registra un reembolso como un gasto y como un monto que se le debe al propietario, y luego cancela ese monto cuando paga.

• Pague el reembolso del plan por separado del salario, con un cheque o una transferencia, y adjunte los recibos a cada asiento. Si comparte un pago con el salario, el monto del reembolso debe identificarse por separado (Regulation 1.62-2(d)).
• Registre cada gasto una sola vez, a partir del recibo, y no de nuevo desde el estado de cuenta de la tarjeta personal.
• No pase los reembolsos por las distribuciones al propietario: se ha resuelto que los pagos a un accionista-empleado rotulados como distribuciones son salario (IRS). Vea cómo registrar las distribuciones de una corporación S.
• Si el reembolso es salario, páselo por la nómina como salario adicional para que la retención y el Form W-2 lo recojan.
• Feche el reembolso del costo de su propio trabajo en el período en que la empresa lo aprueba o lo paga. Una factura de la empresa que usted pagó queda en el período que le asigna el método contable de la empresa; reembolsarle solo cancela el monto adeudado. Un asiento contable no reabre un año cerrado o ya presentado; si un año anterior cambia es una pregunta para el preparador de impuestos (Cómo corregir una declaración de negocio ya presentada).

Una empresa que usa el método de efectivo generalmente deduce un gasto en el año en que lo paga (Publication 583), así que un reembolso de costos de trabajo hecho después del cierre del año generalmente cae en el año nuevo. Una empresa que usa el método de acumulación deduce una factura cuando se incurre en la obligación, se pague o no (Publication 583; Regulation 1.461-1(a)(2)). A qué año corresponde una factura de la empresa que usted pagó con fondos personales lo decide el preparador de impuestos. Para los costos en una tarjeta personal en cualquier negocio, vea gastos del negocio en una tarjeta de crédito personal.

¿Puedo tratar lo que la empresa me debe como un préstamo?

A veces, en el caso de las facturas de la propia empresa. Lo que la empresa le debe ya es un pasivo en sus libros; tratarlo como préstamo exige que sea una deuda real que corra directamente a su favor, y una etiqueta por sí sola no lo resuelve (Regulation 1.1366-2(a)(2)). Solo la deuda real suma a su base de deuda, el total acumulado de préstamos a la empresa que le permite deducir pérdidas de la empresa más allá de su base de acciones (Instructions for Form 7203). Una vez que las pérdidas han reducido esa base, una parte o todo un reembolso puede ser gravable para usted (IRS). Un pagaré firmado ahora por pagos hechos antes puede ser una prueba débil de que eran préstamos. La página del IRS sobre accionistas de corporaciones S enumera casos en que se resolvió que pagos rotulados como préstamos, reembolsos de préstamos o distribuciones eran salario o capital.

• Un costo que fue suyo como empleado nunca fue una factura de la empresa, así que registrarlo después como préstamo es una decisión del preparador de impuestos.

Las condiciones, los intereses, la base fiscal y el reembolso están en préstamos de un accionista a una corporación S.

¿Qué registros prueban cada gasto?

La empresa necesita un registro de cada gasto, no una suma global. Las categorías amplias como «viajes» o «varios» no cuentan (Regulation 1.62-2(e)).

En los costos de viajes, regalos y automóvil, por lo general se necesita un recibo para todo gasto de $75 o más y para todo alojamiento (Publication 463). Un accionista que posee, directa o indirectamente, más de 10% del valor de las acciones de la empresa está «relacionado» con la empresa (Publication 463), así que guarde su propia copia de cada registro que entregue; es posible que tenga que probar los gastos ante el IRS aun después de rendir cuentas a la empresa. Si ya no tiene los recibos, vea recibos perdidos de gastos del negocio.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; los montos están en dólares estadounidenses.

Un año pagado con tarjetas personales, sin plan

El propietario de una corporación S con un solo accionista, que también trabaja en ella como empleado, pagó US$6,000 con tarjetas personales durante el año: US$2,400 de software facturado a la empresa y US$3,600 de viajes con clientes. El software es una factura de la empresa, registrada como un monto que se le debe al propietario. Los viajes son un costo del propio trabajo del propietario, y la empresa no tiene una política de reembolsos, así que reembolsarlos ahora arriesga que se traten como salario y paguen impuestos de nómina: tratados como salario, los US$3,600 sumarían unos US$275 de impuesto de Seguro Social y Medicare para la empresa e igual para el propietario (7.65% cada uno, si los salarios del propietario están por debajo de la base salarial del Seguro Social), más la retención del impuesto sobre la renta. El propietario adopta un plan por escrito fechado ese día y, desde entonces, entrega registros y recibos dentro de 60 días de cada gasto; esos reembolsos posteriores pueden quedar libres de impuestos. Los viajes son anteriores al plan, y el reglamento no dice que un plan nuevo los alcance, así que reembolsarlos es una decisión del preparador de impuestos.

Costos del año pasado, declaración ya presentada

Un propietario manejó 8,000 millas de negocio y pagó US$1,800 por teléfono e internet el año pasado, sin plan, y la declaración del año pasado ya está presentada. Un plan adoptado ahora está pensado para gastos nuevos. Si la empresa reembolsa este año los costos del año pasado, una empresa con método de efectivo generalmente deduce el reembolso este año, y si es salario lo decide el preparador de impuestos. Si nunca los reembolsa, por lo general nadie los deduce.

Facturas de la empresa dejadas como préstamo

Un propietario pagó con fondos personales US$20,000 de facturas de proveedores de la propia empresa. El propietario y la empresa firman un pagaré por US$20,000 con condiciones de pago, fechado el día en que se firma, y la empresa registra un préstamo del accionista. Como los pagos vinieron primero, que sea deuda real depende de los hechos, y el preparador de impuestos decide cómo registrarlo. Si es deuda real, el saldo puede sumar a la base de deuda del propietario, y un reembolso posterior es el pago de un préstamo, no un reembolso de gastos ni salario, aunque todavía puede ser gravable si las pérdidas redujeron esa base. Las condiciones, la base fiscal y el reembolso están en préstamos de un accionista a una corporación S.

¿Su caso es distinto?

• Todo un año quedó sin reembolsar, los montos son grandes, no puede distinguir entre salario, préstamo y reembolso, o la contabilidad está atrasada en general: cada partida necesita su propio tratamiento antes de registrar los asientos. Lleve los recibos, los estados de cuenta, el registro de millas y los informes de nómina a la ayuda con la contabilidad; para libros más antiguos, vea cómo ponerse al día con la contabilidad de una corporación S.
• Una declaración está presentada o por vencer: si un año ya presentado cambia se explica en cómo corregir una declaración de negocio ya presentada. Los reembolsos, préstamos y salarios que corresponden a la contabilidad deben definirse antes de preparar el Form 1120-S; vea la ayuda con la contabilidad.
• La empresa ya le reembolsó sin pasar por la nómina: vea cómo corregir un error de nómina.
• Pagó antes de que existiera la empresa o la elección S, o pagó sus propias primas de seguro médico: estos casos siguen sus propias reglas; vea costos de inicio antes del lanzamiento y seguro médico para propietarios de corporaciones S.
• Quiere el plan en sí para la oficina en casa, el teléfono y el automóvil, o la empresa pagó sus cuentas o tarjetas personales: vea reembolsos de una corporación S por la casa, el teléfono y el automóvil, una corporación S que paga gastos personales y cargos personales en las tarjetas de la empresa.
• Prestó dinero a la empresa o quiere un pagaré: vea préstamos de un accionista a una corporación S.
• Es ejecutivo y hace poco más que un trabajo menor para la empresa: el IRS no trata a un ejecutivo así como empleado si no se le debe pago (IRS), y las reglas del plan de reembolso cubren los gastos de los empleados. Lo que usted pagó por la empresa entonces puede ser un préstamo o capital: vea préstamos de un accionista a una corporación S.