S şirketinde hiç geri ödenmeyen masraflar ve accountable plan

S şirketim, kendi ödediğim masrafları hâlâ geri ödeyebilir mi?

ABD'de bir S şirketi, kendisi için çalışan bir hissedara geri ödeme yapabilir. Treasury Regulation 1.62-2 bir son tarih değil, güvenli liman süreleri verir; bu sürelerin dışında soru, sürenin makul olup olmadığıdır. Vergi sonucu üç accountable plan kuralına bağlıdır: kendi iş masraflarınızın bu kurallara uyan geri ödemesi vergisizdir, uymayanı ücrettir. Şirketin kendi faturası olan bir kalem ise farklıdır; geri ödeme olarak değil, borç veya sermaye olarak ele alınır (aşağıdaki ayırma tablosuna bakın).

Kurallar çalışanın masraflarını kapsar ve işletmede çalışan şirket yöneticileri şirketin çalışanıdır (Publication 15). Çalışan olmayan bir hissedarın geri ödenecek iş masrafı yoktur; şirket için ödediğiniz şey şirketin faturasıdır.

Şu durumlarda dosya basit değildir:

• şirketin hiç geri ödeme politikası olmadıysa;
• masraflar aşağıdaki güvenli liman sürelerinden eskiyse veya bir yıl ya da daha uzun bir döneme yayılıyorsa;
• ait oldukları yıl kapanmışsa veya o yılın beyannamesi verilmişse;
• tutarlar büyükse;
• yığın, şirket faturalarını, kendi iş masraflarınızı ve kişisel harcamaları karıştırıyorsa.

Bunlardan birden fazlası geçerliyse, herhangi bir kayıt yapmadan önce her kalemin nasıl ele alınacağını belirleyin; muhasebe desteğine bakın.

Önce toplayın: makbuzlar ve faturalar, ödemeyi sizin yaptığınızı gösteren kart veya banka hesap özetleri, bir mil günlüğü, ev ofisinin ve evin tamamının büyüklüğü, şirketin o yıla ait bordro raporları ve Form W-2 (ABD işveren ücret belgesi) belgeleri.

Accountable plan kapsamında bir S şirketi geri ödemesini vergisiz yapan nedir?

Bir S şirketinin, çalışan hissedarın kendi iş masraflarını geri ödemesi, düzenleme aşağıdaki üç kuralın tamamını karşılıyorsa vergisizdir. Bu kapsamda yapılan ödemeler ücret değildir, Form W-2'ye yazılmaz ve gelir vergisi ya da bordro vergisi doğurmaz (Regulation 1.62-2; Publication 15).

Güvenli liman, düzenlemenin ek bir tartışma olmaksızın makul saydığı süredir. Bunun dışında makul süre olgulara ve koşullara bağlıdır (Publication 463). İkinci bir güvenli liman, şirket belgelenmemiş masrafları isteyen bildirimleri en az üç ayda bir gönderiyorsa geçerlidir. Her dönem özetinden sonra 120 gün süre tanınır; belge veya iade bu sürede sunulabilir (Regulation 1.62-2(g)(2)(ii)); düzenleme bunun plan kurulmadan önce ödenen masrafları kapsayıp kapsamadığını söylemez. Düzenleme yazılı bir plan olmasını şart koşmaz (Publication 5137), ancak kısa yazılı bir politika, kuralların ne olduğunu sonradan gösterir.

Plan metni ile ev ofisi, telefon ve araç kuralları ev, telefon ve araç için S şirketi geri ödemeleri rehberindedir.

Geri ödeme geç yapılırsa veya makbuz yoksa ne olur?

Accountable plan kurallarından birini karşılamayan geri ödeme ücret sayılır. Şirketin düzenlemesi her masrafın belgelenmesini ve fazlanın iadesini şart koşmuyorsa, bu düzenleme kapsamında ödenen her dolar ücrettir. Şart koşuyorsa, makul sürede kanıtlanmayan veya iade edilmeyen kısım ücrettir (Regulation 1.62-2, (c)(3) ve (h)(2) paragrafları). Eksik bir makbuz tek başına sonucu belirlemez: Publication 463, $75 altındaki bir masraf (konaklama hariç) ve hazır makbuz bulunmayan ulaşım için makbuz aramaz, ama yine de bir kayıt gerekir.

Ücret demek, şirketin gelir vergisi stopajı yapması; şirketin ve çalışanın her birinin %6,2 oranında Sosyal Güvenlik vergisi (yıllık ücret tavanına kadar) ve %1,45 oranında Medicare vergisi ödemesi demektir. Federal işsizlik vergisi de uygulanır ve tutar Form W-2'ye yazılır (Publication 15; Publication 463). Düzenlemenin kendisi bir kuralı karşılamıyorsa ücret ödendiğinde vergilendirilir (Regulation 1.62-2(h)(2)(ii)); bu yüzden geçen yılın masraflarının bu yıl ücret olarak geri ödenmesi bu yılın bordro raporlarına girer. Aksi halde nitelikli olan bir planda, kanıtlanmayan kısım makul sürenin bitiminden sonraki ilk bordro döneminde vergilendirilir ((h)(2)(i)(A) paragrafı).

Şirket geri ödemeyi ücret sayıp vergiyi hiç kesmez ve yatırmazsa, bu vergiyi ödeme görevi ve yetkisi olan ve kasten ödemeyen bir sahip, ödenmemiş kesilen gelir vergisinden ve çalışanın Sosyal Güvenlik ve Medicare vergisinden kişisel olarak sorumlu tutulabilir (IRS; madde 6672). Tarhiyat için olağan süre, izleyen 15 Nisan tarihinden veya daha sonraysa fiili veriliş tarihinden itibaren 3 yıl sürer; bordro beyannamesi verilmediği sürece sınır yoktur (IRM 5.7.3); stopaj vergisi sorumluluk cezası (trust fund recovery penalty) rehberine bakın.

Sonradan toplanan kayıtlar, hiçbir zaman belge şart koşmayan bir düzenlemeyi accountable plan'a dönüştürmez (Publication 463). Düzenleme belge şart koşuyorsa, güvenli limandan sonra belgelenen masraf, sürenin makul olup olmadığına göre değerlendirilir ve şirket bunu geç sayabilir (Regulation 1.62-2(h)). Sahibin aksi halde ücret olarak alacağı ödemenin yerine geçen bir geri ödeme de ücret olarak kalır (Publication 15); maaş için S şirketi sahip maaşı rehberine bakın.

Şirket bana hiç geri ödemediyse masrafları kendim indirebilir miyim?

Genellikle hayır. Bir çalışan, geri ödenmeyen iş masraflarını kişisel beyannamesinde indiremez: çeşitli kalem bazlı indirimler (miscellaneous itemized deductions) adı verilen bu indirim askıdadır ve Public Law 119-21, section 70110 bu askının bitiş tarihini kaldırmıştır. Publication 463, Form 2106'yı yalnızca Silahlı Kuvvetler yedek personeline, nitelikli sahne sanatçılarına, ücret karşılığı çalışan eyalet veya yerel yönetim görevlilerine ve engelle ilgili iş masrafı olan çalışanlara bırakır.

Şirketin bir çalışanın iş masrafı için indirimi, masrafı geri ödemesinden gelir. Çalışan olarak sizin olan ve şirketin hiç geri ödemediği bir masraf genellikle kimse tarafından indirilmez; belgelenmiş bir geri ödemenin önemi budur.

Zaten ödediğim masraflar için şimdi accountable plan kurabilir miyim?

Şimdi kabul edilen bir plan, yürürlüğe girdiği günden itibaren olan masraflar içindir. Düzenleme masraflar ödendikten sonra kabul edilen bir planı ele almaz ve güvenli limanları her masrafın ödendiği veya doğduğu günden itibaren sayılır (Regulation 1.62-2(g)). Gider ödendikten veya doğduktan sonra 60 gün süre tanınır; bu nedenle daha geç sunulan masraflar sabit tarihli güvenli limanların dışında kalır. Geç bir geri ödemenin yine de makul süre içinde olup olmadığı, bu güvenli limanların çözmediği bir olgu ve koşullar sorusudur; bu yüzden eski iş masraflarını yeni bir plan kapsamında geri ödemek ücret sayılma riski taşır.

Bir planı veya onayını asla geriye tarihlemeyin; şirketin kabul ettiği günün tarihini verin. Sırayla:

1. Bugünden itibaren olan masraflar için şimdi bir plan kabul edin. Plan, her masrafın kaydını (gereken yerde makbuzla) ve fazlanın iadesini şart koşmalı ve yalnızca işletme masraflarını kapsamalıdır. Gider ödendikten veya doğduktan sonra 60 gün kayıt süresidir. Gider ödendikten veya doğduktan sonra 120 gün iade süresidir.
2. Her eski kalemi ayırın (sonraki bölüm).
3. Eski iş masraflarının üç olası sonucu vardır ve her birinin vergi maliyeti farklıdır: plan kapsamında geri ödenmesi (şirket bunu ücret sayabilir), ücret olarak ödenmesi (gelir ve bordro vergisi) veya ödenmeden bırakılması (genellikle kimse indirmez). Hangisinin uygun olduğuna hazırlayıcı karar verir.
4. Ödediğiniz şirket faturalarını, şirketin size borçlu olduğu para veya koyduğunuz sermaye olarak kaydedin (aşağıdaki kredi bölümüne bakın).

Hangi masraflar şirket faturası, hangileri kendi iş masraflarım?

Her kalemi ayırmak, nasıl ele alınacağını belirler. Şirket faturasının borçlusu şirkettir; kendi iş masrafınız yalnızca plan kapsamında vergisiz geri ödenir; kişisel harcama geri ödeme değildir.

İlk ikisinden biri olabilecek bir kalem, örneğin kendi adınıza olan ama şirketin kullandığı bir abonelik, hazırlayıcının kararıdır. Vergisiz yola yalnızca indirilebilir olacak bir işletme masrafı girebilir: indirilemez veya kişisel bir kalemi plan kapsamında geri ödemek o kısmı ücret yapar (Publication 463). İş yemekleri istisnadır: geri ödenen bir yemeğin bir kısmını yalnızca yemek indirimi sınırı indirilemez yapıyorsa, o kısım yine de ücret değildir (Regulation 1.62-2(h)(1)); sınır sizi değil, şirketin indirimini etkiler.

S şirketimden kendime nasıl geri ödeme yapar ve kaydederim?

S şirketi geri ödemeyi bir gider ve sahibe borç olarak kaydeder, ödeme yaptığında bu borcu kapatır.

• Accountable plan geri ödemesini ücretten ayrı olarak, çekle veya havaleyle ödeyin ve makbuzları her kayda ekleyin. Ücretle aynı ödemede yapılırsa geri ödeme tutarı ayrıca belirtilmelidir (Regulation 1.62-2(d)).
• Her masrafı bir kez, makbuzdan girin; kişisel kart hesap özetinden tekrar girmeyin.
• Geri ödemeleri sahip dağıtımları üzerinden geçirmeyin: çalışan hissedara dağıtım olarak adlandırılan ödemelerin ücret sayıldığına karar verilmiştir (IRS). S şirketi dağıtımlarını kaydetme rehberine bakın.
• Geri ödeme ücretse, stopaj ve Form W-2 bunu yakalasın diye bordro üzerinden ek ücret olarak çalıştırın.
• Kendi iş masrafınızın geri ödemesini, şirketin onayladığı veya ödediği döneme tarihleyin. Sizin ödediğiniz bir şirket faturası, şirketin muhasebe yönteminin koyduğu dönemde kalır; size geri ödeme yalnızca borcu kapatır. Bir muhasebe kaydı kapanmış veya verilmiş bir yılı yeniden açmaz; önceki bir yılın değişip değişmeyeceği hazırlayıcının sorusudur (Verilmiş bir işletme beyannamesini düzeltme).

Nakit esasındaki bir şirket bir gideri genellikle ödediği yıl indirir (Publication 583); bu yüzden yıl sonundan sonra yapılan bir iş masrafı geri ödemesi genellikle yeni yıla düşer. Tahakkuk esasındaki bir şirket, ödenip ödenmediğine bakmaksızın bir faturayı yükümlülük doğduğunda indirir (Publication 583; Regulation 1.461-1(a)(2)). Kişisel fonlarla ödediğiniz bir şirket faturasının hangi yıla ait olduğu hazırlayıcının kararıdır. Herhangi bir işletmede kişisel kartla yapılan masraflar için kişisel kredi kartındaki işletme masrafları rehberine bakın.

Şirketin bana borçlu olduğu tutarı kredi olarak ele alabilir miyim?

Bazen, şirketin kendi faturaları için. Şirketin size borçlu olduğu tutar zaten kayıtlarında bir yükümlülüktür; bunu kredi saymak, doğrudan size ait gerçek bir borç olmasını gerektirir ve etiket tek başına bunu çözmez (Regulation 1.1366-2(a)(2)). Yalnızca gerçek borç, borç esasınıza (hisse esasınızın ötesinde şirket zararlarını indirmenizi sağlayan şirket kredilerinin toplamı) eklenir (Form 7203 talimatları). Zararlar bu esası düşürdükten sonra, bir geri ödemenin bir kısmı veya tamamı size vergilendirilebilir olabilir (IRS). Daha önce yapılan ödemeler için şimdi imzalanan bir senet, bunların kredi olduğuna dair zayıf bir kanıt olabilir. S şirketi hissedarları hakkındaki IRS sayfası, kredi, kredi geri ödemesi veya dağıtım olarak adlandırılan ödemelerin ücret ya da sermaye sayıldığı durumları listeler.

• Çalışan olarak sizin olan bir masraf hiçbir zaman şirket faturası olmadı; bu yüzden onu sonradan kredi olarak kaydetmek hazırlayıcının takdirindedir.

Şartlar, faiz, esas ve geri ödeme S şirketine hissedar kredileri rehberindedir.

Hangi kayıtlar her masrafı kanıtlar?

Şirketin her masrafın kaydına ihtiyacı vardır, toplu bir tutara değil. “Seyahat” veya “çeşitli” gibi geniş kategoriler sayılmaz (Regulation 1.62-2(e)).

Seyahat, hediye ve araç masraflarında $75 veya üzeri her masraf ve tüm konaklama için genellikle makbuz gerekir (Publication 463). Şirket hisselerinin değerce %10'dan fazla oranına doğrudan veya dolaylı olarak sahip olan bir hissedar şirketle “ilişkili” sayılır (Publication 463); bu yüzden verdiğiniz her kaydın kendi kopyasını saklayın, şirkete hesap verdikten sonra bile masrafları IRS'ye kanıtlamanız gerekebilir. Makbuzlar kaybolduysa işletme masrafları için kayıp makbuzlar rehberine bakın.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır; tutarlar ABD dolarıdır.

Bir yıl kişisel kartlarla ödendi, plan yok

Şirkette çalışan olarak da çalışan tek hissedarlı bir S şirketinin sahibi, yıl boyunca kişisel kartlarla US$6.000 ödedi: şirkete faturalanan US$2.400 tutarında yazılım ve US$3.600 tutarında müşteri seyahati. Yazılım bir şirket faturasıdır ve sahibe borç olarak kaydedilir. Seyahat sahibin kendi iş masrafıdır ve şirketin geri ödeme politikası yoktur; bu yüzden şimdi geri ödemek ücret ve bordro vergisi riski taşır: ücret sayılırsa US$3.600, şirket için yaklaşık US$275 Sosyal Güvenlik ve Medicare vergisi, sahip için de aynı tutarı (sahibin ücreti Sosyal Güvenlik ücret tavanının altındaysa her biri için %7,65) ve ayrıca gelir vergisi stopajını getirir. Sahip, o günün tarihini taşıyan yazılı bir plan kabul eder ve bundan sonra her masraftan itibaren 60 gün içinde kayıt ve makbuzları sunar; sonraki bu geri ödemeler vergisiz olabilir. Seyahat plandan öncedir ve düzenleme yeni bir planın buna ulaştığını söylemez; bu yüzden geri ödemek hazırlayıcının kararıdır.

Geçen yılın masrafları, beyanname zaten verilmiş

Bir sahip geçen yıl 8.000 mil iş sürüşü yaptı ve telefon ile internet için US$1.800 ödedi; plan yok ve geçen yılın beyannamesi verilmiş. Şimdi kabul edilen bir plan yeni masraflar içindir. Şirket geçen yılın masraflarını bu yıl geri öderse, nakit esasındaki bir şirket genellikle geri ödemeyi bu yıl indirir ve bunun ücret olup olmadığı hazırlayıcının kararıdır. Hiç geri ödemezse, genellikle kimse bunları indirmez.

Kredi olarak bırakılan şirket faturaları

Bir sahip, şirketin kendi tedarikçi faturalarından US$20.000 tutarında olanı kişisel fonlarından ödedi. Sahip ve şirket, geri ödeme şartlarıyla US$20.000 tutarlı bir senet imzalar, senet imza günü tarihlenir ve şirket bir hissedar kredisi kaydeder. Ödemeler önce geldiği için bunun gerçek borç olup olmadığı olgulara bağlıdır ve nasıl kaydedileceğine hazırlayıcı karar verir. Gerçek borçsa bakiye sahibin borç esasına eklenebilir ve sonraki bir geri ödeme, geri ödeme veya ücret değil kredi geri ödemesidir; yine de zararlar bu esası düşürdüyse vergilendirilebilir. Şartlar, esas ve geri ödeme S şirketine hissedar kredileri rehberindedir.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Bütün bir yıl geri ödenmedi, tutarlar büyük, ücreti, krediyi ve geri ödemeyi ayırt edemiyorsunuz veya genel olarak kayıtlar geride: kayıt yapılmadan önce her kalemin kendi ele alınışına ihtiyacı var. Makbuzları, hesap özetlerini, mil günlüğünü ve bordro raporlarını muhasebe desteğine getirin; daha eski kayıtlar için S şirketi gecikmiş kayıtlarını tamamlama rehberine bakın.
• Bir beyanname verildi veya vadesi geldi: verilmiş bir yılın değişip değişmeyeceği verilmiş bir işletme beyannamesini düzeltme rehberinde ele alınır. Kayıtlarda yer alması gereken geri ödemeler, krediler ve ücretler 1120-S hazırlanmadan önce çözülmelidir; muhasebe desteğine bakın.
• Şirket size bordro olmadan zaten geri ödedi: bordro hatasını düzeltme rehberine bakın.
• Şirket veya S statüsü yokken ödeme yaptınız ya da kendi sağlık sigortası primlerinizi ödediniz: bunlar kendi kurallarını izler; lansmandan önceki başlangıç maliyetleri ve S şirketi sahipleri için sağlık sigortası rehberlerine bakın.
• Ev ofisi, telefon ve araç için planın kendisini istiyorsunuz veya şirket kişisel faturalarınızı ya da kartlarınızı ödedi: ev, telefon ve araç için S şirketi geri ödemeleri, S şirketinin kişisel masrafları ödemesi ve şirket kartlarındaki kişisel harcamalar rehberlerine bakın.
• Şirkete borç verdiniz veya bir senet istiyorsunuz: S şirketine hissedar kredileri rehberine bakın.
• Şirket için yalnızca küçük işler yapan bir yöneticisiniz: ücret gerekmiyorsa IRS böyle bir yöneticiyi çalışan saymaz (IRS) ve accountable plan kuralları çalışanların masraflarını kapsar. Şirket için ödediğiniz şey o zaman kredi veya sermaye olabilir: S şirketine hissedar kredileri rehberine bakın.