S corporation 미환급 비용, 사후 정산 방법

제가 직접 낸 비용을 S corporation이 지금이라도 상환해 줄 수 있나요?

S corporation은 회사에서 일하는 주주에게 상환할 수 있습니다. 재무부 규정 1.62-2는 기한이 아니라 세이프하버(safe harbor) 시점을 제시하며, 그 시점을 벗어나면 합리적인 기간이었는지가 쟁점입니다. 세금 결과는 실비 정산 플랜의 세 가지 규칙에 달려 있습니다. 본인의 업무 비용을 상환받으면서 이 규칙을 충족하면 비과세이고, 충족하지 못하면 급여입니다. 원래 회사가 내야 했던 청구서는 다른 항목입니다. 상환이 아니라 대여금이나 자본 출자로 처리합니다(아래 분류 표 참고).

이 규칙은 직원의 비용에 적용되며, 사업에 종사하는 법인 임원은 그 법인의 직원입니다(Publication 15). 직원이 아닌 주주에게는 상환할 업무 비용이 없습니다. 회사를 위해 낸 돈은 회사의 청구서입니다.

다음과 같은 경우에는 단순한 사례가 아닙니다.

• 회사에 상환 정책이 전혀 없었던 경우
• 비용이 아래에 나오는 세이프하버 기간보다 오래되었거나 한 해 이상에 걸쳐 있는 경우
• 비용이 속한 연도가 마감되었거나 그 연도의 신고서를 이미 제출한 경우
• 금액이 큰 경우
• 회사의 청구서, 본인의 업무 비용, 개인 지출이 한데 섞여 있는 경우

이 중 둘 이상에 해당하면 장부에 기록하기 전에 항목마다 처리 방식을 먼저 정하세요. 장부 관리 서비스를 참고하세요.

먼저 준비할 자료: 영수증과 청구서, 직접 결제했음을 보여 주는 카드·은행 명세서, 주행 기록, 홈오피스와 집 전체의 면적, 해당 연도의 회사 급여 보고서와 Form W-2.

S corporation의 상환이 실비 정산 플랜에서 비과세가 되려면 어떤 조건이 필요한가요?

S corporation이 주주 겸 직원의 업무 비용을 상환하는 것은 아래 세 가지 규칙을 모두 충족하면 비과세입니다. 이 약정에 따라 지급한 금액은 급여가 아니며, Form W-2에 기재하지 않고 소득세나 급여세도 붙지 않습니다(재무부 규정 1.62-2; Publication 15).

세이프하버는 규정이 더 따지지 않고 합리적이라고 보는 기간입니다. 그 밖의 기간은 합리적인 기간인지가 사실관계와 정황에 따라 달라집니다(Publication 463). 두 번째 세이프하버는 회사가 최소 분기마다 증빙되지 않은 비용을 요청하는 명세서를 보내는 경우, 각 정기 명세서를 받은 후 120일 이내의 증빙이나 반환을 인정합니다(재무부 규정 1.62-2(g)(2)(ii)). 플랜이 생기기 전에 지출한 비용에도 이 규정이 적용되는지는 규정에 나와 있지 않습니다. 약정이 서면 플랜일 필요는 없지만(Publication 5137), 짧은 서면 정책이 있으면 나중에 당시 규칙이 무엇이었는지 보여 줄 수 있습니다.

플랜 문구와 홈오피스, 휴대폰, 자동차 규정은 S corporation의 집, 휴대폰, 자동차 비용 상환에서 다룹니다.

상환이 늦었거나 영수증이 없다면 어떻게 되나요?

실비 정산 플랜 규칙을 하나라도 충족하지 못한 상환은 급여로 취급됩니다. 비용마다 증빙하고 초과분을 반환하도록 요구하지 않는 약정이라면 그 약정에 따라 지급한 모든 금액이 급여입니다. 이를 요구하는 약정이라면 합리적인 기간 안에 증빙하지 못했거나 반환하지 않은 부분이 급여입니다(재무부 규정 1.62-2의 (c)(3)항과 (h)(2)항). 영수증이 없다는 사실만으로 결정되지는 않습니다. Publication 463은 $75 미만의 비용(숙박 제외)과 영수증을 쉽게 구할 수 없는 교통비에 대해서는 영수증을 면제하지만, 기록은 여전히 필요합니다.

급여가 되면 회사는 소득세를 원천징수하고, 회사와 직원은 각각 사회보장세(세율 6.2%, 연간 임금 기준액까지)와 메디케어세(세율 1.45%)를 냅니다. 연방 실업세도 적용되고, 금액은 Form W-2에 기재됩니다(Publication 15; Publication 463). 약정 자체가 규칙을 충족하지 못한 경우에는 급여를 지급한 때 과세되므로(재무부 규정 1.62-2(h)(2)(ii)) 작년에 쓴 비용을 올해 급여로 상환하면 올해 급여 보고서에 반영됩니다. 그 밖의 요건을 갖춘 플랜에서는 증빙하지 못한 부분이 합리적인 기간이 끝난 뒤 첫 급여 기간에 과세됩니다((h)(2)(i)(A)항).

회사가 상환액을 급여로 처리하고도 세금을 원천징수해 납부하지 않으면, 납부할 의무와 권한이 있는데도 고의로 납부하지 않은 소유주는 납부하지 않은 원천징수 소득세와 직원 몫의 사회보장세·메디케어세에 대해 개인 책임을 질 수 있습니다(IRS; 제6672조). 부과 기간은 보통 다음 4월 15일부터 3년이며, 실제 제출일이 더 늦으면 제출일부터 계산합니다. 급여 신고서를 제출하지 않았다면 기간 제한이 없습니다(IRM 5.7.3). 신탁기금 회수 가산세를 참고하세요.

증빙을 요구한 적이 없는 약정은 나중에 기록을 모은다고 실비 정산 플랜이 되지 않습니다(Publication 463). 증빙을 요구하는 약정이라면, 세이프하버가 지난 뒤에 증빙한 비용은 기간이 합리적이었는지를 기준으로 판단되며, 회사는 이를 늦은 것으로 처리할 수 있습니다(재무부 규정 1.62-2(h)). 소유주가 원래 급여로 받았을 보수를 대체하는 상환도 급여로 남습니다(Publication 15). 급여는 S corporation 소유주 급여를 참고하세요.

회사가 끝내 상환해 주지 않았다면 제가 직접 공제받을 수 있나요?

일반적으로 받을 수 없습니다. 직원은 상환받지 못한 업무 비용을 개인 신고서에서 공제할 수 없습니다. 기타 항목별 공제라고 하는 이 공제는 정지되어 있으며, Public Law 119-21, section 70110이 그 정지의 종료 시점을 없앴습니다. Publication 463은 Form 2106을 군 예비역, 적격 공연 예술가, 수수료 기준으로 일하는 주 또는 지방 정부 공무원, 장애 관련 업무 비용이 있는 직원으로 한정합니다.

직원의 업무 비용에 대한 회사의 공제는 그 비용을 상환할 때 생깁니다. 직원으로서 본인이 부담했는데 회사가 끝내 상환하지 않은 비용은 일반적으로 누구도 공제하지 못합니다. 그래서 문서로 남긴 상환이 중요합니다.

이미 낸 비용에 대해 지금 실비 정산 플랜을 만들 수 있나요?

지금 도입한 플랜은 시행일 이후에 발생하는 비용을 대상으로 합니다. 규정은 비용을 낸 뒤에 도입한 플랜을 다루지 않으며, 세이프하버는 비용을 지급했거나 발생한 날부터 계산합니다(재무부 규정 1.62-2(g)). 따라서 경비를 지급하거나 발생한 날부터 60일 후보다 늦게 제출한 비용은 정해진 날짜의 세이프하버에 해당하지 않습니다. 늦은 상환이 그래도 합리적인 기간에 들어가는지는 사실관계와 정황을 따지는 문제이며 이 세이프하버로는 정해지지 않습니다. 따라서 오래된 업무 비용을 새 플랜으로 상환하면 급여로 처리될 위험이 있습니다.

플랜이나 그 승인 날짜를 소급해서는 안 됩니다. 회사가 도입한 날짜로 기록하세요. 순서는 다음과 같습니다.

1. 지금부터 발생하는 비용을 대상으로 플랜을 도입합니다. 플랜은 경비를 지급하거나 발생한 날부터 60일 후 이내에 비용별 기록(필요한 경우 영수증 포함)을 제출하고, 경비를 지급하거나 발생한 날부터 120일 후 이내에 초과분을 반환하도록 요구하고, 사업 비용만 대상으로 해야 합니다.
2. 이전 항목을 모두 분류합니다(다음 섹션).
3. 오래된 업무 비용의 결과는 세 가지이며 세금 부담이 각각 다릅니다. 플랜에 따라 상환하는 방법(회사가 급여로 처리할 수 있음), 급여로 지급하는 방법(소득세와 급여세 부과), 지급하지 않고 두는 방법(일반적으로 누구도 공제하지 못함)입니다. 어느 쪽이 맞는지는 세금 신고 담당자가 결정합니다.
4. 회사의 청구서를 대신 낸 돈은 회사가 본인에게 갚을 돈으로 기록하거나, 본인이 넣은 자본으로 기록합니다(아래 대여금 섹션 참고).

어떤 비용이 회사의 청구서이고, 어떤 비용이 제 업무 비용인가요?

항목별 분류에 따라 처리 방법이 정해집니다. 회사의 청구서는 회사가 갚아야 할 돈이고, 본인의 업무 비용은 플랜에 따라야만 비과세로 상환되며, 개인 지출은 상환 대상이 아닙니다.

앞의 두 유형 중 어느 쪽일 수도 있는 항목, 예를 들어 본인 명의지만 회사가 쓰는 구독은 세금 신고 담당자가 판단합니다. 공제 가능한 사업 비용만 비과세 방식에 해당합니다. 공제할 수 없는 비용이나 개인 항목을 플랜에 따라 상환하면 그 부분은 급여가 됩니다(Publication 463). 업무 식사는 예외입니다. 식사 비용의 공제 한도 때문에 상환된 식사비의 일부만 공제할 수 없는 경우에도 그 부분은 급여가 아닙니다(재무부 규정 1.62-2(h)(1)). 한도는 회사의 공제에 적용될 뿐 본인에게는 적용되지 않습니다.

S corporation에서 직접 상환받고 장부에 기록하려면 어떻게 하나요?

S corporation은 상환을 비용과 소유주에게 줄 돈으로 기록하고, 지급할 때 그 금액을 정리합니다.

• 실비 정산 방식의 상환은 급여와 따로 수표나 계좌 이체로 지급하고, 항목마다 영수증을 첨부하세요. 급여와 한 번에 지급한다면 상환 금액을 따로 표시해야 합니다(재무부 규정 1.62-2(d)).
• 비용은 개인 카드 명세서가 아니라 영수증을 기준으로 한 번만 입력하세요.
• 상환을 소유주 분배금으로 처리하지 마세요. 주주 겸 직원에게 분배금이라는 이름으로 지급한 금액이 급여로 판단된 사례가 있습니다(IRS). S corporation 분배금 기록하기를 참고하세요.
• 상환액이 급여라면 추가 급여로 급여 지급 절차에 넣어 원천징수와 Form W-2에 반영되게 하세요.
• 본인의 업무 비용에 대한 상환은 회사가 승인하거나 지급한 기간에 기록하세요. 본인이 낸 회사 청구서는 회사의 회계 방식에 따라 속하는 기간에 그대로 두고, 본인에게 갚는 것은 갚을 돈을 정리할 뿐입니다. 장부 기록으로 마감했거나 제출한 연도를 다시 열 수는 없습니다. 이전 연도가 바뀌는지는 세금 신고 담당자가 판단합니다(제출한 사업체 신고서 정정하기).

현금주의 회사는 보통 비용을 지급한 해에 공제하므로(Publication 583), 연말 이후에 한 업무 비용 상환은 보통 새 해에 속합니다. 발생주의 회사는 지급 여부와 관계없이 채무가 발생한 때 청구서를 공제합니다(Publication 583; 재무부 규정 1.461-1(a)(2)). 본인의 개인 자금으로 낸 회사 청구서가 어느 해에 속하는지는 세금 신고 담당자가 판단합니다. 사업 형태와 관계없는 개인 카드 비용은 개인 신용카드로 낸 사업 비용을 참고하세요.

회사가 본인에게 갚아야 할 돈을 대여금으로 처리할 수 있나요?

회사 자체의 청구서는 가능한 경우가 있습니다. 회사가 본인에게 갚아야 할 돈은 이미 회사 장부의 부채입니다. 이를 대여금으로 처리하려면 본인에게 직접 갚아야 하는 진짜 부채여야 하며, 이름만으로는 결정되지 않습니다(재무부 규정 1.1366-2(a)(2)). 진짜 부채만 본인의 부채 취득가액에 더해집니다. 부채 취득가액은 주식 취득가액을 넘는 회사 손실을 공제할 수 있게 해 주는 회사 대여금의 누계입니다(Form 7203 작성 안내). 손실로 이 취득가액이 줄어든 뒤에는 상환액의 일부 또는 전부가 본인에게 과세될 수 있습니다(IRS). 이전에 지급한 금액에 대해 지금 서명한 약정서는 대여금이었다는 증거로 약할 수 있습니다. S corporation 주주에 관한 IRS 페이지에는 대여금, 대여금 상환 또는 분배금이라는 이름이 붙었지만 급여나 자본으로 판단된 사례가 정리되어 있습니다.

• 직원으로서 본인이 부담한 비용은 애초에 회사의 청구서가 아니었으므로, 나중에 대여금으로 기록하는 것은 세금 신고 담당자의 판단 사항입니다.

조건, 이자, 취득가액, 상환은 S corporation에 대한 주주 대여금에서 설명합니다.

어떤 기록이 각 비용을 증명하나요?

회사에는 합계액이 아니라 비용마다 기록이 필요합니다. "출장"이나 "기타" 같은 넓은 분류는 인정되지 않습니다(재무부 규정 1.62-2(e)).

출장, 선물, 자동차 비용은 일반적으로 $75 이상인 모든 비용과 모든 숙박비에 영수증이 필요합니다(Publication 463). 회사 주식 가치 기준으로 10% 초과 지분을 직접 또는 간접적으로 소유한 주주는 회사와 "특수관계"에 있습니다(Publication 463). 따라서 제출하는 모든 기록의 사본을 직접 보관하세요. 회사에 정산을 마쳤더라도 IRS에 비용을 증명해야 할 수 있습니다. 영수증을 잃어버렸다면 사업 비용 영수증 분실을 참고하세요.

예시

아래 예시는 설명용이며 금액은 미국 달러입니다.

개인 카드로 결제한 한 해, 플랜 없음

주주가 한 명인 S corporation의 소유주가 직원으로도 일하며 한 해 동안 개인 카드로 US$6,000을 결제했습니다. 회사 앞으로 청구된 소프트웨어 US$2,400과 고객 출장비 US$3,600입니다. 소프트웨어는 회사의 청구서이므로 소유주에게 줄 돈으로 기록합니다. 출장비는 소유주 본인의 업무 비용이고 회사에 상환 정책이 없으므로, 지금 상환하면 급여로 처리되어 급여세가 붙을 위험이 있습니다. 급여로 처리되면 US$3,600에 대해 회사가 사회보장세와 메디케어세 약 US$275를, 소유주도 같은 금액을 내게 되고(각 7.65%, 소유주 급여가 사회보장세 임금 기준액 미만일 때), 소득세 원천징수도 더해집니다. 소유주는 그날 날짜로 서면 플랜을 도입하고, 이후에는 비용마다 60일 이내에 기록과 영수증을 제출합니다. 이후의 상환은 비과세가 될 수 있습니다. 출장비는 플랜보다 앞선 비용이고 새 플랜이 이를 포함한다고 규정에 나와 있지 않으므로, 상환 여부는 세금 신고 담당자가 판단합니다.

작년 비용, 신고서는 이미 제출

소유주가 작년에 플랜 없이 업무용으로 8,000마일을 운전했고 휴대폰과 인터넷 비용으로 US$1,800을 냈으며, 작년 신고서는 이미 제출했습니다. 지금 도입한 플랜은 새로 발생하는 비용을 대상으로 합니다. 회사가 올해 작년 비용을 상환한다면 현금주의 회사는 보통 올해 그 상환액을 공제하고, 급여인지 여부는 세금 신고 담당자가 판단합니다. 끝내 상환하지 않으면 일반적으로 누구도 공제하지 못합니다.

대여금으로 남은 회사 청구서

소유주가 회사 자체의 거래처 청구서 US$20,000을 개인 자금으로 냈습니다. 소유주와 회사는 서명 당일 날짜로 상환 조건을 담은 US$20,000짜리 약정서에 서명하고, 회사는 주주 대여금으로 기록합니다. 결제가 먼저 있었기 때문에 진짜 부채인지는 사실관계에 달려 있으며, 어떻게 기록할지는 세금 신고 담당자가 결정합니다. 진짜 부채라면 그 잔액이 소유주의 부채 취득가액에 더해질 수 있고, 이후의 상환은 상환액이나 급여가 아니라 대여금 상환입니다. 다만 손실로 그 취득가액이 줄었다면 여전히 과세될 수 있습니다. 조건, 취득가액, 상환은 S corporation에 대한 주주 대여금에서 설명합니다.

상황이 다르다면?

• 한 해 전체가 상환되지 않았거나, 금액이 크거나, 급여·대여금·상환을 구분할 수 없거나, 장부 전반이 밀려 있는 경우: 장부에 기록하기 전에 항목마다 처리 방식을 정해야 합니다. 영수증, 명세서, 주행 기록, 급여 보고서를 가지고 장부 관리 서비스를 이용하세요. 오래된 장부는 S corporation 장부 따라잡기를 참고하세요.
• 신고서를 이미 제출했거나 제출할 때가 된 경우: 제출한 연도가 바뀌는지는 제출한 사업체 신고서 정정하기에서 다룹니다. 장부에 반영해야 할 상환, 대여금, 급여는 Form 1120-S를 준비하기 전에 정리해야 합니다. 장부 관리 서비스를 참고하세요.
• 회사가 급여 처리 없이 이미 상환한 경우: 급여 실수 바로잡기를 참고하세요.
• 회사나 S 선택이 생기기 전에 비용을 냈거나, 본인의 건강보험료를 낸 경우: 각각 별도 규정이 적용됩니다. 개업 전 창업 비용과 S corporation 소유주의 건강보험을 참고하세요.
• 홈오피스, 휴대폰, 자동차에 대한 플랜 자체가 필요하거나, 회사가 본인의 개인 청구서나 카드를 대신 낸 경우: S corporation의 집, 휴대폰, 자동차 비용 상환, S corporation이 개인 비용을 지급하는 경우, 회사 카드의 개인 사용을 참고하세요.
• 회사에 돈을 빌려주었거나 약정서가 필요한 경우: S corporation에 대한 주주 대여금을 참고하세요.
• 회사를 위해 사소한 일만 하는 임원인 경우: IRS는 지급할 보수가 없다면 그런 임원을 직원으로 보지 않으며(IRS), 실비 정산 플랜 규칙은 직원의 비용에 적용됩니다. 그러면 회사를 위해 낸 돈은 대여금이나 자본일 수 있습니다. S corporation에 대한 주주 대여금을 참고하세요.