הוצאות חברת S ששולמו מהכיס ולא הוחזרו: תוכנית החזר הוצאות בדיעבד

האם חברת ה-⁠S שלי עדיין יכולה להחזיר לי הוצאות ששילמתי מהכיס?

חברת S יכולה להחזיר כסף לבעל מניות שעובד בה. תקנה ⁦1.62-2⁩ קובעת מועדי נמל מבטחים (safe harbor), לא מועד אחרון; מחוץ להם השאלה היא אם הזמן היה סביר. התוצאה במס תלויה בשלושה כללים של תוכנית החזר הוצאות (accountable plan): החזר של הוצאות העבודה שלכם שעומד בהם פטור ממס, והחזר שלא עומד בהם נחשב שכר. חשבון שהיה של החברה עצמה הוא פריט אחר, שמטופל כחוב או כהון ולא כהחזר (ראו טבלת המיון למטה).

הכללים חלים על הוצאות של עובד, ונושאי משרה בחברה שעובדים בעסק הם עובדי החברה (פרסום 15). בעל מניות שאינו עובד אין לו הוצאות עבודה להחזיר; מה ששילמתם עבור החברה הוא חשבון של החברה.

מקרה אינו פשוט כאשר:

• לחברה אף פעם לא הייתה מדיניות החזרים;
• ההוצאות ישנות יותר ממועדי הנמל המבטחים שלמטה, או נפרסות על שנה או יותר;
• השנה שאליה הן שייכות סגורה, או שהדוח שלה הוגש;
• הסכומים גדולים;
• בערימה יש גם חשבונות של החברה, גם הוצאות העבודה שלכם וגם הוצאות אישיות.

אם חל יותר מאחד מאלה, קבעו איך מטפלים בכל פריט לפני שרושמים משהו; ראו עזרה בהנהלת חשבונות.

אספו קודם: קבלות וחשבוניות, דפי כרטיס או בנק שמראים ששילמתם, יומן קילומטראז׳, גודל המשרד הביתי וגודל הבית כולו, ודוחות השכר וטפסי ⁦W-2⁩ של החברה לאותה שנה.

מה הופך החזר של חברת S לפטור ממס לפי תוכנית החזר הוצאות?

החזר של חברת S על הוצאות העבודה של בעל מניות שהוא גם עובד פטור ממס כשההסדר עומד בכל שלושת הכללים שלמטה. סכומים שמשולמים לפיו אינם שכר, לא נכנסים ל-⁠⁦W-2⁩ ואין עליהם מס הכנסה או מס שכר (תקנה ⁦1.62-2⁩; פרסום 15).

נמל מבטחים הוא פרק זמן שהתקנה רואה כסביר בלי ויכוח נוסף. מחוצה לו, פרק זמן סביר תלוי בעובדות ובנסיבות (פרסום 463). נמל מבטחים שני מכסה הוכחה או החזרה בתוך 120 ימים אחרי כל דף חשבון תקופתי כשהחברה שולחת דפי חשבון לפחות פעם ברבעון ומבקשת הוצאות שלא הוכחו (תקנה ⁦1.62-2(g)(2)(ii)⁩); התקנה לא אומרת אם הוא חל על הוצאות ששולמו לפני שהתוכנית התקיימה. ההסדר לא חייב להיות תוכנית בכתב (פרסום 5137), אבל מדיניות קצרה בכתב מראה בהמשך מה היו הכללים.

ניסוח התוכנית וכללי המשרד הביתי, הטלפון והרכב מפורטים בהחזרי חברת S על בית, טלפון ורכב.

מה אם ההחזר מאוחר או שאין קבלות?

החזר שלא עומד באחד מכללי תוכנית החזר הוצאות נחשב שכר. אם ההסדר של החברה לא דורש הוכחה של כל הוצאה והחזרת כל עודף, כל דולר ששולם לפיו הוא שכר. אם הוא דורש אותן, החלק שלא הוכח בתוך פרק זמן סביר, או שלא הוחזר, הוא שכר (תקנה ⁦1.62-2⁩, סעיפים ⁦(c)(3)⁩ ו-⁠⁦(h)(2)⁩). קבלה חסרה לבדה לא מכריעה: פרסום 463 פוטר מקבלה על הוצאה מתחת ל-⁠⁦$75⁩ (למעט לינה) ועל הובלה כשאין קבלה זמינה בקלות, אבל עדיין נדרש רישום.

שכר פירושו שהחברה מנכה מס הכנסה במקור, והחברה והעובד משלמים כל אחד ביטוח לאומי (Social Security) בשיעור ⁦6.2%⁩ (עד תקרת השכר השנתית) ומדיקר (Medicare) בשיעור ⁦1.45%⁩. חל גם מס אבטלה פדרלי, והסכום נכנס ל-⁠⁦W-2⁩ (פרסום 15; פרסום 463). כשההסדר עצמו נכשל בכלל, השכר חייב במס כשהוא משולם (תקנה ⁦1.62-2(h)(2)(ii)⁩), ולכן הוצאות מהשנה שעברה שמוחזרות השנה כשכר נכנסות לדוחות השכר של השנה. בתוכנית שעומדת בשאר הכללים, החלק שלא הוכח חייב במס עד תקופת השכר הראשונה אחרי שהפרק הסביר מסתיים (סעיף ⁦(h)(2)(i)(A)⁩).

אם החברה מתייחסת להחזר כאל שכר אבל אף פעם לא מנכה ולא מעבירה את המס, בעלים שחובה ויכולת לשלם אותו מוטלות עליו ולא עשה זאת במזיד עלול להיות אחראי אישית למס ההכנסה שנוכה ולא שולם ולביטוח הלאומי ולמדיקר של העובד (IRS; סעיף 6672). פרק הזמן הרגיל לשומה הוא 3 שנים מ-⁠15 באפריל שלאחר מכן, או ממועד ההגשה אם הוא מאוחר יותר, ואין הגבלה כל עוד דוח השכר לא הוגש (IRM 5.7.3); ראו קנס שחזור מסי נאמנות.

רישומים שנאספים בדיעבד לא הופכים הסדר שמעולם לא דרש הוכחה לתוכנית החזר הוצאות (פרסום 463). אם ההסדר כן דורש הוכחה, הוצאה שהוכחה אחרי נמל המבטחים נבחנת לפי השאלה אם הזמן היה סביר, והחברה עשויה להתייחס אליה כמאוחרת (תקנה ⁦1.62-2(h)⁩). החזר שמחליף שכר שהבעלים היה מקבל בכל מקרה נשאר גם הוא שכר (פרסום 15); על משכורת ראו שכר בעלים בחברת S.

אפשר לנכות את ההוצאות בעצמי אם החברה לא החזירה לי?

בדרך כלל לא. עובד לא יכול לנכות הוצאות עבודה שלא הוחזרו בדוח האישי: הניכוי הזה, שנקרא ניכויים מפורטים שונים, מושעה, ו-Public Law 119-21, סעיף 70110 הסיר את מועד סיום ההשעיה. פרסום 463 מגביל את טופס 2106 למילואימניקים בכוחות המזוינים, לאמנים מבצעים מוסמכים, לפקידי ממשל מדינתיים או מקומיים בשכר לפי עמלה ולעובדים עם הוצאות עבודה הקשורות לליקוי.

הניכוי של החברה על הוצאת עבודה של עובד נובע מההחזר שלה. הוצאה שהייתה שלכם כעובד והחברה אף פעם לא החזירה אותה לא מנוכה בדרך כלל אצל אף אחד, ולכן החזר מתועד חשוב.

אפשר להקים עכשיו תוכנית החזר הוצאות להוצאות ששילמתי כבר?

תוכנית שמאמצים עכשיו מיועדת להוצאות מהיום שבו היא נכנסת לתוקף. התקנה לא עוסקת בתוכנית שאומצה אחרי ששולמו ההוצאות, ונמלי המבטחים שלה נספרים מהיום שבו כל הוצאה שולמה או נוצרה (תקנה ⁦1.62-2(g)⁩). הוצאות שנמסרות אחרי יותר מ-⁠60 ימים אחרי שההוצאה שולמה או נוצרה נמצאות לכן מחוץ לנמלי המבטחים עם תאריך קבוע. אם החזר מאוחר עדיין בתוך פרק זמן סביר היא שאלה של עובדות ונסיבות שנמלי המבטחים האלה לא מכריעים, ולכן החזר של הוצאות עבודה ישנות לפי תוכנית חדשה כרוך בסיכון שייחשב שכר.

לעולם אל תתארכו תוכנית או את אישורה לתאריך מוקדם; כתבו עליהן את היום שבו החברה מאמצת אותן. לפי הסדר:

1. אמצו עכשיו תוכנית להוצאות מאותו יום והלאה. היא צריכה לדרוש רישומים של כל הוצאה (קבלות היכן שנדרש) בתוך 60 ימים אחרי שההוצאה שולמה או נוצרה, החזרת כל עודף בתוך 120 ימים אחרי שההוצאה שולמה או נוצרה, ולכסות רק עלויות עסקיות.
2. מיינו כל פריט ישן (בסעיף הבא).
3. להוצאות עבודה ישנות יש שלוש תוצאות אפשריות, ולכל אחת עלות מס שונה: החזר לפי התוכנית (החברה עשויה להתייחס אליו כשכר), תשלום כשכר (מס הכנסה ומס שכר), או השארה ללא תשלום (בדרך כלל אף אחד לא מנכה). איזו מהן מתאימה היא החלטה של מכין הדוחות.
4. רשמו חשבונות של החברה ששילמתם ככסף שהחברה חייבת לכם, או כהון שהכנסתם (ראו סעיף ההלוואה למטה).

אילו הוצאות הן חשבונות של החברה, ואילו הן הוצאות העבודה שלי?

מיון כל פריט קובע איך מטפלים בו. חשבון של החברה חייבת בו החברה; הוצאת העבודה שלכם מוחזרת פטורה ממס רק לפי התוכנית; הוצאה אישית אינה החזר.

פריט שיכול להיות כל אחד משני הראשונים, כמו מנוי על שמכם שהחברה משתמשת בו, הוא החלטה של מכין הדוחות. רק עלות עסקית שמותר לנכות זכאית למסלול הפטור ממס: החזר של פריט שאינו מותר בניכוי או אישי לפי התוכנית הופך את אותו חלק לשכר (פרסום 463). ארוחות עסקיות הן החריג: כשרק ההגבלה על ניכוי ארוחות הופכת חלק מארוחה מוחזרת לבלתי מותר בניכוי, אותו חלק עדיין אינו שכר (תקנה ⁦1.62-2(h)(1)⁩); ההגבלה חלה על הניכוי של החברה, לא עליכם.

איך אני מחזיר לעצמי מחברת ה-⁠S שלי ורושם את זה?

חברת S רושמת החזר כהוצאה וכסכום שחייבים לבעלים, ואז מנקה את הסכום הזה כשהיא משלמת.

• שלמו החזר לפי תוכנית החזר הוצאות בנפרד מהשכר, בהמחאה או בהעברה, וצרפו את הקבלות לכל רישום. אם הוא משולם יחד עם שכר, סכום ההחזר חייב להיות מזוהה בנפרד (תקנה ⁦1.62-2(d)⁩).
• רשמו כל הוצאה פעם אחת, מהקבלה, ולא שוב מדף הכרטיס האישי.
• אל תעבירו החזרים דרך חלוקות לבעלים: תשלומים לבעל מניות שהוא עובד שסומנו כחלוקות נקבעו כשכר (IRS). ראו רישום חלוקות של חברת S.
• אם ההחזר הוא שכר, העבירו אותו דרך מערכת השכר כשכר נוסף, כדי שהניכוי במקור וטופס ⁦W-2⁩ יכללו אותו.
• שייכו החזר של הוצאת עבודה שלכם לתקופה שהחברה מאשרת או משלמת אותו. חשבון של החברה ששילמתם נשאר בתקופה שבה שיטת החשבונאות שלה מציבה אותו; ההחזר לכם רק מנקה את הסכום שחייבים. רישום הנהלת חשבונות לא פותח מחדש שנה סגורה או שהוגשה; אם שנה קודמת משתנה, זו שאלה למכין הדוחות (תיקון דוח עסקי שהוגש).

חברה בשיטת מזומן מנכה בדרך כלל הוצאה בשנה שבה היא משלמת אותה (פרסום 583), ולכן החזר של הוצאת עבודה שנעשה אחרי סוף השנה נכנס בדרך כלל לשנה החדשה. חברה בשיטת צבירה מנכה חשבון כשההתחייבות נוצרת, שולם או לא (פרסום 583; תקנה ⁦1.461-1(a)(2)⁩). לאיזו שנה שייך חשבון של החברה ששילמתם מכספכם האישי היא החלטה של מכין הדוחות. להוצאות בכרטיס אישי בכל עסק ראו הוצאות עסקיות בכרטיס אשראי אישי.

אפשר להתייחס למה שהחברה חייבת לי כהלוואה במקום זאת?

לפעמים, בחשבונות של החברה עצמה. מה שהחברה חייבת לכם הוא כבר התחייבות בספרים שלה; להתייחס אליו כהלוואה פירושו שהוא חייב להיות חוב אמיתי שמגיע ישירות אליכם, ותווית לבדה לא מכריעה (תקנה ⁦1.1366-2(a)(2)⁩). רק חוב אמיתי מוסיף לבסיס החוב שלכם, הסכום המצטבר של הלוואות לחברה שמאפשר לנכות הפסדי חברה מעבר לבסיס העלות של המניות (הוראות טופס 7203). אחרי שהפסדים הקטינו את הבסיס הזה, חלק מההחזר או כולו עשוי להיות חייב במס אצלכם (IRS). שטר שנחתם עכשיו על תשלומים מוקדמים יותר עשוי להיות הוכחה חלשה לכך שהיו הלוואות. עמוד IRS על בעלי מניות בחברת S מפרט מקרים שבהם תשלומים שסומנו כהלוואות, החזרי הלוואות או חלוקות נקבעו כשכר או כהון.

• הוצאה שהייתה שלכם כעובד מעולם לא הייתה חשבון של החברה, ולכן רישום שלה בדיעבד כהלוואה הוא שיקול דעת של מכין הדוחות.

תנאים, ריבית, בסיס עלות והחזר מפורטים בהלוואות בעל מניות לחברת S.

אילו רישומים מוכיחים כל הוצאה?

החברה צריכה רישום של כל הוצאה, לא סכום כולל. קטגוריות רחבות כמו “נסיעות” או “שונות” לא נחשבות (תקנה ⁦1.62-2(e)⁩).

בהוצאות נסיעה, מתנות ורכב נדרשת בדרך כלל קבלה לכל הוצאה של ⁦$75⁩ ומעלה ולכל לינה (פרסום 463). בעל מניות שמחזיק, במישרין או בעקיפין, ב-יותר מ-⁠⁦10%⁩ משווי מניות החברה נחשב “קשור” לחברה (פרסום 463), ולכן שמרו עותק משלכם של כל רישום שאתם מוסרים; ייתכן שתצטרכו להוכיח את ההוצאות ל-⁠IRS גם אחרי שדיווחתם לחברה. אם הקבלות אבדו, ראו קבלות שאבדו להוצאות עסקיות.

דוגמה

הדוגמאות האלה להמחשה; הסכומים בדולרים אמריקאיים.

שנה ששולמה בכרטיסים אישיים, בלי תוכנית

הבעלים של חברת S עם בעל מניות אחד, שעובד בה גם כעובד, שילם ⁦US$6,000⁩ בכרטיסים אישיים במהלך השנה: ⁦US$2,400⁩ של תוכנה שחויבה על החברה ו-⁠⁦US$3,600⁩ של נסיעות ללקוחות. התוכנה היא חשבון של החברה, ונרשמת כסכום שחייבים לבעלים. הנסיעות הן הוצאת העבודה של הבעלים, ולחברה אין מדיניות החזרים, ולכן החזר שלהן עכשיו מסכן אותו בטיפול כשכר ובמס שכר: אם ייחשבו שכר, ⁦US$3,600⁩ יוסיפו כ-⁠⁦US$275⁩ של ביטוח לאומי ומדיקר לחברה ואותו סכום לבעלים (⁦7.65%⁩ כל אחד, אם שכר הבעלים נמוך מתקרת השכר לביטוח לאומי), בנוסף לניכוי מס הכנסה במקור. הבעלים מאמץ תוכנית בכתב מתוארכת ליום זה, ומכאן והלאה מוסר רישומים וקבלות בתוך 60 ימים מכל הוצאה; החזרים מאוחרים מהסוג הזה יכולים להיות פטורים ממס. הנסיעות קדמו לתוכנית, והתקנה לא אומרת שתוכנית חדשה חלה עליהן, ולכן ההחלטה על החזר שלהן היא של מכין הדוחות.

הוצאות של שנה שעברה, הדוח כבר הוגש

בעלים נסע 8,000 קילומטר עסקיים ושילם ⁦US$1,800⁩ על טלפון ואינטרנט בשנה שעברה, בלי תוכנית, והדוח של שנה שעברה הוגש. תוכנית שמאומצת עכשיו מיועדת להוצאות חדשות. אם החברה מחזירה השנה את הוצאות השנה שעברה, חברה בשיטת מזומן מנכה בדרך כלל את ההחזר השנה, והשאלה אם הוא שכר היא החלטה של מכין הדוחות. אם היא אף פעם לא מחזירה אותן, בדרך כלל אף אחד לא מנכה אותן.

חשבונות של החברה שנשארו כהלוואה

בעלים שילם ⁦US$20,000⁩ של חשבוניות ספקים של החברה עצמה מכספו האישי. הבעלים והחברה חותמים על שטר ל-⁠⁦US$20,000⁩ עם תנאי החזר, מתוארך ליום החתימה, והחברה רושמת הלוואת בעל מניות. מכיוון שהתשלומים קדמו לשטר, השאלה אם זה חוב אמיתי תלויה בעובדות, ומכין הדוחות מחליט איך לרשום. אם זה חוב אמיתי, היתרה יכולה להוסיף לבסיס החוב של הבעלים, והחזר מאוחר יותר הוא החזר הלוואה, לא החזר הוצאות ולא שכר, אף שהוא עדיין יכול להיות חייב במס אם הפסדים הקטינו את הבסיס. תנאים, בסיס עלות והחזר מפורטים בהלוואות בעל מניות לחברת S.

המצב שלכם שונה?

• שנה שלמה ללא החזר, הסכומים גדולים, אי אפשר להבחין בין שכר להלוואה להחזר, או שהספרים מפגרים בכלל: כל פריט צריך טיפול משלו לפני שרושמים. הביאו את הקבלות, הדפים, יומן הקילומטראז׳ ודוחות השכר אל עזרה בהנהלת חשבונות; לספרים ישנים ראו השלמת הספרים של חברת S.
• דוח הוגש או שמועד ההגשה שלו מתקרב: אם שנה שהוגשה משתנה מפורט בתיקון דוח עסקי שהוגש. החזרים, הלוואות ושכר שמקומם בספרים צריכים להיות מסודרים לפני שמכינים את טופס ⁦1120-S⁩; ראו עזרה בהנהלת חשבונות.
• החברה כבר החזירה לכם בלי מערכת שכר: ראו תיקון טעות בשכר.
• שילמתם לפני שהחברה או בחירת S התקיימו, או שילמתם את פרמיות הביטוח הרפואי שלכם: אלה כפופים לכללים משלהם; ראו עלויות הקמה לפני ההשקה וביטוח בריאות לבעלים של חברת S.
• אתם רוצים את התוכנית עצמה למשרד ביתי, טלפון ורכב, או שהחברה שילמה חשבונות או כרטיסים אישיים שלכם: ראו החזרי חברת S על בית, טלפון ורכב, חברת S שמשלמת הוצאות אישיות וחיובים אישיים בכרטיסי החברה.
• הלוויתם כסף לחברה או שאתם רוצים שטר: ראו הלוואות בעל מניות לחברת S.
• אתם נושאי משרה שעושים לא יותר מעבודה קלה עבור החברה: IRS אינו מתייחס לנושא משרה כזה כאל עובד אם אין שכר שמגיע לו (IRS), וכללי תוכנית החזר הוצאות חלים על הוצאות של עובדים. מה ששילמתם עבור החברה עשוי אז להיות הלוואה או הון: ראו הלוואות בעל מניות לחברת S.