Despesas da corporação S nunca reembolsadas: como regularizar

Minha corporação S ainda pode me reembolsar por despesas que paguei do meu bolso?

Uma corporação S pode reembolsar um acionista que trabalha nela. A Treasury Regulation 1.62-2 dá prazos de safe harbor (prazos que o regulamento trata como razoáveis), não um prazo-limite; fora deles, a pergunta é se o prazo foi razoável. O resultado tributário depende de três regras do plano de reembolso qualificado (accountable plan): o reembolso de custos do seu próprio trabalho que cumpra essas regras fica livre de imposto, e o que não cumpre é salário. Uma conta que era da própria empresa é outro item, tratado como dívida ou aporte, não como reembolso (veja a tabela de classificação abaixo).

As regras cobrem os custos de um empregado, e diretores de corporação que trabalham no negócio são empregados da corporação (Publication 15). Um acionista que não é empregado não tem custos de trabalho a reembolsar; o que você pagou pela empresa é uma conta da empresa.

O caso deixa de ser simples quando:

• a empresa nunca teve uma política de reembolso;
• as despesas são mais antigas que os prazos de safe harbor abaixo, ou cobrem um ano ou mais;
• o ano a que pertencem está fechado, ou a declaração dele já foi entregue;
• os valores são altos;
• o conjunto mistura contas da empresa, custos do seu próprio trabalho e gastos pessoais.

Se mais de uma dessas situações se aplica, defina o tratamento de cada item antes de lançar qualquer coisa; veja a ajuda com escrituração contábil.

Reúna antes: recibos e faturas, os extratos de cartão ou do banco que mostram que você pagou, um registro de milhas rodadas, o tamanho do escritório em casa e da casa toda, e os relatórios de folha e os W-2 da empresa do ano.

O que torna livre de imposto o reembolso de uma corporação S em um plano de reembolso qualificado?

O reembolso feito por uma corporação S dos custos do próprio trabalho de um acionista-empregado fica livre de imposto quando o esquema cumpre as três regras abaixo. Os valores pagos por ele não são salário, ficam fora do W-2 e não têm imposto de renda nem imposto sobre a folha (Regulation 1.62-2; Publication 15).

Um safe harbor é um prazo que o regulamento trata como razoável sem mais discussão. Fora dele, o que é um prazo razoável depende dos fatos e das circunstâncias (Publication 463). Um segundo safe harbor cobre a comprovação ou a devolução em até 120 dias após cada extrato periódico quando a empresa envia extratos ao menos trimestrais cobrando despesas não comprovadas (Regulation 1.62-2(g)(2)(ii)); o regulamento não diz se ele alcança despesas pagas antes de o plano existir. O esquema não precisa ser um plano escrito (Publication 5137), mas uma política escrita curta mostra depois quais eram as regras.

O texto do plano e as regras de escritório em casa, telefone e carro estão em reembolsos de corporação S para casa, telefone e carro.

E se o reembolso é tardio ou não tem recibos?

Um reembolso que descumpre uma regra do plano de reembolso qualificado é tratado como salário. Se o esquema da empresa não exige a comprovação de cada despesa e a devolução de qualquer excesso, cada dólar pago por ele é salário. Se exige, a parte não comprovada em um prazo razoável, ou não devolvida, é salário (Regulation 1.62-2, parágrafos (c)(3) e (h)(2)). A falta de um recibo, sozinha, não decide: a Publication 463 dispensa o recibo de uma despesa abaixo de US$75 (exceto hospedagem) e de transporte quando não há um facilmente disponível, mas o registro continua exigido.

Salário significa que a empresa retém imposto de renda, e a empresa e o empregado pagam, cada um, Social Security (previdência social dos EUA) a 6,2% (até o teto salarial anual) e Medicare a 1,45%. Incide também o imposto federal de seguro-desemprego, e o valor vai no W-2 (Publication 15; Publication 463). Quando o próprio esquema descumpre uma regra, o salário é tributado quando pago (Regulation 1.62-2(h)(2)(ii)), então custos do ano passado reembolsados neste ano como salário entram nos relatórios de folha deste ano. Em um plano que, fora isso, é qualificado, a parte não comprovada é tributada no primeiro período de folha após o fim do prazo razoável (parágrafo (h)(2)(i)(A)).

Se a empresa trata um reembolso como salário mas nunca retém nem recolhe o imposto, o proprietário que tem o dever e o poder de recolhê-lo e deliberadamente não o faz pode ser pessoalmente responsável pelo imposto de renda retido e não recolhido e pelo Social Security e Medicare do empregado (IRS; seção 6672). O prazo usual para lançar é 3 anos contados do 15 de abril seguinte, ou da data de entrega, se posterior, sem limite enquanto a declaração da folha não for entregue (IRM 5.7.3); veja multa de recuperação de fundos retidos.

Registros reunidos depois não transformam em plano de reembolso qualificado um esquema que nunca exigiu comprovação (Publication 463). Se o esquema exige comprovação, uma despesa comprovada depois do safe harbor é avaliada pelo critério de o prazo ter sido razoável, e a empresa pode tratá-la como tardia (Regulation 1.62-2(h)). Um reembolso que substitui um pagamento que o proprietário receberia como salário também continua sendo salário (Publication 15); sobre o salário, veja salário do proprietário de corporação S.

Posso deduzir as despesas eu mesmo se a empresa nunca me reembolsou?

Em geral, não. Um empregado não pode deduzir na declaração pessoal custos de trabalho não reembolsados: essa dedução, chamada de deduções detalhadas diversas, está suspensa, e a Public Law 119-21, seção 70110 eliminou a data de término dessa suspensão. A Publication 463 limita o Form 2106 a reservistas das Forças Armadas, artistas qualificados, funcionários públicos estaduais ou locais pagos por honorários e empregados com despesas de trabalho ligadas a deficiência.

A dedução da empresa para o custo de trabalho de um empregado vem de reembolsá-lo. Um custo que era seu como empregado e que a empresa nunca reembolsa geralmente não é deduzido por ninguém, e por isso um reembolso documentado importa.

Posso criar agora um plano de reembolso qualificado para despesas que já paguei?

Um plano adotado agora vale para as despesas a partir do dia em que entra em vigor. O regulamento não trata de um plano adotado depois que as despesas foram pagas, e seus safe harbors contam a partir do dia em que cada despesa foi paga ou incorrida (Regulation 1.62-2(g)). Despesas entregues depois de 60 dias depois de a despesa ser paga ou incorrida ficam, portanto, fora dos safe harbors de data fixa. Se um reembolso tardio ainda cabe em um prazo razoável é uma questão de fatos e circunstâncias que esses safe harbors não resolvem, então reembolsar custos de trabalho mais antigos por um plano novo traz o risco de ser tratado como salário.

Nunca date um plano ou a aprovação dele com data retroativa; date-o no dia em que a empresa o adota. Em ordem:

1. Adote agora um plano para as despesas a partir daquele dia. Ele deve exigir registros de cada despesa (com recibos, quando exigidos) em até 60 dias depois de a despesa ser paga ou incorrida, a devolução de qualquer excesso em até 120 dias depois de a despesa ser paga ou incorrida e cobrir apenas custos do negócio.
2. Classifique cada item mais antigo (próxima seção).
3. Custos de trabalho mais antigos têm três resultados possíveis, cada um com um custo tributário diferente: reembolsados pelo plano (a empresa pode tratá-los como salário), pagos como salário (imposto de renda e imposto sobre a folha) ou deixados sem pagamento (geralmente deduzidos por ninguém). Qual deles serve é decisão do preparador de declarações.
4. Lance as contas da empresa que você pagou como dinheiro que a empresa lhe deve, ou como capital que você aportou (veja a seção sobre empréstimos abaixo).

Quais despesas são contas da empresa e quais são custos do meu próprio trabalho?

Classificar cada item define como ele é tratado. Uma conta da empresa é dívida da empresa; o custo do seu próprio trabalho só é reembolsado sem imposto pelo plano; gasto pessoal não é reembolso.

Um item que poderia ser qualquer um dos dois primeiros, como uma assinatura em seu próprio nome que a empresa usa, é decisão do preparador de declarações. Só um custo do negócio que seria dedutível qualifica para o caminho livre de imposto: reembolsar um item não dedutível ou pessoal pelo plano torna essa parte salário (Publication 463). Refeições de negócios são a exceção: quando apenas o limite de dedução de refeições torna parte de uma refeição reembolsada não dedutível, essa parte continua não sendo salário (Regulation 1.62-2(h)(1)); o limite recai sobre a dedução da empresa, não sobre você.

Como me reembolso pela minha corporação S e registro isso?

Uma corporação S registra um reembolso como despesa e como valor devido ao proprietário, e depois baixa esse valor quando paga.

• Pague o reembolso do plano separadamente do salário, por cheque ou transferência, e anexe os recibos a cada lançamento. Se ele compartilha um pagamento com o salário, o valor do reembolso deve ser identificado separadamente (Regulation 1.62-2(d)).
• Lance cada despesa uma só vez, a partir do recibo, e não de novo a partir do extrato do cartão pessoal.
• Não passe reembolsos por distribuições ao proprietário: pagamentos a um acionista-empregado rotulados como distribuições já foram considerados salário (IRS). Veja como registrar distribuições de corporação S.
• Se o reembolso é salário, processe-o pela folha como salário adicional, para que a retenção e o W-2 o incluam.
• Date o reembolso de um custo do seu próprio trabalho no período em que a empresa o aprova ou paga. Uma conta da empresa que você pagou fica no período em que o método contábil da empresa a coloca; reembolsar você apenas baixa o valor devido. Um lançamento contábil não reabre um ano fechado ou já entregue; se um ano anterior muda é uma pergunta para o preparador de declarações (corrigir a declaração de um negócio já entregue).

Uma empresa no regime de caixa geralmente deduz uma despesa no ano em que a paga (Publication 583), então um reembolso de custo de trabalho feito depois do fim do ano geralmente cai no ano novo. Uma empresa no regime de competência deduz uma conta quando a obrigação é incorrida, paga ou não (Publication 583; Regulation 1.461-1(a)(2)). Em que ano se encaixa uma conta da empresa que você pagou com recursos pessoais é decisão do preparador de declarações. Para custos no cartão pessoal em qualquer negócio, veja despesas do negócio no cartão de crédito pessoal.

Posso tratar o que a empresa me deve como um empréstimo?

Às vezes, para as contas da própria empresa. O que a empresa lhe deve já é um passivo nos livros dela; tratá-lo como empréstimo exige que seja uma dívida real, diretamente com você, e um rótulo sozinho não resolve (Regulation 1.1366-2(a)(2)). Só a dívida real aumenta o seu custo-base da dívida (debt basis), o total acumulado de empréstimos à empresa que permite deduzir prejuízos da empresa além do custo-base das suas ações (instruções do Form 7203). Depois que prejuízos reduziram esse custo-base, parte ou todo um reembolso pode ser tributável para você (IRS). Uma nota assinada agora por pagamentos feitos antes pode ser uma prova fraca de que eram empréstimos. A página do IRS sobre acionistas de corporações S lista casos em que pagamentos rotulados como empréstimos, pagamentos de empréstimos ou distribuições foram considerados salário ou capital.

• Um custo que era seu como empregado nunca foi uma conta da empresa, então lançá-lo depois como empréstimo é um juízo do preparador de declarações.

Prazos, juros, custo-base e pagamento estão em empréstimos de acionistas a uma corporação S.

Quais registros comprovam cada despesa?

A empresa precisa de um registro de cada despesa, não de um valor global. Categorias amplas como “viagem” ou “diversos” não valem (Regulation 1.62-2(e)).

Para despesas de viagem, presentes e carro, geralmente é preciso um recibo para qualquer despesa de US$75 ou mais e para toda hospedagem (Publication 463). Um acionista que possui, direta ou indiretamente, mais de 10% do valor das ações da empresa é “parte relacionada” da empresa (Publication 463), então guarde sua própria cópia de todo registro que você entregar; você pode ter de provar as despesas ao IRS mesmo depois de prestar contas à empresa. Se os recibos se perderam, veja recibos perdidos de despesas do negócio.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; os valores estão em dólares americanos.

Um ano pago em cartões pessoais, sem plano

O proprietário de uma corporação S com um único acionista, que também trabalha nela como empregado, pagou US$6.000 em cartões pessoais ao longo do ano: US$2.400 de software cobrado da empresa e US$3.600 de viagens com clientes. O software é uma conta da empresa, lançada como valor devido ao proprietário. A viagem é custo do próprio trabalho do proprietário, e a empresa não tem política de reembolso, então reembolsá-la agora arrisca ser tratada como salário e gerar imposto sobre a folha: tratados como salário, os US$3.600 somariam cerca de US$275 de imposto de Social Security e Medicare para a empresa e o mesmo para o proprietário (7,65% cada, se o salário do proprietário estiver abaixo do teto salarial do Social Security), mais a retenção do imposto de renda. O proprietário adota um plano escrito datado daquele dia e, daí em diante, entrega registros e recibos em até 60 dias de cada despesa; esses reembolsos posteriores podem ficar livres de imposto. A viagem é anterior ao plano, e o regulamento não diz que um plano novo a alcance, então reembolsá-la é decisão do preparador de declarações.

Custos do ano passado, declaração já entregue

Um proprietário rodou 8.000 milhas a negócio e pagou US$1.800 de telefone e internet no ano passado, sem plano, e a declaração do ano passado já foi entregue. Um plano adotado agora vale para despesas novas. Se a empresa reembolsar neste ano os custos do ano passado, uma empresa no regime de caixa geralmente deduz o reembolso neste ano, e se ele é salário é decisão do preparador de declarações. Se ela nunca os reembolsar, em geral ninguém os deduz.

Contas da empresa mantidas como empréstimo

Um proprietário pagou US$20.000 de faturas de fornecedores da própria empresa com recursos pessoais. O proprietário e a empresa assinam uma nota de US$20.000 com condições de pagamento, datada do dia em que é assinada, e a empresa lança um empréstimo de acionista. Como os pagamentos vieram primeiro, se é dívida real depende dos fatos, e o preparador de declarações decide como lançá-la. Se for dívida real, o saldo pode aumentar o custo-base da dívida do proprietário, e um pagamento posterior é pagamento de empréstimo, não reembolso nem salário, embora ainda possa ser tributável se prejuízos reduziram esse custo-base. Prazos, custo-base e pagamento estão em empréstimos de acionistas a uma corporação S.

E no seu caso?

• Um ano inteiro sem reembolso, valores altos, você não consegue distinguir salário, empréstimo e reembolso, ou a escrituração está atrasada de modo geral: cada item precisa do seu próprio tratamento antes de os lançamentos serem feitos. Leve os recibos, extratos, registro de milhas e relatórios de folha à ajuda com escrituração contábil; para livros mais antigos, veja como atualizar a escrituração de uma corporação S.
• Uma declaração já foi entregue ou vence em breve: se um ano entregue muda está em corrigir a declaração de um negócio já entregue. Reembolsos, empréstimos e salários que pertencem à escrituração devem ser resolvidos antes de o 1120-S ser preparado; veja a ajuda com escrituração contábil.
• A empresa já reembolsou você sem passar pela folha: veja como corrigir um erro na folha de pagamento.
• Você pagou antes de a empresa ou a opção pelo regime S existir, ou pagou seus próprios prêmios de seguro-saúde: seguem regras próprias; veja custos de abertura antes do lançamento e seguro-saúde para proprietários de corporação S.
• Você quer o próprio plano para escritório em casa, telefone e carro, ou a empresa pagou suas contas ou cartões pessoais: veja reembolsos de corporação S para casa, telefone e carro, corporação S pagando despesas pessoais e cobranças pessoais em cartões da empresa.
• Você emprestou dinheiro à empresa ou quer uma nota: veja empréstimos de acionistas a uma corporação S.
• Você é diretor e faz apenas trabalho mínimo para a empresa: o IRS não trata esse diretor como empregado se nenhum pagamento é devido (IRS), e as regras do plano de reembolso qualificado cobrem despesas de empregados. O que você pagou pela empresa pode então ser empréstimo ou capital: veja empréstimos de acionistas a uma corporação S.