Dépenses non remboursées d'une société de type S : que faire?

Ma société de type S peut-elle encore me rembourser des dépenses que j'ai payées moi-même?

Une société de type S peut rembourser un actionnaire qui travaille pour elle. Le Règlement du Trésor américain 1.62-2 fixe des délais de règle refuge, et non une date limite; en dehors de ces délais, il faut se demander si le délai était raisonnable. Le résultat fiscal repose sur trois règles du régime de remboursement des dépenses (accountable plan) : le remboursement de vos propres frais d'emploi qui les respecte n'est pas imposable, et celui qui ne les respecte pas est du salaire. Une facture qui était celle de la société est un autre cas : elle se traite comme une dette ou un apport, et non comme un remboursement (voyez le tableau de classement plus bas).

Ces règles visent les frais d'un employé, et les dirigeants d'une société qui travaillent dans l'entreprise sont des employés de la société (Publication 15). Un actionnaire qui n'est pas un employé n'a pas de frais d'emploi à rembourser : ce que vous avez payé pour la société est une facture de la société.

Un dossier n'est pas simple quand :

• la société n'a jamais eu de politique de remboursement;
• les dépenses sont plus anciennes que les délais de règle refuge ci-dessous, ou s'étalent sur un an ou plus;
• l'année à laquelle elles appartiennent est close, ou sa déclaration est produite;
• les montants sont importants;
• l'ensemble mélange des factures de la société, vos propres frais d'emploi et des dépenses personnelles.

Si plus d'une de ces situations s'applique, établissez le traitement de chaque élément avant d'inscrire quoi que ce soit; voyez l'aide en tenue de livres.

À rassembler d'abord : les reçus et les factures, les relevés de carte ou de banque qui montrent que vous avez payé, un registre de kilométrage, la superficie de tout bureau à domicile et de l'ensemble du domicile, ainsi que les rapports de paie et les formulaires W-2 de la société pour l'année.

Qu'est-ce qui rend non imposable un remboursement d'une société de type S dans un régime de remboursement des dépenses?

Le remboursement par une société de type S des propres frais d'emploi d'un actionnaire-employé n'est pas imposable quand l'arrangement respecte les trois règles ci-dessous. Les sommes versées dans ce cadre ne sont pas du salaire, ne figurent pas sur le formulaire W-2 et ne donnent lieu à aucun impôt sur le revenu ni charge sociale (Règlement 1.62-2; Publication 15).

Une règle refuge est un délai que le règlement considère comme raisonnable sans autre discussion. En dehors de ce délai, une période raisonnable dépend des faits et des circonstances (Publication 463). Une seconde règle refuge couvre les justificatifs ou la remise de l'excédent dans 120 jours après chaque relevé périodique quand la société envoie, au moins chaque trimestre, des relevés qui réclament les dépenses non justifiées (Règlement 1.62-2(g)(2)(ii)); le règlement ne dit pas si elle s'étend aux dépenses payées avant l'existence du régime. L'arrangement n'a pas à être un régime écrit (Publication 5137), mais une courte politique écrite montre plus tard quelles étaient les règles.

Le libellé du régime et les règles sur le bureau à domicile, le téléphone et la voiture se trouvent dans les remboursements d'une société de type S pour le domicile, le téléphone et la voiture.

Que faire si le remboursement est tardif ou sans reçus?

Un remboursement qui ne respecte pas une règle du régime de remboursement des dépenses est traité comme du salaire. Si l'arrangement de la société n'exige pas de justificatifs pour chaque dépense et la remise de tout excédent, chaque dollar versé dans ce cadre est du salaire. S'il les exige, la partie non justifiée dans un délai raisonnable, ou non remise, est du salaire (Règlement 1.62-2, alinéas (c)(3) et (h)(2)). L'absence d'un reçu ne tranche pas à elle seule : la Publication 463 en dispense pour une dépense de moins de 75 $ (sauf l'hébergement) et pour le transport quand aucun reçu n'est facilement disponible, mais un registre reste exigé.

Du salaire signifie que la société retient l'impôt sur le revenu, et que la société et l'employé paient chacun la cotisation de sécurité sociale (Social Security) de 6,2 % (jusqu'au plafond annuel de salaire) et la cotisation Medicare de 1,45 %. L'impôt fédéral de chômage (FUTA) s'applique aussi, et le montant figure sur le formulaire W-2 (Publication 15; Publication 463). Quand l'arrangement lui-même ne respecte pas une règle, le salaire est imposé au moment où il est versé (Règlement 1.62-2(h)(2)(ii)); des frais de l'an dernier remboursés cette année comme salaire vont donc dans les rapports de paie de cette année. Dans un régime qui est par ailleurs conforme, la partie non justifiée est imposée à la première période de paie qui suit la fin du délai raisonnable (alinéa (h)(2)(i)(A)).

Si la société traite un remboursement comme du salaire mais ne retient ni ne verse jamais l'impôt, le propriétaire qui a le devoir et le pouvoir de le verser et qui ne le fait pas volontairement peut être personnellement tenu responsable de l'impôt sur le revenu retenu et non versé, ainsi que des cotisations de sécurité sociale et Medicare de l'employé (IRS; article 6672). Le délai habituel pour établir la cotisation est de 3 ans à compter du 15 avril suivant, ou de la date de production si elle est postérieure, sans limite tant que la déclaration de paie n'est pas produite (IRM 5.7.3); voyez la pénalité de recouvrement de l'impôt détenu en fiducie.

Des registres réunis après coup ne transforment pas un arrangement qui n'a jamais exigé de justificatifs en régime de remboursement des dépenses (Publication 463). Si l'arrangement exige des justificatifs, une dépense justifiée après la règle refuge est jugée selon le caractère raisonnable du délai, et la société peut la traiter comme tardive (Règlement 1.62-2(h)). Un remboursement qui remplace une rémunération que le propriétaire aurait autrement reçue en salaire reste aussi du salaire (Publication 15); pour le salaire, voyez le salaire du propriétaire d'une société de type S.

Puis-je déduire moi-même les dépenses si la société ne m'a jamais remboursé?

En général, non. Un employé ne peut pas déduire ses frais d'emploi non remboursés dans sa déclaration personnelle : cette déduction, appelée déductions détaillées diverses, est suspendue, et la Public Law 119-21, article 70110 a supprimé la date de fin de cette suspension. La Publication 463 limite le formulaire 2106 aux réservistes des forces armées, aux artistes de la scène admissibles, aux fonctionnaires d'un État ou d'une administration locale rémunérés à honoraires et aux employés ayant des dépenses de travail liées à un handicap.

La déduction de la société pour les frais d'emploi d'un employé vient de leur remboursement. Un coût qui était le vôtre en tant qu'employé et que la société ne rembourse jamais n'est généralement déduit par personne, et c'est pourquoi un remboursement documenté compte.

Puis-je mettre en place maintenant un régime de remboursement des dépenses pour des dépenses déjà payées?

Un régime adopté maintenant vise les dépenses à partir du jour où il entre en vigueur. Le règlement ne traite pas d'un régime adopté après le paiement des dépenses, et ses règles refuges comptent à partir du jour où chaque dépense a été payée ou engagée (Règlement 1.62-2(g)). Les dépenses remises plus de 60 jours après le paiement ou l'engagement de la dépense après leur paiement sortent donc des règles refuges à délai fixe. Savoir si un remboursement tardif reste dans un délai raisonnable est une question de faits et de circonstances que ces règles refuges ne tranchent pas : rembourser d'anciens frais d'emploi dans le cadre d'un nouveau régime comporte donc un risque de traitement comme salaire.

Ne faites jamais remonter un régime ou son approbation à une date antérieure; datez-le du jour où la société l'adopte. Dans l'ordre :

1. Adoptez maintenant un régime pour les dépenses à partir de ce jour. Il doit exiger des registres de chaque dépense (avec les reçus là où ils sont exigés) dans 60 jours après le paiement ou l'engagement de la dépense, la remise de tout excédent dans 120 jours après le paiement ou l'engagement de la dépense, et ne couvrir que des frais d'entreprise.
2. Classez chaque élément plus ancien (section suivante).
3. Les anciens frais d'emploi peuvent avoir trois issues, chacune avec un coût fiscal différent : remboursés dans le cadre du régime (la société peut les traiter comme du salaire), versés comme salaire (impôt sur le revenu et charges sociales), ou laissés impayés (généralement déduits par personne). C'est au préparateur de déclarations de choisir laquelle convient.
4. Inscrivez les factures de la société que vous avez payées comme une somme que la société vous doit, ou comme un apport en capital de votre part (voyez la section sur les prêts ci-dessous).

Quelles dépenses sont des factures de la société, et lesquelles sont mes propres frais d'emploi?

Le classement de chaque élément détermine son traitement. Une facture de la société est due par la société; vos propres frais d'emploi ne sont remboursés sans impôt que dans le cadre du régime; une dépense personnelle n'est pas un remboursement.

Un élément qui pourrait relever de l'une ou l'autre des deux premières catégories, comme un abonnement à votre nom que la société utilise, relève du jugement du préparateur de déclarations. Seul un coût d'entreprise qui serait déductible est admissible à la voie sans impôt : rembourser un élément non déductible ou personnel dans le cadre du régime rend cette partie imposable comme salaire (Publication 463). Les repas d'affaires font exception : quand seule la limite de déduction des repas rend une partie d'un repas remboursé non déductible, cette partie n'est quand même pas du salaire (Règlement 1.62-2(h)(1)); la limite touche la déduction de la société, et non vous.

Comment me rembourser à même ma société de type S et l'inscrire?

Une société de type S inscrit un remboursement comme une dépense et une somme due au propriétaire, puis solde cette somme quand elle la paie.

• Versez un remboursement du régime de remboursement des dépenses séparément du salaire, par chèque ou virement, et joignez les reçus à chaque écriture. S'il est versé avec le salaire dans un même paiement, le montant du remboursement doit être indiqué séparément (Règlement 1.62-2(d)).
• Saisissez chaque dépense une seule fois, à partir du reçu, et non de nouveau à partir du relevé de la carte personnelle.
• Ne faites pas passer les remboursements par les distributions au propriétaire : des paiements à un actionnaire-employé étiquetés distributions ont été jugés être du salaire (IRS). Voyez l'inscription des distributions d'une société de type S.
• Si le remboursement est du salaire, faites-le passer par la paie comme salaire supplémentaire pour que la retenue et le formulaire W-2 en tiennent compte.
• Datez le remboursement de vos propres frais d'emploi dans la période où la société l'approuve ou le paie. Une facture de la société que vous avez payée reste dans la période où sa méthode comptable la place; vous rembourser ne fait que solder la somme due. Une écriture comptable ne rouvre pas une année close ou produite; savoir si une année antérieure change est une question pour le préparateur de déclarations (corriger une déclaration d'entreprise déjà produite).

Une société qui utilise la méthode de caisse déduit généralement une dépense dans l'année où elle la paie (Publication 583); un remboursement de frais d'emploi fait après la fin de l'année tombe donc généralement dans la nouvelle année. Une société qui utilise la méthode d'exercice déduit une facture quand l'obligation est engagée, payée ou non (Publication 583; Règlement 1.461-1(a)(2)). L'année à laquelle appartient une facture de la société que vous avez payée de vos fonds personnels relève du jugement du préparateur de déclarations. Pour les dépenses payées par carte personnelle dans toute entreprise, voyez les dépenses d'entreprise payées sur une carte de crédit personnelle.

Puis-je traiter ce que la société me doit comme un prêt?

Parfois, pour les propres factures de la société. Ce que la société vous doit est déjà un passif dans ses livres; le traiter comme un prêt suppose que ce soit une vraie dette qui vous est due directement, et une étiquette ne suffit pas à le décider (Règlement 1.1366-2(a)(2)). Seule une vraie dette s'ajoute à votre coût de base de dette, le total cumulatif des prêts à la société qui vous permet de déduire les pertes de la société au-delà du coût de base de vos actions (instructions du formulaire 7203). Une fois que des pertes ont réduit ce coût de base, tout ou partie d'un remboursement peut devenir imposable pour vous (IRS). Un billet signé maintenant pour des paiements faits plus tôt peut être une preuve fragile qu'il s'agissait de prêts. La page de l'IRS sur les actionnaires d'une société de type S énumère des cas où des paiements étiquetés prêts, remboursements de prêt ou distributions ont été jugés être du salaire ou un apport en capital.

• Un coût qui était le vôtre en tant qu'employé n'a jamais été une facture de la société; l'inscrire plus tard comme prêt relève donc du jugement du préparateur de déclarations.

Les conditions, les intérêts, le coût de base et le remboursement sont expliqués dans les prêts d'un actionnaire à une société de type S.

Quels registres prouvent chaque dépense?

La société a besoin d'un registre pour chaque dépense, et non d'une somme globale. Des catégories générales comme « déplacements » ou « divers » ne comptent pas (Règlement 1.62-2(e)).

Pour les frais de voyage, de cadeaux et de voiture, un reçu est généralement nécessaire pour toute dépense de 75 $ ou plus et pour tout l'hébergement (Publication 463). Un actionnaire qui détient, directement ou indirectement, plus de 10 % de la valeur des actions de la société est « lié » à la société (Publication 463); gardez donc votre propre copie de chaque registre que vous remettez, car vous pourriez avoir à prouver les dépenses à l'IRS même après avoir rendu compte à la société. Si les reçus sont perdus, voyez les reçus perdus pour des dépenses d'entreprise.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration; les montants sont en dollars américains.

Une année payée sur des cartes personnelles, sans régime

Le propriétaire d'une société de type S à un seul actionnaire, qui y travaille aussi comme employé, a payé 6 000 $ US sur des cartes personnelles pendant l'année : 2 400 $ US de logiciels facturés à la société et 3 600 $ US de déplacements chez des clients. Les logiciels sont une facture de la société, inscrite comme une somme due au propriétaire. Les déplacements sont les propres frais d'emploi du propriétaire, et la société n'a pas de politique de remboursement; les rembourser maintenant risque donc d'être traité comme du salaire et de donner lieu à des charges sociales : traités comme du salaire, les 3 600 $ US ajouteraient environ 275 $ US de cotisations de sécurité sociale et Medicare pour la société et autant pour le propriétaire (7,65 % chacun, si le salaire du propriétaire est inférieur au plafond de salaire de la sécurité sociale), plus la retenue d'impôt sur le revenu. Le propriétaire adopte un régime écrit daté du jour même et, à partir de là, remet ses registres et ses reçus dans les 60 jours suivant chaque dépense; ces remboursements ultérieurs peuvent être non imposables. Les déplacements sont antérieurs au régime, et le règlement ne dit pas qu'un nouveau régime les couvre : les rembourser relève donc du jugement du préparateur de déclarations.

Les frais de l'an dernier, déclaration déjà produite

Un propriétaire a parcouru 8 000 milles d'affaires et payé 1 800 $ US de téléphone et d'Internet l'an dernier, sans régime, et la déclaration de l'an dernier est produite. Un régime adopté maintenant vise les nouvelles dépenses. Si la société rembourse les frais de l'an dernier cette année, une société qui utilise la méthode de caisse déduit généralement le remboursement cette année, et savoir s'il s'agit de salaire relève du jugement du préparateur de déclarations. Si elle ne les rembourse jamais, personne ne les déduit généralement.

Des factures de la société laissées sous forme de prêt

Un propriétaire a payé de ses fonds personnels 20 000 $ US de factures de fournisseurs de la société. Le propriétaire et la société signent un billet de 20 000 $ US avec des conditions de remboursement, daté du jour de la signature, et la société inscrit un prêt d'actionnaire. Comme les paiements ont précédé le billet, savoir s'il s'agit d'une vraie dette dépend des faits, et c'est le préparateur de déclarations qui décide de la façon de l'inscrire. S'il s'agit d'une vraie dette, le solde peut s'ajouter au coût de base de dette du propriétaire, et un remboursement ultérieur est un remboursement de prêt, et non un remboursement de frais ni du salaire, même s'il peut quand même être imposable si des pertes ont réduit ce coût de base. Les conditions, le coût de base et le remboursement sont expliqués dans les prêts d'un actionnaire à une société de type S.

Votre situation est différente?

• Une année entière n'est pas remboursée, les montants sont importants, vous ne savez pas distinguer le salaire, le prêt et le remboursement, ou les livres sont en retard dans l'ensemble : chaque élément a besoin de son propre traitement avant d'être inscrit. Apportez les reçus, les relevés, le registre de kilométrage et les rapports de paie à l'aide en tenue de livres; pour des livres plus anciens, voyez rattraper les livres d'une société de type S.
• Une déclaration est produite ou à produire : la question de savoir si une année produite change est traitée dans corriger une déclaration d'entreprise déjà produite. Les remboursements, les prêts et le salaire qui doivent figurer dans les livres devraient être réglés avant la préparation du formulaire 1120-S; voyez l'aide en tenue de livres.
• La société vous a déjà remboursé sans passer par la paie : voyez corriger une erreur de paie.
• Vous avez payé avant l'existence de la société ou du choix de société de type S, ou vous avez payé vos propres primes d'assurance maladie : ces cas suivent leurs propres règles; voyez les frais de démarrage avant le lancement et l'assurance maladie des propriétaires d'une société de type S.
• Vous voulez le régime lui-même pour le bureau à domicile, le téléphone et la voiture, ou la société a payé vos factures ou cartes personnelles : voyez les remboursements d'une société de type S pour le domicile, le téléphone et la voiture, une société de type S qui paie des dépenses personnelles et les frais personnels sur les cartes de la société.
• Vous avez prêté de l'argent à la société ou vous voulez un billet : voyez les prêts d'un actionnaire à une société de type S.
• Vous êtes un dirigeant qui ne fait que des tâches mineures pour la société : l'IRS ne traite pas un tel dirigeant comme un employé si aucune rémunération n'est due (IRS), et les règles du régime de remboursement des dépenses visent les frais des employés. Ce que vous avez payé pour la société peut alors être un prêt ou un apport en capital : voyez les prêts d'un actionnaire à une société de type S.