Chi phí S corporation chưa được hoàn lại: cách hoàn chi bù

S corporation của tôi còn hoàn chi phí cho tôi được không nếu tôi đã tự trả?

S corporation có thể hoàn trả cho cổ đông làm việc cho công ty. Treasury Regulation 1.62-2 đưa ra các mốc thời gian an toàn (safe harbor), không phải hạn chót; ngoài các mốc đó, câu hỏi là thời gian có hợp lý hay không. Kết quả về thuế phụ thuộc vào ba quy tắc của kế hoạch hoàn chi có chứng từ: khoản hoàn trả chi phí công việc của chính bạn đáp ứng các quy tắc này thì miễn thuế, còn không đáp ứng thì là tiền lương. Hóa đơn thực sự là của công ty là một khoản khác, xử lý như khoản nợ hoặc vốn góp chứ không phải khoản hoàn chi (xem bảng phân loại bên dưới).

Các quy tắc này áp dụng cho chi phí của nhân viên, và cán bộ điều hành của công ty làm việc trong doanh nghiệp là nhân viên của công ty (Publication 15). Cổ đông không phải nhân viên thì không có chi phí công việc để hoàn trả; những gì bạn đã trả cho công ty là hóa đơn của công ty.

Một trường hợp không đơn giản khi:

• công ty chưa bao giờ có chính sách hoàn chi;
• các chi phí cũ hơn các mốc an toàn bên dưới, hoặc kéo dài một năm trở lên;
• năm mà chi phí thuộc về đã khóa sổ, hoặc tờ khai của năm đó đã nộp;
• số tiền lớn;
• đống chứng từ lẫn lộn hóa đơn của công ty, chi phí công việc của bạn và chi tiêu cá nhân.

Nếu có nhiều hơn một điều trong số này, hãy xác định cách xử lý từng khoản trước khi ghi sổ bất kỳ khoản nào; xem dịch vụ ghi sổ.

Hãy chuẩn bị trước: biên lai và hóa đơn, sao kê thẻ hoặc ngân hàng cho thấy bạn đã trả, nhật ký số dặm, diện tích văn phòng tại nhà và diện tích cả căn nhà, cùng báo cáo lương và các Form W-2 của công ty trong năm.

Điều gì khiến khoản hoàn chi của S corporation được miễn thuế theo kế hoạch hoàn chi có chứng từ?

Khoản S corporation hoàn trả chi phí công việc của chính cổ đông kiêm nhân viên được miễn thuế khi thỏa thuận đáp ứng cả ba quy tắc dưới đây. Số tiền chi theo thỏa thuận này không phải tiền lương, không ghi trên Form W-2 và không chịu thuế thu nhập hay thuế lương (Regulation 1.62-2; Publication 15).

Mốc an toàn (safe harbor) là khoảng thời gian mà quy định coi là hợp lý mà không cần tranh luận thêm. Ngoài mốc đó, thời gian hợp lý tùy thuộc vào sự việc và hoàn cảnh (Publication 463). Một mốc an toàn thứ hai áp dụng cho việc nộp chứng từ hoặc hoàn lại trong 120 ngày sau mỗi bảng sao kê định kỳ khi công ty gửi báo cáo ít nhất mỗi quý để yêu cầu các khoản chi chưa có chứng từ (Regulation 1.62-2(g)(2)(ii)); quy định không nói mốc này có áp dụng cho các khoản chi đã trả trước khi có kế hoạch hay không. Thỏa thuận không nhất thiết phải là kế hoạch bằng văn bản (Publication 5137), nhưng một chính sách ngắn bằng văn bản sẽ cho thấy sau này các quy tắc là gì.

Nội dung kế hoạch và quy tắc về văn phòng tại nhà, điện thoại và xe có trong S corporation hoàn chi phí cho nhà, điện thoại và xe.

Nếu khoản hoàn chi bị muộn hoặc không có biên lai thì sao?

Khoản hoàn trả không đáp ứng một quy tắc của kế hoạch hoàn chi có chứng từ bị coi là tiền lương. Nếu thỏa thuận của công ty không yêu cầu chứng minh từng khoản chi và hoàn lại phần chi thừa, mọi đô la chi theo thỏa thuận đó đều là tiền lương. Nếu có yêu cầu, phần không được chứng minh trong thời gian hợp lý, hoặc không được hoàn lại, là tiền lương (Regulation 1.62-2, đoạn (c)(3) và (h)(2)). Chỉ thiếu biên lai thì chưa quyết định được điều gì: Publication 463 cho phép không cần biên lai đối với khoản chi dưới $75 (trừ tiền lưu trú) và đối với chi phí đi lại khi không thể có biên lai, nhưng vẫn phải có hồ sơ.

Là tiền lương nghĩa là công ty khấu trừ thuế thu nhập, và công ty cùng nhân viên mỗi bên đóng thuế An sinh Xã hội ở mức 6,2% (đến mức tiền lương chịu thuế An sinh Xã hội hằng năm) và thuế Medicare ở mức 1,45%. Thuế thất nghiệp liên bang cũng áp dụng, và số tiền được ghi trên Form W-2 (Publication 15; Publication 463). Khi chính thỏa thuận không đạt một quy tắc, tiền lương bị tính thuế vào lúc trả (Regulation 1.62-2(h)(2)(ii)), nên chi phí của năm ngoái được hoàn trả năm nay dưới dạng tiền lương sẽ vào báo cáo lương của năm nay. Với kế hoạch đáp ứng các điều kiện khác, phần không được chứng minh bị tính thuế theo kỳ lương đầu tiên sau khi thời gian hợp lý kết thúc (đoạn (h)(2)(i)(A)).

Nếu công ty coi khoản hoàn trả là tiền lương nhưng không khấu trừ và không nộp thuế, chủ sở hữu có nghĩa vụ và quyền nộp thuế mà cố ý không nộp có thể phải chịu trách nhiệm cá nhân đối với thuế thu nhập đã khấu trừ chưa nộp và thuế An sinh Xã hội và Medicare của nhân viên (IRS; section 6672). Thời hạn ấn định thông thường là 3 năm kể từ 15 tháng 4 kế tiếp, hoặc ngày nộp nếu muộn hơn, và không có giới hạn khi tờ khai lương chưa nộp (IRM 5.7.3); xem tiền phạt thu hồi thuế đã khấu trừ (trust fund recovery penalty).

Hồ sơ thu thập sau đó không biến một thỏa thuận chưa từng yêu cầu chứng từ thành kế hoạch hoàn chi có chứng từ (Publication 463). Nếu thỏa thuận có yêu cầu chứng từ, khoản chi được chứng minh sau mốc an toàn sẽ được xét xem thời gian có hợp lý hay không, và công ty có thể coi là muộn (Regulation 1.62-2(h)). Khoản hoàn trả thay cho tiền lương mà chủ sở hữu lẽ ra sẽ nhận cũng vẫn là tiền lương (Publication 15); về tiền lương, xem tiền lương của chủ sở hữu S corporation.

Nếu công ty chưa bao giờ hoàn trả, tôi có tự khấu trừ các chi phí đó được không?

Nói chung là không. Nhân viên không thể khấu trừ chi phí công việc chưa được hoàn lại trên tờ khai cá nhân: khoản khấu trừ đó, gọi là khoản khấu trừ theo từng khoản khác, đang bị đình chỉ, và Public Law 119-21, section 70110 đã bỏ ngày kết thúc của việc đình chỉ đó. Publication 463 chỉ cho phép dùng Form 2106 đối với quân nhân dự bị của lực lượng vũ trang, nghệ sĩ biểu diễn đủ điều kiện, viên chức chính quyền tiểu bang hoặc địa phương được trả theo phí, và nhân viên có chi phí công việc liên quan đến khuyết tật.

Khoản khấu trừ của công ty cho chi phí công việc của nhân viên có được nhờ việc hoàn trả khoản đó. Chi phí mà bạn phải chịu với tư cách nhân viên và công ty không bao giờ hoàn trả thì nói chung không ai được khấu trừ, đó là lý do một khoản hoàn trả có chứng từ rất quan trọng.

Bây giờ tôi có lập kế hoạch hoàn chi có chứng từ cho các chi phí đã trả được không?

Kế hoạch lập bây giờ dành cho các chi phí kể từ ngày kế hoạch có hiệu lực. Quy định không nói về kế hoạch lập sau khi chi phí đã được trả, và các mốc an toàn của quy định tính từ ngày mỗi khoản chi được trả hoặc phát sinh (Regulation 1.62-2(g)). Vì vậy các khoản chi nộp chứng từ muộn hơn 60 ngày sau khi chi phí được chi trả hoặc phát sinh nằm ngoài các mốc an toàn cố định. Việc một khoản hoàn trả muộn có còn nằm trong thời gian hợp lý hay không là câu hỏi tùy sự việc và hoàn cảnh mà các mốc an toàn đó không giải quyết, nên hoàn trả chi phí công việc cũ theo kế hoạch mới có rủi ro bị coi là tiền lương.

Đừng bao giờ ghi lùi ngày của kế hoạch hay của việc phê duyệt; hãy ghi ngày công ty thông qua kế hoạch. Theo thứ tự:

1. Lập kế hoạch ngay bây giờ cho các chi phí từ ngày đó trở đi. Kế hoạch nên yêu cầu hồ sơ của từng khoản chi (kèm biên lai khi cần) trong thời hạn 60 ngày sau khi chi phí được chi trả hoặc phát sinh, hoàn lại phần chi thừa trong thời hạn 120 ngày sau khi chi phí được chi trả hoặc phát sinh, và chỉ bao gồm chi phí kinh doanh.
2. Phân loại từng khoản cũ (phần tiếp theo).
3. Chi phí công việc cũ có ba kết quả có thể xảy ra, mỗi kết quả có chi phí thuế khác nhau: hoàn trả theo kế hoạch (công ty có thể coi là tiền lương), trả dưới dạng tiền lương (chịu thuế thu nhập và thuế lương), hoặc để không trả (nói chung không ai được khấu trừ). Chọn cách nào là quyết định của người chuẩn bị thuế.
4. Ghi các hóa đơn công ty mà bạn đã trả là khoản công ty nợ bạn, hoặc là vốn bạn góp vào (xem phần khoản vay bên dưới).

Khoản chi nào là hóa đơn của công ty, khoản nào là chi phí công việc của tôi?

Việc phân loại từng khoản quyết định cách xử lý. Hóa đơn của công ty là khoản công ty nợ; chi phí công việc của bạn chỉ được hoàn trả miễn thuế theo kế hoạch; chi tiêu cá nhân không phải khoản hoàn chi.

Khoản có thể thuộc một trong hai loại đầu, chẳng hạn gói đăng ký đứng tên bạn nhưng công ty dùng, do người chuẩn bị thuế quyết định. Chỉ chi phí kinh doanh được khấu trừ mới đủ điều kiện hưởng cách miễn thuế: hoàn trả khoản không được khấu trừ hoặc khoản cá nhân theo kế hoạch khiến phần đó thành tiền lương (Publication 463). Bữa ăn kinh doanh là ngoại lệ: khi chỉ do giới hạn khấu trừ bữa ăn mà một phần bữa ăn được hoàn chi không được khấu trừ, phần đó vẫn không phải tiền lương (Regulation 1.62-2(h)(1)); giới hạn đó tác động lên khoản khấu trừ của công ty, không phải lên bạn.

Làm sao để tự hoàn chi từ S corporation của tôi và ghi sổ?

S corporation ghi khoản hoàn chi là một khoản chi phí và một khoản phải trả cho chủ sở hữu, rồi xóa khoản phải trả đó khi công ty thanh toán.

• Hãy trả khoản hoàn chi có chứng từ tách riêng khỏi tiền lương, bằng séc hoặc chuyển khoản, và đính kèm biên lai vào từng bút toán. Nếu khoản hoàn chi nằm chung một lần thanh toán với tiền lương, số tiền hoàn chi phải được ghi riêng (Regulation 1.62-2(d)).
• Ghi mỗi khoản chi một lần, từ biên lai, không ghi lại lần nữa từ sao kê thẻ cá nhân.
• Đừng đưa khoản hoàn trả qua khoản phân phối cho chủ sở hữu: các khoản chi cho cổ đông kiêm nhân viên được ghi là khoản phân phối đã bị coi là tiền lương (IRS). Xem ghi sổ khoản phân phối của S corporation.
• Nếu khoản hoàn trả là tiền lương, hãy xử lý qua bảng lương như tiền lương bổ sung để việc khấu trừ thuế và Form W-2 ghi nhận khoản đó.
• Hãy ghi ngày của khoản hoàn chi chi phí công việc của chính bạn vào kỳ mà công ty phê duyệt hoặc chi trả. Hóa đơn của công ty mà bạn đã trả vẫn nằm trong kỳ mà phương pháp kế toán của công ty xếp vào; việc hoàn trả cho bạn chỉ xóa khoản phải trả. Một bút toán ghi sổ không mở lại năm đã khóa sổ hoặc đã nộp tờ khai; năm trước có thay đổi hay không là câu hỏi của người chuẩn bị thuế (Sửa tờ khai doanh nghiệp đã nộp).

Công ty dùng phương pháp tiền mặt thường khấu trừ chi phí trong năm trả tiền (Publication 583), nên khoản hoàn chi chi phí công việc thực hiện sau cuối năm thường rơi vào năm mới. Công ty dùng phương pháp dồn tích khấu trừ hóa đơn khi nghĩa vụ phát sinh, đã trả hay chưa (Publication 583; Regulation 1.461-1(a)(2)). Hóa đơn của công ty mà bạn trả bằng tiền cá nhân thuộc năm nào là do người chuẩn bị thuế quyết định. Về chi phí trả bằng thẻ cá nhân ở bất kỳ doanh nghiệp nào, xem chi phí kinh doanh trả bằng thẻ tín dụng cá nhân.

Tôi có thể coi khoản công ty nợ tôi là một khoản vay không?

Đôi khi, đối với hóa đơn của chính công ty. Khoản công ty nợ bạn vốn đã là nợ phải trả trong sổ sách của công ty; coi đó là khoản vay nghĩa là nó phải là khoản nợ thật, phát sinh trực tiếp với bạn, và chỉ gắn nhãn thì chưa đủ (Regulation 1.1366-2(a)(2)). Chỉ khoản nợ thật mới cộng vào giá gốc khoản vay (debt basis) của bạn, tức tổng cộng dồn các khoản bạn cho công ty vay, cho phép bạn khấu trừ khoản lỗ của công ty vượt quá giá gốc cổ phần (stock basis) (Hướng dẫn Form 7203). Khi các khoản lỗ đã làm giảm giá gốc đó, một phần hoặc toàn bộ khoản hoàn trả có thể chịu thuế đối với bạn (IRS). Giấy nợ ký bây giờ cho các khoản đã trả từ trước có thể là bằng chứng yếu rằng đó là khoản vay. Trang của IRS về cổ đông S corporation liệt kê các trường hợp khoản chi gắn nhãn là khoản vay, hoàn trả khoản vay hoặc khoản phân phối bị coi là tiền lương hoặc vốn.

• Chi phí mà bạn phải chịu với tư cách nhân viên chưa bao giờ là hóa đơn của công ty, nên ghi nó thành khoản vay về sau là quyết định cần người chuẩn bị thuế cân nhắc.

Điều khoản, tiền lãi, giá gốc tính thuế và việc hoàn trả có trong khoản vay của cổ đông cho S corporation.

Hồ sơ nào chứng minh từng khoản chi?

Công ty cần hồ sơ của từng khoản chi, không phải một số tiền gộp. Các nhóm chung như "đi lại" hay "chi phí khác" không được chấp nhận (Regulation 1.62-2(e)).

Với chi phí đi lại, quà tặng và xe, nói chung cần có biên lai cho mọi khoản chi từ $75 trở lên và cho mọi khoản lưu trú (Publication 463). Cổ đông sở hữu trực tiếp hoặc gián tiếp hơn 10% giá trị cổ phiếu của công ty được coi là bên "có liên quan" với công ty (Publication 463), nên hãy giữ bản sao của riêng bạn cho mọi hồ sơ đã nộp; bạn có thể phải chứng minh các khoản chi với IRS ngay cả sau khi đã báo cáo với công ty. Nếu mất biên lai, xem mất biên lai chi phí kinh doanh.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ để minh họa; số tiền tính bằng đô la Mỹ.

Một năm trả bằng thẻ cá nhân, không có kế hoạch

Chủ sở hữu của một S corporation có một cổ đông, đồng thời làm nhân viên của công ty, đã trả US$6.000 bằng thẻ cá nhân trong năm: US$2.400 phần mềm tính phí cho công ty và US$3.600 chi phí đi lại gặp khách hàng. Phần mềm là hóa đơn của công ty, ghi là khoản công ty nợ chủ sở hữu. Chi phí đi lại là chi phí công việc của chính chủ sở hữu, và công ty không có chính sách hoàn chi, nên hoàn trả bây giờ có rủi ro bị coi là tiền lương và chịu thuế lương: nếu coi là tiền lương, US$3.600 sẽ làm tăng khoảng US$275 thuế An sinh Xã hội và Medicare cho công ty và cùng số đó cho chủ sở hữu (mỗi bên 7,65%, nếu tiền lương của chủ sở hữu thấp hơn mức tiền lương chịu thuế An sinh Xã hội), cộng với thuế thu nhập khấu trừ. Chủ sở hữu lập một kế hoạch bằng văn bản ghi ngày hôm đó và từ đó nộp hồ sơ và biên lai trong vòng 60 ngày kể từ mỗi khoản chi; các khoản hoàn trả sau đó có thể miễn thuế. Chi phí đi lại có trước kế hoạch, và quy định không nói kế hoạch mới áp dụng cho khoản này, nên hoàn trả khoản đó do người chuẩn bị thuế quyết định.

Chi phí của năm ngoái, tờ khai đã nộp

Năm ngoái, một chủ sở hữu đã chạy 8.000 dặm cho công việc kinh doanh và trả US$1.800 cho điện thoại và internet, không có kế hoạch, và tờ khai năm ngoái đã nộp. Kế hoạch lập bây giờ dành cho các chi phí mới. Nếu công ty hoàn trả chi phí năm ngoái trong năm nay, công ty dùng phương pháp tiền mặt thường khấu trừ khoản hoàn trả trong năm nay, và có phải tiền lương hay không do người chuẩn bị thuế quyết định. Nếu công ty không hoàn trả, nói chung không ai khấu trừ các khoản đó.

Hóa đơn của công ty được để lại thành khoản vay

Một chủ sở hữu đã trả US$20.000 hóa đơn nhà cung cấp của chính công ty bằng tiền cá nhân. Chủ sở hữu và công ty ký một giấy nợ US$20.000 có điều khoản hoàn trả, ghi ngày ký, và công ty ghi sổ một khoản vay của cổ đông. Vì các khoản chi diễn ra trước, việc đó có phải nợ thật hay không tùy theo sự việc, và người chuẩn bị thuế quyết định cách ghi sổ. Nếu là nợ thật, số dư có thể cộng vào giá gốc khoản vay của chủ sở hữu, và khoản hoàn trả sau này là hoàn trả khoản vay, không phải khoản hoàn chi hay tiền lương, dù vẫn có thể chịu thuế nếu các khoản lỗ đã làm giảm giá gốc đó. Điều khoản, giá gốc tính thuế và việc hoàn trả có trong khoản vay của cổ đông cho S corporation.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Cả một năm chưa được hoàn lại, số tiền lớn, bạn không phân biệt được tiền lương, khoản vay và khoản hoàn chi, hoặc sổ sách nói chung bị chậm: mỗi khoản cần cách xử lý riêng trước khi ghi sổ. Hãy mang biên lai, sao kê, nhật ký số dặm và báo cáo lương đến dịch vụ ghi sổ; với sổ sách cũ, xem hoàn thiện sổ sách S corporation còn tồn đọng.
• Tờ khai đã nộp hoặc sắp đến hạn: việc năm đã nộp có thay đổi hay không được nêu trong sửa tờ khai doanh nghiệp đã nộp. Các khoản hoàn chi, khoản vay và tiền lương thuộc về sổ sách nên được giải quyết trước khi lập Form 1120-S; xem dịch vụ ghi sổ.
• Công ty đã hoàn trả cho bạn mà không qua bảng lương: xem sửa lỗi bảng lương.
• Bạn đã trả trước khi công ty hoặc việc bầu chọn S corporation tồn tại, hoặc đã tự trả phí bảo hiểm y tế của mình: các trường hợp này theo quy tắc riêng; xem chi phí khởi đầu trước khi ra mắt và bảo hiểm y tế cho chủ sở hữu S corporation.
• Bạn muốn xem chính kế hoạch cho văn phòng tại nhà, điện thoại và xe, hoặc công ty đã trả hóa đơn hay thẻ cá nhân của bạn: xem S corporation hoàn chi phí cho nhà, điện thoại và xe, S corporation trả chi phí cá nhân và khoản chi cá nhân trên thẻ công ty.
• Bạn đã cho công ty vay tiền hoặc muốn có giấy nợ: xem khoản vay của cổ đông cho S corporation.
• Bạn là cán bộ điều hành chỉ làm việc nhỏ cho công ty: IRS không coi cán bộ như vậy là nhân viên nếu không có khoản lương nào đến hạn (IRS), và quy tắc kế hoạch hoàn chi có chứng từ áp dụng cho chi phí của nhân viên. Khi đó, những gì bạn đã trả cho công ty có thể là khoản vay hoặc vốn góp: xem khoản vay của cổ đông cho S corporation.