S 公司費用一直沒報銷：補辦報銷計劃

我自己墊付了費用，S 公司現在還能報銷給我嗎？

S 公司可以償還在公司工作的股東。Treasury Regulation 1.62-2 給的是安全港時間，不是截止日期；超出這些時間後，問題就在於所用的時間是否合理。稅務結果取決於報銷計劃的三項規則：償還您自己的工作費用，符合這三項規則的就免稅，不符合的就算工資。屬於公司自己的帳單是另一類項目，要按債務或出資處理，而不是按報銷處理（見下面的分類表）。

這些規則針對的是雇員的費用，而在企業中工作的公司高級職員，是公司的雇員（Publication 15）。不是雇員的股東沒有工作費用可以報銷；您為公司付的款，屬於公司帳單。

出現以下情況，個案就不單純：

• 公司從來沒有報銷政策；
• 費用早於下面的安全港時間，或跨越一年以上；
• 費用所屬的年度已結帳，或該年度的稅表已提交；
• 金額很大；
• 這一堆費用混雜了公司帳單、您自己的工作費用和個人開支。

如果以上情況有不止一項符合，請先確定每一項的處理方式，再入帳；請參閱記帳協助。

先備齊：收據和發票、顯示是您付款的信用卡或銀行對帳單、里程記錄、家庭辦公室面積和整個住宅面積，以及公司當年的工資報告和 W-2 表。

S 公司的報銷怎樣才能依報銷計劃免稅？

S 公司償還股東雇員自己的工作費用，只要安排符合下面三項規則，就免稅。依此支付的款項不是工資，不列入 W-2 表，也不需要繳納所得稅或工資稅（Regulation 1.62-2；Publication 15）。

安全港是法規認定為合理、無需再爭論的時間。超出安全港的合理期間，要看具體事實和情況（Publication 463）。另有一項安全港：如果公司至少每季寄出對帳單，要求提供未經證明的費用，則在 每份定期結算單後 120 天 內提供憑證或退還款項即可（Regulation 1.62-2(g)(2)(ii)）；法規沒有說明它是否適用於計劃建立之前已付的費用。這種安排不一定要有書面計劃（Publication 5137），但一份簡短的書面政策，可以在日後證明當時的規則是什麼。

計劃的措辭，以及家庭辦公室、電話和汽車的規則，見S 公司對家庭、電話和汽車費用的報銷。

報銷遲了，或沒有收據，會怎樣？

違反報銷計劃任何一項規則的還款，都視為工資。如果公司的安排沒有要求提供每項費用的證明並退還超額款項，那麼依此支付的每一塊錢都是工資。如果有此要求，則在合理期間內未能證明的部分，或沒有退還的部分，是工資（Regulation 1.62-2，(c)(3) 和 (h)(2) 段）。光是少了收據，並不能決定結果：Publication 463 對 $75 以下的費用（住宿除外），以及沒有現成收據的交通費用，免除收據要求，但仍須有記錄。

算作工資，意味著公司要預扣所得稅，公司和雇員各自繳納 6.2% 的社會安全稅（以年度工資基數為限）和 1.45% 的醫療保險稅。聯邦失業稅也要繳，金額要列入 W-2 表（Publication 15；Publication 463）。如果是安排本身就不符合規則，工資在支付時課稅（Regulation 1.62-2(h)(2)(ii)），所以去年的費用在今年以工資形式償還，要列入今年的工資報告。在原本符合條件的計劃下，未經證明的部分，要在合理期間結束後的第一個工資期間課稅（(h)(2)(i)(A) 段）。

如果公司把還款當作工資，卻從不預扣並繳納稅款，那麼負有繳納責任、有權力繳納而故意不繳的所有者，可能要對未繳的預扣所得稅以及雇員的社會安全稅和醫療保險稅承擔個人責任（IRS；第 6672 條）。通常的評定期間，是自隨後的 4 月 15 日（或實際提交日期，以較晚者為準）起 3 年；工資稅申報表未提交期間，則沒有期限（IRM 5.7.3）；請參閱信託基金追繳罰款。

事後收集的記錄，並不能把一項從未要求提供證明的安排變成報銷計劃（Publication 463）。如果安排確實要求提供證明，則在安全港之後才證明的費用，要看所用的時間是否合理，公司也可以把它視為逾期（Regulation 1.62-2(h)）。取代所有者原本會以工資領取的報酬的還款，同樣仍是工資（Publication 15）；關於薪金，請參閱S 公司所有者薪金。

公司一直沒有還款，我可以自己扣除這些費用嗎？

一般不可以。雇員不能在個人稅表上扣除未獲報銷的工作費用：這項扣除叫做雜項分項扣除，目前暫停適用，而 Public Law 119-21 第 70110 條取消了該暫停的終止日期。Publication 463 把 2106 表限於武裝部隊預備役人員、合資格表演藝術家、按費用計酬的州或地方政府官員，以及有與殘疾相關工作費用的雇員。

公司對雇員工作費用的扣除，來自償還這筆費用。身為雇員的您自己承擔、而公司從未償還的費用，一般沒有人可以扣除，所以有記錄的還款很重要。

已經付過的費用，現在還能設立報銷計劃嗎？

現在訂立的計劃，針對的是計劃生效當天起發生的費用。法規沒有談到費用已付之後才訂立的計劃，而且它的安全港是從每筆費用付款或發生之日起算（Regulation 1.62-2(g)）。因此，超過 費用支付或發生後 60 天 才交上來的費用，不屬於固定日期的安全港範圍。遲來的還款是否仍在合理期間內，要看具體事實和情況，這些安全港並不能確定，所以按新計劃償還較早的工作費用，有被視為工資的風險。

切勿倒填計劃或其批准的日期；要寫公司採納它的當天日期。依序：

1. 現在採納一項計劃，適用於從當天起發生的費用。它應要求在 費用支付或發生後 60 天 內提交每項費用的記錄（需要收據的要附收據），在 費用支付或發生後 120 天 內退還超額款項，並且只涵蓋營業費用。
2. 把每項較早的費用分類（見下一節）。
3. 較早的工作費用有三種可能結果，各自的稅務成本不同：依計劃償還（公司可能把它視為工資）、以工資形式支付（要繳所得稅和工資稅），或不付款（一般沒有人可以扣除）。哪一種合適，由報稅員決定。
4. 您代付的公司帳單，記為公司欠您的款項，或記為您投入的出資（見下面的貸款一節）。

哪些費用是公司帳單，哪些是我自己的工作費用？

每一項費用的分類，決定它的處理方式。公司帳單是公司欠的；您自己的工作費用，只有依計劃償還才免稅；個人開支則不屬於報銷。

可能屬於前兩類任何一類的項目，例如以您個人名義訂購、但公司使用的訂閱服務，要由報稅員判斷。只有可扣除的營業費用，才符合免稅的條件：依計劃償還不可扣除的費用或個人項目，該部分就變成工資（Publication 463）。營業餐費是例外：如果只是因為餐費扣除的限額，導致獲報銷餐費的一部分不可扣除，這部分仍然不是工資（Regulation 1.62-2(h)(1)）；這項限額影響的是公司的扣除，不影響您。

我如何從自己的 S 公司報銷給自己，並入帳？

S 公司把報銷記為一筆費用和一筆欠所有者的款項，付款時再沖銷這筆欠款。

• 報銷款要與工資分開支付，用支票或轉帳，並把收據附在每筆分錄上。如果與工資一起支付，報銷金額必須單獨標明（Regulation 1.62-2(d)）。
• 每筆費用根據收據只記一次，不要再根據個人信用卡對帳單重複記帳。
• 不要把還款走所有者分配的帳：付給股東雇員、標為分配的款項，曾被認定是工資（IRS）。請參閱記錄 S 公司分配。
• 如果還款屬於工資，就以額外工資的形式走工資核算，讓預扣和 W-2 表把它包括進去。
• 報銷您自己工作費用的入帳日期，要記在公司批准或支付的期間。您代付的公司帳單，仍然記在公司會計方法所決定的期間；償還給您，只是沖銷所欠的款項。一筆記帳分錄不會重新開啟已結帳或已提交的年度；更早的年度是否要更改，由報稅員判斷（更正已提交的企業稅表）。

採用現金收付制的公司，通常在支付的年度扣除費用（Publication 583），所以年底之後才付的工作費用報銷，通常落在新的一年。採用權責發生制的公司，在負債發生時就扣除帳單，不論付款與否（Publication 583；Regulation 1.461-1(a)(2)）。您用個人資金代付的公司帳單屬於哪一年，由報稅員判斷。任何企業的個人信用卡費用，請參閱用個人信用卡支付的營業費用。

公司欠我的錢，可以改當作貸款嗎？

有時可以，但僅限公司自己的帳單。公司欠您的款項，本來就是公司帳上的負債；要把它當作貸款，它必須是直接對您的真實債務，光靠名稱並不能確定（Regulation 1.1366-2(a)(2)）。只有真實債務才會增加您的債務計稅基礎，也就是公司貸款的累計總額，使您可以在股票計稅基礎之外，再扣除公司的損失（7203 表填表說明）。損失一旦減少了這個計稅基礎，還款的一部分或全部就可能要向您課稅（IRS）。現在才為較早的付款簽署的借據，作為這些付款是貸款的證明，可能力度不足。IRS 關於 S 公司股東的頁面列出了一些案例：標為貸款、貸款還款或分配的付款，被認定為工資或出資。

• 身為雇員，您自己承擔的費用從來不是公司帳單，所以事後把它記為貸款，要由報稅員判斷。

條款、利息、計稅基礎和還款，見股東對 S 公司的貸款。

用什麼記錄來證明每項費用？

公司需要每項費用的記錄，而不是一個總數。「差旅」或「雜項」之類的籠統類別不算（Regulation 1.62-2(e)）。

差旅、禮品和汽車費用，凡是單項費用達到 $75 或以上，以及所有住宿費用，一般都需要收據（Publication 463）。直接或間接擁有公司股票價值 超過 10% 的股東，與公司是「關聯方」（Publication 463），所以交出去的每份記錄，請自己留一份副本；即使已向公司提交了帳目，您仍可能要向 IRS 證明這些費用。如果收據已經遺失，請參閱遺失的營業費用收據。

舉例

以下範例僅作說明；金額以美元計。

整年用個人信用卡付款，沒有報銷計劃

一家只有一位股東的 S 公司，其所有者同時也是公司的雇員，全年用個人信用卡付了 US$6,000：其中 US$2,400 是開給公司的軟體費，US$3,600 是客戶差旅費。軟體費是公司帳單，記為欠所有者的款項。差旅費是所有者自己的工作費用，而公司沒有報銷政策，所以現在償還有被視為工資、要繳工資稅的風險：如果當作工資，這 US$3,600 會使公司和所有者各多繳大約 US$275 的社會安全稅和醫療保險稅（各 7.65%，前提是所有者的工資低於社會安全稅的工資基數），另外還要預扣所得稅。所有者採納一份寫明當天日期的書面計劃，從此在每項費用發生後 60 天內交上記錄和收據；這些以後的還款可以免稅。差旅費發生在計劃之前，法規也沒有說新計劃涵蓋這些費用，所以要不要償還，由報稅員判斷。

去年的費用，稅表已經提交

一位所有者去年開車行駛了 8,000 英里的營業里程，付了 US$1,800 的電話和網路費，沒有報銷計劃，去年的稅表已經提交。現在採納的計劃針對的是新發生的費用。如果公司今年償還去年的費用，採用現金收付制的公司通常在今年扣除這筆還款，是否算工資則由報稅員判斷。如果公司從未償還，這些費用一般沒有人可以扣除。

把公司帳單留作貸款

一位所有者用個人資金支付了 US$20,000 的公司供應商發票。所有者與公司簽署一份 US$20,000 的借據，附有還款條款，日期為簽署當天，公司記為股東貸款。由於付款在先，這是否為真實債務要看具體事實，由報稅員決定如何入帳。如果是真實債務，餘額可以增加所有者的債務計稅基礎，之後的還款是貸款還款，不是報銷或工資，但如果損失已減少了該計稅基礎，仍然可能要課稅。條款、計稅基礎和還款，見股東對 S 公司的貸款。

您的情況不同嗎？

• 整整一年的費用都沒有報銷、金額很大、您分不清哪些是工資、貸款或報銷，或帳目整體都落後了：每一項在入帳之前，都需要各自的處理方式。請把收據、對帳單、里程記錄和工資報告帶到記帳協助；較早的帳目，請參閱補做 S 公司帳目。
• 稅表已經提交或即將到期：已提交的年度是否要更改，見更正已提交的企業稅表。屬於帳簿的報銷、貸款和工資，應在編製 1120-S 表之前處理好；請參閱記帳協助。
• 公司已經沒有走工資核算就還款給您：請參閱更正工資錯誤。
• 您在公司或 S 公司選擇生效之前就付了款，或者付的是您自己的醫療保險保費：這些適用各自的規則；請參閱開業前的創業費用和S 公司所有者的醫療保險。
• 您想要的是家庭辦公室、電話和汽車費用的計劃本身，或公司付了您的個人帳單或信用卡：請參閱S 公司對家庭、電話和汽車費用的報銷、S 公司支付個人開支和公司信用卡上的個人消費。
• 您借錢給公司，或想要一份借據：請參閱股東對 S 公司的貸款。
• 您是只為公司做少量工作的高級職員：如果無需支付報酬，IRS 不把這樣的高級職員視為雇員（IRS），而報銷計劃的規則涵蓋的是雇員的費用。這時您為公司付的款項，可能是貸款或出資：請參閱股東對 S 公司的貸款。