S 公司费用没报销：用合规报销计划补救

我的 S 公司还能报销我自己垫付的费用吗？

S 公司可以偿还替它工作的股东。财政部条例 1.62-2 给出的是安全港时间，不是截止期限；超出这些时间，问题就变成这段时间是否合理。税务结果取决于合规报销计划（accountable plan）的三条规则：偿还您本人的工作成本，符合这三条就免税，不符合就是工资。如果那笔账单本来就是公司的，则是另一类项目，按债务或资本处理，而不是报销（见下面的分类表）。

这些规则适用于员工的成本；在公司业务中工作的公司高管，属于公司的员工（第 15 号出版物）。不是员工的股东，没有需要偿还的工作成本；您为公司垫付的钱，就是公司的账单。

以下情况就不简单了：

• 公司从来没有报销政策；
• 费用早于下面的安全港时间，或者跨度达一年或更长；
• 费用所属的年度已经关闭，或者该年度税表已提交；
• 金额很大；
• 这堆费用里混着公司账单、您自己的工作成本和个人开销。

如果符合其中不止一条，请先确定每一项如何处理，再记账；请看记账服务。

先准备：收据和发票，显示您付款的信用卡或银行对账单，里程日志，家庭办公室的面积和整套住宅的面积，以及公司当年的工资报告和 W-2 表。

什么情况下，S 公司的报销依合规报销计划可以免税？

只要安排同时符合下面三条规则，S 公司偿还股东员工自己的工作成本就免税。依此支付的款项不是工资，不列入 W-2 表，也不征所得税或工资税（条例 1.62-2；第 15 号出版物）。

安全港是条例认为无需再争论就合理的时间。超出安全港，多长算合理期限要看具体事实和情况（第 463 号出版物）。第二个安全港是：公司至少每季度发出一次对账单，要求员工为未举证的费用提供凭证，在这种情况下，在 每份定期对账单出具后 120 天 内提供凭证或退还款项就符合（条例 1.62-2(g)(2)(ii)）；条例没有说明它是否适用于计划设立之前已经支付的费用。这种安排不一定要是书面计划（第 5137 号出版物），但一份简短的书面政策，日后能证明当时的规则是什么。

计划的措辞，以及家庭办公室、手机和汽车的规则，请看S 公司对家庭、手机和汽车的报销。

如果报销迟了或没有收据怎么办？

不符合合规报销计划某一条规则的偿还，会被视为工资。如果公司的安排不要求提供每笔费用的凭证并退还多余部分，那么依此支付的每一美元都是工资。如果安排有这些要求，那么没有在合理期限内证明的部分，或者没有退还的部分，就是工资（条例 1.62-2，(c)(3) 段和 (h)(2) 段）。仅仅缺一张收据并不能决定结果：第 463 号出版物对 $75 以下的费用（住宿除外）可以免于提供收据，对没有现成凭证的交通费也一样，但仍然必须有记录。

视为工资，意味着公司要预扣所得税，公司和员工各自缴纳社会保障税，税率为 6.2%（以年度工资基数为限），以及 Medicare 税，税率为 1.45%。联邦失业税同样适用，并且金额要填入 W-2 表（第 15 号出版物；第 463 号出版物）。如果安排本身不符合某条规则，工资在支付时征税（条例 1.62-2(h)(2)(ii)），所以去年的成本今年作为工资偿还的，要列入今年的工资报告。在其他方面合规的计划下，未经证明的部分，在合理期限结束后的第一个工资期间征税（(h)(2)(i)(A) 段）。

如果公司把一笔偿还按工资处理，却从不预扣并上缴税款，那么有责任且有权力缴税、却故意不缴的所有人，可能要对未缴的预扣所得税以及员工应缴的社会保障税和 Medicare 税承担个人责任（IRS；第 6672 条）。通常的核定期限是自随后的 4 月 15 日 起 3 年，如果实际提交日更晚，则自提交日起；工资税表未提交的，则没有期限（国内税收手册 5.7.3）；请看信托基金追缴罚款。

事后收集的记录，不能把一个从未要求提供凭证的安排变成合规报销计划（第 463 号出版物）。如果安排确实要求提供凭证，那么在安全港之后才举证的费用，要看时间是否合理，公司也可以把它视为迟交（条例 1.62-2(h)）。偿还的如果是本来会作为工资发给所有人的报酬，也仍然是工资（第 15 号出版物）；工资问题请看S 公司所有人的工资。

公司一直没报销，我能自己扣除这些费用吗？

一般不能。员工不能在个人税表上扣除未获报销的工作成本：这项扣除叫杂项逐项扣除，目前被暂停，而公法 119-21 第 70110 条取消了这项暂停的终止日期。第 463 号出版物把 2106 表限于预备役军人、符合条件的表演艺术家、按费用计酬的州或地方政府官员，以及有残障相关工作费用的员工。

公司对员工工作成本的扣除，来自偿还这笔成本。您作为员工承担、公司又从未偿还的成本，一般没有任何人可以扣除，所以有记录的报销很重要。

费用已经支付了，现在还能设立合规报销计划吗？

现在才设立的计划，针对的是计划生效当天起发生的费用。条例没有谈到费用支付之后才设立的计划，而且它的各项安全港都从每笔费用支付或发生之日起算（条例 1.62-2(g)）。因此，晚于 费用支付或发生后 60 天 才提交的费用，不在固定日期的安全港之内。迟来的偿还是否仍在合理期限内，是安全港无法判定的、要看具体事实和情况的问题，所以按新计划偿还较早的工作成本，有被视为工资的风险。

切勿倒填计划或其批准的日期；写公司实际通过的那天。按顺序：

1. 现在通过一份计划，适用于从当天起发生的费用。它应要求在 费用支付或发生后 60 天 内提供每笔费用的记录（需要时附收据），在 费用支付或发生后 120 天 内退还任何多余款项，并且只涵盖经营成本。
2. 对每一项较早的费用分类（见下一节）。
3. 较早的工作成本有三种可能的结果，税负各不相同：按计划偿还（公司可能把它视为工资）、作为工资支付（缴所得税和工资税），或者不付（一般没有任何人可以扣除）。选哪种，由报税人员决定。
4. 您为公司垫付的公司账单，记为公司欠您的款项，或者记为您投入的资本（请看下面的贷款一节）。

哪些费用是公司账单，哪些是我自己的工作成本？

逐项分类决定了怎样处理。公司账单是公司欠的；您自己的工作成本，只有按计划偿还才免税；个人开销不属于报销。

可能属于前两类之一的项目，例如以您个人名义订阅、公司也在使用的服务，需要由报税人员判断。只有可扣除的经营成本才有资格走免税这条路：按计划偿还不可扣除的或个人的项目，那一部分就成为工资（第 463 号出版物）。商务餐是例外：如果只是因为餐费扣除的限制，使一部分获得报销的餐费不可扣除，那一部分仍然不是工资（条例 1.62-2(h)(1)）；这个限制落在公司的扣除上，而不是您身上。

我怎样从自己的 S 公司报销，怎么记账？

S 公司把报销记为一笔费用和一笔欠所有人的款项，付款时再冲销这笔欠款。

• 合规报销要与工资分开，用支票或转账支付，并为每笔分录附上收据。如果与工资同在一笔付款中，报销金额必须单独标明（条例 1.62-2(d)）。
• 每笔费用只根据收据录入一次，不要再根据个人信用卡对账单录入第二次。
• 不要通过所有人分配来偿还：付给股东员工、被标为分配的款项，曾被认定为工资（IRS）。请看记录 S 公司分配。
• 如果这笔偿还是工资，就通过工资系统作为额外工资处理，这样预扣税和 W-2 表才会把它纳入。
• 偿还您自己工作成本的日期，记在公司批准或付款的期间。您垫付的公司账单，仍记在公司会计方法所确定的期间；偿还您只是冲销欠款。一笔记账分录不会重新打开已关闭或已提交的年度；更早的年度是否要变，由报税人员判断（更正已提交的企业税表）。

采用收付实现制的公司，通常在付款的那一年扣除费用（第 583 号出版物），所以年末之后才支付的工作成本报销，通常落在新的一年。采用权责发生制的公司，在负债发生时扣除账单，无论付没付（第 583 号出版物；条例 1.461-1(a)(2)）。您用个人资金垫付的公司账单属于哪一年，由报税人员判断。任何企业的个人信用卡费用，请看企业费用刷个人信用卡。

我可以把公司欠我的钱当作贷款吗？

公司自己的账单，有时可以。公司欠您的钱，在公司账上已经是负债；要当作贷款，它必须是直接对您的真实债务，仅有名称并不能决定（条例 1.1366-2(a)(2)）。只有真实债务才会增加您的债权计税基础，也就是公司贷款的累计金额，它让您可以扣除超过股票计税基础的公司亏损（7203 表填报说明）。亏损一旦减少了这个计税基础，偿还的一部分或全部可能要对您征税（IRS）。现在才为早先的付款签一张借据，作为这些付款是贷款的证据可能不够有力。IRS 关于 S 公司股东的页面列出了一些案例：被标为贷款、还贷或分配的付款，被认定为工资或资本。

• 您作为员工承担的成本从来不是公司账单，所以事后把它记为贷款，要由报税人员判断。

条款、利息、计税基础和偿还，请看S 公司的股东贷款。

哪些记录能证明每笔费用？

公司需要每笔费用的记录，而不是一笔总数。“差旅”或“杂项”之类的大类不算数（条例 1.62-2(e)）。

对差旅、礼品和汽车费用，凡是 $75 或以上的费用和所有住宿费，一般都需要收据（第 463 号出版物）。直接或间接持有公司股票价值 超过 10% 的股东，与公司是“关联”关系（第 463 号出版物），所以您交上去的每份记录，都要自己留一份副本；即使已经向公司报账，您也可能需要向 IRS 证明这些费用。如果收据丢了，请看丢失的经营费用收据。

示例

这些示例仅作说明；金额均为美元。

全年用个人信用卡付款，没有计划

一家只有一名股东的 S 公司的所有人，同时也是公司的员工，全年用个人信用卡垫付了 US$6,000：US$2,400 是开给公司的软件费，US$3,600 是客户差旅费。软件费是公司账单，记为欠所有人的款项。差旅费是所有人自己的工作成本，而公司没有报销政策，所以现在偿还有被视为工资并缴工资税的风险：按工资处理，这 US$3,600 会使公司和所有人各增加约 US$275 的社会保障税和 Medicare 税（各 7.65%，如果所有人的工资低于社会保障工资基数），另外还要预扣所得税。所有人通过一份当天签署日期的书面计划，从此在每笔费用后 60 天内提交记录和收据；之后的这些偿还可以免税。差旅费发生在计划之前，而条例没有说新计划适用于它，所以偿还它要由报税人员判断。

去年的成本，税表已提交

一位所有人去年开了 8,000 英里的经营里程，并支付了 US$1,800 的手机和网络费，没有计划，去年的税表已提交。现在设立的计划针对的是新发生的费用。如果公司今年偿还去年的成本，采用收付实现制的公司通常在今年扣除这笔偿还，是否属于工资则由报税人员判断。如果公司始终不偿还，一般没有任何人可以扣除。

公司账单留作贷款

一位所有人用个人资金支付了 US$20,000 的公司供应商发票。所有人和公司签了一张 US$20,000 的借据，写明还款条款，日期是签署当天，公司记一笔股东贷款。由于是先付款后签约，它是否真实债务取决于事实，如何记账由报税人员决定。如果是真实债务，余额可以增加所有人的债权计税基础，之后的偿还是还贷，而不是报销或工资，但如果亏损已减少了这个计税基础，偿还仍可能要征税。条款、计税基础和偿还，请看S 公司的股东贷款。

您的情况不同？

• 整整一年都没有获得报销、金额很大、您分不清工资、贷款和报销，或者账目整体落后：记账之前，每一项都要先确定处理方式。请把收据、对账单、里程日志和工资报告带给记账服务；较早的账目，请看补记 S 公司账目。
• 税表已提交或即将到期：已提交的年度是否要变，请看更正已提交的企业税表。应当列入账目的报销、贷款和工资，应在准备 1120-S 表之前确定；请看记账服务。
• 公司已经偿还了您，但没有走工资系统：请看纠正工资错误。
• 您在公司或 S 选择存在之前就已经付款，或者您垫付了自己的健康保险费：这些适用各自的规则；请看开业前的创业成本和S 公司所有人的健康保险。
• 您想要家庭办公室、手机和汽车的计划本身，或者公司替您付了个人账单或信用卡：请看S 公司对家庭、手机和汽车的报销、S 公司支付个人开销和公司信用卡上的个人消费。
• 您借钱给公司，或想要一张借据：请看S 公司的股东贷款。
• 您是高级职员，但只为公司做少量工作：如果不需要付酬，IRS 不把这样的高级职员视为员工（IRS），而合规报销计划的规则适用于员工的费用。这时您为公司垫付的款项可能是贷款或资本：请看S 公司的股东贷款。