Für US-Unternehmen aus Kanada arbeiten: Gesellschaft gründen?

Welche drei Möglichkeiten habe ich, von Kanada aus für ein US-Unternehmen zu arbeiten?

Wer in Kanada ansässig ist, kann persönlich als Einzelunternehmer (selbstständiger Auftragnehmer) arbeiten, die Leistungen über eine kanadische Kapitalgesellschaft erbringen oder Arbeitnehmer des US-Unternehmens werden. Will der Kunde nur mit einer Kapitalgesellschaft einen Vertrag schließen, prüfen Sie, ob Ihre Gesellschaft ein Personal Services Business (PSB) wäre: eine Gesellschaft, bei der Sie Arbeitnehmer des Kunden wären, wenn es die Gesellschaft nicht gäbe.

Ein Einzelunternehmen hat keine eigene Rechtspersönlichkeit, daher tragen Sie seine Risiken persönlich; eine Kapitalgesellschaft ist eine eigene juristische Person. CRA: Einzelunternehmen, Corporations Canada: Pflichten von Kapitalgesellschaften. Ob sich eine Gründung lohnt, hängt von Ihrer Provinz, Ihren Ausgaben und Ihrem Liquiditätsbedarf ab; siehe Einzelunternehmen oder Kapitalgesellschaft.

Kann die CRA mich als Arbeitnehmer einstufen, wenn mein Vertrag „Auftragnehmer“ sagt und ich keine T4-Bescheinigung erhalte?

Ja. Bei einer in Kanada ansässigen Person, die persönlich mit einem US-Unternehmen einen Vertrag schließt, prüft die CRA die tatsächliche Arbeitsbeziehung, nicht die Bezeichnung als Auftragnehmer, die Rechnungen oder das Fehlen einer T4-Bescheinigung. CRA: Beschäftigungsstatus.

Nach den Common-Law-Kriterien der CRA (aus der Rechtsprechung entwickelte Prüfpunkte) weist jeder Umstand in die eine oder die andere Richtung:

Keine einzelne Zeile entscheidet allein; feste Arbeitszeiten bei einem Kunden sind nur ein Umstand, den Sie zusammen mit den übrigen abwägen. CRA: Common-Law-Kriterien.

Die CRA wendet diese Common-Law-Kriterien an, wenn der Vertrag außerhalb von Québec geschlossen wird, und den Civil Code of Québec (Zivilgesetzbuch von Québec), der auf die Unterordnung abstellt, wenn er in Québec geschlossen wird. Ein Vertrag gilt in der Regel dort als geschlossen, wo der Auftraggeber als Anbietender die Annahme erhält. Die Seite der CRA geht nicht auf einen Auftraggeber außerhalb Kanadas ein; deshalb kann eine in Québec ansässige Person keinen der beiden Ansätze einfach unterstellen. CRA: Welcher Ansatz gilt, CRA: Vertrag, der in Québec geschlossen wird.

Sie oder der Auftraggeber können über ein CRA-Konto oder per Post mit Form CPT1 ein CPP/EI-Ruling beantragen, und zwar bis 29. Juni des Jahres nach dem Jahr, auf das sich die Frage bezieht. CRA: Antragswege, CRA: Antragsfrist.

Stuft die CRA die Tätigkeit als Beschäftigung ein, schuldet ein Auftraggeber, der keine CPP- und EI-Beiträge abgezogen hat, beide Anteile (Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteil) zuzüglich Strafzuschlägen und Zinsen; außerdem wirkt sich Ihr Status auf Ihren EI-Anspruch aus. CRA: Folgen des Beschäftigungsstatus. Die Seite der CRA sagt nicht, wie sich das auf CPP-Beiträge auswirkt, die Sie als Selbstständiger gezahlt haben, oder auf Ausgaben, die Sie früher abgezogen haben; siehe Lohnprüfungen und Entscheidungen zum Arbeitnehmerstatus.

Macht ein einziger US-Kunde meine Gesellschaft zu einem Personal Services Business?

Ein einziger US-Kunde ist für sich genommen nicht der Maßstab. Eine Kapitalgesellschaft ist unter anderem dann ein PSB, wenn Sie vernünftigerweise als Arbeitnehmer des Kunden gälten, gäbe es die Gesellschaft nicht; geprüft wird nach denselben Umständen wie in der Tabelle oben. Ein einzelner Kunde, der Ihre Arbeitszeiten und Methoden vorgibt, spricht dafür. CRA: PSB-Voraussetzungen, Income Tax Act, Unterabschnitt 125(7).

Einkünfte aus einem PSB verlieren die Small Business Deduction (Abzug für kleine Unternehmen) und unterliegen eingeschränkten Abzügen sowie einer zusätzlichen Bundessteuer von 5 %. CRA: Steuerpflichten bei einem PSB. Ein CPP/EI-Ruling kann diesen hypothetischen Arbeitnehmertest nicht entscheiden, wohl aber Ihr tatsächliches Verhältnis zu Ihrer Gesellschaft. CRA: Grenze des Rulings. Die vollständigen Voraussetzungen (einschließlich der Frage, wessen Anteile zählen), Ausnahmen, Steuer und Ruling-Anträge stehen in Personal Services Business.

Braucht der US-Kunde Form W-8BEN oder W-8BEN-E, und behält er Steuern ein?

Eine ausländische Privatperson legt in der Regel Form W-8BEN (Nachweis des Status als Ausländer) vor und eine gewöhnliche kanadische Kapitalgesellschaft in der Regel Form W-8BEN-E, wenn der US-Zahler einen Nachweis des ausländischen Status verlangt; US-Staatsbürger, Green-Card-Inhaber und andere US-Personen geben stattdessen Form W-9 (Angabe der Steueridentifikationsnummer) ab. IRS: Anleitung zu W-8BEN. Für gewöhnliche Honorare für Arbeit, die vollständig in Kanada geleistet wird, gilt der US-Quellensteuereinbehalt für Nichtansässige auf Bundesebene in der Regel nicht, weil es sich um Einkünfte aus Quellen außerhalb der USA handelt. IRS: Publication 515.

Der Zeitpunkt zählt: Eine Zahlung, deren Quelle bei der Zahlung nicht bestimmt werden kann, etwa Honorare für persönliche Dienstleistungen, die vor der Arbeit gezahlt werden, wird als US-Einkunft behandelt; deshalb kann ein Vorschuss oder Retainer Fragen zum Quellensteuereinbehalt aufwerfen. Diese Seite geht davon aus, dass Sie keine US-Person sind; sind Sie eine, beginnen Sie mit kanadische Freiberufler mit US-Kunden.

Geben Sie das Formular der Stelle, die es anfordert, nicht dem IRS (Internal Revenue Service, US-Bundessteuerbehörde). Es dokumentiert Ihren Status; es macht aus US-Arbeit keine kanadische Arbeit und belegt nicht, dass Ihre Einkünfte befreit sind. Als Ablaufdatum gilt in der Regel der letzte Tag des dritten folgenden Kalenderjahres, gerechnet ab dem Jahr, in dem Sie das Formular unterschreiben; geben Sie dem Kunden spätestens 30 Tage nach einer Änderung, durch die das Formular unrichtig wird, ein neues. IRS: Anleitung zu W-8BEN, IRS: Anleitung zu W-8BEN-E. Umfassen die Honorare Lizenzgebühren oder Royalties oder erbringen Sie Leistungen in den USA, kann sich die Beurteilung des Quellensteuereinbehalts ändern; eine Privatperson, die für Leistungen in den USA eine Abkommensbefreiung beansprucht, nutzt Form 8233 (Antrag auf Befreiung von der Quellensteuer), nicht W-8BEN. Verlangt der Kunde eine Form W-9 oder schickt er eine Form 1099, lesen Sie für Privatpersonen kanadische Freiberufler mit US-Kunden und für Kapitalgesellschaften W-Formulare für eine kanadische Kapitalgesellschaft.

Löst eine Gründung eine US-Steuererklärung für Arbeit in Kanada aus?

Eine kanadische Gründung löst für sich genommen keine Pflicht zur Einreichung einer US-Einkommensteuererklärung auf Bundesebene aus, nur weil der Kunde Amerikaner ist. Für eine Privatperson, die keine US-Person ist, oder eine gewöhnliche kanadische Kapitalgesellschaft, die alle Dienstleistungen in Kanada erbringt, bestimmen die Adresse des Kunden und die Zahlungswährung nicht, woher die Einkünfte aus Dienstleistungen stammen. IRS: Regeln zur Herkunft von Einkünften aus Dienstleistungen.

Arbeitstage in den USA, ein Büro dort oder andere Geschäftstätigkeit in den USA erfordern eine gesonderte Prüfung. Eine kanadische Kapitalgesellschaft mit einer Geschäftstätigkeit in den USA (US Trade or Business) muss in der Regel Form 1120-F (US-Steuererklärung einer ausländischen Kapitalgesellschaft) einreichen, selbst wenn ein Steuerabkommen ihre Geschäftsgewinne befreit; bei einer Privatperson kann eine Geschäftstätigkeit in den USA Form 1040-NR (US-Einkommensteuererklärung für nicht ansässige Ausländer) erfordern. IRS: Anleitung zu Form 1120-F, IRS: Publication 519. Erklärungen von Privatpersonen behandelt kanadische Freiberufler mit US-Kunden; die Gründung einer US-Gesellschaft behandelt US-Unternehmen für in Kanada Ansässige.

Wie unterscheiden sich CPP, EI und GST/HST bei den drei Möglichkeiten?

Ein Einzelunternehmer zahlt beide Hälften des CPP auf die Nettoeinkünfte aus dem Geschäft und ist nicht regulär in der EI (Employment Insurance, kanadische Arbeitslosenversicherung) versichert. Ein Eigentümer, dem eine Kapitalgesellschaft Gehalt zahlt, zahlt CPP und EI über die Lohnabrechnung; die EI-Versicherungspflicht entfällt jedoch, wenn der Eigentümer mehr als 40 % der stimmberechtigten Anteile kontrolliert oder mit der Kapitalgesellschaft verbunden ist und nicht als unabhängiger Dritter (at arm's length) handelt (es sei denn, die CRA ist überzeugt, dass die Tätigkeit einer unter unabhängigen Dritten üblichen entspricht). Der Lohn eines Arbeitnehmers läuft über die Lohnabrechnung. Employment Insurance Act, Abschnitt 5.

Quellen: CRA: Folgen des Beschäftigungsstatus, CRA: EI-Ausschlüsse, Anspruch auf besondere Leistungen.

Die GST/HST-Registrierung folgt dem Umsatz, nicht der Rechtsform. Für die meisten Unternehmen liegt die Kleinunternehmergrenze bei C$30.000 des weltweiten steuerpflichtigen Umsatzes vor Ausgaben, einschließlich nullbesteuerter Exporte, aus allen Ihren Unternehmen und denen Ihrer verbundenen Personen (Associates). Überschreitet ein einzelnes Kalendervierteljahr die Grenze, wird die Registrierung spätestens an dem Tag der Lieferung, mit der Sie die Grenze überschritten haben wirksam. Überschreitet nur die Summe aus vier Quartalen die Grenze, endet Ihr Status als Kleinunternehmer zu diesem Zeitpunkt: das Ende des Monats nach dem Quartal, in dem Sie die Grenze überschreiten. Sie müssen sich spätestens bei Ihrer ersten Leistung danach registrieren. CRA: Registrierungsregeln. Ob eine Leistung an einen US-Kunden nullbesteuert ist, steht in GST/HST gegenüber US-Kunden berechnen. In Québec ersetzt der QPP (Québec Pension Plan, Rentenversicherung von Québec) den CPP, die Elternversicherung ist getrennt, und die QST (Québec-Umsatzsteuer) hat eigene Regeln; prüfen Sie diese, bevor Sie diesen Vergleich verwenden.

Wenn das US-Unternehmen mich als Arbeitnehmer einstellt: Wessen Lohnabrechnung ist das?

Ein Arbeitgeber außerhalb Kanadas ohne Geschäftsstelle in Kanada hat für Beschäftigungsleistungen in Kanada dieselben Pflichten zum Einbehalt, zur Abführung und zur Meldung wie ein kanadischer Arbeitgeber. CRA: Arbeitgeber außerhalb Kanadas. Beim CPP gilt etwas anderes: Ein solcher Arbeitgeber kann sich mit Form CPT13 für die CPP-Deckung entscheiden (nicht für Arbeitnehmer in Québec, für die der QPP gilt). Tut er das nicht, kann ein in Kanada ansässiger Arbeitnehmer mit Form CPT20 (Typ E) wählen, den CPP persönlich als Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit zu zahlen, also beide Hälften; für das Steuerjahr dieser Seite muss die Wahl bis 15. Juni 2028 erfolgen und die Zahlung bis 30. April 2028. Auch das Sozialversicherungsabkommen zwischen Kanada und den USA (Totalization Agreement) muss geprüft werden. CRA: CPP-Deckung bei ausländischen Arbeitgebern, CRA: Form CPT13, CRA: Form CPT20, CPP Regulations, Abschnitt 22, Abschnitt 29, Abschnitt 30, CPP Act, Abschnitt 10, Abschnitt 13.

Klären Sie vor der Zusage, wer rechtlich Ihr Arbeitgeber ist, wer die Lohnabrechnung führt und Ihre T4-Bescheinigung ausstellt, in welcher Provinz die Stelle angesiedelt ist und wie der Rentenversicherungsschutz bestätigt wird.

Diese Pflichten könnten erklären, warum manche Arbeitgeber Auftragnehmer-Bedingungen anbieten; das ist eine Schlussfolgerung, keine Feststellung zu einem bestimmten Arbeitgeber, und die Bedingungen müssen trotzdem zu den tatsächlichen Arbeitsumständen passen. Wer was einbehält und wie Arbeitseinkommen grenzüberschreitend besteuert wird, lesen Sie in Arbeiten über die Grenze und Arbeit für Arbeitgeber und Kunden im Ausland.

Was sollte ich klären, bevor ich eine Gesellschaft gründe?

Entscheiden Sie vor der ersten Rechnung, wer den Vertrag unterschreibt, ab wann er gilt und welche Konten die Gesellschaft braucht. Die Gründung allein richtet weder Anteile noch Konten noch Zahlungsunterlagen der Gesellschaft ein.

1. Vertragspartei und Startdatum festlegen. Wenn die Gesellschaft die Leistungen erbringt, schließen Sie den Vertrag unter ihrem eingetragenen Namen mit einem klaren Wirksamkeitsdatum; lassen Sie die Übertragung eines bestehenden persönlichen Vertrags prüfen.
2. Die Gesellschaft einrichten. Geben Sie Anteile aus, führen Sie die Gesellschaftsunterlagen, nutzen Sie ein eigenes Bankkonto und führen Sie Bücher, die Einnahmen der Gesellschaft von Ihren eigenen Zahlungen trennen. Corporations Canada: Einrichtung nach der Gründung.
3. Die richtigen Konten registrieren. Eine neue Kapitalgesellschaft hat eine eigene BN (Business Number, kanadische Unternehmensnummer); Lohnabrechnungs- und GST/HST-Konten gehen nicht automatisch von einem Einzelunternehmen auf sie über. CRA: Änderung der Rechtsform.

Eine bestehende Kapitalgesellschaft kann den Vertrag halten, doch der PSB-Test gilt weiterhin für diese Arbeit für den Kunden. CRA: PSB-Voraussetzungen. Ob eine eigene Kapitalgesellschaft sinnvoll ist, lesen Sie unter ein zweites Unternehmen gründen; Vermögenswerte, Forderungen und den Firmenwert eines bestehenden Einzelunternehmens behandelt Unternehmen in eine Kapitalgesellschaft einbringen.

Welche zusätzlichen Einreichungen und Unterlagen kommen mit einer Gesellschaft hinzu?

Eine gewöhnliche, in Kanada ansässige Kapitalgesellschaft reicht für jedes Steuerjahr eine eigene T2 (kanadische Körperschaftsteuererklärung) ein, auch für ein ruhendes Jahr oder ein Jahr ohne zu zahlende Steuer, in der Regel spätestens sechs Monate nach Geschäftsjahresende. Der Restbetrag ist früher fällig: zwei Monate nach Geschäftsjahresende oder drei Monate danach für eine CCPC (Canadian-controlled private corporation, kanadisch kontrollierte Privatgesellschaft), die sich für die Small Business Deduction qualifiziert und den Einkommensgrenzen-Test der CRA erfüllt. CRA: Fälligkeitstag für den Restbetrag, CRA: Wer eine T2 einreicht, CRA: Einreichungsfrist für die T2, Income Tax Act, Abschnitt 157.

Die vollständige Liste und die Fristen stehen in Welche Erklärungen Ihr Unternehmen einreicht.

Als Direktor können Sie gemeinsam mit der Kapitalgesellschaft persönlich für Lohnabzüge und GST/HST haften, die sie nicht abführt, es sei denn, Sie haben die gebotene Sorgfalt angewandt; es darf nicht mehr als 2 Jahre nach Ihrem letzten Ausscheiden als Direktor eine Klage erhoben oder eine Festsetzung begonnen werden. Income Tax Act, s. 227.1, Excise Tax Act, s. 323, CPP Act, s. 21.1, EI Act, s. 83.

Bewahren Sie Verträge, Rechnungen, Belege, Bankunterlagen, Nachweise zu Arbeitsorten und Belege für Zahlungen an sich selbst auf. Kapitalgesellschaften nach Bundesrecht führen außerdem Anteilsregister und Beschlüsse und reichen eine gesonderte Jahresmeldung ein; prüfen Sie die Regeln des jeweiligen Provinzregisters. Corporations Canada: Unterlagen, Corporations Canada: Jahresmeldung.

Was ändert sich, wenn ich in die USA ziehe, eine Stelle mit TN-Visum annehme oder die US-Staatsbürgerschaft habe?

Ein Umzug kann Wegzugsteuer (Departure Tax) auf Ihre Anteile auslösen, eine Stelle mit TN-Visum fügt einen US-Ansässigkeitstest hinzu, und die US-Staatsbürgerschaft bringt Welteinkommen und Meldungen zu ausländischen Kapitalgesellschaften mit sich. Jeder dieser Fälle macht den obigen Vergleich, der nur Kanada betrachtet, unvollständig.

• Umzug in die USA: Das Ende der Ansässigkeit in Kanada gilt in der Regel als fiktive Veräußerung der meisten Ihrer Vermögenswerte zum Marktwert, einschließlich der Anteile an Ihrer Gesellschaft; deshalb kann Wegzugsteuer anfallen. Auch die Kontrolle durch Nichtansässige kann den CCPC-Status beenden. Siehe Wegzug aus Kanada, Umzug zwischen Kanada und den USA mit eigener Firma und nicht in Kanada ansässige Eigentümer einer kanadischen Kapitalgesellschaft. Ein Umzug in die USA macht auch Ihre Form W-8BEN unrichtig: Informieren Sie den Kunden spätestens 30 Tage nach dem Umzug. IRS: Anleitung zu W-8BEN, Income Tax Act, Unterabschnitt 128.1(4), CRA: Arten von Kapitalgesellschaften.
• Stelle mit TN-Visum: Arbeitstage in den USA und Ansässigkeitstests erfordern eine neue Prüfung der Einreichungspflichten; nutzen Sie Kanadier mit TN-Visum. Gelten Sie in beiden Ländern als ansässig, beginnt die Tie-Breaker-Regel des Steuerabkommens mit der Frage, wo Sie eine ständige Wohnstätte haben. IRS: Ansässigkeit und Einreichung, Steuerabkommen zwischen Kanada und den USA, Artikel IV.
• US-Staatsbürgerschaft oder Green Card: Informieren Sie den Kunden spätestens 30 Tage nach der Änderung und rechnen Sie mit einer Anforderung von Form W-9. Trotz Wohnsitz in Kanada können Welteinkommen und Meldungen zu ausländischen Kapitalgesellschaften gelten; nutzen Sie US-Eigentümer kanadischer Kapitalgesellschaften. IRS: Anleitung zu W-8BEN, IRS: Steuerpflichtige im Ausland, IRS: Anleitung zu Form 5471.

Beispiel

Dies sind Beispielwerte in kanadischen Dollar, keine Steuerberechnung. Einer in Ontario ansässigen Person werden C$150.000 jährliche Auftragnehmer-Honorare angeboten. Angenommen werden gewöhnliche Leistungen, die vollständig in Kanada erbracht werden, kein Status als US-Person und C$10.000 an sonst abzugsfähigen Betriebsausgaben.

Bei C$150.000 im Jahr liegt der durchschnittliche Umsatz in jedem Kalendervierteljahr über der Grenze von C$30.000, sodass die GST/HST-Registrierung schon im ersten Quartal fällig werden kann; auch nullbesteuerte Exportumsätze zählen mit. Bestimmt das Unternehmen Ihren Zeitplan und Ihre Methoden und verlangt es persönliche Leistung, werfen diese Umstände unabhängig von der Rechnung Fragen zum Beschäftigungsverhältnis auf.

Anders in Ihrem Fall?

• Ein Kunde bestimmt Ihre Arbeit: Lesen Sie Personal Services Business, bevor Sie sich auf die Besteuerung als Kapitalgesellschaft verlassen.
• Sie möchten einen Vergleich nach Steuern: Nutzen Sie Einzelunternehmen oder Kapitalgesellschaft für persönlichen Geldbedarf, einbehaltene Gewinne und Kosten der Einreichungen.
• Sie bleiben selbstständiger Auftragnehmer: Nutzen Sie kanadische Freiberufler mit US-Kunden für Erklärungen, Meldungen zur Währung und Details zur Umsatzsteuer, auch für Québec.
• Man bietet Ihnen eine Anstellung an, oder Sie arbeiten in den USA: Nutzen Sie Arbeiten über die Grenze oder Kanadier mit TN-Visum.
• Sie wollen gleich gründen oder Verträge ändern: Ein PSB-Befund kann Abzüge und Steuer verändern; die Unterstützung bei der Körperschaftsteuer kann die Struktur und die Einreichungen prüfen. Halten Sie den Vertrag, Angaben zur Kontrolle über Arbeitszeit und Arbeitsmittel, Eigentumsunterlagen, erwartetes Einkommen, Provinz, US-Reisen und frühere Erklärungen bereit.