Annual Return Kanada: Fristen für Bund, Ontario, BC, Alberta

Jahreserklärung einer Kapitalgesellschaft in Kanada: Wer reicht ein, wann, und was kostet sie?

Eine Jahreserklärung (Annual Return) ist eine kurze jährliche Einreichung, die Direktoren, Adressen und andere Grunddaten der Kapitalgesellschaft im öffentlichen Register aktuell hält. Sie ist keine Steuererklärung: Sie geht an das Register, bei dem die Kapitalgesellschaft gegründet wurde, nicht an die CRA (Canada Revenue Agency, kanadische Steuerbehörde), die Einreichung der T2 (kanadische Körperschaftsteuererklärung) ersetzt sie also nicht. Jede aktive Kapitalgesellschaft nach Bundesrecht und aus Ontario, BC und Alberta reicht jedes Jahr eine ein, ob sie Einkünfte hatte oder nicht. Die Fristen auf Bundesebene, in BC und in Alberta laufen ab dem Gründungsjahrestag, die erste Erklärung folgt also nach dem ersten Jahrestag; die in Ontario läuft ab dem Ende des Geschäftsjahres.

Quellen: Corporations Canada, Hinweis von Ontario, BC, Alberta, Alberta regulation, s. 24.

Ein Fall wird nicht mehr einfach, wenn:

• eine Kapitalgesellschaft nach Bundesrecht auch in BC oder Alberta registriert ist, was dort eine zweite Jahreseinreichung bedeuten kann;
• ein oder mehrere Jahre versäumt wurden (oft, weil Erinnerungen an ein altes Büro oder eine alte E-Mail-Adresse gingen) oder eine Verzugs- oder Auflösungsmitteilung eingetroffen ist;
• auch die T2 für dieselben Jahre nicht eingereicht wurden;
• die Kapitalgesellschaft bereits aufgelöst wurde;
• die Kapitalgesellschaft aus Québec stammt, die eine andere Jahreserklärung einreicht.

Was Sie vor der Einreichung zusammenstellen sollten:

• die Gründungsbescheinigung (oder Bescheinigung über Verschmelzung oder Fortführung), die das anwendbare Recht und das Datum nennt, das den Jahrestag festlegt, und das Geschäftsjahresende der Kapitalgesellschaft; Jahrestag und Einreichungsstatus einer Kapitalgesellschaft nach Bundesrecht stehen auch in der Online-Datenbank von Corporations Canada (Richtlinie);
• die Zugangsdaten für die Einreichung: Corporation Key oder Kontozugang der Kapitalgesellschaft nach Bundesrecht, Company Key aus Ontario, BC-Registry-Konto oder der Zugangscode auf der BC-Erinnerung oder ein Ausweis für einen Registry Agent in Alberta;
• die aktuellen Direktoren und ihre Adressen sowie die Adresse des eingetragenen Sitzes;
• bei einer Kapitalgesellschaft nach Bundesrecht das ISC-Register und das Datum der letzten Hauptversammlung oder des schriftlichen Gesellschafterbeschlusses;
• bei einer Kapitalgesellschaft aus Alberta die Namen, Adressen und Anteile an den Stimmrechtsaktien der fünf größten Aktionäre.

Ist die Jahreserklärung einer Kapitalgesellschaft dasselbe wie die T2?

Nein. Die Jahreserklärung ist eine gesellschaftsrechtliche Einreichung, die die Kapitalgesellschaft im öffentlichen Register aktiv hält; die T2 ist die Einkommensteuererklärung an die CRA, einzureichen innerhalb von sechs Monate nach Ende des Steuerjahres (CRA). Die Einreichung der einen ersetzt nie die andere.

Corporations Canada sagt, die beiden seien „grundlegend verschieden“ und seine Jahreserklärung sei völlig getrennt von den Pflichten gegenüber der CRA (Corporations Canada). Kapitalgesellschaften aus Ontario konnten die Jahreserklärung früher über die CRA senden; die CRA nimmt sie nicht mehr an, und sie gehen jetzt nur noch über das OBR (Ontario). Zur T2 und anderen Erklärungen an die CRA siehe Welche Erklärungen Ihr Unternehmen einreicht; zur ersten T2 einer neuen Kapitalgesellschaft siehe Das erste Steuerjahr einer Kapitalgesellschaft.

Wie reiche ich eine bundesrechtliche Jahreserklärung bei Corporations Canada ein?

Eine Kapitalgesellschaft nach Bundesrecht reicht online bei Corporations Canada innerhalb von 60 Tage nach ihrem Jahrestag ein, zahlt $12 und reicht gleichzeitig ihre ISC-Angaben ein (Corporations Canada; Gebühren). Die Pflicht ergibt sich aus CBCA section 263.

Regeln aus der Richtlinie zu Jahreseinreichungen von Corporations Canada:

• Für das Jahr, in dem die Kapitalgesellschaft gegründet, verschmolzen oder fortgeführt wurde, wird keine Erklärung eingereicht; die erste ist nach dem ersten Jahrestag fällig.
• Eine Erklärung vor dem Jahrestag wird nicht angenommen. Die Angaben müssen die Lage der Kapitalgesellschaft an diesem Datum widerspiegeln.
• Jede Kapitalgesellschaft mit dem Status „aktiv“ reicht ein, auch wenn sie klein ist oder nicht arbeitet.
• Sie brauchen das Datum der letzten Hauptversammlung oder das Datum, an dem sie ein schriftlicher, von allen stimmberechtigten Aktionären unterzeichneter Beschluss ersetzte, und ob die Kapitalgesellschaft Aktien öffentlich anbietet (Distributing) oder nicht (Non-Distributing). Ein Direktor, Officer (Führungskraft) oder Bevollmächtigter reicht ein.
• Zum Einreichen brauchen Sie einen Corporation Key oder Zugriff auf das Konto der Kapitalgesellschaft als Full Access Manager oder Filing Collaborator (Corporations Canada).

Die ISC-Angaben werden mit jeder Jahreserklärung eingereicht und erneut innerhalb von 15 Tage nach jeder Änderung des ISC-Registers. ISCs sind in der Regel Einzelpersonen, die 25 % oder mehr der Stimmrechtsaktien oder aller Aktien nach Marktwert besitzen, kontrollieren oder lenken, allein oder gemeinsam mit anderen, oder die die Kapitalgesellschaft tatsächlich kontrollieren (Corporations Canada). Die Führung des Registers selbst behandelt Das Protokollbuch einer neuen Kapitalgesellschaft.

Corporations Canada schickt eine Erinnerung, wenn die Erklärung fällig ist, und etwa 90 Tage nach dem Jahrestag eine Verzugsmitteilung, wenn sie nicht eingereicht wurde (Corporations Canada). Mitteilungen kommen per E-Mail, wenn Sie sich anmelden, sonst per Post an den eingetragenen Sitz; halten Sie diese Adresse daher aktuell.

Wie reiche ich eine Jahreserklärung einer Kapitalgesellschaft in Ontario ein?

Eine Kapitalgesellschaft aus Ontario reicht ihre Jahreserklärung im Ontario Business Registry innerhalb von sechs Monaten nach Ende ihres Steuerjahres mit ihrem Company Key ein. Es gibt keine gesetzliche Gebühr (Hinweis von Ontario; OBR).

• Company Key: ein neunstelliger Code, der nur dieser Kapitalgesellschaft gehört. Das Ministerium schickt ihn kostenlos per E-Mail (sofort, wenn eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist) oder per Post. Halten Sie ihn vertraulich; geben Sie ihn nur an einen Vermittler weiter, dem Sie vertrauen.
• Konto: Die Online-Einreichung braucht ein Ontario.ca-Login und ein Ontario Business Account, das mit dem OBR-Profil der Kapitalgesellschaft verknüpft ist.
• Was die Erklärung abfragt: den Namen der Kapitalgesellschaft und die Ontario Corporation Number, eine offizielle E-Mail-Adresse und einen NAICS-Tätigkeitscode, falls noch nicht angegeben, das Jahr der Erklärung und jede Änderung seit der letzten Einreichung (oder die Erklärung, dass sich nichts geändert hat). Ein Officer, Direktor oder Bevollmächtigter bestätigt sie.
• Vermittler oder Post: Ein Anwalt, Buchhaltungsexperte oder Dienstleister kann mit Ihrem Company Key einreichen und berechnet eine eigene Gebühr. Eine per Post gesendete Erklärung verwendet das zugelassene Formular und hat ebenfalls keine gesetzliche Gebühr.

Halten Sie neue Direktoren oder Adressen nicht bis zur Jahreserklärung zurück: Ontario verlangt eine Änderungsmitteilung innerhalb von 15 Tagen (OBR).

Die Pflicht zur Jahreserklärung in Ontario gilt für Kapitalgesellschaften aus Ontario und für ausländische Kapitalgesellschaften mit Lizenz für Geschäfte in Ontario. Eine Kapitalgesellschaft nach Bundesrecht steht nicht auf dieser Liste (Hinweis von Ontario).

Wann ist der Jahresbericht einer BC-Gesellschaft fällig, und was kostet er?

Jede BC-Gesellschaft, auch eine Unlimited Liability Company, reicht innerhalb von zwei Monaten nach dem Jahrestag ihrer Gründung, Verschmelzung oder Fortführung in BC einen Jahresbericht ein (BC Business Corporations Act, s. 51). Die Gebührenordnung von BC nennt $43,39 je Bericht, und die Einreichungsleitfäden von BC fügen eine Servicegebühr von $1,50 hinzu (Gebühren; BC-Leitfaden).

• Wo einzureichen ist: BC ersetzt Corporate Online durch das BC Business Registry. In Corporate Online reichen Sie mit dem Zugangscode auf der Erinnerung zum Jahresbericht oder dem Passwort der Gesellschaft ein. Im BC Business Registry reichen Sie aus einem mit der Gesellschaft verknüpften BC-Registry-Konto ein; Zugangscodes werden dort nicht verwendet (BC; BC Business Registry). Folgen Sie dem Weg, den Ihre Erinnerung nennt.
• Ordnungsgemäßer Status (Good Standing): Eine Gesellschaft, die die Zweimonatsfrist versäumt, hat keinen ordnungsgemäßen Status (das Register zeigt sie mit Einreichungen im Rückstand). Überfällige Berichte müssen der Reihe nach eingereicht werden, der älteste zuerst (Corporate Online).
• Änderungen zuerst: Haben sich Direktoren oder Büroadressen geändert, reichen Sie die Änderungsmitteilung vor dem Jahresbericht ein; der Jahresbericht kann Direktoren nicht ändern.
• Nicht einzureichen: Jahresabschlüsse und Versammlungsprotokolle bleiben im Records Office; sie werden nicht mit dem Bericht gesendet.

Wie reiche ich die Jahreserklärung einer Kapitalgesellschaft aus Alberta ein?

Eine Kapitalgesellschaft aus Alberta reicht über einen zugelassenen Dienstleister des Corporate Registry mit Form REG3062 bis zum letzten Tag des Monats nach ihrem Jahrestagsmonat ein. Die Behördengebühr beträgt $53,05, und der Dienstleister fügt seine eigene Servicegebühr hinzu (Alberta; catalogue).

• Jahrestagsmonat: der Monat, in dem die Gründungsbescheinigung (oder Verschmelzungsbescheinigung) ausgestellt wurde; bei einer nach Alberta fortgeführten Kapitalgesellschaft der Monat ihrer ersten Gründung oder Verschmelzung anderswo. Die Angaben der Erklärung müssen zum letzten Tag dieses Monats aktuell sein (Regulation 118/2000, s. 24).
• Erinnerung: Alberta schickt eine an den eingetragenen Sitz einen Monat vor dem Jahrestag.
• Was Sie mitbringen: die ausgefüllte Erklärung mit Namen, Adressen und Prozentanteilen der ausgegebenen Stimmrechtsaktien der fünf größten Aktionäre, einen gültigen Ausweis und die Zahlung.

Die Jahreserklärung ist eine Einreichung beim Register. Die Einkommensteuererklärungen einer Kapitalgesellschaft aus Alberta sind davon getrennt; siehe So gründen Sie in Alberta.

Meine Kapitalgesellschaft nach Bundesrecht arbeitet in Ontario, BC oder Alberta: Reicht sie dort auch ein?

Das hängt von der Provinz ab. Eine Kapitalgesellschaft nach Bundesrecht reicht jedes Jahr ihre Jahreserklärung bei Corporations Canada ein; BC und Alberta können von ihr zusätzlich eine Jahreseinreichung als registrierte Extra-provincial Corporation verlangen (eine für Geschäfte außerhalb ihrer Herkunftsrechtsordnung registrierte), Ontario nicht.

Dieselben Befreiungen gelten in die andere Richtung: Gesellschaften, die in Alberta, Saskatchewan oder Manitoba gegründet wurden (nicht Kapitalgesellschaften nach Bundesrecht) und in BC registriert sind, reichen keine BC-Jahresberichte ein (BC regulation 88/2009). Eine versäumte Einreichung in der Provinz gefährdet die dortige Registrierung: BC kann sie nach zwei aufeinanderfolgenden versäumten Jahren löschen (BC Act, s. 422), und Alberta nach einem Jahr Verzug und 120 Tagen Mitteilung (Alberta Act, s. 285). Ob und wie Sie sich in einer Provinz registrieren, behandelt Gründung nach Bundes- oder Provinzrecht.

Was passiert, wenn ich die Jahreserklärung versäume?

Zuerst erscheint die Kapitalgesellschaft als überfällig oder ohne ordnungsgemäßen Status; dann kann das Register sie auflösen, womit ihre rechtliche Existenz endet. Eine aufgelöste Kapitalgesellschaft darf keine Geschäfte betreiben; Corporations Canada weist zum Beispiel darauf hin, dass eine Bank ihr ein Darlehen verweigern kann (Corporations Canada). Vermögen, das sie am Tag der Auflösung noch besitzt, einschließlich Geld auf ihrem Bankkonto, fällt in der Regel an die Krone, und ein danach weitergeführtes Geschäft hat keinen Schutz durch beschränkte Haftung (CBCA s. 228; Alberta Act, s. 229; Ontario).

Ist eine Mitteilung eingetroffen, aber noch keine Auflösungsbescheinigung ausgestellt, reichen Sie jede Erklärung ein, die die Mitteilung nennt, vor ihrer Frist und bewahren Sie die Bestätigungen auf.

Meine Kapitalgesellschaft ist schon aufgelöst: Was nun?

Eine vollzogene Auflösung wird in der Regel über das Wiederherstellungsverfahren des Rechts rückgängig gemacht, nach dem die Kapitalgesellschaft gegründet wurde, nicht allein durch eine verspätete Jahreserklärung. Wie die Wiederherstellung funktioniert, ob Vermögen zurückkommt und was mit nicht eingereichten Steuererklärungen geschieht, behandelt Eine aufgelöste Kapitalgesellschaft wiederherstellen; lesen Sie es, bevor Sie Verträge unterzeichnen oder Vermögen der Kapitalgesellschaft bewegen.

Wann ist die erste Jahreserklärung fällig, und wie lege ich den Termin dieses Jahres fest?

Tragen Sie den Öffnungstag und die Frist in Ihren Kalender ein. Erinnerungen und Verzugsmitteilungen gehen an den eingetragenen Sitz oder die hinterlegte E-Mail-Adresse (Corporations Canada policy; Ontario; Alberta), halten Sie sie daher bei jedem Register aktuell.

Beispiel

Diese Szenarien sind anschaulich und verwenden kanadische Dollar.

Kapitalgesellschaft nach Bundesrecht, gegründet am 10. März

Ihre erste Jahreserklärung ist im Jahr nach der Gründung fällig. Von da an öffnet das Zeitfenster jedes Jahr am 10. März und schließt 60 Tage später, am 9. Mai. Der Eigentümer reicht online für $12 mit den ISC-Angaben ein. Bei einem Jahresende am 31. Dezember ist ihre T2 am 30. Juni fällig, eine getrennte Einreichung bei der CRA.

Kapitalgesellschaft aus Ontario mit Jahresende am 31. Dezember

Die Jahreserklärung ist jedes Jahr bis zum 30. Juni im OBR fällig, ohne gesetzliche Gebühr. Der Eigentümer fordert den Company Key per E-Mail an, bestätigt, dass sich Direktoren und Adressen nicht geändert haben, und reicht ein. Die T2 hat dasselbe Datum, den 30. Juni, geht aber an die CRA.

Kapitalgesellschaft aus Alberta, im März gegründet, zwei Jahre versäumt

• Jahr 1: Die Erklärung war am 30. April fällig und wurde nicht eingereicht.
• Jahr 2: Auch die Erklärung vom 30. April wurde versäumt. Die Kapitalgesellschaft ist nun mehr als ein Jahr in Verzug, und eine Mitteilung über die Absicht des Registrars, sie aufzulösen, trifft ein.
• Lösung: Vor Ablauf der Mitteilungsfrist bringt der Eigentümer beide überfälligen Erklärungen zu einem Registry Agent, zahlt für jede die Behördengebühr von $53,05 plus die Servicegebühren des Agenten und bewahrt die Bestätigungen auf. Die Einreichungen bei der CRA für diese Jahre werden getrennt geprüft.

Anders in Ihrem Fall?

• Eine Auflösungsmitteilung ist eingetroffen, oder die Kapitalgesellschaft ist bereits aufgelöst: Siehe Eine aufgelöste Kapitalgesellschaft wiederherstellen und holen Sie sich Hilfe beim Nachholen der Registereinreichungen.
• Mehrere Jahre Jahreserklärungen und Steuererklärungen fehlen: Das Register und die CRA brauchen getrennte Nachholeinreichungen, und jede verspätete T2 braucht zuerst die Bücher dieses Jahres. Beginnen Sie mit Welche Erklärungen Ihr Unternehmen einreicht und holen Sie sich dann Hilfe bei nachgeholter Buchhaltung, den verspäteten T2 und den Registereinreichungen.
• Eine Kapitalgesellschaft nach Bundesrecht arbeitet in BC oder Alberta oder hat sich nie in ihrer Provinz registriert: Siehe Gründung nach Bundes- oder Provinzrecht und holen Sie sich Hilfe bei der Registrierung in der Provinz.
• Die Kapitalgesellschaft sitzt in Québec: Die jährliche Aktualisierungserklärung behandelt So gründen Sie in Québec.
• Das Protokollbuch oder das ISC-Register wurde nie eingerichtet: Siehe Das Protokollbuch einer neuen Kapitalgesellschaft.
• Die Kapitalgesellschaft wurde gerade gegründet: Siehe Nach der Gründung und Das erste Steuerjahr einer Kapitalgesellschaft.
• Sie würden die Kapitalgesellschaft lieber schließen: Siehe Eine Kapitalgesellschaft schließen.