Relatório anual de corporação no Canadá: federal, Ontário, BC, Alberta

Relatório anual de corporação no Canadá: quem entrega, quando e quanto custa

Um relatório anual de corporação é uma entrega anual curta que mantém atualizados no registro público os administradores, os endereços e outros dados básicos da corporação. Não é uma declaração de imposto: vai para o registro em que a corporação foi constituída, e não para a CRA; assim, entregar o T2 não o entrega. Toda corporação federal, de Ontário, de BC e de Alberta em atividade entrega um por ano, tenha ou não tido renda. Os prazos federal, de BC e de Alberta contam a partir do aniversário da constituição, de modo que o primeiro vence depois do primeiro aniversário; o de Ontário conta a partir do fim do exercício fiscal.

Fontes: Corporations Canada, aviso de Ontário, BC, Alberta, regulamento de Alberta, s. 24.

Um caso deixa de ser simples quando:

• uma corporação federal também está registrada em BC ou Alberta, o que pode acrescentar uma segunda entrega anual ali;
• um ou mais anos foram perdidos (muitas vezes porque os lembretes foram para um escritório ou e-mail antigo), ou chegou um aviso de inadimplência ou de dissolução;
• os T2 dos mesmos anos também não foram entregues;
• a corporação já foi dissolvida;
• a corporação é de Quebec, que entrega uma declaração anual diferente.

O que reunir antes de entregar:

• o certificado de constituição (ou de fusão ou continuação), que indica a lei a que a corporação está sujeita e a data que define o aniversário, e o fim do exercício fiscal da corporação; a data do aniversário e a situação das entregas de uma corporação federal também aparecem no banco de dados on-line da Corporations Canada (política);
• a credencial de entrega: chave da corporação federal ou acesso à conta, chave da empresa de Ontário, conta do BC Registry ou o código de acesso do lembrete de BC, ou documento de identidade para um agente de registro de Alberta;
• os administradores atuais e seus endereços, e o endereço da sede registrada;
• no caso de uma corporação federal, o registro de ISC e a data da última assembleia anual ou da resolução escrita dos acionistas;
• no caso de uma corporação de Alberta, os nomes, endereços e percentuais de ações com voto dos cinco maiores acionistas.

O relatório anual da corporação é o mesmo que o T2?

Não. O relatório anual é uma entrega de direito societário que mantém a corporação ativa no registro público; o T2 é a declaração de imposto de renda enviada à CRA em até seis meses após o fim do ano fiscal (CRA). Entregar um nunca entrega o outro.

A Corporations Canada diz que os dois são “fundamentalmente diferentes” e que o relatório anual dela é totalmente separado das obrigações de entrega à CRA (Corporations Canada). As corporações de Ontário já puderam enviar o relatório anual pela CRA; a CRA não os aceita mais, e agora eles vão apenas pelo OBR (Ontário). Sobre o T2 e outras declarações da CRA, veja quais declarações seu negócio entrega; sobre o primeiro T2 de uma nova corporação, veja primeiro ano fiscal da corporação.

Como entrego um relatório anual federal na Corporations Canada?

Uma corporação federal entrega on-line na Corporations Canada em até 60 dias após a data do aniversário, paga $12 e entrega ao mesmo tempo as informações de ISC (Corporations Canada; taxas). A obrigação vem da seção 263 do CBCA.

Regras da política sobre entregas anuais da Corporations Canada:

• Nenhum relatório é entregue para o ano em que a corporação foi constituída, fundida ou continuada; o primeiro vence depois do primeiro aniversário.
• Um relatório entregue antes da data do aniversário não é aceito. As informações devem refletir a situação da corporação nessa data.
• Toda corporação com situação “ativa” entrega, mesmo que seja pequena ou não esteja operando.
• Você precisa da data da última assembleia anual, ou da data em que uma resolução escrita assinada por todos os acionistas com voto a substituiu, e saber se a corporação é de capital aberto (vende ações ao público) ou fechado. Um administrador, diretor ou pessoa autorizada entrega.
• Para entregar, você precisa de uma chave da corporação, ou de acesso à conta da corporação como gerente com acesso total ou colaborador de entrega (Corporations Canada).

As informações de ISC são entregues com cada relatório anual e de novo em até 15 dias após qualquer mudança no registro de ISC. Os ISC geralmente são pessoas físicas que possuem, controlam ou dirigem 25% ou mais das ações com voto ou de todas as ações pelo valor justo de mercado, sozinhas ou com outras, ou que controlam a corporação de fato (Corporations Canada). A manutenção do próprio registro está em livro de atas de uma nova corporação.

A Corporations Canada envia um lembrete quando o relatório vence e um aviso de inadimplência cerca de 90 dias depois do aniversário, se ele não for entregue (Corporations Canada). Os avisos vão por e-mail, se você se inscrever, ou por correio para a sede registrada; por isso, mantenha esse endereço atualizado.

Como entrego o relatório anual de uma corporação em Ontário?

Uma corporação de Ontário entrega o relatório anual no Ontario Business Registry em até seis meses após o fim do ano fiscal, com a chave da empresa. Não há taxa legal (aviso de Ontário; OBR).

• Chave da empresa (company key): um código de nove dígitos exclusivo da corporação. O ministério o envia de graça por e-mail (na hora, se houver um e-mail cadastrado) ou por correio. Mantenha-o em sigilo; compartilhe-o só com um intermediário de confiança.
• Conta: entregar on-line exige um Ontario.ca Login e uma Ontario Business Account vinculada ao perfil da corporação no OBR.
• O que o relatório pergunta: o nome da corporação e o Ontario Corporation Number, um e-mail oficial e o código de atividade NAICS, se ainda não informados, o ano do relatório e qualquer mudança desde a última entrega (ou uma declaração de que nada mudou). Um diretor, administrador ou pessoa autorizada o verifica.
• Intermediário ou correio: um advogado, contador ou prestador de serviços pode entregar com a chave da empresa e cobra a própria taxa. Um relatório enviado por correio usa o formulário aprovado e também não tem taxa legal.

Não guarde novos administradores ou endereços para o relatório anual: Ontário exige um aviso de mudança em até 15 dias (OBR).

A obrigação de relatório anual de Ontário cobre as corporações empresariais de Ontário e as corporações estrangeiras autorizadas a exercer atividade em Ontário. Uma corporação federal não está nessa lista (aviso de Ontário).

Quando vence o relatório anual de uma empresa de BC e quanto custa?

Toda empresa de BC, inclusive uma empresa de responsabilidade ilimitada, entrega um relatório anual em até dois meses após o aniversário da constituição, da fusão ou da continuação em BC (BC Business Corporations Act, s. 51). A tabela de taxas de BC lista C$43,39 por relatório, e os guias de entrega de BC acrescentam uma taxa de serviço de C$1,50 (taxas; guia de BC).

• Onde entregar: BC está substituindo o Corporate Online pelo BC Business Registry. No Corporate Online, você entrega com o código de acesso do lembrete do relatório anual ou com a senha da empresa. No BC Business Registry, você entrega a partir de uma conta do BC Registry vinculada à empresa; códigos de acesso não são usados ali (BC; BC Business Registry). Siga o caminho indicado no seu lembrete.
• Situação regular: uma empresa que perde a janela de dois meses não está em situação regular (o registro mostra que está atrasada nas entregas). Os relatórios em atraso devem ser entregues em ordem, do mais antigo ao mais novo (Corporate Online).
• Mudanças primeiro: se os administradores ou os endereços do escritório mudaram, entregue o aviso de mudança antes do relatório anual; o relatório anual não pode alterar administradores.
• Não entregues: as demonstrações financeiras e as atas de assembleias ficam no escritório de registros; não são enviadas com o relatório.

Como entrego o relatório anual de uma corporação de Alberta?

Uma corporação de Alberta entrega por meio de um prestador de serviços autorizado do Corporate Registry, com o formulário REG3062, até o último dia do mês seguinte ao mês do aniversário. A taxa governamental é de C$53,05, e o prestador acrescenta a própria taxa de serviço (Alberta; catálogo).

• Mês do aniversário: o mês em que o certificado de constituição (ou de fusão) foi emitido; para uma corporação continuada em Alberta, o mês em que foi constituída ou fundida pela primeira vez em outro lugar. As informações do relatório devem estar atualizadas até o último dia desse mês (Regulation 118/2000, s. 24).
• Lembrete: Alberta envia um à sede registrada um mês antes do aniversário.
• O que levar: o relatório preenchido com os nomes, endereços e percentuais de ações com voto emitidas dos cinco maiores acionistas, documento de identidade válido e o pagamento.

O relatório anual é uma entrega ao registro societário. As declarações de imposto de renda de uma corporação de Alberta são separadas; veja como constituir uma corporação em Alberta.

Minha corporação federal atua em Ontário, BC ou Alberta: ela também entrega lá?

Depende da província. Uma corporação federal entrega o relatório anual à Corporations Canada todo ano; BC e Alberta também podem exigir uma entrega anual dela como corporação extraprovincial registrada (registrada para fazer negócios fora da sua jurisdição de origem), e Ontário não.

As mesmas isenções valem no sentido contrário: empresas constituídas em Alberta, Saskatchewan ou Manitoba (não corporações federais) e registradas em BC não entregam relatórios anuais de BC (regulamento 88/2009 de BC). Deixar de fazer a entrega provincial põe em risco o registro provincial: BC pode cancelá-lo depois de dois anos consecutivos perdidos (BC Act, s. 422), e Alberta depois de um ano de inadimplência e 120 dias de aviso (Alberta Act, s. 285). Se e como se registrar em uma província está em constituição federal ou provincial.

O que acontece se eu perder o relatório anual da corporação?

Primeiro a corporação aparece como em atraso ou sem situação regular; depois o registro pode dissolvê-la, o que encerra sua existência jurídica. Uma corporação dissolvida não pode exercer atividade; a Corporations Canada observa, por exemplo, que um banco pode recusar um empréstimo a ela (Corporations Canada). Os bens que ela ainda possuir na data da dissolução, inclusive o dinheiro na conta bancária, geralmente passam para a Coroa, e um negócio mantido em funcionamento depois disso não tem a proteção da responsabilidade limitada (CBCA s. 228; Alberta Act, s. 229; Ontário).

Se um aviso chegou mas nenhum certificado de dissolução foi emitido, entregue todos os relatórios que o aviso nomeia antes do prazo dele e guarde as confirmações.

Minha corporação já foi dissolvida: e agora?

Uma dissolução concluída geralmente é desfeita pelo processo de reativação ou restauração da lei sob a qual a corporação foi constituída, e não apenas por um relatório anual atrasado. Como a reativação funciona, se os bens voltam e o que acontece com as declarações de imposto não entregues estão em reativar uma corporação dissolvida; leia antes de assinar contratos ou movimentar os bens da corporação.

Quando vence o primeiro relatório anual e como defino a data deste ano?

Coloque o dia de abertura e o prazo final no seu calendário. Lembretes e avisos de inadimplência vão para a sede registrada ou para o e-mail cadastrado (política da Corporations Canada; Ontário; Alberta); por isso, mantenha-os atualizados em cada registro.

Exemplo

Estes cenários são ilustrativos e usam dólares canadenses.

Corporação federal constituída em 10 de março

O primeiro relatório anual vence no ano seguinte ao da constituição. Daí em diante, a janela abre todo dia 10 de março e fecha 60 dias depois, em 9 de maio. O proprietário entrega on-line por $12, com as informações de ISC. Com fim de exercício em 31 de dezembro, o T2 vence em 30 de junho, uma entrega separada à CRA.

Corporação de Ontário com fim de exercício em 31 de dezembro

O relatório anual vence até 30 de junho de cada ano no OBR, sem taxa legal. O proprietário pede a chave da empresa por e-mail, confirma que administradores e endereços não mudaram e entrega. O T2 tem a mesma data de 30 de junho, mas vai para a CRA.

Corporação de Alberta constituída em março, dois anos perdidos

• Ano 1: o relatório venceu em 30 de abril e não foi entregue.
• Ano 2: o relatório de 30 de abril também foi perdido. A corporação agora tem mais de um ano de inadimplência, e chega um aviso da decisão do Registrar de dissolvê-la.
• Solução: antes do fim do prazo do aviso, o proprietário leva os dois relatórios em atraso a um agente de registro, pagando a taxa governamental de C$53,05 por cada um, mais as taxas de serviço do agente, e guarda as confirmações. As entregas à CRA desses anos são verificadas separadamente.

E no seu caso?

• Chegou um aviso de dissolução, ou a corporação já foi dissolvida: veja reativar uma corporação dissolvida e busque ajuda para atualizar as entregas ao registro.
• Faltam vários anos de relatórios anuais e de declarações de imposto: o registro e a CRA exigem entregas de atualização separadas, e cada T2 em atraso precisa primeiro da escrituração daquele ano. Comece com quais declarações seu negócio entrega e depois busque ajuda com a atualização contábil, os T2 em atraso e as entregas ao registro.
• Uma corporação federal atua em BC ou Alberta, ou nunca se registrou na sua província: veja constituição federal ou provincial e busque ajuda com o registro provincial.
• A corporação fica em Quebec: a declaração anual de atualização está em como constituir uma corporação em Quebec.
• O livro de atas ou o registro de ISC nunca foi montado: veja livro de atas de uma nova corporação.
• A corporação acabou de ser aberta: veja depois de constituir a corporação e primeiro ano fiscal da corporação.
• Você prefere encerrar a corporação: veja encerramento de uma corporação.