Báo cáo hằng năm của công ty Canada: liên bang, Ontario, BC, Alberta

Báo cáo hằng năm của công ty tại Canada: ai nộp, khi nào, và tốn bao nhiêu

Báo cáo hằng năm của công ty là hồ sơ ngắn nộp mỗi năm để cập nhật giám đốc, địa chỉ và các thông tin cơ bản khác của công ty trên sổ đăng ký công khai. Đây không phải tờ khai thuế: báo cáo được nộp cho cơ quan đăng ký nơi công ty được thành lập, không phải CRA, nên nộp tờ khai T2 không có nghĩa là đã nộp báo cáo này. Mỗi công ty liên bang, Ontario, BC và Alberta còn hoạt động nộp một báo cáo mỗi năm, dù có thu nhập hay không. Hạn nộp của liên bang, BC và Alberta tính từ ngày kỷ niệm thành lập, nên báo cáo đầu tiên đến sau ngày kỷ niệm đầu tiên; hạn của Ontario tính từ ngày kết thúc năm tài chính.

Nguồn: Corporations Canada, thông báo của Ontario, BC, Alberta, quy định của Alberta, s. 24.

Trường hợp không còn đơn giản khi:

• công ty liên bang cũng đăng ký tại BC hoặc Alberta, có thể phải nộp thêm một báo cáo hằng năm ở đó;
• bỏ lỡ một hoặc nhiều năm (thường vì thư nhắc gửi đến văn phòng hoặc email cũ), hoặc đã nhận được thông báo vi phạm hay thông báo giải thể;
• tờ khai T2 của cùng những năm đó cũng chưa nộp;
• công ty đã bị giải thể;
• công ty là công ty Quebec, nộp một bản kê khai hằng năm khác.

Cần chuẩn bị trước khi nộp:

• giấy chứng nhận thành lập (hoặc sáp nhập, hay chuyển sang), nêu luật mà công ty thuộc về và ngày xác định ngày kỷ niệm, cùng ngày kết thúc năm tài chính của công ty; ngày kỷ niệm và tình trạng nộp hồ sơ của công ty liên bang cũng hiển thị trong cơ sở dữ liệu trực tuyến của Corporations Canada (chính sách);
• thông tin đăng nhập để nộp: mã khóa công ty liên bang hoặc quyền truy cập tài khoản, company key của Ontario, tài khoản BC Registry hoặc mã truy cập trên thư nhắc của BC, hoặc giấy tờ tùy thân cho đại lý đăng ký Alberta;
• giám đốc hiện tại cùng địa chỉ của họ, và địa chỉ văn phòng đăng ký;
• với công ty liên bang, sổ đăng ký ISC và ngày của cuộc họp thường niên gần nhất hoặc nghị quyết bằng văn bản của cổ đông;
• với công ty Alberta, tên, địa chỉ và tỷ lệ cổ phần biểu quyết của năm cổ đông lớn nhất.

Báo cáo hằng năm của công ty có giống tờ khai T2 không?

Không. Báo cáo hằng năm là hồ sơ theo luật công ty để giữ công ty ở trạng thái hoạt động trên sổ đăng ký công khai; tờ khai T2 là tờ khai thuế thu nhập nộp cho CRA trong vòng sáu tháng sau khi năm tính thuế kết thúc (CRA). Nộp cái này không có nghĩa là đã nộp cái kia.

Corporations Canada cho biết hai loại này "khác nhau về bản chất" và báo cáo hằng năm hoàn toàn tách biệt với nghĩa vụ nộp hồ sơ cho CRA (Corporations Canada). Công ty Ontario từng có thể gửi báo cáo hằng năm qua CRA; CRA không còn nhận nữa, và nay chỉ nộp qua OBR (Ontario). Về tờ khai T2 và các tờ khai khác nộp cho CRA, xem doanh nghiệp của bạn nộp những tờ khai nào; về tờ khai T2 đầu tiên của công ty mới, xem năm thuế công ty đầu tiên.

Làm sao nộp báo cáo hằng năm liên bang cho Corporations Canada?

Công ty liên bang nộp trực tuyến cho Corporations Canada trong vòng 60 ngày sau ngày kỷ niệm, trả $12, và nộp thông tin ISC cùng lúc (Corporations Canada; lệ phí). Nghĩa vụ này xuất phát từ CBCA section 263.

Quy tắc theo chính sách về hồ sơ nộp hằng năm của Corporations Canada:

• Không nộp báo cáo cho năm công ty được thành lập, sáp nhập hoặc chuyển sang; báo cáo đầu tiên đến hạn sau ngày kỷ niệm đầu tiên.
• Báo cáo nộp trước ngày kỷ niệm sẽ không được chấp nhận. Thông tin phải phản ánh tình hình công ty vào ngày đó.
• Mọi công ty có tình trạng "active" đều phải nộp, kể cả công ty nhỏ hay không hoạt động.
• Bạn cần ngày của cuộc họp thường niên gần nhất, hoặc ngày một nghị quyết bằng văn bản do tất cả cổ đông có quyền biểu quyết ký đã thay thế cuộc họp, và công ty có phát hành rộng rãi (bán cổ phần cho công chúng) hay không. Giám đốc, cán bộ điều hành hoặc cá nhân được ủy quyền sẽ nộp.
• Để nộp, bạn cần mã khóa công ty (corporation key), hoặc quyền truy cập tài khoản của công ty với tư cách quản lý toàn quyền hoặc cộng tác viên nộp hồ sơ (Corporations Canada).

Thông tin ISC được nộp cùng mỗi báo cáo hằng năm và nộp lại trong vòng 15 ngày sau mọi thay đổi trong sổ đăng ký ISC. ISC thường là cá nhân sở hữu, kiểm soát hoặc chỉ đạo từ 25% trở lên số cổ phần biểu quyết hoặc tổng cổ phần theo giá trị thị trường hợp lý, riêng lẻ hoặc cùng người khác, hoặc kiểm soát công ty trên thực tế (Corporations Canada). Việc lập sổ đăng ký được trình bày trong sổ biên bản của công ty mới.

Corporations Canada gửi thư nhắc khi báo cáo đến hạn và thông báo vi phạm khoảng 90 ngày sau ngày kỷ niệm nếu chưa nộp (Corporations Canada). Thông báo được gửi qua email nếu bạn đăng ký, nếu không thì gửi qua bưu điện đến văn phòng đăng ký, nên hãy luôn cập nhật địa chỉ đó.

Làm sao nộp báo cáo hằng năm của công ty tại Ontario?

Công ty Ontario nộp báo cáo hằng năm trong Ontario Business Registry trong vòng sáu tháng sau khi năm thuế kết thúc, dùng mã khóa công ty (company key). Không có lệ phí theo luật (thông báo của Ontario; OBR).

• Mã khóa công ty (company key): mã chín chữ số riêng của công ty. Bộ phụ trách gửi miễn phí qua email (ngay lập tức, nếu đã có email trong hồ sơ) hoặc qua bưu điện. Hãy giữ kín; chỉ chia sẻ với đơn vị trung gian bạn tin cậy.
• Tài khoản: nộp trực tuyến cần Ontario.ca Login và Ontario Business Account liên kết với hồ sơ OBR của công ty.
• Báo cáo hỏi gì: tên công ty và Ontario Corporation Number, email chính thức và mã hoạt động NAICS nếu chưa cung cấp, năm của báo cáo, và mọi thay đổi kể từ lần nộp trước (hoặc tuyên bố rằng không có gì thay đổi). Cán bộ điều hành, giám đốc hoặc cá nhân được ủy quyền xác nhận.
• Đơn vị trung gian hoặc bưu điện: luật sư, kế toán viên hoặc nhà cung cấp dịch vụ có thể nộp bằng mã khóa công ty của bạn và tính phí riêng. Báo cáo gửi qua bưu điện dùng biểu mẫu được duyệt và cũng không có lệ phí theo luật.

Đừng giữ lại giám đốc hoặc địa chỉ mới để chờ báo cáo hằng năm: Ontario yêu cầu nộp thông báo thay đổi trong vòng 15 ngày (OBR).

Nghĩa vụ nộp báo cáo hằng năm của Ontario bao gồm công ty kinh doanh của Ontario và công ty nước ngoài được cấp phép kinh doanh tại Ontario. Công ty liên bang không nằm trong danh sách đó (thông báo của Ontario).

Khi nào đến hạn nộp báo cáo hằng năm của công ty BC, và tốn bao nhiêu?

Mỗi công ty BC, kể cả công ty trách nhiệm vô hạn, nộp báo cáo hằng năm trong vòng hai tháng sau ngày kỷ niệm thành lập, sáp nhập hoặc chuyển vào BC (BC Business Corporations Act, s. 51). Biểu lệ phí của BC ghi $43,39 cho mỗi báo cáo, và hướng dẫn nộp hồ sơ của BC thêm phí dịch vụ $1,50 (lệ phí; hướng dẫn của BC).

• Nộp ở đâu: BC đang thay Corporate Online bằng BC Business Registry. Trên Corporate Online, bạn nộp bằng mã truy cập trên thư nhắc báo cáo hằng năm hoặc mật khẩu của công ty. Trong BC Business Registry, bạn nộp từ tài khoản BC Registry liên kết với công ty; ở đó không dùng mã truy cập (BC; BC Business Registry). Hãy làm theo cách thư nhắc của bạn nêu.
• Tình trạng hoạt động hợp lệ: công ty bỏ lỡ khoảng hai tháng không còn ở tình trạng hoạt động hợp lệ (sổ đăng ký cho thấy công ty chậm nộp hồ sơ). Các báo cáo quá hạn phải được nộp theo thứ tự, cũ nhất trước (Corporate Online).
• Thay đổi trước: nếu giám đốc hoặc địa chỉ văn phòng thay đổi, hãy nộp thông báo thay đổi trước báo cáo hằng năm; báo cáo hằng năm không thể thay đổi giám đốc.
• Không nộp kèm: báo cáo tài chính và biên bản họp được giữ tại văn phòng lưu hồ sơ; không gửi kèm báo cáo.

Làm sao nộp báo cáo hằng năm của công ty Alberta?

Công ty Alberta nộp qua đơn vị cung cấp dịch vụ Corporate Registry được ủy quyền, dùng biểu mẫu REG3062, chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng sau tháng kỷ niệm. Lệ phí nhà nước là $53,05, và đơn vị cung cấp tính thêm phí dịch vụ riêng (Alberta; danh mục).

• Tháng kỷ niệm: tháng cấp giấy chứng nhận thành lập (hoặc sáp nhập); với công ty chuyển sang Alberta, là tháng công ty được thành lập hoặc sáp nhập lần đầu ở nơi khác. Thông tin trong báo cáo phải cập nhật đến ngày cuối cùng của tháng đó (Regulation 118/2000, s. 24).
• Thư nhắc: Alberta gửi đến văn phòng đăng ký một tháng trước ngày kỷ niệm.
• Cần mang theo: báo cáo đã điền kèm tên, địa chỉ và tỷ lệ cổ phần biểu quyết đã phát hành của năm cổ đông lớn nhất, giấy tờ tùy thân hợp lệ và tiền thanh toán.

Báo cáo hằng năm là hồ sơ nộp cho cơ quan đăng ký. Tờ khai thuế thu nhập của công ty Alberta là hồ sơ riêng; xem cách thành lập công ty tại Alberta.

Công ty liên bang của tôi hoạt động tại Ontario, BC hoặc Alberta: có phải nộp ở đó nữa không?

Tùy tỉnh bang. Công ty liên bang nộp báo cáo hằng năm cho Corporations Canada mỗi năm; BC và Alberta cũng có thể yêu cầu nộp báo cáo hằng năm với tư cách công ty ngoài tỉnh bang (extra-provincial corporation, công ty đăng ký kinh doanh bên ngoài khu vực pháp lý nơi thành lập), còn Ontario thì không.

Các khoản miễn tương tự áp dụng theo chiều ngược lại: công ty thành lập tại Alberta, Saskatchewan hoặc Manitoba (không phải công ty liên bang) và đăng ký tại BC không nộp báo cáo hằng năm của BC (BC regulation 88/2009). Bỏ lỡ hồ sơ cấp tỉnh bang đặt đăng ký cấp tỉnh bang vào nguy cơ: BC có thể hủy sau hai năm liên tiếp bỏ lỡ (BC Act, s. 422), và Alberta sau một năm vi phạm và thông báo 120 ngày (Alberta Act, s. 285). Có nên đăng ký tại một tỉnh bang hay không và đăng ký thế nào được trình bày trong thành lập công ty liên bang hay cấp tỉnh bang.

Điều gì xảy ra nếu tôi bỏ lỡ báo cáo hằng năm của công ty?

Trước hết công ty hiện là quá hạn hoặc không ở tình trạng hoạt động hợp lệ; sau đó cơ quan đăng ký có thể giải thể công ty, chấm dứt tư cách pháp lý của công ty. Công ty đã giải thể không thể kinh doanh; chẳng hạn Corporations Canada lưu ý ngân hàng có thể từ chối cho công ty vay (Corporations Canada). Tài sản công ty còn sở hữu vào ngày giải thể, kể cả tiền trong tài khoản ngân hàng, thường thuộc về Nhà nước (Crown), và doanh nghiệp tiếp tục hoạt động sau đó không còn lớp bảo vệ trách nhiệm hữu hạn (CBCA s. 228; Alberta Act, s. 229; Ontario).

Nếu đã nhận thông báo nhưng chưa có giấy chứng nhận giải thể, hãy nộp mọi báo cáo mà thông báo nêu trước hạn của thông báo và giữ lại các xác nhận.

Công ty tôi đã bị giải thể: giờ làm gì?

Việc giải thể đã hoàn tất thường được hoàn tác qua thủ tục khôi phục theo luật nơi công ty được thành lập, không phải chỉ bằng một báo cáo hằng năm nộp trễ. Cách khôi phục diễn ra thế nào, tài sản có quay lại không, và tờ khai thuế chưa nộp thì sao được trình bày trong khôi phục công ty đã bị giải thể; hãy đọc trước khi ký hợp đồng hoặc chuyển tài sản của công ty.

Khi nào đến hạn nộp báo cáo hằng năm đầu tiên, và tôi đặt ngày của năm nay thế nào?

Hãy ghi ngày mở và hạn nộp vào lịch của bạn. Thư nhắc và thông báo vi phạm được gửi đến văn phòng đăng ký hoặc email trong hồ sơ (chính sách của Corporations Canada; Ontario; Alberta), nên hãy giữ chúng luôn cập nhật ở mọi cơ quan đăng ký.

Ví dụ

Các tình huống này mang tính minh họa và dùng đô la Canada.

Công ty liên bang thành lập ngày 10 tháng 3

Báo cáo hằng năm đầu tiên đến hạn vào năm sau năm thành lập. Từ đó, thời gian nộp mở vào ngày 10 tháng 3 hằng năm và đóng sau 60 ngày, vào ngày 9 tháng 5. Chủ sở hữu nộp trực tuyến với $12 kèm thông tin ISC. Với ngày kết thúc năm là 31 tháng 12, tờ khai T2 của công ty đến hạn ngày 30 tháng 6, là một hồ sơ riêng nộp cho CRA.

Công ty Ontario có ngày kết thúc năm là 31 tháng 12

Báo cáo hằng năm đến hạn chậm nhất vào ngày 30 tháng 6 hằng năm trong OBR, không có lệ phí theo luật. Chủ sở hữu yêu cầu mã khóa công ty qua email, xác nhận giám đốc và địa chỉ không thay đổi, rồi nộp. Tờ khai T2 có cùng ngày 30 tháng 6 nhưng nộp cho CRA.

Công ty Alberta thành lập vào tháng 3, bỏ lỡ hai năm

• Năm 1: báo cáo đến hạn ngày 30 tháng 4 và không được nộp.
• Năm 2: báo cáo ngày 30 tháng 4 cũng bị bỏ lỡ. Công ty hiện vi phạm hơn một năm, và thông báo về quyết định giải thể của Registrar được gửi đến.
• Cách sửa: trước khi hết thời hạn thông báo, chủ sở hữu mang cả hai báo cáo quá hạn đến đại lý đăng ký, trả lệ phí nhà nước $53,05 cho mỗi báo cáo cộng phí dịch vụ của đại lý, và giữ các xác nhận. Hồ sơ CRA của những năm đó được kiểm tra riêng.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Đã nhận thông báo giải thể, hoặc công ty đã bị giải thể: xem khôi phục công ty đã bị giải thể, và nhờ hỗ trợ nộp bù hồ sơ cho cơ quan đăng ký.
• Thiếu báo cáo hằng năm và tờ khai thuế của nhiều năm: cơ quan đăng ký và CRA cần các hồ sơ nộp bù riêng, và mỗi tờ khai T2 nộp trễ cần sổ sách của năm đó trước. Hãy bắt đầu với doanh nghiệp của bạn nộp những tờ khai nào, rồi nhờ hỗ trợ về sổ sách làm bù, các tờ khai T2 nộp trễ và hồ sơ cho cơ quan đăng ký.
• Công ty liên bang làm việc tại BC hoặc Alberta, hoặc chưa từng đăng ký tại tỉnh bang của mình: xem thành lập công ty liên bang hay cấp tỉnh bang và nhờ hỗ trợ đăng ký cấp tỉnh bang.
• Công ty ở Quebec: bản kê khai cập nhật hằng năm được trình bày trong cách thành lập công ty tại Quebec.
• Sổ biên bản hoặc sổ đăng ký ISC chưa bao giờ được lập: xem sổ biên bản của công ty mới.
• Công ty vừa mới được thành lập: xem sau khi thành lập công ty và năm thuế công ty đầu tiên.
• Bạn muốn đóng công ty hơn: xem đóng một công ty.