Informe anual de una corporación en Canadá: federal, Ontario, BC y Alberta

Informe anual de una corporación en Canadá: quién lo presenta, cuándo y cuánto cuesta

El informe anual de una corporación es una presentación breve cada año que mantiene al día en el registro público a los directores, las direcciones y otros datos básicos de la corporación. No es una declaración de impuestos: se presenta ante el registro bajo el cual se constituyó la corporación, no ante la CRA, así que presentar la T2 no lo presenta. Toda corporación federal, de Ontario, de BC y de Alberta que esté activa presenta uno cada año, haya tenido ingresos o no. Los vencimientos federal, de BC y de Alberta se cuentan desde el aniversario de la constitución, por lo que el primero llega después del primer aniversario; el de Ontario se cuenta desde el cierre del ejercicio fiscal.

Fuentes: Corporations Canada, aviso de Ontario, BC, Alberta, reglamento de Alberta, s. 24.

Un caso deja de ser sencillo cuando:

• una corporación federal también está registrada en BC o Alberta, lo que puede sumar una segunda presentación anual allí;
• se omitieron uno o más años (a menudo porque los recordatorios llegaron a una oficina o un correo anteriores), o llegó un aviso de incumplimiento o de disolución;
• tampoco se presentaron las T2 de esos mismos años;
• la corporación ya fue disuelta;
• la corporación es de Quebec, que presenta una declaración anual distinta.

Qué reunir antes de presentar:

• el certificado de constitución (o de fusión o continuación), que indica la ley bajo la cual está la corporación y la fecha que fija su aniversario, y el cierre del ejercicio fiscal de la corporación; la fecha de aniversario y el estado de presentación de una corporación federal también aparecen en la base de datos en línea de Corporations Canada (política);
• la credencial para presentar: la clave de la corporación federal o el acceso a la cuenta, la clave de la compañía de Ontario, la cuenta de BC Registry o el código de acceso del recordatorio de BC, o la identificación para un agente del registro de Alberta;
• los directores actuales y sus direcciones, y la dirección de la oficina registrada;
• en una corporación federal, el registro de ISC y la fecha de la última asamblea anual o resolución escrita de los accionistas;
• en una corporación de Alberta, los nombres, las direcciones y los porcentajes de acciones con voto de los cinco accionistas principales.

¿El informe anual de una corporación es lo mismo que la T2?

No. El informe anual es una presentación de derecho corporativo que mantiene activa a la corporación en el registro público; la T2 es la declaración de impuestos sobre la renta que se envía a la CRA dentro de seis meses después de que termina el año fiscal (CRA). Presentar una nunca presenta la otra.

Corporations Canada dice que las dos son “fundamentalmente distintas” y que su informe anual es completamente independiente de las obligaciones ante la CRA (Corporations Canada). Antes, las corporaciones de Ontario podían enviar el informe anual por medio de la CRA; la CRA ya no los acepta, y ahora van solo por el OBR (Ontario). Sobre la T2 y otras declaraciones de la CRA, consulte qué declaraciones presenta su negocio; sobre la primera T2 de una corporación nueva, consulte primer año fiscal de una corporación.

¿Cómo presento un informe anual federal ante Corporations Canada?

Una corporación federal presenta en línea ante Corporations Canada dentro de 60 días después de su fecha de aniversario, paga $12 y presenta al mismo tiempo su información de ISC (Corporations Canada; tarifas). La obligación proviene de la sección 263 de la CBCA.

Reglas de la política sobre presentaciones anuales de Corporations Canada:

• No se presenta informe por el año en que la corporación se constituyó, fusionó o continuó; el primero vence después del primer aniversario.
• No se acepta un informe presentado antes de la fecha de aniversario. La información debe reflejar la situación de la corporación en esa fecha.
• Toda corporación con estado “activo” presenta, aunque sea pequeña o no esté operando.
• Se necesita la fecha de la última asamblea anual, o la fecha en que una resolución escrita firmada por todos los accionistas con voto la reemplazó, y si la corporación es de distribución (vende acciones al público) o no. Presenta un director, un ejecutivo o una persona autorizada.
• Para presentar se necesita la clave de la corporación, o acceso a la cuenta de la corporación como administrador con acceso total o colaborador de presentación (Corporations Canada).

La información de ISC se presenta con cada informe anual y de nuevo dentro de 15 días después de cualquier cambio en el registro de ISC. Las ISC generalmente son personas que poseen, controlan o dirigen 25% o más de las acciones con voto o de todas las acciones por valor justo de mercado, solas o con otras, o que controlan la corporación de hecho (Corporations Canada). Cómo llevar el registro mismo se explica en libro de actas de una corporación nueva.

Corporations Canada envía un recordatorio cuando vence el informe y un aviso de incumplimiento unos 90 días después del aniversario si no se presentó (Corporations Canada). Los avisos llegan por correo electrónico si se suscribe y, si no, por correo postal a la oficina registrada, así que mantenga esa dirección al día.

¿Cómo presento el informe anual de una corporación en Ontario?

Una corporación de Ontario presenta su informe anual en el Ontario Business Registry dentro de seis meses después del cierre de su año fiscal, con la clave de la compañía. No hay tarifa legal (aviso de Ontario; OBR).

• Clave de la compañía: un código de nueve dígitos exclusivo de la corporación. El ministerio la envía gratis por correo electrónico (de inmediato, si hay un correo registrado) o por correo postal. Manténgala privada; compártala solo con un intermediario de su confianza.
• Cuenta: presentar en línea exige un Ontario.ca Login y una Ontario Business Account vinculada al perfil de la corporación en el OBR.
• Qué pide el informe: el nombre de la corporación y el Ontario Corporation Number, un correo oficial y el código de actividad NAICS si aún no se han dado, el año del informe y cualquier cambio desde la última presentación (o una declaración de que nada cambió). Lo verifica un ejecutivo, un director o una persona autorizada.
• Intermediario o correo: un abogado, contador o proveedor de servicios puede presentar con la clave de su compañía y cobra su propia tarifa. Un informe enviado por correo usa el formulario aprobado y tampoco tiene tarifa legal.

No espere para informar nuevos directores o direcciones hasta el informe anual: Ontario exige un aviso de cambio dentro de 15 días (OBR).

La obligación de informe anual de Ontario cubre las corporaciones comerciales de Ontario y las corporaciones extranjeras con licencia para operar en Ontario. Una corporación federal no está en esa lista (aviso de Ontario).

¿Cuándo vence el informe anual de una compañía de BC y cuánto cuesta?

Toda compañía de BC, incluida una compañía de responsabilidad ilimitada, presenta un informe anual dentro de dos meses después del aniversario de su constitución, fusión o continuación en BC (BC Business Corporations Act, s. 51). La tabla de tarifas de BC indica $43.39 por informe, y las guías de presentación de BC agregan un cargo por servicio de $1.50 (tarifas; guía de BC).

• Dónde presentar: BC está reemplazando Corporate Online por el BC Business Registry. En Corporate Online, se presenta con el código de acceso del recordatorio del informe anual o la contraseña de la compañía. En el BC Business Registry, se presenta desde una cuenta de BC Registry vinculada a la compañía; allí no se usan códigos de acceso (BC; BC Business Registry). Siga la vía que indique su recordatorio.
• Buen estado: una compañía que deja pasar el plazo de dos meses no está en buen estado (el registro la muestra atrasada en sus presentaciones). Los informes vencidos deben presentarse en orden, empezando por el más antiguo (Corporate Online).
• Primero los cambios: si cambiaron los directores o las direcciones de las oficinas, presente el aviso de cambio antes del informe anual; el informe anual no puede cambiar a los directores.
• Lo que no se presenta: los estados financieros y las actas de las reuniones se quedan en la oficina de registros; no se envían con el informe.

¿Cómo presento el informe anual de una corporación de Alberta?

Una corporación de Alberta presenta por medio de un proveedor de servicios autorizado del Corporate Registry, con el formulario REG3062, a más tardar el último día del mes siguiente al mes de su aniversario. La tarifa del gobierno es $53.05, y el proveedor agrega su propio cargo por servicio (Alberta; catálogo).

• Mes del aniversario: el mes en que se emitió el certificado de constitución (o de fusión); para una corporación continuada en Alberta, el mes en que se constituyó o fusionó por primera vez en otra jurisdicción. La información del informe debe estar al día al último día de ese mes (Regulation 118/2000, s. 24).
• Recordatorio: Alberta envía uno a la oficina registrada un mes antes del aniversario.
• Qué llevar: el informe completo con los nombres, las direcciones y los porcentajes de las acciones con voto emitidas de los cinco accionistas principales, una identificación válida y el pago.

El informe anual es una presentación ante el registro. Las declaraciones de impuestos sobre la renta de una corporación de Alberta son aparte; consulte cómo constituir una corporación en Alberta.

Mi corporación federal trabaja en Ontario, BC o Alberta: ¿también presenta allí?

Depende de la provincia. Una corporación federal presenta su informe anual ante Corporations Canada cada año; BC y Alberta también pueden exigirle una presentación anual como corporación extraprovincial registrada (una registrada para hacer negocios fuera de su jurisdicción de origen), mientras que Ontario no.

Las mismas exenciones funcionan en sentido inverso: las compañías constituidas en Alberta, Saskatchewan o Manitoba (no las corporaciones federales) y registradas en BC no presentan informes anuales de BC (reglamento 88/2009 de BC). Omitir la presentación provincial pone en riesgo el registro provincial: BC puede cancelarlo después de dos años consecutivos omitidos (BC Act, s. 422), y Alberta después de un año en incumplimiento y un aviso de 120 días (Alberta Act, s. 285). Si conviene registrarse en una provincia y cómo se hace se explica en constitución federal o provincial.

¿Qué pasa si omito el informe anual de la corporación?

Primero la corporación aparece como vencida o fuera de buen estado; luego el registro puede disolverla, lo que termina su existencia legal. Una corporación disuelta no puede operar; Corporations Canada señala, por ejemplo, que un banco puede negarle un préstamo (Corporations Canada). Los bienes que aún posee en la fecha de la disolución, incluido el dinero en su cuenta bancaria, generalmente pasan a la Corona, y un negocio que siga operando después no tiene el escudo de la responsabilidad limitada (CBCA s. 228; Alberta Act, s. 229; Ontario).

Si llegó un aviso pero aún no se ha emitido un certificado de disolución, presente todos los informes que el aviso menciona antes de su fecha límite y conserve las confirmaciones.

Mi corporación ya fue disuelta: ¿qué hago?

Una disolución ya concluida generalmente se revierte mediante el proceso de reactivación o restauración de la ley bajo la cual se constituyó la corporación, no solo con un informe anual tardío. Cómo funciona la reactivación, si los bienes regresan y qué pasa con las declaraciones de impuestos sin presentar se explica en reactivar una corporación disuelta; léalo antes de firmar contratos o mover los bienes de la corporación.

¿Cuándo vence el primer informe anual y cómo fijo la fecha de este año?

Anote en su calendario el día en que abre la ventana y la fecha límite. Los recordatorios y los avisos de incumplimiento llegan a la oficina registrada o al correo electrónico que consta (política de Corporations Canada; Ontario; Alberta), así que mantenga ambos al día en cada registro.

Ejemplo

Estos escenarios son ilustrativos y usan dólares canadienses.

Corporación federal constituida el 10 de marzo

Su primer informe anual vence el año posterior a la constitución. De ahí en adelante, la ventana abre cada 10 de marzo y cierra 60 días después, el 9 de mayo. El propietario presenta en línea por $12 con la información de ISC. Con un cierre de año del 31 de diciembre, su T2 vence el 30 de junio, una presentación aparte ante la CRA.

Corporación de Ontario con cierre de año el 31 de diciembre

El informe anual vence el 30 de junio de cada año en el OBR, sin tarifa legal. El propietario pide la clave de la compañía por correo electrónico, confirma que los directores y las direcciones no han cambiado y presenta. La T2 tiene la misma fecha, el 30 de junio, pero va a la CRA.

Corporación de Alberta constituida en marzo, con dos años omitidos

• Año 1: el informe vencía el 30 de abril y no se presentó.
• Año 2: el informe del 30 de abril también se omitió. La corporación ya lleva más de un año en incumplimiento y llega un aviso de la decisión del Registrador de disolverla.
• Solución: antes de que termine el plazo del aviso, el propietario lleva los dos informes vencidos a un agente del registro, paga la tarifa del gobierno de $53.05 por cada uno más los cargos por servicio del agente, y conserva las confirmaciones. Las presentaciones ante la CRA de esos años se revisan por separado.

¿Su caso es distinto?

• Llegó un aviso de disolución, o la corporación ya está disuelta: consulte reactivar una corporación disuelta y obtenga ayuda para ponerse al día con las presentaciones del registro.
• Faltan varios años de informes anuales y declaraciones de impuestos: el registro y la CRA exigen presentaciones atrasadas por separado, y cada T2 tardía necesita primero la contabilidad de ese año. Empiece con qué declaraciones presenta su negocio y luego obtenga ayuda con la contabilidad atrasada, las T2 tardías y las presentaciones del registro.
• Una corporación federal trabaja en BC o Alberta, o nunca se registró en su provincia: consulte constitución federal o provincial y obtenga ayuda con el registro provincial.
• La corporación está en Quebec: la declaración anual de actualización se explica en cómo constituir una corporación en Quebec.
• Nunca se creó el libro de actas ni el registro de ISC: consulte libro de actas de una corporación nueva.
• La corporación se acaba de formar: consulte después de constituir la corporación y primer año fiscal de una corporación.
• Prefiere cerrar la corporación: consulte cerrar una corporación.