Rapport annuel d'une société au Canada : fédéral, Ontario, C.-B., Alberta

Rapport annuel d'une société au Canada : qui le produit, quand et à quel coût

Le rapport annuel d'une société est un court dépôt annuel qui garde à jour, dans le registre public, les administrateurs, les adresses et les autres renseignements de base de la société. Ce n'est pas une déclaration de revenus : il va au registre sous lequel la société a été constituée, pas à l'ARC, donc produire la déclaration T2 ne le dépose pas. Chaque société active du fédéral, de l'Ontario, de la C.-B. et de l'Alberta en dépose un chaque année, qu'elle ait eu des revenus ou non. Au fédéral, en C.-B. et en Alberta, les échéances partent de la date anniversaire de la constitution; le premier rapport vient donc après le premier anniversaire. En Ontario, l'échéance part de la fin de l'exercice.

Sources : Corporations Canada, avis de l'Ontario, C.-B., Alberta, règlement de l'Alberta, art. 24.

Votre dossier n'est plus simple lorsque :

• une société fédérale est aussi inscrite en C.-B. ou en Alberta, ce qui peut ajouter un second rapport annuel dans cette province;
• une ou plusieurs années ont été oubliées (souvent parce que les rappels sont allés à un ancien bureau ou à une ancienne adresse courriel), ou un avis de défaut ou de dissolution est arrivé;
• les déclarations T2 des mêmes années n'ont pas été produites non plus;
• la société a déjà été dissoute;
• la société est une société du Québec, qui produit une autre déclaration annuelle.

Ce qu'il faut réunir avant de déposer :

• le certificat de constitution (ou de fusion ou de prorogation), qui indique la loi applicable à la société et la date qui fixe son anniversaire, ainsi que la fin de l'exercice de la société; la date anniversaire et l'état des dépôts d'une société fédérale figurent aussi dans la base de données en ligne de Corporations Canada (politique);
• l'identifiant de dépôt : clé de la société fédérale ou accès au compte, clé de la société de l'Ontario, compte BC Registry ou code d'accès du rappel de la C.-B., ou pièce d'identité pour un agent du registre de l'Alberta;
• les administrateurs actuels et leurs adresses, ainsi que l'adresse du siège social;
• pour une société fédérale, le registre des PCI et la date de la dernière assemblée annuelle ou de la résolution écrite des actionnaires;
• pour une société de l'Alberta, les noms, les adresses et les pourcentages d'actions avec droit de vote des cinq principaux actionnaires.

Le rapport annuel d'une société est-il la même chose que la déclaration T2?

Non. Le rapport annuel est un dépôt de droit des sociétés qui garde la société active dans le registre public; la déclaration T2 est la déclaration de revenus envoyée à l'ARC dans les six mois après la fin de l'année d'imposition (ARC). Produire l'un ne produit jamais l'autre.

Corporations Canada précise que les deux sont « fondamentalement différents » et que son rapport annuel est entièrement distinct des obligations de production envers l'ARC (Corporations Canada). Les sociétés de l'Ontario pouvaient autrefois transmettre leur rapport annuel par l'entremise de l'ARC; l'ARC ne les accepte plus, et elles passent maintenant seulement par le REO (Ontario). Pour la déclaration T2 et les autres déclarations de l'ARC, voyez les déclarations que produit votre entreprise; pour la première déclaration T2 d'une nouvelle société, voyez le premier exercice d'une société.

Comment déposer un rapport annuel fédéral auprès de Corporations Canada?

Une société fédérale dépose son rapport en ligne auprès de Corporations Canada dans les 60 jours suivant sa date anniversaire, paie 12 $ et transmet en même temps ses renseignements sur les PCI (Corporations Canada; frais). L'obligation découle de l'article 263 de la LCSA.

Règles de la politique sur les dépôts annuels de Corporations Canada :

• Aucun rapport n'est déposé pour l'année de la constitution, de la fusion ou de la prorogation; le premier est exigible après le premier anniversaire.
• Un rapport déposé avant la date anniversaire n'est pas accepté. Les renseignements doivent refléter la situation de la société à cette date.
• Chaque société dont le statut est « active » dépose un rapport, même si elle est petite ou n'exerce aucune activité.
• Il faut la date de la dernière assemblée annuelle, ou la date à laquelle une résolution écrite signée par tous les actionnaires avec droit de vote l'a remplacée, et savoir si la société fait appel au public (vend des actions au public) ou non. Un administrateur, un dirigeant ou un particulier autorisé dépose le rapport.
• Pour déposer, il faut une clé de société, ou l'accès au compte de la société à titre de gestionnaire à accès complet ou de collaborateur de dépôt (Corporations Canada).

Les renseignements sur les PCI sont transmis avec chaque rapport annuel, et de nouveau dans les 15 jours suivant tout changement au registre des PCI. Les PCI sont généralement les particuliers qui détiennent, contrôlent ou dirigent 25 % ou plus des actions avec droit de vote ou de l'ensemble des actions selon la juste valeur marchande, seuls ou avec d'autres, ou qui contrôlent la société en fait (Corporations Canada). La tenue du registre lui-même est expliquée dans le registre des procès-verbaux d'une nouvelle société.

Corporations Canada envoie un rappel à l'échéance et un avis de défaut environ 90 jours après la date anniversaire si le rapport n'est pas déposé (Corporations Canada). Les avis arrivent par courriel si vous êtes abonné, sinon par la poste au siège social; gardez donc cette adresse à jour.

Comment déposer le rapport annuel d'une société en Ontario?

Une société de l'Ontario dépose son rapport annuel dans le Registre des entreprises de l'Ontario dans les six mois suivant la fin de son année d'imposition, avec la clé de la société. Aucuns frais ne sont prévus par la loi (avis de l'Ontario; REO).

• Clé de la société : un code à neuf chiffres propre à la société. Le ministère l'envoie gratuitement par courriel (tout de suite, si une adresse courriel est au dossier) ou par la poste. Gardez-la confidentielle; ne la partagez qu'avec un intermédiaire de confiance.
• Compte : pour déposer en ligne, il faut une connexion Ontario.ca et un compte d'entreprise de l'Ontario lié au profil REO de la société.
• Ce que le rapport demande : le nom de la société et son numéro de société de l'Ontario, un courriel officiel et un code d'activité du SCIAN s'ils n'ont pas déjà été fournis, l'année visée par le rapport, et tout changement depuis le dernier dépôt (ou une déclaration qu'il n'y en a pas). Un dirigeant, un administrateur ou un particulier autorisé le vérifie.
• Intermédiaire ou poste : un avocat, un comptable ou un fournisseur de services peut déposer le rapport avec votre clé de société et facture ses propres frais. Un rapport envoyé par la poste utilise le formulaire approuvé et n'entraîne pas non plus de frais prévus par la loi.

N'attendez pas le rapport annuel pour déclarer de nouveaux administrateurs ou de nouvelles adresses : l'Ontario exige un avis de changement dans les 15 jours (REO).

L'obligation de rapport annuel de l'Ontario vise les sociétés par actions de l'Ontario et les sociétés étrangères autorisées à exercer des activités en Ontario. Une société fédérale ne figure pas sur cette liste (avis de l'Ontario).

Quand le rapport annuel d'une société de la C.-B. est-il exigible, et combien coûte-t-il?

Chaque société de la C.-B., y compris une société à responsabilité illimitée, dépose un rapport annuel dans les deux mois suivant la date anniversaire de sa constitution, de sa fusion ou de sa prorogation en C.-B. (Business Corporations Act de la C.-B., art. 51). Le tarif de la C.-B. prévoit 43,39 $ par rapport, et les guides de dépôt de la C.-B. ajoutent des frais de service de 1,50 $ (frais; guide de la C.-B.).

• Où déposer : la C.-B. remplace Corporate Online par le BC Business Registry. Dans Corporate Online, vous déposez avec le code d'accès du rappel du rapport annuel ou le mot de passe de la société. Dans le BC Business Registry, vous déposez depuis un compte BC Registry lié à la société; les codes d'accès n'y servent pas (C.-B.; BC Business Registry). Suivez la voie indiquée dans votre rappel.
• Bonne situation : une société qui dépasse le délai de deux mois n'est plus en bonne situation (le registre la montre en retard dans ses dépôts). Les rapports en retard doivent être déposés dans l'ordre, du plus ancien au plus récent (Corporate Online).
• Changements d'abord : si des administrateurs ou des adresses de bureau ont changé, déposez l'avis de changement avant le rapport annuel; le rapport annuel ne peut pas modifier les administrateurs.
• Non déposés : les états financiers et les procès-verbaux d'assemblée restent au bureau des registres; ils ne sont pas envoyés avec le rapport.

Comment déposer le rapport annuel d'une société de l'Alberta?

Une société de l'Alberta dépose son rapport par l'entremise d'un fournisseur de services autorisé du registre des sociétés, avec le formulaire REG3062, au plus tard le dernier jour du mois suivant son mois anniversaire. Les frais du gouvernement sont de 53,05 $, et le fournisseur ajoute ses propres frais de service (Alberta; catalogue).

• Mois anniversaire : le mois où le certificat de constitution (ou de fusion) a été délivré; pour une société prorogée en Alberta, le mois de sa première constitution ou fusion ailleurs. Les renseignements du rapport doivent être à jour au dernier jour de ce mois (Regulation 118/2000, art. 24).
• Rappel : l'Alberta en envoie un au siège social un mois avant la date anniversaire.
• À apporter : le rapport rempli, avec les noms, les adresses et les pourcentages d'actions avec droit de vote émises des cinq principaux actionnaires, une pièce d'identité valide et le paiement.

Le rapport annuel est un dépôt au registre. Les déclarations de revenus d'une société de l'Alberta sont distinctes; voyez comment constituer une société en Alberta.

Ma société fédérale exerce ses activités en Ontario, en C.-B. ou en Alberta : doit-elle aussi déposer un rapport là-bas?

Cela dépend de la province. Une société fédérale dépose chaque année son rapport annuel auprès de Corporations Canada; la C.-B. et l'Alberta peuvent aussi exiger un dépôt annuel d'une société inscrite comme société extraprovinciale (inscrite pour exercer des activités hors de sa juridiction d'origine), alors que l'Ontario ne l'exige pas.

Les mêmes exemptions jouent dans l'autre sens : les sociétés constituées en Alberta, en Saskatchewan ou au Manitoba (et non les sociétés fédérales) qui sont inscrites en C.-B. ne déposent pas de rapports annuels de la C.-B. (règlement 88/2009 de la C.-B.). Omettre le dépôt provincial met l'inscription provinciale en péril : la C.-B. peut l'annuler après deux années consécutives manquées (Business Corporations Act de la C.-B., art. 422), et l'Alberta après un an de défaut et un préavis de 120 jours (Business Corporations Act de l'Alberta, art. 285). La question de savoir si et comment s'inscrire dans une province est traitée dans la constitution fédérale ou provinciale.

Que se passe-t-il si j'oublie le rapport annuel de ma société?

D'abord, la société apparaît en retard ou n'est plus en bonne situation; ensuite, le registre peut la dissoudre, ce qui met fin à son existence juridique. Une société dissoute ne peut pas exercer d'activités; Corporations Canada note, par exemple, qu'une banque peut lui refuser un prêt (Corporations Canada). Les biens qu'elle possède encore à la date de dissolution, y compris l'argent de son compte bancaire, passent généralement à la Couronne, et une entreprise qui continue d'exercer ses activités après cela n'a plus la protection de la responsabilité limitée (LCSA, art. 228; Business Corporations Act de l'Alberta, art. 229; Ontario).

Si un avis est arrivé mais qu'aucun certificat de dissolution n'a été délivré, déposez avant l'échéance tous les rapports que l'avis nomme et conservez les confirmations.

Ma société a déjà été dissoute : que faire?

Une dissolution complétée s'annule généralement par le processus de reconstitution ou de rétablissement prévu par la loi sous laquelle la société a été constituée, et non par un rapport annuel tardif seul. Le fonctionnement de la reconstitution, le retour ou non des biens et le sort des déclarations de revenus non produites sont expliqués dans la reconstitution d'une société dissoute; lisez ce guide avant de signer des contrats ou de déplacer les biens de la société.

Quand le premier rapport annuel est-il exigible, et comment fixer la date de cette année?

Inscrivez à votre calendrier le jour d'ouverture et la date limite. Les rappels et les avis de défaut vont au siège social ou à l'adresse courriel au dossier (politique de Corporations Canada; Ontario; Alberta); gardez-les donc à jour auprès de chaque registre.

Exemple

Ces scénarios sont donnés à titre d'illustration et utilisent des dollars canadiens.

Société fédérale constituée le 10 mars

Son premier rapport annuel est exigible l'année suivant la constitution. Ensuite, la période s'ouvre chaque 10 mars et se ferme 60 jours plus tard, le 9 mai. Le propriétaire dépose en ligne, pour 12 $, avec les renseignements sur les PCI. Avec une fin d'exercice au 31 décembre, sa déclaration T2 est exigible le 30 juin, un dépôt distinct à l'ARC.

Société de l'Ontario dont l'exercice se termine le 31 décembre

Le rapport annuel est exigible au plus tard le 30 juin de chaque année dans le REO, sans frais prévus par la loi. Le propriétaire demande la clé de la société par courriel, confirme que les administrateurs et les adresses n'ont pas changé, puis dépose le rapport. La déclaration T2 a la même date, le 30 juin, mais va à l'ARC.

Société de l'Alberta constituée en mars, deux années manquées

• Année 1 : le rapport était exigible le 30 avril et n'a pas été déposé.
• Année 2 : le rapport du 30 avril a aussi été manqué. La société est maintenant en défaut depuis plus d'un an, et un avis de la décision du registraire de la dissoudre arrive.
• Correctif : avant la fin du délai de l'avis, le propriétaire apporte les deux rapports en retard à un agent du registre, paie les frais du gouvernement de 53,05 $ pour chacun plus les frais de service de l'agent, et conserve les confirmations. Les dépôts à l'ARC pour ces années sont vérifiés séparément.

Votre situation est différente?

• Un avis de dissolution est arrivé, ou la société est déjà dissoute : voyez la reconstitution d'une société dissoute, et obtenez de l'aide pour rattraper les dépôts au registre.
• Plusieurs années de rapports annuels et de déclarations de revenus manquent : le registre et l'ARC exigent chacun des dépôts de rattrapage distincts, et chaque déclaration T2 en retard demande d'abord les livres de l'année. Commencez par les déclarations que produit votre entreprise, puis obtenez de l'aide pour la tenue de livres en rattrapage, les déclarations T2 en retard et les dépôts au registre.
• Une société fédérale exerce ses activités en C.-B. ou en Alberta, ou ne s'est jamais inscrite dans sa province : voyez la constitution fédérale ou provinciale et obtenez de l'aide pour l'inscription provinciale.
• La société est au Québec : la déclaration de mise à jour annuelle est expliquée dans comment constituer une société au Québec.
• Le registre des procès-verbaux ou des PCI n'a jamais été mis en place : voyez le registre des procès-verbaux d'une nouvelle société.
• La société vient d'être constituée : voyez après la constitution et le premier exercice d'une société.
• Vous préférez fermer la société : voyez la fermeture d'une société.