Báo cáo QuickBooks cho tờ khai Schedule C và Form 1120-S

Tôi cần xuất những báo cáo nào cho Schedule C hoặc Form 1120-S của S corporation?

Hãy xuất báo cáo kết quả kinh doanh của năm, sổ cái chi tiết đứng sau báo cáo đó, các bản đối chiếu tài khoản, danh sách tài sản và tổng số trên các Form 1099. S corporation cần thêm bảng cân đối kế toán, bảng cân đối thử, báo cáo tiền lương và sổ tài khoản của cổ đông. Sổ sách phải thể hiện tổng thu nhập, các khoản khấu trừ và tín thuế, và chứng từ phải làm căn cứ cho các bút toán (Publication 583).

Một trường hợp không đơn giản khi:

• Lợi nhuận trong sổ sách khác với thu nhập mà tờ khai sẽ thể hiện, hoặc dữ liệu nhập vào phần mềm khai thuế bị lỗi hay để lại những con số không ai giải thích được. Mỗi chênh lệch cần có một nguyên nhân cụ thể; các phần bên dưới liệt kê những nguyên nhân thường gặp.
• Tiền lương, khoản phân phối và khoản vay của chủ S corporation nằm trong các tài khoản chi phí. IRS có thể phân loại lại các khoản chi cho cổ đông kiêm nhân viên, từ khoản phân phối thành tiền lương, và tiền lương phải chịu thuế lao động (IRS).
• Một năm đã nộp tờ khai nhưng số liệu không khớp, IRS đã gửi thư về thu nhập của bạn, hoặc sổ sách bị chậm. Việc sửa có thể phải quay lại một tờ khai đã nộp.

Hãy gom trước: báo cáo kết quả kinh doanh, sổ cái, các bản đối chiếu, danh sách tài sản, tổng số trên các Form 1099, báo cáo tiền lương, chi tiết tài khoản của chủ sở hữu và cổ đông, tờ khai năm trước đã nộp và sao kê của mọi khoản vay. S corporation cần thêm bảng cân đối kế toán và bảng cân đối thử.

Vì sao sổ sách của tôi không chuyển thẳng vào tờ khai?

Mỗi dòng của tờ khai chứa đúng những gì hướng dẫn của IRS quy định, bất kể tài khoản trong sổ tên gì, và quy tắc thuế xử lý một số khoản khác với sổ sách. Bốn điều làm sổ sách không chuyển thẳng được:

1. Tên tài khoản không phải là dòng của tờ khai. Một tài khoản tên "Office" hoặc "Misc" có thể thuộc nhiều dòng hoặc không thuộc dòng nào. Hướng dẫn của từng dòng sẽ quyết định (Schedule C, Form 1120-S).
2. Quy tắc thuế khác quy tắc sổ sách. Bữa ăn bị giới hạn, chi phí giải trí không được khấu trừ, thiết bị được thu hồi qua khấu hao, và chi phí cá nhân không phải là khoản khấu trừ của doanh nghiệp. Bảng điều chỉnh bên dưới liệt kê các điều chỉnh thường gặp.
3. Tờ khai của S corporation tách riêng từng khoản. Trang 1 của Form 1120-S chỉ có thu nhập và chi phí của hoạt động kinh doanh. Thu nhập lãi và cổ tức, thu nhập cho thuê, khoản khấu trừ section 179 và quà tặng từ thiện nằm trên Schedule K và trên Schedule K-1 của từng cổ đông. Lợi nhuận trong sổ sách và thu nhập kinh doanh thông thường ở line 22 có thể khác nhau dù không có gì sai.
4. Phương pháp kế toán phải phản ánh rõ thu nhập. S corporation tính thu nhập theo phương pháp mà công ty vẫn dùng khi ghi sổ (hướng dẫn Form 1120-S), và phương pháp khai Schedule C cũng phải phản ánh rõ thu nhập (hướng dẫn Schedule C). Muốn đổi phương pháp thì thường phải nộp Form 3115. Nếu sổ sách ghi theo cơ sở khác với tờ khai, hãy xem sổ sách dồn tích và tờ khai thuế theo cơ sở tiền mặt.

Khi áp dụng, tờ khai của S corporation có sẵn một bảng nối: Schedule M-1 bắt đầu từ thu nhập ròng theo sổ sách và kết thúc ở Schedule K, line 18 (Form 1120-S). Schedule C không có bảng nào như vậy, nên lợi nhuận trong sổ sách được so trực tiếp với line 31.

Nhập sổ sách vào phần mềm khai thuế thì tờ khai có đúng không?

Không tự động đúng. Tờ khai đúng khi các dòng theo hướng dẫn của IRS và quy tắc thuế trong bảng điều chỉnh, dù số liệu đến từ đâu. Hãy xem dữ liệu nhập vào là bản nháp đầu tiên và kiểm tra:

1. Lợi nhuận ròng (Schedule C line 31) hoặc thu nhập kinh doanh thông thường (Form 1120-S line 22) bằng lợi nhuận trong sổ sách cộng hoặc trừ những chênh lệch bạn gọi tên được: các khoản trong bảng điều chỉnh và, với S corporation, các khoản khai trên Schedule K thay vì trang 1.
2. Tổng doanh thu khớp với các Form 1099 bạn đã nhận (xem phần về Form 1099 bên dưới).
3. Với S corporation, Schedule L khớp với bảng cân đối kế toán.
4. Không có khoản rút tiền của chủ sở hữu, khoản phân phối, khoản vay hay chi phí cá nhân nào nằm trên dòng chi phí.
5. Khấu hao lấy từ danh sách tài sản, không lấy từ số khấu hao trong sổ sách.

Nếu việc nhập dữ liệu thất bại, người chuẩn bị thuế có thể làm việc từ các báo cáo nêu trên. Nếu bạn tự chuẩn bị tờ khai của S corporation, hãy xem tự nộp tờ khai S corporation.

Người chuẩn bị thuế điều chỉnh những gì: bữa ăn, khấu hao và các khoản của chủ sở hữu?

Các điều chỉnh thường gặp là bữa ăn, chi phí giải trí, khấu hao thiết bị, tiền vay và quà tặng từ thiện. Khoản rút tiền, khoản phân phối, khoản chi trả cho chủ sở hữu và chi phí cá nhân là các khoản của chủ sở hữu, được nêu riêng ở phần bên dưới.

Quy tắc về bữa ăn và các ngoại lệ nằm trong khấu trừ bữa ăn kinh doanh. Cách chọn giữa khấu hao, section 179 và khoản khấu hao đặc biệt nằm trong khấu trừ thiết bị ngay trong năm đầu.

Sổ sách của tôi có cần bảng cân đối kế toán khớp với tờ khai (Schedule L) không?

Bảng cân đối kế toán của S corporation trên Schedule L phải khớp với sổ sách của công ty (hướng dẫn Form 1120-S). Schedule C không có bảng cân đối kế toán.

S corporation nhỏ có thể được miễn Schedule L và Schedule M-1 nhờ câu trả lời cho câu hỏi 11 của Schedule B (Form 1120-S). Trên mức quy mô đó, các cột của Schedule L lấy thẳng từ sổ sách, nên số dư đầu kỳ quan trọng không kém số dư cuối kỳ.

Bài kiểm tra quy mô và Schedule L là gì được giải thích trong hướng dẫn về Schedule L. Trường hợp bảng cân đối kế toán không cân được nêu trong bảng cân đối kế toán của S corporation không cân.

Làm sao đối chiếu thu nhập trên Schedule C hoặc Form 1120-S với Form 1099-K và Form 1099-NEC?

Cộng tổng từng form theo người trả tiền, so với thu nhập đã ghi sổ từ người đó và ghi lại mọi chênh lệch. Schedule C line 1 phải gồm các khoản được thể hiện đúng trên Form 1099-NEC, và nếu tổng ở box 1 vượt số trên line 1, hướng dẫn yêu cầu đính kèm bản giải thích chênh lệch (hướng dẫn Schedule C). IRS đối chiếu các tờ khai thông tin với thu nhập trên tờ khai của từng người (Publication 583).

Sổ sách và các form khác nhau vì những lý do thông thường:

• Tổng và ròng. Form 1099-K cho thấy tổng số tiền thanh toán trước khi trừ phí, hoàn tiền và điều chỉnh (hướng dẫn Form 1099-K). Sổ sách thường ghi số tiền ròng được gửi vào tài khoản. Thuế mà bên trả tiền đã khấu trừ vì thiếu mã số thuế hiện ở box 4 của Form 1099-K hoặc Form 1099-NEC (hướng dẫn Form 1099-NEC), nên khoản tiền gửi vào còn nhỏ hơn nữa.
• Ngưỡng báo cáo. Theo quy tắc liên bang, ứng dụng thanh toán hoặc sàn thương mại chỉ báo cáo khi số tiền thanh toán vượt $20.000 trên hơn 200 giao dịch. Giao dịch bằng thẻ thanh toán không có ngưỡng như vậy. Hãy liệt kê mọi form bạn nhận, bất kể số tiền.
• Công ty. Khoản trả cho một công ty, kể cả LLC chịu thuế như S corporation, thường không được báo cáo trên Form 1099-NEC, nên S corporation có thể nhận ít form hơn cho cùng một mức thu nhập. Khoản trả cho công ty về dịch vụ pháp lý là ngoại lệ (hướng dẫn Form 1099-NEC).
• Thời điểm ghi nhận, khoản thanh toán cá nhân, khoản trùng lặp và lỗi trên form.

Các khoản tiền gửi không khớp với báo cáo của nền tảng được nêu trong đối chiếu doanh thu và khoản thanh toán.

Người chuẩn bị thuế cần hồ sơ tài sản cố định và khấu hao nào (Form 4562)?

Người chuẩn bị thuế cần một danh sách ghi, cho từng tài sản, đó là tài sản gì, đưa vào sử dụng khi nào, giá bao nhiêu và đã khấu trừ bao nhiêu. Ngoài tài sản thuộc diện listed property như xe, IRS không yêu cầu nộp kèm tài sản của các năm trước, nhưng thông tin cần để tính khấu hao phải có trong hồ sơ lưu lâu dài của bạn (hướng dẫn Form 4562). Publication 583 bổ sung thêm thời điểm và cách thức có được tài sản, cùng chi phí cải tạo.

Với mỗi tài sản, hãy ghi:

• Mô tả và ngày đưa vào sử dụng
• Giá gốc hoặc cơ sở tính thuế khác, và tỷ lệ sử dụng cho kinh doanh
• Khoản khấu trừ section 179 hoặc khoản khấu hao đặc biệt đã tính, và khấu hao của các năm trước
• Phương pháp, thời hạn thu hồi và khấu hao của năm nay

Form 4562 đi kèm Schedule C khi doanh nghiệp khấu hao tài sản đưa vào sử dụng trong năm đó, khấu hao listed property như xe bất kể ngày nào, khấu trừ theo section 179, hoặc phân bổ chi phí bắt đầu từ năm đó, chẳng hạn chi phí khởi sự (hướng dẫn Schedule C). S corporation đính kèm vì cùng những lý do đó, và cả khi có khoản khấu trừ xe dù không khấu hao (hướng dẫn Form 4562). S corporation không tự khấu trừ section 179: khoản khấu trừ này chuyển cho cổ đông trên Schedule K, line 11 (hướng dẫn Form 1120-S). Hãy mang theo bảng phân bổ chi phí và hồ sơ chi phí xe cùng danh sách tài sản.

Lựa chọn de minimis safe harbor cho phép khấu trừ ngay một khoản mua nhỏ, chỉ khi sổ sách cũng ghi khoản đó là chi phí (hướng dẫn Schedule C). Lựa chọn này được thực hiện mỗi năm bằng cách đính kèm một bản tuyên bố vào tờ khai gốc nộp đúng hạn, kể cả hạn đã gia hạn (IRS); xem ghi chi phí hay vốn hóa các khoản mua nhỏ. Nếu không có danh sách nào, hãy xem dựng lại bảng khấu hao bị mất.

Những khoản nào của chủ sở hữu phải tách riêng: khoản rút tiền, khoản phân phối, lương cán bộ điều hành, khoản vay của cổ đông và chi phí cá nhân?

Khoản rút tiền, khoản phân phối, khoản góp vốn, tiền gốc khoản vay và chi phí cá nhân đều có tài khoản riêng và không nằm trong thu nhập hay chi phí. Tiền lương cán bộ điều hành và phúc lợi được khấu trừ của S corporation là chi phí. Bảng cho thấy từng khoản nằm ở đâu.

Phí bảo hiểm y tế của chủ sở hữu nằm trong bảo hiểm y tế cho chủ sở hữu. Cách ghi từng khoản của chủ sở hữu nằm trong ghi khoản phân phối của S corporation, khoản vay của cổ đông cho S corporation và tiền lương của chủ S corporation. Rút nhiều hơn giá gốc tính thuế được nêu trong khoản phân phối vượt giá gốc. Việc trộn chi phí cá nhân và kinh doanh trong doanh nghiệp khai Schedule C được nêu trong sửa lỗi tiền kinh doanh và tiền cá nhân bị trộn lẫn.

Báo cáo tiền lương và nhà thầu nào đi kèm sổ sách?

Người chuẩn bị thuế cần báo cáo tiền lương và các tờ khai tiền lương đã nộp, và tổng số tiền đã trả cho từng nhà thầu. Tiền lương trong sổ sách phải khớp với báo cáo tiền lương. Nếu chủ S corporation nhận tiền bằng chuyển khoản thay vì qua bảng lương, khoản đó sẽ hiện thành chênh lệch so với báo cáo tiền lương.

Với nhà thầu, hãy lưu tổng số tiền đã trả cho từng người trong năm và việc đã nộp Form 1099-NEC hay chưa. Schedule C hỏi doanh nghiệp có thực hiện khoản thanh toán nào cần Form 1099 hay không, và Schedule B của Form 1120-S hỏi điều tương tự, cùng việc các form đó đã hoặc sẽ được nộp hay chưa (hướng dẫn Schedule C, Form 1120-S). Ai phải nhận form, và ngưỡng của năm thanh toán, nằm trong nhà thầu nào nhận form thuế.

Sổ sách của tôi cần đạt những điều kiện nào trước khi giao cho người chuẩn bị thuế?

Mỗi tài khoản khớp với sao kê của nó; không còn khoản nào chưa phân loại; khoản rút tiền, khoản phân phối và khoản vay của chủ sở hữu nằm trong tài khoản của chủ sở hữu, không nằm trong chi phí; số dư đầu kỳ khớp với tờ khai năm trước đã nộp; thu nhập được giải thích đối chiếu với các Form 1099; và danh sách tài sản cùng tiền lương khớp với hồ sơ của chúng. Publication 583 khuyên đối chiếu tài khoản séc hằng tháng.

Cách dọn dẹp đầy đủ nằm trong danh sách kiểm tra dọn dẹp sổ sách. Những việc phải chốt sau ngày 31 tháng 12 nằm trong danh sách kiểm tra khóa sổ cuối năm. Các khoản chưa phân loại nằm trong chi phí chưa phân loại trước mùa khai thuế. Các tài khoản gán vào dòng của Schedule C nằm trong hệ thống tài khoản kế toán cho Schedule C.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ để minh họa; mọi số tiền đều bằng đô la Hoa Kỳ.

Nhà thiết kế tự do khai Schedule C

Sổ sách ghi US$90.000 thu nhập và US$30.000 chi phí, trong đó có US$4.000 tiền ăn với khách hàng, nên lợi nhuận trong sổ sách là US$60.000. Bữa ăn thường bị giới hạn ở 50%, nên tờ khai chỉ khấu trừ US$2.000. Chi phí thành US$28.000 và lợi nhuận ròng là US$62.000, không phải US$60.000.

S corporation ghi khoản chi trả cho chủ sở hữu vào chi phí

Sổ sách ghi US$40.000 lợi nhuận sau khi ghi US$160.000 vào "owner pay": US$60.000 tiền lương W-2 và US$100.000 khoản phân phối. Khoản phân phối không phải chi phí, nên US$100.000 được đưa ra khỏi chi phí và thu nhập kinh doanh thông thường là US$140.000 trước mọi điều chỉnh khác, không phải US$40.000. US$60.000 tiền lương vẫn là khoản chi trả công và phải khớp với báo cáo tiền lương. Việc US$60.000 có phải mức lương hợp lý cho công việc của chủ sở hữu hay không là một câu hỏi riêng mà IRS có thể nêu ra.

S corporation mua thiết bị

Công ty mua thiết bị US$50.000 và sổ sách khấu hao US$10.000 mỗi năm trong năm năm. Giả sử thiết bị đủ điều kiện hưởng khoản khấu hao đặc biệt (khấu hao bổ sung), công ty không chọn không áp dụng, và tờ khai khấu trừ toàn bộ US$50.000 trong năm 1. Tờ khai khấu trừ nhiều hơn sổ sách US$40.000, và Schedule M-1, khi bắt buộc, thể hiện chênh lệch đó ở line 6a. Trong mỗi năm từ 2 đến 5, sổ sách khấu hao US$10.000 còn tờ khai không còn gì để khấu trừ, và Schedule M-1 thể hiện điều này ở line 3a, nên US$40.000 được đảo lại đến năm 5. Danh sách tài sản phải ghi cả hai số tiền.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Lợi nhuận Schedule C của bạn không khớp với sổ sách, hoặc dữ liệu nhập vào để lại những con số bạn không giải thích được: một chênh lệch không rõ nguyên nhân nên được giải quyết trước khi bạn nộp tờ khai. Hãy đối chiếu sổ sách với tờ khai cùng dịch vụ ghi sổ kế toán.
• Lợi nhuận trong sổ sách của S corporation không khớp với thu nhập trên Form 1120-S, hoặc việc nhập dữ liệu thất bại: nên xác định trước khi nộp tờ khai đâu là lỗi sổ sách cần sửa và đâu là điều chỉnh của tờ khai, cùng dịch vụ thuế doanh nghiệp.
• Tiền lương, khoản phân phối hoặc khoản vay của chủ S corporation bị trộn vào chi phí: hãy xem hoàn thiện sổ sách tồn đọng của S corporation và chi phí cá nhân do S corporation chi trả, rồi tách tiền lương khỏi khoản phân phối trước khi nộp tờ khai, cùng dịch vụ thuế doanh nghiệp.
• Bảng cân đối kế toán của S corporation không cân hoặc không khớp với tờ khai năm trước: hãy xem lợi nhuận giữ lại không khớp với tờ khai năm trước và nhận dịch vụ thuế doanh nghiệp.
• Sổ sách chậm nhiều tháng, hoặc chưa có danh sách tài sản nào: hãy xem hoàn thiện sổ sách quá hạn và nhận dịch vụ ghi sổ kế toán.
• IRS đã gửi thư báo thu nhập của bạn không khớp với các Form 1099, hoặc một tờ khai đã nộp được lập từ sổ sách không khớp: hãy xem phản hồi thông báo underreporter và điều chỉnh tờ khai vì lỗi chi phí kinh doanh, rồi dựng lại các con số từ sao kê cùng dịch vụ ghi sổ kế toán.
• Bạn nộp tờ khai của hợp danh (Form 1065) hoặc khai thu nhập cho thuê trên Schedule E: các danh sách ở trên không áp dụng nguyên văn; hãy xem tài khoản vốn của thành viên hợp danh hoặc sổ sách cho LLC theo từng bất động sản cho thuê.
• Sổ sách sẽ không kịp sẵn sàng khi đến hạn nộp: hãy xem gia hạn khi sổ sách chưa sẵn sàng.
• Bạn định tự chuẩn bị tờ khai của S corporation: hãy xem tự nộp tờ khai S corporation.