דוחות QuickBooks לדוח מס Schedule C ולטופס ⁦1120-S⁩

אילו דוחות להפיק עבור Schedule C או טופס ⁦1120-S⁩ של חברת S?

מפיקים את דוח הרווח והפסד של השנה, את הספר הראשי שמאחוריו, את התאמות החשבונות, רשימת נכסים וסיכומי טפסי 1099. חברת S מוסיפה מאזן, מאזן בוחן, דוחות שכר וחשבונות בעלי המניות. הספרים חייבים להראות הכנסה ברוטו, ניכויים וזיכויים, ומסמכים תומכים צריכים לגבות את הרישומים (פרסום 583).

התיק לא פשוט כאשר:

• רווח הספרים שונה מההכנסה שתופיע בדוח המס, או שייבוא לתוכנת המס נכשל או השאיר מספרים שאיש לא מצליח להסביר. לכל הפרש צריך סיבה מוגדרת; בסעיפים שלהלן מופיעות הסיבות הנפוצות.
• שכר, חלוקות והלוואות של בעלי חברת S רשומים בחשבונות הוצאה. IRS יכול לסווג מחדש תשלומים לבעל מניות שהוא גם עובד: מחלוקות לשכר, שחל עליו מס תעסוקה (IRS).
• שנה שכבר הוגשה לא מתאימה לספרים, IRS כתב לכם על ההכנסה שלכם, או שהספרים מפגרים. התיקון עלול להגיע עד דוח מס שכבר הוגש.

מה להכין קודם: דוח רווח והפסד, ספר ראשי, התאמות, רשימת נכסים, סיכומי טפסי 1099, דוחות שכר, פירוט חשבונות הבעלים ובעלי המניות, דוח המס שהוגש בשנה הקודמת ודפי החשבון של כל הלוואה. חברת S מוסיפה מאזן ומאזן בוחן.

למה הספרים שלי לא עוברים ישר לדוח המס?

בשורה בדוח המס נכנס מה שהוראות IRS קובעות, בלי קשר לשם החשבון בספרים, וכללי המס מטפלים בחלק מהפריטים אחרת מהנהלת החשבונות. ארבעה דברים מונעים מעבר ישיר:

1. שמות חשבונות אינם שורות בדוח המס. חשבון בשם “Office” או “Misc” יכול להתאים לכמה שורות או לאף אחת. הוראות השורה הן שקובעות (Schedule C, טופס ⁦1120-S⁩).
2. כללי המס שונים מכללי הנהלת החשבונות. ארוחות מוגבלות, בידור אינו מוכר לניכוי, ציוד נזקף דרך פחת, והוצאות אישיות אינן ניכוי עסקי. טבלת ההתאמות שלהלן מפרטת את הנפוצות.
3. דוח של חברת S מפריד בין סוגי פריטים. עמוד 1 של טופס ⁦1120-S⁩ כולל רק הכנסות והוצאות מעסק. ריבית, דיבידנדים, הכנסה משכירות, ניכוי לפי סעיף 179 ותרומות עוברים ל-⁠Schedule K ול-⁠⁦K-1⁩ של כל בעל מניות. רווח הספרים וההכנסה העסקית הרגילה בשורה 22 יכולים להיות שונים גם כשאין שום טעות.
4. שיטת החשבונאות חייבת לשקף את ההכנסה בבירור. חברת S קובעת הכנסה לפי השיטה שבה היא מנהלת את הספרים באופן קבוע (הוראות טופס ⁦1120-S⁩), ושיטה ב-⁠Schedule C חייבת לשקף את ההכנסה בבירור (הוראות Schedule C). שינוי שיטה דורש בדרך כלל טופס 3115. על ספרים שמנוהלים בשיטה שונה מזו של דוח המס ראו ספרים בשיטת צבירה ודוח מס בשיטת מזומן.

בחברת S, כשהדבר חל, יש גשר מובנה בדוח: Schedule M-1 מתחיל ברווח נקי לפי הספרים ומסתיים ב-⁠Schedule K, שורה 18 (טופס ⁦1120-S⁩). ל-⁠Schedule C אין טופס כזה, ולכן משווים את רווח הספרים ישירות לשורה 31.

האם ייבוא הספרים לתוכנת מס מבטיח שדוח המס נכון?

לא אוטומטית. הדוח נכון כששורותיו עוקבות אחרי הוראות IRS וכללי המס שבטבלת ההתאמות, בלי קשר לדרך שבה המספרים הגיעו אליו. מתייחסים לייבוא כאל טיוטה ראשונה ובודקים אותה:

1. הרווח נטו (Schedule C, שורה 31) או ההכנסה העסקית הרגילה (טופס ⁦1120-S⁩, שורה 22) שווים לרווח הספרים, פלוס או מינוס הפרשים שאפשר לתת להם שם: פריטים מטבלת ההתאמות, ובחברת S גם פריטים שמדווחים ב-⁠Schedule K ולא בעמוד 1.
2. התקבולים ברוטו מכסים את טפסי 1099 שקיבלתם (ראו בהמשך את הסעיף על טפסי 1099).
3. בחברת S, Schedule L תואם למאזן.
4. אין משיכת בעלים, חלוקה, הלוואה או הוצאה אישית בשורת הוצאה.
5. הפחת נלקח מרשימת הנכסים, ולא מנתון הפחת בספרים.

אם הייבוא נכשל, הדוחות שלמעלה הם מה שמכין הדוחות יכול לעבוד איתו במקומו. אם אתם מכינים בעצמכם את הדוח של חברת S, ראו הגשת דוח עצמאית לחברת S.

מה מכין הדוחות מתאים: ארוחות, פחת ופריטים של הבעלים?

ההתאמות הנפוצות הן ארוחות, בידור, פחת על ציוד, תמורת הלוואות ותרומות. משיכות בעלים, חלוקות, שכר בעלים והוצאות אישיות הם פריטים של הבעלים, והם מוסברים בסעיף נפרד בהמשך.

כללי הארוחות והחריגים להם מפורטים בניכוי ארוחות עסקיות. הבחירה בין פחת, סעיף 179 והפחת המואץ מוסברת בניכוי ציוד כבר בשנה הראשונה.

האם הספרים צריכים מאזן שתואם לדוח המס (Schedule L)?

המאזן של חברת S ב-⁠Schedule L צריך להתאים לספרים שלה (הוראות טופס ⁦1120-S⁩). ל-⁠Schedule C אין מאזן.

חברת S קטנה יכולה להיפטר מהגשת Schedules L ו-⁠⁦M-1⁩ לפי התשובה לשאלה 11 ב-⁠Schedule B (טופס ⁦1120-S⁩). מעל גודל זה, עמודות Schedule L נלקחות ישר מהספרים, ולכן יתרות הפתיחה חשובות כמו יתרות הסגירה.

מבחן הגודל ומהו Schedule L מוסברים במדריך על Schedule L. על מאזן שלא מתאזן ראו מאזן של חברת S שלא מתאזן.

איך מתאימים הכנסה ב-⁠Schedule C או בטופס ⁦1120-S⁩ לטפסי ⁦1099-K⁩ ו-⁠⁦1099-NEC⁩?

מסכמים כל טופס לפי משלם, משווים להכנסה שנרשמה ממנו ורושמים כל הפרש. שורה 1 ב-⁠Schedule C חייבת לכלול סכומים שמופיעים כדין בטפסי ⁦1099-NEC⁩, ואם סכומי תיבה 1 גבוהים ממה שמדווח בשורה 1, ההוראות קובעות לצרף הסבר להפרש (הוראות Schedule C). IRS משווה דוחות מידע להכנסה שבדוח של כל אדם (פרסום 583).

ספרים וטפסים נבדלים מסיבות רגילות:

• ברוטו לעומת נטו. טופס ⁦1099-K⁩ מראה תשלומים ברוטו, לפני עמלות, החזרים והתאמות (הוראות טופס ⁦1099-K⁩). בספרים נרשמת בדרך כלל ההפקדה נטו. מס שהמשלם ניכה במקור בגלל היעדר מספר זיהוי מס מופיע בתיבה 4 בטופס ⁦1099-K⁩ או ⁦1099-NEC⁩ (הוראות טופס ⁦1099-NEC⁩), ולכן ההפקדה קטנה עוד יותר.
• סף דיווח. לפי הכלל הפדרלי, אפליקציית תשלומים או שוק מקוון מדווחים רק כשהתשלומים עוברים ⁦$20,000⁩ ביותר מ-⁠200 עסקאות. לעסקאות בכרטיס תשלום אין סף כזה. רשמו כל טופס שאתם מקבלים, בכל סכום.
• חברות. תשלומים לחברה, כולל LLC שמסווג כחברת S, אינם מדווחים בדרך כלל בטופס ⁦1099-NEC⁩, ולכן חברת S עשויה לקבל פחות טפסים על אותה הכנסה. תשלומים לחברה עבור שירותים משפטיים הם חריג (הוראות טופס ⁦1099-NEC⁩).
• תזמון, תשלומים אישיים, כפילויות וטעויות בטופס.

הפקדות שלא תואמות דוח של פלטפורמה מוסברות בהתאמת מכירות לתשלומים שהתקבלו.

אילו רישומי נכסים קבועים ופחת מכין הדוחות צריך (טופס 4562)?

מכין הדוחות צריך רשימה שמראה לכל נכס מה הוא, מתי נכנס לשימוש, כמה עלה וכמה כבר נוכה. מלבד נכסים רשומים כמו רכבים, IRS לא מבקש לצרף לדוח את הנכסים משנים קודמות, אבל המידע הדרוש לחישוב הפחת חייב להיות ברישומים הקבועים שלכם (הוראות טופס 4562). פרסום 583 מוסיף מתי ואיך הנכס נרכש ואת עלות השיפורים.

לכל נכס רושמים:

• תיאור הנכס ותאריך הכניסה לשימוש
• העלות או בסיס אחר, ואחוז השימוש העסקי
• כל ניכוי לפי סעיף 179 או פחת מואץ שנלקח, והפחת בשנים קודמות
• השיטה, תקופת הפחת לצורכי מס והפחת של השנה הנוכחית

טופס 4562 מצורף ל-⁠Schedule C כשהעסק תובע פחת על נכס שנכנס לשימוש באותה שנה, פחת על נכס רשום כמו רכב בכל תאריך, ניכוי לפי סעיף 179, או הפחתה שמתחילה באותה שנה, כמו הוצאות הקמה (הוראות Schedule C). חברת S מצרפת אותו מאותן סיבות, וגם עבור כל ניכוי רכב, גם אם לא נתבע פחת (הוראות טופס 4562). החברה עצמה לא מנכה את סעיף 179: הניכוי עובר לבעלי המניות ב-⁠Schedule K, שורה 11 (הוראות טופס ⁦1120-S⁩). הביאו עם רשימת הנכסים גם לוח הפחתות ורישומי הוצאות רכב.

הבחירה בהקלת de minimis מאפשרת לנכות רכישה קטנה מיד רק אם גם הספרים רושמים אותה כהוצאה (הוראות Schedule C). עושים אותה בכל שנה בצירוף הצהרה לדוח המקורי שהוגש במועד, כולל הארכות (IRS); ראו הוצאה או הוון של רכישות קטנות. כשאין רשימה בכלל, ראו בנייה מחדש של לוח פחת שאבד.

אילו פריטים של הבעלים חייבים להישאר נפרדים: משיכות, חלוקות, שכר נושאי משרה, הלוואות בעלי מניות והוצאות אישיות?

משיכות, חלוקות, הפקדות הון, קרן הלוואה והוצאות אישיות מקבלות כל אחת חשבון משלה ונשארות מחוץ להכנסות ולהוצאות. שכר נושאי משרה בחברת S והטבות מוכרות הם הוצאה. הטבלה מראה לאן כל פריט מגיע.

פרמיות ביטוח הבריאות של בעלים מוסברות בביטוח בריאות לבעלי עסקים. איך רושמים כל פריט של הבעלים מוסבר ברישום חלוקות בחברת S, בהלוואות בעלי מניות לחברת S ובשכר בעלים בחברת S. משיכה מעבר לבסיס מוסברת בחלוקות מעבר לבסיס. הוצאות אישיות ועסקיות מעורבות בעסק ב-⁠Schedule C מוסברות בתיקון ערבוב בין כספי העסק לכספים אישיים.

אילו דוחות שכר וקבלנים עצמאיים מצורפים לספרים?

מכין הדוחות צריך את סיכומי השכר ואת טפסי השכר שהוגשו, ואת הסכום הכולל ששולם לכל קבלן עצמאי. השכר בספרים צריך להתאים לדוחות השכר. בעלים של חברת S שמקבל כסף בהעברות ולא דרך מערכת השכר יוצר אי-התאמה מול דוחות השכר.

לגבי קבלנים עצמאיים, שומרים את הסכום הכולל ששולם לכל אדם בשנה ואם הוגש עבורו טופס ⁦1099-NEC⁩. Schedule C שואל אם העסק ביצע תשלומים שמחייבים טפסי 1099, ו-⁠Schedule B של טופס ⁦1120-S⁩ שואל אותו דבר וגם אם הטפסים הוגשו או יוגשו (הוראות Schedule C, טופס ⁦1120-S⁩). מי מקבל טופס, והסף לשנת התשלום, מוסברים במי מקבל טופס מס מבין הקבלנים.

מה צריך להתקיים בספרים לפני שמוסרים אותם?

כל חשבון תואם לדף החשבון שלו; שום דבר לא נשאר ללא סיווג; משיכות, חלוקות והלוואות של הבעלים רשומות בחשבונות בעלים ולא כהוצאות; יתרות הפתיחה תואמות לדוח המס שהוגש בשנה הקודמת; ההכנסה מוסברת מול טפסי 1099; ורשימת הנכסים והשכר תואמים לרישומים שלהם. פרסום 583 קובע להתאים את חשבון העו״ש מדי חודש.

הניקוי המלא מפורט ברשימת בדיקה לניקוי הנהלת חשבונות. מה נסגר אחרי 31 בדצמבר מוסבר ברשימת בדיקה לסגירת סוף השנה. פריטים שעוד לא מוינו מוסברים בהוצאות ללא סיווג לפני עונת המס. חשבונות שמתאימים לשורות Schedule C מוסברים במפתח חשבונות ל-⁠Schedule C.

דוגמה

הדוגמאות להמחשה בלבד; כל הסכומים בדולרים אמריקאיים.

מעצבת עצמאית ב-⁠Schedule C

הספרים מראים הכנסה של ⁦US$90,000⁩ והוצאות של ⁦US$30,000⁩, ובהן ⁦US$4,000⁩ של ארוחות עם לקוחות, ולכן רווח הספרים הוא ⁦US$60,000⁩. ארוחות מוגבלות בדרך כלל ל-⁠⁦50%⁩, ולכן דוח המס מנכה מהן ⁦US$2,000⁩. ההוצאות הופכות ל-⁦US$28,000⁩ והרווח נטו הוא ⁦US$62,000⁩, ולא ⁦US$60,000⁩.

חברת S ששכר הבעלים רשום בהוצאות

הספרים מראים רווח של ⁦US$40,000⁩ אחרי ש-⁦US$160,000⁩ נרשמו כ“שכר בעלים”: ⁦US$60,000⁩ של שכר ב-⁠⁦W-2⁩ ו-⁦US$100,000⁩ של חלוקות. חלוקה אינה הוצאה, ולכן ⁦US$100,000⁩ יוצאים מההוצאות וההכנסה העסקית הרגילה היא ⁦US$140,000⁩ לפני כל התאמה אחרת, ולא ⁦US$40,000⁩. ⁦US$60,000⁩ של השכר נשארים כתגמול ועליהם להתאים לדוחות השכר. השאלה אם ⁦US$60,000⁩ הם שכר סביר על עבודת הבעלים היא שאלה נפרדת ש-⁠IRS יכול להעלות.

חברת S שקונה ציוד

החברה קונה ציוד ב-⁦US$50,000⁩ והספרים מפחיתים אותו ⁦US$10,000⁩ בשנה במשך חמש שנים. נניח שהציוד זכאי לפחת מואץ, החברה לא מוותרת עליו, ודוח המס מנכה את כל ⁦US$50,000⁩ בשנה 1. דוח המס מנכה ⁦US$40,000⁩ יותר מהספרים, ו-⁠Schedule ⁦M-1⁩, כשהוא נדרש, מציג את ההפרש בשורה 6a. בכל אחת מהשנים 2 עד 5 הספרים מפחיתים ⁦US$10,000⁩ ולדוח המס לא נשאר מה לנכות, ו-⁠Schedule ⁦M-1⁩ מראה זאת בשורה 3a, כך ש-⁦US$40,000⁩ מתאזנים עד שנה 5. רשימת הנכסים חייבת לתעד את שני הסכומים.

המצב שלכם שונה?

• הרווח שלכם ב-⁠Schedule C לא תואם לספרים, או שייבוא השאיר מספרים שאתם לא מצליחים להסביר: כדאי ליישב הפרש ללא סיבה מוגדרת לפני ההגשה. התאימו את הספרים לדוח המס עם עזרה בהנהלת חשבונות.
• רווח הספרים של חברת S לא תואם להכנסה בטופס ⁦1120-S⁩, או שייבוא נכשל: כדאי להכריע לפני ההגשה אילו הפרשים הם תיקוני ספרים ואילו התאמות בדוח המס, עם עזרה בדוחות מס לחברות.
• שכר, חלוקות או הלוואות של בעלי חברת S מעורבבים בהוצאות: ראו השלמת הספרים של חברת S והוצאות אישיות ששילמה חברת S, והפרידו בין שכר לחלוקות לפני הגשת הדוח, עם עזרה בדוחות מס לחברות.
• המאזן של חברת S לא מתאזן או לא תואם לדוח השנה הקודמת: ראו עודפים שלא תואמים לדוח השנה הקודמת וקבלו עזרה בדוחות מס לחברות.
• הספרים מפגרים בחודשים, או שאין רשימת נכסים: ראו השלמת ספרים שמפגרים וקבלו עזרה בהנהלת חשבונות.
• IRS כתב שההכנסה שלכם לא תואמת לטפסי 1099, או שדוח שכבר הוגש נבנה מספרים שלא התאימו: ראו תגובה להודעת IRS על הכנסה שלא דווחה ותיקון דוח בגלל טעויות בהוצאות עסק, ובנו מחדש את המספרים מדפי החשבון עם עזרה בהנהלת חשבונות.
• אתם מגישים דוח שותפות (טופס 1065) או מדווחים על השכרת נכסים ב-⁠Schedule E: הרשימות שלמעלה לא חלות כלשונן; ראו חשבונות הון של שותפים או ספרים ל-⁠LLC לכל נכס להשכרה.
• הספרים לא יהיו מוכנים עד מועד ההגשה: ראו הארכה כשהספרים לא מוכנים.
• אתם מתכננים להכין בעצמכם את הדוח של חברת S: ראו הגשת דוח עצמאית לחברת S.