Buchhaltungsexperten im laufenden Jahr wechseln (USA)

Sie können Ihren Buchhaltungsexperten jederzeit wechseln, sogar wenige Wochen vor einer verlängerten Frist, aber kein Fälligkeitstermin des IRS (Internal Revenue Service, US-Bundessteuerbehörde) oder eines Bundesstaates verschiebt sich dadurch. Erstellen Sie in der ersten Woche eine Liste aller Fälligkeitstermine der nächsten 90 Tage, lassen Sie einen Officer (Führungskraft) oder Gesellschafter Form 8821 oder Form 2848 unterschreiben, damit der neue Buchhaltungsexperte das IRS-Konto einsehen kann, und schicken Sie dem alten Buchhaltungsexperten eine schriftliche Anforderung der Unterlagen. Ein CPA (Certified Public Accountant), Enrolled Agent (beim IRS zugelassener Steuervertreter) oder Anwalt muss Ihre Unterlagen nach Circular 230 Abschnitt 10.28 umgehend herausgeben.

Eine Übergabe ist einfach, wenn die alte Kanzlei mitarbeitet und nichts bald fällig ist. Fachliches Urteil braucht sie, wenn eine Fristverlängerung oder Vorauszahlung versäumt worden sein könnte, wenn die Lohnabrechnung mitten im Quartal wechselt oder wenn die Gesellschaft einen ausländischen Eigentümer, mehrere Bundesstaaten oder ein Projekt in Kanada hat.

Was tun wir in der ersten Woche?

Können wir den Buchhaltungsexperten mitten im Jahr oder kurz vor Ablauf einer Fristverlängerung wechseln?

Ja. Form 1120 (US-Körperschaftsteuererklärung einer C Corporation) für ein Kalenderjahr ist am 15. April des Folgejahres fällig (am 15. Tag des 4. Monats) oder nach einer Fristverlängerung am 15. Oktober. Form 1065 und Form 1120-S sind am 15. März fällig oder nach einer Fristverlängerung am 15. September. Der neue Buchhaltungsexperte arbeitet auf diese Termine hin.

Form 7004 (Antrag auf Fristverlängerung) muss bis zum ursprünglichen Fälligkeitstermin der Erklärung eingereicht werden. Laut Anleitung zu Form 7004 ist „keine Unterschrift erforderlich“, daher kann der neue Buchhaltungsexperte das Formular einreichen, wenn der alte es nicht getan hat. Form 7004 verlängert die Frist zur Einreichung, nicht zur Zahlung. Zinsen laufen ab dem ursprünglichen Fälligkeitstermin. Eine Kapitalgesellschaft vermeidet den Säumniszuschlag, wenn sie bis zum ursprünglichen Termin mindestens 90 % ihrer Steuer gezahlt hat und den Rest bis zum verlängerten Termin zahlt.

Einen Termin ohne Fristverlängerung zu verpassen, kostet Geld: Eine C Corporation schuldet 5 % der unbezahlten Steuer pro Monat, höchstens 25 %; eine Personengesellschaft schuldet $260 pro Gesellschafter und eine S Corporation $260 pro Aktionär, jeweils pro Monat für bis zu 12 Monate, bei Erklärungen mit Fälligkeit 2027 (bei früheren Erklärungen etwas weniger). Anträge auf Erlass stehen in Verspätungs- und Säumniszuschläge.

Hat unser Buchhaltungsexperte die Fristverlängerung eingereicht, und was wurde gezahlt?

Fordern Sie von der alten Kanzlei die E-File-Eingangsbestätigung des IRS für jede Form 7004 und jede Erklärung an. Der IRS schickt kein Schreiben mehr, das eine Fristverlängerung genehmigt; er schreibt nur, wenn er sie ablehnt. Gibt es keine Bestätigung und ist der Fälligkeitstermin noch nicht verstrichen, lassen Sie Form 7004 jetzt einreichen. Ist er verstrichen, reichen Sie die Erklärung so bald wie möglich ein; Strafzuschläge und Erlass stehen in Verspätungs- und Säumniszuschläge.

Prüfen Sie dann das Konto selbst:

• Business Tax Account zeigt Saldo, Zahlungsverlauf, Kontoauszüge (Transcripts) und IRS-Schreiben (Business Tax Account). Bei einer C Corporation oder S Corporation muss der Designated Official ein Officer oder geschäftsführendes Mitglied sein, ein aktueller Arbeitnehmer, der für das letzte Steuerjahr ein W-2 erhalten hat, und befugt, die Gesellschaft zu verpflichten. Ein Gründer im Ausland ohne W-2-Gehalt kann sich nicht registrieren; ein US-Officer auf der Lohnliste kann es. Bei einer Personengesellschaft registriert sich ein General Partner oder ein geschäftsführender Gesellschafter der LLC.
• EFTPS, angemeldet mit der eigenen PIN der Gesellschaft, zeigt den Zahlungsverlauf von 15 Monaten. Die Anmeldung kann bis zu fünf Werktage dauern (EFTPS).
• Kontoauszüge (Transcripts). Liegt eine Form 8821 oder Form 2848 vor, ruft ein CPA, Enrolled Agent, Anwalt oder zugelassener E-File-Anbieter Kontoauszüge und Kontoaufzeichnungen über das Transcript Delivery System ab. Form 4506-T ist der Weg auf Papier.

Form 8821 oder Form 2848: Was braucht der neue Buchhaltungsexperte?

Mit Form 8821 darf jemand Ihre Steuerinformationen einsehen; mit Form 2848 darf ein CPA, Enrolled Agent oder Anwalt für Sie handeln. Ein neuer Buchhaltungsexperte, der für Sie mit dem IRS verhandeln soll, braucht Form 2848.

Quellen: Anleitung zu Form 8821, Anleitung zu Form 2848.

Beide Formulare können unter IRS.gov/Submit2848 oder Submit8821 hochgeladen werden. Ein Formular mit elektronischer Unterschrift kann nur dort eingereicht werden; sonst schicken Sie es handschriftlich unterschrieben per Post oder Fax. Tax Pro Account nimmt keine Vollmachten für Unternehmen an (Tax Pro Account).

Zwei Fallen:

• Wer in Zeile 5a weitere Handlungen über die aufgeführten Standardhandlungen hinaus hinzufügt oder in Zeile 5b Handlungen einschränkt, macht Form 2848 zu einer „geänderten“ Vollmacht, und der Vertreter kann dann keine Kontoauszüge über TDS abrufen (Hinweise zum Ausfüllen).
• Jede Gesellschaft unterschreibt ihre eigenen Formulare: Muttergesellschaft und Tochtergesellschaft oder eine GPU-Cloud und ihre Hosting-LLC. Führen Sie auch Forms 941 und 940 auf, wenn die neue Kanzlei Lohnangelegenheiten übernimmt.

Der Partnership Representative einer Personengesellschaft, also die Person, die bei einer Prüfung mit dem IRS verhandelt, wird in jeder jährlichen Form 1065 benannt und ändert sich nicht durch den Wechsel des Buchhaltungsexperten. War der alte Buchhaltungsexperte benannt, wählen Sie in der nächsten Erklärung neu (Anleitung zu Form 8979).

Wie entziehen wir dem alten Buchhaltungsexperten den Zugang zum IRS?

Eine neue Form 2848 ersetzt die Form 2848 der alten Kanzlei für dieselben Angelegenheiten, widerruft aber keine Form 8821. Eine neue Form 8821 widerruft frühere 8821, außer Sie behalten sie. Um zu widerrufen, ohne jemand Neues zu benennen, schreiben Sie „REVOKE“ quer über den Kopf einer Kopie des alten Formulars, unterschreiben und datieren Sie sie erneut und schicken Sie sie per Post oder Fax. Ohne Kopie senden Sie eine unterschriebene Erklärung mit Angelegenheiten, Zeiträumen und Namen oder dem Vermerk „revoke all years/periods“.

Das Kästchen „Yes“ in der letzten Erklärung erlaubt dem einzelnen Ersteller der Steuererklärung, der sie unterschrieben hat, Fragen zur Bearbeitung dieser Erklärung bis zum ursprünglichen Fälligkeitstermin des Folgejahres zu besprechen. Laut Anleitung zu Form 1065 kann diese Erlaubnis nicht widerrufen werden; für Form 1120 siehe IRS Publication 947.

Ist die Adresse der alten Kanzlei Ihre beim IRS hinterlegte Adresse, reichen Sie Form 8822-B ein. Der IRS „empfiehlt dringend“, nicht die Adresse eines Dienstleisters zu verwenden (Auslagerung der Lohnabrechnung). Entfernen Sie außerdem die Benutzer der alten Kanzlei aus Ihrer Buchhaltungssoftware, Ihrem Bankzugang und Ihren Lohnportalen.

Welche Unterlagen muss der neue Buchhaltungsexperte vom alten bekommen?

Der neue Buchhaltungsexperte braucht alles, was die Erklärung des Vorjahres mit der Buchhaltung dieses Jahres verbindet. Unterlagen sind in der Regel 3 Jahre nach Einreichung wichtig, bei Vermögen und Verlusten länger (wie lange Unterlagen aufzubewahren sind).

Die schriftliche Anforderung (oft „Changing Accountants Letter“ genannt) listet diese Unterlagen nach Jahren auf, nennt Liefertermin und Format und bittet die alte Kanzlei zu bestätigen, was sie eingereicht und gezahlt hat.

Muss der alte Buchhaltungsexperte unsere Unterlagen herausgeben, wenn noch eine Rechnung offen ist?

In der Regel ja. Abschnitt 10.28 verpflichtet einen Vertreter, auf Anforderung alle Kundenunterlagen herauszugeben, die zur Erfüllung von US-Bundessteuerpflichten nötig sind, und ein Honorarstreit ändert daran in der Regel nichts. Der Vertreter darf Kopien behalten.

• Wo das Recht des Bundesstaates einem Vertreter erlaubt, Unterlagen wegen unbezahlter Honorare zurückzuhalten, muss er trotzdem die Unterlagen herausgeben, die der Erklärung beigefügt werden müssen, und angemessenen Zugang zur Einsicht und zum Kopieren des Rests gewähren.
• Zu Ihren Unterlagen gehört, was Sie oder Dritte geliefert haben, sowie Erklärungen oder Schedules, die der Vertreter in einem früheren Auftrag erstellt und Ihnen übergeben hat, soweit sie für aktuelle Erklärungen nötig sind. Ein Abschreibungsplan des Vorjahres, den Sie erhalten haben, zählt dazu.
• Ausgenommen: eine Erklärung oder ein Schedule, das der Vertreter zurückhält, bis Sie das Honorar für genau dieses Dokument bezahlen.
• Die Regel bindet Anwälte, CPAs und Enrolled Agents. Laut Abschnitt 10.8 gilt sie auch für jeden, der gegen Bezahlung eine Erklärung ganz oder im Wesentlichen erstellt, aber eine Gerichtsentscheidung von 2014 (Loving v. IRS) begrenzt die Befugnisse des IRS gegenüber Erstellern ohne diese Qualifikationen. Für sie und für einen Buchhalter zählen daher vor allem Vertrag und Recht des Bundesstaates.

Antwortet die alte Kanzlei nicht, kann der neue Buchhaltungsexperte die Bundesseite zu einem großen Teil über den IRS rekonstruieren: Kontoauszüge über das Transcript Delivery System und Kopien eingereichter Erklärungen mit Form 4506. Fehlverhalten eines bezahlten Erstellers kann mit Form 14157 gemeldet werden. Abschreibungspläne, Konten und Arbeitspapiere für die Bundesstaaten gibt es meist nur in den Akten der Kanzlei oder in Ihrer eigenen Buchhaltung.

Honorarstreitigkeiten und Vertragsansprüche sind Rechtsfragen und nicht Thema dieses Ratgebers.

Können wir den Lohnabrechnungsdienst mitten im Jahr oder Quartal wechseln (Form 8655)?

Ja, aber wechseln Sie möglichst am ersten Tag eines Quartals. Laut Anleitung zu Form 941 ist Form 941 (vierteljährliche Lohnsteuererklärung) „für jedes Quartal nur einmal einzureichen“, daher muss nach einem Wechsel mitten im Quartal eine einzige Form 941 die Löhne beider Dienstleister enthalten. Reicht einer der Dienstleister unter seiner eigenen EIN eine gemeinsame Form 941 für viele Arbeitgeber ein (Aggregate Filer), gelten laut Anleitung andere Regeln.

Mit Form 8655 darf ein Reporting Agent Erklärungen elektronisch unterschreiben und einreichen, Abführungen über EFTPS leisten und Zweitschriften von Schreiben erhalten; über Zeile 19 lassen sich Erklärungen der Bundesstaaten und Kommunen hinzufügen. Eine neue Form 8655 mit einem neuen Agent beendet die Befugnis des bisherigen Agent ab dem angegebenen Zeitraum, aber der bisherige Agent behält die Einsichtsbefugnis für frühere Zeiträume, wenn diese nicht ebenfalls widerrufen wird. Form 8655 widerruft keine Form 2848 oder 8821. Der Arbeitgeber haftet in jedem Fall für jede Erklärung und jede Abführung. Ein Officer, Gesellschafter oder Arbeitnehmer, der über Zahlungen bestimmt und vorsätzlich einbehaltene Steuern nicht abführt, kann nach Abschnitt 6672 persönlich dafür haften, der Trust Fund Recovery Penalty; sie kann in der Regel 3 Jahre ab dem 15. April nach dem Jahr des Quartals festgesetzt werden (Abschnitt 6501).

Der neue Dienstleister braucht die bisherigen Jahreslöhne und Einbehalte jedes Arbeitnehmers. Ohne sie behält er Social Security (US-Rentenversicherung) über die Bemessungsgrenze von $184.500 hinaus ein. Versäumte Abführungen, die bei der Übergabe auffallen, behandelt Rückstände bei Lohnsteuern.

Was ändert sich bei den Konten für Einkommensteuer, Lohn und Sales Tax in den Bundesstaaten?

Jede Behörde eines US-Bundesstaates hat ihr eigenes Vollmachtsformular, und ob ein neues das alte aufhebt, ist unterschiedlich geregelt. Beispiele:

• California Franchise Tax Board, Form 3520-BE: Die Einreichung „widerruft nicht“ frühere, sich überschneidende Erklärungen, und die Vollmacht endet in der Regel sechs Jahre nach der Unterschrift.
• California EDD, Form DE 48 für die Lohnabrechnung: gilt, bis sie widerrufen wird oder eine neue eingeht.
• Texas Comptroller, Form 01-137 für Franchise Tax und Sales Tax: gilt bis zu einem von Ihnen gewählten Datum oder bis zum schriftlichen Widerruf, und die Unterschrift darf bei Einreichung höchstens 12 Monate alt sein.

Prüfen Sie jeden Bundesstaat, in dem die Gesellschaft Erklärungen einreicht, etwa Virginia, Ohio oder Washington. Welche neuen Bundesstaaten Erklärungen verlangen, steht in Unternehmenssteuer in anderen Bundesstaaten, die Registrierung in Registrierung in einem anderen Bundesstaat und die Sales Tax in Sales-Tax-Erklärungen einreichen.

Wer leistet die nächste Vorauszahlung?

Vereinbaren Sie schriftlich, wer jede EFTPS-Zahlung einplant. Eine C Corporation leistet Vorauszahlungen bis zum 15. Tag des 4., 6., 9. und 12. Monats, wenn sie eine Steuer von $500 oder mehr erwartet, per elektronischer Überweisung (Anleitung zu Form 1120).

Ein Strafzuschlag fällt in der Regel nicht an, wenn die Gesellschaft rechtzeitig mindestens den kleineren Betrag aus der Steuer dieses Jahres oder des Vorjahres gezahlt hat. Die Steuer des Vorjahres zählt nur, wenn diese Erklärung 12 Monate umfasste und eine Steuer auswies. Eine große Kapitalgesellschaft mit $1 Million oder mehr steuerpflichtigem Einkommen in einem der 3 Vorjahre darf nur ihre erste Vorauszahlung an der Steuer des Vorjahres ausrichten (Anleitung zu Form 2220). Wachstum durch Rechenzentrumsaufträge kann diese Grenze überschreiten; die späteren Vorauszahlungen des Folgejahres müssen sich dann an der Steuer des laufenden Jahres orientieren. Wie die Körperschaftsteuer funktioniert, steht in Wie C Corporations besteuert werden.

Personengesellschaften und S Corporations reichen ihr Einkommen in der Regel an die Eigentümer weiter, daher leisten die Eigentümer Vorauszahlungen in ihren eigenen Erklärungen. Hat die Gesellschaft eine Pass-through-Entity-Steuer eines Bundesstaates gewählt, zahlt die Gesellschaft selbst diese zu den Terminen dieses Bundesstaates. Kalifornien verlangt die erste Zahlung bis zum 15. Juni des Wahljahres; für 2026 bis 2030 kürzt eine versäumte oder zu niedrige Zahlung die Steuergutschrift der Eigentümer um 12,5 % des unbezahlten Betrags (FTB). Auch die Vorauszahlungen einer C Corporation an die Bundesstaaten folgen den eigenen Terminen jedes Bundesstaates; nehmen Sie sie in denselben schriftlichen Plan auf.

Welche Schreiben des IRS und der Bundesstaaten sind noch offen?

Listen Sie jedes offene Schreiben des IRS und der Bundesstaaten mit Antwortfrist und Zuständigkeit auf. Business Tax Account zeigt IRS-Schreiben. Das Kästchen für Kopien von Schreiben in Form 8821 schickt Kopien des IRS an höchstens zwei Bevollmächtigte für dieselben Angelegenheiten; kreuzen Sie es also für die neue Kanzlei an und vergewissern Sie sich, dass das Kästchen der alten Kanzlei nicht mehr gilt.

Was ändert sich bei einem ausländischen Eigentümer oder einem Projekt in Kanada?

Die Schritte bleiben gleich, aber die Liste der Unterlagen wird länger. Eine US-Kapitalgesellschaft in ausländischem Besitz übergibt zusätzlich Forms 5472 (Meldung zu nahestehenden Personen bei US-Gesellschaften in ausländischem Besitz) und das Konto für Geschäfte mit nahestehenden Personen; siehe Was Ihr Ersteller der Steuererklärung bei einer Kapitalgesellschaft in ausländischem Besitz braucht und Versäumte Meldungen ausländischer Eigentümer, falls die alte Kanzlei sie nie eingereicht hat. Ein Projekt in Kanada bedeutet eine zweite Steuerbehörde:

Die Übergabe in Kanada behandelt Buchhaltungsexperten in Kanada wechseln. Bauunternehmer, Lieferanten und GPU-Clouds, die an Rechenzentrumsprojekten arbeiten, finden unsere Leistungen für Rechenzentren.

Beispiel

Zahlen zur Veranschaulichung in US-Dollar.

Elektrounternehmen in Dallas: versäumte Vorauszahlung von $42.000 im September

Eine C Corporation beginnt Rechenzentrumsarbeiten mit Teams in Virginia und Ohio und wechselt am 20. September 2026 den Buchhaltungsexperten. Laut der Bestätigung der alten Kanzlei zu Form 7004 ist Form 1120 für 2025 am 15. Oktober 2026 fällig.

• Das steuerpflichtige Einkommen 2025 betrug $800.000 und die Steuer $168.000, und das steuerpflichtige Einkommen lag in 2023, 2024 und 2025 jeweils unter $1.000.000. Für 2026 darf die Gesellschaft daher die Steuer des Vorjahres zugrunde legen: vier Vorauszahlungen von je $42.000.
• EFTPS zeigt April und Juni als bezahlt, und niemand hat den 15. September eingeplant. Die Gesellschaft zahlt sofort; auf den Fehlbetrag läuft ab dem 15. September ein Strafzuschlag (Form 2220). Die neue Kanzlei plant den 15. Dezember ein.
• Das steuerpflichtige Einkommen 2026 steuert auf $3.000.000 zu, daher kann 2027 nur die erste Vorauszahlung auf der Steuer für 2026 beruhen.
• Die Lohnabrechnung wechselt am 1. Oktober mit einer neuen Form 8655; der alte Dienstleister reicht Form 941 für das dritte Quartal ein.
• Der Zugang für Franchise Tax und Sales Tax in Texas läuft über Form 01-137.

GPU-Cloud verlässt eine Buchhaltungsplattform: Server für $6.000.000 zu übernehmen

Eine mit Risikokapital finanzierte C Corporation aus Delaware verlässt im Mai 2026 eine Buchhaltungsplattform für Start-ups, nachdem die Plattform Form 7004 eingereicht hat. Ein Gründer in Taipeh hält 40 % und hat $500.000 geliehen, daher sind Form 1120 und Form 5472 für 2025 am 15. Oktober 2026 fällig; eine versäumte Form 5472 kostet $25.000.

• GPU-Server für $6.000.000 gingen 2025 in einem Colocation-Rechenzentrum in Dallas in Betrieb und hinterließen einen Vortrag aus Betriebsverlust von $5.000.000.
• Die neue Kanzlei fordert Form 1120 und Form 5472 für 2024, die Bestätigung zu Form 7004, den Plan je Vermögenswert, die Verlustaufstellung und das Konto für Geschäfte mit nahestehenden Personen an.
• Der CFO in den USA, ein Officer mit W-2-Gehalt, registriert den Business Tax Account. Der Gründer unterschreibt als CEO Form 2848 elektronisch, und das Formular wird online hochgeladen.
• Die Form 8821 der Plattform bleibt bestehen, bis die Gesellschaft sie widerruft.

Server-Wiederverkäufer mit zwei Gesellschaftern: Form 7004 bis zum 15. März

Eine als Personengesellschaft besteuerte LLC verkauft und installiert Server und Kühltechnik in Virginia und North Carolina, dazu ein Projekt in Ontario. Sie wechselt am 20. Februar 2027, ohne dass für 2026 etwas eingereicht ist.

• Die neue Kanzlei reicht Form 7004 bis zum 15. März 2027 ein, ohne dass eine Unterschrift nötig ist. Form 1065 ist nun am 15. September 2027 fällig.
• Den 15. März ohne Fristverlängerung zu verpassen, hätte $260 × 2 Gesellschafter gekostet, also $520 pro Monat für bis zu 12 Monate.
• Jeder der beiden Gesellschafter kann Form 8821 unterschreiben. Form 2848 braucht beide oder einen Gesellschafter, der nach dem Recht des Bundesstaates befugt ist, die Personengesellschaft zu verpflichten (etwa nach dem Operating Agreement), mit beigefügter Kopie dieser Befugnis.
• Der Partnership Representative für 2026 wird in dieser Erklärung benannt. Zugang für die Sales Tax ist in beiden Bundesstaaten nötig; das Projekt in Ontario folgt den kanadischen Regeln.

Anders in Ihrem Fall?

• Die Buchhaltung liegt Monate zurück: siehe Rückstände in der Buchhaltung aufholen oder Wechsel von der Zufluss-Abfluss-Methode zur periodengerechten Buchführung.
• Für einige Jahre wurde nie eine Erklärung eingereicht: siehe Nicht eingereichte Unternehmenserklärungen nachholen.
• Der neue Buchhaltungsexperte findet einen Fehler in einer eingereichten Erklärung: siehe Eine eingereichte Unternehmenserklärung korrigieren.
• Die Erklärung einer Kapitalgesellschaft in ausländischem Besitz zum 15. Oktober: siehe Körperschaftsteuererklärung nach einer Fristverlängerung.
• Ein kanadisches Unternehmen, das jetzt US-Erklärungen braucht: siehe Wann ein kanadisches Unternehmen einen Experten für grenzüberschreitende Steuern braucht.
• Teams oder Mitarbeiter in einem anderen Bundesstaat: siehe Arbeitnehmer in einem anderen Bundesstaat und Städtische Einkommensteuer in Ohio für reisende Teams.
• Umsätze in Washington, Ohio oder Oregon: siehe Steuern auf Bruttoeinnahmen in anderen Bundesstaaten.
• Server im Colocation-Rechenzentrum eines anderen Bundesstaates: siehe Server im Rechenzentrum eines anderen Bundesstaates.
• Abschreibungspläne für GPU-Server: siehe GPU-Server abschreiben.
• Jahresbericht und Franchise Tax in Delaware: siehe Franchise Tax in Delaware.
• Eine Finanzierungsrunde steht bevor: siehe Steuerliche Bereinigung vor der Due-Diligence-Prüfung durch Investoren.
• Eine versäumte Fristverlängerung, Vorauszahlung oder mehrere Bundesstaaten gleichzeitig: Bringen Sie die Liste der Fälligkeitstermine, die Bestätigungen zu Form 7004 und den EFTPS-Verlauf zu unseren CPAs, für Körperschaftsteuererklärungen.