Cash oder Accrual: Welche Methode für Ihr kleines US-Unternehmen?

Zufluss-Abfluss-Methode oder periodengerecht: Welche sollte ein kleines Unternehmen nutzen?

Steuerlich dürfen viele kleine Unternehmen in den USA beide Methoden wählen, und die Wahl wird in der ersten Steuererklärung getroffen. Die Zufluss-Abfluss-Methode (Cash Method) ist einfacher zu führen, deshalb nutzen sie viele Einzelunternehmer ohne Warenbestand (Publication 334). Die periodengerechte Methode (Accrual Method) erfasst Einnahmen und Ausgaben in dem Jahr, zu dem sie gehören, ob Geld geflossen ist oder nicht. Die Bücher können beiden folgen (Publication 538).

Die Grenzen in der Steuererklärung hängen von vier Dingen ab: der Rechtsform des Unternehmens, den durchschnittlichen Bruttoeinnahmen (Umsätze und sonstige Einnahmen insgesamt, nicht der Gewinn) der drei Vorjahre, ob ein Warenbestand bei der Erzielung der Einnahmen eine Rolle spielt, und ob das Unternehmen ein Steuersparmodell (Tax Shelter) ist, was auch eine gewöhnliche LLC mit passiven Investoren sein kann.

Ein Fall ist nicht einfach, wenn:

• das Unternehmen eine C Corporation ist oder eine Personengesellschaft mit einer C Corporation als Gesellschafter, weil dann eine Grenze für die Bruttoeinnahmen gilt;
• es Waren herstellt oder verkauft, weil dann die Regeln für Warenbestände gelten;
• seine Bruttoeinnahmen zusammen mit denen verbundener Unternehmen nahe an der Grenze von $32.000.000 liegen;
• ein Kreditgeber, Investor oder Käufer Abschlüsse nach der periodengerechten Methode verlangt, während die Steuererklärung nach der Zufluss-Abfluss-Methode erstellt wird;
• eine frühere Steuererklärung womöglich eine Methode nutzte, die die Regeln nicht erlaubten;
• es bereits mit einer Methode eingereicht hat und die andere nutzen will, denn ein Wechsel braucht die Genehmigung des IRS.

Legen Sie bereit: die Bruttoeinnahmen der letzten drei Steuerjahre jedes verbundenen Unternehmens, die steuerliche Einstufung des Unternehmens, den Warenbestand zum Jahresende, die zuletzt eingereichte Steuererklärung (sie zeigt die Methode; bei einem Einzelunternehmer Schedule C, Zeile F) und was der Kreditgeber oder Investor schriftlich verlangt hat.

Was ist der Unterschied zwischen der Zufluss-Abfluss-Methode und der periodengerechten Buchführung?

Bei der Zufluss-Abfluss-Methode (Cash Method) zählen Einnahmen, wenn sie eingehen, gleich wie der Kunde zahlt, und Ausgaben, wenn sie bezahlt werden. Bei der periodengerechten Methode (Accrual Method) zählen Einnahmen, wenn der Anspruch darauf feststeht und der Betrag hinreichend genau bestimmt werden kann, und eine Ausgabe, wenn die Verbindlichkeit feststeht, der Betrag hinreichend genau bestimmt werden kann und die Ware oder Leistung erbracht wurde (Publication 538; Reg. 1.446-1).

Darlehen, Einlagen der Eigentümer und Entnahmen der Eigentümer sind bei beiden Methoden weder Einnahme noch Ausgabe.

Drei Fallen. Bei der Zufluss-Abfluss-Methode zählt eine Einnahme, wenn sie Ihrem Konto gutgeschrieben oder Ihnen uneingeschränkt zur Verfügung gestellt wird, auch wenn Sie sie nicht abgehoben haben, und eine im Voraus bezahlte Ausgabe ist nur für das Jahr abziehbar, das sie abdeckt, es sei denn, sie erfüllt die 12-Monats-Regel. Bei der periodengerechten Methode ist eine im Voraus erhaltene Zahlung in der Regel bei Erhalt eine Einnahme, auch wenn ein Wahlrecht erlaubt, einen Teil um ein Jahr aufzuschieben (Publication 538). Außerdem darf ein Zahlungspflichtiger mit periodengerechter Methode einen Betrag, den er einer nahestehenden Person mit Zufluss-Abfluss-Methode schuldet, etwa einem Eigentümer oder Familienmitglied, erst abziehen, wenn er bezahlt ist und der Empfänger ihn als Einnahme erfasst (Publication 538; Abschnitt 267).

Zu Miete, Versicherung oder Lohnabrechnung über den Jahreswechsel siehe im Voraus bezahlte Ausgaben zum Jahresende und aufgelaufene Löhne zum Jahresende.

Was ist für ein kleines Unternehmen besser, die Zufluss-Abfluss-Methode oder die periodengerechte Methode?

Keine ist in jedem Fall besser. Die Zufluss-Abfluss-Methode ist einfacher zu führen, wenn es keinen Warenbestand gibt, zum Jahresende wenige Rechnungen offen sind und niemand außerhalb des Unternehmens die periodengerechte Methode verlangt. Die periodengerechte Methode zeigt mehr, wenn auf Rechnung verkauft wird, Rechnungen erst in späteren Monaten bezahlt werden oder ein Außenstehender sehen muss, was dem Unternehmen geschuldet wird und was es schuldet.

Darf mein Unternehmen steuerlich die Zufluss-Abfluss-Methode nutzen?

Meistens ja. Eine C Corporation, eine Personengesellschaft mit einer C Corporation als Gesellschafter und ein Steuersparmodell sind die Unternehmen, die das Gesetz beschränkt (Publication 538; Abschnitt 448).

Quellen für die Zeilen sind die Anleitungen zu Schedule C, Form 1120-S, Form 1065 und Form 1120.

Ein Gesellschafter, der eine qualifizierte Dienstleistungsgesellschaft ist, zählt nicht als C-Corporation-Gesellschafter. Ein Gesellschafter, der selbst eine Personengesellschaft mit einem solchen Gesellschafter ist, zählt dagegen, ebenso eine Kapitalgesellschaft, die während eines Teils des Jahres Gesellschafter war (Abschnitt 448(b)(2); Reg. 1.448-2). Auch wenn Abschnitt 448 die Zufluss-Abfluss-Methode nicht ausschließt, kann der IRS eine andere Methode verlangen, wenn die Zufluss-Abfluss-Methode das Einkommen nicht klar abbildet (Reg. 1.448-2(f)).

Ein Steuersparmodell (Tax Shelter) ist eines der folgenden (Reg. 1.448-2):

• ein Unternehmen, das keine C Corporation ist und seine Anteile jemals in einem Angebot angeboten hat, das bei einer Wertpapieraufsicht des Bundes oder eines Bundesstaates registriert werden musste oder eine Mitteilung über die Befreiung von der Registrierung erforderte, gleich ob die Mitteilung eingereicht wurde (eine S Corporation ist nur bei einer Mitteilung auf Ebene des Bundesstaates ausgenommen, die jede Kapitalgesellschaft einreichen muss, die in diesem Bundesstaat Wertpapiere anbietet);
• ein Syndikat (Syndicate): eine Personengesellschaft oder ein anderes Unternehmen, das keine C Corporation ist und mehr als 35 % seiner Verluste Kommanditisten oder Kapitalgebern ohne aktive Mitarbeit zuweist, das heißt Eigentümern, die das Unternehmen nicht aktiv leiten. Aktive Geschäftsführer, ihre nahen Angehörigen und Geschäftsführer, die seit fünf Jahren aktiv sind, werden nicht mitgezählt (Anleitung zu Form 1065; Abschnitt 1256(e)(3)). Verluste sind hier die Abzüge, die die erfassten Einnahmen übersteigen, ohne Verkäufe von Kapitalgütern und Betriebsvermögen. Jedes Jahr kann die Personengesellschaft oder S Corporation (nicht deren Eigentümer) wählen, stattdessen die Zuweisungen des Vorjahres zu testen, indem sie ihrer rechtzeitig eingereichten ursprünglichen Steuererklärung, Verlängerungen eingeschlossen, eine Erklärung mit Verweis auf Reg. 1.448-2(b)(2)(iii)(B) beifügt; die Wahl gilt nur für dieses Jahr und kann nicht widerrufen werden;
• ein Unternehmen oder eine Gestaltung, deren wesentlicher Zweck die Vermeidung der Bundeseinkommensteuer ist (Abschnitt 6662(d)(2)(C)).

Muss eine LLC oder eine S Corporation die periodengerechte Methode nutzen?

Nicht wegen ihrer Rechtsform. Eine S Corporation ist von der Zufluss-Abfluss-Methode nur ausgeschlossen, wenn sie ein Steuersparmodell ist. Spielt ein Warenbestand eine Rolle und ist sie kein kleines Unternehmen im Sinne der Steuervorschriften (Small Business Taxpayer), muss sie für Einkäufe und Verkäufe die periodengerechte Methode nutzen (Anleitung zu Form 1120-S).

Eine LLC folgt ihrer steuerlichen Einstufung. Der IRS behandelt eine LLC mit einem Mitglied als Teil der Steuererklärung ihres Eigentümers, eine LLC mit mehreren Mitgliedern als Personengesellschaft und eine LLC, die sich für die Behandlung als Kapitalgesellschaft entscheidet, als Kapitalgesellschaft (IRS: LLC). Die obige Tabelle gilt also nach Einstufung und Eigentümer: Eine LLC mit einem Mitglied nimmt die Zeile ihres Eigentümers (ob dieser eine Privatperson, eine Kapitalgesellschaft oder eine Personengesellschaft ist), eine LLC mit mehreren Mitgliedern die Zeilen für Personengesellschaften, und eine LLC, die als Kapitalgesellschaft besteuert wird, die Zeile der S Corporation oder C Corporation. Eine LLC mit mehreren Mitgliedern, zu denen eine C Corporation gehört, fällt unter die Regel für Personengesellschaften.

Wann muss eine C Corporation oder eine Personengesellschaft mit einer C Corporation als Gesellschafter die periodengerechte Methode nutzen?

Sofern keine der folgenden Ausnahmen gilt, wenn die durchschnittlichen jährlichen Bruttoeinnahmen der drei Steuerjahre vor dem laufenden Jahr $32.000.000 übersteigen (Rev. Proc. 2025-32, Abschnitt 4.30; Abschnitt 448(c)). Die Kapitalgesellschaft oder Personengesellschaft muss dann mit Wirkung für das Jahr, in dem der Test nicht bestanden wird, zur periodengerechten Methode wechseln und stellt dafür Form 3115 (Publication 538).

• Addieren Sie die Bruttoeinnahmen der drei Vorjahre und teilen Sie durch drei, und wiederholen Sie den Test jedes Jahr mit den jeweils drei Jahren davor. Kurze Geschäftsjahre, ein Unternehmen unter drei Jahren und die Einnahmen eines Rechtsvorgängers verändern den Wert.
• Bruttoeinnahmen sind Verkäufe abzüglich Retouren und Preisnachlässen, für Leistungen erhaltene Beträge sowie Einkünfte wie Zinsen, Dividenden, Mieten und Lizenzgebühren. Der Wareneinsatz (Cost of Goods Sold) wird nicht abgezogen, und Sales Tax, die das Gesetz dem Käufer auferlegt, bleibt außen vor (Reg. 1.448-2, Absatz (c)(2)(iv)).
• Unternehmen, die nach den Regeln der Abschnitte 52 und 414 als ein einziger Arbeitgeber behandelt werden, zählen als eine Person, und Verkäufe zwischen ihnen bleiben außen vor (Abschnitt 448(c)(2)). Ein Unternehmen mit bescheidenen eigenen Umsätzen kann den Test nicht bestehen, sobald die Umsätze eines verbundenen Unternehmens hinzukommen. Wer als verbunden gilt, hängt von den Eigentumsverhältnissen ab.
• Eine qualifizierte Dienstleistungsgesellschaft kann die Zufluss-Abfluss-Methode bei jeder Größe nutzen. Das ist eine Kapitalgesellschaft, deren Tätigkeiten im Wesentlichen vollständig in Gesundheit, Recht, Ingenieurwesen, Architektur, Rechnungswesen, Versicherungsmathematik, darstellenden Künsten oder Beratung liegen und deren Anteile im Wesentlichen vollständig von den Personen gehalten werden, die diese Arbeit leisten, von ehemaligen Arbeitnehmern, deren Nachlässen oder, für zwei Jahre, von einer Person, die die Anteile geerbt hat (Publication 538).

Was bei einem Verkäufer auf einem Marktplatz oder einer Plattform als Bruttoeinnahmen zählt, steht in Brutto- oder Nettoumsatz bei einem Marktplatz. Wie der Test berechnet wird und wie der erzwungene Wechsel abläuft, steht in Wechsel von der Zufluss-Abfluss-Methode zur periodengerechten Methode.

Erzwingt ein Warenbestand die periodengerechte Methode?

Nicht bei einem kleinen Unternehmen im Sinne der Steuervorschriften (Small Business Taxpayer). Das ist ein Unternehmen, das kein Steuersparmodell ist und dessen durchschnittliche Bruttoeinnahmen der drei Vorjahre innerhalb von $32.000.000 liegen. Es darf darauf verzichten, ein förmliches Inventar zu führen, aber seine Methode für den Warenbestand muss das Einkommen trotzdem klar abbilden (Abschnitt 471(c); Publication 334). Bei einem Eigentümer, der eine Privatperson ist, zählen die Einnahmen aller seiner Gewerbebetriebe oder Tätigkeiten sowie sein Anteil an den Einnahmen jeder Personengesellschaft oder S Corporation; Löhne und andere persönliche Beträge zählen nicht (Reg. 1.471-1(b)(2)). Wie es seinen Bestand behandelt, steht in Warenbestand oder Verbrauchsmaterial bei kleinen Verkäufern.

Bei jedem anderen Unternehmen, dessen Einnahmen davon abhängen, Waren herzustellen, einzukaufen oder zu verkaufen, und bei einem kleinen Unternehmen im Sinne der Steuervorschriften, das sich für ein förmliches Inventar entscheidet, erzwingt der Warenbestand für Einkäufe und Verkäufe die periodengerechte Methode und eine jährliche Bewertung des Bestands. Für alles andere kann die Zufluss-Abfluss-Methode gelten, das ist eine Mischmethode (Hybrid), aber nur, wenn die Zufluss-Abfluss-Methode überhaupt offensteht. Ein Steuersparmodell oder eine C Corporation oder Personengesellschaft mit einer C Corporation als Gesellschafter über der Grenze für die Bruttoeinnahmen muss für jeden Posten die periodengerechte Methode nutzen (Publication 538; Reg. 1.446-1; Reg. 1.448-2(a)(3)). Die Änderung der Methode für den Warenbestand erfordert Form 3115 (Publication 538).

Was ist eine Mischmethode oder modifizierte Zufluss-Abfluss-Methode?

Eine Mischmethode (Hybrid Method) verbindet die Zufluss-Abfluss-Methode und die periodengerechte Methode. Der IRS erlaubt jede Kombination, die das Einkommen klar abbildet und gleichbleibend genutzt wird, mit drei Grenzen (Publication 538):

• Wird ein Warenbestand benötigt, gilt für Einkäufe und Verkäufe die periodengerechte Methode;
• sind die Einnahmen nach der Zufluss-Abfluss-Methode erfasst, sind es auch die Ausgaben;
• sind die Ausgaben periodengerecht erfasst, sind es auch die Einnahmen.

Eine Kombination, die die Zufluss-Abfluss-Methode enthält, zählt für die Grenze der Bruttoeinnahmen als Zufluss-Abfluss-Methode.

Die „modifizierte Zufluss-Abfluss-Methode“ (Modified Cash Basis) gehört nicht zu den Methoden, die Publication 538 für eine Steuererklärung nennt; der IRS spricht von einer Mischmethode (Hybrid). Wenn ein Kreditgeber oder Buchhaltungsexperte Abschlüsse nach der modifizierten Zufluss-Abfluss-Methode verlangt, fragen Sie, welche Posten er periodengerecht sehen will, etwa Darlehen, Abschreibungen oder unbezahlte Rechnungen, und lassen Sie sich die Antwort schriftlich geben.

Ändert die Wahl meine Steuern oder nur, wann Einnahmen und Ausgaben gezählt werden?

Sie ändert vor allem das Jahr, in das ein Posten fällt. Ein Verkauf im Dezember, der im Januar bezahlt wird, ist periodengerecht eine Einnahme dieses Jahres und nach der Zufluss-Abfluss-Methode eine des nächsten Jahres. Der Gewinn eines Jahres und seine Steuer können sich also je nach Methode unterscheiden. Bei der periodengerechten Methode kann auf einen Verkauf Steuer fällig werden, bevor der Kunde zahlt, wobei manche Dienstleistungsunternehmen in Rechnung gestellte Beträge weglassen dürfen, deren Eingang sie nicht erwarten (Abschnitt 448(d)(5)).

Wenn ein Unternehmen die Methode wechselt, kann eine Anpassung erforderlich sein, damit Einnahmen oder Ausgaben nicht doppelt oder gar nicht erfasst werden (Anleitung zu Schedule C; Anleitung zu Form 1120).

Ändert die Wahl, was ein Kreditgeber sieht?

Ja. Abschlüsse nach der Zufluss-Abfluss-Methode zeigen Geldeingänge und Geldausgänge. Periodengerechte Abschlüsse zeigen zusätzlich unbezahlte Rechnungen an Kunden und unbezahlte Rechnungen von Lieferanten.

Ein Unternehmen, das steuerlich bereits periodengerecht arbeitet, hat eine weitere Verbindung zu seinen Abschlüssen: Es darf Einnahmen nicht später als verdient behandeln als ein geprüfter GAAP-Abschluss, der für Kredite oder die Berichterstattung an die Eigentümer verwendet wird (Abschnitt 451(b)).

Keine Steuerregel und keine IRS-Quelle legt fest, welche Grundlage ein Kreditgeber akzeptieren muss. Jeder Kreditgeber entscheidet selbst. Fragen Sie schriftlich nach: welche Grundlage, wie viele Perioden, wer die Abschlüsse erstellen muss und ob sie mit Ihren eingereichten Steuererklärungen verglichen werden. Siehe Finanzabschlüsse für einen Bankkredit und Finanzabschlüsse für einen SBA-Kredit.

Kann ich periodengerechte Bücher führen und eine Steuererklärung nach der Zufluss-Abfluss-Methode einreichen?

Ja, wenn das Unternehmen steuerlich die Zufluss-Abfluss-Methode nutzen darf und eine Überleitung der periodengerechten Bücher auf die Steuererklärung führt, mit Unterlagen, die sie belegen. Nach den Hinweisen des IRS genügt das der Regel, die die Steuererklärung an die Bücher bindet (Rev. Proc. 2015-13, Abschn. 2.01(4); Reg. 1.446-1(a)(4)). Die Publications 334 und 583 sagen schlichter, dass für beide dieselbe Methode zu nutzen ist, und die Methode muss das Einkommen weiterhin klar abbilden; lassen Sie die Position daher von einem Ersteller der Steuererklärung bestätigen. Siehe periodengerechte Bücher und eine Steuererklärung nach der Zufluss-Abfluss-Methode.

Kann ich zu Beginn eine der beiden Methoden wählen, und kann ich später wechseln?

Sie können in Ihrer ersten Steuererklärung jede zulässige Methode ohne Genehmigung des IRS wählen und müssen sie dann gleichbleibend nutzen (Publication 538; Reg. 1.446-1). Ein neues Unternehmen eines bestehenden Steuerpflichtigen kann für dieses Unternehmen eine Methode festlegen.

Nach der ersten Steuererklärung braucht ein Wechsel von der Zufluss-Abfluss-Methode zur periodengerechten Methode oder zurück in der Regel die Genehmigung des IRS mit Form 3115 (IRS: Über Form 3115). Manche Änderungen sind automatisch, andere brauchen zuvor eine Genehmigung; ein Wechsel, den die Grenze für die Bruttoeinnahmen erzwingt, erfolgt mit automatischer Zustimmung auf demselben Formular (Reg. 1.448-2(g)). Siehe Wechsel von der Zufluss-Abfluss-Methode zur periodengerechten Methode und, für eine neue LLC, Bücher für eine neue LLC einrichten.

Beispiel

Alle Zahlen dienen der Veranschaulichung und sind in US-Dollar.

Ein Einzelberater

Ein Berater als Einzelunternehmer stellt $90.000 im Jahr in Rechnung, hat keinen Warenbestand und reicht Schedule C nach der Zufluss-Abfluss-Methode ein. Eine im Dezember gestellte Rechnung über $6.000 wird im Januar bezahlt. Nach der Zufluss-Abfluss-Methode sind diese $6.000 Einnahmen des nächsten Jahres. Eine Bank, die Abschlüsse nach der periodengerechten Methode verlangt, würde sie im Jahr des Verkaufs zählen. Sofern das Unternehmen kein Steuersparmodell ist, steht der Zufluss-Abfluss-Methode für die Steuer nichts entgegen, und Bücher auf derselben Grundlage sind am einfachsten zu führen.

Eine S Corporation, die aus dem Lager verkauft

Eine S Corporation ohne verbundene Unternehmen und ohne Status als Steuersparmodell verkauft pro Jahr Ware für $2.000.000, die sie auf Lager hält. Sie ist von der Zufluss-Abfluss-Methode nicht ausgeschlossen. Ihre durchschnittlichen Bruttoeinnahmen liegen weit unter der Inventargrenze von $32.000.000, daher muss sie kein förmliches Inventar führen. Führt sie dennoch eines, gilt für Einkäufe und Verkäufe die periodengerechte Methode, und der Rest kann nach der Zufluss-Abfluss-Methode bleiben.

Eine C Corporation über der Grenze

Eine C Corporation, die keine qualifizierte Dienstleistungsgesellschaft ist, keine Landwirtschaft betreibt und keine verbundenen Unternehmen hat, meldet in den Jahren 1 bis 3 Bruttoeinnahmen von $36.000.000, $40.000.000 und $44.000.000. Der Durchschnitt beträgt $40.000.000 und liegt über der Grenze von $32.000.000 (hier in jedem Jahr als Grenze angenommen), also muss Jahr 4 periodengerecht geführt werden. Die Einnahmen von Jahr 4 fallen auf $30.000.000. Der Test für Jahr 5 nutzt die Jahre 2 bis 4: $40.000.000, $44.000.000 und $30.000.000 ergeben einen Durchschnitt von $38.000.000, immer noch über der Grenze, also bleibt Jahr 5 periodengerecht.

Anders in Ihrem Fall?

• Ein Kreditgeber, Investor oder Käufer verlangt periodengerechte Abschlüsse, während Sie nach der Zufluss-Abfluss-Methode einreichen: Die Unterschiede zwischen den Büchern und der Steuererklärung sollten in den Unterlagen übergeleitet werden. Siehe periodengerechte Bücher und eine Steuererklärung nach der Zufluss-Abfluss-Methode. Wenn die Bücher nur nach der Zufluss-Abfluss-Methode geführt werden oder im Rückstand sind, siehe Hilfe bei der Buchhaltung.
• Sie müssen wechseln, oder Ihre Umsätze und die verbundener Unternehmen liegen nahe an der Grenze: Die Zählung gilt für die ganze Gruppe und hängt von den Tatsachen ab. Wechsel von der Zufluss-Abfluss-Methode zur periodengerechten Methode behandelt Form 3115 und die Anpassung. Wenn auch die Bücher umgestellt werden müssen, siehe Hilfe bei der Buchhaltung.
• In Ihr Unternehmen ist ein Warenbestand hineingewachsen: Warenbestand oder Verbrauchsmaterial bei kleinen Verkäufern und Wareneinsatz in Schedule C.
• Frühere Steuererklärungen haben womöglich eine Methode genutzt, die die Regeln nicht erlaubten, etwa die Zufluss-Abfluss-Methode, nachdem die durchschnittlichen Bruttoeinnahmen $32.000.000 überschritten hatten, oder kein Inventar, obwohl Sie Ware auf Lager hatten. Siehe Wechsel von der Zufluss-Abfluss-Methode zur periodengerechten Methode, in früheren Steuererklärungen fehlenden Warenbestand korrigieren und Hilfe bei der Buchhaltung.
• Ihre Personengesellschaft hat einen Gesellschafter, der eine Kapitalgesellschaft ist, oder Investoren, die das Unternehmen nicht leiten oder über eine Finanzierungsrunde eingestiegen sind: Die Regeln zum C-Corporation-Gesellschafter und zum Steuersparmodell können die Zufluss-Abfluss-Methode ausschließen. Siehe Hilfe bei der Buchhaltung.
• Sie sind in Kanada: Zufluss-Abfluss-Methode oder periodengerechte Methode in Kanada.