Privates Auto oder Geräte in die LLC einbringen: Wert und Buchung

Kann ich ein Auto oder Geräte, die ich schon besitze, in meine LLC einbringen und abschreiben?

Wer etwas, das ihm bereits gehört, in eine LLC einbringt, erhält dafür keinen Abzug. Die Gründung der LLC oder das Umschreiben des Gegenstands macht aus einem privaten Gegenstand keine Betriebsausgabe. Den betrieblichen Anteil am steuerlichen Wert des Gegenstands erhalten Sie über die Abschreibung zurück, bei einem Auto alternativ über den Standard-Kilometersatz (Standard Mileage Rate). Vermögen, das nur privat genutzt wird, kann nicht abgeschrieben werden (Publication 946).

Für die US-Bundeseinkommensteuer ist eine LLC mit einem Eigentümer (Single-Member LLC) „steuerlich nicht eigenständig“ (Disregarded Entity): Sie gehört zur Steuererklärung ihres Eigentümers, es sei denn, sie wählt die Besteuerung als Kapitalgesellschaft (IRS: Single-member LLCs). Das Einbringen eines Gegenstands ist dann eine Buchung, kein Verkauf, und ein Gegenstand, der auf Ihren Namen läuft, kann trotzdem für den betrieblichen Teil der Nutzung abgeschrieben werden (Publication 946). Eine LLC mit zwei oder mehr Eigentümern ist standardmäßig eine Personengesellschaft (IRS: LLC, die als Kapitalgesellschaft oder Personengesellschaft einreicht), und das Einbringen ist eine Einlage in diese Personengesellschaft. Ehepartner, denen die LLC nur als Gemeinschaftsvermögen (Community Property) gehört, können sie als eines von beidem behandeln; Ehepartner in anderen Bundesstaaten reichen als Personengesellschaft ein.

Bei einem bisher nur privat genutzten Gegenstand zählt der niedrigere Betrag aus Marktwert am Tag der Einbringung und angepassten Anschaffungskosten, multipliziert mit Ihrem betrieblichen Nutzungsanteil. Ein Gegenstand, den Sie schon in Ihrem Unternehmen abgeschrieben haben, behält seine Anschaffungskosten, seinen Startzeitpunkt und seine Methode. Bei einem zweiten Eigentümer übernimmt die LLC in der Regel stattdessen Ihre angepassten Anschaffungskosten.

Wann der Fall nicht mehr einfach ist

• Ein wertvoller Gegenstand (ein Fahrzeug, eine Maschine, mehrere Computer) kommt in eine LLC mit einem zweiten Eigentümer (siehe unten), mit S-Wahl oder mit mehreren Jahren gemischter Nutzung, die schon gebucht sind. Die Ausgangsanschaffungskosten und das Startdatum, ein eingebauter Gewinn (Built-in Gain) oder eine Recapture (Nachversteuerung früherer Abschreibungen) und die Eröffnungsbuchungen hängen dann von den Tatsachen ab. Die Wahl der Besteuerung als Kapitalgesellschaft ist ein anderer Vorgang und wird hier nicht behandelt.
• Der Gegenstand ist heute weniger wert als Ihr Kaufpreis, oder Sie nutzen ihn auch privat.
• Der Gegenstand wurde schon in einer früheren Schedule C abgezogen oder ist noch mit einem Kredit belastet.
• Sie haben ihn geschenkt bekommen oder geerbt: Ihre Anschaffungskosten sind dann unter Umständen nicht der gezahlte Preis (Publication 551).

Was Sie bereithalten sollten: Kaufdatum, Preis und Belege über Verbesserungen; datierte Nachweise über den Wert am Tag der Einbringung; bei einem Auto den Kilometerstand an diesem Tag; Nutzungsnachweise; frühere Steuererklärungen. Der letzte Abschnitt zeigt, was jeder Nachweis belegt.

Welchen Wert setze ich an: den Kaufpreis oder den heutigen Wert?

LLC mit einem Eigentümer, Gegenstand bisher nur privat genutzt: Setzen Sie den niedrigeren Betrag aus Marktwert am Tag der Einbringung und angepassten Anschaffungskosten an diesem Tag an und multiplizieren Sie ihn mit dem Anteil der betrieblichen Nutzung (Publication 551; Publication 946; Publication 463 sagt dasselbe für ein Auto). Zwei oder mehr Eigentümer: Die LLC übernimmt stattdessen Ihre angepassten Anschaffungskosten, wie der Abschnitt zu zwei Eigentümern unten erklärt.

Die angepassten Anschaffungskosten sind der Kaufpreis plus Verbesserungen, abzüglich Abzügen, die die Anschaffungskosten mindern, etwa Schadensverluste (Casualty Losses). Der Marktwert ist der Preis, auf den sich ein Käufer und ein Verkäufer einigen würden, ohne Zwang und in Kenntnis aller Tatsachen.

Ist der Gegenstand mehr wert, als Sie bezahlt haben, ist der niedrigere Betrag der Kaufpreis, und der Mehrwert wird nie abgezogen. Ist er weniger wert, ist der Wertverlust eingetreten, als der Gegenstand noch privat war, und ein Verlust bei privat genutztem Vermögen ist nicht abziehbar (Publication 544).

In einer LLC mit einem Eigentümer hat ein Gegenstand, der vorher privat war, dann drei steuerliche Werte:

Wann beginnt die Abschreibung bei etwas, das mir schon gehörte?

Bei einem bisher privaten Gegenstand am Tag, an dem Sie ihn in die betriebliche Nutzung überführen. Vermögen, das von privater zu betrieblicher Nutzung wechselt, gilt an diesem Tag als in Betrieb genommen (betriebsbereit und für die betriebliche Nutzung verfügbar) (Publication 946; Publication 463 für ein Auto). Maßgeblich ist weder das Kaufdatum noch der Gründungstag der LLC, es sei denn, die betriebliche Nutzung begann an diesem Tag.

• Autos, leichte Lastwagen und Computer werden im regulären System (MACRS, den standardmäßigen Abschreibungstabellen) über 5 Jahre abgeschrieben. Andere Geräte folgen dem Zeitraum ihrer Vermögensklasse; Büromöbel werden über 7 Jahre abgeschrieben. Prüfen Sie Publication 946, bevor Sie die erste Steuererklärung einreichen.
• Für Autos und leichte Lastwagen unter einer Gewichtsgrenze gelten jährliche Höchstbeträge für die Abschreibung (Publication 463); die Gewichtsgrenze steht in Fahrzeugkauf über das Unternehmen.
• Wenn Sie den alten Beleg als neuen Kauf erfassen, stimmen Startdatum und Anschaffungskosten nicht. Die Bücher einer LLC mit einem Eigentümer beginnen mit dem Wert am Tag der Einbringung. Bei zwei oder mehr Eigentümern können die Bücher und die steuerlichen Anschaffungskosten voneinander abweichen (siehe unten).
• Die Abschreibung für einen Gegenstand, der in diesem Jahr in Betrieb genommen wurde, und für jedes Auto gehört in Form 4562, die Sie Ihrer Steuererklärung beilegen (Publication 946).
• Diese Seite geht von der regulären Abschreibung aus. Laut Publication 946 kann Vermögen, das von privater zu betrieblicher Nutzung wechselt, für die Sonderabschreibung infrage kommen; Abschnitt 179 hat eigene Voraussetzungen. Lesen Sie Geräte im ersten Jahr abschreiben, bevor Sie die erste Steuererklärung einreichen. Beides schließt bei einem Auto den Standard-Kilometersatz aus.

Wie buche ich das, wenn kein Geld geflossen ist?

LLC mit einem Eigentümer. Bei einem bisher nur privat genutzten Gegenstand buchen Sie im Soll ein Vermögenskonto und im Haben die Einlagen der Eigentümer, datiert auf den Tag der Einbringung, mit dem niedrigeren Betrag aus Marktwert und angepassten Anschaffungskosten, vor Anwendung des betrieblichen Nutzungsanteils. Die Abschreibung läuft dann nur auf den betrieblichen Anteil. Es ist kein Geld geflossen, daher läuft nichts über das Bankkonto, die Einnahmen oder die Ausgaben.

Üblicherweise ist die Buchung weder ein Kauf noch Einnahmen noch ein Darlehen von Ihnen; ein Darlehen ist eine eigene Entscheidung (Einlage oder Darlehen des Eigentümers an die LLC). Zwei oder mehr Eigentümer. Bei einem schuldenfreien Gegenstand buchen Sie im Soll das Vermögen und im Haben das Kapitalkonto des einbringenden Gesellschafters mit demselben Betrag: einmal nach der steuerlichen Methode (die angepassten Anschaffungskosten, die Schedule K-1 Zeile L ausweist) und, wenn der Gesellschaftsvertrag das Kapital zum Wert führt, einmal zum Marktwert. Führen Sie beide Zahlenreihen; Schulden, die die LLC übernimmt, brauchen eine eigene Verbindlichkeitsbuchung (Kapitalkonten der Gesellschafter). Nehmen Sie den Gegenstand mit Einbringungsdatum, Wertnachweis und Anschaffungskosten in die Anlagenliste auf; gibt es keine Liste, lesen Sie Fehlenden Abschreibungsplan neu aufbauen.

Bei einem Eigentümer ist ein Kredit, der auf Ihren Namen läuft, Ihre eigene Schuld, und das Vermögen wird weiter zu seinem Wert gebucht; die Zahlung vom Geschäftskonto steht in Gemischt genutzte Ausgaben und betrieblicher Anteil.

Soll ich für ein eingebrachtes Auto den Kilometersatz oder die tatsächlichen Kosten ansetzen?

Bei einem Auto, das Ihnen gehört, muss der Standard-Kilometersatz (Standard Mileage Rate) im ersten Jahr gewählt werden, in dem das Auto betrieblich nutzbar ist; in späteren Jahren können Sie beide Methoden verwenden (Publication 463). Bei einem Auto, das noch nicht im Unternehmen genutzt wurde, ist dieses erste Jahr das Jahr der Einbringung. Die Wahl erfolgt bis zum Fälligkeitstermin der Erklärung, einschließlich Verlängerungen, und kann nicht widerrufen werden. Ein späterer Wechsel zu den tatsächlichen Kosten ist erlaubt, aber die Abschreibung läuft dann linear über die restliche geschätzte Nutzungsdauer des Autos, innerhalb der jährlichen Höchstbeträge, nie nach MACRS. Jeder betriebliche Kilometer zum Kilometersatz mindert außerdem die Anschaffungskosten des Autos um den im Satz enthaltenen Abschreibungsanteil.

Ein Auto, das in einer früheren Schedule C schon MACRS, Abschnitt 179 oder Sonderabschreibung erhalten hat, kann den Kilometersatz nicht nutzen. Publication 463 gilt für ein Auto, das Ihnen gehört, und sagt nicht, ob ein Auto im Eigentum einer Personengesellschaft ihn nutzen kann. Welche Methode besser ist, steht in Standard-Kilometersatz oder tatsächliche Autokosten; das Fahrtenbuch in Anforderungen an das Fahrtenbuch.

Was, wenn ich es teilweise weiter privat nutze?

Schreiben Sie nur den betrieblichen Anteil ab. Für Pendelfahrten, Einkäufe oder Familienfahrten gibt es keine Abschreibung (Publication 946). Bei einem Auto messen Sie nach Kilometern. Haben Sie für das Jahr der Einbringung keine Fahrtenaufzeichnungen aus der Zeit davor, ermitteln Sie die betriebliche Nutzung für die Monate nach der Einbringung und multiplizieren sie dann mit den betrieblichen Monaten geteilt durch 12 (Publication 463).

Ein Auto muss mehr als 50 % betrieblich genutzt werden (qualifizierte betriebliche Nutzung), damit die beschleunigte Abschreibung gilt. Das wird in jedem Jahr des Abschreibungszeitraums am betrieblichen Nutzungsanteil des gesamten Jahres geprüft (26 U.S.C. 280F(b)(3)). Für das Jahr der Einbringung ergibt der oben genannte Monatsbruch diesen Anteil (das Beispiel in Publication 463 halbiert den Wert bei einer Einbringung zur Jahresmitte). Eine Einbringung zur Jahresmitte kann daher an der Grenze oder darunter landen, auch wenn die Nutzung danach hoch ist. Wird die Grenze im Jahr der Einbringung verfehlt, wird das Auto linear (jedes Jahr derselbe Betrag) über 5 Jahre abgeschrieben, ohne Abschnitt 179 oder Sonderabschreibung, und bleibt linear, auch wenn die betriebliche Nutzung später steigt. Wird die Grenze zunächst erreicht und später verfehlt, wechselt das Auto zur linearen Abschreibung, die bisher zu viel genommene Abschreibung ist in diesem Jahr Einkommen, und die Anschaffungskosten des Autos steigen um denselben Betrag. Form 4797, Part IV, berechnet das, und es wird als sonstiges Einkommen in dem Schedule gemeldet, der den Abzug enthielt, etwa Schedule C (Publication 463; Anleitung zu Form 4797).

In einer LLC mit zwei oder mehr Eigentümern ist die Nutzung eines Autos, das an einen Eigentümer mit mehr als 5 % am Kapital oder Gewinn der LLC oder an eine nahestehende Person vermietet oder ihm als Vergütung überlassen wird, keine qualifizierte betriebliche Nutzung (Publication 946).

Wie Sie den privaten Teil einer Rechnung erfassen, steht in Gemischt genutzte Ausgaben und betrieblicher Anteil.

Was gilt, wenn meine LLC zwei Eigentümer hat und ich den Gegenstand einbringe?

Das Einbringen von Vermögen in eine Personengesellschaft löst in der Regel weder für Sie noch für die Personengesellschaft einen Gewinn oder Verlust aus. Die Personengesellschaft übernimmt Ihre angepassten Anschaffungskosten für den Gegenstand, nicht seinen Wert, und ihre Haltedauer schließt Ihre ein (Publication 541).

Ein Abzug im ersten Jahr für einen eingebrachten Gegenstand ist nicht selbstverständlich: Abschnitt 179 zählt kein Vermögen, dessen Anschaffungskosten sich von den angepassten Anschaffungskosten des Vorbesitzers ableiten (Publication 946). Publication 541 sagt nicht, ob Ihre angepassten Anschaffungskosten für einen nur privat genutzten Gegenstand der gezahlte Preis oder der niedrigere Wert sind, und auch nicht, wie die Regel vom niedrigeren Wert innerhalb einer Personengesellschaft wirkt. Ein Gegenstand, der weniger wert ist, als Sie bezahlt haben, braucht eine fachliche Prüfung, bevor er eingebracht wird.

Eine LLC mit einem Eigentümer, die später einen zweiten Eigentümer aufnimmt, wird an diesem Tag zur Personengesellschaft, und die Geräte, die sie hält, gelten dann als in die Personengesellschaft eingebracht (oder, wenn der neue Eigentümer von Ihnen einkauft, zum Teil als verkauft) (Revenue Ruling 99-5, eine IRS-Verlautbarung genau zu diesem Fall).

Wie bringe ich den Gegenstand wieder in die private Nutzung zurück, oder wie verkaufe ich ihn später an mich selbst?

LLC mit einem Eigentümer. Die LLC gehört zu Ihrer Steuererklärung, es gibt also keine zweite Partei, an die Sie verkaufen könnten. Wenn Sie den Gegenstand für die private Nutzung zurücknehmen, endet die Abschreibung (Publication 946); das ist kein Verkauf. In den Büchern entfernen Sie das Vermögen und die kumulierte Abschreibung und buchen den Restbuchwert als Entnahme (Entnahmen des Eigentümers buchen). Geld, das die LLC Ihnen für den Gegenstand zahlt, ist ebenfalls eine Entnahme. Bei einem Auto löst es einen Wechsel zur linearen Abschreibung aus, wenn die betriebliche Nutzung während des Abschreibungszeitraums das Kriterium „mehr als 50 %“ nicht mehr erfüllt. Die bisher zu viel genommene Abschreibung wird dann in diesem Jahr zu Einkommen, und die Anschaffungskosten des Autos steigen um denselben Betrag (Form 4797, Part IV).

Verkauf an einen Dritten. Melden Sie den betrieblichen Teil des Verkaufs in Form 4797. Bei einem Gegenstand, der auch privat genutzt wird, ermitteln Sie Gewinn oder Verlust für den betrieblichen und den privaten Teil getrennt; ein Verlust auf den privaten Teil ist nicht abziehbar (Publication 544). Ein Gewinn bis zur Höhe der zulässigen oder zulässig gewesenen Abschreibung ist gewöhnliches Einkommen (Publication 544; Publication 463). Ein Verlust geht vom niedrigeren Betrag aus Wert und Anschaffungskosten am Tag der Einbringung aus, abzüglich der Abschreibung seitdem, nicht von dem, was Sie ursprünglich bezahlt haben.

Zwei oder mehr Eigentümer. Eine Ausschüttung an den Gesellschafter, der den Gegenstand eingebracht hat, löst in der Regel weder für die Personengesellschaft noch für diesen Gesellschafter einen Gewinn oder Verlust aus, bis der Gegenstand später verkauft wird. Die Anschaffungskosten des Gesellschafters für den Gegenstand sind die angepassten Anschaffungskosten der Personengesellschaft, begrenzt durch seine Anschaffungskosten für den Anteil nach Abzug von Bargeld, das er in demselben Vorgang erhält (26 U.S.C. 732(a)). Bei einer vollständigen Liquidation des Anteils gelten andere Regeln zur Aufteilung der Anschaffungskosten (Section 732(b), (c)); klären Sie diese, bevor Sie den Austritt buchen. Eine Ausschüttung an einen anderen Gesellschafter innerhalb von sieben Jahre führt dazu, dass der Einbringende den eingebauten Gewinn oder Verlust versteuert. Ein Verkauf an einen Gesellschafter ist ein echter Verkauf; ein Verlust ist nicht zulässig, wenn dieser Gesellschafter mehr als die Hälfte der Personengesellschaft hält, und ein Gewinn kann gewöhnliches Einkommen sein (Publication 541).

Welche Nachweise zu Wert und betrieblicher Nutzung sollte ich aufbewahren?

Bei Listed Property wie einem Auto (Vermögen, für das der IRS zusätzliche Nutzungsnachweise verlangt) können Sie nur dann abschreiben, wenn Sie die betriebliche Nutzung mit ausreichenden Aufzeichnungen oder hinreichenden Beweisen nachweisen. Sie bewahren sie so lange auf, wie eine Recapture noch möglich ist, also in jedem Jahr des Abschreibungszeitraums (Publication 946). Bewahren Sie Kosten-, Wert-, Nutzungs- und Abschreibungsnachweise für jeden Gegenstand auf, bis die Verjährungsfrist für das Jahr abläuft, in dem Sie ihn veräußern, auch nach dem Ende der Abschreibung (IRS: Wie lange sollte ich Unterlagen aufbewahren?; Wie lange Geschäftsunterlagen aufbewahren).

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung; die Beträge sind in US-Dollar.

Ein Laptop wird in eine LLC mit einem Eigentümer eingebracht

Eine Beraterin ohne Mitarbeiter kaufte einen Laptop für US$2.000. Er ist heute US$800 wert, und sie nutzt ihn nur für das Geschäft. Die Grundlage der Abschreibung ist der niedrigere Betrag von US$800, beginnend am Tag der Einbringung. Bei der regulären Abschreibung wird sie über 5 Jahre verteilt; ob Abschnitt 179 oder die Sonderabschreibung das beschleunigen können, steht in Geräte im ersten Jahr abschreiben. Für die Einbringung wird nichts abgezogen, und der Wertverlust von US$1.200 war ein privater Verlust. In den Büchern wird „Geräte“ im Soll und „Einlagen der Eigentümer“ im Haben mit je US$800 gebucht.

Ein Lastwagen, zu 70 % für die Arbeit genutzt

Ein Handwerker kaufte einen Lastwagen für US$40.000. Er ist heute US$22.000 wert. Er bringt ihn am 1. Januar ein und fährt ihn das ganze Jahr zu 70 % für die Arbeit. Angenommen, der Lastwagen unterliegt nicht den Höchstbeträgen für Pkw. Die Bücher erfassen US$22.000 als Vermögen gegen die Einlagen der Eigentümer, und nur der betriebliche Anteil ist abschreibbar: US$15.400 (US$22.000 mal 70 %), verteilt über 5 Jahre. Wurde der Lastwagen noch nie abgeschrieben und wählt er im ersten betrieblichen Jahr den Standard-Kilometersatz, zieht er stattdessen die betrieblichen Kilometer mal den Satz ab, und die im Satz enthaltene Abschreibung mindert die Anschaffungskosten. Hätte er ihn am 1. Juli mit denselben 70 % eingebracht, läge die betriebliche Nutzung für das Jahr bei 35 % (70 % mal 6/12), also unter der Grenze von mehr als 50 %; er würde linear abgeschrieben, ohne Abschnitt 179 oder Sonderabschreibung.

Eine LLC mit zwei Mitgliedern und ein Satz Werkzeug

Eine Gesellschafterin bringt schuldenfreies Werkzeug ein, das sie für US$3.000 gekauft und nie abgeschrieben hat. Es ist US$5.000 wert, und der Gesellschaftsvertrag schreibt ihrem Kapitalkonto US$5.000 gut. Die Bücher zum Wert buchen „Geräte“ im Soll und ihr Kapital im Haben mit US$5.000; die Steuerunterlagen behalten US$3.000. Durch die Einbringung entsteht keine Steuer. Die Grundlage der LLC für Abschreibung, Gewinn oder Verlust ist US$3.000. Der eingebaute Gewinn von US$2.000 bleibt bei ihr: Verkauft die LLC das Werkzeug für US$5.000, ohne dass Abschreibung genommen wurde, wird der Gewinn von US$2.000 ihr zugerechnet.

Anders in Ihrem Fall?

• Die LLC hat einen zweiten Eigentümer, eine S-Wahl oder mehrere Jahre gemischter Nutzung, die schon gebucht sind, und der Gegenstand ist wertvoll (ein Fahrzeug, eine Maschine, mehrere Computer): Die Ausgangsanschaffungskosten und das Startdatum, ob ein eingebauter Gewinn oder eine Recapture folgt, und die Eröffnungsbuchungen hängen von den Tatsachen ab. Sammeln Sie Kaufunterlagen, Wertnachweise, Kilometerstand und Nutzungsnachweise; Hilfe bei der Buchhaltung klärt das vor der nächsten Steuererklärung.
• Die LLC hat gewählt, als S Corporation oder andere Kapitalgesellschaft besteuert zu werden: Das Einbringen eines Gegenstands ist dann ein anderer steuerlicher Vorgang, mit eigenen Regeln zu Anschaffungskosten und eingebautem Verlust. Eine Wahl nach Form 8832 kann von 75 Tage vor der Einreichung bis 12 Monate danach wirksam werden, und Form 2553 ist 2 Monate und 15 Tage nach Beginn des Steuerjahres fällig; in beiden Fällen gelten die vorhandenen Geräte der LLC am Tag der Wahl als in die Kapitalgesellschaft eingebracht (26 CFR 301.7701-3(g)). Bringen Sie den Wahlbescheid und die Unterlagen zum Gegenstand zu Hilfe bei der Steuer für Kapitalgesellschaften.
• Der Gegenstand ist weniger wert, als Sie bezahlt haben, und Ihre LLC hat einen zweiten Eigentümer: Die Gesellschafter werden beim Verlust unterschiedlich behandelt, und Publication 541 sagt nicht, wie die Regel vom niedrigeren Wert für Sie gilt. Hilfe bei der Buchhaltung kann die Ausgangsanschaffungskosten und die Buchung auf dem Kapitalkonto bestätigen, bevor der Gegenstand eingebracht wird.
• Sie haben den Gegenstand schon in einer früheren Schedule C abgezogen, oder die LLC hat ihn schon als Kauf gebucht: Die früheren Anschaffungskosten, das Startdatum und die Methode gelten in der Regel weiter, und die Bücher müssen unter Umständen korrigiert werden. Siehe Fehlenden Abschreibungsplan neu aufbauen.
• Sie kaufen ein Fahrzeug oder bringen eines in eine Kapitalgesellschaft ein: siehe Fahrzeugkauf über das Unternehmen.
• Sie möchten einen Abzug im ersten Jahr, oder der Gegenstand ist klein: siehe Geräte im ersten Jahr abschreiben und Kleinanschaffungen als Aufwand oder aktivieren.
• Sie bringen Bargeld in die LLC ein, keinen Gegenstand: siehe Einlage oder Darlehen des Eigentümers an die LLC.
• Sie sind unsicher, wie Ihre LLC besteuert wird: siehe Wie LLCs besteuert werden.