Đưa xe hoặc thiết bị cá nhân vào LLC: giá trị và sổ sách

Tôi có thể đưa xe hoặc thiết bị đã có vào LLC và khấu trừ chi phí không?

Đưa món đồ đã có vào LLC không tạo ra khoản khấu trừ nào. Việc lập LLC hoặc đổi tên chủ sở hữu trên giấy tờ không biến đồ dùng cá nhân thành chi phí kinh doanh. Phần giá trị tính thuế dùng cho kinh doanh được thu hồi qua khấu hao hoặc, với xe, qua mức tính theo số dặm tiêu chuẩn. Tài sản chỉ dùng cho mục đích cá nhân thì không được khấu hao (Publication 946).

Về thuế thu nhập liên bang Hoa Kỳ, LLC một chủ sở hữu (single-member LLC) là "pháp nhân bị bỏ qua về thuế" (disregarded entity): LLC nằm trong tờ khai của chủ sở hữu, trừ khi LLC bầu chọn chịu thuế như công ty (IRS: LLC một thành viên). Khi đó, việc đưa món đồ vào chỉ là một bút toán ghi sổ, không phải giao dịch bán, và món đồ vẫn đứng tên bạn thì vẫn có thể khấu hao theo phần dùng cho kinh doanh (Publication 946). LLC có từ hai chủ sở hữu trở lên mặc định là hợp danh (IRS: LLC khai thuế như công ty hoặc hợp danh), và việc đưa món đồ vào là một khoản góp vào hợp danh đó. Vợ chồng sở hữu LLC chỉ với tư cách tài sản chung của vợ chồng (community property) có thể chọn một trong hai cách; vợ chồng ở các tiểu bang khác khai thuế theo hợp danh.

Với món đồ trước đó chỉ dùng cho cá nhân, giá trị được tính là giá thấp hơn giữa giá trị thị trường hợp lý vào ngày đưa vào và giá gốc tính thuế điều chỉnh, nhân với tỷ lệ bạn dùng cho kinh doanh. Món đồ đã được khấu hao trong hoạt động kinh doanh của bạn thì giữ nguyên giá gốc tính thuế, ngày bắt đầu và phương pháp. Khi có chủ sở hữu thứ hai, LLC nói chung nhận giá gốc tính thuế điều chỉnh của bạn.

Điều gì khiến trường hợp này không còn đơn giản

• Món đồ có giá trị (xe, máy móc, nhiều máy tính) được đưa vào LLC có chủ sở hữu thứ hai (xem phần bên dưới), có bầu chọn S corporation, hoặc đã có nhiều năm dùng lẫn cá nhân và kinh doanh được ghi sổ. Giá gốc tính thuế và ngày bắt đầu, khoản lãi tiềm ẩn hoặc khoản thu hồi khấu hao đã khấu trừ (recapture), và các bút toán mở đầu đều tùy theo từng trường hợp. Việc bầu chọn chịu thuế như công ty là một giao dịch khác, không đề cập ở đây.
• Món đồ hiện có giá thấp hơn giá bạn đã mua, hoặc bạn cũng dùng nó cho cá nhân.
• Món đồ đã được khấu trừ trên Schedule C của năm trước, hoặc vẫn còn khoản vay.
• Bạn có món đồ do được tặng hoặc thừa kế: giá gốc tính thuế ban đầu của bạn có thể không phải giá đã trả (Publication 551).

Cần chuẩn bị: ngày mua, giá mua và biên lai cải tạo, nâng cấp; bằng chứng có ghi ngày về giá trị vào ngày đưa vào; với xe, số km trên đồng hồ của ngày đó; hồ sơ sử dụng; các tờ khai thuế trước. Phần cuối trang giải thích từng loại chứng từ chứng minh điều gì.

Tôi dùng giá nào: giá đã mua hay giá trị hiện tại?

LLC một chủ sở hữu, món đồ trước đó chỉ dùng cho cá nhân: dùng giá thấp hơn giữa giá trị thị trường hợp lý vào ngày đưa vào và giá gốc tính thuế điều chỉnh của ngày đó, rồi nhân với tỷ lệ dùng cho kinh doanh (Publication 551; Publication 946; với xe, Publication 463 nêu cùng quy tắc). Từ hai chủ sở hữu trở lên: LLC nhận giá gốc tính thuế điều chỉnh của bạn, như phần về LLC hai chủ sở hữu bên dưới giải thích.

Giá gốc tính thuế điều chỉnh là số tiền bạn đã trả cộng chi phí cải tạo, nâng cấp, trừ các khoản làm giảm giá gốc như tổn thất do thiên tai hoặc tai nạn. Giá trị thị trường hợp lý là mức giá người mua và người bán đồng ý với nhau, không bên nào bị ép và cả hai đều biết rõ sự việc.

Nếu món đồ đáng giá hơn số tiền bạn đã trả, mức thấp hơn là giá đã trả, và phần giá trị tăng thêm không bao giờ được khấu trừ. Nếu món đồ đáng giá ít hơn, phần giảm giá xảy ra khi nó còn là đồ dùng cá nhân, và khoản lỗ trên tài sản dùng cá nhân không được khấu trừ (Publication 544).

Trong LLC một chủ sở hữu, món đồ từng là đồ dùng cá nhân sẽ có ba con số tính thuế:

Khấu hao bắt đầu khi nào với món đồ tôi đã có từ trước?

Với món đồ trước đó là đồ dùng cá nhân, khấu hao bắt đầu từ ngày bạn đưa nó vào sử dụng cho kinh doanh. Tài sản chuyển từ dùng cá nhân sang dùng cho kinh doanh được coi là đã đưa vào sử dụng (sẵn sàng và có thể dùng cho kinh doanh) vào ngày đó (Publication 946; với xe, xem Publication 463). Đó không phải ngày mua, cũng không phải ngày thành lập LLC, trừ khi việc dùng cho kinh doanh bắt đầu đúng ngày ấy.

• Xe, xe tải nhẹ và máy tính được khấu hao trong 5 năm theo hệ thống thông thường (MACRS, các bảng khấu hao tiêu chuẩn). Thiết bị khác dùng thời hạn của nhóm tài sản đó; đồ nội thất văn phòng là 7 năm. Hãy xem Publication 946 trước khi nộp tờ khai đầu tiên.
• Xe và xe tải nhẹ dưới một mức trọng lượng nhất định bị giới hạn số tiền khấu hao mỗi năm (Publication 463); quy tắc về trọng lượng nằm trong bài Mua xe qua doanh nghiệp.
• Nếu nhập biên lai cũ như một lần mua mới, ngày bắt đầu và giá gốc tính thuế sẽ sai. Sổ sách của LLC một chủ sở hữu bắt đầu từ giá trị vào ngày đưa vào. Với LLC có từ hai chủ sở hữu trở lên, sổ sách và giá gốc tính thuế có thể khác nhau (xem bên dưới).
• Khấu hao của món đồ đưa vào sử dụng trong năm nay, và của mọi chiếc xe, được khai trên Form 4562, đính kèm tờ khai (Publication 946).
• Trang này giả định bạn dùng khấu hao thông thường. Publication 946 cho biết tài sản chuyển từ dùng cá nhân sang kinh doanh có thể là tài sản đủ điều kiện để hưởng khấu hao bổ sung; Section 179 có các điều kiện riêng. Hãy đọc Khấu trừ thiết bị ngay trong năm đầu trước khi nộp tờ khai đầu tiên. Dùng một trong hai cách này cho xe thì không được dùng mức tính theo số dặm tiêu chuẩn cho chiếc xe đó.

Nếu không có tiền nào di chuyển, tôi ghi sổ thế nào?

LLC một chủ sở hữu. Với món đồ trước đó chỉ dùng cho cá nhân, ghi nợ một tài khoản tài sản và ghi có khoản góp vốn của chủ sở hữu, đề ngày đưa vào, theo giá thấp hơn giữa giá trị thị trường hợp lý và giá gốc tính thuế điều chỉnh, trước khi nhân với tỷ lệ dùng cho kinh doanh. Sau đó khấu hao chỉ chạy trên phần dùng cho kinh doanh. Không có tiền di chuyển, nên không có gì đi qua tài khoản ngân hàng, thu nhập hay chi phí.

Bút toán thông thường không phải là một lần mua, thu nhập hay khoản vay từ bạn; khoản vay là một quyết định riêng (Góp vốn hay cho LLC vay). Từ hai chủ sở hữu trở lên. Với món đồ không có nợ, ghi nợ tài sản và ghi có tài khoản vốn của thành viên hợp danh góp vào với cùng số tiền, một lần theo phương pháp giá gốc tính thuế (giá gốc tính thuế điều chỉnh, được báo cáo ở mục L của Schedule K-1) và, nếu thỏa thuận ghi vốn theo giá trị, một lần theo giá trị thị trường hợp lý. Hãy giữ cả hai bộ số liệu; khoản nợ LLC nhận thêm cần một bút toán nợ phải trả riêng (Tài khoản vốn của thành viên hợp danh). Thêm món đồ vào danh sách tài sản cố định cùng ngày đưa vào, bằng chứng về giá trị và giá gốc tính thuế; nếu chưa có danh sách, xem Dựng lại bảng khấu hao bị mất.

Với LLC một chủ sở hữu, khoản vay vẫn đứng tên bạn là nợ cá nhân của bạn và tài sản vẫn được ghi theo giá trị của nó; cách ghi khi trả khoản vay từ tài khoản của doanh nghiệp nằm trong bài Chi phí dùng lẫn và tỷ lệ kinh doanh.

Xe tôi đưa vào nên dùng mức tính theo số dặm hay chi phí thực tế?

Với xe bạn sở hữu, phải chọn mức tính theo số dặm tiêu chuẩn ngay trong năm đầu tiên xe sẵn sàng dùng cho kinh doanh; những năm sau, bạn có thể dùng một trong hai phương pháp (Publication 463). Với xe chưa từng dùng cho kinh doanh, năm đầu tiên đó là năm đưa vào. Lựa chọn này được đưa ra chậm nhất vào ngày đến hạn nộp tờ khai, kể cả thời gian gia hạn, và không thể hủy. Về sau vẫn được chuyển sang chi phí thực tế, nhưng khi đó khấu hao chạy theo đường thẳng trong thời gian sử dụng ước tính còn lại của xe, trong các mức trần hằng năm, và không bao giờ dùng MACRS. Mỗi dặm kinh doanh tính theo mức này cũng làm giảm giá gốc tính thuế của xe một khoản bằng phần khấu hao nằm sẵn trong mức đó.

Xe đã được khấu hao theo MACRS, Section 179 hoặc khấu hao bổ sung trên Schedule C của năm trước thì không được dùng mức tính theo số dặm. Publication 463 viết cho xe do bạn sở hữu và không cho biết xe thuộc sở hữu của hợp danh có được dùng mức này hay không. Phương pháp nào có lợi hơn được so sánh trong bài Mức tính theo số dặm tiêu chuẩn hay chi phí thực tế của xe; cách ghi nhật ký nằm trong bài Yêu cầu về nhật ký số dặm.

Nếu tôi vẫn dùng một phần cho việc cá nhân thì sao?

Chỉ khấu hao phần dùng cho kinh doanh. Xe dùng để đi làm, đi chợ hoặc đi chơi cùng gia đình không được khấu hao cho các dặm đó (Publication 946). Hãy đo mức dùng của xe theo số dặm. Với năm đưa vào, nếu bạn không có hồ sơ số dặm trước ngày đó, hãy tính tỷ lệ dùng cho kinh doanh của các tháng sau ngày đưa vào, rồi nhân với số tháng kinh doanh chia cho 12 (Publication 463).

Xe phải được dùng hơn 50% cho mục đích kinh doanh đủ điều kiện thì mới được khấu hao nhanh, và điều kiện này được kiểm tra mỗi năm của thời gian khấu hao, dựa trên tỷ lệ dùng cho kinh doanh của cả năm (26 U.S.C. 280F(b)(3)). Với năm đưa vào, phép tính theo số tháng ở trên cho ra tỷ lệ này (ví dụ trong Publication 463 chia đôi con số khi đưa vào giữa năm), nên đưa vào giữa năm có thể khiến tỷ lệ bằng hoặc thấp hơn mức yêu cầu dù sau đó bạn dùng cho kinh doanh rất nhiều. Nếu năm đưa vào không đạt, xe được khấu hao theo đường thẳng (mỗi năm một khoản bằng nhau) trong 5 năm, không được dùng Section 179 hay khấu hao bổ sung, và vẫn khấu hao theo đường thẳng dù sau đó tỷ lệ dùng cho kinh doanh tăng lên. Nếu ban đầu đạt nhưng về sau không đạt, xe chuyển sang đường thẳng, phần khấu hao vượt đã khấu trừ cho đến lúc đó trở thành thu nhập của năm ấy, và giá gốc tính thuế của xe tăng thêm đúng khoản đó. Form 4797, Part IV, dùng để tính khoản này, và nó được khai là thu nhập khác trên biểu đã khấu trừ, chẳng hạn Schedule C (Publication 463; Hướng dẫn Form 4797).

Trong LLC có từ hai chủ sở hữu trở lên, việc dùng xe cho thuê cho, hoặc trả thay lương cho, một chủ sở hữu nắm hơn 5% vốn hoặc lợi nhuận của LLC, hoặc cho một bên liên quan, không được tính là sử dụng kinh doanh đủ điều kiện (Publication 946).

Cách ghi phần chi tiêu cá nhân trong một hóa đơn nằm trong bài Chi phí dùng lẫn và tỷ lệ kinh doanh.

Nếu LLC của tôi có hai chủ sở hữu và tôi đưa món đồ vào thì sao?

Góp tài sản vào hợp danh thường không làm phát sinh lãi hay lỗ cho bạn hoặc cho hợp danh. Hợp danh nhận giá gốc tính thuế điều chỉnh của bạn đối với món đồ, không phải giá trị của nó, và thời gian nắm giữ của hợp danh bao gồm cả thời gian của bạn (Publication 541).

Khấu trừ ngay trong năm đầu cho món đồ được góp vào không chắc chắn: Section 179 không tính tài sản có giá gốc tính thuế lấy từ giá gốc tính thuế điều chỉnh của chủ sở hữu trước (Publication 946). Publication 541 không cho biết giá gốc tính thuế điều chỉnh của bạn với món đồ chỉ dùng cho cá nhân là giá đã trả hay giá trị thấp hơn, cũng không cho biết quy tắc giá thấp hơn áp dụng ra sao trong một hợp danh. Món đồ có giá trị thấp hơn giá bạn đã mua cần được chuyên gia xem xét trước khi đưa vào.

LLC một chủ sở hữu về sau thêm chủ sở hữu thứ hai sẽ trở thành hợp danh kể từ ngày đó, và thiết bị LLC đang có được coi là đưa vào hợp danh vào lúc ấy (hoặc, nếu chủ sở hữu mới mua phần từ bạn, một phần của thiết bị được coi là đã bán) (Revenue Ruling 99-5, hướng dẫn của IRS về đúng trường hợp này).

Làm sao chuyển lại về dùng cá nhân, hoặc sau này bán lại cho chính mình?

LLC một chủ sở hữu. LLC nằm trong tờ khai của bạn, nên không có bên thứ hai để bán. Lấy món đồ về dùng cho cá nhân thì khấu hao chấm dứt (Publication 946); đó không phải giao dịch bán. Trong sổ sách, xóa tài sản và khấu hao lũy kế của nó, rồi ghi giá trị sổ sách còn lại là khoản rút tiền của chủ sở hữu (Ghi khoản rút tiền của chủ sở hữu). Tiền LLC trả cho bạn để lấy món đồ cũng là một khoản rút tiền. Với xe, nếu tỷ lệ dùng cho kinh doanh không còn là hơn 50% trong thời gian khấu hao, xe phải chuyển sang khấu hao đường thẳng, và phần khấu hao vượt đã khấu trừ cho đến lúc đó trở thành thu nhập của năm ấy, đồng thời giá gốc tính thuế của xe tăng thêm đúng khoản đó (Form 4797, Part IV).

Bán cho người khác. Khai phần kinh doanh của giao dịch bán trên Form 4797. Với món đồ cũng dùng cho cá nhân, hãy tính lãi hoặc lỗ của phần kinh doanh và phần cá nhân riêng; khoản lỗ ở phần cá nhân không được khấu trừ (Publication 544). Khoản lãi tối đa bằng số khấu hao đã được hoặc lẽ ra được khấu trừ là thu nhập thông thường (Publication 544; Publication 463). Khoản lỗ được tính từ giá thấp hơn giữa giá trị và giá gốc tính thuế vào ngày đưa vào, trừ khấu hao từ đó đến nay, chứ không tính từ số tiền bạn đã trả ban đầu.

Từ hai chủ sở hữu trở lên. Việc phân phối món đồ cho thành viên hợp danh đã góp nó nói chung không làm phát sinh lãi hay lỗ cho hợp danh hoặc cho thành viên đó cho đến khi bán sau này; giá gốc tính thuế của thành viên với món đồ là giá gốc tính thuế điều chỉnh của hợp danh, bị giới hạn ở giá gốc tính thuế của thành viên trong phần vốn góp sau khi trừ tiền nhận trong cùng giao dịch (26 U.S.C. 732(a)). Việc thanh lý toàn bộ phần vốn của thành viên hợp danh dùng quy tắc phân bổ giá gốc tính thuế khác (section 732(b), (c)), nên hãy làm rõ các quy tắc đó trước khi ghi nhận việc rút. Việc phân phối cho một thành viên hợp danh khác trong vòng bảy năm khiến người đã góp phải ghi nhận khoản lãi hoặc lỗ tiềm ẩn. Bán cho một thành viên hợp danh là giao dịch bán thật; khoản lỗ không được chấp nhận nếu thành viên đó nắm hơn một nửa hợp danh, và khoản lãi có thể là thu nhập thông thường (Publication 541).

Tôi nên giữ bằng chứng nào về giá trị và việc dùng cho kinh doanh?

Với tài sản thuộc diện liệt kê (listed property) như xe, tức loại tài sản IRS yêu cầu thêm hồ sơ sử dụng, bạn không được khấu hao nếu không chứng minh được việc dùng cho kinh doanh bằng hồ sơ đầy đủ hoặc bằng chứng đủ sức thuyết phục, và phải giữ hồ sơ chừng nào còn có thể xảy ra việc thu hồi khấu hao đã khấu trừ, tức là bất kỳ năm nào trong thời gian khấu hao (Publication 946). Hãy giữ hồ sơ chi phí, giá trị, mức sử dụng và khấu hao của từng món đồ cho đến khi hết thời hiệu của năm bạn xử lý món đồ đó, kể cả sau khi khấu hao đã kết thúc (IRS: Nên lưu giữ hồ sơ bao lâu?; Giữ hồ sơ kinh doanh bao lâu).

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ mang tính minh họa; số tiền tính bằng đô la Hoa Kỳ.

Máy tính xách tay đưa vào LLC một chủ sở hữu

Một chuyên gia tư vấn làm việc một mình mua máy tính xách tay giá US$2.000. Hiện máy chỉ đáng US$800 và chị chỉ dùng cho kinh doanh. Giá gốc tính thuế để khấu hao là US$800, số tiền thấp hơn, bắt đầu từ ngày đưa vào. Theo khấu hao thông thường, khoản này được phân bổ trong 5 năm; việc Section 179 hoặc khấu hao bổ sung có thể làm nhanh hơn hay không được nói trong bài Khấu trừ thiết bị ngay trong năm đầu. Việc đưa vào không tạo khoản khấu trừ nào, và khoản giảm giá trị US$1.200 là khoản lỗ cá nhân. Sổ sách ghi nợ Thiết bị và ghi có Góp vốn của chủ sở hữu, mỗi bên US$800.

Xe tải dùng 70% cho công việc

Một nhà thầu mua xe tải giá US$40.000. Hiện xe đáng US$22.000. Anh đưa xe vào ngày 1 tháng 1 và dùng 70% cho công việc suốt năm. Giả sử xe tải không thuộc diện bị giới hạn khấu hao như xe du lịch. Sổ sách ghi US$22.000 là tài sản đối ứng với Góp vốn của chủ sở hữu, và chỉ phần dùng cho kinh doanh được khấu hao: US$15.400 (US$22.000 nhân 70%), thu hồi trong 5 năm. Nếu xe chưa từng được khấu hao và anh chọn mức tính theo số dặm tiêu chuẩn trong năm kinh doanh đầu tiên, anh khấu trừ số dặm kinh doanh nhân với mức đó, và phần khấu hao nằm trong mức này làm giảm giá gốc tính thuế. Nếu anh đưa xe vào ngày 1 tháng 7 với cùng tỷ lệ 70%, mức dùng cho kinh doanh của năm đó chỉ là 35% (70% nhân 6/12), thấp hơn ngưỡng hơn 50%, nên xe sẽ được khấu hao theo đường thẳng, không được dùng Section 179 hay khấu hao bổ sung.

LLC hai thành viên và một bộ dụng cụ

Một thành viên góp bộ dụng cụ không có nợ, mua giá US$3.000 và chưa từng khấu hao. Bộ dụng cụ đáng US$5.000, và thỏa thuận hoạt động ghi vào tài khoản vốn của chị US$5.000. Sổ sách theo giá trị ghi nợ Thiết bị và ghi có vốn của chị US$5.000; hồ sơ thuế giữ US$3.000. Việc góp không phát sinh thuế. Giá gốc tính thuế của LLC để khấu hao, tính lãi hoặc lỗ là US$3.000. Khoản lãi tiềm ẩn US$2.000 vẫn thuộc về chị: nếu LLC bán bộ dụng cụ với giá US$5.000 khi chưa khấu hao, khoản lãi US$2.000 được phân bổ cho chị.

Trường hợp của bạn có khác không?

• LLC có chủ sở hữu thứ hai, có bầu chọn S corporation, hoặc đã có nhiều năm dùng lẫn cá nhân và kinh doanh được ghi sổ, và món đồ có giá trị (xe, máy móc, một bộ máy tính): giá gốc tính thuế và ngày bắt đầu, việc có phát sinh lãi tiềm ẩn hay thu hồi khấu hao hay không, và các bút toán mở đầu đều tùy theo từng trường hợp. Hãy gom giấy tờ mua, bằng chứng về giá trị, số km trên đồng hồ và hồ sơ sử dụng; dịch vụ ghi sổ kế toán có thể giúp giải quyết trước tờ khai tiếp theo.
• LLC đã bầu chọn chịu thuế như S corporation hoặc công ty khác: đưa món đồ vào là một giao dịch thuế khác, có quy tắc riêng về giá gốc tính thuế và khoản lỗ tiềm ẩn. Lựa chọn Form 8832 có thể có hiệu lực từ 75 ngày trước ngày nộp đến 12 tháng sau ngày nộp, và Form 2553 đến hạn 2 tháng và 15 ngày sau khi năm thuế bắt đầu; dù theo cách nào, thiết bị LLC đang có cũng được coi là đưa vào công ty vào ngày bầu chọn có hiệu lực (26 CFR 301.7701-3(g)). Hãy mang thông báo bầu chọn và giấy tờ của món đồ đến dịch vụ thuế cho công ty.
• Món đồ đáng giá ít hơn giá bạn đã mua và LLC của bạn có hai chủ sở hữu: các thành viên hợp danh được đối xử khác nhau với khoản lỗ, và Publication 541 không cho biết quy tắc giá trị thấp hơn áp dụng cho bạn ra sao. Dịch vụ ghi sổ kế toán có thể xác nhận giá gốc tính thuế ban đầu và bút toán tài khoản vốn trước khi bạn đưa món đồ vào.
• Bạn đã khấu trừ món đồ trên Schedule C của năm trước, hoặc LLC đã ghi sổ nó như một lần mua: giá gốc tính thuế, ngày bắt đầu và phương pháp trước đó nói chung được giữ tiếp, và sổ sách có thể cần sửa. Xem Dựng lại bảng khấu hao bị mất.
• Bạn đang mua xe, hoặc đưa xe vào một công ty: xem Mua xe qua doanh nghiệp.
• Bạn muốn khấu trừ ngay trong năm đầu, hoặc món đồ có giá trị nhỏ: xem Khấu trừ thiết bị ngay trong năm đầu và Tính vào chi phí hay vốn hóa các khoản mua nhỏ.
• Bạn góp tiền mặt vào LLC, không phải một món đồ: xem Góp vốn hay cho LLC vay.
• Bạn chưa chắc LLC của mình chịu thuế theo cách nào: xem LLC bị đánh thuế như thế nào.