Aportar su auto o equipo personal a su LLC: valor y registros

¿Puedo pasar a mi LLC un auto o equipo que ya tengo y deducirlo?

Pasar a una LLC algo que ya tiene no genera ninguna deducción. Constituir la LLC o cambiar el título del bien no convierte un bien personal en un costo del negocio. La parte comercial del valor fiscal del bien se recupera mediante la depreciación o, en el caso de un auto, mediante la tarifa estándar por milla. Un bien que se usa solo para fines personales no se puede depreciar (Publication 946).

Para el impuesto federal sobre la renta, una LLC de un solo propietario (de un solo miembro) es una «entidad ignorada»: forma parte de la declaración de su propietario, salvo que elija ser gravada como corporación (IRS: LLC de un solo miembro). En ese caso, pasar un bien al negocio es un asiento contable, no una venta, y un bien que sigue a su nombre se puede depreciar por su uso comercial (Publication 946). Una LLC con dos o más propietarios es, por defecto, una sociedad de personas (IRS: LLC que presenta como corporación o como sociedad de personas), y el traspaso es un aporte a esa sociedad. Los cónyuges que son dueños de la LLC solo como bienes gananciales pueden tratarla de cualquiera de las dos formas; los cónyuges en otros estados presentan como sociedad de personas.

Si el bien solo se usó de forma personal hasta ahora, el valor que cuenta es el menor entre su valor justo de mercado en la fecha del traspaso y su base fiscal ajustada, multiplicado por su uso comercial. Un bien que ya se depreció en su negocio conserva su base fiscal, su fecha de inicio y su método. Con un segundo propietario, la LLC generalmente toma su base fiscal ajustada.

Qué hace que un caso no sea sencillo

• Un bien de valor (un vehículo, maquinaria, varias computadoras) que entra a una LLC con un segundo propietario (se explica abajo), con una elección S o con años de uso mixto ya registrados. La base fiscal y la fecha de inicio, cualquier ganancia incorporada o recuperación, y los asientos de apertura dependen de los hechos. Una elección de tributar como corporación es otra operación distinta y no se cubre aquí.
• El bien vale ahora menos de lo que pagó, o usted también lo usa de forma personal.
• El bien ya se dedujo en un Schedule C anterior, o todavía tiene un préstamo.
• Lo recibió como regalo o herencia: su base fiscal inicial puede no ser el precio pagado (Publication 551).

Qué reunir: fecha de compra, precio y recibos de mejoras; prueba fechada del valor en la fecha del traspaso; en un auto, la lectura del odómetro de ese día; registros de uso; declaraciones anteriores. La última sección explica qué demuestra cada cosa.

¿Qué valor uso: lo que pagué o lo que vale hoy?

LLC de un solo propietario, bien usado solo de forma personal hasta ahora: use el menor entre el valor justo de mercado del bien en la fecha del traspaso y su base fiscal ajustada en esa fecha, y multiplíquelo por la parte de uso que es comercial (Publication 551; Publication 946; la Publication 463 dice lo mismo para un auto). Dos o más propietarios: la LLC toma su base fiscal ajustada, como explica abajo la sección sobre dos propietarios.

La base fiscal ajustada es lo que pagó más las mejoras, menos las deducciones que reducen la base, como las pérdidas por siniestro. El valor justo de mercado es el precio que acordarían un comprador y un vendedor, sin presiones y con pleno conocimiento de los hechos.

Si el bien vale más de lo que pagó, el menor es lo que pagó, y el valor extra nunca se deduce. Si vale menos, la caída ocurrió mientras el bien era personal, y la pérdida en un bien de uso personal no es deducible (Publication 544).

En una LLC de un solo propietario, un bien que era personal tiene tres cifras fiscales:

¿Cuándo empieza la depreciación de algo que ya tenía?

Si el bien era personal hasta ahora, el día en que lo pasa al uso comercial. Un bien que cambia de uso personal a uso comercial se considera puesto en servicio (listo y disponible para uso comercial) en esa fecha (Publication 946; Publication 463 para un auto). No es la fecha de compra ni la fecha de constitución de la LLC, salvo que el uso comercial haya empezado en ese momento.

• Los autos, las camionetas ligeras y las computadoras se deprecian en 5 años con el sistema regular (MACRS, las tablas estándar de depreciación). Otro equipo usa el período de su clase de activo; el mobiliario de oficina es 7 años. Revise la Publication 946 antes de la primera declaración.
• Los autos y las camionetas ligeras por debajo de un límite de peso tienen topes anuales de depreciación (Publication 463); la regla del peso está en Comprar un vehículo a través de su negocio.
• Registrar el recibo viejo como una compra nueva falsearía la fecha de inicio y la base fiscal. Los libros de una LLC de un solo propietario parten del valor en la fecha del traspaso. Con dos o más propietarios, los libros y la base fiscal pueden diferir (abajo).
• La depreciación de un bien puesto en servicio este año, y la de cualquier auto, va en el Form 4562, que se adjunta a su declaración (Publication 946).
• Esta página supone la depreciación regular. La Publication 946 dice que un bien que cambia de uso personal a comercial puede ser propiedad calificada para la depreciación adicional (bonus); la sección 179 tiene sus propias pruebas. Lea Deducir equipo en el primer año antes de la primera declaración. Cualquiera de las dos en un auto excluye la tarifa estándar por milla para ese auto.

Si no se movió dinero, ¿cómo lo registro en los libros?

LLC de un solo propietario. Para un bien que solo se usó de forma personal hasta ahora, registre un débito en una cuenta de activo y un crédito en aportes del propietario, con la fecha del traspaso, por el menor entre el valor justo de mercado y la base fiscal ajustada, antes de aplicar la parte de uso comercial. Después, la depreciación corre solo sobre la parte comercial. No se movió efectivo, así que nada pasa por la cuenta bancaria, los ingresos ni los gastos.

El asiento habitual no es una compra, un ingreso ni un préstamo suyo; un préstamo es una decisión aparte (Aporte o préstamo del propietario a su LLC). Dos o más propietarios. Para un bien sin deuda, registre un débito en el activo y un crédito en la cuenta de capital del socio que lo aporta, por el mismo monto, una vez con el método de base fiscal (la base fiscal ajustada, que el Schedule K-1, ítem L, informa) y, si el acuerdo lleva el capital a valor, otra vez al valor justo de mercado. Conserve ambas series de cifras; la deuda que asuma la LLC necesita su propio asiento de pasivo (Cuentas de capital de los socios). Agregue el bien a la lista de activos fijos con su fecha de traspaso, la prueba de su valor y su base fiscal; si no tiene una lista, vea Reconstruir un calendario de depreciación que falta.

Con un solo propietario, un préstamo que sigue a su nombre es deuda suya y el activo se registra igual a su valor; pagarlo desde la cuenta del negocio se explica en Gastos de uso mixto y porcentaje comercial.

¿Un auto que paso al negocio usa la tarifa por milla o los costos reales?

En un auto que es suyo, la tarifa estándar por milla debe elegirse en el primer año en que el auto está disponible para uso comercial; en los años siguientes puede usar cualquiera de los dos métodos (Publication 463). Si el auto aún no se usaba en el negocio, ese primer año es el año del traspaso. La elección se hace a más tardar en la fecha de vencimiento de la declaración, incluidas las prórrogas, y no se puede revocar. Más adelante se puede cambiar a gastos reales, pero entonces la depreciación corre en línea recta durante la vida útil restante estimada del auto, dentro de los topes anuales, nunca con MACRS. Cada milla comercial a la tarifa también reduce la base fiscal del auto por la depreciación incluida en la tarifa.

Un auto que ya tuvo MACRS, sección 179 o depreciación adicional (bonus) en un Schedule C anterior no puede usar la tarifa. La Publication 463 está escrita para un auto que es suyo y no dice si un auto que pertenece a una sociedad de personas puede usarla. Cuál método conviene más se explica en Tarifa estándar por milla o gastos reales del auto; el registro de millas, en Requisitos del registro de millas.

¿Y si todavía lo uso en parte para cosas personales?

Deprecie solo la parte comercial. Un auto que se usa para ir al trabajo, de compras o en viajes familiares no recibe depreciación por esas millas (Publication 946). Mida el uso de un auto en millas. Para el año del traspaso, si no tiene registros de millas anteriores, calcule el uso comercial de los meses posteriores al traspaso y luego multiplíquelo por los meses comerciales sobre 12 (Publication 463).

Un auto debe usarse más de 50% para que cuente como uso comercial calificado y pueda usar depreciación acelerada, y la prueba se hace cada año del período de recuperación sobre el porcentaje de uso comercial de todo el año (26 U.S.C. 280F(b)(3)). Para el año del traspaso, la fracción de meses de arriba da ese porcentaje (el ejemplo de la Publication 463 reduce la cifra a la mitad en un traspaso a mitad de año), así que un traspaso a mitad de año puede quedar en la línea o por debajo aunque el uso posterior sea alto. Si el año del traspaso no llega, el auto se deprecia en línea recta (el mismo monto cada año) durante 5 años, sin sección 179 ni depreciación adicional (bonus), y sigue en línea recta aunque el uso comercial suba después. Si pasa al principio y luego no llega, cambia a línea recta, la depreciación adicional tomada hasta entonces es ingreso de ese año y la base fiscal del auto sube por el mismo monto. El Form 4797, Parte IV, lo calcula, y se informa como otro ingreso en el anexo que tomó la deducción, como el Schedule C (Publication 463; instrucciones del Form 4797).

En una LLC con dos o más propietarios, el uso de un auto arrendado a un propietario con más del 5% del capital o de las ganancias de la LLC, o a una persona relacionada, o entregado a ellos como pago, no es uso comercial calificado (Publication 946).

Cómo registrar la parte personal de una factura se explica en Gastos de uso mixto y porcentaje comercial.

¿Y si mi LLC tiene dos propietarios y yo aporto el bien?

Aportar un bien a una sociedad de personas normalmente no genera ganancia ni pérdida para usted ni para la sociedad. La sociedad toma su base fiscal ajustada en el bien, no su valor, y su período de tenencia incluye el suyo (Publication 541).

Una deducción total en el primer año sobre un bien aportado no está asegurada: la sección 179 no cuenta la propiedad cuya base fiscal proviene de la base fiscal ajustada del dueño anterior (Publication 946). La Publication 541 no dice si su base fiscal ajustada en un bien que solo usó de forma personal es lo que pagó o el valor menor, ni cómo funciona la regla del menor valor dentro de una sociedad de personas. Un bien que vale menos de lo que pagó necesita una revisión profesional antes de aportarlo.

Una LLC de un solo propietario que luego suma un segundo propietario se convierte en una sociedad de personas en esa fecha, y el equipo que tiene se trata como aportado a la sociedad en ese momento (o, si el nuevo propietario le compra una parte, parte del equipo como vendido) (Revenue Ruling 99-5, un fallo del IRS sobre este mismo caso).

¿Cómo lo devuelvo al uso personal o se lo vendo a mí mismo más adelante?

LLC de un solo propietario. La LLC forma parte de su declaración, así que no hay una segunda parte a quien vender. Retirar el bien para uso personal termina la depreciación (Publication 946); no es una venta. En los libros, dé de baja el activo y su depreciación acumulada y registre el valor en libros restante como un retiro del propietario (Registrar un retiro del propietario). El dinero que la LLC le pague por el bien también es un retiro. En un auto, si el uso comercial deja de ser más de 50% durante el período de recuperación, se pasa a línea recta, la depreciación adicional tomada hasta entonces se convierte en ingreso de ese año y la base fiscal del auto sube por el mismo monto (Form 4797, Parte IV).

Venta a un tercero. Informe la parte comercial de la venta en el Form 4797. Para un bien que también se usó de forma personal, calcule por separado la ganancia o pérdida de la parte comercial y de la parte personal; la pérdida de la parte personal no es deducible (Publication 544). La ganancia hasta el monto de la depreciación permitida o permisible es ingreso ordinario (Publication 544; Publication 463). Una pérdida parte del menor entre el valor y la base fiscal en la fecha del traspaso, menos la depreciación desde entonces, no de lo que pagó originalmente.

Dos o más propietarios. Una distribución al socio que aportó el bien generalmente no genera ganancia ni pérdida para la sociedad ni para ese socio hasta una venta posterior; la base fiscal del socio en el bien es la base fiscal ajustada de la sociedad, limitada por la base fiscal del socio en su participación después de restar cualquier efectivo recibido en la misma operación (26 U.S.C. 732(a)). Una liquidación completa de la participación del socio usa otras reglas de asignación de la base fiscal (sección 732(b) y (c)), así que resuélvalas antes de registrar el retiro. Una distribución a otro socio dentro de siete años obliga al que aportó a reconocer la ganancia o pérdida incorporada. Una venta a un socio es una venta real; no se permite la pérdida si ese socio es dueño de más de la mitad de la sociedad, y la ganancia puede ser ingreso ordinario (Publication 541).

¿Qué pruebas del valor y del uso comercial debo conservar?

Para la propiedad listada, como un auto (propiedad para la que el IRS exige registros de uso adicionales), no puede tomar depreciación si no demuestra el uso comercial con registros adecuados o pruebas suficientes, y debe conservarlos mientras aún pueda haber recuperación, es decir, cualquier año del período de recuperación (Publication 946). Conserve los registros de costo, valor, uso y depreciación de cada bien hasta que venza el plazo de prescripción del año en que se deshaga de él, incluso después de que termine la depreciación (IRS: cuánto tiempo conservar los registros; Cuánto tiempo conservar los registros del negocio).

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; las cifras están en dólares estadounidenses.

Una laptop que pasa a una LLC de un solo propietario

Una consultora independiente compró una laptop por US$2,000. Ahora vale US$800 y la usa solo para el trabajo. La base para la depreciación es US$800, el monto menor, a partir de la fecha del traspaso. Con la depreciación regular se reparte en 5 años; si la sección 179 o la depreciación adicional (bonus) pueden acelerarla se explica en Deducir equipo en el primer año. No se deduce nada por el traspaso, y la caída de US$1,200 en el valor fue una pérdida personal. Los libros registran un débito en Equipo y un crédito en Aportes del propietario, US$800 en cada uno.

Una camioneta usada 70% para el trabajo

Un contratista compró una camioneta por US$40,000. Ahora vale US$22,000. La pasa al negocio el 1 de enero y la usa 70% para el trabajo todo el año. Suponga que la camioneta no está sujeta a los topes en dólares de los autos de pasajeros. Los libros registran US$22,000 como activo contra Aportes del propietario, y solo la parte comercial es depreciable: US$15,400 (US$22,000 por 70%), que se recupera en 5 años. Si la camioneta nunca se ha depreciado y elige la tarifa estándar por milla en el primer año comercial, deduce las millas comerciales por la tarifa en lugar de la depreciación, y la depreciación incluida en la tarifa reduce la base fiscal. Si la hubiera pasado al negocio el 1 de julio con el mismo 70%, su uso comercial del año sería 35% (70% por 6/12), por debajo de la línea de más de 50%, así que se depreciaría en línea recta, sin sección 179 ni depreciación adicional (bonus).

Una LLC con dos miembros y un juego de herramientas

Una socia aporta herramientas sin deuda que compró por US$3,000 y nunca se depreciaron. Valen US$5,000, y el acuerdo operativo acredita a su cuenta de capital US$5,000. Los libros a valor registran un débito en Equipo y un crédito en su capital por US$5,000; los registros fiscales conservan US$3,000. El aporte no genera impuesto. La base fiscal de la LLC para la depreciación, la ganancia o la pérdida es US$3,000. La ganancia incorporada de US$2,000 se queda con ella: si la LLC vende las herramientas por US$5,000 sin haber tomado depreciación, la ganancia de US$2,000 se le asigna a ella.

¿Su caso es distinto?

• La LLC tiene un segundo propietario, una elección S o años de uso mixto ya registrados, y el bien es valioso (un vehículo, maquinaria, un juego de computadoras): la base fiscal y la fecha de inicio, si hay ganancia incorporada o recuperación, y los asientos de apertura dependen de los hechos. Reúna los papeles de compra, la prueba del valor, la lectura del odómetro y los registros de uso; la ayuda de contabilidad puede resolverlos antes de la próxima declaración.
• La LLC eligió ser gravada como corporación S u otra corporación: pasar un bien al negocio es otra operación fiscal, con sus propias reglas de base fiscal y de pérdida incorporada. Una elección del Form 8832 puede surtir efecto desde 75 días antes de presentarla hasta 12 meses después, y el Form 2553 vence 2 meses y 15 días después del inicio del año fiscal; en ambos casos el equipo que la LLC ya tiene se trata como aportado a la corporación en la fecha de la elección (26 CFR 301.7701-3(g)). Lleve el aviso de la elección y los papeles del bien a la ayuda de impuestos corporativos.
• El bien vale menos de lo que pagó y su LLC tiene un segundo propietario: los socios reciben un trato distinto en la pérdida, y la Publication 541 no dice cómo se aplica la regla del menor valor en su caso. La ayuda de contabilidad puede confirmar la base fiscal inicial y el asiento de la cuenta de capital antes de aportar el bien.
• Ya dedujo el bien en un Schedule C anterior, o la LLC ya lo registró como compra: la base fiscal, la fecha de inicio y el método anteriores generalmente continúan, y puede ser necesario corregir los libros. Vea Reconstruir un calendario de depreciación que falta.
• Va a comprar un vehículo, o a pasar uno a una corporación: vea Comprar un vehículo a través de su negocio.
• Quiere una deducción total en el primer año, o el bien es pequeño: vea Deducir equipo en el primer año y Gastar o capitalizar compras pequeñas.
• Aportó dinero a la LLC, no un bien: vea Aporte o préstamo del propietario a su LLC.
• No sabe cómo tributa su LLC: vea Cómo tributan las LLC.