Carro ou equipamento pessoal na LLC: valor e escrituração

Posso colocar na minha LLC um carro ou equipamento que já tenho e deduzir?

Levar para a LLC algo que você já tem não gera dedução. Constituir a LLC ou mudar o titular do bem não transforma um bem pessoal em custo da empresa. A parte empresarial do valor fiscal do bem é recuperada pela depreciação ou, no caso de um carro, pela taxa padrão por milha (standard mileage rate). Um bem usado apenas para fins pessoais não pode ser depreciado (Publication 946).

Para o imposto de renda federal dos EUA, uma LLC com um proprietário (single-member) é “desconsiderada” (disregarded): ela faz parte da declaração do proprietário, a menos que opte por ser tributada como corporação (IRS: LLCs de um único membro). Levar um bem para dentro dela é, então, um lançamento contábil, não uma venda, e um bem que continua em seu nome ainda pode ser depreciado pelo uso empresarial (Publication 946). Uma LLC com dois ou mais proprietários é, por padrão, uma sociedade de pessoas (IRS: LLC que entrega declaração como corporação ou sociedade de pessoas), e a transferência é um aporte a essa sociedade. Cônjuges que têm a LLC apenas como bens em comunhão (community property) podem tratá-la como entidade desconsiderada ou como sociedade de pessoas; cônjuges em outros estados entregam a declaração como sociedade de pessoas.

Para um bem usado só de forma pessoal até agora, vale o menor valor entre o valor justo de mercado na data da transferência e o custo-base ajustado, multiplicado pelo seu uso empresarial. Um bem que já foi depreciado no seu negócio mantém o custo-base, a data de início e o método. Com um segundo proprietário, a LLC geralmente assume o seu custo-base ajustado.

O que torna o caso mais complexo

• Um bem de valor (um veículo, uma máquina, vários computadores) indo para uma LLC com um segundo proprietário (veja abaixo), com opção de corporação S ou com anos de uso misto já lançados. O custo-base e a data iniciais, qualquer ganho embutido ou recaptura de depreciação e os lançamentos de abertura dependem dos fatos. A opção de tributação como corporação é outra operação e não é tratada aqui.
• O bem vale hoje menos do que você pagou, ou você também o usa para fins pessoais.
• O bem já foi deduzido em um Schedule C anterior, ou ainda tem um financiamento.
• Você recebeu o bem como presente ou herança: o seu custo-base inicial pode não ser o preço pago (Publication 551).

O que reunir: data e preço da compra e recibos de melhorias; provas datadas do valor na data da transferência; no caso de um carro, a leitura do odômetro nesse dia; registros de uso; declarações anteriores. A última seção diz o que cada item comprova.

Que valor devo usar: o que paguei ou o que o bem vale hoje?

LLC com um proprietário, bem usado só de forma pessoal até agora: use o menor valor entre o valor justo de mercado do bem na data da transferência e o custo-base ajustado nessa data, e multiplique pela parcela de uso empresarial (Publication 551; Publication 946; a Publication 463 diz o mesmo para um carro). Dois ou mais proprietários: a LLC assume o seu custo-base ajustado, como explica a seção abaixo sobre dois proprietários.

O custo-base ajustado é o que você pagou mais as melhorias, menos as deduções que reduzem o custo-base, como perdas por sinistro. O valor justo de mercado é o preço que um comprador e um vendedor combinariam, sem que nenhum dos dois seja forçado e com ambos conhecendo os fatos.

Se o bem vale mais do que você pagou, o menor valor é o que você pagou, e o valor extra nunca é deduzido. Se vale menos, a queda aconteceu enquanto o bem era pessoal, e a perda em um bem de uso pessoal não é dedutível (Publication 544).

Em uma LLC com um proprietário, um bem que era pessoal passa a ter três números fiscais:

Quando começa a depreciação de algo que eu já tinha?

Para um bem que era pessoal até agora, no dia em que você o passa para o uso empresarial. Um bem que muda de uso pessoal para uso empresarial é tratado como colocado em serviço (pronto e disponível para uso empresarial) nessa data (Publication 946; Publication 463 para um carro). Não vale a data da compra, nem a data de constituição da LLC, a menos que o uso empresarial tenha começado nessa data.

• Carros, caminhonetes leves e computadores são depreciados ao longo de 5 anos pelo sistema regular (MACRS, as tabelas padrão de depreciação). Outros equipamentos usam o prazo da sua classe de ativo; móveis de escritório têm 7 anos. Confira a Publication 946 antes da primeira declaração.
• Carros e caminhonetes leves abaixo de um limite de peso têm tetos anuais em dólares para a depreciação (Publication 463); a regra do peso está em Comprar um veículo pela sua empresa.
• Lançar o recibo antigo como uma compra nova distorceria a data de início e o custo-base. A escrituração de uma LLC com um proprietário parte do valor na data da transferência. Com dois ou mais proprietários, a escrituração e o custo-base fiscal podem diferir (veja abaixo).
• A depreciação de um bem colocado em serviço neste ano, e de qualquer carro, vai no Form 4562, anexado à sua declaração (Publication 946).
• Esta página supõe a depreciação regular. A Publication 946 diz que um bem que muda de uso pessoal para uso empresarial pode ser um bem qualificado para a depreciação bônus; a Section 179 tem testes próprios. Leia Deduzir equipamentos no primeiro ano antes da primeira declaração. Qualquer uma das duas em um carro exclui a taxa padrão por milha para ele.

Como registro nos livros se não entrou nem saiu dinheiro?

LLC com um proprietário. Para um bem usado só de forma pessoal até agora, debite uma conta de ativo e credite aportes do proprietário, na data da transferência, pelo menor valor entre o valor justo de mercado e o custo-base ajustado, antes de aplicar a parcela de uso empresarial. A depreciação passa então a correr só sobre a parte empresarial. Como não houve movimento de dinheiro, nada passa pela conta bancária, pela receita nem pelas despesas.

O lançamento usual não é uma compra, uma receita nem um empréstimo seu; o empréstimo é uma decisão separada (Aporte ou empréstimo do proprietário à LLC). Dois ou mais proprietários. Para um bem sem dívida, debite o ativo e credite a conta de capital do sócio que aporta pelo mesmo valor, uma vez pelo método do custo-base fiscal (o custo-base ajustado, que o item L do Schedule K-1 informa) e, se o contrato registra o capital a valor de mercado, outra vez pelo valor justo de mercado. Guarde os dois conjuntos de números; a dívida que a LLC assume precisa de um lançamento próprio de passivo (Contas de capital dos sócios). Inclua o bem na lista de ativos fixos com a data da transferência, a prova do valor e o custo-base; se não há lista, veja Reconstruir uma tabela de depreciação perdida.

Com um proprietário, um financiamento que continua em seu nome é uma dívida sua, e o ativo continua lançado pelo seu valor; pagá-lo pela conta da empresa está em Despesas de uso misto e percentual empresarial.

Para um carro que levo para a LLC, uso a taxa por milha ou os custos reais?

Para um carro que é seu, a taxa padrão por milha deve ser escolhida no primeiro ano em que o carro fica disponível para uso empresarial; nos anos seguintes, você pode usar qualquer um dos dois métodos (Publication 463). Para um carro que ainda não era usado no negócio, esse primeiro ano é o ano da transferência. A escolha é feita até a data de vencimento da declaração, incluindo prorrogações, e não pode ser revogada. Mudar depois para despesas reais é permitido, mas a depreciação passa a ser em linha reta ao longo da vida útil estimada restante do carro, dentro dos tetos anuais, nunca pelo MACRS. Cada milha empresarial pela taxa também reduz o custo-base do carro, pela depreciação embutida na taxa.

Um carro que já teve MACRS, Section 179 ou depreciação bônus em um Schedule C anterior não pode usar a taxa. A Publication 463 foi escrita para um carro que você possui e não diz se um carro de propriedade de uma sociedade de pessoas pode usá-la. Qual método é melhor está em Taxa padrão por milha ou despesas reais do carro; o diário de quilometragem está em Requisitos do diário de quilometragem.

E se eu ainda usar o bem em parte para fins pessoais?

Deprecie só a parte empresarial. Um carro usado para ir e voltar do trabalho, fazer compras ou viajar com a família não recebe depreciação por essas milhas (Publication 946). Meça o carro em milhas. Para o ano da transferência, se você não tem registros de quilometragem de antes dela, calcule o uso empresarial dos meses após a transferência e multiplique pelos meses de uso empresarial sobre 12 (Publication 463).

Para usar a depreciação acelerada, um carro deve ser usado mais de 50% em uso empresarial qualificado, testado a cada ano do período de recuperação sobre o percentual de uso empresarial do ano inteiro (26 U.S.C. 280F(b)(3)). Para o ano da transferência, a fração de meses acima dá esse percentual (o exemplo da Publication 463 reduz o número pela metade para uma transferência no meio do ano); por isso, uma transferência no meio do ano pode ficar no limite ou abaixo dele, mesmo que o uso após a transferência seja alto. Se o ano da transferência ficar abaixo, o carro é depreciado em linha reta (o mesmo valor a cada ano) ao longo de 5 anos, sem Section 179 nem depreciação bônus, e continua em linha reta mesmo que o uso empresarial suba depois. Se o carro passa no teste no início e fica abaixo depois, ele passa para a linha reta, a depreciação excedente tomada até então vira renda nesse ano, e o custo-base do carro sobe no mesmo valor. O Form 4797, Part IV, faz o cálculo, e o valor é declarado como outra renda no schedule que registrou a dedução, como o Schedule C (Publication 463; instruções do Form 4797).

Em uma LLC com dois ou mais proprietários, o uso de um carro alugado ou dado como pagamento a um proprietário de mais de 5% do capital ou dos lucros da LLC, ou a uma pessoa relacionada, não é uso empresarial qualificado (Publication 946).

O registro da parte pessoal de uma conta está em Despesas de uso misto e percentual empresarial.

E se minha LLC tem dois proprietários e eu coloco o bem nela?

Aportar um bem a uma sociedade de pessoas geralmente não gera ganho nem perda para você nem para a sociedade. A sociedade assume o seu custo-base ajustado no bem, não o valor dele, e o período de posse dela inclui o seu (Publication 541).

Uma dedução integral no primeiro ano para um bem aportado não é garantida: a Section 179 não considera bens cujo custo-base vem do custo-base ajustado do proprietário anterior (Publication 946). A Publication 541 não diz se o seu custo-base ajustado em um bem que você só usou de forma pessoal é o que você pagou ou o valor menor, nem como a regra do menor valor funciona dentro de uma sociedade de pessoas. Um bem que vale menos do que você pagou precisa de revisão profissional antes de entrar.

Uma LLC com um proprietário que depois ganha um segundo proprietário passa a ser sociedade de pessoas nessa data, e o equipamento que ela tem é tratado como aportado à sociedade nesse momento (ou, se o novo proprietário compra de você, parte dele como vendido) (Revenue Ruling 99-5, uma decisão do IRS sobre exatamente esse caso).

Como devolvo o bem ao uso pessoal, ou depois o vendo para mim mesmo?

LLC com um proprietário. A LLC faz parte da sua declaração, então não há uma segunda parte para quem vender. Retomar o bem para uso pessoal encerra a depreciação (Publication 946); não é uma venda. Na escrituração, retire o ativo e a depreciação acumulada e registre o valor contábil restante como retirada do proprietário (Registrar a retirada do proprietário). O dinheiro que a LLC paga a você pelo bem também é uma retirada. Para um carro, o uso empresarial que deixa de ser mais de 50% durante o período de recuperação provoca a passagem para a linha reta, e a depreciação excedente tomada até então vira renda nesse ano, com o custo-base do carro aumentado no mesmo valor (Form 4797, Part IV).

Venda a terceiros. Declare a parte empresarial da venda no Form 4797. Para um bem também usado de forma pessoal, calcule separadamente o ganho ou a perda da parte empresarial e da parte pessoal; a perda na parte pessoal não é dedutível (Publication 544). O ganho até o valor da depreciação tomada ou que poderia ter sido tomada é renda ordinária (Publication 544; Publication 463). Uma perda parte do menor valor entre o valor de mercado e o custo-base na data da transferência, menos a depreciação desde então, e não do que você pagou originalmente.

Dois ou mais proprietários. Uma distribuição ao sócio que aportou o bem geralmente não gera ganho nem perda para a sociedade nem para esse sócio até uma venda posterior; o custo-base do sócio no bem é o custo-base ajustado da sociedade, limitado ao custo-base do sócio na participação depois de subtrair qualquer dinheiro recebido na mesma operação (26 U.S.C. 732(a)). Uma liquidação completa da participação do sócio usa outras regras de alocação do custo-base (seção 732(b), (c)); resolva-as antes de registrar a saída. Uma distribuição a outro sócio em até sete anos faz o sócio que aportou reconhecer o ganho ou a perda embutida. Uma venda a um sócio é uma venda de verdade; a perda não é permitida se esse sócio detém mais da metade da sociedade, e o ganho pode ser renda ordinária (Publication 541).

Que prova de valor e de uso empresarial devo guardar?

Para bens listados (listed property), como um carro (bens para os quais o IRS exige registros extras de uso), você não pode tomar depreciação sem provar o uso empresarial com registros adequados ou provas suficientes, e deve guardá-los enquanto a recaptura ainda puder ocorrer, o que pode ser em qualquer ano do período de recuperação (Publication 946). Guarde os registros de custo, valor, uso e depreciação de cada bem até o fim do prazo de prescrição do ano em que você se desfizer dele, mesmo depois que a depreciação terminar (IRS: por quanto tempo guardar os registros; Por quanto tempo guardar os registros do negócio).

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; os valores estão em dólares americanos.

Um laptop levado para uma LLC com um proprietário

Uma consultora autônoma comprou um laptop por US$2.000. Hoje ele vale US$800, e ela o usa só para o negócio. O custo-base para depreciação é US$800, o menor valor, a partir da data da transferência. Pela depreciação regular, esse valor é distribuído ao longo de 5 anos; se a Section 179 ou a depreciação bônus podem acelerar isso, veja Deduzir equipamentos no primeiro ano. Nada é deduzido pela transferência, e a queda de US$1.200 no valor foi uma perda pessoal. Na escrituração, debita-se Equipamentos e credita-se Aportes do proprietário, US$800 em cada.

Uma caminhonete usada 70% para o trabalho

Um prestador de serviços autônomo comprou uma caminhonete por US$40.000. Hoje ela vale US$22.000. Ele a transfere em 1º de janeiro e a usa 70% para o trabalho durante o ano todo. Suponha que a caminhonete não esteja sujeita aos tetos em dólares dos carros de passeio. A escrituração registra US$22.000 como ativo contra Aportes do proprietário, e só a parte empresarial é depreciável: US$15.400 (US$22.000 vezes 70%), recuperados ao longo de 5 anos. Se a caminhonete nunca foi depreciada e ele escolhe a taxa padrão por milha no primeiro ano de uso empresarial, deduz em vez disso as milhas empresariais vezes a taxa, e a depreciação embutida na taxa reduz o custo-base. Se ele a tivesse transferido em 1º de julho com os mesmos 70%, o uso empresarial no ano seria de 35% (70% vezes 6/12), abaixo da linha de mais de 50%, e ela seria depreciada em linha reta, sem Section 179 nem depreciação bônus.

Uma LLC com dois membros e um conjunto de ferramentas

Uma sócia aporta ferramentas sem dívida, compradas por US$3.000 e nunca depreciadas. Elas valem US$5.000, e o acordo operacional credita US$5.000 na conta de capital dela. A escrituração a valor de mercado debita Equipamentos e credita o capital dela em US$5.000; os registros fiscais mantêm US$3.000. Não surge imposto com o aporte. O custo-base da LLC para depreciação, ganho ou perda é US$3.000. O ganho embutido de US$2.000 fica com ela: se a LLC vender as ferramentas por US$5.000 sem ter tomado depreciação, o ganho de US$2.000 é atribuído a ela.

E no seu caso?

• A LLC tem um segundo proprietário, opção de corporação S ou anos de uso misto já lançados, e o bem tem valor (um veículo, uma máquina, um conjunto de computadores): o custo-base e a data iniciais, a existência de ganho embutido ou recaptura e os lançamentos de abertura dependem dos fatos. Reúna os documentos de compra, a prova do valor, a leitura do odômetro e os registros de uso; a ajuda com escrituração contábil pode resolver isso antes da próxima declaração.
• A LLC optou por ser tributada como corporação S ou outra corporação: levar um bem para dentro dela é outra operação tributária, com regras próprias de custo-base e de perda embutida. A opção do Form 8832 pode valer desde 75 dias antes da data de entrega até 12 meses depois dela, e o Form 2553 vence 2 meses e 15 dias após o início do ano fiscal; em ambos os casos, o equipamento que a LLC já tem é tratado como aportado à corporação na data da opção (26 CFR 301.7701-3(g)). Leve o aviso da opção e os documentos do bem para a ajuda com impostos de corporação.
• O bem vale menos do que você pagou e a sua LLC tem um segundo proprietário: os sócios são tratados de forma diferente na perda, e a Publication 541 não diz como a regra do menor valor se aplica a você. A ajuda com escrituração contábil pode confirmar o custo-base inicial e o lançamento na conta de capital antes de o bem entrar.
• Você já deduziu o bem em um Schedule C anterior, ou a LLC já lançou o bem como compra: o custo-base, a data de início e o método anteriores geralmente continuam, e a escrituração talvez precise de correção. Veja Reconstruir uma tabela de depreciação perdida.
• Você vai comprar um veículo, ou levá-lo para uma corporação: veja Comprar um veículo pela sua empresa.
• Você quer deduzir tudo no primeiro ano, ou o bem é pequeno: veja Deduzir equipamentos no primeiro ano e Despesa ou ativo imobilizado em compras pequenas.
• Você colocou dinheiro na LLC, e não um bem: veja Aporte ou empréstimo do proprietário à LLC.
• Você não tem certeza de como a sua LLC é tributada: veja Como as LLCs são tributadas.