Wareneinsatz rekonstruieren: ohne Belege und Inventurlisten

Was ist der Wareneinsatz, und warum senkt er die Steuer auf Einkünfte aus dem Wiederverkauf?

Der Wareneinsatz (Cost of Goods Sold, COGS) sind die Kosten der Waren, die Sie verkauft haben. In Schedule C ziehen Sie ihn zusammen mit den Retouren von Ihren Umsätzen ab und erhalten so den Rohgewinn; die übrige Steuererklärung geht von diesem Gewinn aus. Lassen Sie ihn weg, besteuert die US-Steuererklärung den Bruttoumsatz so, als hätte die Ware nichts gekostet.

Nach der üblichen Inventurmethode ist der Wareneinsatz der Warenbestand zu Jahresbeginn plus die Einkäufe minus der Warenbestand, der am Jahresende unverkauft bleibt (Publication 334, Kapitel 6). Gekaufte, aber noch nicht verkaufte Ware ist noch kein Wareneinsatz: Sie bleibt im Endbestand, bis sie verkauft wird. Ausnahme: Ein kleines Unternehmen folgt Büchern, die Ware bei Zahlung als Aufwand verbuchen (nächster Abschnitt).

Was einen Fall ohne Unterlagen schwierig macht:

• Mehrere zurückliegende Jahre: Der Endbestand jedes Jahres ist der Anfangsbestand des nächsten, ein Fehler in einem Jahr setzt sich also fort.
• Ware, die bar bezahlt oder von Konten gezahlt wurde, die mit privaten Ausgaben vermischt sind.
• Keine Zählung des Warenbestands zu irgendeinem Jahresende.
• Bereits eingereichte Steuererklärungen aus früheren Jahren, in denen der Wareneinsatz fehlte oder Ware beim Kauf abgezogen wurde, ohne dass eine Methode dies erlaubt.
• Einige Jahre eingereicht, andere nie eingereicht (bei eingereichten Jahren muss eventuell die Methode korrigiert werden), oder ein Bescheid oder eine Prüfung liegt vor.
• Gelegentliche Verkäufe oder Ware, die Ihnen schon vor dem Start des Geschäfts gehörte: Hier gilt eine andere Antwort (siehe den letzten Abschnitt).

Treffen mehrere dieser Punkte zu, sind die Methode und die Reihenfolge der Einreichungen Ermessenssache; siehe den letzten Abschnitt.

Tragen Sie zuerst zusammen: Konto- und Kartenauszüge für jedes Konto, mit dem Sie Ware gekauft haben, auch private; Verläufe Ihrer Zahlungs-Apps, Marktplätze und Lieferanten sowie Bestätigungs-E-Mails; Rechnungen für Einfuhr und Spediteure; Versandetiketten; Umsätze nach Jahren; und eine Zählung des Warenbestands, den Sie heute haben.

Gehen Sie in dieser Reihenfolge vor:

1. Rekonstruieren Sie die Einkäufe jedes Jahres.
2. Zählen Sie den Bestand heute und rechnen Sie zurück.
3. Führen Sie die Rohgewinnprüfung durch.
4. Schreiben Sie ein einseitiges Memo zur Methode.
5. Behandeln Sie jedes Jahr auf dieselbe Weise.

Brauche ich eine körperliche Inventur, oder kann ein kleines Unternehmen auf eine formelle Inventur verzichten?

Ein Unternehmen, das Waren verkauft, muss in der Regel zu Beginn und am Ende jedes Jahres eine Inventur machen (26 CFR 1.471-1); ein Small Business Taxpayer (kleines Unternehmen im Sinne des Gesetzes) darf sich jedoch dagegen entscheiden. Es braucht trotzdem eine Methode, die die Einkünfte klar abbildet.

Ein Small Business Taxpayer hat durchschnittliche jährliche Bruttoeinnahmen von höchstens dem Grenzwert für die drei vorangegangenen Steuerjahre und ist kein Steuersparmodell (Tax Shelter). Der Grenzwert wird an die Inflation angepasst: Der aktuelle Wert beträgt $32.000.000, und jedes zurückliegende Jahr hat seinen eigenen, niedrigeren Grenzwert. Die Einnahmen aus allen Ihren Gewerbebetrieben und aus Unternehmen, die mit Ihrem als ein Arbeitgeber gelten, werden in der Regel zusammengerechnet, dazu Ihr Anteil an den Einnahmen jeder Personengesellschaft oder S Corporation, an der Sie beteiligt sind (Publication 334; 26 CFR 1.471-1; 26 U.S.C. 471(c); 26 U.S.C. 448(c)). Die Ausnahme gilt für Steuerjahre, die nach 2017 beginnen; frühere Jahre folgen älteren Regeln, die diese Seite nicht behandelt.

Wer auf eine formelle Inventur verzichtet, ändert das Jahr, in dem die Kosten abgezogen werden. Ein kleiner Verkäufer kann seine Ware als nicht untergeordnetes Material und Verbrauchsmaterial (Non-incidental Materials and Supplies) behandeln oder seinem Abschluss oder seinen Büchern folgen. Was zu Ihnen passt, steht in Warenbestand oder Verbrauchsmaterial bei kleinen Verkäufern. Bücher, die Ware bei Zahlung als Aufwand verbuchen, ohne dass eine Zählung in den Büchern verwendet oder ein Bestandswert an Kreditgeber oder Gesellschafter gemeldet wird, stützen den Abzug der Kosten bei Zahlung; unverkaufte Ware spielt dann keine Rolle. Bücher, die den Warenbestand führen, tun das nicht (26 CFR 1.471-1). Ohne Bücher gibt es nichts, dem Sie folgen könnten; deshalb steht deren Wiederaufbau an erster Stelle.

Verwenden Sie für alle zurückliegenden Jahre eine einzige Methode: Eine Behandlung, die von Jahr zu Jahr nicht einheitlich ist, bildet die Einkünfte möglicherweise nicht klar ab. Wurde ein früheres Jahr bereits eingereicht, ist dessen Methode der Ausgangspunkt, und eine andere Methode später ist ein Methodenwechsel (Form 3115); siehe fehlenden Warenbestand in früheren Steuererklärungen korrigieren. Wurde nie ein Jahr eingereicht, darf die erste Steuererklärung, die die Einkünfte des Unternehmens meldet, jede zulässige Methode ohne Zustimmung des IRS wählen (26 CFR 1.446-1); welches zurückliegende Jahr als erstes zählt, ist Ermessenssache. Ein Unternehmen über dem Größengrenzwert hat keine vereinfachte Methode und muss eine Inventur führen.

Ich habe keine Belege: Welche Unterlagen können noch zeigen, was ich bezahlt habe?

Auszüge können beweisen, dass eine Zahlung erfolgte, und Bestellverläufe und E-Mails können zeigen, was sie gekauft hat; die meisten Rekonstruktionen brauchen beides. Publication 583 besagt, dass ein Konto- oder Kartenauszug anstelle eines entwerteten Schecks die Zahlung belegen kann, wenn er Betrag, Zahlungsempfänger und Datum zeigt (bei einem Scheck auch die Schecknummer). Zugleich warnt sie: Ein Zahlungsnachweis allein begründet keinen Abzug; bewahren Sie Unterlagen wie Rechnungen oder Verkaufsbelege auf, die zeigen, dass die Kosten angefallen sind. Bei Ware sollten die Unterlagen den gezahlten Betrag zeigen und dass er für Warenbestand war. Zu anderen Betriebskosten ohne Belege siehe verlorene Belege für Betriebsausgaben.

Bitten Sie jede Bank, jeden Kartenanbieter, jede Zahlungs-App, jeden Marktplatz und jeden Lieferanten um frühere Auszüge und Bestellverläufe. Die Schulungsunterlagen des IRS zur Rekonstruktion nennen Kontoauszüge, Rechnungen, entwertete Schecks und Kartenbelege als Grundlage (Folien des IRS National Tax Forum).

Barkäufe hinterlassen keinen Zahlungsempfänger. Bargeldabhebungen auf Kontoauszügen zeigen nur, wie viel Bargeld Sie abgehoben haben, nicht, was damit gekauft wurde; auch Bargeld aus Verkäufen kann Ware bezahlt haben (siehe Verkaufsunterlagen eines Bargeldgeschäfts). Fotos, Angebote, Kalender und Notizen aus der Zeit des Einkaufs können den Rest stützen; was Papiere nicht stützen können, ist eine Schätzung (siehe unten).

Kennzeichnen Sie jede rekonstruierte Unterlage als eine jetzt erstellte Rekonstruktion, mit Quelle und Datum jedes Werts. Erstellen oder ändern Sie niemals ein Dokument so, dass es aussieht, als wäre es damals entstanden: Eine offengelegte, belegte Schätzung ist etwas anderes als eine erfundene Unterlage.

Wie rekonstruiere ich die Einkäufe jedes Jahres aus Konto-, Karten- und Zahlungs-App-Auszügen?

Gehen Sie alle Abflüsse des Jahres durch, behalten Sie nur das, was Ware gekauft hat, und summieren Sie es nach dem Jahr des Kaufs.

1. Listen Sie jedes Konto auf, mit dem Sie in diesem Jahr Ware gekauft haben, auch private, dazu die Verläufe der Marktplätze und Zahlungs-Apps.
2. Ordnen Sie jeden Abfluss einer Gruppe zu: Ware, andere Betriebskosten, privat oder Übertrag zwischen Ihren eigenen Konten. Zählen Sie jeden Einkauf nur einmal: Die Begleichung einer Kartenabrechnung oder die Überweisung auf eine Zahlungs-App ist ein Übertrag; zählen Sie also die Posten im Karten- oder App-Verlauf und die Zeile auf dem Kontoauszug nur, wenn kein Verlauf sie zeigt. Ware gehört in Zeile 36. Andere Betriebskosten, etwa Versandmaterial und Plattformgebühren, gehören in andere Zeilen von Schedule C; siehe Betriebsausgaben in Schedule C für nicht eingereichte Jahre.
3. Nehmen Sie Lieferantenerstattungen und Gutschriften heraus, denn Retouren und Preisnachlässe mindern die Einkäufe, und nehmen Sie Ware heraus, die Sie privat behalten haben (Publication 334, Kapitel 6).
4. Addieren Sie Eingangsfracht und Einfuhrzoll für die gekaufte Ware; beides gehört zum Wareneinsatz (Publication 334; 26 CFR 1.471-3; siehe Einstandskosten im Wareneinsatz).
5. Ordnen Sie jeden Einkauf dem Zeitpunkt des Kaufs zu, nicht dem des Verkaufs, und summieren Sie nach Jahren.
6. Stellen Sie die Einkäufe jedes Jahres den Umsätzen dieses Jahres gegenüber. Alles, was gekauft und nicht verkauft wurde, ist Endbestand, nicht Wareneinsatz.
7. Führen Sie ein einseitiges Protokoll: verwendete Konten, wie jede Art von Abfluss eingeordnet wurde und jede Lücke.

Eine Zeile im Auszug ohne klaren Zahlungsempfänger, etwa eine Bargeldabhebung oder eine Überweisung an eine Person, braucht einen Vermerk darüber, was damit gekauft wurde, damit sie als belegter Einkauf zählt. Ohne Vermerk halten Sie sie im Protokoll als Lücke fest; ob sich ein Teil schätzen lässt, klärt der Abschnitt zur Schätzung weiter unten.

Wie bewerte ich den Anfangs- und Endbestand für Jahre, in denen ich nie gezählt habe?

Zählen Sie, was Sie heute haben, zu Anschaffungskosten und rechnen Sie dann Jahresende für Jahresende anhand der Kauf- und Verkaufsdaten zurück.

1. Zählen Sie jedes Stück, das Sie jetzt haben, und bewerten Sie es zu dem, was Sie bezahlt haben. Ordnen Sie Artikel, wo möglich, den Einkäufen zu (Einzelzuordnung, Specific Identification). Wo gleiche Waren vermischt sind und sich keinen Rechnungen zuordnen lassen, bewertet First-in, First-out (die ältesten Stücke zuerst verbraucht) den verbliebenen Bestand zu den Preisen Ihrer jüngsten Einkäufe (Publication 538). Bei der Methode für nicht untergeordnetes Material und Verbrauchsmaterial verwenden Sie Einzelzuordnung, First-in First-out oder Durchschnittskosten (26 CFR 1.471-1).
2. Rechnen Sie zurück. Ein Artikel war zu einem früheren Jahresende im Bestand, wenn Sie ihn bis dahin gekauft hatten und er noch in Ihrem Besitz war: Er wurde später verkauft, Sie haben ihn noch, oder er ist auf andere Weise aus dem Bestand ausgeschieden (verschrottet, verloren, gespendet, zurückgegeben oder privat entnommen). Summieren Sie die Kosten dieser Artikel für den Endbestand des jeweiligen Jahres. Bestell- und Verkaufsverläufe liefern die Daten; zu Ware, die ohne Verkauf ausgeschieden ist, siehe Ladenhüter abschreiben.
3. Wenn Sie eine formelle Inventur führen, bewerten Sie Ware, die Sie nicht zu normalen Preisen verkaufen können, etwa beschädigte, aus der Mode gekommene oder Restposten, mit dem tatsächlichen Verkaufspreis abzüglich der Verkaufskosten (Publication 538). Dieser Preis muss einer sein, zu dem die Ware innerhalb von 30 Tagen nach dem Jahresende tatsächlich angeboten wurde, und Sie müssen Unterlagen über den Verbleib führen (26 CFR 1.471-2); datierte Angebote können das zeigen, ein jetzt gewählter Wert nicht. Schedule C, Zeile 33, erlaubt Anschaffungskosten, das Niederstwertprinzip (Lower of Cost or Market) oder eine andere vom IRS zugelassene Methode (Anleitung). Die Methode für nicht untergeordnetes Material und Verbrauchsmaterial erlaubt weder diese Abwertung noch das Niederstwertprinzip (26 CFR 1.471-1).
4. Verknüpfen Sie die Jahre. Der Anfangsbestand sollte in der Regel dem Endbestand des Vorjahres entsprechen, und eine Abweichung braucht eine beigefügte Erklärung (Publication 334). Das erste Jahr beginnt nur dann bei null, wenn Ihnen vorher nichts gehörte; siehe bereits vorhandenen Anfangsbestand.
5. Belegen Sie die Rechnung: Für jedes Jahr ergeben Anfangsbestand plus Einkäufe minus Endbestand den Wareneinsatz.

Ist eine angemessene Schätzung erlaubt, und wo liegen ihre Grenzen?

Manchmal, für den Teil, den die Unterlagen nicht abdecken, und nur mit Nachweisen. Das Gesetz verlangt Unterlagen, die ausreichen, um Einkünfte und Abzüge festzustellen (26 U.S.C. 6001; 26 CFR 1.6001-1), und der Steuerpflichtige trägt die Beweislast für das, was er geltend macht (IRS-Hinweise zu Unterlagen). Eine von Gerichten entwickelte Regel, die Cohan-Regel, erlaubt einem Steuerpflichtigen, der nachweist, dass Kosten entstanden sind, deren Höhe zu schätzen. Sie ist Fallrecht, das der IRS in Schulungsfolien nennt, keine Regel im Gesetz oder in den Verordnungen, und jeder Fall hängt von seinen Tatsachen ab (Folien des IRS National Tax Forum).

• Irgendwelche Kosten müssen nachgewiesen sein. Die Regel füllt einen Betrag auf; sie schafft keine Kosten, für die es keinen Beweis gibt.
• Der Zweifel geht zulasten des Steuerpflichtigen. Gerichte werten die Ungenauigkeit gegen einen Steuerpflichtigen, der sie durch fehlende Unterlagen selbst verursacht hat (Folien).
• Die Beweislast bleibt beim Steuerpflichtigen, es sei denn, er legt vor Gericht glaubwürdige Beweise vor und hat außerdem die Posten belegt, die vorgeschriebenen Unterlagen geführt und mit dem IRS zusammengearbeitet (26 U.S.C. 7491(a)). Eine Personengesellschaft, Kapitalgesellschaft oder ein Trust muss zudem Grenzen für Reinvermögen und Beschäftigtenzahl einhalten. Fehlende Unterlagen können die Beweislast dort belassen, wo sie liegt.
• Eine Schätzung braucht eine nachvollziehbare Quelle. Ein Fall vor dem Tax Court in denselben Folien wies ein externes Gutachten zum Wareneinsatz zurück, das die Daten hinter seinen Schlussfolgerungen nicht offenlegte.
• Der IRS muss nicht für Sie schätzen. Wenn ein Steuerpflichtiger, der keine Erklärung abgegeben hat, Ausgaben nicht belegen kann, ist der IRS rechtlich nicht verpflichtet, sie zu schätzen; in einem Fall ohne Reaktion gilt das auch für den Wareneinsatz. Eine Schätzung kann verwendet werden, wenn der Steuerpflichtige eine vernünftige Grundlage liefert, zum Beispiel nachgewiesene Ausgaben eines anderen Jahres derselben Art von Geschäft (IRM 4.10.4).

Welche Rohgewinnprüfung hält die Zahl glaubwürdig?

Teilen Sie für jedes Jahr den Rohgewinn durch die Nettoeinnahmen (Umsatz abzüglich Retouren und Preisnachlässen) und vergleichen Sie das Ergebnis mit Ihrem üblichen Aufschlag. Ein kleiner Unterschied spricht dafür, dass die Zahlen stimmen; ein großer deutet darauf hin, dass Umsätze, Einkäufe oder Bestand nicht genau ermittelt wurden, und der Grund sollte gefunden werden (Publication 334, Kapitel 7).

1. Der Rohgewinn sind die Nettoeinnahmen minus Wareneinsatz.
2. Ermitteln Sie Ihren eigenen Aufschlag, indem Sie eine Stichprobe verkaufter Artikel nachverfolgen, jeden von dem, was Sie bezahlt haben, bis zu dem, wofür er verkauft wurde. Prüfer testen den Rohgewinn genauso und verfolgen bestimmte Artikel vom Einkauf bis zum Verkauf (IRM 4.10.4). Nutzen Sie die Prüfung, um Fehler zu finden, nicht, um den Bestandswert festzulegen: Den Endbestand so zu wählen, dass der Rohgewinn den Aufschlag trifft, ist eine Schätzung ohne Nachweis.
3. Rechnen Sie um, bevor Sie vergleichen. Ein Aufschlag wird auf die Kosten gemessen, und der Rohgewinn ist ein Anteil am Umsatz; das Beispiel zeigt beides für dieselben Artikel.
4. Vergleichen Sie Jahr für Jahr. Ein Rohgewinn, der zwischen den Jahren schwankt oder für die Art des Geschäfts ungewöhnlich hoch oder niedrig ist, gehört zu den Anzeichen, die das IRM nennt, um die Anwendung indirekter Methoden durch einen Prüfer zu stützen (IRM 4.10.4).

Die Prüfung funktioniert auch in die andere Richtung. Ergibt der rekonstruierte Wareneinsatz (Einkäufe, angepasst um den vorhandenen Bestand), aufgeschlagen mit Ihrem eigenen nachverfolgten Aufschlag, mehr als die Umsätze, die Sie gemeldet haben, sind die Umsätze womöglich zu niedrig angegeben, und das ist eine größere Frage als der Wareneinsatz. Die Aufschlagsmethode des IRS geht von den Kosten aus und wendet den eigenen Aufschlag des Unternehmens an, um zu sehen, wie hoch die Umsätze hätten sein müssen. Das IRM verwendet den tatsächlichen Aufschlag, wenn er bekannt ist, und akzeptiert eine plausible Erklärung für eine Abweichung von nationalen Durchschnittswerten (IRM 4.10.4).

Wohin gehört der Betrag in Schedule C, und macht eine Kapitalgesellschaft es anders?

Ein Einzelunternehmer trägt ihn in Teil III von Schedule C ein und überträgt Zeile 42 in Zeile 4. Eine Personengesellschaft oder Kapitalgesellschaft meldet ihn auf Form 1125-A, die der Steuererklärung beigefügt wird. Die Kostenregeln sind dieselben; unterschiedlich sind die eigenen Bücher des Unternehmens.

In Schedule C halten die Zeilen 33 und 34 fest, wie der Endbestand bewertet wurde und welche Änderungen bei Mengen, Kosten oder Bewertungen es gab. Zeile für Zeile siehe Wareneinsatz in Schedule C.

Eine Personengesellschaft oder Kapitalgesellschaft, die den Wareneinsatz abzieht, fügt Form 1125-A bei. Deren Zeile 8 geht auf Seite 1 der Steuererklärung: Zeile 2 in Form 1120 oder die Zeile, die die Erklärung für den Wareneinsatz nennt. Zeile 9a hält die Bewertungsmethode fest. Für Steuerjahre, die nach 2023 beginnen, hat sie Kästchen für die Wahlmöglichkeiten kleiner Unternehmen (nicht untergeordnetes Material und Verbrauchsmaterial, Abschluss oder Bücher); für frühere Jahre gilt das Formular des jeweiligen Jahres. Derselbe Größentest gilt für das Unternehmen selbst (26 U.S.C. 471(c)).

Für eine Kapitalgesellschaft bedeutet „den Büchern folgen“ Bücher, die das Geschäft für nichtsteuerliche Zwecke richtig abbilden. Eine Kapitalgesellschaft, die den Warenbestand für ihre Bücher gezählt oder einem Kreditgeber oder Gesellschaftern einen Bestandswert genannt hat, muss unter Umständen diesem Nachweis folgen. Die Verordnung sagt nicht, ob nachträglich wiederhergestellte Bücher genügen, und fehlende oder unzuverlässige Bücher müssen womöglich zuerst wiederhergestellt werden, eine Ermessensfrage (26 CFR 1.471-1). Zur Wahl der Methode siehe Warenbestand oder Verbrauchsmaterial bei kleinen Verkäufern.

Was tun Prüfer, wenn Unterlagen fehlen, und was hilft bei einer Prüfung?

Prüfer versuchen zuerst, die Steuererklärung mit den Büchern abzugleichen. Sind Bücher nicht vorhanden, unvollständig oder unregelmäßig, weisen die Verfahren des IRS sie an, indirekte Methoden anzuwenden, die die Einkünfte schätzen, sobald sie eine begründete Wahrscheinlichkeit nicht gemeldeter Einkünfte sehen, etwa die Bankeinzahlungsmethode, die Aufschlagsmethode und die Vermögenszuwachsmethode (IRM 4.10.4; Folien des IRS). Für den Wareneinsatz beschreibt das IRM diese Schritte:

• Den Rohgewinnsatz testen, indem Artikel vom Einkauf bis zum Verkauf nachverfolgt werden, und ihn mit anderen Jahren und Branchenkennzahlen vergleichen.
• Fragen, wie der Warenbestand bewertet wurde, mit null bewertete Artikel prüfen und Werte bis zu den Einkaufsrechnungen zurückverfolgen.
• Die eigenen Zahlen des Steuerpflichtigen Branchendurchschnitten vorziehen, wo es sie gibt, und plausible Erklärungen für Abweichungen akzeptieren.

Schlechte Unterlagen fließen auch in den Genauigkeitszuschlag ein: 20 % des Teils einer Steuernachzahlung, der auf Fahrlässigkeit beruht; dazu zählt nach der Verordnung, keine ausreichenden Bücher zu führen oder Posten nicht ordnungsgemäß zu belegen (26 CFR 1.6662-3). Das Gesetz kennt außerdem einen eigenen zivilrechtlichen Betrugszuschlag für eine Steuernachzahlung aufgrund von Betrug (26 U.S.C. 6663). Bei einer gemeinsamen Steuererklärung schulden beide Ehepartner die gesamte Steuer (26 U.S.C. 6013(d)(3)). Siehe Zuschläge bei fehlenden Geschäftsunterlagen.

Was in der Regel hilft:

• Reagieren Sie rechtzeitig auf jedes Schreiben und senden Sie die Rekonstruktionsakte, nicht nur eine nackte Summe.
• Bewahren Sie die gesamte Rekonstruktionsakte auf: Auszüge, Verläufe, Zählblätter und ein kurzes Memo zur Methode. Unterlagen müssen so lange aufbewahrt werden, wie sie von Bedeutung sein können (26 CFR 1.6001-1).
• Verwenden Sie nachverfolgte Zahlen statt Durchschnittswerten, in jedem Jahr dieselbe Methode, und erklären Sie jede Abweichung.

Keine Rekonstruktion wird garantiert akzeptiert; jeder Prüfer und jedes Gericht würdigt die Nachweise selbst. Den gesamten Ablauf finden Sie in eine IRS-Prüfung bei einem kleinen Unternehmen.

Beispiel

Alle Beträge sind in US-Dollar und dienen der Veranschaulichung. Die ersten beiden Beispiele gehen von einer formellen Inventur oder der Methode für nicht untergeordnetes Material und Verbrauchsmaterial aus.

Drei Jahre mit ausschließlich Auszügen

Ein Wiederverkäufer beginnt ohne Warenbestand, hebt keine Belege auf und hat drei Jahre Konto-, Karten- und Zahlungs-App-Auszüge. Eine Zählung am Ende von Jahr 3, zu Anschaffungskosten bewertet, ergibt US$12.000 unverkaufte Ware. Bestell- und Verkaufsverläufe liefern die Kosten der Artikel, die an jedem früheren Jahresende im Bestand waren.

Der Endbestand von Jahr 3 ist die Zählung; die Jahre 1 und 2 stammen aus den Verläufen. Der Endbestand jedes Jahres ist der Anfangsbestand des nächsten, und Anfangsbestand plus Einkäufe minus Endbestand ergibt den Wareneinsatz. Dass in Jahr 3 für US$45.000 eingekauft wurde, macht den Wareneinsatz nicht zu US$45.000: US$3.000 Bestandszuwachs bleiben im Regal. Ein Jahr, dessen Rohgewinn weit von den beiden anderen abweicht, würde zuerst geprüft.

Ein Barkäufer, der nie gezählt hat

Ein Verkäufer kauft bei Nachlassverkäufen gegen bar ein und verkauft im ersten Jahr für US$50.000. Die Auszüge zeigen US$30.000 abgehobenes Bargeld. Kalender, Angebotsnotizen und Fotos des Verkäufers verbinden diese Abhebungen mit Einkäufen bei Nachlassverkäufen, sodass sie als Einkäufe zählen. Ohne ermittelten Endbestand ergibt es einen Rohgewinn von US$20.000 oder 40 % des Umsatzes, wenn man alles als Kosten behandelt.

Eine Stichprobe von 20 verkauften Artikeln mit Angebotsnotizen zum gezahlten Preis zeigt Kosten von etwa 40 % des Verkaufspreises. Das ist ein Rohgewinn von etwa 60 % des Umsatzes und ein Aufschlag auf die Kosten von 150 %, denn bei Kosten von US$40 und einem Verkauf für US$100 bleiben US$60. Die Lücke von 20 Prozentpunkten zeigt, dass eine Zahl nicht stimmt. Die heutige Zählung, anhand der Bestell- und Verkaufsverläufe bis zum Ende dieses ersten Jahres zurückgerechnet, ergibt US$9.000 unverkaufte Ware zu Anschaffungskosten; der Wareneinsatz ist also 0 + 30.000 − 9.000 = US$21.000, und der Rohgewinn beträgt US$29.000 oder 58 %. Die Abhebungen allein bewiesen nichts; die Notizen verbanden sie mit Einkäufen, und Zählung und Stichprobe geben der Zahl eine Grundlage, die sich vorzeigen lässt.

Eine Kapitalgesellschaft, deren Bücher den Warenbestand nie erfasst haben

Eine Kapitalgesellschaft verkaufte Waren für US$300.000. Ihre Bücher fassen die Einkäufe in allgemeinen Aufwendungen zusammen, es wurde nie Warenbestand gezählt, und an Kreditgeber oder Gesellschafter ging kein Bestandswert. Als Small Business Taxpayer (kleines Unternehmen im Sinne des Gesetzes) darf sie nach Abschnitt 471(c) diesen Büchern folgen; weil sie Ware bei Zahlung als Aufwand verbuchen, erlaubt die Verordnung den Abzug der Kosten bei Zahlung. Form 1125-A verlangt dennoch, die Ware von anderen Ausgaben zu trennen: Die Auswertung der Auszüge und Lieferantenverläufe zeigt, dass US$195.000 der Ausgaben auf Ware entfielen.

Anders in Ihrem Fall?

• Sie haben mehrere Jahre Einkünfte aus Wiederverkauf und nur Auszüge, der IRS hat Nachweise verlangt, oder die Rohgewinnprüfung bleibt auch nach erneuter Kontrolle weit daneben: Der Endbestand jedes Jahres ist der Anfangsbestand des nächsten, und welche Jahre Sie zuerst einreichen und ob bereits eingereichte Steuererklärungen einen Methodenwechsel brauchen, sind Ermessensfragen. Siehe Hilfe bei der Buchhaltung, um die Kosten jedes Jahres zu rekonstruieren.
• Der rekonstruierte Wareneinsatz, aufgeschlagen mit Ihrem eigenen Aufschlag, ergibt mehr als die Umsätze, die Sie gemeldet haben: Die Umsätze sind womöglich zu niedrig angegeben, und das ist eine größere Frage als der Wareneinsatz. Siehe Hilfe bei der Buchhaltung für die Rekonstruktion und eine IRS-Prüfung bei einem kleinen Unternehmen, falls ein Schreiben eingegangen ist.
• Ihre Kapitalgesellschaft oder Personengesellschaft hat den Warenbestand in ihren Büchern nie erfasst: Die Bücher müssen Ware wenigstens von anderen Ausgaben trennen, damit der Wareneinsatz gemeldet werden kann; siehe überfällige Buchhaltung nachholen.
• Frühere Steuererklärungen zeigten keinen Warenbestand oder zogen Ware beim Kauf ab, und Sie sind nicht sicher, ob das einer zulässigen Methode entsprach: siehe Änderungserklärung oder Form 3115.
• Für Jahre mit Geschäftseinkünften wurde nie eine Steuererklärung eingereicht: siehe Betriebsausgaben für nicht eingereichte Jahre und nicht eingereichte private Steuererklärungen nachholen.
• Ein Form 1099-K zeigt Bruttoumsätze weit über dem Gewinn: siehe Bruttoumsätze der Plattform und Wareneinsatz.
• Sie möchten Ware beim Kauf als Aufwand abziehen oder als Warenbestand führen: siehe Warenbestand oder Verbrauchsmaterial bei kleinen Verkäufern.
• Die Ware gehörte Ihnen schon vor dem Start des Geschäfts, oder Sie verkaufen nur gelegentlich: siehe bereits vorhandenen Anfangsbestand und Hobby oder Gewerbe bei Wiederverkäufern.
• Sie brauchen Schedule C, Teil III, Zeile für Zeile: siehe Wareneinsatz in Schedule C.
• Sie haben ein Schreiben des IRS zu einer Prüfung erhalten: siehe eine IRS-Prüfung bei einem kleinen Unternehmen.