SBIR-Mittel und DOE-Zuschüsse: Für Start-ups steuerpflichtig?

Ist ein SBIR-Zuschuss oder ein DOE-Zuschuss für eine Kapitalgesellschaft steuerpflichtiges Einkommen?

Ja. Eine SBIR- oder STTR-Förderung, ein Zuschuss des Department of Energy (DOE) oder eine andere Forschungsförderung des Bundes ist Bruttoeinkommen der empfangenden Kapitalgesellschaft. „Nicht verwässernd“ (Non-dilutive) heißt nur, dass keine Anteile abgegeben wurden; es heißt nicht steuerfrei. Versteuert wird die Förderung je nach Gewinnermittlungsmethode, wenn Sie das Geld abrufen oder die damit bezahlten Kosten anfallen, nie beim Eingang des Förderbescheids, und die damit bezahlten Forschungskosten bleiben abzugsfähig. Die steuerliche Antwort ist für SBIR- und STTR-Förderungen jeder Behörde gleich, auch für die des Department of Education.

• Staatliches Geld ist keine Kapitaleinlage. Eine Kapitalgesellschaft muss Einlagen in ihr Kapital nicht als Einkommen erfassen, doch nach dem Internal Revenue Code gehört dazu keine Einlage einer staatlichen Stelle (26 U.S.C. 118(b)(2)). Diese Regel gilt für Einlagen nach dem 22. Dezember 2017. Ältere Hinweise, die Zuschüsse an Kapitalgesellschaften als Kapitaleinlagen einordnen, sind überholt.
• Die allgemeine Regel des IRS. Zuschüsse von Bundesstaaten und Gemeinden sind normalerweise steuerpflichtig, und ein Zuschuss des Bundes ist normalerweise steuerpflichtig, sofern das ihn ermächtigende Gesetz nichts anderes bestimmt (Anleitung zu Form 1099-G, Feld 6). Das Gesetz zu SBIR und STTR enthält keine solche Befreiung. Prüfen Sie bei jedem anderen Programm den Wortlaut des Gesetzes, bevor Sie einen Betrag als steuerfrei behandeln.
• Kein Formular, trotzdem Einkommen. Eine Behörde stellt für manche steuerpflichtigen Zuschüsse Form 1099-G aus (Feld 6) und meldet Vertragszahlungen für Dienstleistungen auf Form 1099-NEC, sogar an eine Kapitalgesellschaft (Anleitung zu Form 1099-NEC). Die Förderung ist Einkommen, ob ein Formular kommt oder nicht.

Schwieriger wird es bei Mittelabrufen über den 31. Dezember hinweg, bei Vorauszahlungen der Behörde, bei Ausrüstung oder bei einem verbundenen Unternehmen in Kanada. Sammeln Sie den Förderbescheid oder Vertrag, die Zahlungsbedingungen, jeden Mittelabruf und jede Rechnung mit Datum sowie den zugehörigen Kostenbericht.

Ist unsere SBIR-Förderung ein Zuschuss oder ein Vertrag, und ändert das die Steuer?

Beides ist steuerpflichtig. Die Art bestimmt, wo das Einkommen in Form 1120 steht, welche Kostenregeln gelten und wem die Ausrüstung gehört.

Jede Behörde wählt die Art der Fördervereinbarung: einen Vertrag, einen Zuschuss oder eine Kooperationsvereinbarung (SBIR/STTR Policy Directive, 3(r) und 7(g)). Das DOE vergibt seine SBIR- und STTR-Förderungen als Zuschüsse oder Kooperationsvereinbarungen nach eigenen Bedingungen (Allgemeine Bedingungen des DOE). Andere Behörden nutzen oft Festpreis- oder Kostenerstattungsverträge. Ihr Förderdokument nennt die Art.

Die Anleitung zu Form 1120 nennt Zuschüsse in keiner der beiden Zeilen, die Tabelle zeigt daher die übliche Praxis. Behörden müssen bei SBIR- und STTR-Förderungen eine angemessene Gebühr oder einen Gewinnaufschlag zahlen (Policy Directive 7(g)(2)). Auch diese Gebühr ist Einkommen.

Wann werden SBIR- oder Zuschussmittel versteuert: bei Bewilligung, beim Abruf oder bei der Ausgabe?

Nie bei Bewilligung. Der Förderbescheid und der gebundene Betrag sind kein Einkommen. Das Jahr hängt von Ihrer Gewinnermittlungsmethode und den Zahlungsbedingungen der Förderung ab (Publication 538).

• Zufluss-Abfluss-Methode. Einkommen wird bei Erhalt versteuert oder wenn es Ihnen ohne Einschränkung zur Verfügung steht. Geld gilt nicht als zugeflossen, wenn Ihre Verfügung darüber wesentlichen Einschränkungen unterliegt (Publication 538). Ein gebundener Restbetrag, den Sie nur für erstattungsfähige Kosten abrufen dürfen, gilt in der Regel nicht allein deshalb als erhalten, weil er im Zahlungssystem der Behörde bereitsteht.
• Geld, das vor der Ausgabe gezahlt wird. Vorauszahlungen sind nach den SBIR-Regeln freiwillig (Policy Directive 7(f)). Eine Vorauszahlung im Rahmen eines Vertrags ist in der Regel bei Erhalt Einkommen; ein Unternehmen mit periodengerechter Methode kann wählen, den noch nicht verdienten Teil aufzuschieben, aber höchstens bis ins nächste Steuerjahr (Publication 538). Für eine Vorauszahlung auf einen Zuschuss, die Sie zurückzahlen müssen, wenn sie nicht ausgegeben wird, gibt es keine einzelne veröffentlichte Regel; das Jahr hängt von Ihrer Methode und den Förderbedingungen ab, holen Sie daher vor der Einreichung Rat ein.

Die Zeiträume von Phase I und Phase II reichen oft über den 31. Dezember hinaus. Das Einkommen folgt den Abrufen oder Kosten im jeweiligen Steuerjahr, nicht der Gesamtsumme der Förderung. Eine Kapitalgesellschaft kann die Zufluss-Abfluss-Methode nur nutzen, solange ihre durchschnittlichen jährlichen Bruttoeinnahmen $32.000.000 nicht übersteigen; zum Wechsel siehe Wechsel von der Zufluss-Abfluss-Methode zur periodengerechten Buchführung.

Können wir die mit dem Zuschuss bezahlten Forschungskosten trotzdem abziehen?

Ja. Weil der Zuschuss Einkommen ist, behalten die damit bezahlten Kosten ihre normale Behandlung. Forschung und Entwicklung in den USA ist nach Abschnitt 174A im Jahr der Zahlung oder des Anfalls abzugsfähig (Rev. Proc. 2025-28).

SBIR- und STTR-Arbeiten müssen in den USA erbracht werden, es sei denn, die Behörde genehmigt einen Teil im Ausland (Policy Directive 6(a)(4)). Genehmigte Arbeit im Ausland ist ausländische Forschung und wird über 15 Jahre verteilt. Zahlungen an einen STTR-Forschungspartner, etwa eine Universität, sind Kosten von Forschung, die für Sie erbracht wird. Zur Wahl, US-Forschung stattdessen über mehrere Jahre abzuschreiben, und zu Forschung im Ausland siehe Softwareentwicklung im Ausland abziehen.

Finanzierte Forschung kann in der Regel keine Forschungssteuergutschrift des Bundes begründen: Forschung, die durch einen Zuschuss, einen Vertrag oder eine staatliche Stelle finanziert wird, ist ausgenommen (26 U.S.C. 41(d)(4)(H)).

Wem gehört die Forschung, wenn eine Behörde sie bezahlt?

Nach dem vorläufigen Test des IRS meist dem Start-up, wenn es die Rechte zur Nutzung der Ergebnisse behält: Die Kosten sind Ihre, auch wenn eine Behörde zahlt. Nach diesem Test sind die Kosten eines Forschungsdienstleisters seine eigenen Forschungsausgaben, wenn er das finanzielle Risiko eines Scheiterns trägt oder ein Recht hat, das Ergebnis über die Vertragserfüllung hinaus zu nutzen (Notice 2023-63, Abschnitt 6, geändert durch Notice 2024-12).

• Ein kleines Unternehmen kann wählen, das Eigentum an Erfindungen zu behalten, die im Rahmen einer Fördervereinbarung des Bundes entstehen (35 U.S.C. 202(a)), sofern die Vereinbarung in begrenzten Fällen nichts anderes bestimmt. Es muss jede Erfindung der Behörde offenlegen und innerhalb von zwei Jahren nach dieser Offenlegung schriftlich wählen, früher, wenn eine Ausschlussfrist für die Patentanmeldung näher liegt, es sei denn, die Behörde gewährt mehr Zeit (35 U.S.C. 202(c)).
• Die Datenrechte bei SBIR und STTR schützen Ihre Daten mindestens 20 Jahre ab der Bewilligung (Policy Directive 3(hh)).

SBIR-finanzierte Kosten sind daher normalerweise eigene Forschungskosten des Start-ups. Wird die gesamte Förderarbeit in den USA erbracht und ziehen Sie Forschungskosten im Jahr der Zahlung ab, ändert die Einordnung in diesem Jahr nichts; sie zählt bei genehmigter Arbeit im Ausland und wenn Sie die Verteilung über mehrere Jahre wählen.

Die Unsicherheit: Notice 2023-63 und Notice 2024-12 wurden für die früheren Regeln nach Abschnitt 174 geschrieben. Rev. Proc. 2025-28 überträgt Abschnitt 6 nicht auf Abschnitt 174A, und zum Zeitpunkt der Prüfung dieser Seite waren zu keinem der beiden Abschnitte Verordnungen vorgeschlagen.

Wem gehört Ausrüstung, die mit Fördermitteln gekauft wurde, und wer schreibt sie ab?

Das hängt von der Art der Förderung ab.

• DOE-Zuschuss. Das Eigentum geht auf den Empfänger über, vorbehaltlich der Auflagen der Förderung zu Nutzung und Verwertung (2 CFR 910.360(b)). Weil der Zuschuss Einkommen war, schreibt das Start-up die Ausrüstung auf ihre vollen Kosten ab (Publication 946). Ausrüstung, die $5.000 oder mehr pro Einheit kostet, braucht die vorherige schriftliche Genehmigung des Contracting Officer (zuständiger Vergabebeamter), es sei denn, die Förderbedingungen erlauben sie ausdrücklich (2 CFR 910.360(a)). Braucht das Projekt eine Einheit, die noch $5.000 oder mehr wert ist, nicht mehr, bedeutet das Behalten in der Regel, dem DOE seinen Anteil am aktuellen Wert zu zahlen; andernfalls folgen Sie den Verwertungsanweisungen des DOE (2 CFR 910.360(g)).
• Kostenerstattungsvertrag. Das Eigentum an Gegenständen, die als direkte Kosten gekauft werden, geht bei Lieferung durch den Verkäufer auf den Staat über (FAR 52.245-1(e)(3)). Abschreiben können Sie in der Regel nur, was Ihnen gehört; die Kosten sind daher stattdessen Kosten der Vertragserfüllung.
• Festpreisvertrag. Der Auftragnehmer behält in der Regel das Eigentum an Gegenständen, die er für den Vertrag kauft, ausgenommen Liefergegenstände, sofern die Finanzierungsbedingungen des Vertrags nichts anderes bestimmen (FAR 52.245-1(e)(2)).

Müssen wir wegen des Zuschusses in einem Verlustjahr Steuern zahlen?

Nicht, wenn Ihre abzugsfähigen Kosten die Förderung und Ihre sonstigen Einkünfte übersteigen. Dann verringert der Zuschuss den vorgetragenen Verlust, statt jetzt Steuer auszulösen. Die Kosten kommen später: In einem Gewinnjahr können vorgetragene Verluste nur 80 % des steuerpflichtigen Einkommens ausgleichen; siehe Wie C Corporations besteuert werden. Bei der periodengerechten Methode kann eine zeitliche Verschiebung trotzdem in einem Jahr steuerpflichtiges Einkommen erzeugen.

Besteuern auch die Bundesstaaten den Zuschuss?

In der Regel ja. Viele Bundesstaaten gehen vom steuerpflichtigen Einkommen auf Bundesebene aus, sodass der Zuschuss dort mit einfließt. Kalifornien hat sein Anpassungsdatum für Steuerjahre, die am oder nach dem 1. Januar 2025 beginnen, auf diesen Tag verlegt, und seine Analyse führt die bundesrechtliche Änderung bei Kapitaleinlagen unter den übernommenen Vorschriften auf (FTB-Anpassung; Analyse zu SB 711). Prüfen Sie jeden Bundesstaat, der an eine ältere Fassung des Internal Revenue Code anknüpft. Zuschüsse von Bundesstaaten, etwa SBIR-Matching-Programme, sind normalerweise auch auf Bundesebene steuerpflichtig (Anleitung zu Form 1099-G).

Was muss unsere Buchhaltung bei einem Zuschuss oder Fördervertrag erfassen?

Jede Förderung als eigenes Projekt, mit nachweisbaren Kosten. Empfänger von Bundesförderungen müssen Unterlagen führen, die Betrag, Herkunft und Verwendung jeder Förderung zeigen, die Ausgaben mit dem Budget vergleichen und schriftliche Verfahren dafür haben, welche Kosten erstattungsfähig sind (2 CFR 200.302). Das DOE verpflichtet Unternehmen auf die Kostengrundsätze für Verträge (2 CFR 910.352). Eine Behörde darf einen Kostenerstattungsvertrag nur vergeben, wenn Ihr Buchhaltungssystem geeignet ist, die Kosten des Vertrags zu ermitteln (FAR 16.301-3).

Richten Sie in der Praxis ein:

• ein eigenes Projekt oder eine eigene Kostenklasse je Förderung;
• direkte Kosten, die diesem Projekt belastet werden, und Gemeinkosten in einem Pool;
• Stundenzettel für alle, die auf die Förderung buchen;
• nicht erstattungsfähige Kosten auf eigenen Konten, aus jeder Abrechnung herausgehalten (FAR 31.201-6);
• ein Anlagenverzeichnis;
• zum Jahresende eine Forderung aus dem Zuschuss oder, für vor der Ausgabe erhaltenes Geld, eine passive Rechnungsabgrenzung (Deferred Revenue).

Der Zeitpunkt der Umsatzerlöse in den Büchern kann vom steuerlichen Zeitpunkt abweichen; Schedule M-1 oder M-3 von Form 1120 gleicht beides ab. Hilfe beim Aufbau finden Sie unter Buchhaltung; wer die Bücher führen sollte, behandelt Buchhaltung selbst machen oder einen Buchhalter beauftragen.

Nicht Teil dieses Ratgebers: Förderanträge und Budgets, Vorschläge für Gemeinkostensätze, Prüfungen des Buchhaltungssystems vor der Bewilligung, Prüfungen durch Behörden, die Compliance-Prüfung des DOE für Empfänger mit hohen DOE-Ausgaben, Anträge auf Forschungssteuergutschrift, Datenrechte und Exportkontrollen.

Beispiel

Nur zur Veranschaulichung, in US-Dollar. Jede Gesellschaft ist eine C Corporation mit Kalenderjahr als Geschäftsjahr.

Ein Start-up für Flüssigkeitskühlung mit Phase-I-Zuschuss und Verlust

Ein Start-up aus Boston, das Kühlplatten und Kühlmittelverteiler (CDU) baut, erhält einen DOE-SBIR-Zuschuss für Phase I über $200.000. Es gibt $1.400.000 für Ingenieure in den USA und Prototypen von Kühlplatten aus, einschließlich des geförderten Projekts, und hat keine anderen Einkünfte. Die $200.000 sind Einkommen, und die $1.400.000 werden nach Abschnitt 174A abgezogen. Der Verlust beträgt $1.200.000 statt $1.400.000. Jetzt ist keine Steuer fällig, aber für künftige Gewinne stehen $200.000 weniger Verlust zur Verfügung.

Ein Start-up für Leistungselektronik mit Abrufen über das Jahresende

Ein Start-up aus Austin, das Festkörpertransformatoren für die Stromversorgung von Rechenzentren baut, hat einen DOE-SBIR-Zuschuss für Phase II über $1.100.000, der als Kostenerstattung gezahlt wird. Es zahlt $500.000 erstattungsfähige Projektkosten und ruft $380.000 ab; die $120.000 für die Kosten im Dezember gehen im Januar ein.

• Zufluss-Abfluss-Methode: $380.000 Einkommen in diesem Jahr gegenüber dem Abzug von $500.000, und $120.000 Einkommen im nächsten Jahr.
• Periodengerechte Methode: in der Regel $500.000 Einkommen in diesem Jahr.
• Buchhaltung: eine Forderung aus dem Zuschuss von $120.000 zum 31. Dezember.

Ein Chip-Start-up mit Cost-plus-Vertrag

Ein Start-up aus San José, das Chips für optische Verbindungen baut, hat einen SBIR-Vertrag für Phase II des Department of Defense über $1.700.000 auf Basis Kostenerstattung plus feste Gebühr, einschließlich einer Gebühr von $100.000. Die $900.000, die in diesem Jahr abgerechnet und bezahlt werden, sind Bruttoeinnahmen in Zeile 1a. Eine Probe Station für $150.000, gekauft als direkte Vertragskosten, gehört bei Lieferung dem Staat, das Start-up schreibt sie also nicht ab. Mit einem DOE-Zuschuss gekauft, würde dieselbe Probe Station vorbehaltlich der Förderauflagen dem Start-up gehören, und das Start-up würde sie abschreiben. Das Start-up wählt, das Eigentum an seinen Erfindungen zu behalten, daher sind seine Forschungskosten in den USA nach dem vorläufigen Test des IRS in der Regel seine eigenen und werden in diesem Jahr abgezogen.

Wie verhalten sich US-Förderungen zu kanadischer Förderung wie IRAP (Industrial Research Assistance Program)?

Die USA und Kanada behandeln staatliche Förderung genau entgegengesetzt. Ein kanadisches Start-up unter einer Muttergesellschaft in Delaware kann beides erhalten.

Anders in Ihrem Fall?

• Investoren oder Gründer zahlen Geld ein, keine Behörde: Das ist Eigenkapital oder ein Darlehen, kein Einkommen. Siehe Geld aus dem Ausland in Ihre US-Kapitalgesellschaft einbringen.
• Sie haben auch über SAFEs oder Wandeldarlehen Kapital aufgenommen: siehe SAFEs und Wandeldarlehen.
• Ein Teil der Förderarbeit wird im Ausland erbracht, oder Sie möchten die Kosten über mehrere Jahre verteilen: siehe Softwareentwicklung im Ausland abziehen.
• Sie bauen Prototypen, Testplatinen oder Werkzeuge: siehe Hardware-Forschung und Prototypen abziehen.
• Sie haben vorgetragene Verluste oder eine neue Finanzierungsrunde: Verlustgrenzen und Eigentümerwechsel behandelt Wie C Corporations besteuert werden.
• Ihre Einnahmen haben die Grenze für die Zufluss-Abfluss-Methode überschritten, oder Investoren wollen eine periodengerechte Buchführung: siehe Wechsel von der Zufluss-Abfluss-Methode zur periodengerechten Buchführung.
• Sie bauen Anlagen im Rahmen eines Festpreisvertrags über das Jahresende hinaus: siehe Langfristige Fertigungsverträge für Sonderanlagen.
• Sie erbringen Auftragsforschung in Washington, Ohio oder Oregon: siehe Steuern auf Bruttoeinnahmen in anderen Bundesstaaten.
• Ihre kanadische Tochter- oder Muttergesellschaft erhält IRAP-Mittel oder andere Förderung: siehe IRAP und andere staatliche Förderung.
• Vorzeitige Mittelabrufe, Ausrüstung im Rahmen eines Vertrags oder Förderungen in beiden Ländern: Jahr und Behandlung hängen von den Förderbedingungen ab. Holen Sie sich Unterstützung bei Steuern für Rechenzentrums- und Hardware-Start-ups.
• Sie brauchen eine förderfähige Buchhaltung: siehe Buchhaltung.