Subvenção SBIR ou do DOE é tributável para uma startup?

Uma subvenção SBIR ou do DOE é renda tributável para uma corporação?

Sim. Uma subvenção SBIR ou STTR, uma subvenção do Department of Energy (DOE) ou outra subvenção federal de pesquisa é renda bruta para a corporação que a recebe nos EUA. “Não dilutivo” significa que nenhuma ação foi cedida; não significa isento de imposto. A subvenção é tributada conforme você saca o dinheiro ou incorre nos custos que ela paga, dependendo do seu método contábil, nunca quando chega a carta de concessão, e os custos de pesquisa que ela paga continuam dedutíveis. A resposta tributária é a mesma para a subvenção SBIR ou STTR de qualquer agência, inclusive a do Department of Education.

• Dinheiro do governo não é aporte de capital. Uma corporação exclui da renda os aportes ao seu capital, mas o Internal Revenue Code diz que esse termo não inclui nenhum aporte de uma entidade governamental (26 U.S.C. 118(b)(2)). Essa regra vale para aportes feitos após 22 de dezembro de 2017. Orientações antigas que chamam subvenções a corporações de aportes de capital estão desatualizadas.
• A regra geral do IRS. Subvenções estaduais e locais normalmente são tributáveis, e uma subvenção federal normalmente é tributável, a menos que a lei que a autoriza diga o contrário (instruções do Form 1099-G, caixa 6). A lei do SBIR e do STTR não tem essa exclusão. Verifique o texto da lei de qualquer outro programa antes de tratar um valor como isento.
• Sem formulário, ainda é renda. Uma agência entrega o Form 1099-G para algumas subvenções tributáveis (caixa 6) e informa pagamentos de contratos por serviços no Form 1099-NEC, mesmo a uma corporação (instruções do Form 1099-NEC). A subvenção é renda tendo ou não chegado um formulário.

Os casos ficam mais difíceis com saques que atravessam 31 de dezembro, adiantamentos, equipamentos ou uma afiliada canadense. Reúna o documento de concessão, as condições de pagamento, cada saque ou fatura com sua data e o relatório de custos por trás dele.

Nossa subvenção SBIR é um acordo de subvenção ou um contrato, e isso muda o imposto?

Os dois são tributáveis. O tipo muda a linha do Form 1120, declaração de imposto de renda de corporação C, em que a renda entra, as regras de custos aplicáveis e quem é proprietário dos equipamentos.

Cada agência escolhe o tipo de acordo de financiamento: um contrato, uma subvenção ou um acordo de cooperação (SBIR/STTR Policy Directive, 3(r) e 7(g)). O DOE concede suas subvenções SBIR e STTR como subvenções ou acordos de cooperação, segundo seus próprios termos (termos gerais do DOE). Outras agências muitas vezes usam contratos de preço fixo ou de reembolso de custos. Seu documento de concessão indica o tipo.

As instruções do Form 1120 não citam subvenções em nenhuma das linhas, então a tabela mostra a prática comum. As agências devem pagar uma remuneração ou lucro razoável nas subvenções SBIR e STTR (Policy Directive 7(g)(2)). Essa remuneração também é renda.

Quando o dinheiro da subvenção SBIR é tributado: na concessão, no saque ou conforme gastamos?

Nunca na concessão. A carta de concessão e o valor comprometido não são renda. O ano depende do seu método contábil e das condições de pagamento da subvenção (Publication 538).

• Regime de caixa. A renda é tributada quando recebida, ou quando fica à sua disposição sem restrição. O dinheiro não é considerado recebido se o seu controle sobre ele está sujeito a restrições substanciais (Publication 538). Um saldo comprometido que você só pode sacar para custos admissíveis em geral não é recebido só por estar em um sistema de pagamento da agência.
• Dinheiro adiantado antes de você gastar. Adiantamentos são opcionais nas regras do SBIR (Policy Directive 7(f)). Um adiantamento sob contrato em geral é renda quando recebido; uma empresa no regime de competência pode optar por diferir a parte ainda não ganha, mas no máximo até o ano fiscal seguinte (Publication 538). Para um adiantamento de subvenção que você deve devolver se não gastar, nenhuma regra publicada cobre o caso; o ano depende do seu método e dos termos da subvenção, então busque orientação antes de entregar a declaração.

Os períodos da Fase I e da Fase II muitas vezes atravessam 31 de dezembro. A renda acompanha os saques ou os custos de cada ano fiscal, não o total da subvenção. Uma corporação só pode usar o regime de caixa enquanto sua receita bruta média anual ficar em até $32.000.000; para a mudança, veja Como passar do regime de caixa para o de competência.

Ainda podemos deduzir os custos de pesquisa pagos pela subvenção?

Sim. Como a subvenção é renda, os custos que ela paga mantêm o tratamento normal. Pesquisa e desenvolvimento feitos nos EUA são dedutíveis no ano em que são pagos ou incorridos, pela seção 174A (Rev. Proc. 2025-28).

O trabalho do SBIR e do STTR deve ser feito nos EUA, a menos que a agência aprove parte dele no exterior (Policy Directive 6(a)(4)). O trabalho aprovado no exterior é pesquisa estrangeira e é amortizado em 15 anos. Pagamentos a um parceiro de pesquisa do STTR, como uma universidade, são custos de pesquisa feita para você. Para a opção de amortizar a pesquisa nos EUA e para pesquisa feita no exterior, veja Como deduzir desenvolvimento de software feito no exterior.

Pesquisa financiada em geral não dá direito ao crédito federal de pesquisa: pesquisa financiada por subvenção, contrato ou entidade governamental fica excluída (26 U.S.C. 41(d)(4)(H)).

De quem é a pesquisa quando uma agência paga por ela?

Normalmente da startup, pelo teste provisório do IRS, quando a startup mantém o direito de usar os resultados: os custos são seus, mesmo que uma agência pague. Esse teste diz que os custos de quem presta a pesquisa são despesas de pesquisa próprias se ele assume risco financeiro caso a pesquisa fracasse, ou tem direito de usar o resultado além da execução do contrato (Notice 2023-63, seção 6, modificada pela Notice 2024-12).

• Uma pequena empresa pode optar por manter a titularidade das invenções feitas sob um acordo de financiamento federal (35 U.S.C. 202(a)), salvo se o acordo dispuser o contrário em casos limitados. Ela deve comunicar cada invenção à agência e fazer a opção por escrito em até dois anos após essa comunicação, ou antes se um impedimento ao pedido de patente estiver mais próximo, a menos que a agência conceda mais prazo (35 U.S.C. 202(c)).
• Os direitos sobre dados do SBIR e do STTR protegem seus dados por pelo menos 20 anos a partir da concessão (Policy Directive 3(hh)).

Assim, os custos financiados pelo SBIR normalmente são custos de pesquisa próprios da startup. Se todo o trabalho da subvenção é feito nos EUA e você deduz os custos de pesquisa no ano do pagamento, a classificação não muda nada naquele ano; ela importa para trabalho aprovado no exterior e se você optar por amortizar.

A incerteza: a Notice 2023-63 e a Notice 2024-12 foram escritas para as regras anteriores da seção 174. A Rev. Proc. 2025-28 não transpõe a seção 6 para a seção 174A, e nenhum regulamento sob qualquer das duas seções havia sido proposto quando esta página foi verificada.

Quem é proprietário dos equipamentos comprados com dinheiro da subvenção, e quem os deprecia?

Depende do tipo de subvenção.

• Subvenção do DOE. A titularidade fica com o beneficiário, sujeita às condições de uso e de alienação da subvenção (2 CFR 910.360(b)). Como a subvenção foi renda, a startup deprecia o equipamento pelo custo total (Publication 946). Equipamentos que custam $5.000 ou mais por unidade exigem aprovação prévia por escrito do contracting officer, a menos que os termos da subvenção permitam expressamente (2 CFR 910.360(a)). Quando o projeto não precisa mais de uma unidade que ainda vale $5.000 ou mais, ficar com ela em geral significa pagar ao DOE a parte dele no valor atual; caso contrário, você segue as instruções de alienação do DOE (2 CFR 910.360(g)).
• Contrato de reembolso de custos. A titularidade dos bens comprados como custo direto passa ao governo quando o fornecedor os entrega (FAR 52.245-1(e)(3)). Em geral, você precisa ser proprietário de um bem para depreciá-lo, então o custo dele passa a ser um custo de execução do contrato.
• Contrato de preço fixo. O contratado em geral mantém a titularidade dos bens que compra para o contrato, exceto os itens a entregar, a menos que as condições de financiamento do contrato digam o contrário (FAR 52.245-1(e)(2)).

A subvenção vai nos fazer dever imposto em um ano de prejuízo?

Não, se seus custos dedutíveis superarem a subvenção e suas outras rendas. Nesse caso, a subvenção reduz o prejuízo levado para anos seguintes em vez de gerar imposto agora. O custo vem depois: um ano lucrativo só pode abater 80% da renda tributável com prejuízos de anos anteriores; veja Como as corporações C são tributadas. No regime de competência, uma diferença de momento ainda pode gerar renda tributável em um ano.

Os estados também tributam a subvenção?

Em geral, sim. Muitos estados partem da renda tributável federal, então a subvenção passa para a declaração estadual. A Califórnia mudou sua data de conformidade para 1º de janeiro de 2025, para anos fiscais iniciados nessa data ou depois, e sua análise lista a mudança federal sobre aportes ao capital entre as disposições adotadas (conformidade do FTB; análise do SB 711). Verifique qualquer estado vinculado a uma versão mais antiga do Internal Revenue Code. Subvenções estaduais, como programas estaduais de contrapartida ao SBIR, normalmente também são tributáveis na esfera federal (instruções do Form 1099-G).

O que nossa contabilidade deve controlar em uma subvenção ou contrato?

Cada subvenção como um projeto próprio, com custos que você consegue comprovar. Beneficiários de assistência federal devem manter registros que mostrem o valor, a origem e os gastos de cada subvenção, comparar os gastos com o orçamento e ter procedimentos escritos para decidir quais custos são admissíveis (2 CFR 200.302). O DOE obriga as empresas a seguir os princípios de custos de contratos (2 CFR 910.352). Uma agência só pode conceder um contrato de reembolso de custos quando seu sistema contábil é adequado para determinar os custos do contrato (FAR 16.301-3).

Na prática, organize:

• um projeto ou classe separado para cada subvenção;
• custos diretos lançados nesse projeto, com os custos indiretos agrupados;
• folhas de horas de todos que lançam horas na subvenção;
• custos não admissíveis em contas próprias, fora de toda cobrança (FAR 31.201-6);
• um registro de equipamentos;
• uma subvenção a receber, ou receita de subvenção diferida para dinheiro recebido antes do gasto, no fim do exercício.

O momento da receita contábil pode diferir do momento fiscal; o Schedule M-1 ou M-3 do Form 1120 concilia os dois. Para ajuda na organização, veja escrituração contábil; para quem cuida da contabilidade, veja Fazer a própria contabilidade ou contratar um responsável contábil.

Fora desta página: pedidos e orçamentos de subvenção, propostas de taxa de custos indiretos, revisões do sistema contábil antes da concessão, auditorias da agência, a auditoria de conformidade do DOE para beneficiários com grandes gastos do DOE, pedidos de crédito de pesquisa, direitos sobre dados e controles de exportação.

Exemplo

Apenas ilustrativo, em dólares americanos. Cada uma é uma corporação C com ano-calendário.

Startup de refrigeração líquida com subvenção de Fase I e prejuízo

Uma startup de Boston que fabrica placas frias e unidades de distribuição de líquido refrigerante (CDU) ganha uma subvenção SBIR de Fase I do DOE de US$200.000. Ela gasta US$1.400.000 com engenheiros nos EUA e protótipos de placas frias, inclusive o projeto da subvenção, e não tem outras rendas. Os US$200.000 são renda, e os US$1.400.000 são deduzidos pela seção 174A. O prejuízo é de US$1.200.000 em vez de US$1.400.000. Não há imposto agora, mas sobram US$200.000 a menos de prejuízo para abater lucros futuros.

Startup de eletrônica de potência com saques que atravessam o fim do exercício

Uma startup de Austin que fabrica transformadores de estado sólido para energia de data centers tem uma subvenção SBIR de Fase II do DOE de US$1.100.000, paga como reembolso. Ela paga US$500.000 de custos admissíveis do projeto e saca US$380.000; os US$120.000 referentes aos custos de dezembro chegam em janeiro.

• Regime de caixa: US$380.000 de renda neste ano contra a dedução de US$500.000, e US$120.000 de renda no ano seguinte.
• Regime de competência: em geral, US$500.000 de renda neste ano.
• Contabilidade: uma subvenção a receber de US$120.000 em 31 de dezembro.

Startup de chips com contrato de custo mais remuneração

Uma startup de San Jose que fabrica chips de interconexão óptica tem um contrato SBIR de Fase II do Department of Defense de US$1.700.000, de custo mais remuneração fixa, que inclui uma remuneração de US$100.000. Os US$900.000 faturados e pagos neste ano são receita bruta na linha 1a. Uma estação de prova de US$150.000 comprada como custo direto do contrato pertence ao governo na entrega, então a startup não a deprecia. Se comprada sob uma subvenção do DOE, a mesma estação de prova pertenceria à startup, sujeita às condições da subvenção, e a startup a depreciaria. A startup opta por manter a titularidade de suas invenções, então, pelo teste provisório do IRS, seus custos de pesquisa nos EUA em geral são próprios e deduzidos neste ano.

Como as subvenções dos EUA se comparam com financiamentos canadenses como o IRAP?

Os dois países tratam o financiamento governamental de formas opostas. Uma startup canadense sob uma controladora em Delaware pode ter os dois tipos.

E no seu caso?

• Investidores ou fundadores colocaram o dinheiro, não uma agência: isso é capital próprio ou empréstimo, não renda. Veja Como colocar dinheiro do exterior na sua corporação nos EUA.
• Vocês também captaram com SAFEs ou notas conversíveis: veja SAFEs e notas conversíveis.
• Parte do trabalho da subvenção é feita no exterior, ou você quer amortizar: veja Como deduzir desenvolvimento de software feito no exterior.
• Você fabrica protótipos, placas de teste ou ferramental: veja Como deduzir pesquisa e protótipos de hardware.
• Você tem prejuízos de anos anteriores ou uma nova rodada de investimento: limites de prejuízo e mudanças de controle acionário estão em Como as corporações C são tributadas.
• Sua receita passou do limite do regime de caixa, ou os investidores querem contabilidade no regime de competência: veja Como passar do regime de caixa para o de competência.
• Você fabrica equipamentos sob um contrato de preço fixo que passa do fim do exercício: veja Contratos de longo prazo para equipamentos sob encomenda.
• Você faz pesquisa contratada em Washington, Ohio ou Oregon: veja Impostos sobre a receita bruta em outros estados.
• Sua subsidiária ou controladora canadense recebe IRAP ou outra assistência: veja IRAP e outros financiamentos governamentais.
• Saques antecipados, equipamentos sob contrato ou subvenções nos dois países: o ano e o tratamento dependem dos termos da subvenção. Busque ajuda com impostos de startups de data center e hardware.
• Você precisa de uma contabilidade pronta para subvenções: veja escrituração contábil.