Subvention SBIR ou du DOE : est-elle imposable pour une startup?

Une subvention SBIR ou une subvention du DOE est-elle un revenu imposable pour une société?

Oui. Aux États-Unis, une subvention du programme américain de recherche pour petites entreprises (SBIR) ou de transfert de technologie (STTR), une subvention du département de l'Énergie (DOE) ou une autre subvention fédérale de recherche est un revenu brut pour la société qui la reçoit. « Non dilutif » veut dire qu'aucune action n'a été cédée; cela ne veut pas dire libre d'impôt. La subvention est imposée à mesure que vous prélevez l'argent ou engagez les coûts qu'elle finance, selon votre méthode comptable, jamais à la réception de la lettre d'octroi, et les coûts de recherche qu'elle finance restent déductibles. La réponse fiscale est la même pour une subvention SBIR ou STTR de n'importe quel organisme, y compris le département de l'Éducation.

• L'argent du gouvernement n'est pas un apport de capital. Une société exclut de son revenu les apports à son capital, mais l'Internal Revenue Code précise que ce terme ne comprend aucun apport d'une entité gouvernementale (26 U.S.C. 118(b)(2)). Cette règle s'applique aux apports faits après le 22 décembre 2017. Les anciens conseils qui qualifient d'apports de capital les subventions versées à des sociétés sont dépassés.
• La règle générale de l'IRS. Les subventions des États et des administrations locales sont ordinairement imposables, et une subvention fédérale est ordinairement imposable, sauf si la loi qui l'autorise prévoit le contraire (instructions du formulaire 1099-G, case 6). La loi sur les programmes SBIR et STTR ne contient aucune exclusion de ce genre. Vérifiez le texte de la loi de tout autre programme avant de traiter un montant comme libre d'impôt.
• Pas de formulaire, mais quand même un revenu. Un organisme produit le formulaire 1099-G pour certaines subventions imposables (case 6) et déclare les paiements contractuels pour des services sur le formulaire 1099-NEC, même lorsqu'ils sont versés à une société (instructions du formulaire 1099-NEC). La subvention est un revenu, qu'un formulaire arrive ou non.

Un dossier de subvention se complique avec des prélèvements qui chevauchent le 31 décembre, des avances, de l'équipement ou une société affiliée canadienne. Rassemblez le document d'octroi, les modalités de paiement, chaque prélèvement ou facture avec sa date, et le rapport de coûts correspondant.

Notre subvention SBIR est-elle une subvention ou un contrat, et cela change-t-il l'impôt?

Les deux sont imposables. Le type change la ligne du formulaire 1120 où va le revenu, les règles de coûts applicables et la propriété de l'équipement.

Chaque organisme choisit le type d'entente de financement SBIR ou STTR : un contrat, une subvention ou un accord de coopération (SBIR/STTR Policy Directive, 3(r) et 7(g)). Le DOE accorde ses subventions SBIR et STTR sous forme de subventions ou d'accords de coopération selon ses propres conditions (conditions générales du DOE). D'autres organismes utilisent souvent des contrats à prix fixe ou à remboursement des coûts. Votre document d'octroi précise le type.

Les instructions du formulaire 1120 ne mentionnent les subventions sur aucune de ces lignes; le tableau reflète donc la pratique courante. Les organismes doivent verser des honoraires ou un bénéfice raisonnables sur les subventions SBIR et STTR (Policy Directive 7(g)(2)). Ces honoraires sont aussi un revenu.

Quand l'argent d'une subvention SBIR est-il imposé : à l'octroi, au prélèvement ou à la dépense?

Jamais à l'octroi. La lettre d'octroi et le montant engagé par l'organisme ne sont pas un revenu. L'année d'imposition dépend de votre méthode comptable et des modalités de paiement de la subvention (Publication 538).

• Méthode de caisse. Le revenu est imposé lorsqu'il est reçu, ou lorsqu'il est mis à votre disposition sans restriction. L'argent n'est pas reçu par interprétation si votre contrôle sur celui-ci est soumis à des restrictions importantes (Publication 538). Un solde engagé que vous ne pouvez prélever que pour des coûts admissibles n'est généralement pas reçu du seul fait qu'il se trouve dans le système de paiement d'un organisme.
• Argent avancé avant la dépense. Les avances sont facultatives selon les règles SBIR (Policy Directive 7(f)). Une avance versée en vertu d'un contrat est généralement un revenu à la réception; une société qui utilise la méthode d'exercice peut choisir de reporter la partie non encore gagnée, mais pas au-delà de l'année d'imposition suivante (Publication 538). Pour une avance sur subvention que vous devez rembourser si elle n'est pas dépensée, aucune règle publiée unique ne s'applique; l'année dépend de votre méthode et des conditions de la subvention, donc obtenez des conseils avant de produire votre déclaration.

Les périodes de Phase I et de Phase II chevauchent souvent le 31 décembre. Le revenu suit les prélèvements ou les coûts de chaque année d'imposition, et non le total de la subvention. Une société ne peut utiliser la méthode de caisse que tant que la moyenne de ses recettes brutes annuelles ne dépasse pas 32 000 000 $; pour le changement de méthode, voir Passer de la méthode de caisse à la méthode d'exercice.

Pouvons-nous quand même déduire les coûts de recherche financés par la subvention?

Oui. Comme la subvention est un revenu, les coûts qu'elle finance gardent leur traitement normal. La recherche et le développement effectués aux États-Unis sont déductibles dans l'année où ils sont payés ou engagés, selon l'article 174A (Rev. Proc. 2025-28).

Les travaux SBIR et STTR doivent être effectués aux États-Unis, sauf si l'organisme approuve qu'une partie soit faite à l'étranger (Policy Directive 6(a)(4)). Les travaux approuvés à l'étranger sont de la recherche étrangère, amortie sur 15 ans. Les paiements à un partenaire de recherche STTR, comme une université, sont des coûts de recherche effectuée pour vous. Pour le choix d'amortir plutôt la recherche américaine, et pour la recherche faite à l'étranger, voir Déduire le développement de logiciels fait à l'étranger.

La recherche financée ne peut généralement pas donner droit au crédit fédéral pour la recherche : la recherche financée par une subvention, un contrat ou une entité gouvernementale est exclue (26 U.S.C. 41(d)(4)(H)).

À qui appartient la recherche lorsqu'un organisme la paie?

Généralement à la startup, selon le critère provisoire de l'IRS, lorsque la startup conserve le droit d'utiliser les résultats : les coûts sont les vôtres même si un organisme les paie. Selon ce critère, les coûts d'un fournisseur de recherche sont ses propres dépenses de recherche s'il assume un risque financier en cas d'échec de la recherche, ou s'il a le droit d'utiliser le résultat au-delà de l'exécution du contrat (Notice 2023-63, section 6, modifiée par la Notice 2024-12).

• Une petite entreprise américaine peut choisir de conserver la propriété des inventions réalisées dans le cadre d'une entente de financement fédérale (35 U.S.C. 202(a)), sauf si l'entente en dispose autrement dans des cas limités. Elle doit déclarer chaque invention à l'organisme et faire son choix par écrit dans les deux ans suivant cette déclaration, ou plus tôt si un délai de forclusion pour le dépôt d'un brevet arrive avant, sauf si l'organisme accorde plus de temps (35 U.S.C. 202(c)).
• Les droits sur les données SBIR et STTR protègent vos données pendant au moins 20 ans à compter de l'octroi (Policy Directive 3(hh)).

Les coûts financés par une subvention SBIR sont donc normalement les propres coûts de recherche de la startup. Si tous les travaux de la subvention sont faits aux États-Unis et que vous déduisez les coûts de recherche dans l'année où ils sont payés, la qualification ne change rien cette année-là; elle compte pour les travaux approuvés à l'étranger et si vous choisissez d'amortir.

L'incertitude : la Notice 2023-63 et la Notice 2024-12 ont été rédigées pour les anciennes règles de l'article 174. La Rev. Proc. 2025-28 ne reprend pas la section 6 pour l'article 174A, et aucun règlement n'avait été proposé en vertu de l'un ou l'autre article au moment de la vérification de cette page.

Qui possède, et amortit, l'équipement acheté avec l'argent d'une subvention?

Cela dépend du type de subvention.

• Subvention du DOE. La propriété est dévolue au bénéficiaire, sous réserve des conditions d'utilisation et d'aliénation prévues par la subvention (2 CFR 910.360(b)). Comme la subvention était un revenu, la startup amortit l'équipement sur son coût total (Publication 946). L'équipement de 5 000 $ ou plus par unité exige l'approbation écrite préalable de l'agent des contrats, sauf si les conditions de la subvention le permettent expressément (2 CFR 910.360(a)). Lorsque le projet n'a plus besoin d'une unité qui vaut encore 5 000 $ ou plus, la garder signifie généralement verser au DOE sa part de la valeur actuelle; sinon, vous suivez les instructions d'aliénation du DOE (2 CFR 910.360(g)).
• Contrat à remboursement des coûts. La propriété des biens achetés comme coût direct passe au gouvernement lorsque le fournisseur les livre (FAR 52.245-1(e)(3)). Il faut généralement être propriétaire d'un bien pour l'amortir; son coût est donc plutôt un coût d'exécution du contrat.
• Contrat à prix fixe. L'entrepreneur conserve généralement la propriété des biens qu'il achète pour le contrat, à l'exception des livrables, sauf si les modalités de financement du contrat prévoient autre chose (FAR 52.245-1(e)(2)).

La subvention nous fera-t-elle payer de l'impôt dans une année de perte?

Non, si vos coûts déductibles dépassent la subvention et vos autres revenus. La subvention réduit alors la perte reportée au lieu de créer un impôt immédiat. Le coût vient plus tard : dans une année rentable, les pertes reportées ne peuvent réduire que 80 % du revenu imposable; voir Comment les sociétés de type C sont imposées. Selon la méthode d'exercice, un décalage temporel peut quand même produire un revenu imposable dans une année.

Les États imposent-ils aussi la subvention?

Généralement, oui. Beaucoup d'États partent du revenu imposable fédéral, donc la subvention s'y reporte. La Californie a reporté sa date de conformité au 1er janvier 2025 pour les années d'imposition commençant à cette date ou après, et son analyse inclut le changement fédéral sur les apports de capital parmi les dispositions adoptées (conformité selon le FTB; analyse du SB 711). Vérifiez tout État lié à une version plus ancienne de l'Internal Revenue Code. Les subventions des États, comme les programmes de contrepartie SBIR, sont ordinairement imposables aussi au fédéral (instructions du formulaire 1099-G).

Que doit suivre notre tenue de livres pour une subvention ou un contrat?

Chaque subvention comme projet distinct, avec des coûts que vous pouvez prouver. Les bénéficiaires d'aide fédérale américaine doivent tenir des registres indiquant le montant, la source et les dépenses de chaque subvention, comparer les dépenses au budget et avoir des procédures écrites pour déterminer quels coûts sont admissibles (2 CFR 200.302). Le DOE oblige les entreprises à suivre les principes de coûts des contrats (2 CFR 910.352). Un organisme ne peut accorder un contrat à remboursement des coûts que si votre système comptable permet de déterminer adéquatement les coûts du contrat (FAR 16.301-3).

En pratique, mettez en place :

• un projet ou une catégorie distincte pour chaque subvention;
• les coûts directs imputés à ce projet, avec les coûts indirects regroupés;
• des feuilles de temps pour toutes les personnes qui imputent du temps à la subvention;
• les coûts non admissibles dans leurs propres comptes, exclus de toute facturation (FAR 31.201-6);
• un registre de l'équipement;
• une subvention à recevoir, ou des produits reportés de subvention pour l'argent reçu avant la dépense, à la fin de l'exercice.

Le moment de comptabilisation des produits peut différer du moment d'imposition; l'annexe M-1 ou M-3 du formulaire 1120 rapproche les deux. Pour de l'aide à mettre cela en place, voir tenue de livres; pour savoir qui devrait tenir les livres, voir Tenir vos livres vous-même ou embaucher un spécialiste de la tenue de livres.

Non traité ici : les demandes de subvention et les budgets, les propositions de taux indirects, les examens du système comptable avant l'octroi, les vérifications des organismes, l'audit de conformité du DOE pour les bénéficiaires dont les dépenses du DOE sont importantes, les demandes de crédit pour la recherche, les droits sur les données et le contrôle des exportations.

Exemple

À titre d'illustration seulement, en dollars américains. Chaque exemple vise une société de type C dont l'exercice correspond à l'année civile.

Une startup de refroidissement liquide avec une subvention de Phase I et une perte

Une startup de Boston qui fabrique des plaques froides et des unités de distribution de liquide de refroidissement (CDU) obtient une subvention SBIR de Phase I du DOE de 200 000 $. Elle dépense 1 400 000 $ en ingénieurs américains et en prototypes de plaques froides, y compris le projet subventionné, et n'a aucun autre revenu. Les 200 000 $ sont un revenu, et les 1 400 000 $ sont déduits selon l'article 174A. La perte est de 1 200 000 $ au lieu de 1 400 000 $. Aucun impôt n'est dû maintenant, mais il reste 200 000 $ de perte en moins pour réduire les bénéfices futurs.

Une startup d'électronique de puissance avec des prélèvements qui chevauchent la fin d'exercice

Une startup d'Austin qui fabrique des transformateurs à semi-conducteurs pour l'alimentation des centres de données est titulaire d'une subvention SBIR de Phase II du DOE de 1 100 000 $ versée sous forme de remboursement. Elle paie 500 000 $ de coûts admissibles du projet et prélève 380 000 $; les 120 000 $ des coûts de décembre arrivent en janvier.

• Méthode de caisse : 380 000 $ de revenu cette année contre la déduction de 500 000 $, et 120 000 $ de revenu l'année suivante.
• Méthode d'exercice : généralement 500 000 $ de revenu cette année.
• Tenue de livres : une subvention à recevoir de 120 000 $ au 31 décembre.

Une startup de puces avec un contrat à prix coûtant majoré

Une startup de San Jose qui conçoit des puces d'interconnexion optique est titulaire d'un contrat SBIR de Phase II du département de la Défense de 1 700 000 $, à prix coûtant majoré d'honoraires fixes, dont 100 000 $ d'honoraires. Les 900 000 $ facturés et payés cette année sont des recettes brutes à la ligne 1a. Une station de test sous pointes de 150 000 $ achetée comme coût direct du contrat appartient au gouvernement dès sa livraison; la startup ne l'amortit donc pas. Achetée dans le cadre d'une subvention du DOE, la même station appartiendrait à la startup, sous réserve des conditions de la subvention, et la startup l'amortirait. La startup choisit de conserver la propriété de ses inventions; selon le critère provisoire de l'IRS, ses coûts de recherche américains sont donc généralement les siens et déduits cette année.

Comment les subventions américaines se comparent-elles au financement canadien comme le PARI?

Les États-Unis et le Canada traitent le financement gouvernemental de façons opposées. Une startup canadienne détenue par une société mère au Delaware peut recevoir les deux types.

Votre situation est différente?

• Des investisseurs ou des fondateurs ont investi l'argent, pas un organisme : c'est un apport en capitaux propres ou un prêt, pas un revenu. Voir Investir de l'argent dans votre société américaine depuis l'étranger.
• Vous avez aussi levé des fonds au moyen de SAFE ou de billets convertibles : voir SAFE et billets convertibles.
• Une partie des travaux de la subvention est faite à l'étranger, ou vous voulez amortir : voir Déduire le développement de logiciels fait à l'étranger.
• Vous fabriquez des prototypes, des cartes de test ou de l'outillage : voir Déduire la recherche sur le matériel et les prototypes.
• Vous avez des pertes reportées ou un nouveau tour de financement : les limites des pertes et les changements de propriété sont traités dans Comment les sociétés de type C sont imposées.
• Vos recettes ont dépassé la limite de la méthode de caisse, ou vos investisseurs veulent des livres selon la méthode d'exercice : voir Passer de la méthode de caisse à la méthode d'exercice.
• Vous fabriquez de l'équipement en vertu d'un contrat à prix fixe qui dépasse la fin d'exercice : voir Contrats à long terme pour de l'équipement sur mesure.
• Vous effectuez de la recherche contractuelle à Washington, en Ohio ou en Oregon : voir Taxes sur les recettes brutes dans d'autres États.
• Votre filiale ou société mère canadienne reçoit du PARI ou une autre aide : voir PARI et autres aides gouvernementales.
• Prélèvements anticipés, équipement acheté dans le cadre d'un contrat ou subventions dans les deux pays : l'année et le traitement dépendent des conditions de la subvention. Obtenez de l'aide pour la fiscalité des startups de centres de données et de matériel.
• Vous avez besoin de livres prêts pour une subvention : voir tenue de livres.