Khoản tài trợ SBIR hoặc DOE có chịu thuế với startup không?

Khoản tài trợ SBIR hoặc khoản tài trợ của DOE có phải là thu nhập chịu thuế của công ty không?

Có. Khoản tài trợ SBIR hoặc STTR, khoản tài trợ không hoàn lại (grant) của Bộ Năng lượng Hoa Kỳ (DOE) hay khoản tài trợ nghiên cứu liên bang khác là tổng thu nhập của công ty nhận tiền. "Không pha loãng" (non-dilutive) nghĩa là không phải nhường cổ phần; không có nghĩa là miễn thuế. Khoản tài trợ chịu thuế khi bạn rút tiền hoặc khi phát sinh chi phí mà khoản tài trợ chi trả, tùy theo phương pháp kế toán của bạn, không bao giờ vào lúc nhận thư trao tài trợ, và chi phí nghiên cứu được tài trợ vẫn được khấu trừ. Kết luận thuế là như nhau với khoản tài trợ SBIR hoặc STTR của bất kỳ cơ quan nào, kể cả Bộ Giáo dục Hoa Kỳ.

• Tiền của chính phủ không phải là khoản góp vốn. Công ty được loại trừ khoản góp vào vốn khỏi thu nhập, nhưng Internal Revenue Code quy định khái niệm này không bao gồm bất kỳ khoản góp nào của cơ quan chính phủ (26 U.S.C. 118(b)(2)). Quy tắc này áp dụng cho các khoản góp sau ngày 22 tháng 12 năm 2017. Những lời khuyên cũ coi khoản tài trợ cho công ty là khoản góp vốn đã lỗi thời.
• Quy tắc chung của Sở Thuế vụ Hoa Kỳ (IRS). Khoản tài trợ của tiểu bang và địa phương thường chịu thuế, và khoản tài trợ liên bang thường chịu thuế trừ khi luật cho phép khoản tài trợ đó quy định khác (hướng dẫn Form 1099-G, box 6). Luật về SBIR và STTR không có khoản loại trừ như vậy. Hãy kiểm tra câu chữ trong luật của bất kỳ chương trình nào khác trước khi coi một khoản tiền là miễn thuế.
• Không có biểu mẫu vẫn là thu nhập. Cơ quan cấp tài trợ nộp Form 1099-G cho một số khoản tài trợ chịu thuế (box 6), và báo cáo khoản thanh toán hợp đồng dịch vụ trên Form 1099-NEC ngay cả khi trả cho công ty (hướng dẫn Form 1099-NEC). Khoản tài trợ là thu nhập dù có nhận được biểu mẫu hay không.

Hồ sơ phức tạp hơn khi có các lần rút tiền vắt qua ngày 31 tháng 12, khoản ứng trước, thiết bị, hoặc công ty liên kết tại Canada. Hãy tập hợp văn bản trao tài trợ, điều khoản thanh toán, mọi lần rút tiền hoặc hóa đơn kèm ngày, và báo cáo chi phí làm căn cứ.

Khoản tài trợ SBIR của chúng tôi là grant hay hợp đồng, và điều đó có làm thay đổi thuế không?

Cả hai đều chịu thuế. Loại thỏa thuận quyết định thu nhập ghi ở dòng nào trên Form 1120, quy tắc chi phí nào áp dụng, và ai sở hữu thiết bị.

Mỗi cơ quan chọn loại thỏa thuận tài trợ: hợp đồng, grant hoặc thỏa thuận hợp tác (SBIR/STTR Policy Directive, 3(r) và 7(g)). DOE cấp khoản tài trợ SBIR và STTR dưới dạng grant hoặc thỏa thuận hợp tác theo điều khoản riêng của DOE (điều khoản chung của DOE). Các cơ quan khác thường dùng hợp đồng giá cố định hoặc hợp đồng theo chi phí. Văn bản trao tài trợ của bạn ghi rõ loại thỏa thuận.

Hướng dẫn Form 1120 không nêu khoản tài trợ ở dòng nào, nên bảng trên cho thấy cách làm phổ biến. Các cơ quan phải trả một khoản phí hoặc lợi nhuận hợp lý cho khoản tài trợ SBIR và STTR (Policy Directive 7(g)(2)). Khoản phí đó cũng là thu nhập.

Tiền SBIR hoặc khoản tài trợ chịu thuế khi nào: lúc được trao, lúc rút tiền, hay khi chúng tôi chi tiêu?

Không bao giờ vào lúc được trao. Thư trao tài trợ và số tiền đã cam kết không phải là thu nhập. Năm chịu thuế tùy thuộc vào phương pháp kế toán của bạn và điều khoản thanh toán của khoản tài trợ (Publication 538).

• Phương pháp kế toán tiền mặt (cash method). Thu nhập chịu thuế khi nhận, hoặc khi bạn được sử dụng tiền mà không bị hạn chế. Tiền không được coi là đã nhận (constructively received) nếu quyền kiểm soát của bạn với số tiền đó bị hạn chế đáng kể (Publication 538). Số dư đã cam kết mà bạn chỉ được rút cho chi phí được phép thường không được coi là đã nhận chỉ vì nằm trong hệ thống thanh toán của cơ quan cấp tài trợ.
• Tiền ứng trước khi bạn chi tiêu. Khoản ứng trước là không bắt buộc theo quy tắc SBIR (Policy Directive 7(f)). Khoản ứng trước theo hợp đồng thường là thu nhập khi nhận; công ty dùng phương pháp kế toán dồn tích có thể lựa chọn hoãn ghi nhận phần chưa thực hiện, nhưng không quá năm thuế kế tiếp (Publication 538). Với khoản ứng trước của grant mà bạn phải hoàn trả nếu không chi hết, chưa có quy tắc công bố nào điều chỉnh riêng; năm chịu thuế tùy thuộc vào phương pháp kế toán và điều khoản tài trợ, nên hãy xin tư vấn trước khi nộp tờ khai.

Thời gian Phase I và Phase II thường vắt qua ngày 31 tháng 12. Thu nhập đi theo số tiền rút hoặc chi phí trong từng năm thuế, không theo tổng giá trị khoản tài trợ. Công ty chỉ được dùng phương pháp tiền mặt khi tổng doanh thu bình quân hằng năm vẫn ở mức $32.000.000 trở xuống; về việc chuyển đổi, xem chuyển từ kế toán tiền mặt sang dồn tích.

Chúng tôi có còn được khấu trừ chi phí nghiên cứu mà khoản tài trợ đã chi trả không?

Có. Vì khoản tài trợ là thu nhập, chi phí được tài trợ giữ cách xử lý thông thường. Chi phí nghiên cứu và phát triển thực hiện tại Hoa Kỳ được khấu trừ trong năm chi trả hoặc phát sinh theo section 174A (Rev. Proc. 2025-28).

Công việc SBIR và STTR phải được thực hiện tại Hoa Kỳ, trừ khi cơ quan cấp tài trợ chấp thuận cho một phần thực hiện ở nước ngoài (Policy Directive 6(a)(4)). Công việc được chấp thuận thực hiện ở nước ngoài là nghiên cứu nước ngoài và được phân bổ dần trong 15 năm. Khoản trả cho đối tác nghiên cứu STTR, như trường đại học, là chi phí nghiên cứu được thực hiện cho bạn. Về lựa chọn phân bổ dần chi phí nghiên cứu tại Hoa Kỳ thay vì khấu trừ ngay, và về nghiên cứu thực hiện ở nước ngoài, xem khấu trừ chi phí phát triển phần mềm thực hiện ở nước ngoài.

Nghiên cứu được tài trợ thường không thể dùng để xin tín thuế nghiên cứu liên bang: nghiên cứu được tài trợ bằng grant, hợp đồng hoặc bởi cơ quan chính phủ bị loại trừ (26 U.S.C. 41(d)(4)(H)).

Khi cơ quan chính phủ chi trả, nghiên cứu đó thuộc về ai?

Theo điều kiện tạm thời của IRS, nghiên cứu thường thuộc về startup khi startup giữ quyền sử dụng kết quả: chi phí là của bạn dù cơ quan chính phủ chi trả. Điều kiện đó cho rằng chi phí của bên thực hiện nghiên cứu là chi phí nghiên cứu của chính bên đó nếu bên đó chịu rủi ro tài chính khi nghiên cứu thất bại, hoặc có quyền sử dụng kết quả ngoài việc thực hiện hợp đồng (Notice 2023-63, section 6, đã được sửa đổi bởi Notice 2024-12).

• Doanh nghiệp nhỏ có thể lựa chọn giữ quyền sở hữu đối với sáng chế tạo ra theo thỏa thuận tài trợ liên bang (35 U.S.C. 202(a)), trừ khi thỏa thuận quy định khác trong một số trường hợp hạn chế. Doanh nghiệp phải khai báo từng sáng chế với cơ quan cấp tài trợ và lựa chọn bằng văn bản trong vòng hai năm sau khi khai báo, sớm hơn nếu thời hạn chặn nộp đơn bằng sáng chế đến gần hơn, trừ khi cơ quan cho thêm thời gian (35 U.S.C. 202(c)).
• Quyền đối với dữ liệu SBIR và STTR bảo vệ dữ liệu của bạn ít nhất 20 năm kể từ ngày trao tài trợ (Policy Directive 3(hh)).

Vì vậy, chi phí được SBIR tài trợ thường là chi phí nghiên cứu của chính startup. Nếu toàn bộ công việc theo khoản tài trợ thực hiện tại Hoa Kỳ và bạn khấu trừ chi phí nghiên cứu trong năm chi trả, việc phân loại này không thay đổi gì trong năm đó; nó quan trọng đối với công việc được chấp thuận thực hiện ở nước ngoài và khi bạn lựa chọn phân bổ dần.

Điểm chưa chắc chắn: Notice 2023-63 và Notice 2024-12 được viết cho quy tắc section 174 trước đây. Rev. Proc. 2025-28 không chuyển section 6 sang section 174A, và chưa có quy định nào được đề xuất theo hai section này khi trang này được kiểm tra.

Ai sở hữu, và khấu hao, thiết bị mua bằng tiền tài trợ?

Tùy thuộc vào loại thỏa thuận tài trợ.

• Grant của DOE. Quyền sở hữu thuộc về bên nhận, kèm các điều kiện của khoản tài trợ về sử dụng và thanh lý (2 CFR 910.360(b)). Vì khoản tài trợ là thu nhập, startup khấu hao thiết bị theo toàn bộ nguyên giá (Publication 946). Thiết bị có giá từ $5.000 trở lên mỗi đơn vị cần được cán bộ phụ trách hợp đồng chấp thuận trước bằng văn bản, trừ khi điều khoản tài trợ cho phép rõ ràng (2 CFR 910.360(a)). Khi dự án không còn cần một thiết bị vẫn còn giá trị từ $5.000 trở lên, giữ lại thiết bị thường đồng nghĩa với trả cho DOE phần của DOE theo giá trị hiện tại; nếu không, bạn làm theo chỉ dẫn thanh lý của DOE (2 CFR 910.360(g)).
• Hợp đồng hoàn trả chi phí. Quyền sở hữu tài sản mua như chi phí trực tiếp chuyển cho chính phủ khi nhà cung cấp giao tài sản (FAR 52.245-1(e)(3)). Thông thường bạn phải sở hữu tài sản mới được khấu hao, nên chi phí của tài sản đó thay vào đó là chi phí thực hiện hợp đồng.
• Hợp đồng giá cố định. Nhà thầu thường giữ quyền sở hữu tài sản mua cho hợp đồng, trừ sản phẩm phải bàn giao, trừ khi điều khoản tài chính của hợp đồng quy định khác (FAR 52.245-1(e)(2)).

Khoản tài trợ có khiến chúng tôi phải nộp thuế trong năm bị lỗ không?

Không, nếu chi phí được khấu trừ của bạn vượt khoản tài trợ và thu nhập khác. Khi đó khoản tài trợ làm giảm khoản lỗ chuyển sang năm sau thay vì tạo ra thuế ngay. Cái giá đến sau: một năm có lãi chỉ bù trừ được 80% thu nhập chịu thuế bằng khoản lỗ chuyển sang; xem C corporation bị đánh thuế như thế nào. Với phương pháp dồn tích, chênh lệch thời điểm vẫn có thể tạo ra thu nhập chịu thuế trong một năm.

Tiểu bang có đánh thuế khoản tài trợ không?

Thường là có. Nhiều tiểu bang bắt đầu từ thu nhập chịu thuế liên bang, nên khoản tài trợ được chuyển sang. California đã dời ngày tuân theo luật liên bang sang ngày 1 tháng 1 năm 2025 cho các năm thuế bắt đầu từ ngày đó trở đi, và bản phân tích của California liệt kê thay đổi liên bang về khoản góp vào vốn trong số các quy định được áp dụng (FTB conformity; phân tích SB 711). Hãy kiểm tra các tiểu bang còn theo phiên bản cũ của Internal Revenue Code. Khoản tài trợ của tiểu bang, như chương trình đối ứng SBIR, thường cũng chịu thuế liên bang (hướng dẫn Form 1099-G).

Sổ sách của chúng tôi phải theo dõi gì đối với khoản tài trợ hoặc hợp đồng?

Mỗi khoản tài trợ là một dự án riêng, với chi phí có thể chứng minh. Bên nhận hỗ trợ liên bang phải lưu hồ sơ cho thấy số tiền, nguồn và chi tiêu của từng khoản tài trợ, so sánh chi tiêu với ngân sách, và có quy trình bằng văn bản để xác định chi phí nào được phép (2 CFR 200.302). DOE yêu cầu doanh nghiệp tuân theo nguyên tắc chi phí hợp đồng (2 CFR 910.352). Cơ quan chỉ được trao hợp đồng hoàn trả chi phí khi hệ thống kế toán của bạn đủ để xác định chi phí của hợp đồng (FAR 16.301-3).

Trên thực tế, hãy thiết lập:

• một dự án hoặc nhóm (class) riêng cho mỗi khoản tài trợ;
• chi phí trực tiếp ghi vào dự án đó, chi phí gián tiếp được gộp chung;
• bảng chấm công cho mọi người tính giờ vào khoản tài trợ;
• chi phí không được phép ghi vào tài khoản riêng, không đưa vào bất kỳ hóa đơn nào (FAR 31.201-6);
• sổ đăng ký thiết bị;
• khoản phải thu từ tài trợ, hoặc doanh thu tài trợ chưa thực hiện cho tiền nhận trước khi chi tiêu, tại ngày kết thúc năm.

Thời điểm ghi nhận doanh thu trên sổ sách có thể khác thời điểm tính thuế; Schedule M-1 hoặc M-3 của Form 1120 đối chiếu hai số này. Để được hỗ trợ thiết lập, xem ghi sổ kế toán; về việc ai ghi sổ, xem tự ghi sổ hay thuê nhân viên ghi sổ.

Ngoài phạm vi trang này: hồ sơ xin tài trợ và ngân sách, đề xuất tỷ lệ chi phí gián tiếp, soát xét hệ thống kế toán trước khi trao tài trợ, kiểm toán của cơ quan cấp tài trợ, kiểm toán tuân thủ của DOE đối với bên nhận có chi tiêu lớn từ DOE, hồ sơ xin tín thuế nghiên cứu, quyền đối với dữ liệu và kiểm soát xuất khẩu.

Ví dụ

Chỉ để minh họa, bằng đô la Hoa Kỳ. Mỗi trường hợp là một C corporation có năm tài chính theo năm dương lịch.

Startup làm mát bằng chất lỏng có khoản tài trợ Phase I và bị lỗ

Một startup ở Boston chế tạo tấm làm mát (cold plate) và bộ phân phối chất làm mát (CDU) nhận khoản tài trợ SBIR Phase I $200.000 của DOE. Startup chi $1.400.000 cho kỹ sư tại Hoa Kỳ và nguyên mẫu tấm làm mát, kể cả dự án được tài trợ, và không có thu nhập nào khác. Khoản $200.000 là thu nhập, và $1.400.000 được khấu trừ theo section 174A. Khoản lỗ là $1.200.000 thay vì $1.400.000. Hiện chưa phải nộp thuế, nhưng khoản lỗ còn lại để bù trừ lợi nhuận tương lai ít hơn $200.000.

Startup điện tử công suất có các lần rút tiền vắt qua cuối năm

Một startup ở Austin chế tạo máy biến áp thể rắn cho hệ thống điện trung tâm dữ liệu có khoản tài trợ SBIR Phase II $1.100.000 của DOE, chi trả theo hình thức hoàn trả chi phí. Startup chi $500.000 chi phí dự án được phép và rút $380.000; khoản $120.000 cho chi phí tháng 12 về vào tháng 1.

• Phương pháp tiền mặt: $380.000 thu nhập năm nay so với khoản khấu trừ $500.000, và $120.000 thu nhập năm sau.
• Phương pháp dồn tích: thường là $500.000 thu nhập năm nay.
• Sổ sách: khoản phải thu từ tài trợ $120.000 tại ngày 31 tháng 12.

Startup chip có hợp đồng chi phí cộng phí

Một startup ở San Jose chế tạo chip kết nối quang có hợp đồng SBIR Phase II theo chi phí cộng phí cố định trị giá $1.700.000 từ Bộ Quốc phòng Hoa Kỳ, gồm khoản phí $100.000. Khoản $900.000 đã xuất hóa đơn và được thanh toán trong năm là tổng doanh thu ở line 1a. Một trạm đo (probe station) $150.000 mua như chi phí trực tiếp của hợp đồng thuộc về chính phủ khi giao hàng, nên startup không khấu hao. Nếu mua theo grant của DOE, cùng trạm đo đó sẽ thuộc về startup, kèm các điều kiện của khoản tài trợ, và startup sẽ khấu hao. Startup lựa chọn giữ quyền sở hữu sáng chế, nên theo điều kiện tạm thời của IRS, chi phí nghiên cứu tại Hoa Kỳ thường là của chính startup và được khấu trừ trong năm nay.

Khoản tài trợ của Hoa Kỳ so với nguồn tài trợ của Canada như IRAP thế nào?

Hai nước xử lý nguồn tài trợ của chính phủ theo cách ngược nhau. Một startup Canada nằm dưới công ty mẹ Delaware có thể nhận cả hai loại.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Nhà đầu tư hoặc nhà sáng lập góp tiền, không phải cơ quan chính phủ: đó là vốn chủ sở hữu hoặc khoản vay, không phải thu nhập. Xem góp tiền vào công ty Hoa Kỳ của bạn từ nước ngoài.
• Bạn cũng gọi vốn bằng SAFE hoặc giấy nợ chuyển đổi: xem SAFE và giấy nợ chuyển đổi.
• Một phần công việc theo khoản tài trợ thực hiện ở nước ngoài, hoặc bạn muốn phân bổ dần: xem khấu trừ chi phí phát triển phần mềm thực hiện ở nước ngoài.
• Bạn chế tạo nguyên mẫu, bo mạch thử nghiệm hoặc dụng cụ: xem khấu trừ chi phí nghiên cứu phần cứng và nguyên mẫu.
• Bạn có khoản lỗ chuyển sang năm sau hoặc vòng gọi vốn mới: giới hạn khoản lỗ và thay đổi quyền sở hữu có trong C corporation bị đánh thuế như thế nào.
• Doanh thu của bạn đã vượt giới hạn dùng phương pháp tiền mặt, hoặc nhà đầu tư muốn sổ sách theo phương pháp dồn tích: xem chuyển từ kế toán tiền mặt sang dồn tích.
• Bạn chế tạo thiết bị theo hợp đồng giá cố định kéo dài qua ngày kết thúc năm: xem hợp đồng dài hạn cho thiết bị đặt riêng.
• Bạn thực hiện nghiên cứu theo hợp đồng tại Washington, Ohio hoặc Oregon: xem thuế trên tổng doanh thu tại các tiểu bang khác.
• Công ty con hoặc công ty mẹ tại Canada của bạn nhận IRAP hoặc hỗ trợ khác: xem IRAP và các nguồn tài trợ khác của chính phủ.
• Rút tiền ứng trước, thiết bị theo hợp đồng, hoặc khoản tài trợ ở cả hai nước: năm chịu thuế và cách xử lý tùy thuộc vào điều khoản tài trợ. Hãy nhờ hỗ trợ về thuế cho startup trung tâm dữ liệu và phần cứng.
• Bạn cần sổ sách sẵn sàng cho khoản tài trợ: xem ghi sổ kế toán.