¿Tributa una subvención SBIR o del DOE en una startup?

¿Una subvención SBIR o del DOE es ingreso gravable para una corporación?

Sí. Una adjudicación SBIR o STTR, una subvención del Department of Energy (DOE) u otra adjudicación federal de investigación es ingreso bruto para la corporación que la recibe. «Sin dilución» (non-dilutive) significa que no se entregaron acciones; no significa libre de impuestos. Tributa a medida que usted retira el dinero o incurre en los costos que paga, según su método contable, nunca cuando llega la carta de adjudicación, y los costos de investigación que paga siguen siendo deducibles. La respuesta fiscal es la misma para la adjudicación SBIR o STTR de cualquier agencia, incluida la del Department of Education.

• El dinero del gobierno no es un aporte de capital. Una corporación excluye de su ingreso los aportes a su capital, pero el Internal Revenue Code (código tributario federal de EE. UU.) dice que ese término no incluye ningún aporte de una entidad gubernamental (26 U.S.C. 118(b)(2)). Esa regla se aplica a los aportes hechos después del 22 de diciembre de 2017. Los consejos antiguos que llaman aportes de capital a las subvenciones a corporaciones están desactualizados.
• La regla general del IRS. Las subvenciones estatales y locales por lo general son gravables, y una subvención federal por lo general es gravable salvo que la ley que la autoriza diga lo contrario (instrucciones del Form 1099-G, casilla 6). La ley de SBIR y STTR no contiene esa exclusión. Revise la redacción de la ley de cualquier otro programa antes de tratar un monto como libre de impuestos.
• Sin formulario, sigue siendo ingreso. Una agencia presenta el Form 1099-G por algunas subvenciones gravables (casilla 6), e informa los pagos de contratos por servicios en el Form 1099-NEC incluso a una corporación (instrucciones del Form 1099-NEC). La adjudicación es ingreso llegue o no un formulario.

Los casos se complican con retiros de fondos que cruzan el 31 de diciembre, anticipos, equipos o una filial canadiense. Reúna el documento de adjudicación, las condiciones de pago, cada retiro de fondos o factura con su fecha, y el informe de costos que lo respalda.

¿Nuestra adjudicación SBIR es una subvención o un contrato, y cambia el impuesto?

Ambos son gravables. El tipo cambia en qué línea del Form 1120 va el ingreso, qué reglas de costos se aplican y quién es propietario de los equipos.

Cada agencia elige el tipo de acuerdo de financiamiento: un contrato, una subvención o un acuerdo de cooperación (directiva de política SBIR/STTR, 3(r) y 7(g)). El DOE otorga sus adjudicaciones SBIR y STTR como subvenciones o acuerdos de cooperación según sus propios términos (términos generales del DOE). Otras agencias suelen usar contratos de precio fijo o de reembolso de costos. Su documento de adjudicación indica el tipo.

Las instrucciones del Form 1120 no mencionan las subvenciones en ninguna de las dos líneas, así que la tabla muestra la práctica habitual. Las agencias deben pagar una comisión o ganancia razonable en las adjudicaciones SBIR y STTR (directiva de política 7(g)(2)). Esa comisión también es ingreso.

¿Cuándo tributa el dinero SBIR o de una subvención: al adjudicarse, al retirarse o a medida que lo gastamos?

Nunca al adjudicarse. La carta de adjudicación y el monto comprometido no son ingreso. El año depende de su método contable y de las condiciones de pago de la adjudicación (Publication 538).

• Método de efectivo. El ingreso tributa cuando se recibe, o cuando se pone a su disposición sin restricciones. El dinero no se considera recibido de forma implícita (constructive receipt) si su control sobre él está sujeto a restricciones sustanciales (Publication 538). Un saldo comprometido que usted solo puede retirar para costos admisibles por lo general no se considera recibido solo porque esté en un sistema de pagos de la agencia.
• Dinero anticipado antes de gastarlo. Los anticipos son opcionales según las reglas de SBIR (directiva de política 7(f)). Un anticipo bajo un contrato por lo general es ingreso al recibirse; una empresa con método de acumulación puede elegir diferir la parte aún no devengada, pero no más allá del año fiscal siguiente (Publication 538). Para un anticipo de subvención que usted debe devolver si no lo gasta, ninguna regla publicada lo cubre por sí sola; el año depende de su método y de los términos de la adjudicación, así que busque asesoría antes de presentar.

Los períodos de la Fase I y la Fase II suelen cruzar el 31 de diciembre. El ingreso sigue a los retiros o a los costos de cada año fiscal, no al total de la adjudicación. Una corporación puede usar el método de efectivo solo mientras su promedio de ingresos brutos anuales se mantenga en $32,000,000 o menos; para el cambio, consulte Cómo cambiar del método de efectivo al de acumulación.

¿Podemos seguir deduciendo los costos de investigación que pagó la subvención?

Sí. Como la subvención es ingreso, los costos que paga mantienen su tratamiento normal. La investigación y el desarrollo hechos en EE. UU. son deducibles en el año en que se pagan o se incurren, según la sección 174A (Rev. Proc. 2025-28).

El trabajo SBIR y STTR debe hacerse en EE. UU., salvo que la agencia apruebe hacer parte de él en el extranjero (directiva de política 6(a)(4)). El trabajo aprobado en el extranjero es investigación extranjera y se distribuye en 15 años. Los pagos a un socio de investigación STTR, como una universidad, son costos de investigación hecha para usted. Para la elección de amortizar en su lugar la investigación en EE. UU., y para la investigación hecha en el extranjero, consulte Cómo deducir el desarrollo de software hecho en el extranjero.

La investigación financiada por lo general no puede respaldar un crédito federal por investigación: la investigación financiada por una subvención, un contrato o una entidad gubernamental está excluida (26 U.S.C. 41(d)(4)(H)).

¿De quién es la investigación cuando la paga una agencia?

Por lo general, de la startup, según la prueba provisional del IRS, cuando la startup conserva derechos para usar los resultados: los costos son suyos aunque los pague una agencia. Esa prueba dice que los costos de quien presta la investigación son sus propios gastos de investigación si asume el riesgo financiero de que la investigación fracase, o si tiene derecho a usar el resultado más allá de cumplir el contrato (Notice 2023-63, sección 6, modificada por la Notice 2024-12).

• Una pequeña empresa puede elegir conservar la titularidad de las invenciones hechas bajo un acuerdo de financiamiento federal (35 U.S.C. 202(a)), salvo que el acuerdo disponga otra cosa en casos limitados. Debe informar cada invención a la agencia y hacer la elección por escrito dentro de los dos años siguientes a esa divulgación, antes si se acerca un plazo que impida patentar, salvo que la agencia permita más tiempo (35 U.S.C. 202(c)).
• Los derechos sobre datos de SBIR y STTR protegen sus datos durante al menos 20 años desde la adjudicación (directiva de política 3(hh)).

Así, los costos financiados por SBIR normalmente son costos de investigación propios de la startup. Si todo el trabajo de la adjudicación se hace en EE. UU. y usted deduce los costos de investigación en el año en que los paga, la etiqueta no cambia nada ese año; importa para el trabajo aprobado en el extranjero y si usted elige amortizar.

La incertidumbre: la Notice 2023-63 y la Notice 2024-12 se escribieron para las reglas anteriores de la sección 174. La Rev. Proc. 2025-28 no traslada la sección 6 a la sección 174A, y no se había propuesto ningún reglamento bajo ninguna de las dos secciones cuando se revisó esta página.

¿Quién es propietario de los equipos comprados con dinero de la adjudicación, y quién los deprecia?

Depende del tipo de adjudicación.

• Subvención del DOE. La titularidad corresponde al beneficiario, sujeta a las condiciones de uso y disposición de la adjudicación (2 CFR 910.360(b)). Como la subvención fue ingreso, la startup deprecia el equipo sobre su costo total (Publication 946). Los equipos que cuestan $5,000 o más por unidad requieren la aprobación previa por escrito del oficial de contratación, salvo que los términos de la adjudicación lo permitan expresamente (2 CFR 910.360(a)). Cuando el proyecto ya no necesita una unidad que todavía vale $5,000 o más, quedársela por lo general implica pagar al DOE su parte del valor actual; de lo contrario, se siguen las instrucciones de disposición del DOE (2 CFR 910.360(g)).
• Contrato de reembolso de costos. La titularidad de los bienes comprados como costo directo pasa al gobierno cuando el vendedor los entrega (FAR 52.245-1(e)(3)). Por lo general, hay que ser propietario de un bien para depreciarlo, así que su costo es, en cambio, un costo de cumplir el contrato.
• Contrato de precio fijo. El contratista por lo general conserva la titularidad de los bienes que compra para el contrato, salvo los entregables, a menos que las condiciones de financiamiento del contrato digan otra cosa (FAR 52.245-1(e)(2)).

¿La subvención nos hará deber impuestos en un año con pérdidas?

No, si sus costos deducibles superan la adjudicación y sus demás ingresos. En ese caso, la subvención reduce la pérdida que se arrastra en lugar de generar impuestos ahora. El costo llega después: en un año con ganancias, las pérdidas arrastradas solo pueden compensar el 80% del ingreso gravable; consulte Cómo tributan las corporaciones C. Con el método de acumulación, una diferencia temporal aún puede generar ingreso gravable en un año.

¿Los estados también gravan la subvención?

Por lo general, sí. Muchos estados parten del ingreso gravable federal, así que la subvención se traslada. California cambió su fecha de conformidad al 1 de enero de 2025 para los años fiscales que comienzan en esa fecha o después, y su análisis incluye el cambio federal sobre aportes de capital entre las disposiciones adoptadas (conformidad del FTB; análisis de la SB 711). Revise cualquier estado vinculado a una versión anterior del código federal. Las subvenciones estatales, como los programas que igualan fondos SBIR, por lo general también son gravables a nivel federal (instrucciones del Form 1099-G).

¿Qué debe registrar nuestra contabilidad para una subvención o un contrato adjudicado?

Cada adjudicación como un proyecto propio, con costos que usted pueda demostrar. Los beneficiarios de asistencia federal deben llevar registros que muestren el monto, el origen y el gasto de cada adjudicación, comparar el gasto con el presupuesto y tener procedimientos escritos para decidir qué costos son admisibles (2 CFR 200.302). El DOE obliga a las empresas a seguir los principios de costos de los contratos (2 CFR 910.352). Una agencia solo puede adjudicar un contrato de reembolso de costos cuando su sistema contable es adecuado para determinar los costos del contrato (FAR 16.301-3).

En la práctica, configure:

• un proyecto o clase separado para cada adjudicación;
• los costos directos cargados a ese proyecto, con los costos indirectos agrupados;
• hojas de horas para todas las personas que cargan horas a la adjudicación;
• los costos no admisibles en cuentas propias, fuera de toda factura (FAR 31.201-6);
• un registro de equipos;
• una cuenta por cobrar de la subvención, o ingresos diferidos de la subvención por el dinero recibido antes de gastarlo, al cierre del año.

El momento del ingreso contable puede diferir del momento fiscal; el Schedule M-1 o M-3 del Form 1120 concilia ambos. Para ayuda con esta configuración, consulte registro contable; sobre quién lleva la contabilidad, consulte Llevar su propia contabilidad o contratar a un responsable contable.

Fuera de esta página: solicitudes y presupuestos de subvenciones, propuestas de tasa indirecta, revisiones del sistema contable previas a la adjudicación, auditorías de agencias, la auditoría de cumplimiento del DOE para beneficiarios con un gasto elevado de fondos del DOE, solicitudes del crédito por investigación, derechos sobre datos y controles de exportación.

Ejemplo

Solo ilustrativo, en dólares estadounidenses. Cada una es una corporación C con año calendario.

Una startup de refrigeración líquida con una subvención de Fase I y una pérdida

Una startup de Boston que fabrica placas frías y unidades de distribución de refrigerante (CDU) gana una subvención SBIR de Fase I del DOE de $200,000. Gasta $1,400,000 en ingenieros en EE. UU. y prototipos de placas frías, incluido el proyecto de la subvención, y no tiene otros ingresos. Los $200,000 son ingreso, y los $1,400,000 se deducen según la sección 174A. La pérdida es de $1,200,000 en lugar de $1,400,000. No se debe impuesto ahora, pero quedan $200,000 menos de pérdida para compensar ganancias futuras.

Una startup de electrónica de potencia con retiros que cruzan el cierre del año

Una startup de Austin que fabrica transformadores de estado sólido para la energía de centros de datos tiene una subvención SBIR de Fase II del DOE de $1,100,000 pagada como reembolso. Paga $500,000 de costos admisibles del proyecto y retira $380,000; los $120,000 de los costos de diciembre llegan en enero.

• Método de efectivo: $380,000 de ingreso este año frente a la deducción de $500,000, y $120,000 de ingreso el año siguiente.
• Método de acumulación: por lo general, $500,000 de ingreso este año.
• Contabilidad: una cuenta por cobrar de la subvención de $120,000 al 31 de diciembre.

Una startup de chips con un contrato de costo más comisión

Una startup de San José que fabrica chips de interconexión óptica tiene un contrato SBIR de Fase II del Department of Defense de $1,700,000, de costo más comisión fija, que incluye una comisión de $100,000. Los $900,000 facturados y pagados este año son ingresos brutos en la línea 1a. Una estación de sondas (probe station) de $150,000 comprada como costo directo del contrato pertenece al gobierno al entregarse, así que la startup no la deprecia. Comprada con una subvención del DOE, la misma estación de sondas pertenecería a la startup, sujeta a las condiciones de la adjudicación, y la startup la depreciaría. La startup elige conservar la titularidad de sus invenciones, así que, según la prueba provisional del IRS, sus costos de investigación en EE. UU. por lo general son propios y se deducen este año.

¿Cómo se comparan las adjudicaciones de EE. UU. con el financiamiento canadiense como el IRAP?

Los dos países tratan el financiamiento gubernamental de formas opuestas. Una startup canadiense bajo una matriz en Delaware puede tener ambos tipos.

¿Su caso es distinto?

• Los inversionistas o fundadores aportaron el dinero, no una agencia: eso es capital o un préstamo, no ingreso. Consulte Cómo aportar dinero a su corporación de EE. UU. desde el extranjero.
• También obtuvo fondos con SAFE o pagarés convertibles: consulte SAFE y pagarés convertibles.
• Parte del trabajo de la adjudicación se hace en el extranjero, o quiere amortizar: consulte Cómo deducir el desarrollo de software hecho en el extranjero.
• Fabrica prototipos, placas de prueba o herramental: consulte Cómo deducir la investigación y los prototipos de hardware.
• Tiene pérdidas arrastradas o una nueva ronda de inversionistas: los límites a las pérdidas y los cambios de propiedad se explican en Cómo tributan las corporaciones C.
• Sus ingresos superaron el límite del método de efectivo, o los inversionistas quieren contabilidad por acumulación: consulte Cómo cambiar del método de efectivo al de acumulación.
• Fabrica equipos bajo un contrato de precio fijo que pasa del cierre del año: consulte Contratos a largo plazo para equipos a medida.
• Hace investigación por contrato en Washington, Ohio u Oregon: consulte Impuestos sobre los ingresos brutos en otros estados.
• Su subsidiaria o matriz canadiense recibe IRAP u otra ayuda: consulte IRAP y otro financiamiento gubernamental.
• Retiros anticipados, equipos bajo un contrato o adjudicaciones en ambos países: el año y el tratamiento dependen de los términos de la adjudicación. Obtenga ayuda con los impuestos de startups de centros de datos y hardware.
• Necesita una contabilidad lista para adjudicaciones: consulte registro contable.