Start-up-CPA: Kosten für Steuererklärung und Buchhaltung

Was kostet ein CPA für ein Start-up pro Jahr?

Keine staatliche Quelle legt Honorare für Buchhaltungsleistungen fest. Ein fairer Preis hängt vom Umfang ab: welche Erklärungen und Formulare die Gesellschaft einreicht und wie viel Arbeit die Buchhaltung braucht, bevor jemand die Erklärung erstellen kann. Die staatlichen Abgaben sind davon getrennt und fest: Eine Kapitalgesellschaft in Delaware zahlt für ein volles Jahr mindestens $400 Franchise Tax nach der Methode des angenommenen Nennwertkapitals (Assumed Par Value Capital Method) plus $50 Gebühr für den Jahresbericht (Delaware Division of Corporations).

Für ein Start-up wird es unübersichtlich, wenn Jahre versäumt wurden, ein ausländischer Eigentümer beteiligt ist, Arbeitnehmer in mehr als einem Bundesstaat arbeiten, eine Wahl zur Forschungssteuergutschrift nur mit einer fristgerechten Erklärung möglich ist oder die Buchhaltung monatelang zurückliegt. Jeder Punkt bedeutet Mehrarbeit, die ein Angebot ausweisen sollte.

Halten Sie vor der Anfrage bereit: die Bundes- und Staatserklärungen des Vorjahres, Konto- und Kartenauszüge, die Beteiligungsübersicht mit SAFEs und Wandeldarlehen, Lohnabrechnungsberichte und alle Schreiben von Delaware, vom Bundesstaat oder vom IRS.

Welche Abgaben sind fest, egal wer die Arbeit macht?

Die Franchise Tax von Delaware, die Gebühr für den Jahresbericht und die Mindeststeuer des Heimatstaats fallen unabhängig vom Honorar eines Buchhaltungsexperten an. Ein niedriges Angebot senkt sie nicht, und ein Angebot muss sie nicht enthalten.

Ein Start-up mit Millionen genehmigter Aktien kann nach der Methode der genehmigten Aktien einen Bescheid aus Delaware weit über diesen Mindestbeträgen erhalten. Eine Neuberechnung nach der Methode des angenommenen Nennwertkapitals senkt ihn oft. Siehe Franchise Tax in Delaware.

Kalifornien erhebt seine Mindest-Franchise-Tax von jeder Kapitalgesellschaft, die dort gegründet, registriert oder tätig ist. Eine neu gegründete oder neu zugelassene Kapitalgesellschaft zahlt sie aber für ihr erstes Steuerjahr nicht (California FTB). Andere Bundesstaaten legen eigene Mindestbeträge fest. Der Steuerkalender für C Corporations in Delaware hat eine Zeile je häufigem Heimatstaat.

Welche Einreichungen verteuern die Einreichung der Form 1120?

Jede der folgenden Einreichungen ist eigene Arbeit, daher sollte ein Angebot sagen, welche es abdeckt. Der größte Sprung in der Bundeserklärung ist die Bilanz: Eine Kapitalgesellschaft lässt Schedules L, M-1 und M-2 nur weg, wenn sowohl ihre Gesamteinnahmen als auch ihre Bilanzsumme am Jahresende unter $250.000 liegen (Schedule K, Frage 13 in den Anweisungen zur Form 1120).

Ein qualifiziertes kleines Unternehmen kann wählen, bis zu $500.000 seiner Forschungssteuergutschrift gegen den Arbeitgeberanteil der Social-Security-Steuer und dann gegen die Medicare-Steuer zu verwenden (Anweisungen zur Form 8974). Die Wahl muss bis zum Fälligkeitstermin der ursprünglichen Erklärung einschließlich Fristverlängerungen getroffen werden (Anweisungen zur Form 6765). Siehe Forschungssteuergutschrift gegen die Lohnsteuer.

Warum steigt das Honorar nach einer Finanzierungsrunde?

Eine Finanzierungsrunde bringt Bargeld in die Bilanz, und allein das kann die Bilanzsumme am Jahresende über $250.000 heben und damit Schedules L, M-1 und M-2 nötig machen. Geld aus SAFEs oder Finanzierungsrunden mit fester Bewertung ist in der Regel kein Einkommen, muss aber richtig gebucht werden, damit die Bilanz zur Beteiligungsübersicht passt; siehe SAFEs und Wandeldarlehen.

Mit dem Geld werden meist Mitarbeiter eingestellt. Das bringt Lohnsteuererklärungen, Optionszusagen, die bei Ausübung zu Form 3921 führen, und Forschungsausgaben, die Form 6765 und Form 8974 stützen können. Investoren verlangen außerdem häufig monatliche Finanzabschlüsse, also Bücher, die jeden Monat statt einmal im Jahr abgeschlossen werden. Wie Sie die Buchhaltung vor einer Runde vorbereiten, steht in Buchhaltung vor der Kapitalaufnahme aufräumen.

Was kostet die Buchhaltung eines Start-ups pro Monat, und was verändert den Preis?

Ein monatlicher Buchhaltungspreis sagt nur etwas im Verhältnis zum Umfang: wie viele Bank- und Kartenkonten, wie viele Buchungen, ob Lohnabrechnung und Auftragnehmer abgestimmt werden und ob die Bücher nach der Zufluss-Abfluss-Methode (Cash Method) oder der periodengerechten Methode (Accrual Method) geführt werden.

• Monatlich geführt: Jeder Abschluss ist klein, und die Steuererklärung am Jahresende beginnt mit fertigen Büchern.
• Monate im Rückstand: Jemand muss die fehlenden Monate aus Kontoauszügen nachbauen, bevor eine Erklärung erstellt werden kann. Das wird meist als eigene Aufholarbeit berechnet. Siehe überfällige Buchhaltung aufholen.
• Cash oder Accrual: Bei der periodengerechten Buchführung werden offene Rechnungen, Kundenanzahlungen und aktive Rechnungsabgrenzungen erfasst, daher macht jeder Monat mehr Arbeit. Eine C Corporation muss steuerlich in der Regel die periodengerechte Methode anwenden, sobald ihre durchschnittlichen Bruttoeinnahmen $32.000.000 übersteigen. Investoren verlangen periodengerechte Abschlüsse oft schon deutlich früher. Siehe Wechsel von der Zufluss-Abfluss-Methode zur periodengerechten Buchführung.

Schedule M-1 stimmt das Einkommen der Buchhaltung mit dem steuerpflichtigen Einkommen der Erklärung ab (IRS). Unordentliche Bücher erhöhen daher nicht nur das Honorar für die Buchhaltung, sondern auch das für die Steuererklärung.

Verursachen Lohnabrechnung oder ein Team in einem anderen Bundesstaat zusätzliche Kosten?

Ja. Arbeitnehmer bedeuten Form 941 jedes Quartal, Form 940 jedes Jahr und Form W-2, fällig am 1. Februar 2027 für Löhne des Steuerjahres der Seite (Publication 15). Für verspätet abgeführte Lohnsteuer fallen Strafzuschläge von 2 % bis 15 % des verspäteten Betrags an, je nachdem, wie spät sie erfolgen und ob der IRS schon ein Schreiben geschickt hat (Publication 15). Werden einbehaltene Einkommensteuer sowie Social-Security- und Medicare-Steuer nicht abgeführt, kann der IRS jeder verantwortlichen Person, die vorsätzlich nicht zahlt, etwa einem Gründer, der die Schecks unterschreibt, den Trust Fund Recovery Penalty in Höhe des unbezahlten Betrags berechnen (Publication 15).

Ein Arbeitnehmer in einem anderen Bundesstaat bedeutet meist, sich dort für den Lohnsteuereinbehalt und die Arbeitslosenversicherung zu registrieren. Es kann der Kapitalgesellschaft auch genug Präsenz geben, damit sie dort eine Einkommen- oder Franchise-Tax-Erklärung schuldet. Jeder Bundesstaat hat eigene Regeln; siehe Einkommensteuer für Unternehmen in anderen Bundesstaaten.

Ist ein Honorar, das sich nach unserer Erstattung oder Gutschrift richtet, ein Warnzeichen?

Ja. Der IRS rät Steuerpflichtigen, Ersteller zu meiden, deren Honorar ein Prozentsatz der Erstattung ist (IRS Topic 254). Die Regeln des IRS für Berufsausübende, Circular 230, behandeln ein Honorar nach einem Prozentsatz der Erstattung oder der gesparten Steuern als Erfolgshonorar und beschränken Erfolgshonorare für Erklärungsarbeit (31 CFR 10.27). Ein Bundesgericht hat dem IRS untersagt, diese Beschränkung bei Honoraren für gewöhnliche Erstattungsanträge durchzusetzen (Ridgely v. Lew). Die Warnung des IRS ist daher die verlässlichere Richtschnur.

Dieselbe Vorsicht gilt für ein Angebot, eine Forschungssteuergutschrift gegen einen Anteil an der Gutschrift geltend zu machen. Ein vom Ergebnis abhängiges Honorar belohnt einen höheren Antrag, während allein die Kapitalgesellschaft dem IRS dafür einsteht. Ein Festhonorar oder Stundenhonorar für einen genannten Umfang vermeidet diesen Anreiz. Was Sie sonst fragen sollten, steht in Buchhaltungsexperten für ein Start-up auswählen.

Was sollte ein Angebot auflisten, und was kostet meist extra?

Ein Angebot sollte jede Erklärung und jedes Formular mit Namen und Jahr auflisten, damit sich zwei Angebote Zeile für Zeile vergleichen lassen. Arbeit außerhalb dieser Liste wird meist gesondert berechnet.

Welche Strafzuschläge fallen bei verspäteten Einreichungen an?

Verspätete Einreichungen kosten die unten genannten Strafzuschläge plus die Aufholarbeit. Ein versäumtes Jahr kommt dadurch meist teurer als ein laufendes. Für eine verspätete Körperschaftsteuererklärung werden 5 % der unbezahlten Steuer je angefangenem Monat berechnet, höchstens 25 % (Anweisungen zur Form 1120).

Eine Kapitalgesellschaft in Delaware, die ein Jahr lang weder ihre Franchise Tax zahlt noch ihren Jahresbericht einreicht, wird für nichtig erklärt, und ihre Gründungsurkunde verliert die Wirkung (Delaware Code, Title 8, Section 510). Die Wiederherstellung ist eine weitere Einreichung.

Ein Start-up mit Verlust und ohne fällige Steuer schuldet für seine Form 1120 keinen Verspätungszuschlag des Bundes, denn dieser Zuschlag wird auf die unbezahlte Steuer berechnet. Eine verspätete Erklärung verliert aber die Wahl der Forschungssteuergutschrift gegen die Lohnsteuer für dieses Jahr, die in einer fristgerecht eingereichten Erklärung (mit Fristverlängerungen) stehen muss. Für eine Kapitalgesellschaft in ausländischem Besitz gelten gesonderte Strafzuschläge für die Form 5472; siehe was ein Ersteller für eine Kapitalgesellschaft in ausländischem Besitz braucht. Zur Entlastung siehe Strafzuschläge bei verspäteter Einreichung und Zahlung.

Ist es am Ende günstiger, alles selbst zu machen?

Für ein Jahr ohne Umsatz unter dem Test von $250.000, ohne Lohnabrechnung und mit einem Bundesstaat kann die eigene Einreichung machbar sein; siehe die erste Körperschaftsteuererklärung eines Start-ups ohne Umsatz.

Sobald die Gesellschaft Kapital aufnimmt, einstellt oder Gutschriften geltend macht, verschiebt sich das Risiko zu dem, was sich später schwer beheben lässt. Die Wahl der Forschungssteuergutschrift gegen die Lohnsteuer und die Wahl der verminderten Gutschrift nach Section 280C sind nur in einer fristgerechten ursprünglichen Erklärung möglich, und die Wahl nach Section 280C lässt sich in einer Änderungserklärung weder treffen noch ändern (Anweisungen zur Form 6765). Eine Bilanz, die nicht zur Buchhaltung passt, zieht sich durch jede spätere Erklärung und in die Due-Diligence-Prüfung der Investoren.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung und sind in US-Dollar angegeben.

Pre-Seed, ohne Umsatz, geführt aus Kalifornien

Eine Kapitalgesellschaft in Delaware, am 1. Juli gegründet, mit 10.000.000 genehmigten Aktien, nimmt kein Kapital auf und gibt Geld der Gründer aus. Delaware berechnet ein angefangenes erstes Jahr anteilig. Nach der Methode des angenommenen Nennwertkapitals zahlt sie deshalb etwa die Hälfte der Jahresmindeststeuer von $400, also $200, plus die Berichtsgebühr von $50; ab dem zweiten Jahr $400 plus $50. Sie registriert sich im Gründungsjahr in Kalifornien. Als neu zugelassene Kapitalgesellschaft schuldet sie für ihr erstes Steuerjahr keine Mindest-Franchise-Tax in Kalifornien, ab dem zweiten Jahr $800. Einnahmen und Vermögen bleiben unter $250.000, deshalb hat ihre Form 1120 kein Schedule L. Der Umfang ist eine Bundeserklärung, eine Erklärung für Kalifornien und der Bericht für Delaware.

Seed-Runde: $2.000.000 in SAFEs, vier Arbeitnehmer in zwei Bundesstaaten

Das Bargeld am Jahresende hebt das Vermögen weit über $250.000, daher braucht die Form 1120 Schedules L, M-1 und M-2. Arbeitnehmer in zwei Bundesstaaten bedeuten Registrierung und Erklärungen zur Lohnabrechnung in beiden und möglicherweise zwei Einkommen- oder Franchise-Tax-Erklärungen der Bundesstaaten. Die Lohnabrechnung beim Bund bringt vier Form 941, eine Form 940 und vier Form W-2. Zwei Arbeitnehmer haben gesetzlich begünstigte Aktienoptionen (ISO) ausgeübt, daher zwei Form 3921. Als qualifiziertes kleines Unternehmen macht die Gesellschaft die Forschungssteuergutschrift mit Form 6765 geltend und wählt ihre Verwendung gegen die Lohnsteuer, dann fügt sie ab dem ersten Quartal nach Einreichung ihrer Form 1120 jeder Form 941 die Form 8974 bei. Jeder dieser Punkte ist Umfang, den ein Angebot auflisten sollte.

Zwei Jahre nicht eingereicht

• Jahr eins: Verlust und keine fällige Steuer, also kein Verspätungszuschlag des Bundes, aber jede Wahl der Forschungssteuergutschrift gegen die Lohnsteuer für dieses Jahr ist verloren. Die Steuer von $400 für ein volles Jahr in Delaware wurde nicht gezahlt und der Bericht nicht eingereicht. Das ergibt einen Strafzuschlag von $200 und Zinsen von 1,5 % im Monat auf die $600, etwa $9 im Monat.
• Jahr zwei: dasselbe noch einmal, mit einem zweiten verspäteten Bericht für Delaware und weiter laufenden Zinsen auf das erste Jahr. Ein Jahr nach der ersten versäumten Zahlung behandelt Delaware die Gründungsurkunde als nichtig, daher muss die Gesellschaft wiederhergestellt werden, bevor sie wieder in ordnungsgemäßem Status (Good Standing) ist.
• Jahr drei: die laufende Erklärung, die erst nach dem Neuaufbau der Bücher von zwei Jahren erstellt werden kann.

Das Aufholen kostet die neu aufgebauten Bücher, zwei verspätete Erklärungen, die Strafzuschläge in Delaware, Zinsen und die Wiederherstellung sowie die verlorenen Wahlrechte. Das ist mehr, als jedes Jahr pünktlich einzureichen.

Anders bei Ihnen?

• Sie wählen aus, wen Sie beauftragen: siehe Buchhaltungsexperten für ein Start-up auswählen.
• Eine ausländische Person oder Gesellschaft besitzt die Kapitalgesellschaft: siehe was ein Ersteller für eine Kapitalgesellschaft in ausländischem Besitz braucht und holen Sie sich Hilfe bei der Körperschaftsteuer.
• Sie wollen die erste Form 1120 selbst einreichen: siehe die erste Körperschaftsteuererklärung eines Start-ups ohne Umsatz.
• Erklärungen für frühere Jahre fehlen: siehe nicht eingereichte Unternehmenserklärungen nachholen und holen Sie sich Hilfe bei der Körperschaftsteuer.
• Die Buchhaltung liegt monatelang zurück: siehe überfällige Buchhaltung aufholen oder holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung.
• Investoren wollen periodengerechte Bücher, oder die Einnahmen haben die Grenze überschritten: siehe Wechsel von der Zufluss-Abfluss-Methode zur periodengerechten Buchführung.
• Der Bescheid aus Delaware ist hoch: siehe Franchise Tax in Delaware.
• Eine Finanzierungsrunde steht an: siehe Buchhaltung vor der Kapitalaufnahme aufräumen.
• Sie wollen die Forschungssteuergutschrift gegen die Lohnsteuer: siehe Forschungssteuergutschrift gegen die Lohnsteuer und holen Sie sich Hilfe bei der Körperschaftsteuer.