Form 1120-S selbst einreichen: S Corporation ohne CPA möglich?

Kann ich Form 1120-S selbst erstellen und unterschreiben, oder brauche ich einen CPA?

Ja. Eine S Corporation kann ihre Form 1120-S selbst erstellen, und einer ihrer Officer unterschreibt und datiert sie. Die Anleitung des IRS nennt den Präsidenten, Vizepräsidenten, Schatzmeister, stellvertretenden Schatzmeister, leitenden Rechnungsführer oder einen anderen zur Unterschrift bevollmächtigten Officer.

Die Regeln für bezahlte Ersteller gelten nur für jemanden, der bezahlt wird. Füllt ein Arbeitnehmer der Kapitalgesellschaft die Erklärung aus oder erstellt jemand sie unentgeltlich, bleibt der Abschnitt „Paid Preparer Use Only“ leer. Wer für die Erstellung bezahlt wird, muss unterschreiben, eine Preparer Tax Identification Number (PTIN, Steuernummer für Ersteller von Steuererklärungen) eintragen und der Kapitalgesellschaft eine Kopie geben (IRS).

Das Ausfüllen der Formulare ist der mechanische Teil. Software entscheidet fünf Dinge nicht, von denen die Erklärung abhängt; jedes wird unten behandelt:

1. Gehalt des Eigentümers. Ob die Löhne für einen mitarbeitenden Eigentümer angemessen sind.
2. Basis. Die Basis (Anschaffungskosten) jedes Aktionärs bei Anteilen und Darlehen, die bestimmt, ob Ausschüttungen steuerfrei und Verluste abziehbar sind.
3. Bücher. Ob die Bilanz in der Erklärung mit den Büchern übereinstimmt.
4. Wahl. Ob der IRS die S-Wahl angenommen hat und sie noch gilt.
5. Bundesstaaten. Ob ein Bundesstaat eine eigene Erklärung verlangt.

Die Erklärung ist nicht einfach, wenn Ausschüttungen gezahlt wurden, aber nie eine Lohnabrechnung lief, wenn Basis oder Bilanz nicht aufgehen, wenn frühere Jahre anders oder gar nicht eingereicht wurden, wenn das Annahmeschreiben des IRS nicht auffindbar ist oder wenn die Einkünfte aus mehr als einem Bundesstaat stammen. Die Abschnitte unten behandeln jeden Punkt der Reihe nach, und der letzte Abschnitt sagt, wohin jeder gehört.

Stellen Sie vor dem Beginn bereit: die Bücher und Kontoauszüge des Jahres, die Lohnberichte, die Steuererklärung des Vorjahres, die Anteils- und Darlehensunterlagen jedes Aktionärs (und jede frühere Form 7203), die EIN der Kapitalgesellschaft und das Schreiben des IRS, das Form 2553 annimmt.

Was reiche ich neben der 1120-S noch ein: K-1, Lohn- und Bundesstaatserklärungen?

Neben der 1120-S reicht die Kapitalgesellschaft für jeden Aktionär eine Schedule K-1 ein, bei Lohnzahlungen Lohnsteuererklärungen und, wo ein Bundesstaat es verlangt, eine Erklärung des Bundesstaates.

Ein Officer einer Kapitalgesellschaft, der mehr als geringfügige Leistungen erbringt und eine Vergütung erhält oder Anspruch darauf hat, ist ein Arbeitnehmer, und die Stellung als Aktionär ändert daran nichts (IRS). Für einen mitarbeitenden Eigentümer bedeutet das ein Lohnabrechnungskonto, Lohnsteuererklärungen und eine Form W-2.

Eine S-Wahl auf Bundesebene regelt die Behandlung im Bundesstaat nicht. Kalifornien verlangt zum Beispiel in der Regel Form 100S von einer S Corporation, die dort gegründet ist, dort Geschäfte betreibt oder registriert ist oder Einkünfte aus kalifornischen Quellen hat (California FTB). New York behandelt eine auf Bundesebene gewählte S Corporation dagegen nicht automatisch als New Yorker S Corporation, es sei denn, das Gesetz schreibt es vor (NY Tax Department). Zu anderen Bundesstaaten siehe Unternehmenseinkommensteuer in anderen Bundesstaaten. Zur optionalen Steuer auf Unternehmensebene der Bundesstaaten siehe Pass-through-Entity-Steuer nach Bundesstaat.

Kann Steuersoftware die 1120-S erstellen, und kann ich sie selbst elektronisch einreichen?

Steuersoftware kann Form 1120-S erstellen. Eine Kapitalgesellschaft reicht elektronisch ein, über vom IRS zugelassene Unternehmenssoftware oder über einen Steuerfachmann, der autorisierter E-File-Anbieter ist (IRS). Der IRS führt eine Liste zugelassener E-File-Anbieter für Unternehmen.

Die elektronische Einreichung ist für die meisten S Corporations freiwillig. Sie wird Pflicht, wenn die Kapitalgesellschaft im Kalenderjahr 10 oder mehr Erklärungen jeder Art einreicht, einschließlich Einkommensteuer-, Lohnsteuer-, Verbrauchsteuer- und Informationserklärungen (Anleitung des IRS). Vierteljährliche Lohnsteuererklärungen, die jährliche Erklärung zur Arbeitslosenversicherung sowie Form W-2 und 1099 zählen alle mit, sodass eine S Corporation mit Lohnabrechnung diese Zahl erreichen kann. Ein Härtefallverzicht kann beantragt werden. Unterhalb der Zahl kann die Kapitalgesellschaft in Papierform an die Adresse in der Tabelle „Where To File“ der Anleitung einreichen.

Zwei Punkte sollten Sie prüfen, bevor etwas abgeschickt wird:

• Ein Officer unterschreibt weiterhin. Über einen Electronic Return Originator (ERO, Dienstleister für die elektronische Einreichung) kann der Officer mit einer PIN auf Form 8879-CORP unterschreiben. Bei Einreichung online ohne Originator unterschreibt der Officer Form 8453-CORP, die als PDF eingescannt und mit der Erklärung gesendet wird (IRS: Form 8879-CORP; IRS: Form 8453-CORP). Keines der beiden Formulare wird per Post an den IRS geschickt. Auf Form 8879-CORP erklärt der Officer unter Strafandrohung wegen falscher Angaben, eine Kopie der Erklärung geprüft zu haben.
• Eine EIN ist erforderlich. Eine Kapitalgesellschaft, die elektronisch einreicht, darf anstelle einer EIN nicht „Applied for“ eintragen (Anleitung des IRS).

Wann ist Form 1120-S fällig, und was bringt Form 7004?

Form 1120-S ist am 15. Tag des 3. Monats nach dem Ende des Steuerjahres fällig: 15. März bei einer Kapitalgesellschaft mit Kalenderjahr. Ist dieser Tag ein Samstag, Sonntag oder gesetzlicher Feiertag, gilt der nächste Werktag (Anleitung des IRS).

Form 7004 gewährt eine automatische Verlängerung der Einreichungsfrist um sechs Monate. Eine Kapitalgesellschaft mit Kalenderjahr rückt damit auf 15. September. Sie muss bis zum regulären Fälligkeitstermin eingereicht werden, einmal für jede Erklärung, und braucht keine Unterschrift. Sie verlängert nicht die Frist zur Zahlung einer fälligen Steuer (IRS: Anleitung zu Form 7004).

Wie Sie sie einreichen, was sie nicht verlängert und was Sie jetzt zahlen müssen, steht unter Fristverlängerung für eine Unternehmenssteuererklärung, wenn die Bücher nicht fertig sind.

Prüft die Software, ob mein Gehalt als Eigentümer einer S Corporation angemessen ist?

Nein. Software verwendet in der Regel den eingegebenen Betrag für die Vergütung des Officers. Sie entscheidet nicht, ob dieser Betrag angemessen ist. Eine S Corporation muss einem Aktionär-Arbeitnehmer eine angemessene Vergütung für Leistungen zahlen, bevor sie Ausschüttungen ohne Lohncharakter vornimmt. Der IRS kann Zahlungen von Ausschüttungen, die keine Lohnsteuer auslösen, in Löhne umqualifizieren (IRS).

Der IRS sagt, entscheidend sei, was der Eigentümer für die Kapitalgesellschaft getan hat, beurteilt danach, woher ihre Bruttoeinnahmen stammen. Zu den aufgeführten Faktoren gehören Aufgaben, Zeit und Aufwand, Ausbildung und Erfahrung sowie das, was vergleichbare Unternehmen für ähnliche Leistungen zahlen. Gerichte haben Ausschüttungen als Löhne behandelt, wenn ein Eigentümer, der in der Kapitalgesellschaft arbeitete, Ausschüttungen statt Löhnen nahm (IRS).

Ausschüttungen ohne Lohnabrechnung sind das Muster hinter diesem Risiko der Umqualifizierung, die Lohnfrage ist also schon vor der Erstellung der Erklärung offen. Das Gehalt selbst behandelt Gehalt des Eigentümers einer S Corporation. Lief in diesem Jahr keine Lohnabrechnung, siehe S Corporation ohne Lohnabrechnung.

Wer führt meine Basis bei Anteilen und Darlehen, und wann reiche ich Form 7203 ein?

Jeder Aktionär führt seine eigene Basis bei Anteilen und Darlehen. Die Kapitalgesellschaft tut es nicht. Die Basis ist ungefähr das, was der Eigentümer eingelegt hat (die Kosten der Anteile plus Darlehen, die der Eigentümer der Kapitalgesellschaft gegeben hat), erhöht um den Anteil des Eigentümers an den Einkünften und gemindert um Verluste und Ausschüttungen. Der IRS sagt, die Führung sei Sache des Aktionärs, und die K-1 zeige den Betrag einer Ausschüttung, die keine Dividende ist, nicht aber, wie viel davon steuerpflichtig ist (IRS).

Die Basis ist wichtig, weil eine Ausschüttung, die keine Dividende ist (die meisten Ausschüttungen einer S Corporation), nur bis zur Basis der Anteile steuerfrei ist (die Darlehensbasis zählt bei Ausschüttungen nicht), und weil auch ein Verlustabzug Basis braucht (IRS). Ein Aktionär reicht Form 7203 ein, wenn er einen Abzug für einen Anteil an einem Gesamtverlust geltend macht, eine Ausschüttung ohne Dividendencharakter erhält, Anteile veräußert oder eine Darlehensrückzahlung der Kapitalgesellschaft erhält (IRS: Anleitung zu Form 7203). Der IRS empfiehlt, das Formular auch in Jahren aufzubewahren, in denen es nicht verlangt wird.

Das Formular jedes Jahres beginnt mit der Endbasis des Vorjahres. Fehlt ein frühes Jahr, wird jedes spätere schwerer. Wie Sie die Basis aus den Büchern ermitteln, steht unter Basis des Aktionärs einer S Corporation. Zu Ausschüttungen über der Basis siehe Ausschüttungen einer S Corporation über der Basis.

Müssen Bilanz (Schedule L) und Schedule M-2 zu meinen Büchern passen?

Die Bilanz ist Schedule L, und sie sollte mit den Büchern und Unterlagen der Kapitalgesellschaft übereinstimmen (Anleitung des IRS). Schedule M-1 stimmt den Buchgewinn mit dem steuerlichen Gewinn ab. Schedules L und M-1 müssen nicht ausgefüllt werden, wenn die Kapitalgesellschaft die Frage auf Schedule B zu Gesamteinnahmen und Gesamtvermögen mit „Yes“ beantwortet, beides unter $250.000 (Frage 11 auf dem Formular für 2025; die Anleitung definiert die Gesamteinnahmen so, dass sie mehr als Verkäufe umfassen). Das Formular nennt keine Ausnahme für Schedule M-2 (IRS: Form 1120-S).

Schedule M-2 analysiert das Accumulated Adjustments Account (AAA, Konto der versteuerten, nicht ausgeschütteten S-Gewinne), ein Konto der Kapitalgesellschaft, und zugehörige Konten. Die Anleitung empfiehlt, dass jede S Corporation das AAA führt (Anleitung des IRS). Es ist getrennt von der Basis der Anteile jedes Aktionärs auf Form 7203.

Eine Bilanz, die nicht aufgeht, oder Bücher, die nicht zur Bank passen, weisen auf ein Problem der Bücher hin, das vor der Erklärung zu beheben ist, nicht auf ein Softwareproblem. Siehe Bilanz einer S Corporation geht nicht auf.

Was kostet ein Fehler oder eine verspätete Form 1120-S?

Eine verspätete Form 1120-S kann je Aktionär und Monat mit einem Strafzuschlag belegt werden, auch wenn keine Steuer fällig ist.

Die Struktur stammt aus der Anleitung zu Form 1120-S. Der Betrag je Aktionär wird an die Inflation angepasst und richtet sich nach dem Jahr, in dem die Erklärung fällig war. Für ein früheres Jahr gilt die Anleitung dieses Jahres. Ein triftiger Grund (Reasonable Cause) kann die Strafzuschläge entschuldigen. Die Anleitung sagt, der Erklärung keine Erläuterung beizufügen. Kommt ein Schreiben, schicken Sie dem IRS dann eine Erläuterung. Zur Aufhebung siehe Strafzuschläge bei verspäteter Einreichung und Zahlung.

Nicht gezahlte Lohnsteuer birgt ein persönliches Risiko. Eine verantwortliche Person (ein Officer, Arbeitnehmer, Direktor oder Aktionär kann eine sein), die vorsätzlich versäumt, einbehaltene Lohnsteuern einzuziehen oder abzuführen, kann nach 26 U.S.C. 6672 persönlich für die gesamte unbezahlte einbehaltene Einkommensteuer sowie Social-Security- und Medicare-Steuer des Arbeitnehmers haften (IRS). Der IRS hat in der Regel 10 Jahre nach der Festsetzung Zeit, einzuziehen (26 U.S.C. 6502). Siehe Gehalt des Eigentümers einer S Corporation.

Ein Fehler wirkt sich auch auf die Steuererklärung jedes Aktionärs aus. Ein Aktionär muss die Posten der K-1 so melden wie die Kapitalgesellschaft oder Form 8082 einreichen, um auf die Abweichung hinzuweisen, und bittet die Kapitalgesellschaft um eine korrigierte K-1, statt die Kopie zu ändern (IRS: K-1-Anleitung). Zur Korrektur einer eingereichten Erklärung siehe eingereichte Unternehmenssteuererklärung korrigieren.

Woher weiß ich, dass meine S-Wahl gültig ist, und was gilt, wenn Form 2553 nie angenommen wurde?

Eine Kapitalgesellschaft reicht Form 1120-S nur ein, wenn sie auf Form 2553 den Status als S Corporation gewählt hat, der IRS die Wahl angenommen hat und die Wahl noch gilt (Anleitung des IRS). Suchen Sie das Annahmeschreiben des IRS.

Vier Prüfungen:

• Zulässigkeit. Eine inländische Kapitalgesellschaft mit nur zulässigen Aktionären (natürliche Personen, bestimmte Trusts und Nachlässe; keine Personengesellschaften, Kapitalgesellschaften oder nicht in den USA ansässigen Ausländer), höchstens 100 Aktionären und einer Anteilsklasse (IRS).
• Unterschriften. Jeder Aktionär unterschreibt Form 2553. Ein Ehepartner mit einem gemeinschaftlichen Anteil an den Anteilen oder deren Einkünften muss ebenfalls zustimmen (IRS: Anleitung zu Form 2553).
• Zeitpunkt. Das Formular ist rechtzeitig, wenn es zu einem beliebigen Zeitpunkt in dem Steuerjahr vor dem Jahr eingereicht wird, in dem die Wahl wirksam wird, oder höchstens 2 Monate und 15 Tage nach Beginn des Jahres, in dem sie wirksam wird. Hat der IRS innerhalb von 2 Monaten nach der Einreichung nicht geantwortet, sagt die Anleitung, nachzufassen (IRS: Anleitung zu Form 2553).
• Gilt noch. Die Wahl bleibt in Kraft, bis sie endet. Sie endet automatisch an dem Tag, an dem die Kapitalgesellschaft die Zulässigkeitsregeln nicht mehr erfüllt, zum Beispiel wenn ein nicht in den USA ansässiger Ausländer Aktionär wird oder eine zweite Anteilsklasse besteht. Sie endet auch, wenn Inhaber von mehr als der Hälfte der Anteile sie widerrufen. Eine neue Wahl nach einer Beendigung braucht in der Regel die Zustimmung des IRS für jedes Jahr vor dem fünftes Steuerjahr nach dem ersten Steuerjahr, in dem die Beendigung wirksam wurde (IRS: Anleitung zu Form 1120-S).

Ein verlorenes Annahmeschreiben lässt sich ersetzen, und sein Verlust berührt eine angenommene Wahl nicht (Rev. Proc. 2022-19). Hat der IRS keine Wahl in den Akten, ist die Kapitalgesellschaft für die betreffenden Jahre möglicherweise keine S Corporation. Eine Form 2553, die mit Form 1120-S eingereicht wird, gilt in der Regel als verspätete Wahl (IRS: Anleitung zu Form 1120-S). Der Erlass bei verspäteter Wahl hängt von den Umständen ab, etwa einem triftigen Grund und davon, ob die Kapitalgesellschaft und alle ihre Aktionäre Einkünfte so gemeldet haben, als gälte die Wahl. Er muss in der Regel innerhalb von 3 Jahre und 75 Tage nach dem beabsichtigten Wirksamkeitsdatum beantragt werden (IRS: Late election relief). Er deckt nur eine ansonsten gültige Wahl ab. Der Antrag muss jede erforderliche Zustimmung der Aktionäre enthalten, und eine fehlende Zustimmung lässt sich möglicherweise nach dem zur Einreichung passenden Verfahren nachholen (Anleitung zu Form 2553; Rev. Proc. 2022-19). Ein nicht zulässiger Aktionär macht die Wahl für dieses Jahr ungültig, obwohl bestimmte unbeabsichtigte Mängel nach Abschnitt 1362(f) geheilt werden können (IRS). Siehe Erlass bei verspäteter Wahl als S Corporation.

Ich habe eine Anstellung (W-2) und ein Nebengeschäft als S Corporation: Was macht eine selbst erstellte Erklärung einfacher oder schwieriger?

Eine Anstellung (W-2) anderswo ändert nichts daran, was die S Corporation einreicht. Der Test des IRS betrachtet die Leistungen, die der Aktionär für die S Corporation erbringt, und das, was der Aktionär von ihr erhält. Die oben genannten IRS-Seiten machen keine Ausnahme für einen Aktionär mit einer weiteren Beschäftigung. Ob Sie die S Corporation überhaupt behalten sollten, ist eine eigene Frage, behandelt unter sollten Sie den Status als S Corporation wählen.

Die Tabelle zeigt, wo die Arbeit leichter oder schwerer ist. Sie entscheidet nicht, ob eine Erklärung richtig ist.

Was eine jährliche Erklärung und Buchhaltung kosten, steht unter Kosten der Buchhaltung einer S Corporation.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung. Alle Werte sind in US-Dollar. Die Lohnwerte sind erfundene Eingaben, kein Maßstab für ein angemessenes Gehalt.

Ein Nebengeschäft ohne Lohnabrechnung

Eine Designerin verdient US$90.000 in einer Anstellung (W-2) und besitzt eine S Corporation, die US$40.000 erwirtschaftet hat, alles als Ausschüttungen ausgezahlt, ohne Lohnabrechnung. Die Software erstellt aus diesen Zahlen eine Erklärung. Aber US$40.000 an Ausschüttungen an einen mitarbeitenden Eigentümer ohne Löhne sind das Muster, das der IRS nach eigener Aussage in Löhne umqualifizieren kann. Die Lohnfrage bleibt offen, bis sie geklärt ist, und sie wirkt sich auf die Erklärung aus.

Eine einfache Erklärung mit drei Punkten zum Abstimmen

Eine Beraterin ist die einzige Aktionärin. Die Kapitalgesellschaft war nie eine C Corporation und hat keine Gesellschafterdarlehen. Sie hat US$150.000 Einkünfte vor der Vergütung des Eigentümers, zahlt der Beraterin US$60.000 Löhne und schüttet US$50.000 aus. Die gewöhnlichen Geschäftseinkünfte nach Löhnen betragen etwa US$90.000, ohne Lohnsteuern. Nehmen Sie an, die Beraterin beginnt das Jahr mit US$10.000 angepasster Basis der Anteile (der für die Anteile gezahlte Betrag) und hat keine weiteren Basisanpassungen, sodass die Endbasis der Anteile etwa US$50.000 beträgt (US$10.000 plus US$90.000 abzüglich US$50.000). Weil die Beraterin eine Ausschüttung ohne Dividendencharakter erhielt, wird Form 7203 mit ihrer eigenen Steuererklärung eingereicht. Die Erklärung ist nur einfach, wenn die Lohnabrechnung läuft, Schedule L mit den Büchern übereinstimmt und die Basis ab dem ersten Jahr fortgeführt wird.

Eine verspätete Erklärung mit zwei Aktionären

Eine S Corporation mit zwei Aktionären reicht eine Erklärung, die 2026 fällig war, vier Monate zu spät ein. Beim Bundessatz von US$255 je Aktionär und Monat für eine 2026 fällige Erklärung beträgt der Strafzuschlag 2 Aktionäre x 4 Monate x US$255, also US$2.040, vor Zinsen und einem steuerbasierten Strafzuschlag. Gezählt wird nach Aktionär und Monat, ein weiterer Aktionär erhöht ihn also.

Anders in Ihrem Fall?

• Die Kapitalgesellschaft zahlte Ausschüttungen, ließ aber nie eine Lohnabrechnung laufen: Löhne und Lohnmeldungen kommen zuerst. Siehe S Corporation ohne Lohnabrechnung und Gehalt des Eigentümers einer S Corporation. Fehlt die Lohnabrechnung in den Büchern, kommt zuerst Hilfe bei der Buchhaltung, danach Hilfe bei der Körperschaftsteuer, wenn die Erklärung betroffen ist.
• Basis oder Bilanz gehen nicht auf: Siehe Bilanz einer S Corporation geht nicht auf, Basis des Aktionärs einer S Corporation und Ausschüttungen über der Basis. Bücher, die nicht zur Bank passen, sind ein Problem der Buchhaltung, das vor der Erstellung der Erklärung zu klären ist. Eine Basis, die sich weiterhin nicht abstimmen lässt, ist eine Frage für Hilfe bei der Körperschaftsteuer.
• Frühere Jahre wurden auf Schedule C oder gar nicht eingereicht: Siehe S Corporation auf Schedule C gemeldet und nicht eingereichte Unternehmenssteuererklärungen nachholen. Fehlende Jahre erfordern nachgeholte Buchhaltung und Hilfe bei der Körperschaftsteuer, um zu klären, welche Erklärungen korrigiert werden müssen.
• Das Wahlschreiben ist nicht auffindbar: Siehe Erlass bei verspäteter Wahl als S Corporation. Welche Jahre betroffen sind, ist eine Frage für Hilfe bei der Körperschaftsteuer.
• Die Einkünfte stammen aus mehr als einem Bundesstaat: Siehe Unternehmenseinkommensteuer in anderen Bundesstaaten und Pass-through-Entity-Steuer nach Bundesstaat, mit Hilfe bei der Körperschaftsteuer, wenn mehr als ein Bundesstaat eine Erklärung verlangt.
• Ein Aktionär lebt im Ausland oder ist kein US-Staatsbürger: Ein nicht in den USA ansässiger Ausländer kann kein Aktionär sein, daher ist der US-Status jedes Eigentümers wichtig. Siehe Eigentümer einer US-S-Corporation in Kanada und ziehen Sie Hilfe bei grenzüberschreitenden Steuern hinzu, bevor die Erklärung erstellt wird.
• Die Erklärung ist schon verspätet oder wurde falsch eingereicht: Siehe Strafzuschläge bei verspäteter Einreichung und Zahlung und eingereichte Unternehmenssteuererklärung korrigieren, mit Hilfe bei der Körperschaftsteuer, wenn ein Schreiben eingetroffen ist.