Kosten für nachgeholte Buchhaltung: Das gehört ins Angebot

Was kostet nachgeholte Buchhaltung?

Keine Behörde veröffentlicht einen Preis für nachgeholte oder bereinigte Buchhaltung. Eine Zahl, die genannt wird, bevor jemand Ihre Unterlagen gesehen hat, ist deshalb eine Schätzung. Die Gebühr folgt der Arbeit: wie viele Monate im Rückstand sind, wie viele Konten und Transaktionen darin liegen und wie viel fehlt.

Eine Bereinigung ist nicht einfach, wenn eines davon zutrifft:

• Nicht Monate, sondern Jahre sind im Rückstand, oder Kontoauszüge für einzelne Monate fehlen.
• Lohnabrechnung, Sales Tax oder Zahlungen an Auftragnehmer gehören zum Rückstand.
• Die Steuererklärungen für diese Jahre sind ebenfalls nicht eingereicht, oder es ist ein Schreiben der Behörde eingetroffen.
• Ein Kreditgeber, ein Käufer oder eine Frist bestimmt den Termin.

Bevor Sie ein Angebot einholen, sammeln Sie die Kontoauszüge für jedes Bank-, Karten-, Darlehens- und Zahlungskonto, Ihre eingereichten Steuererklärungen, Plattformberichte und eine Liste der regelmäßigen Lieferanten.

Wenn Sie schon ein Angebot haben, zählen Sie die Kontomonate, die es abdeckt (Konten mal Monate im Rückstand), und prüfen Sie, ob es Sales Tax, Lohnabrechnung, Formulare für Auftragnehmer und die verspäteten Steuererklärungen ausdrücklich als enthalten oder nicht enthalten nennt. Fehlen Kontoauszüge für Jahre, oder bestimmt ein Schreiben der Behörde oder ein Kreditgeber den Termin, muss ein Anbieter Ihre Unterlagen sehen, bevor ein Preis aussagekräftig ist. Holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung, wenn Sie ein Angebot daran prüfen lassen möchten.

Was umfasst das Nachholen oder Bereinigen der Buchhaltung konkret?

Nachholen heißt, Monate zu erfassen, die nie gebucht wurden; Bereinigen heißt, vorhandene, aber falsche Bücher zu korrigieren. Viele Aufträge sind beides, und sie laufen in derselben Reihenfolge ab:

1. Sammeln Sie Kontoauszüge und Berichte für jedes Konto und jeden Monat.
2. Stimmen Sie jedes Konto ab: Ordnen Sie jede Buchung dem Auszug der Bank oder Karte zu, beginnend mit dem ältesten ungebuchten Monat, damit spätere Salden keine früheren Fehler übernehmen. Publication 583 rät Eigentümern, das Geschäftskonto durch Abstimmung auf Fehler zu prüfen.
3. Ordnen Sie jede Transaktion zu: Verkauf, Erstattung, Gebühr, Ausgabe, Umbuchung, Darlehen, Geld, das der Eigentümer eingezahlt oder entnommen hat, oder private Ausgabe. Belege sollten Empfänger, Betrag, Zahlungsnachweis, Datum und das Gekaufte zeigen (Aufbewahrung von Unterlagen beim IRS).
4. Gehen Sie von der zuletzt eingereichten Steuererklärung aus, falls es eine gibt, und verwenden Sie dieselbe Gewinnermittlungsmethode: Die Bücher müssen die Methode der Steuererklärung nutzen, und ein Methodenwechsel braucht in der Regel die Genehmigung des IRS, beantragt auf Form 3115 (Publication 583; Publication 538). Wurde nie eine Steuererklärung eingereicht, wird die Methode in der ersten Erklärung gewählt und muss danach einheitlich beibehalten werden.
5. Listen Sie auf, was sich nicht belegen lässt, damit der Ersteller der Steuererklärung entscheidet, was in die Erklärung kommt.
6. Übergeben Sie Bücher, die Bruttoeinkünfte, Abzüge und Gutschriften zeigen (Aufbewahrung von Unterlagen beim IRS).

Was die Bücher zeigen müssen, steht in überfällige Bücher nachholen. Wenn gar keine Bücher existieren, lesen Sie Bücher aus Kontoauszügen neu aufbauen. Ob Sie die alte Datei reparieren oder neu beginnen, klärt Bereinigung oder Neuanfang.

Welche Faktoren beeinflussen den Preis in der Regel?

Jeder der folgenden Faktoren bedeutet Arbeit, die ein Angebot benennen sollte. Je mehr davon zutreffen, desto weniger sagt Ihnen eine einzelne runde Zahl.

Ist mein Angebot für die Bereinigung angemessen? Was sollte es auflisten?

Ein Angebot ist nur so vergleichbar wie sein Umfang. Eine niedrige Zahl mit engem Umfang ist nicht günstiger als eine höhere, die mehr abdeckt. Um zwei Angebote zu vergleichen, sollte jedes Folgendes nennen:

Ein Angebot ist schwer zu beurteilen, wenn:

• Die Bücher getrennt von den verspäteten Steuererklärungen berechnet werden und niemand dafür verantwortlich ist, wie beides zusammenpasst.
• Ein Festpreis genannt wurde, bevor jemand einen Kontoauszug gesehen hat; dann ist unklar, welchen Umfang er voraussetzt. Fragen Sie nach der Umfangsliste dahinter.
• Die Erstellung einer Steuererklärung als Anteil an der Erstattung berechnet wird. Der IRS rät davon ab, Ersteller zu beauftragen, die ihre Gebühren nach einem Prozentsatz der Erstattung bemessen (IRS Topic 254).

Enthält das Angebot das Einreichen der verspäteten Steuererklärungen?

Oft nicht, also fragen Sie nach: Bücher und Steuererklärungen können getrennte Aufträge sein. Die Bücher liefern die Zahlen; ein bezahlter Ersteller mit einer Preparer Tax Identification Number (PTIN, Kennnummer für Ersteller von Steuererklärungen) erstellt und unterschreibt die Erklärung, und Sie bleiben für jede Angabe darin verantwortlich (IRS Topic 254).

Fragen Sie, ob das Angebot Folgendes abdeckt:

• Die Steuererklärungen welcher Jahre und welche Forms (Schedule C, Form 1065, Form 1120-S oder Form 1120).
• Ob eine Firma beides erledigt und in welcher Reihenfolge.
• Was geschieht, wenn die neu aufgebauten Zahlen von einer bereits eingereichten Steuererklärung abweichen.

Auf verspätete Steuererklärungen können Zuschläge anfallen, die monatlich wachsen (siehe unten). Zur Reihenfolge beim Einreichen lesen Sie verspätete Unternehmenssteuererklärungen nachholen. Zur Gebühr des Erstellers der Steuererklärung selbst lesen Sie Kosten eines Buchhaltungsexperten für kleine Unternehmen.

Wer ist für die Arbeit qualifiziert, und wie prüfe ich das?

Bücher führen, eine Steuererklärung erstellen und gegenüber dem IRS auftreten sind verschiedene Aufgaben mit verschiedenen Qualifikationen.

Wenn ein Schreiben des IRS, mehrere nicht eingereichte Jahre oder eine Prüfung im Spiel sind, sind die Vertretungsrechte ebenso wichtig wie die Buchhaltung. Den Rest der Checkliste für die Auswahl finden Sie in einen Anbieter für nachgeholte Buchhaltung auswählen; wie sich die drei Rollen unterscheiden, steht in Buchhalter, Buchhaltungsexperte oder CPA.

Kann ich vorab etwas tun, um zu senken, was ein CPA berechnet?

Vorbereitung kann die Zeit verkürzen, die ein Anbieter mit dem Suchen und Sortieren von Unterlagen verbringt. Ob sie die Gebühr senkt, entscheidet das Angebot; versprechen lässt es sich nicht. Bringen Sie mit:

• Kontoauszüge für jedes Bank-, Karten-, Darlehens- und Zahlungskonto und jeden Monat. Der IRS zählt Kontoauszüge zu den Belegen (Aufbewahrung von Unterlagen beim IRS).
• Eingereichte Steuererklärungen. Ist eine Kopie verloren, zeigt ein Transcript des IRS die meisten Zeilen, aber keine Anlagen: ein Business Tax Transcript für eine Personengesellschaft oder Kapitalgesellschaft oder ein Tax Return Transcript für einen Eigentümer, der auf Form 1040 (Schedule C) meldet. Das Transcript für Privatpersonen umfasst nur das laufende und die drei vorangegangenen Steuerjahre; für ältere Erklärungen kann ein anderer Weg nötig sein.
• Plattform- und Zahlungsabwicklerberichte sowie alle erhaltenen Forms 1099.
• Darlehensunterlagen, Mietverträge und Rechnungen für Anlagegüter.
• Lohnabrechnungsberichte und Sales-Tax-Erklärungen, falls welche eingereicht wurden.
• Eine Liste der regelmäßigen Lieferanten und Kunden und was jeder ist, damit jeder nur einmal zugeordnet wird.
• Eine Notiz, welche Konten privat sind, und was Sie über Einzahlungen und Entnahmen der Eigentümer wissen.
• Eine Liste dessen, von dem Sie wissen, dass es fehlt.

Bewahren Sie jedes Original auf; ein Anbieter möchte die alten Buchungen womöglich so, wie sie sind.

Was kostet es, mit dem Nachholen zu warten?

Warten bringt Zuschläge des Bundes, die jeden Monat wachsen, und Kosten, die keine Gebühr abdeckt. Die Bundesstaaten legen für verspätete Steuererklärungen auf Ebene des Bundesstaates eigene Zuschläge fest.

Wenn sowohl der Verspätungszuschlag als auch der Säumniszuschlag anfallen, wird der Verspätungszuschlag um den Säumniszuschlag gekürzt, sodass sich beide nicht einfach addieren; nach 5 Monaten wächst der Verspätungszuschlag nicht mehr, und der Säumniszuschlag läuft weiter (IRS).

Bei der Erklärung einer Personengesellschaft oder S Corporation wird der Zuschlag nach der Zahl der Eigentümer mal der Zahl der verspäteten Monate berechnet, unabhängig davon, ob Steuer geschuldet wird. Bei Erklärungen auf Form 1040 und Form 1120 steigt der Zuschlag mit der geschuldeten Steuer, mit einem Mindestbetrag für eine Erklärung, die mehr als 60 Tage verspätet ist: ein fester Betrag oder die gesamte geschuldete Steuer, je nachdem, was weniger ist (IRS). Keiner von beiden ist unvermeidbar. Der IRS kann einen Zuschlag bei triftigem Grund (Reasonable Cause) erlassen. First Time Abate und die neuere Automatic Exemption from Penalty können Verspätungs- und Säumniszuschläge ebenfalls entfallen lassen, aber nur, wenn die gleiche Art von Erklärung im die 3 Vorjahre rechtzeitig eingereicht wurde; ein Unternehmen, das schon Jahre im Rückstand ist, erfüllt das in der Regel nicht (IRS). Bei inländischen Personengesellschaften mit höchstens 10 Gesellschaftern wird ein triftiger Grund vermutet, wenn jeder Gesellschafter eine natürliche Person ist, die kein nicht in den USA ansässiger Ausländer ist (oder ein Nachlass), jeder Posten in denselben Anteilen verteilt wird und jeder Gesellschafter seinen Anteil in einer rechtzeitig eingereichten Erklärung gemeldet hat (IRS); der Ratgeber zu Zuschlägen nennt alle Bedingungen und den Ablauf des Erlasses.

Einbehaltene, aber nicht abgeführte Lohnsteuer kann außerdem gegenüber einer verantwortlichen Person festgesetzt werden, die sich vorsätzlich weigert, sie abzuführen, etwa einem Officer einer Kapitalgesellschaft oder einem Mitglied einer Personengesellschaft (IRS); siehe Rückstand bei Lohnsteuern.

Eine Bereinigung entfernt keinen Zuschlag; sie macht es möglich, die Steuererklärungen einzureichen. Fragen Sie deshalb nicht nur, was die Bücher kosten, sondern auch, wann die Erklärungen eingereicht werden. Die Beträge nach Fälligkeitstermin stehen in Verspätungs- und Säumniszuschläge.

Stundensatz, feste Gebühr oder monatlich: Wer trägt das Risiko?

Das Risiko trägt die Partei, bei der der Vertrag eine Überschreitung belässt, und bei einer Bereinigung ist das Risiko der Zustand der Unterlagen.

Eine feste Gebühr ist nur so fest wie ihre Umfangsliste. Um zu sehen, worauf eine feste Gebühr beruhen würde, bitten Sie den Anbieter, zuerst eine Stichprobe zu prüfen, etwa einen Monat jedes Kontos, und den Preis nach dem Ergebnis festzulegen. Zur laufenden monatlichen Preisgestaltung, wenn die Bücher aktuell sind, lesen Sie Kosten der Buchhaltung pro Monat.

Gilt dieselbe Logik für ein kanadisches Angebot in kanadischen Dollar?

Ja. Die Kostentreiber und der Inhalt des Angebots sind dieselben: Monate im Rückstand, Konten, Transaktionen, fehlende Unterlagen und die Frage, ob Lohnabrechnung, GST/HST (kanadische Waren- und Dienstleistungssteuer / harmonisierte Umsatzsteuer) und die verspäteten Steuererklärungen enthalten sind oder nicht. Verlangen Sie jeden Posten als eigene Zeile, in kanadischen Dollar berechnet.

Auch die Regel zu den Unterlagen ist ähnlich. Die CRA (Canada Revenue Agency, kanadische Steuerbehörde) verlangt Aufzeichnungen über alle Transaktionen, die Einkünfte und Ausgaben belegen, und diese werden in der Regel mindestens sechs Jahre ab dem Ende des letzten Steuerjahres aufbewahrt, auf das sie sich beziehen (CRA). Bei einer verspätet eingereichten Steuererklärung werden die sechs Jahre stattdessen ab dem Einreichungsdatum gezählt (CRA). In Québec führen Arbeitgeber die Abzüge für QPP (Québec Pension Plan, Rentenversicherung von Québec), QPIP (Québec Parental Insurance Plan, Elternversicherung von Québec) und die Einkommensteuer von Québec an Revenu Québec (Steuerbehörde der Provinz Québec) ab, nicht an die CRA (CRA); ein Angebot in Québec sollte diese Meldungen daher ebenfalls als enthalten oder nicht enthalten nennen. Zu Verspätungszuschlägen, einschließlich des Wiederholungszuschlags der CRA, lesen Sie Zuschläge, Zinsen und Erlass.

Kanadische Monatspreise stehen in Kosten der Buchhaltung pro Monat in Kanada. Wie Sie kanadische Bücher für eine Steuererklärung vorbereiten, steht in überfällige Bücher in Kanada nachholen.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung. Alle Beträge sind in US-Dollar.

Online-Shop, 14 Monate im Rückstand

Ein Eigentümer hat zwei Bankkonten, eine Kreditkarte und ein Konto bei einer Zahlungsplattform, alle 14 Monate im Rückstand. Das Angebot sollte die 4 Konten über 14 Monate auflisten, also 56 monatliche Abstimmungen. Es sollte sagen, ob Plattformgebühren und Erstattungen aus den Plattformberichten gebucht werden und ob die von Kunden eingenommene Sales Tax nach Bundesstaat abgestimmt wird. Ein Angebot, das nur „14 Monate Buchhaltung, ein Preis“ sagt, ist mit einem zweiten Angebot schwer zu vergleichen. Bitten Sie jeden Anbieter, die Zahl der Kontomonate zu nennen, die er berechnet.

LLC mit zwei Mitgliedern, drei Jahre im Rückstand

Eine LLC, die als Personengesellschaft besteuert wird, ist drei Jahre im Rückstand und hat für ein Jahr keine Kontoauszüge. Das Angebot sollte sagen, was der Anbieter tut, wenn die Bank dieses Jahr nicht liefern kann (anfordern, aus anderen Unterlagen rekonstruieren oder als ungeklärt markieren) und ob das zusätzlich kostet. Es sollte auch sagen, wer die drei verspäteten Erklärungen der Personengesellschaft erstellt und zu welchem Preis.

Zur Einordnung nehmen wir Erklärungen, die 2023, 2024 und 2025 fällig waren, beide Mitglieder das ganze Jahr als Gesellschafter und jede Erklärung mindestens 12 Monate verspätet, sodass für jede die vollen 12 Monate berechnet werden. Der Basissatz des IRS folgt dem Fälligkeitstermin, daher werden die drei Erklärungen nicht gleich berechnet:

Das sind $16.800 vor jedem Erlass (IRS). Eine Erklärung, die 2026 fällig ist, wird mit einem höheren Satz berechnet und kann 2 × $255 × 12 = $6.120 erreichen, sobald sie 12 Monate verspätet ist. Die oben genannte Vermutung für kleine Personengesellschaften gilt nicht, wenn ein Mitglied ein nicht in den USA ansässiger Ausländer ist, Posten in unterschiedlichen Anteilen verteilt werden oder die eigenen Steuererklärungen der Mitglieder verspätet waren. So oder so gehören die verspäteten Erklärungen in den Umfang des Angebots.

Bauunternehmer mit Arbeitnehmern und ohne Lohnabrechnungsberichte

Ein Bauunternehmer hat $300.000 Umsatz, Arbeitnehmer und seit acht Quartalen keine vierteljährlichen Lohnabrechnungsberichte. Ein Angebot für „Buchhaltung“, das die Lohnabrechnung nie erwähnt, lässt ein großes Risiko unbepreist. Die Abstimmung der Lohnabrechnung bringt Löhne, Einbehalte und Einzahlungen für jedes der acht Quartale mit einer Form 941 in Einklang, und vorsätzlich nicht abgeführte einbehaltene Steuer kann zu einem persönlichen Zuschlag für verantwortliche Personen führen. Das Angebot sollte die Abstimmung der Lohnabrechnung als eigene bepreiste Zeile zeigen und sagen, wer die fehlenden Berichte einreicht. Siehe Rückstand bei Lohnsteuern.

Anders in Ihrem Fall?

• Sie haben ein Angebot, das Sie nicht beurteilen können, oder Sie wollen eines einholen, obwohl Monate oder Jahre an Unterlagen fehlen: Halten Sie es gegen die Tabellen oben. Ein Angebot, auf das Sie sich verlassen können, entsteht nach einer Prüfung Ihrer Kontoauszüge und nennt Zeiträume, Konten, verspätete Steuererklärungen und Preisbasis. Holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung, wenn Sie den Umfang an Ihren Unterlagen prüfen lassen möchten, bevor Sie sich festlegen.
• Die Steuererklärungen für mehrere Jahre sind ebenfalls nicht eingereicht, oder Sie haben ein Schreiben erhalten: Lesen Sie verspätete Unternehmenssteuererklärungen nachholen und Verspätungs- und Säumniszuschläge, und holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung für die Bücher, auf denen diese Erklärungen beruhen.
• Lohnsteuern oder Sales Tax wurden nicht gemeldet: Lesen Sie Rückstand bei Lohnsteuern und nicht erhobene Sales Tax nachholen, und holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung, um die Lohnabrechnungs- oder Sales-Tax-Unterlagen abzustimmen, auf denen diese Erklärungen beruhen.
• Ein Kreditgeber, ein Käufer oder eine Frist bestimmt den Termin: Ein Antrag auf einen Unternehmenskredit braucht Kopien eingereichter Steuererklärungen, daher müssen die Bücher und die verspäteten Erklärungen zuerst fertig sein. Holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung, um herauszufinden, was bis dahin machbar ist.
• Eine Kapitalgesellschaft, deren S-Wahl verspätet erfolgte oder nie bestätigt wurde: Davon hängt ab, welche Erklärung fällig ist, Form 1120-S oder Form 1120, und die Erleichterung bei verspäteter Wahl muss in der Regel innerhalb von 3 Jahre und 75 Tage nach dem beabsichtigten Wirksamkeitsdatum beantragt werden (IRS). Lesen Sie Erleichterung bei verspäteter S-Wahl, bevor die Steuererklärungen erstellt werden.
• Es gibt keine Bücher, oder die alte Datei ist stark fehlerhaft: Lesen Sie Bücher aus Kontoauszügen neu aufbauen oder Bereinigung oder Neuanfang.
• Sie haben noch keinen Anbieter gewählt: Lesen Sie einen Anbieter für nachgeholte Buchhaltung auswählen.
• Sie möchten einen Monatsservice, sobald die Bücher aktuell sind: Vergleichen Sie Kosten der Buchhaltung pro Monat mit was ein monatlicher Buchhaltungsservice umfasst, oder wägen Sie selbst buchen oder einen Buchhalter einstellen ab.
• Das Unternehmen ist kanadisch: Nutzen Sie kanadischer Buchhalter, Buchhaltungsexperte oder CPA, um die Arbeit der passenden Qualifikation zuzuordnen.