Erste Steuererklärung für Ihr Unternehmen: Schritt für Schritt

Was muss geklärt sein, bevor ich die erste Steuererklärung beginne?

Klären Sie die bundessteuerliche Behandlung des Unternehmens, das erste Steuerjahr und die Bilanzierungsmethode, bevor Sie Zahlen eintragen. Die rechtliche Bezeichnung in den Gründungsunterlagen einer LLC sagt allein nicht, welche Einkommensteuererklärung eine LLC in den USA einreichen muss. Welche Erklärung gilt und ob ohne Einnahmen eine Erklärung nötig ist, lesen Sie unter Welche Steuererklärungen Ihr Unternehmen einreicht. Nimmt eine transparente LLC mit einem Mitglied (Disregarded Entity, steuerlich nicht eigenständig) einen weiteren Eigentümer auf, gilt sie ab diesem Ereignis standardmäßig als Personengesellschaft (IRS: Änderungen der LLC-Einordnung).

Prüfen Sie bei einer S Corporation (US-Kapitalgesellschaft mit Besteuerung auf Gesellschafterebene) das Bestätigungsschreiben des IRS zur Wahl und dessen Stichtag. Form 2553 (Wahl der Besteuerung als S Corporation) ist in der Regel innerhalb von zwei Monaten und 15 Tagen nach Beginn des Steuerjahres fällig. Bei einem neuen Rechtsträger gilt für das erste Jahr in der Regel der früheste Tag, an dem er Eigentümer, Vermögenswerte oder Geschäftstätigkeit hatte. Ein bevollmächtigter Amtsträger (Officer) unterschreibt Form 2553, und die erforderlichen Aktionäre stimmen in Teil I zu. Der IRS verlangt Form 1120-S nur für ein Jahr, das von einer angenommenen Wahl erfasst ist. Die bloße Einreichung von Form 2553 ist keine Bestätigung. Ist keine Antwort eingegangen, gehen Sie nach der Anleitung zu Form 2553 vor. Wird die Wahl einer Kapitalgesellschaft erst nach ihrem ersten Steuerjahr wirksam, kann für den früheren Zeitraum eine andere Steuererklärung nötig sein. Auch die Aufnahme eines nicht zulässigen Aktionärs kann den S-Status beenden (Anleitung zu Form 1120-S).

Wählen Sie das Geschäftsjahresende und die Bilanzierungsmethode, die die Regeln erlauben. Ein neuer Rechtsträger legt sein Steuerjahr in der Regel mit seiner ersten Steuererklärung fest. Ein Einzelunternehmer folgt in der Regel dem bestehenden Steuerjahr des Eigentümers. Ein EIN-Antrag (US-Steueridentifikationsnummer) oder ein Antrag auf Fristverlängerung legt kein Steuerjahr fest. Personengesellschaften und S Corporations haben in der Regel nur eingeschränkte Wahlmöglichkeiten beim Steuerjahr. Bei der Einnahmenüberschussrechnung (Cash-Methode) werden Einnahmen in der Regel erfasst, wenn sie eingehen. Bei der periodengerechten Methode (Accrual-Methode) werden sie in der Regel erfasst, wenn sie verdient sind. Ein späterer Wechsel von Steuerjahr oder Methode kann die Zustimmung des IRS oder einen förmlichen Änderungsantrag erfordern (Publication 583; Publication 538).

Wann ist die erste Steuererklärung fällig, wenn das Unternehmen mitten im Jahr gestartet ist?

Ein Start mitten im Jahr verschiebt die Frist nicht auf den Jahrestag der Gründung. Eine neue Personengesellschaft oder Kapitalgesellschaft kann ein kurzes erstes Steuerjahr haben, das zu ihrem gewählten oder vorgeschriebenen Jahresende endet. Ihre Steuererklärung deckt diesen Zeitraum ab, und die Frist läuft ab diesem Jahresende (Publication 538).

Dies sind die allgemeinen Regeln aus dem Steuerkalender des IRS und der Anleitung zu Form 1120. Fällt die Frist auf ein Wochenende oder einen gesetzlichen Feiertag, verschiebt sie sich auf den nächsten Werktag. Prüfen Sie vor der Einreichung den tatsächlichen Termin für das Jahr und mögliche Katastrophenerleichterungen des IRS.

Braucht eine Personengesellschaft oder Kapitalgesellschaft mehr Zeit für die Vorbereitung, reichen Sie Form 7004 bis zur ursprünglichen Frist ein. Sie verlängert die Einreichungsfrist in der Regel um sechs Monate. Ein Einzelunternehmer beantragt dagegen in der Regel eine Fristverlängerung für Form 1040. Keine der beiden Verlängerungen gibt mehr Zeit für die Zahlung der fälligen Steuer (Anleitung zu Form 7004; Steuerkalender des IRS).

Was ist im ersten Jahr fällig, und in welcher Reihenfolge?

Gleichen Sie die Buchhaltung ab und beachten Sie dabei die Fristen für Lohnabrechnung und Informationsmeldungen. Diese Meldungen können vor der Einkommensteuererklärung fällig sein. Eine Personengesellschaft oder S Corporation gibt ihren Eigentümern Schedules K-1 (Gewinnanteilsmitteilungen), bevor diese ihre Erklärungen mit diesen Beträgen einreichen. Eine C Corporation reicht Form 1120 gesondert ein. Ihre Aktionäre versteuern ihre eigenen Löhne und steuerpflichtigen Dividenden, nicht den nicht ausgeschütteten Gewinn der Gesellschaft (IRS: Fälligkeitstermine für Lohnsteuern; IRS: Gründung einer Kapitalgesellschaft).

Die US-Bundeseinkommensteuererklärung ersetzt weder Lohnsteuererklärungen noch Informationsmeldungen. Arbeitgeber reichen in der Regel jedes Quartal Form 941 und nach dem Jahresende Forms W-2 ein. Die meisten reichen außerdem jährlich Form 940 (Bundessteuer zur Arbeitslosenversicherung) ein. Zahlungen an Auftragnehmer können Form 1099-NEC auslösen (IRS: Fälligkeitstermine für Lohnsteuern). Welche US-Bundessteuererklärung gilt und wie es ohne Einnahmen aussieht, erklärt Welche Steuererklärungen Ihr Unternehmen einreicht.

Kann ich Kosten aus der Zeit vor der Eröffnung abziehen?

Manche Kosten vor der Eröffnung lassen sich ab dem Beginn der aktiven Geschäftstätigkeit steuerlich geltend machen. Halten Sie sie getrennt von gewöhnlichen Kosten nach der Eröffnung und von Vermögenswerten wie Ausrüstung, für die andere Regeln gelten (Publication 583).

Das Eröffnungsdatum ist wichtig: Ausgaben vor dem Beginn des Betriebs sind nicht automatisch laufende Betriebsausgaben. Halten Sie fest, was jede Zahlung abgedeckt hat, wann sie erfolgte und wann das Unternehmen betriebsbereit war. Hat das Unternehmen den aktiven Betrieb noch nicht aufgenommen, gehen Sie nicht davon aus, dass der Abzug für Gründungskosten schon mit der Gründung des Rechtsträgers beginnt (26 U.S.C. § 195).

Welche Entscheidungen im ersten Jahr lassen sich später schwer ändern?

Die erste Steuererklärung kann Methoden festlegen, die in spätere Jahre übergehen. Prüfen Sie vor der Einreichung das zulässige Steuerjahr, die Cash- oder Accrual-Methode, bei Bedarf die Behandlung des Warenbestands sowie jede Einordnung der LLC und jede Wahl der Besteuerung als S Corporation (Publication 538; Anleitung zu Form 2553).

Diese Regeln und die Verfahren für Änderungen stehen in Publication 583, Publication 538 und in der Anleitung zu Form 1120-S. Fehlt eine Wahl oder ist sie unbestätigt, lesen Sie Nachträgliche Wahl als S Corporation, bevor Sie den Rechtsträger als S Corporation behandeln.

Welche Unterlagen muss ich zusammentragen?

Sammeln Sie Unterlagen, die sowohl die Zahlen als auch die Eigentumsverhältnisse belegen. Der IRS verlangt Aufzeichnungen, die Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben belegen. Eine Bankzahlung allein beweist nicht, dass eine Ausgabe abzugsfähig ist (Publication 583; IRS: Aufbewahrung von Unterlagen).

• Gründungsunterlagen, Startdatum, EIN-Bestätigungsschreiben, Wahlen zur Besteuerung und Antworten des IRS, Vereinbarung über die Eigentumsverhältnisse sowie Name, Adresse, Steuernummer und Gewinn- und Verlustanteil jedes Eigentümers (Anleitung zu Form 1065).
• Kontoauszüge von Geschäftskonto und Geschäftskarte, Umsatzberichte, Rechnungen, Belege und erhaltene Forms 1099-K, 1099-NEC oder 1099-MISC. Gleichen Sie die Bruttozahlungen mit Umsätzen, Erstattungen, Gebühren und Einzahlungen ab. Trennen Sie Darlehen und Einlagen der Eigentümer von den Umsätzen sowie Entnahmen und Ausschüttungen von den Ausgaben (IRS: Form 1099-K).
• Belege aus der Zeit vor der Eröffnung, mit dem Zweck jeder Ausgabe und dem Datum, an dem der aktive Betrieb begann.
• Belege zu Anschaffungen von Vermögenswerten, Datum der ersten Nutzung, bei Bedarf Bestandslisten und Darlehenssalden.
• Unterlagen zur Lohnabrechnung, Forms 941 und W-2, Zahlungsnachweise für Auftragnehmer, Forms 1099 und Steuervorauszahlungen.
• Bei einer Personengesellschaft oder S Corporation: die Beträge, die jeder Eigentümer eingelegt, verliehen, entnommen und erhalten hat. Die Steuererklärung kann eine Bilanz und eigentümerbezogene Anlagen verlangen (Anleitung zu Form 1065; Anleitung zu Form 1120-S).

Liegt die Buchhaltung zurück, lesen Sie Überfällige Buchhaltung aufholen, bevor Sie nicht abgestimmte Summen in eine Steuererklärung übernehmen. Für die laufende Buchhaltung helfen die Hinweise unter Buchhaltung selbst führen oder Buchhalter beauftragen.

Kann ich Form 1120-S oder Form 1065 selbst erstellen?

Ja, nach den Anleitungen des IRS darf das Unternehmen seine Steuererklärung selbst erstellen und einreichen. Entscheidend ist in der Praxis, ob Sie die Buchhaltung abstimmen und den Anteil, die Einlagen, Ausschüttungen, Darlehen und erforderlichen Anlagen jedes Eigentümers richtig angeben können. Umsatz abzüglich Ausgaben einzutragen reicht nicht (Anleitung zu Form 1065; Anleitung zu Form 1120-S).

Die Steuererklärung einer Personengesellschaft verteilt die Posten auf die Gesellschafter und liefert jedem Gesellschafter seine Schedule K-1. Die Steuererklärung einer S Corporation liefert jedem Aktionär seine Schedule K-1 und muss eine gültige Wahl als S Corporation widerspiegeln. Je nach Sachverhalt kann jede der beiden Erklärungen Bilanz- und Abstimmungsanlagen verlangen. Die Formularanleitungen nennen die Ausnahmen. Ändert sich ein Anteil an einer Personengesellschaft, gelten besondere Regeln zur Verteilung. Scheidet ein Aktionär einer S Corporation aus, kann die Gesellschaft wählen, so zu verteilen, als wäre ihr Jahr an diesem Tag beendet worden. Alle betroffenen Aktionäre müssen zustimmen, und die Erklärung dazu gehört zur fristgerechten ursprünglichen oder geänderten Form 1120-S (Anleitung zu Form 1065; Anleitung zu Form 1120-S). Eine Steuererklärung mit eingebrachtem Vermögen, wechselnden Eigentümern, Schulden, Verlusten oder Tätigkeit in mehr als einem Bundesstaat erfordert eine genauere Prüfung. Die Einzelheiten je nach Rechtsträger finden Sie unter Wie Personengesellschaften besteuert werden oder Wie S Corporations besteuert werden.

Prüfen Sie die fertige Steuererklärung und bewahren Sie die Belege auf, egal ob Sie sie selbst erstellen oder eine bezahlte Steuerfachperson beauftragen. Die Hinweise des IRS zur Auswahl einer Steuerfachperson erklären, dass bezahlte Ersteller von Steuererklärungen unterschiedlich qualifiziert sind. Fragen Sie, wer die Steuererklärung erstellt und unterschreibt und wie die Anlagen der Eigentümer geprüft werden.

Muss ich elektronisch einreichen, oder kann ich die Steuererklärung per Post senden?

Wenn Sie Ihre Form 1040 mit Schedule C selbst erstellen, können Sie sie elektronisch einreichen oder per Post senden. Prüfen Sie die gesonderten E-Filing-Regeln für Lohnsteuererklärungen und Informationsmeldungen, die Ihr Unternehmen einreichen muss (IRS: Steuererklärung einreichen).

Eine Personengesellschaft muss Form 1065 in der Regel elektronisch einreichen, wenn sie im Kalenderjahr, das mit ihrem Steuerjahr endet oder darin liegt, mindestens 10 Erklärungen jeder Art einreichen muss. Eine S Corporation muss Form 1120-S in der Regel elektronisch einreichen, wenn sie in diesem Kalenderjahr mindestens 10 Erklärungen einreichen muss. Eine C Corporation muss Form 1120 in der Regel elektronisch einreichen, wenn sie oder ihre kontrollierte Unternehmensgruppe zusammen diese Schwelle in diesem Zeitraum erreicht. Bei einem kurzen ersten Steuerjahr gilt das Kalenderjahr, in dem es endet. Zählen Sie Einkommen-, Lohn-, Verbrauchsteuer- und Informationserklärungen mit, auch Forms W-2, 1099 und 941, und zwar nach dem Zeitpunkt, zu dem sie einzureichen sind, nicht nach dem Steuerjahr, auf das sie sich beziehen (IRS: Vorschriften zur elektronischen Einreichung).

Eine Personengesellschaft mit mehr als 100 unmittelbaren Gesellschaftern im Steuerjahr muss Form 1065 unabhängig von dieser allgemeinen Zählung elektronisch einreichen (IRS: Vorschriften zur elektronischen Einreichung). Liegt das Unternehmen unter der jeweiligen Schwelle und erlauben die Formularanleitungen es, ist die Einreichung auf Papier möglich. Verwenden Sie dafür die aktuellen Versandhinweise der jeweiligen Steuererklärung. Der IRS kennt Verfahren für Härtefallbefreiungen und religiöse Ausnahmen, wenn E-Filing vorgeschrieben ist. Dafür gelten gesonderte Voraussetzungen (IRS Topic 803). Bewahren Sie den Nachweis auf, dass eine elektronische Einreichung angenommen oder eine Papiererklärung rechtzeitig abgeschickt wurde.

Wann brauche ich für die erste Steuererklärung meist professionelle Hilfe?

Lassen Sie die Steuererklärung vor der Einreichung prüfen, wenn eine Tatsache im ersten Jahr die steuerliche Behandlung ändert oder eine Wahl, Bewertung oder Verteilung verlangt, die Sie nicht belegen können. Die wichtigsten Anzeichen sind eine unbestätigte Wahl als S Corporation, vom Eigentümer eingebrachtes Vermögen, eine komplexe Verteilung der Anteile, mehrere Bundesstaaten, ausländische Eigentümer oder ein Unternehmensverlust, den Sie persönlich nutzen wollen (Anleitung zu Form 1120-S; Anleitung zu Form 1065).

Bringen Sie die Gründungs- und Wahlunterlagen, die abgestimmte Buchhaltung, Belege aus der Zeit vor der Eröffnung, die Liste der Vermögenswerte, Lohnsteuererklärungen und den Verlauf der Zahlungen zwischen Eigentümer und Unternehmen mit. So kann ein Ersteller von Steuererklärungen die Steuererklärung anhand der Unterlagen prüfen und muss das Jahr nicht aus Kontoeingängen rekonstruieren. Ist die Frist nah, beantragen Sie die jeweilige Fristverlängerung rechtzeitig und zahlen Sie die fällige Steuer. Die Verlängerung klärt keine unsicheren Positionen in der Steuererklärung (Anleitung zu Form 7004).

Beispiel

Die Beträge sind beispielhaft und in US-Dollar angegeben. Eine Personengesellschaft mit zwei Eigentümern, die Privatpersonen sind und das Kalenderjahr nutzen, wird am 1. Juli gegründet, eröffnet am 1. September und hat den 31. Dezember als Jahresende. Ihre erste Form 1065 deckt den kurzen Zeitraum bis zum 31. Dezember ab. Die allgemeine Frist ist der 15. März des Folgejahres, angepasst an Wochenenden und Feiertage.

Zwischen Gründung und Eröffnung gab die Personengesellschaft $8.000 für begünstigte Gründungskosten aus. Erfüllen alle $8.000 die Regeln für Gründungskosten, zieht sie bei Beginn der Geschäftstätigkeit $5.000 ab und verteilt die verbleibenden $3.000 ab September auf 180 Monate. Für September bis Dezember sind das $3.000 ÷ 180 × 4 = etwa $67 Abschreibung. Der Abzug für Gründungskosten im ersten Jahr beträgt damit insgesamt etwa $5.067. Ausrüstung, die für $4.000 gekauft wurde, wird gesondert eingeordnet. Die Gesellschafter schließen die Buchhaltung und Form 1065 ab, bevor sie ihre Schedules K-1 in ihren persönlichen Steuererklärungen verwenden.

Anders bei Ihnen?

• Das Unternehmen hatte keine Einnahmen, oder Sie wissen nicht, welche Steuererklärung gilt: lesen Sie Welche Steuererklärungen Ihr Unternehmen einreicht.
• Ihre Wahl als S Corporation fehlt oder wurde nicht angenommen: lesen Sie Nachträgliche Wahl als S Corporation.
• Der Eigentümer Ihrer S Corporation hat im Unternehmen ohne Lohnabrechnung gearbeitet: lesen Sie Gehalt des Eigentümers einer S Corporation.
• Sie erwarten, mit einem Verlust im ersten Jahr Löhne zu verrechnen: lesen Sie Unternehmensverluste.
• Ihr Unternehmen ist eine LLC oder Kapitalgesellschaft in Kalifornien: lesen Sie Kalifornische Mindeststeuer und LLC-Gebühr zu den Regeln für das erste Jahr und den Bundesstaat.
• Eine ausländische Person besitzt das Unternehmen: Eine LLC mit einem Mitglied braucht eventuell die Einreichung für eine LLC mit einem Mitglied in ausländischem Eigentum. Eine Personengesellschaft oder LLC mit mehreren Mitgliedern braucht eventuell die Quellensteuer für ausländische Gesellschafter. Eine C Corporation braucht eventuell die Einreichung einer C Corporation in ausländischem Eigentum.
• Die erste Steuererklärung ist bereits verspätet: lesen Sie Verspätungs- und Säumniszuschläge.
• Eine Wahl mitten im Jahr, eingebrachtes Vermögen oder mehrere Bundesstaaten erschweren die Steuererklärung: sammeln Sie die Unterlagen zu Wahl, Übertragung und Bundesstaaten für die Steuererklärung.